印章使用管理制度

第一章 总 则

第一条 目的

为规范公司印章使用及管理，特制定本制度。

第二条 公司印章的定义及分类

（一）本规定中的印章是指在公司发行或管理的文件及凭证文书等与公司权力义务有关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

（二）公司印章有以下几类：

1.公司印鉴：公司向主管机关登记的公司章、法人章、合同章、财务专用章等具有法律效力的印章。

2.部门章：在公司内部使用，刻有公司部门名称的行政印章，不具备对外法律效力。

第二章 刻制、改刻与废止

第三条 公司印章的刻制、改刻与废止的的议案由印章使用部门提出。提出的议案中必须要将新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限予以说明。

第四条 公司印章的刻制、改刻与废止经董事会批准后由管理部办理并以公司发文颁布，同时，如有需要更换或废止的印章应由印章管理者迅速将旧印章交还管理部。

第五条 废止印章的保存年限

除特别需要，管理部将废止的印章保存三年后，经董事会批准，再行销毁。所有销毁的废旧印章都要留下印模永久保存，以备日后查考。

第六条 遗失、损毁与被盗

公司印章出现遗失、损毁、被盗的情况，印章管理者应迅速向管理部递交原因报告书，管理部根据情况依本制度有关规定的手续予以处理。

第三章 印章的登记与保管

第六条 管理部应建立印章登记台帐（印章登记表），并永久保存。此台帐需载明每个印章文字、印模、起印和废止时间、使用部门、部门负责人姓名、保管人姓名、保管人变更等信息。

第七条 印章在公司以外申报登记时，应由印章管理者将印章名称、对未申报单位、申报年月日以及申报者姓名报管理部予以记录。

第八条 印章保管部门必须指定专人负责印章保管，并存柜加锁。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被盗用或滥用。对于印章被盗用而产生的后果，保管人应该负有法律上的责任。

第九条 各部门负责人是本部门所保管印章的使用管理第一责任人。

第四章 用印手续

第十条 用印审批

(一)使用公司具法律效力印鉴时应先填写《印章使用申请表》,依审批权限获准后，连同需盖章文件一并交印鉴管理人。

(二)使用部门行政印章须填写《用印记录表》，经所属部门领导批准同意后，连同需用印文件一并交部门章管理人。

(三)财务专用章的使用按照财务管理制度执行。

第十一条 印章使用人

（一）公司印章的使用原则上由印章管理人担任。用章时，印章管理

人员首先应仔细核实印章使用手续是否完备，严格按照获准用印范围用章并做好用印登记，同时应保留《印章使用申请表》及用印材料一份以便存档备查。

（二）印章管理人离开时，由部门负责人指定代理使用印章人。代理实施用印的人在用印后应将用印依据或用印申请表交印章管理人审查，同时《印信使用申请表》和《用印记录表》上应有代理人签字。

（三）印章使用人用印完毕后详尽填写《用印记录表》。记录项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。《用印记录表》在次年元月份交行政部永久存档保存。

第十二条 用印手续的简化

经印章管理部门负责人批准的常用印或需再次用印的文件，如事先与印章管理人取得联系或有文字证明者可省去填写申请表的手续。此时，印章管理人应将文件名称及制发文件人姓名记入用印记录表，以备查考。

第四章 用印要领

第十三条 印章用于：

（一）落款处：盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。

（二）更正章：对文书书写中的错误进行改正后，加盖更正章,以做为法定作者自行更正的凭证。

（三）骑缝章：介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。

（四）骑边章：将材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的。

（五）弥封章：在公文封套封口处粘以纸条加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊。

（六）封存章：在封条上加盖印章，以封存财物、仓库、住房、文件

橱等。

第十四条 盖章时精力要集中，用力要均匀，盖出的印章应端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不得歪斜或颠倒。

第十五条 盖印除特殊规定之外，一律用朱红印泥。

第十六条 部门文件份数较多，可盖只须保留原件的份数，其他可采用复印方式。

第十七条 公司印章原则上不许带出公司使用，如确需工作需要带离公司用印的，必须落实责任人后报经公司役员室批准，交还公章时必须一并交回用印材料被查。

第十八条 印章管理人原则上不允许在空白凭证上加盖公章。确有需要的必须经役员室批准并编号登记。

第五章 附 则

第十九条 本规定解释归公司管理部。

第二十条 本规定自20xx年3月1日起执行。

附件一：《印章管理权限表》

附件二：《公司印章登记表》

附件三：《用印记录表》

附件四：《印章使用申请表》

第二篇：公司印章使用管理制度

印章管理制度

一、总则

公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。

二、公司印章的刻制

（一）公司印章的刻制均须报公司总经理审批。（见附件：表1《印章刻制申请表》）

（二）法人个人名章、行政章、财务章、物业章、合同章、基地章，由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经上海市公安局备案。

（三）公司各部门的专用章（人事章、物业章、行政章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。

（四）未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。

三、公司印章的启用

（一）新印章要做好戳记，并统一在行政管理中心留样保存，以便备查。（见附件：表2《印章保管登记表》）

（二）新印章启用前应由行政管理中心下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。

四、公司印章的使用范围

公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）、董事长（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。

（一）公司行政章的使用范围主要为：

1 、公司对外签发的文件。

2 、公司与相关单位联合签发的文件。

3 、由公司出具的证明及有关材料。

4 、公司对外提供的财务报告。

5 、公司章程、协议。

6 、员工调动。

7 、员工的任免聘用。

8 、协议（合同）资金担保承诺书。

（二）公司合同专用章的使用范围主要为：

1 、对外投资、合资、合作协议。

2 、各类经济合同等。

（三）公司董事长（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。

（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。

（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。

五、公司印章的管理职责

（一）公司董事长、总裁

负责行政章的使用审批工作。

（二）行政管理中心总监

负责授权范围内的印章使用审批工作。

（三）各部门负责人

负责各职能部门专用章的审批工作。

（四）印章管理员

1、负责印章的保管。

2、负责设立印章使用登记台帐。

3、负责印章使用的审核工作。

4、负责制定所保管印章的使用程序。

六、公司印章的管理、使用及保管

（一）印章的管理

1、公司行政章、合同专用章由行政管理中心专人负责管理。

2、专项业务章（财务章、人事章等）由各中心指定专人负责管理。

3、法人个人名章，由公司指定财务管理中心专人负责管理。

4、各部门须将印章管理员名单报行政管理中心备案。

5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表3《印章移交登记表》）

6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

（二）印章的使用

1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。（见附件：表4《印章使用申请表》）

2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表5《印章使用登记表》）

3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。

4、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。

5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总裁/董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件：表6《携带印章外出申请表》）

6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）

7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。

8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。

9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政管理中心总监审批后，方可盖章。

（三）印章的保管

1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。

3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。

5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。

6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政管理中心总监报告，并备案，配合查处。

七、公司印章的停用

（一）有下列情况，印章须停用：

1、公司名称变动。

2、印章使用损坏。

3、印章遗失或被窃，声明作废。

（二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（见附件：表7《印章停用申请表》）

怡德亨律师事务所

20xx年4月9日