亿达公司ERP项目(生产)计划管理文件(内部版)
一、 项目总纲:
ERP项目生产模块的上线及供应链模块的优化,加强公司内部资料的数据规范化管理,为管理高层提供完善的数据报表及流程管控
二、项目周期:
三至六个月
三、项目范围
生产(mrp物料需求计划及生产订单处理)工程设计中心(bom元素的编制)供应链(销售采购库存)环节的优化, 管控及协助部门(财务品管行政)
四、项目费用
电脑各部门软硬件基本满足需求,半成品仓及硫化车间其中模具仓库的电脑配置偏低,单据方面,打印机大部分兼容ERP(用友).费用主要产生,需增加生产模块的用户内容,至少三个(生产订单 计划BOM元素,冲压 半成品仓及硫化车间 工模车间)
五、进度计划
前期用友系统的测试及试运行.(由erp部门跟进,并上报管理层)
第一阶段个月,旧账套数据导入,(需工程设计中心 成品仓库)检查及临时数据导入(产品编码 及期初数据,订单数据,计划数据等)需用友公司协助完成,培训计划开展(数据的完整度决定第二阶段工作量及执行中矛盾).
第二阶段个月,数据的录入,及试运行.(此阶段工作量大,绩效方面跟进)提供基础报表.
第三阶段个月,数据录入的强化执行,并提供数据报表,(取消以往excel操作)按照系统执行数据运行.
第四阶段个月,完善相关报表数据及工作流程,提供可视化的数据效果.
第五阶段个月,逐步改善不足之出优化系统,做好数据信息化及适用性.
第六阶段个月后,稳定系统使ERP系统逐渐完善.部分新人员的培训工作.
六、 项目组织架构及人员职责
针对以前ERP系统执行力的问题,高层对系统的了解不是太多啊,, 须成立项目推进委员会(由董事长,总经理及副总经理,及用友ERP项目地区总监组成)项目执行监督组(由副总经理 总经办主任 计划经理 及项目顾问组成 项目实施技术小组(用友技术工程师 ERP部)业务骨干组(各部门经理组成),数据录入(ERP录入员与相关部门ERP 操作员 文员)
（待补充）
① 项目推进委员会：(组长:董事长或总经理)
制定方针策略，指导项目小组；
设定项目目标、范围及评价考核标准；
批准项目计划，监控项目进程；
调配人力和资金；推动培训工作；
解决项目小组不能解决的问题；
研究企业管理改革措施；
研究企业工作流程的调整与机构重组；
审批软件二次开发方案并验收；
审批新系统的工作准则
② 项目监督组(组长:副总经理)
制定实施计划，保证计划的实现；
指导、组织和推动职能组的工作；
定期开展项目进度例会,沟通协调安排工作
督促人力资源部门建立项目实施效果与个人业绩考核挂钩的标准；
负责组织原型测试和模拟运行，对管理改革的问题提出解决方案和建议；
组织和开展企业内部的培训，担负起教员的工作；
主持制定新的工作准则和工作规程；
提交个阶段的工作成果报告
③ 项目实施组(负责人:总经办)
1业务骨干组(组长:计划经理)
参与项目流程解决方案的讨论,并提出流程更改建议;
熟悉部门流程,并了解部门在系统执行中的角色;
组织协调本部门人员参与系统的调研 培训及实施;
参与系统流程管理的制定工作,完善本部门的工作流程;
确认并完整准确地提供部门相关数据资料,按照系统要求安排文员录入数据,记录本部门项目参与及完成度,控制部门相关参与质量,对本部门员工在项目中的表现进行评定;
负责企业内部支持体系的建立,落实项目执行委员会的工作安排,协助技术小组做好数据;
注(行政部除负责本部门的系统业务工作外,须制定公司ERP系统上线前的绩效制度考核方案,并配合落实执行)
2技术小组(负责人:ERP专员)
参与配合执行监督组项目实行工作,完善系统上线前的程序开发;
熟悉公司业务流程,了解公司ERP实际需求,解决程序代码及报表数据;
负责组织原型测试和模拟运行，对管理改革的问题提出解决方案和建议；
负责软件中关于系统管理方面的工作 (例如：数据录入的规范化,及完整性跟进、量化,权限的设定、修改、系统的安装、调试等工作);
负责处理系统运行方面的技术问题及系统数据的备份和恢复工作；
负责企业内部网络、操作系统、数据库系统等方面的维护；保障企业内部网络安全的工作;
负责终端用户的培训，负责部分软件操作的培训
监督及检查各部门小组落实执行ERP数据录入工作与业务工作的量化录入.
