PO : Purchase Order，订单

1．客户询盘：

一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单Purchase Order。

4．下生产订单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件:

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业#5@p，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，#5@p等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10． 租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11． 安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13． 获得运输文件：

13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14． 准备其他文件：

14.1．商业#5@p：L/C 要求提供的文件中，对商业#5@p要求最严格。#5@p的日期要确定在开证日之后，交货期之前。#5@p中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对#5@p的条款应显示出来，要显示唛头。如果#5@p需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在#5@p日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和#5@p一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。

二、工令单是一种文件或排程,授权制造单位制造特定数量产品。请购单就是申请购物计划单。

第二篇：外贸常识4

实践操作报价

论坛里很多人对于报价的成功率和如何操作报价程序总有些疑问，为什么报价了客户不回呢？为什么客人一开始只要报价而不问及其他情况呢？实际上报价这个程序只应该处在客人已经和你确认订单数量，已经明晰要订货，有诚意，有港口信息。有货代或者提出让你联系货代。（意思是要报价同时也要你报APPROX海运费），这时，你的报价才能够完全符合对方目的。

进口商，除了有采购计划的以外。很多人都只是准备在他们国内或者地区开拓市场，这是要你的报价有时只是做一做备份，或者是拿你的报价和其他产品比较，或者是贸易公司收集供应商源。有的是只是自己从事自己这样的产品，而你是他的不同地区的竞争者，他需要你的价格来比较自己的定价。

例如象这样的索要报价。

Hello,

Please send me a full price list.

Thanks

中东的/西非的/只想套价的批发商 会有这样的信件。

最好的办法就是把网站给他们，要他们选出款号，一个个的和他们报。

Thanks to send your catalogue by mail or by courrier at:

LJ DEVELOPMENT

Thanks

这样的，只是收集工厂资料的信。如果你是贸易公司又没有图册的话，也可以用网站来对付对方。

thank you for your email . Our next visit to China is in September and october so we may meet you at one off the fairs.

这样的信，肯定是老中国了，来采购要求看厂，和工厂关系不好或者厂有外销权的就不用搭理他们了。

Dear Mr Lau

Thank you very much for your e-mail and the detailed information given below.

Actually we will not be stocking real leather products due to the fact that a lot of our customers demand animal friendly products. Therefore, could you please give me a revised quote with the following requirements: fake leather fire resistant upholstery fabric, 304 polished stainless steel frame with UK fire resistant foam filling (densities as described below). I assume that this quoted price will be much lower as we will no longer be using real leather. This will also enable me to price the chair such that I can order larger quantities from you.

Regarding your other products, please give me quotes for all the other products except for HZ-CF001. Also, please let me know if you also do 2 seater and 1 seater versions for product

number HZ-OS0001 and give me quotes for these items if they are available. Also please let me know if this item (HZ-OS0001) is available in different colours. Again, please give me a quote for the products with fake leather fire resistant upholstery fabric and fire resistant foam, and 304 polished stainless steel frames where required.

The delivery port in the UK will probably be either Felixstowe or Southampton.

In addition, please find below some additional questions that I hope you can answer

1. What is the sample availability/cost?

2. Do you have agents in the UK?

3. Do you export to any other European countries?

4. Are you going to be exhibiting at any trade shows in the next few months?

I look forward to hearing from you.

Many thanks and kind regards

这样的信就一定要注意了，对方注明款号，订单数量，港口信息，询问意见。可以说是非常有诚意了，这样的单处理好的话是肯定可以成交的，即使是样品单也是可以很有希望做成的。但是实际上我当时操作这个回复的时候我并没有操作好，如果换作是今天，我立刻就会把样品单落实下来。而我却和对方通信30多封，感情是越来越好，最好还把对方接过来看了厂，到现在还没有做成第一单生意。

Dear Joe,

We noticed that you are making upholstery furniture. Do you have any leather bed or leather dining chair?

Dining chair

Best Regards

这一封是马来西亚的贸易公司给我写的，实际上这个更难操作，他们有量，但是也有目标价。他们和他们客户已经确认价格，如果要找供应商会赚差价，所以贸易公司要做这个价格的话完全是夹缝里生存，无法赚到什么利润的。

Hello Joe,

Thank you for your greetings, I didn't know it was a special day in China, so I say 'Good Middel ur target price USD15

Autumn's day' to you as well ! I guess seasons and calendar is not the same as in Europe. We are just at the end of the summer right now !

