下为邀请函回执单
下为邀请函回执单
活动组织行程单
活动公关接待流程
一、活动类别
(一)签约类活动
(二)谈判类活动
(三)庆祝类活动
(四)重要领导考察活动
(四)走访、视察、参观类活动
二、来宾身份类别
(一)重要谈判投资合作方
(二)一般商人
(三)政要重要领导人物
(四)一般政要领导、记者等
三、来宾归属地类别
(一)赣州市外
(二)赣州市内
四、活动接待安排程序
原则是热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理,方针是灵活应变。
(一)活动前期准备工作:《活动策划书》的撰写
1、主题
活动的名称
2、时间
活动时间
3、地点
活动地点
4、人物
活动负责人,活动主持人,活动参加人(政要领导、合作人、其他友方等)
5、工作安排与细节
(1)活动流程的制定;
主持人发言,领导致辞,活动开始,活动过程、活动结束,盛宴。
(2)《邀请函》、《邀请回执单》、《来宾自行程反馈单》、《来宾详情表》、《活动行程单》的统计;
先发送《邀请函》、《邀请回执单》、《来宾自行程反馈单》至对方邮箱,并要求回执。按照《邀请回执单》、《来宾自行程反馈单》上的来宾信息填制《来宾详情表》、《活动行程单》。不同的来访单位有不同的自行程安排,所以要根据要求有针对性的制定各单位行程安排。
(3)参会人员名单确立,用餐人员名单确立,住宿人员名单确立,会场站位安排,用餐桌次安排;
根据身份,按照重要程度分配位置,并分配陪同领导。
(4)接客车的安排;
每日各项活动接车地点、送往地点,接车前集合时间与发车时间。
(5)下榻酒店的预定与分配,用餐餐厅预订,菜单定制;
依据住宿于餐饮标准,选择住宿酒店与用餐酒店,两者尽量安排在同一地方。所有的预定房间规格尽量相同,若有不同则按照档次高低依据宾客身份高低依次下分。
每餐安排的菜单要提前预定,用餐时间、用餐地点要提前安排。必要情况下办事员与领导用餐分开进行。
(6)活动会场安排,活动前休息室安排,谈判室安排;
重要活动会场安排提前预定,要配有休息室,供提前到场的来宾休息。根据需要提前或临时安排谈判室,并通知对方谈判时间与谈判地点。
(7)活动现场布置,条幅制作,礼仪公司的联系,礼仪小姐的聘请及工作安排,签到本落实,胸花购买及佩戴,庆祝酒购买,香烟准备,媒体记者的邀请,摄像、拍照人员的安排、现场来宾的指引接待人员、茶饮服务人员安排,翻译安排,活动全天的统筹接待人员安排;
(8)领导讲话稿的准备,谈判资料准备,会签合同的准备,会议及其他方面的文字材料准备;
此材料根据活动安排而准备,包括纸质材料,也包括电子材料,水笔。必要时要随身携带移动盘,提前准备多媒体、笔记本电脑等硬件材料。
(9)公司接待来宾参观的各项细节准备;
公司接待来宾要做以下准备:厂外、办公室与车间的整洁度,茶水、水果提前准备,鞋套的准备,参观陪同人员的介绍准备,拍照准备。
(11)游客游玩、娱乐安排;
此项为《活动行程单》内容,游玩前确定天气状况,陪同人员确定,游客游玩、娱乐地点的选择,游玩、娱乐中餐饮的安排。
(10)活动资金预算;
各种花销均计算在内。
(11)责任落实;
领导与办事员责任:宾客联络、接待责任;下榻酒店预定与餐饮安排责任;接客车联络责任;会场布置与现场接待责任;谈判安排责任;材料准备与供应责任;参观、游玩导游责任;临时状况处理责任;其他责任。
(12)其他准备。
(二)活动实施
1、活动安排严格按照《活动行程单》执行。
2、入住手续的办理。此手续办理有两种情形,一是在预定酒店时即办理入住手续,提前领取房卡、提前登记,按照来宾名单分配房后,来宾到达下榻酒店后统一发放。二是办理入住手续需要客人的有效证件,则在来宾到达下榻酒店时,统一收集有效证件再统一办理、统一发放、统一登记。
3、其他活动安排要灵活应变。
(三)活动结束后期总结
1、各方账目结算工作。
2、文字材料回收整理工作。
3、物品回收、存储工作。
4、书面总结、积累组织工作的优缺点及技巧,以提高活动工作组织的质量。