常用公文写作要求

一、公文写作的共性要求：

（一）、确定文种

公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通

知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪

要等。

文种是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有

或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、

目的、受文对象确定采取哪个文种。 选择公文文种的依据主要有三个方面：一是看作者与主要受文者间的工作关

系；二是看作者的法定权限；三是看行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。

(二)、规范写作

公文写作要努力做到“七个规范”：

1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公

文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能

让人产生歧义。

2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓

真实，就是实实在在存在的、能够反映当前事物本质规律。我们分析问题时，所

列举的现象，不是假的人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就

是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。

3、文章格式规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—

结尾—成文时间。

标题的写法：公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。

主送机关的写法：一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别

要求的除外）；二是只能写一个主送机关，其他需要送达的受文机关采取抄送方

式；三是用统称或者规范的简称，不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范

的简称，但不能写成市府；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文，

某些经费请示属特殊情况。

正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用

笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写

这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说

理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

结尾的写法：正文写完后，一般要写几句号召的话，或者表决心、态度的话。

《请示》要说“妥否，请批示”；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行”；

《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、

号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的话语。

4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、

易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。

一般以概述为主，据事说理，言之有物。

5、公文排版字体要求。

标题：小标宋体， 二号字。

正文：仿宋，三号字。

行间距：一般设置“固定值”28磅。 字间距：一般不作要求。

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型。一般惯例，

政府文件用A4纸，党委文件用16K。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体。

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）。

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）。

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体。

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）。

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体。

正文的字体：常用3号或4号仿宋体。

附件的字体：常用3号或4号仿宋体。

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）。

日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）。

注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体。

主题词的字体：常用3号或4号黑体。

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字。

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 。

主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）。

二级标题为三号黑体。

三级标题为三号仿宋加粗。

正文均为三号仿宋。

6、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号，需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号。

7、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字，前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

8、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。

印制格式（印制方式）：两种，红头文件和白头文件。红头文件一般适用于正式形成的请示、报告、意见、通知、函等文件。白头就是不冠特定的文件用纸，直接排版印制，一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头印制。

签发：公文的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发，一般文件由一把手、分管领导或主要领导委托的领导签发。

印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；其次是要盖在单位落款和成文时间之间；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两个单位的名称，依次往下排，盖印时不能相互侵占。

成文时间：领导签发的时间，而不是拟稿的时间和印制时间，印制时间在版

记部分专门有一栏，哪天印的就写哪天。

二、几种常用公文（文种）的写作

（一）、总结

总结——是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼出规律性的东西，以便指导今后工作。

总结按照其工作范围的不同，可分为：综合性工作总结和专题性工作总结。 写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性。

撰写总结要注意以下四点：收集和占有材料；实事求是，一分为二；围绕中心，突出重点；叙议结合，语言简朴。

（二）、计划

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（目前图表式越来越多，清晰、明了、包

含的信息量大）。

撰写计划要注意以下三点：从实际出发，量力而行；计划中的目标、任务、指标等要写明确；使用表格表达计划内容，表格设计要简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时，可以把计划内容分成几张表格来体现。

（三）、请示

请示——下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，或不属于本单

位权限审批范围的事项，需要上级解决、批准或指示时使用的文种。

写请示要注意几个问题：第一，只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。第二，一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。第三，一般不越级请示，但特殊情况除外（如经费请示），在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。第四，要简短精炼，简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的经费主要是用作哪个方面。

撰写请示要注意以下三点：不越级请示；不多头请示；要一文一事。

（四）、报告

报告是典型的上行公文，是向上级汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等用到的文种。报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者就某项工作提意见或建议，但不一定需要批复。

报告的分类：第一，工作报告，是按照上级机关要求作的报告，如政府工作报告；第二，情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况；第三，回复性报告，回答上级询问、落实上级临时交办的某项工作。

报告的写法：一、导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告；二、总体结构一般是：①基本情况，②主要做法，③收到的效果，④存在的

