吉林市工商行政管理局

行政处罚案件档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范行政执法行为，加强行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》及档案管理有关规定，制定本办法。

第二条 行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

第三条 本办法适用于全市工商行政管理系统行政处

罚案件的档案管理。

第四条 行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一

进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，确保案件档案的规范、完整和安全。

第二章 立卷装订

第五条 行政处罚案卷包括简易程序案卷和一般程序

案卷。

第六条 简易程序案件可以合并立卷，20至50案装订成一卷；一般程序案件原则实行“一案一档一号”的立卷原则，也可以分为正卷、副卷。

第七条 简易程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）卷内材料部分

1.当场处罚决定书

2.必要的证据材料【现场笔录、询问笔录、与案情相关的情况说明】

3.行政处罚收据或执行情况记录

4.其他文件材料

第八条 一般程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）综合材料部分（隔页纸）

1. 立案审批表

2. 行政处罚决定书

3. 对当事人制发的其他法律文书

3.1.询问通知书

3.2.责令改正通知书

3.3.实施强制措施决定书[含(场所、设施、财物)清

单]

3.4.解除行政强制措施决定书

3.5.延长（查封、扣押）期限决定书

3.6.（检测、检验、检疫、技术鉴定）期间告知书

3.7.（查封、扣押）财物移送通知书

3.8.先行处理物品通知书

3.9.分期（延期）缴纳罚款通知书

3.10.行政处罚（听证）告知书

3.11行政决定履行催告书

4. 送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回

证的文书，送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等]

5.听证笔录

（三）证据材料部分（隔页纸）

1. 当事人或者其委托代理人询问笔录及其提供的与

案情相关的陈述材料

2. 当事人的主体资格证明材料

2.1.单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书

2.2.个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等;

2.3.委托代理人: 委托代理人身份证明及其委托代理证明文件；

3. 证据复制（提取）单【涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等】

4. 证人证言材料【所有身份证明材料均附于其提供的证言或者书证之后】

5. 鉴定结论【含抽样取证记录】

6. 现场笔录和现场检查图片材料；

7. 其他作为证据使用材料【巡查记录等】

（四）财物处理及其他材料部分（隔页纸）

1. 财物处理单据

1.1.罚没款收据

1.2.物品处理记录[含销毁记录和图片]

1.3. 其他财物处理材料

2. 其他材料

2.1.涉嫌犯罪案件移送书

2.2.案件移送函

2.3.行政建议书

2.4.实施行政强制措施 (场所、设施、财物)委托保管书

2.5.委托鉴定书

2.6.当事人提交的延期或分期缴纳罚款的申请

2.7.强制执行申请书

（五）副卷（隔页纸）【分副卷则不需隔页纸】

1. 副卷目录表

2. 案件来源登记表

3. 投诉、申诉、举报等案件来源材料

4. 指定管辖通知书

5. 案件调查终结报告【涉嫌犯罪案件情况调查报告、案件销案报告】

5. 行政处罚案件有关事项审批表【实施强制措施审批、强制措施延期审批、解除强制审批、处罚建议审批、延期结案审批、分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批、