I 've talked to one 'n other about the sofa's and seats, they all have interest, but just like me the would like to see and evaluate before they buy. So, I wait for instructions from my forwarder about transport and then I will confirm the order and transfer the 30% deposit.

I guess it must be around 01 am in China, so good night or.. good morning

You will hear from me soon

Best regards

Frank

比利时的人都是很喜欢把工作和娱乐放在一起的，他们的信很有幽默感。很会为你这边作想，这样的人，在平时见到他不谈工作，谈天气，谈浪漫。届时他们也会下订单给你的。

另外一种类型，就是那些准备开店的零售商了，这一类客人的话一般都是准备开个SHOP，买一些样品，然后等着他们的客户给他们下订单。所以一般来说，他们回复很快，速度也很快，但是要下单他们得有一系列计划，注册公司，申请专利。一般买你的样品也会有一段时间（其实是他们有客户了，才准备开展这个业务，找一个供应商来帮他们解决订单，赚取差价）这样的客人我可能遇到得最多了。

Dear Joe,

Hello!

We thank you for your interest with our company.

I have a shop at UK.

Could you please send us your products photos through this email address. If you could also provide us a copy of your catalogs, we would greatly appreciate it. Please send the photos in .jpg format.

Await your early reply.

thanks and regards

Mina

第二部，就是电子商务很重要的一步了。这个时候就要求你的ACDSEE/PHOTOSHOP/OFFICE 的广告能力了。

你所有的图片要尽量变小，大了只会让你变成SPAM。如果可以的话可以将图片插到XLS表格里去，这样会缩小图片尺寸。每封信里最好要有好的字体ARIAL 12号，藏青色是我经常使用的模版，签名也要有条理。象一般对方有兴趣的时候，我会写这样一封信来吸引对方的回复几率。 Dear Mr Murphy

Many thanks for your kind mail.

Firstly I will show my apologies to you for this inconvenience.

We have been in fairs and during the gap nobody answered you.

Regarding the leather sofa.we are in need of your interested item NO, in Honzon.com.also please let us know your supposed order quantity.forwarder availability that we will handle the order immediately at your favored requirement.

Looking forward to hearing from you.

Many thanks and kind regards

Respectfully

Joe Lau

======================================================== Joe lau

sales executive

Modern classic Business Dept

China

Perfume Pearl Garden,World Trade Center,Shennan Road.

Futian District,Shenzhen,China.

Dir.Tel:0086-755-

Fax:0086-755-

website:www.

E-mail:info@

======================================================== 还有这封，对方要求报两种价格我写给对方的信，请指教

Dear Frank,

Thank you for your letter and consolation.I am getting better from the dacoity.

I understand you need to evaluate the samples first.as I want to have a long relations with you that your any sample order is appreciated.

I do not know how to pick up the goods by your forwarder agent.our factory will produce while receiving the 30% deposit.will you inform me the procedure?

However I will quote you the EXW and FOB,please also note the EXW means EX-Shunde Longjiang town or Shenzhen,But I think your forwarder will not come to that far.I think you may pay the truckling from Shunde to Shenzhen first,.and in addition I do not know your name and address.so I left the blank at the to-address.Please do not contact our H.K. office in the PI because I will be in Shenzhen immovably.

Will you give me the color of the brown for our reference?

Regarding the material we are just using the standard italian leather.fire resistant foam is not included in the quoation.but if you require we can do it for sure.

Many thanks and kind regards

Respectfully

为什么要30%定金，这是我写给客户的解释。

Dear Frank

As the old Chinese proverb:"the road to happiness full of hardships"

I still have confidence on our future.

In fact we have to place manufacturing order on the production department.with our deposit our accessories buyer will purchase dark brown leather,#304 stainless steel etc to run the procedure.if we can understand each other we will establish the trust.

On future orders I will be appreciated if you can inform me the transfer period that if you need the goods urgently we will fill up the deposit to start manufacturing for you.

I will keep you informed that everyday I have asked our accountant for re-checking.

Furthermore I have already asked our factory to make model of the Barcelona coffee table.I will keep you informed.

I Remain With fondest regards

Respectfully & Companionably

Joe Lau

因为人民币不稳定，这种信还是要写的。

Dear Jean,.

Kind find the attached quotation for your reference.

Please note the quotation will be available in one month due to the fact the RMB is changeful in value.