问题，⑤今后工作的建议。三、结尾。

（五）、会议纪要

会议纪要——传达会议议定事项和主要精神，要求各与会单位共同遵守和执行的文种，它是由会议研讨情况和成果摘要综合而成。

会议纪要可以分为办公会议纪要、专题会会议纪要、座谈会议纪要。

（六）、述职报告

述职报告——述职者在被考核过程中，向自己的任命部门和上级领导及职工群众汇报自己在一个时期内守职、尽责和施政情况的书面报告，是干部考核过程中普遍使用的一种事务文书。

（七）、意见

意见分为上行意见、平行意见、下行意见三种，上行意见一般上级要作出处理或者答复，平行意见则一般提供给对方参考，对方可以不执行，下行意见则具有指示性，下级应该遵照执行。意见的写法也不是固定不变的，但一般应该包括

几个方面的内容（以印发关于开展某项工作的意见为例）：指导思想和原则、目标和意义、方法和步骤、工作要求等。

（八）、通知

通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

第二篇：公文写作规范格式

商务公文写作

目 录

一、商务公文的基本知识

二、应把握的事项与原则

三、常用商务公文写作要点

四、常见错误与问题

1

一、商务公文的基本知识

1、商务公文的概念与意义

商务公文是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营管理活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范的格式而制定的具有传递信息和记录作用的载体。规范严谨的商务文书，不仅是贯彻企业执行力的重要保障，而且已经成为现代企业管理的基础中不可或缺的内容。商务公文的水平也是反映企业形象的一个窗口，商务公文的写作能力常成为评价员工职业素质的重要尺度之一。

2、商务公文分类：（1）根据形成和作用的商务活动领域，可分为通用公文和专用公文两类（2）根据内容涉及秘密的程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类（3）根据行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类（4）根据内容的性质，可分为规范性、指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文（5）根据处理时限的要求，可分为平件、急件、特急件三类 （6）根据来源，在一个部门内部可分为收文、发文两类。

3、常用商务公文 ：

（1）公务信息 ：包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等

（2）上下沟通：包括请示、报告、 公函、批复、意见等

（3）建规立矩：包括企业各类管理规章制度、决定、命令、任命等；

（4）包容大事小情：包括简报、调查报告、计划、总结、述职报告等；

（5）对外宣传：礼仪类应用文、领导演讲稿、邀请函等；

（6）财经类：经济合同、委托授权书等；

（7）其他：电子邮件、便条、单据类（借条、欠条、领条、收条） 等。

考虑到在座的主要岗位，本次讲座涉及请示、报告、函、计划、总结、规章制度的写作，重点谈述职报告的写作。

4、商务公文的特点：

（1）制作者是商务组织。（2）具有特定效力，用于处理商务。

（3）具有规范的结构和格式，而不像私人文件靠 “约定俗成”的格式。 商务公文区别于其它文章的主要特点是具有法定效力与规范格式的文件。

5、商务公文的四个构成要素：

（1）意图：主观上要达到的目标

(2）结构：有效划分层次和段落，巧设过渡和照应

(3）材料：组织材料要注意多、细、精、严

(4) 正确使用专业术语、熟语、流行语等词语，适当运用模糊语言、模态词语与古词语。

6、基本文体与结构

商务文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。其特征表现为：被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。商务公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。其它组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

7、稿本

（1）草稿。常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等标记。（2）定稿。是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。（3）正本。格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性。（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。（5）暂行本。在规定 2

的暂行时间内具有正式公文的法定效用。（6）副本。作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用。（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8、基本要求及语言运用基本要求：合“法”、求实、合体、简明、庄重、精练、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

二、把握的事项与原则

1、商务公文的格式参照国家行政机关公文格式——可以认为是公文的国家标准，这个标准下面会有所涉及。

2、商务公文写作要注意的事项

主题的职能性。要求做什么，支持什么，或褒或贬，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。

材料的可靠性。所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规及商业规章，必须真实准确。

结构的逻辑性。商务公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学修辞手段。

文风的平实性。力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。

表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁。避免使用夸张、反语、讽喻等积极修辞手段。（重复累赘现象比较普遍：赛维报收到的报道稿常见两三千字要占半个多版面，感谢信也两千多字的）