涉嫌犯罪移送审批等】

6. 行政处罚决定书草拟稿

7. 案件核审表

8. 案件集体讨论记录

9. 行政处罚决定审批表

10. 听证报告

11. 行政处罚案件结案报告

12.其他有关材料【预警通知书、(建议去掉)协助调查

函、检查建议书、行政处理告知记录、、回访表等】

第九条 案卷封面推荐采取打印，目录及卷内文书材料应当使用打印或钢笔书写，字迹要工整、清楚；内容要完整、准确。

第十条 案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属

物，并根据不同情况作如下处理：

（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；

（二）文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；

（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；

（四）以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；

（五）不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。

（六）案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装

订，文书材料的左边和下边必须对齐，装订线以不妨碍卷内

文书材料阅读为原则。

（七）案卷厚度以不超过2厘米或者200页为宜，过多

时可以分正卷、副卷装订。

第十条 案卷正副卷页码应当分别编排，页码应当标注

在每页的右上角，如有反页则标注在左上角，封面、封底、

卷内目录、隔页纸、无文字的不编页码。

第十一条 案卷页码应当使用打码机顺序标注，页码标

注通常采用三位数标注法，如“001”；卷宗材料超千页的，

可以采用四位数标注，如“0001”。

第十二条 案卷使用卷绳装订成册后，应当在加封处盖

上骑缝印，在案卷材料最后一页与案卷底皮相接处加盖截封

印章，印章上应有“截封”字样，并标明办案机关和截封日

期。

第十三条 有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按

照国家工商总局20xx年版《工商行政管理机关行政处罚文

书使用手册》的规定及市局制定的《行政处罚文书制作规范》

的具体要求填制。

第十四条 年度内办结的行政处罚案件完成立卷装订

后，由办案人员妥善保管。于次年1月份之前，由办案机构

统一呈报同级法制部门登记后，移交档案管理部门保管。如

因工作需要，也可以采取即时归档方式。

第三章 档案管理

第十五条 案卷移交档案管理部门前，承办机构负责人应当对立卷装订质量进行检查，确保移交案卷的规范性和完整性。

第十六条 与案卷有关的电子文件或者有关证物应当随纸质案卷一并移交。

第十七条 档案管理部门接收移交的案卷时，对不符合归档要求的案卷可以要求案件承办机构重新装订完善，案件承办机构应在10日内将重新装订完善的案卷移交档案管理部门。

第十八条 案卷移交时应办理移交手续，建立移交登

记。移交登记包括：时间、案卷名称、案卷页码、移交人签字、接收人签字、备注等内容。

第十九条 案卷移交档案管理部门后，档案管理人员应当按照档案管理规定进行归档分类、编目、编制检索工具等工作。

第二十条 案卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。

第二十一条 档案管理部门应当建立《案卷查借阅制度》和《案卷查借阅登记簿》，履行查借阅登记手续。案卷查借阅登记簿应当包括：时间、案卷名称、查阅用途、查阅事项、查阅单位、查阅人签名、查阅证件、借卷归还时间、备注等内容。

第二十二条 下列单位或者个人经本级局局长（含副局长）批准后，可以借阅案卷：

（一）法院、检察院、公安机关；

（二）案件的当事人及其委托代理人；

（三）案件的利害关系人及其委托代理人；

（四）工商行政管理机关及其行政执法人员因工作需要；

（五）其他依据有关规定可以借阅案卷的单位或者个人。

第二十三条 借阅案卷时，单位应当出具介绍信及经办人员的身份证明；个人应当出具身份证明；委托代理人应当出具委托人身份证明、委托书及本人的身份证明。不能出具的，不得借阅案卷。

第二十四条 经批准借阅案卷的人员应当在档案管理部门办公场所查阅案卷，案卷管理人员应当陪同。

经批准，案卷借阅人员可以复印案卷的有关材料。复印时，案卷管理人员应当陪同。

第二十五条 除上级机关调取及本单位工作需要外，原则上不得将案卷带出档案管理部门。

第二十六条 依照有关规定应当对借阅人保密的案卷材料，借阅人不得查阅。比如：实名举报材料、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的材料等。

第二十七条 借出的案卷不得转借其他的单位或个人使用。

第二十八条 档案管理人员要及时催还查阅或借出的案卷，归还时应认真验看，如发现案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即本单位负责人汇报并及时追查。

第二十九条 档案管理人员应当履行下列职责：

（一）负责案卷的接收、审核、保管、利用、编研和统计工作；

（二）负责日常档案、资料的借阅和管理，确保档案的完整与安全；

（三）与案卷管理有关的其他工作。

第三十条 档案管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。

第三十一条 案卷保存期限为永久。

第三十二条 案卷应当按有关规定与其他门类档案一

并定期向本级政府档案馆移交。

第四章 附 则

第三十三条 出现下列情形的，将依据有关规定对责任部门及相关责任人员作出相应处理：

（一）案件承办机构未按照规定期限移交案卷的；

（三）故意瞒报、漏报有关材料、证物，将文件、资料据为己有，拒绝移交档案管理部门归档的；

（四）案卷丢失、损毁或者不负责任、失职失责给工作带来贻误和损失的；

（五）档案管理人员违反制度规定，擅自借阅案卷并造成不良后果的；

（六）应当处理的其他情形。

第三十四条 行政复议、行政赔偿案件的立卷、归档及档案管理参照本规定执行。

第三十五条 市局在本规定实施前制定的有关规定与本规定不符的，按照本规定执行；本规定与法律、法规、规章以及上级有关规定不符的，从其规定。

第三十六条 本规定自发布之日起施行。

第二篇：林业行政处罚案件文书制作管理规定(20xx年7月1日起施行)