3数据录入(ERP录入员与相关部门ERP 操作员) (组长:ERP录入员)
熟悉ERP编码规则,按照规则编写部门数据资料,特殊由ERP录入员录入;
保证准时认真地参与项目调研,并参加相关解决方案的讨论工作
积极接收系统培训,强化完成基础数据的整理
熟悉系统业务流程,参与操作手册的编写
完善当天的基础数据整理,及时输入系统
负责系统实施过程中问题的收集,及时的反馈录入工作中存在的问题与项目技术组
七、 项目计划及管控
①计划及进度管理
项目计划及进度将有项目委员会与执行委员会提出按照周 月 季度进行监督 落实,协调实施,各小组工作的落实情况,实施组负责人负责协调组内部门之间的协调 部门业务骨干 ERP录入员负责周期推进,提交周 月 季度汇报推进进度管理.对未完成内容进行监督 提交人力资源进行考核落实.
②质量管理
项目质量管理实行分阶段验收,项目执行委员会首先将项目范围与计划进行分解,结合亿达公司调研的结果与解决方案制定阶段性可交付要求,每一细分阶段的完成都由项目委员会与项目执行委员会共同审核确定.
③会议管理(实行分级管理)
1项目委员会会议(由项目委员会成员组成)周月季度
实施组会议(执行监督组成员代表 技术小组,部门骨干组 数据录入组)周会议
2会议方式,现场会议,每次会议之前均由ERP专员通知会议议题及参与人员
实施组核心成员及技术组、业务骨干组、数据录入组成员每天早上8:00-8:30在一楼会议室进行早会，简单总结每日工作进展，其他项目成员视情况临时通知参会。项目委员会每周六进行周列会，总结一周工作进展和下周安排的工作计划.每月由执行监督组向项目委员会汇报项目进展。 临时会议视情况由执行监督组及部门小组安排召集范围内的。
④文档和数据管理
由于项目实施的负杂性,以任何需求、建议、解决方案和结论必须文档化、标准化,以便查阅和引用;鉴于现有我司数据管理比较混乱,缺少对数据整体的掌握,因此设置业务骨干和项目技术组成员组负责搜集和整理,经总经办审核 总经理审批进行归档. 业务骨干负责数据的有效性和准确性.技术组负责数据的归档.
⑤沟通与反馈机制
对于项目信息传递,实行自上而下的方式,董事长或总经理决策、部门经理、本部员工的自上而下的传达方式,信息要做到,及时 完整 准确.反馈信息按照逐级反映的情况,确保各小组负责人及时把握本小组员工在项目实施过程中的态度及思维成果与行动变化,从更细节的角度完善本部门对系统的要求.同时调动员工的工作积极性.
⑥实施中风险总结
领导层的执行力及软件公司的实力.
业务流程和岗位的调整过于频繁.建议确定前期流程,严格按照流程化操作;特殊情况的,经执行监督组以上人员商定处理.
ERP录入岗位人员培训工作不到位及技术小组及时到各部门了解操作员动态进行实施培训;.
项目组缺少沟通,协调 ,此过程需要小组负责人及时掌握内部动向,举行会议商讨解决,避免隐忍不发,扩大故障点.