3、商务公文写作应注意的环节

法律关和政策关。要遵守法律和政策，这点对政府机关公文特别重要。

工作关：工作内容、安排和操作的周全、恰当、可行。是否必须出文。目标任务是否科学。责任部门确定和工作质量、标准、时限要求等。

文字关。商务公文的语言、文字要求朴实有效，具有指导性和操作性。平实准确，不拔高浮夸，精简通顺，符合语言规则、规范。

格式关。格式较固定，不需要随意创新，只要在文种、结构、版式等方面按要求做即可。

程序关。行文程序严格，需要按一定程序逐步进行，否则会容易出现差错：是否履行发文请示程序；是否履行特定的审查、审议程序（规范性文件或重大决策事项）；是否履行相关会签程序。

4、商务公文中“礼貌原则”与“合作原则”体现

“礼貌原则”与“合作原则”是交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。商务公文是沟通信息、推动商务活动开展的重要工具，需要遵循“礼貌原则”与“合作原则”的运用。

案例1××单位：就××事项我部门需要你部门协助，希望你部门尽快并务必在×月×日前派出2位员工帮助我们完成××事项。希尽快给予我们回复！

上文洽函中“需要协助”， “尽快”、“务必”以及感叹号等字符都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。没有礼貌不尊重对方就缺失了合作的基础。再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”“通知” “决议” “决定” “会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。但是，在商务公文报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。

案例2

当前，我们要继续搞好××工作?要积极推进的改革?要建立包括?在内的考核制度?要对先进单位、个人进行表彰?要努力改善?设施。同时，要采取积极的态度?

这段话看起来像是上级对下级的“指示”，但实际上往往一些下级向上级和一些兄弟单位作汇报也经常出现这种现象。造成这种不得体的原因在于一系列“要”字用得不切合身份，让人感觉是一种必须、应该、一定等命令式的语气。

3

5、其它原则

包括制作、发送、接收、传阅、处理、销毁等原则，对党政机关公文这些很重要。对成熟、规范企业也有一套完备的规章，这里省略。

三、常用商务公文写作要点

1、请示的写作要点

请示是下级就工作中遇到的问题向上级请求指示或批准，需要上级答复的文种。请示分为请求指示性请示和请求批准性请示。前者用于工作中遇到疑难问题，出现无章可循的情况（赛维多见）；或部门间意见分歧较大时；或对某些规章制度中的条文不理解，需要上级给予明确指示。后者用于工作中遇到必须经上级批准才能办理的事项，或因本部门特殊情况需要变通处理（如特殊通道不比价），或限于自身力量不足，需要上级给予人、财、物力等支持的事项，请求上级批准（如每年的供应商大会）。

请求批准性请示的写作难度较大，因为请求批准需要充分的理由，明确的

要求和规范行文等要素。

选好时机（心情好不忙碌时候）和角度（国家方针政策、企业规章及其理念或工作需要） ，阐述请示原由要充分、合理，要用事实和数据说话，不能有过多的主观臆断。

结合实际，归纳请示事项要简明。向上级提出请示事项，内容要单一，只宜请求上级解决一个题。请求资金写明金额，请求物资要写清品名、规格、数量，以便上级给予明确批复（而不是猜疑）。

表述得当，提出回复要求要恳切。结尾要向上级提出期复性要求，用征询性用语，如“当否，请指示”，“以上请示（事项），请予审批（明示）”，“特此请示，请批复”等。象“此事关系重大，望领导百忙之中抽出时间审阅，真诚地等待您的批复。”就显得啰嗦，而“望尽快拨款，以解燃眉之急。”带有命令口气，容易引起上级的反感。

案例4：关于创办赛维报、报名确定及题词的请示

2、报告的写作：与请示的比较

报告按内容可分为综合报告（为反映一定时期内全面工作或一个阶段多方面工作情况，向上级所写的报告，具有综合性、全面性）和专题报告（针对某项工作、某一问题或某一活动，向上级所写的报告，在内容上具有专门性和单一性）；按性质分，报告可分为呈报性报告（只向上级报送有关情况，以汇报工作、反映情况为主要内容，不要求上级机关批转）和呈转性报告（除了汇报工作外侧重提建议和意见，请求上级批准并转发有关部门参考或执行）。呈转性报告和请求批转性请示均属于呈请性文书，这两者已被“意见” 取代。