林业行政处罚案件文书制作管理规定

《林业行政处罚案件文书制作管理规定》已经２００５年５月１３日国家林业局局务会议审议通过，现予公布，自２００５年７月１日起施行。

国家林业局局长 周生贤

二○○五年五月二十七日

第一条 为了规范林业行政处罚案件文书制作,正确实施林业行政处罚，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《林业行政处罚程序规定》等有关规定，制定本规定。

第二条 制作林业行政处罚案件文书，适用本规定。

第三条 林业行政处罚案件文书格式由国家林业局统一制定。省、自治区、直辖市林业主管部门根据需要补充制定相应文书格式的，应当报国家林业局备案。法律、法规对文书格式另有规定的，从其规定。

第四条 林业行政处罚案件文书由省、自治区、直辖市林业主管部门统一印制、统一管理。

采用计算机印制方式制作林业行政处罚案件文书的，应当符合规定的格式，并经省、自治区、直辖市林业主管部门同意。

第五条 制作林业行政处罚案件文书，应当内容完整、准确，填写字迹清楚、文字规范、文面清洁。

第六条 林业行政处罚案件文书应当用蓝色、黑色的水笔或者签字笔填写。用计算机制作的，可以用打印方式填写。

填写林业行政处罚案件文书因书写错误需要进行修改的，可以用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容，并在改动处加盖修正专用印章，或者由当事人签名、盖章。

第七条 林业行政处罚案件文书首页不够记录的，可以附页。附页应当加盖印章并经当事人签字。

第八条 林业行政处罚询问笔录、勘验、检查笔录、听证会笔录等文书，在当场交由有关当事人审阅或者向当事人宣读后，由当事人在笔录上书写“以上笔录属实”并签字确认。当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当予以补充或者修改，并在改动处签名或者盖章。

第九条 林业行政处罚案件文书中有关同类栏目的填写要求如下：

（一）“案件性质”栏目，填写对违反林业法律、法规、规章的行为进行定性确认的案件类别，如盗伐林木案件、无木材运输证运输木材案件等。

（二）“简要案情”栏目，应当根据案件来源材料或者经过调查取证、审查认定的情况，用准确、简练的语言文字，将案件发生的时间、地点、当事人和案件事实经过、后果等情况概括清楚。

第十条 林业行政处罚当场处罚决定书，适用于案情简单、违法事实清楚、证据确凿、 1

依法可以当场作出林业行政处罚决定的违法案件。

“违法事实”栏目，应当填写违法行为发生的时间和违法行为实施或者行为后果发生的地点，简明、扼要叙述违法事实的经过。

填写适用的法律、法规、规章应当列明具体条款，可以不写条款的具体内容。

填写处罚内容应当具体明确。

林业行政处罚当场处罚决定书可以事先加盖处罚机关的印章。

第十一条 林业行政处罚立案登记表，是林业主管部门依据法律、法规、规章的规定，对涉嫌违法行为是否立案报送行政机关负责人审批的文书。

“案件来源”栏目，按照本机关发现、单位或者群众举报、受害人控告、有关单位移送、上级机关交办和违法行为人主动交代等据实填写。

“受案人意见”栏目，填写受案人根据案情提出立案或者不予立案等意见，并签名、署明提出意见的日期。

“行政机关负责人批示”栏目，填写行政机关负责人对受案人意见进行审查后，批示立案或者不予立案等内容，并签名、署明批示的日期。

第十二条 林业行政处罚登记保存通知单，是林业主管部门在办理林业行政处罚案件中，认为证据可能灭失或者以后难以取得的，经行政机关负责人批准，对证据实施登记保存的文书。

“被登记保存人”栏目，填写内容应当完整、详细，以便查找。

登记保存原因是发现被登记保存人所持有的“物品”属涉案的重要证据，有登记保存必要；适用法律、法规、规章的依据是《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款或者《林业行政处罚程序规定》第二十六条。

“物品”栏目的名称、数量、计量单位、登记保存地点应当具体明确。

登记保存单位的印章，必须使用行政机关或者法律、法规授权的组织的印章。

第十三条 林业行政处罚询问笔录，是为了查明案件事实，收集证据，向案件当事人、证人或者其他有关人员调查了解有关情况时所作记录的文书。

询问内容，应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、事实经过、因果关系、后果等。记录应当准确真实，不得使用推测性词语，涉及案件主要事实和重要线索的内容应当完整记录。