Many thanks and kind regards

Respectfully

实际上我记得客户要和我做生意前我写过的一些信。

Dear David

CIF Barcelona

Shipping charge is based on quantity.

20ft:USD1600.00

40'ft;USD2950.00

40'HQ;USD3100.00

In CIF term.

Many thanks and kind regards

Respectfully

这个海运费的一报出去，对方就确认了订单数。

Dear Pontus

Thank you for your mail.

We have dealed with modern classics designed furniture for years.

As an initial contact we would like your exact order quantity and conclusion of our product based on our quotation.(enclosed)

We will make wise proposal to you if you can confirm the order quantity,

If you order few pieces that you are in urgent need we prefer air express.(plane)

If you need to order half (LCL) or container we prefer shipping because it is more economical to your company.

The quotation is based on our best quanlity especially in materials.

Many thanks again for your kind enquiry,

Have a nice day.

With fondest regards

Respectfully

这封信是我最常用的了，反正要客户下单，就一定先要主动，让客户自己确认自己的订单，你直接操作就行了，有时没必要完全服务太多，你服务的根本就是要他PLACE ORDER 给你。 最后的问题，就是为什么有些客户报价之后，就没有回复了！

一般存在如下情况。

1，收集和比较价格，这些出现在非洲/中东的贸易商们。但是这个群体还真的是有客户群的，要下也是量比较大的。到他们的客户找到他们做生意，你就熬出来了。

2，等他们的客户核实，这些贸易发行商把你的产品在自己的CATALOGUE上做广告，直到有客户找他买东西，需要一个时间差和过程。当他的客户打钱到他帐上，他自然也会打钱到你的账户了。

3，是你的竞争对手。一就是卖同样的产品，需要比较价格才能定价。二就是纯粹要价格，象我们贸易公司如果有客户问我们，我们对工厂也是一样会先要价格，后来再看客户能不能做。 4，杂事等，没钱买就要凑钱咯，银行也要注册咯，展厅要申请咯，实际上他们虽然有客户，但是不一定有经理客户的平台，这种情况也是需要等待的。但是很多情况是完全可以做样品单的（只对家具来说）

5，要下单，但是因为展会原因想看厂。又或者是等待你样品的质量审查。做生意要稳妥一点，肯定要先知己知彼的，要不到时延误一个交期，客户的损失又多大呢。

普通的就是这几种

Dear Ethan,

I have just come back from the Dongguan furniture fair.

I am wondering if you need some classical furnitures.also the modern classics.

May I know the progress of your order?please let me know if you need anything.

Many thanks and kind regards

Respectfully

还有这样的

Ms.cora

Thank you very much for your kind consideration.

Await your good news.

Many thanks and kind regards

Joe

这封是我最经典的催回复信了，据说是第二天客户就把订单确认了/

Hello,Frank

Good Middle Autumn's day.

Today is Chinese Middle Autumn festival.

I wish to show my greetings to you and remain With my sincerely regards to you my friend.

Kind regards

Joe Lau

实际上你催回复的时候一般都可以在什么节日显示你的存在，在多写一次，客户就印象多一次。但是不要完全有PUSH的那种感觉，客户一般的时间也比较紧，收到祝福要更好一些。象我对我的法国客户有时总彪他一两句法语。对方觉得很亲切，往往他回应的不是我的祝福，而是订单事宜。比较粗鲁的就是WHEN WILL YOU PLACE YOUR ORDER这样的信，客户只会让你直接进入SPAM。你要知道，你不是全中国就你一家供应商。所以就算你最后就是坚持、坚持、再坚持。很多客人不一定能够马上购买你的产品，但是可能会是一个潜在的买家。所以，即使他这次没有买你的货，也必须要经常的通过邮件或者传真发给他一些他曾经感兴趣的资料，比如价格降低了，有新产品了，通过邮件发一些产品照片了

等，费用不高，但是会使客人知道你所经营的产品，随时会想起你，成为你的买家。 所以大家一定要有耐心，要会分析客户的情况。

报价的时候也一定要做比较专业的报价单，我看过很多很多工厂做过的报价单。虽然价格比较好但是不显眼，也没有完全列出客户要的资料。操作起来不方便，字体比较小。颜色轮廓不清楚，实际上我XLS虽然不怎么样，但是也做了将近七份报价了，把这份做的比较好的按摩椅的报价模版给大家作作参考吧。如果又更好的报价模版请大家能也多多分享出来。