报告与请示的相似点：均属于上行文，即都是下级向上级行文，均从属于呈请文书。结构上，都包括标题、主送机关、正文、落款等部分组成，正文均由开头（报告或请示缘由）、主体（报告或请示事项）、结尾（报告或请示结语）三部分组成；都用叙述为主、叙议结合的表达方式。

报告与请示的不同点：行文性质、用途、目的不同。报告是“向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问”，具有呈报性；请示是“向上级机关请求指示、批准”，具有请求性。

主体内容不同。请示主体内容一文一事。而报告主体内容丰富、宽泛。

主体的写作方法与使用语气不同。报告事项注重实践性、过程性，使用的语气是报告性。请示事项不必体现实践过程，重在必要合理性，使用请求性语气。

行文的时间不同。请示需要上级批示批准，必须事前行文，不能“先斩后奏”。报告则可以事中行文——重大工程建设或重要工作进行当中的例行报告；还可以事后行文——向上级机关汇报本机关工作，反映某方面重要情况等。

结尾用语不同。报告的结尾用语不具有期复性，不要求复文，结尾部分的用语常使用“特此报告” “专此报告”等；呈报性报告则常用“特此报告，请审查”“以上报告，请审阅”或“以上报告如有不妥，请指正”等用语。请示结尾用语则要用期复性、期准性的，常使用“以上意见妥否，请批示”、“妥否，请批示”。

3、“函”的写作

4

广义上讲，函就是信件。作为公文法定文种的函，不仅用途更广，重要的是赋予了其法定效力。国务院规定 “函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这表明，除有上下级隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。同时规定：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”

关于“函”的问题及写法

函写作问题表现：一是不拟标题。二是主送单位模糊不清。三是正文用语随便，不规范，缺乏礼貌，甚至出现以势压人或强人所难的语言。四是文尾不规范，缺项问题突出。

1）标题。可分为商洽函（联络函属于之）、询问函、告知函、请批函、复函五种。其中前四种为去函，后一种为回函。去函的标题有两种形式，一种是发文机关名称、事由和文种构成，即完全标题，另一种是事由和文种构成。回函的标题也有两种形式，一种是四项式，即在完全标题的事由后写明来函机关的名称；另一种是三项式，即省略四项式中的复函机关的名称。

2）主送单位，即受文单位，就函来说，一般是一个主送单位较多，应写明受文单位的全称或规范简称。但有时也有多个主送单位，就要写得明确、具体，避免不明确的概括性语言。

3）正文。函的正文长短不等，但都要包含缘由、事项和结尾三项内容。缘由，交代发函的根由、背景；事项，写明具体内容；结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特此函告”，“请即复函”等；回函的结语为“特此函复”等。

4）文尾。除了与其他公文一样要有成文时间，加盖公章以外，如果是“请求批准”的函，应该在主题词之上、落款年月日之下加上“附注”，标注联系人姓名和电话。“函”文尾处的其他内容还有如主题词、抄送机关、印发机关等。

4、总结类公文的写作要领

总结类公文的主要功能是反映和评判自身实践活动，它主要包括各种总结、述职报告、以第一人称撰写的典型经验材料、部分演讲稿等。其写作要领主要有：

（1）突出一个核心

撰写总结类公文的主要目的是肯定成绩，总结经验。其内容主要包括做法、成绩和经验三个方面，其中做法和成绩是基础，经验是核心，是用成绩或收获证实了的规律性认识。问题、教训或今后打算一般比较简略。

（2）选好典型材料：典型事件、典型集体与人物、典型综合材料（尤其数字材料）以及对比材料。

（3）解决四个问题：一是次序问题：按时间顺序写；二是分合问题：同一观点的不同方面或不同事例，是分开写，还是集中写；三是详略问题：成绩、做法和经验要详写，教训和问题要略写；四是逻辑关系：要弄清各段或各观点之间是并列关系、主次关系，还是递进关系、因果关系。