第十四条 林业行政处罚勘验、检查笔录，是林业行政执法人员对与案件有关的场所、物品等进行勘验或者检查所作文字记载的文书。

“勘验、检查地点”栏目，应当写清具体的地点和方位。

“勘验、检查事项及结果”栏目，应当按照勘验、检查的顺序，全面客观地记录；对现场位置、周围环境、现场状况以及其他与案件相关的情况作详尽的记录。

第十五条 林业行政处罚意见书，是林业行政执法人员在案件调查结束时，对案件提出如何处理的具体意见的文书。

“执法人”栏目，填写本案主办人员的姓名，不能少于2人。

“查处时间”栏目，填写自立案之日起至提出处罚意见之日止。

“违法行为人”栏目，按调查掌握的实际情况详细填写。

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“执法人意见”栏目，应当写明所依据的法律、法规、规章的条、款、项、目和拟定的处理意见，由本案林业行政执法人员签名或者加盖本案主办机构的印章。

“法制工作机构意见”栏目，应当写明具体审核意见，由审核人签名或者加盖法制工作机构的印章。

第十六条 林业行政处罚决定书，是对违反林业法律、法规、规章的违法行为人，依法作出行政处罚决定并送达违法行为人的文书。

“违法事实和证据”栏目中的“证据”，填写调查获取的证据种类。

所依据的法律、法规、规章，应当写明条、款、项、目。

决定给予的行政处罚，应当主次分明并写明处罚种类、数额。

罚款履行方式，应当填写指定的收款银行名称和帐号，不能空格不填，但依法当场收缴罚款的除外。

行政复议机关的名称应当填写全称；向行政机关所在地人民法院起诉的期限是3个月，法律有特别规定的，从其规定。

“承办人”栏目，应当填写负责查处本案的2名以上林业行政执法人员的姓名。

第十七条 林业行政处罚文书送达回证，是将林业行政处罚当场处罚决定书交付当事人或者将林业行政处罚决定书交付、送达当事人，证明当事人已经收到的法律文书。

因受送达人拒收、拒绝签名、盖章，或者代收人拒绝代收、拒绝签名、盖章而留置送达的，以及委托送达、邮寄送达、转交送达和公告送达的，应当在“备注”栏内注明。

第十八条 林业行政处罚罚没实物收据，是根据依法作出的行政处罚决定，记录被处罚人的被罚没实物的文书。

罚没内容应当将实物名称、规格、数量等记录清楚。

第十九条 暂扣木材通知单，是负责检查木材运输的木材检查站对无证运输的木材予以暂扣的文书。

暂扣木材的原因是无木材运输证运输木材，适用法律的依据是《中华人民共和国森林法实施条例》第三十七条。

第二十条 林业行政处罚委托书，是林业主管部门依照法律、法规或者规章的规定，在其法定职责内，委托符合《中华人民共和国行政处罚法》第十九条规定条件的组织，实施林业行政处罚的文书。

委托的内容，应当分别填写所依据的法律、法规、规章的条、款、项、目。

第二十一条 林业行政处罚听证权利告知书，是对适用听证程序的林业行政处罚案件作出行政处罚决定前，向当事人告知有权要求举行听证的文书。

告知书应当写明违法行为，违反的法律、法规、规章条款，拟作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和数额，听证机关的地址、邮政编码、联系电话、联系人等。

第二十二条 林业行政处罚听证申请笔录，是在当事人收到林业行政处罚听证权利告知书后，要求听证，记录当事人的听证请求、申请听证的事实和理由的文书。

第二十三条 林业行政处罚听证案件不予受理通知书，是负责进行听证的林业主管部门对当事人的林业行政处罚听证申请笔录进行审查后，认为不符合听证条件而决定不予受理的文书。

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第二十四条 听证通知书，是由有权要求举行听证的当事人提出，林业主管部门向当事人发出的决定举行听证的书面通知文书。

第二十五条 林业行政处罚听证会笔录，是对听证过程和内容进行记录的文书。 “委托代理人”栏目，应当写明代理人的姓名、性别、工作单位等。

“听证内容记录”栏目，应当写明当事人提出的主要事实和证据，第三人提出的与本案有关的观点和证据，鉴定和勘验结论，案件承办人提出的事实、证据和行政处罚建议等。

第二十六条 本规定自20xx年7月1日起施行。

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