公司的人力资源管理的完善程度,建立相适应的绩效考核制度. 福利支持(对于员工所在岗位的工种,按照二年及以上工作年限为准,特殊岗位的进行强化培训和考核,调高员工的工作素质)
⑦量化管理
工作的进度,监督情况,对整个数据的了解度及沟通协调处理问题的能力为考核;项目的预期.完成效率(准确率,及时性)部门数据化信息资料的收集情况;数据录入的完整情况;数据录入量及标准化 规范化专业化的程度为考核范围;各部门相关人员的工作主动性,建议提出合理性;原有工作内容的完成情况.(此部分由人力资源部按照公司现有管理架构及工作量进行编制并落实执行)
八、项目预期
一 二三阶段实施过后,预期能够提供相关报表数据文件,四五六阶段完成之后达到工作流系统的优化,项目实施后使公司运作围绕系统运行,实现数据信息化阶段需求,为公司董事长及总经理财务提供管控数据.逐步完善管理,最后以集团应用为准.
第二篇：ERP项目文档管理办法
文档编号：XX01-001-04-20090923
密 级：
XXXX 有限公司
XX ERP项目
ERP项目文档管理办法
金蝶—XX ERP项目组
20##-9-23
文档控制
更改记录
审校
1 引言
1 编写目的
1.1 设立统一的文档管理办法及格式（标注格式见附件一），给项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；
1.2 制订项目组推进过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任；
2 任务概要
2 .1 工作内容：项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的编码、会议记
录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目网站（XX OA办公系统）上发布。
2 .2 工作要求：建立相适应文档，根据要求适时添加文档并与相关人员合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助小组人员获得最新信息。
2 .3 工作程序
注：所有文档有项目文档管理人管理，审批流程如下：
3 文档管理
3 .1 总 则
3 .1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。
3 .1.2 所有存档文件根据需要归档。
3 .1.3 各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。
3 .1.4 所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。
3 .1.5 由专人负责项目文档管理工作。（管理责任人见《XXERP项目组人员分工及职责》）
3 .2 范 围
文档收集文档分类
文档归档
编码及编码规则
数据文档
会议及培训
文档发布
注：各类文件提交由项目实施小组副经理审核再上报项目经理。
文档审核
3 .2.1 项目准备阶段
a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；
b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议；
c. 可行性方案及批准文件；
3 .2.2 项目实施阶段
a. 各种报告和数据；
b. 各种培训资料及技术资料；
c. 各种考题及答卷；
d. 各种管理制度及办法；
e. 每次会议纪要；（包括所有讨论会）
f. 阶段性成果交付。
3 .2.3 其它有关材料：
a. 每周计划和实施阶段总结；
b. 项目例会会议记录和专业会议文件；
c. 同ERP实施有直接关系的重要材料。
3 .3 文档分类
3 .3.1 文档分为管理制度文档、培训文档、实施文档、通知文档、交付文档和其他；
3 .3.2 文档编号按照总编号、项目编号、年代、类型原则分配；
3 .3.3 文档的编号方式：项目编号+年代序列号+类型序列号到+分序列号；
3 .3.4 编号规则
文档编号例如： HM01-001-00-20090923 为目录编号；
项目编号为：HM；
文档版本号：01
本文档编号为：001；
文档类型编号：00
年代编号：20090923
3 .3.5 配置文档类型编号规则
培训文档 00
通知文档 01
实施文档 02
交付文档 03
