关于部门OA系统的建议
一、系统存在作用
组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，而OA系统存在的主要作用有下面几点：
1、内部通信平台。
2、信息发布平台。
3、文档管理自动化。
4、工作流程自动化。
5、行政日常事务处理。
6、安全机制的可靠性。
系统应利用先进的计算机信息技术，将传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，改善办公环境和条件。
加速组织信息化进程，利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立信息交流通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各部门之间的交流。实现信息的快速上传下达，提高办公效率。
二、系统设计原则
系统应以实用、易用、好用为出发点，考虑实际需要和使用习惯。满足用户的现实需要，为后续升级和扩展留有余地：
实用性：满足用户需要，做细核心功能，兼顾辅助功能，实现快捷、可靠地布署和使用，并节省投资。
易用性：各项功能一目了然，满足用户的使用习惯，易使用、易维护、易升级，实现傻瓜式的操作。
先进性：采用先进的技术架构，结构化程度高，扩展性、升级性好。
稳定性：数据库稳定，功能顺畅，能在不同的硬件环境中长期平稳运行。
安全性：能有效防止外部各种病毒的攻击，内部数据具有多种备份方式，通过权限控制，具有严格、细致的访问控制，保证内部数据安全。
三、技术与功能架构 3.1技术结构
建议我单位使用的系统的底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的，要有灵活性、开放性、拓展性和稳定性。可以任意的更换、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。大体思路如下图：
3.2功能列表
个人建议的功能列表如下图，除此外还需要预留可继续开发的开放性接口：
系统模块
功能列表
四、功能详细阐述
1.下载中心：可将文摘、工具等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时下载。
2.规章制度：政策法规、管理制度等各种制度文件的在线存放、查阅。
3.归档中心：各种知识和资源的共享中心，可将各种资料存放在此，便于查阅。
4.网络硬盘：单位工作人员可任意上传需要共享的大型文件。中心服务器按每个文件存放3个月设置，到期自动删除。
以上模块中，均可以对文档进行按权限的全文检索。包括Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF等格式。 可以对目录夹设定候修改和访问的权限，只有有权限的员才可以修改目录夹及相关文件，在设定权限时，可以按人来设定，也可以按部门来设定。
可以通过设定，对每个人的上传附件的大小进行限制。
5.部门设置：可自由设置进驻部门窗口，对窗口和进驻部门进行管理。
6.岗位设置：可自由设置进驻工作人员，对进驻的人员进行管理。
7.档案管理：对进驻部门、窗口、人员的治疗档案进行管理，方便查阅。
8.权限管理：对进驻部门、窗口、人员进行权限设置。可阅览、可修改、可录入等。
9.系统日志：记录对系统的各项操作的情况，可导出，不可修改。
10.基础数据设置、后台数据设置：对整个OA系统的数据的
项目、内容设置。
11.公务处理：单位分发到个人的公务的处理情况等。
12.文件传输：支持点对点、点对多等传输方式，灵活方便。
13.文件归档：对自己的文件进行归档管理，方便查阅使用。
14.电子邮件：可使用邮件发送内部通等。
15.即时通讯：工作人员可以更加直接的与同事交流，建立良好的通讯平台。
16.领导信箱：方便工作人员对领导汇报思想，提出建议。
17.文件检索：对各单位历史文件进行检索，包含关键字和全文、标题等。
18.通讯录：包括单位通讯录、个人通讯录和公共通讯录。用户可以创建属于自己的名片信息，对联系人资料分类记录、查询、管理。
19.我的工作日程：可以自行规划自己的工作内容，直观的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，确保各项工作的顺利完成。
20.窗口工作日程：由窗口负责人对窗口所有人员规划工作内容，确保各项工作的顺利完成。
20.部门工作日程：由部门管理人对部门所有人员规划工作内容，确保各项工作的顺利完成。
21.工作日记：可以记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，
以在线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。
22.工作计划：做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。
23.工作提示：对未完成、要完成、待完成的各项任务进行提示，避免超期。
24.批量完成：批量对任务进行处理，适用于大批量通性质工作。
25.工作查询：对未完成、要完成、待完成、已完成的各项工作进行查询。
26.我的工作：查询单位、部门、窗口分发给自己的工作任务。
27.绩效统计：对工作完成情况、进度等进行统计。