（4）熟悉六种结构

一是“做法”式：除开头和结尾，主体部分只讲做法；二是”成绩＋做法”式；三是“做法＋体会”式；四是“成绩＋做法＋体会”式；五是阶段式：按时间先后分几个部分，每部分既写成绩，又写做法和经验；六是“体会”式。

（5）区分四类观点句

掌握观点句的提炼和概括方法，对写好总结类文体至关重要。不同的内容，可以归纳出不同类型的观点句，主要有“成绩句”、“做法句”、“做法＋成绩句”、“体会句”等，如：

成绩句1：强化了保卫工作责任制。 2：保卫工作责任制得到了强化。做法句：搞好专项斗争，深入开展重点整治工作。做法＋成绩句：及时处置突发事件，从而维护了辖区的社会稳定。

体会句1：争分夺秒，抓住战机，是迅速破案的关键。2：正确处理好“两个关系”，牢固树立服务第一的思想。

（6）避免七种倾向：“流水账”，罗罗嗦嗦，不得要领；陈词滥调，干巴巴无新意；牵强附会，生硬虚假；歪曲事实；报喜不报忧；自我估价过高或过低，把握不好尺度；形式主义。

5、述职报告的写作（重点谈）

（1）写作策略

5

述职报告是向部门或上级就德、能、勤、绩等方面进行陈述和自评，以使领导和同事了解、评判赏述职人在履职期限内的工作表现。其中，“绩”的陈述与展现是重中之重，德、能、勤等都要依托“绩”来引申和归纳。在述职报告中，写好“绩”就成为撰写者要着力把握的核心。

1）以面带点，点面结合

“面”指大范围的、概括的、一般的道理和事实；“点”则是具体事实或典型事例。点面结合才能既有根基又有亮点。

在述职过程中，难免会涉及到集体成绩如部门被评为“先进单位”。对于这样“面”上的成绩，肯定有述职者的一“点”功劳在内，可以写进述职报告中。但要把握好分寸——写过了给人揽功之嫌，写得不够又会削弱述职者应有的成绩，造成能力平平的印象。应采用以面带点、点面结合的写作策略，既彰显集体功劳，又带出个人“绩”。

在涉及到集体成绩时候，要着力于自己在策划设计、组织实施方面，不要过多阐述具体的成绩、经过及其意义——因为这是总结集体工作的内容。

2）以实托虚，虚实相生

就商务公文写作而言，虚与实又指思想与材料之间的关系。实是指文章的事实性材料，虚则指文章中的思想观点。述职报告中的“成绩”，往往需要概括和阐述这样的“虚”，但要有切实有力的“实”即实在的工作活动事实作为支撑。否则“虚”就会苍白无力，难以服人。切忌弄虚作假和语焉不详，作表面文章或胡编乱造。

3）抑扬结合，彰显辩证

所谓抑扬，是指使情节安排呈现出符合客观和作者主观的起伏变化。要把重心放在或抑或扬的行文意图上，不要平均用力。一份好的述职报告不能光是成绩的罗列，“报喜不报忧”。可以先扬后抑，即在“晒自己成绩的同时，也摆明自身存在的问题或不足及改进的方面。“金无足赤、人无完人”，说不足或缺陷是勇气、责任和胸怀的表现。

4）分条切割，纲举目张

分条切割是指构思时以符合事物的逻辑顺序为基本要求，根据表意（纲）的需要，把结构分成一些相互联系的条条块块（目），并用小标题引领，将述职者的履职情况分别阐述。这种方法能更好地陈述事况、阐明思想或主旨。

在述绩的过程中就要确立一个分条切割、分层叙述、分块介绍的表达理念，不可眉毛胡子一把抓，萝卜白菜一锅烩。

（2）述职报告的结构与语言表达

述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。

1)标题

1.单行标题：“述职报告”或者“在??(上)的述职报告”。

2.双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型，副题写述职场合。

2)称谓

称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定，如“各位领导、代表”。称谓放在正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用，一般采用提行的写法，如一篇在职工代表大会上的述职报告的称谓：“尊敬的各位领导、来宾，全体职工代表”。