管理制度文档 04
其他（根据情况添加）
3 .4 存档规范
3 .4.1 基线：事件发生后一周内归档。
3 .4.2 完整性：是否成套、缺页和涂改；
3 .4.3 准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致；
3 .4.4 文件材料属性的鉴别：是否为同一类；
3 .4.5 所有文档两个月整理一次，按照不同类型保存；
3 .5 目录建设与管理
3 .5.1 所建目录要求符合明确方便的原则
3 .5.2 查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息；
3 .5.3 文档用EXCEL 软件进行管理；
3 .6 文档的提交、保存及使用
3 .6.1 文档提交
(1)文档的提交时间根据具体规定执行，原则上应在规定时限内提交，如有特殊情况，可向项目副经理提出申请，批准方可执行；
(2)项目文档由文档作者提交，按照《ERP项目组标准文档格式》形式（要求使用office2003版本）；
(3)会议纪要提交（要求会议后两小时内提交，主要由赵晟旻负责，若工作有交叉，由其他小组成员接替）；
(4)通知文档提交（要求会议的前一天发出通知，发出通知前由项目副经理审批）；
3 .6.2 文档归档
(1)归档的原则
a. 检查文件是否完整，如有短缺，应督促补充齐全；
b. 文档资料移送交接手续必须完备；
c. 移交与保管文档无关的资料，要退回经办人员或部门；
(2)存档格式
a. word 和excel 文件可分为office 文档和pdf 文档两种，具体归档办法参照企业管理部相关规定。
b. 演示文档只保存ppt 格式或pdf 格式（视演示的具体格式确定）。
3 .6.3 文档保存
(1)文档保存遵循的原则
在各个实施阶段，按规定格式建立项目文档一览表，标注文档的状态。文档保存可用页面和电
子文档两种方式保存，所有文档全部为受控文档；
a. 归档的文件材料，根据归档要求及文件内容特征进行归档；
b. 按归档要求进行目录编辑及备查表；
c. 对文档作统一排列；
(2)档案资料的整理
a. 收集的word 和excel 文档由文档管理人员处理成pdf 的格式。
b. 文档资料按文件项目编号次序整理；
c. 文档资料每周备份一次，如有文件损坏及时补充齐全；
(3)文档密级管理
在文档使用中有部分文档根据要求，需暂时保密，在此期间，由文档管理人员进行保存，不得对外发布。
注：除非ERP项目组双方负责人授权同意，否则不得发布。
3 .6.4 文档使用
项目组成员均可查阅发布在网站或发布在公共空间ERP文件夹里的文件。
3 .6.5 文档修改
(1)项目实施过程中，随着对项目进一步的深入及推进，将会产生一些需要修正的文档，对文档的修改需经过项目文档管理员与项目副经理的审核，方可进行。
(2)文档修改则文档目录和编号也同时进行修正；
(3)文档修改后需在相关目录中标注修改；
4、附则
4.1 ERP项目参照本办法执行。
4.2 本办法由企业管理部ERP项目组制定。
4.3 本办法即日生效。
附件一：《ERP项目组文档标准格式》
附件二：《XXERP项目组人员分工及职责（暂行）》
附件一：
文档编号：
密 级：
XXXX 有限公司
XX ERP项目
ERP项目文档标准格式
金蝶—XX ERP项目组
20##-XX-XX
文档控制
更改记录
审校
附件二：
文档编号：
密 级：
XX ERP项目
XX ERP项目组人员分工及职责
金蝶—XXERP项目组
20##-9-22
文档控制
更改记录
审校
一、XX ERP小组实施人员分工
XX方ERP小组实施人员分工确认如下：
进销存及成本：人员名单
财务：人员名单
HR：人员名单
ERP相关文档管理：人员名单
具体相关部门流程协调负责如下：
采购部------人员名单
营销部------人员名单
生产安技部------人员名单
各事业部人员安排如下：
硅片---人员名单
电池---人员名单
组件---人员名单
二、XXERP小组在系统实施过程中的职责
1、根据金蝶的要求协助完成相关业务部沟通协调，准备沟通场所、通知相关人员、所需设备、记录沟通关键结果；
2、协助金蝶完成业务流程梳理以及业务需求分析；
3、协助完成XX各业务部门ERP实施解决方案沟通与确认；
4、协助金蝶完成各业务部门ERP系统上线后操作辅导；
5、收集ERP上线后业务部提出的需求与问题，做好金蝶与业务部的沟通工作.