28.工作督办：各单位、部门、窗口对工作人员完成情况进行督察督办。
29.任务管理：管理者可以在线查看项目进度。
30.发文系统（发文拟稿、发文审批、领导签发、发文登记、发文打印、发文盖章、文件分发、发文监控）：拟稿人根据需要选择行文类别（行文用笺，处理流程，正文模版）起草公文，送交相关人员进行审核，复核，会签、签发、校对等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头，盖章后进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，对办结公文进行归档。提供督办、催
办功能。
在审批中，按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人。在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。
31.收文系统（收文登记、收文拟办、领导批示、收文分发、收文阅读、承办结果、收文监控）：收文系统是公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作，也可以自定义下一步相关处理人员。并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开批办，其他人都不能打开。最后公文进行归档。归档时，可采用自动归档和手工归档。
要求支持扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。
32.公告：用户可以选择对某人、某窗口、某部门或全体人员发送各种通告、制度、会议等消息，并可以随时查看自己已发和已收的公告。可设置自动回复以确认指定接收人员是否收到。可以对重要的公告进行置顶。有回执以及查阅时间。
33.通知：对指定人员发送通知，并可以随时查阅自己已发和已收的通知，对需要留存的通知进行归档。
34.图片新闻：可以发送各种业务、行政、人事等单位的相
关新闻，被指定接收的用户可以随时查看。支持新闻评论，可以置顶，有回执及查阅时间。
35.工作时间：可设置工作时间，时段，考勤时间等。
36.个人签到：必须专人、专机，密码、数字证书、硬件加密锁一起才算有效签到。
37.请假销假：请假申请后，直接发送到相关管理人员，初审、复核后才准假；同样，销假也要在系统中提出。
38.补签登记：某些特殊情况（如小时假），未能按时签到（退），可在此登录并填写说明。
39.外出申请：因各种原因外出的，在此填写外出事由、时间等，直接发送到相关管理人员，初审、复核后可外出。
40.出差登记：出差人员在出差前将出差情况登记入内。
41.预约服务登记：非工作日（时），有群众预约服务的，在此登记。
42.加班登记：在此登记的加班人员，在考勤中自动汇总。
43.考勤查看：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的考勤记录。
44.请假查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的请假记录。
45.外出查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的外出记录。
46.出差查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的
出差记录。
47.加班查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的加班记录。
48.预约服务查询：按权限查看某人、某窗口、某部门、全部的预约服务记录。
49.会议申请：在此提出需要进行会议的申请，申请后流转到相关管理人员，按需分配会议室。
50.会议查询：查询全部的会议记录。
51.会议提醒：提醒相关人、窗口、部门、或相应人员参加会议。
52.已参加会议：查询自己参加的会议项目。
53.会议纪要：查询自己参加的会议的纪要。
54.会议室查询：查询某阶段会议室的使用情况。
55.车辆管理系统（用车申请、派车管理、申请记录、车辆状态、车辆档案）：对车辆进行管理的系统。
56.办公用品管理系统（新建物品、登记购买、领用登记、在库查询、领用查询）：对办公用品进行管理的系统。
57.固定资产管理系统（资产登记、资产查询、资产折旧、资产类别、折旧类别）：对固定资产管理的系统。
利用OA公文交换系统能减少工作人员的工作量，提高工作效率，重点考虑OA中考勤管理系统怎么杜绝人为代签现象。 几种常见解决办法但是都不能完全杜绝：
1、绑定MAC地址和IP地址。因OA交换系统可设置在局域网和互联网上运行，绑定后只能个人使用该计算机才能登陆，防止在其他电脑上登陆。
2、
第二篇：关于收集OA系统问题反馈及系统善建议的通知
关于收集OA系统问题反馈及系统改善建议的
通知
各部室、子公司：
协同办公系统（下简称“OA系统”）自20xx年3月X日运行至今已一个半月，在各部室、子公司的大力支持和配合下，OA系统的运行已逐步完善。为更好地了解OA系统在运行过程中出现的问题，进一步完善系统模板和流程的设置，使日常办公适应工作实际，请各部室、子公司认真填写《市城投集团OA系统问题反馈表》，并于5月7日前报送到集团公司办公室。
附件：集团OA系统问题反馈表
20xx年4月29日