3)正文

述职报告正文的写法依据场合和对象而定，采用总结式写法，共四部分。

基本情况。履行职责的基本情况，概括简要地交待如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。一般包括三方面：(1)主题。让听众既对报告的全貌有大致了解，也能够统领全篇，激发听众的兴趣，启发和引导听众积极思考。(2)工作过程；(3)概括内容(成绩、经验为主)，可以简短概括规律性的认识、主要 的经验或教训、主要的成绩或存在的问题；

成绩经验。一要以事实和材料为依据。以往实践所发生的事件是写作的唯一依据。述职报告必须把过去一段时间内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。二要点面结合，抓精华找典型，重点突出，写出工作特色。

6

问题教训。要实实在在，要有条理，不要避重就轻。

今后计划。包括目标要求、措施、步骤三要素。这部分与总结不同，篇幅

可少一些，占全文1/5以下为好。

报告结束时用礼貌用语，如：以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家！

4)落款

述职报告的落款要写明自身姓名及单位名称，最后写报告时间。

写述职报告时要变文字为有声语言：语言生活化、口语化、大众化；多用短句子，注意长短交织；3.慎用书面语(尤其是古语和欧化语)，作点缀之用；少用单音词；5.避免同音不同义或易混淆的词语；不随便用简略语；可适当增加语气词如“吧”、“吗”之类；为了方便聆听，有些标点符号还要用文字代 替，如顿号改为“和”，破折号改为“是”，引号表示否定时加“所谓”，括号补充另用文字说明等。

3）述职报告写作的“六避免”

1）避免把述职报告写成单位工作总结，单位工作与个人工作混为一谈

单位工作总结重视过程性和全面性。而述职报告重在叙述个人履行职责的情况，着眼于个人是否胜任某职、履行职责的能力如何。

单位工作总结主要目的是总结成绩，发现问题，以利改善。述职报告是上级领导、人事部门或有关评审组织对述职人业绩和能力的考核依据，也是群众评议的基础，主要是针对个人任期内履行岗位职责时所表现出的德、能、勤、绩等方面的情况进行自我评估。述职报告的写作主体是个人，单位工作总结的写作主体是集体。

2）避免把述职报告写成思想汇报，过多地谈认识

思想汇报是个人向组织汇报思想和工作情况的一种应用文体。思想汇报是一种抽象的“报告”，其内容主要是汇报思想情况，而不是工作事迹。述职报告是要把任职期间的思想和行为如实展现出来，主要不是想过什么、想得怎么样，而是要实事实说。

3）避免把述职报告写成经验材料，谈喜不谈忧

述职报告必须贯彻实事求是的原则，要如实地反映情况，坚持一分为二的原则。要既谈成绩鼓劲也要谈缺点与失误以便改善。

4）避免把下属的工作成绩写入自己的述职报告，贪人之功

5）避免离开岗位职责泛泛而谈，面面俱到

述职报告要围绕岗位职责，讲清楚自己“干了什么、怎么干的、干得怎么样”。着重反映在自己的职权范围内进行的具有个人特色、个人优势的领导、决策和实践活动，这是述职报告的写作重点，不宜事无巨细，像流水账一样面面俱到，泛泛而谈甚至岗位职责之外的工作。

6）避免格式混乱，不伦不类

述职报告具体格式见前列。

当然，上述策略必须建立在述职者取得了相应实绩的基础之上，否则述职报告就成了无源之水、无本之木，再高明的策略也会无用武之地。

6、计划书的重点：目标的科学性

计划书是预先对一定时期的工作做出打算或安排的文字材料。它是商务文中使用频率较高的一种文体。写好计划对减少工作盲目性，提高工作自觉主动性，督促、检查指导工作，提高工作效率具有重要的意义。 计划书的三要素：目标、措施、步骤。

案例5 某个车间计划在一个月内将良品率提高2个点。目标就是：良品率提高2个点，措施：提高员工品质的意识；改善工艺、作业标准以及追溯手段；加强原材料品质的筛选与捡控；奖罚机制的建立与实施等。步骤就是要设计安排这些措施通过什么途径在什么时段实施并完成。

