现状分析

采购人员吃回扣的事，这基本上对很多行业来说是半公开的秘密了，而采购人员对公司的重要性也是老板很头疼的问题。公司浪费的采购成本都是公司的纯利润，控制成本。加强公司内部核算势在必行。

基本操作：

1、 设立采购评审小组（技术部、生产部、项目部、财务部共同组成）对采购成本进行核算

和审核。

2、 采购人员必须熟悉市场行情，物料、设备等等，使用部门提前3天请购，报给采购部

3、 如采购金额低于1万元，由主管部门两日内审核批准。1-5万元内，由总经理审核批准。

5万以上由董事长批准。

4、 采购人员收到审核单之后，2日内交付

5、 大宗商品采购，应当由五家以上的报价，采购部门应当讲各家的报价以及产品详细、质

量、提供期等信息报给评审小组审批（2个工作日完成），确认之后与供货商签订合同。

6、 入账必须经过项目经理签字，然后财务部根据审批做账，付款。

7、 如果出现延期或者质量问题，应当立即通知使用部门和财务部，出现严重问题，马上报

给评审小组，采取相应措施。

8、 针对应急物的采购，可以直接报给总经理批准，之后补充以上流程。

9、 如果采购员采购来的物品出现质量问题造成公司损失，采购员绩效扣除，并承担部分损

失。

10、 如果遇到采购元徇私舞弊的情况，经评审小组决定，直接开除，并且保留道诉权

11、 每个月评审小组要对所有的采购明细进行审核，审核结果作为采购部门和采购员绩

效考核的标准。

机制分析：

采购人员缺乏监督，就让其它跟采购有关的部门的人来监督，使用物品的部门、付款的部门等等，直接跟他的绩效有关，这样，采购的产品就能够符合要求。而对于采购人员吃回扣的问题，其他部门每个月的审核又能够从中得到遏制

注意事项

1、 采购流程可以简单，但是必须要报给使用部门批准。

2、 采购人员的绩效跟他浪费的成本和产品质量有直接关系，采购员的绩效由评审小组决定

第二篇：采购制度及作业流程

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杭州英博生物科技有限公司

采购制度及作业程序

一、目的

为使本公司商品包材物料及相应的物品促销品宣传品等的采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适 价的原物料及物品，特制定本制度。

二、范围

凡商品原料、辅料、包装材料、器材、办公用品、宣传品、促销用品等采购业务均适 用本制度。

三、 采购职责与基本原则

1、采购部根据库存或其他部门提报的需求请求，提报采购计划，经总经理批准后实施采 购工作，确保各项采购工作的圆满完成。

2、熟悉公司各部门物资需求及消耗情况，及各种物资的供应渠道和市场行业情况，掌握 公司所需各类物资的各称、规格、型号、单价、用途和产地、质量标准、行业标准、行业生产工艺等。确保优质完成商品订购业务洽谈及合同的签订和执行落实。

3、定期总结采购落实情况及结果，每月初把上月的全部采购任务完成及未完成情况详细 总结列出报表，呈公司总经理批阅。

4、建立完善的供应商资料，包括企业资质证件，合法的生产许可证，可供货的产品规格、 型号、单价、起单量、生产工艺，明确下定单形式、结款方式、交货数量、交货时间、交货地点、运输方式及违约处理。

5、商品和包材，由采购部依据库存现状提出采购申请，办公用品、宣传品、促销品等的 采购，由使用部门提出申请，总经理审批后，采购部负责询价，呈总经理签准，签批后采购部门实施采购动作。

6、采购部门必须多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。

7、采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。

8、采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。

9、原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。

10、公司的财会部门对采购业务予以充分的监督和反映。

11、采购部每周、每月整理好供应商档案，做出库存周报表，库存月报表，采购分析周报，采购分析月报。直接呈报总经理。

12、市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。如遇价格上涨，则可考虑多备货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

四、供应商选择与管理办法

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1、选定的供应商均需在公司建立档案，包括喷绘写真名片制作的。供应商及采购资料档案管理严谨，做好保密工作。其他部门或人员如需借阅有关资料、档案，必须经总经理同意。所有档案资料不可复印扫描，并及时归还。

2、为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、保证品质、降低价格。

3、选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

4、若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

5、积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合国家行业及公司的质量标准。

五、合同

1、所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。

2、如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

3、采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞： ⑴标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；(10)保险；(11)运输损耗的承担；(12)违约责任；(13)行业标准、生产工艺、生产加工执行标准。

4、所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

六、采购执行流程与交货期控制

1、采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→采购部询价、比价→总经理核准 →采购部采购→采购部给仓管部原料到货预报表→仓管部或使用部门验收→采购部付款申 请（附件有采购申请单、客户发货清单和运输单据、仓管部入库单等）→总经理核准→财务 付款→财务跟进收到#5@p入账。

2、合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度完好如期交货。

3、采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送仓管部，以便做好接货准备。

4、每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。

七、异常情况处理

1、如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。

2、因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。

八、货款结算

1、采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间和金额，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。

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2、一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，提交“付款申请单送总经理批准后

财务部付款和跟踪#5@p（跟踪#5@p如遇困难则由采购部跟踪）。

3、付款凭证需有：采购申请单、货物入库验收单据（特殊采购事先经总经理批注的，可

附供应商发货清单、运输物流单）、#5@p。

4、采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。

九、带款提货及预付货款管理（本款提货人必须是制定的专人）

1、在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，

其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。

2、带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证或

公路物流发货单）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。

3、汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报总经理批准，

由财会部授权办理。

4、如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经

办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

◆ 作业具体要求

采购作业内容是从收到“请购事件”开始进行分发采购事件，由采购经办人员先核对请购

内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价

资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：

□ 采购作业程序及要点

1．请购单各栏填写是否清楚；

2．按分配原则分派请购事件；

3．急件优先分派办理；

4．无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知相关部门； 5．撤销请购单应及时填报单据并递交采购部取消此项采购计划。

□采购前要了解的细节

1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门

2．充分了解请购材料的品名、规格、质量

3．急件或需用日期接近者应优先办理

4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法

5．同规格产品有几家供应宜均询价

6．有否其他较有利的代用品或对抗品

7．应提供同规格，不同厂牌做比较

8．有否必要办理售后服务及保固年限 9．新厂商产品，是否需经检验试用

□比 价、议 价

1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认

2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商

3．其他经销商价格是否较低

4．经成本分析后，设定议价目标

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5．是否必要向厂商索取型号比较

6．价格上涨下跌有何因素

7．是否必要开发其它厂商或转外购 8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标

□呈 核

1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件

2．买卖惯例需超交者应注明

3．现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因 4．按核决权限呈核

□订 购

1．需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同

2．再向厂商确认价格交货期质量条件

3．分批交货者在请购单上盖分批交货单

4．订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期交货的案件联络请购部门 □催 交

1．约交日期前应再确认交货期

2．无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办

3．已逾约交货日期尚未到货者加紧催交

□整 理 付 款

1．#5@p抬头及内容是否相符

2．#5@p金额与请购单价格是否相符

3．有否预付款或暂借款，应处理

4．是否需要扣款

5．需要办退税的请购单转告退税部门

6．以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款