计划的内容虽是尚未实现的，但又将是通过人的努力按照预定的目标去实现的。这就需要计划的制定具有一定的科学性。计划的科学性具体体现在计划的三要素中。而在这“三要素”中，目标的科学性又是整个计划科学性的基石，是科学制定计划的出发点和核心内容。

科学地设置目标应注意以下五点：

（1）科学分解目标

7

将一个大目标分解成若干小目标，分阶段地去实现，使人感到大目标并非高不可攀，从而鼓舞信心。同时也有利于对工作的监督检查，做到心中有数，并根据目标完成的实际情况，总结经验，及时调整措施、步骤及小目标，从而保证总目标的预期实现。

（2）目标明确、具体

即目标要量化，不能泛泛而谈，否则人们就不知道做什么，做到什么程度。譬如，制定提高良品率计划，如果制定的目标只是“进一步提高良品率”，那么，这个目标就是不明确、不具体的。需要列出以往的良品率，预计良品率提高多少，达到什么样具体目标（要量化如提高2%）。

（3）目标主次分明

如果计划的目标不止一个，那就要做到目标的主次分明、重点突出、条理清晰，将计划实现的若干目标按照主次、轻重、大小的顺序一一列写清楚。

7、方案的写作（略谈）

方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

方案的内容：

方案具有很强的方向性、指导性，要求周密、具体，一般由以下三部分内容构成：标

题、署名、正文。

第一是标题。作为方案，首先要有明确的标题。应力求简明、准确，使人一目了然。

第二是署名落款。

第三是正文部分。首先是导言或引语。引言要求简明扼要地交代预案或方案制订的目的、意义和依据，一般是以“为了??根据??特制定本方案”的惯常形式来表述的。第二部分是方案的基本内容，这部分主要包括以下三个方面：

◎基本情况的交待。

◎对相关活动、相关工作按阶段或进程做具体的部署安排。

◎对相关问题的处理与解决办法。

方案与计划的区别：

内容对象上的区别。计划一般是针对以后一定时期、一定范围内的全面工作的。方案则针对一定时期内某一项、某一方面的重要工作、重大活动。计划的内容要全面原则些，而方案的内容则要单纯具体些。计划重宏观把握，方案重宏微观结合偏重于微观，更具操作性。

表达手法和表现形式上的区别。计划以条款、表格式居多，且在条款内的表述相对原则和模糊，而方案则多数是条文、纲目式的，条文内的表述明确，具体而详尽。

在数量上的区别。计划于同一部门、同一单位的工作在一定时期内只有一个。方案却可以根据需要和可能制定几个，这样才有比较、选择的余地。

在效能特点上的区别。计划制定的是以后工作的目标、任务、方向、原则和措施办法，重指导性。方案拟订的则是以后工作的蓝图和细则，重可操作性。

8、规章制度的写作

企业规章制度是企业制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。也称为内部劳动规则，是企业内部的“法律”。规章制度作为一种事务文书，看起来只是一些条条框框，似乎没有多少文采，不需要什么写作技巧。但现实的情况是，一些单位以正式文件出台的规章制度不少，但在执行中暴露出的问题和漏洞也不少。除了有章不循、执行不力的原因外，一些规章制度本身的毛病也影响着实施或执行的效力。比如，内容相互矛盾，条文漏洞多，很难执行；标准不统一，上下左右不协调，执行中矛盾重重；还有的由于大话空话太多，语言表达含混，令人无法具体实施；有的规章制度某些条文与国家的法律、法规或政策、精神相抵触，根本就不宜施行，等等。

维护建章立制的权威性

在起草时必须做到“三明确”：一要明确高层意图、意向和要求，准确把握规章制度的要点和重点。二要明确行文基调。形成一个清晰的写作思路。三要明确制发背景。应弄清楚以前是否有过这方面的规定或 8

要求，是修订还是补充、增删；是基本维持原规定还是要推翻重写；原来的规章制度有什么优点、不足，等等。

考虑条文内容的可行性

规章制度是要人执行的，其内容必须准确、规范，有可行性。

首先，内容要有针对性。

其次，内容要有依据性。必须符合党和国家的政策、法令以及已有的章程或理念，不允许与之相抵触或违背。为了显示内容的严肃性，有的规章制度还应在文中写明批准和公布机关，写明规章制度生效的日期，以及本规章的修改权和解释权。

再次，内容要有协调性。注意与同类规章制度的纵向或横向联系与协调。如规章制度从什么时间开始执行，各级有什么权限，衡量的标准是什么，等等。标准要统一，口径要一致，步调要协调，避免出现矛盾或混乱。横向关系也必须协调。避免规定“撞车”、制度“打架”现象。

讲求体式结构的规范性

规章制度是一个统称。规章制度常见的种类有章程、条例、规定、办法、细则（如员工守则）等，它们之间既有联系又有区别，写作时应把握其不同的体式特点，准确地选用。不可“大人戴小帽”，也不可“小人戴大帽”。

重视定稿过程的完整性

规章制度的写作往往不是在一两天内就可完成的，通常都要经过几上几下、多次反复认真的推敲、修改、酌定或试验、实证。一些重要的规章制度成型后，先要制成讨论稿，发至有关部门和单位及其领导，经过有关会议或有关部门的认真讨论、逐条审议修改后，方能定稿。有些规章制度即使在反复讨论审定后印发下去，也还须批注“试行”或“暂行”字样，尚须经过一段时间实践的检验，并在实施中不断地完善和修订。

（后面将员工手册的修改作个案例）

四、常见错误与问题

1、常见错误

?公文结构层次序号错误

?数字与计量单位使用错误

?标点符号使用错误（感叹号滥用，表示强烈的感情，语气很重很强烈祈使句用叹号，滥用让人不舒服；引号用错）

?名称规范与译名的使用

?文种或语气的错用（报告与请示，计划与方案，总结与述职混淆。讲话稿语气比较“激昂”，报告、函比较“庄重”）

?不署日期或日期过细（普遍不署日期，个别高管也如此，难追溯；而有的部门动态说一个部门或班组活动：×年×月×日×时×分）

?随意不严谨

?职务（权）的混淆

2、注意短和精

（1）力求主旨单一，切忌内容混乱

（2）力求开门见山，切忌绕山弯水

如“在党中央、国务院有关政策的指引下，在省、市、县各级领导的亲切关怀下，在×××、×××领导的亲自指挥下??”这样绕山弯水不是严 谨的公文。

（3）力求语言简明朴实，切忌套话

如象泛滥成灾的“在??下”，层出不穷的“结合”，没完没了的“依据”。言过其实的“亲自”，屡见不鲜的“大力”、“狠抓”、“认真”、“十分”??。又如“在某领导的亲自带领下，工程师亲自下工地，搅拌工亲自搅拌灰浆，驾驶员亲自运送物资，炊事员亲自炒 菜做饭?。”（赛维报收到通讯类稿有不少类似描述，企业干部就要干不应突出“亲自”）

9

（4）善于遣词造句，切忌叠床架屋

在公文写作中，常见的另一种现象就是叠床架屋，重复累赘。有如下几种情况：一是内涵不明如“各位同志们” “涉及到” “继续 进一步”；二是外延不明如“反映了情况和问题” “学习有关政策的规定”；三是语法意义不清如“最最坚决拥护” “非常非常热爱”等等；四是非语病如“通过学习以后他已认识到?” “截止五月底为 止已完成?”等等。

（5）力求一字千钧，切忌洋洋洒洒有些人习惯于写长文，一下笔总是洋洋数千言，担心不长就说得不 透彻，不全面，不能解决问题。（希望向赛维报投稿不要超过1500字）

3、商务公文行文中的称谓习惯：尽显尊重和亲切（您、贵、敬）

4、公文标注主送机关必须注意的问题

收文机关主要分为主送机关和抄送机关。主送机关对收到的文件负有主办、答复之责，抄送机关只有了解与配合执行之责。（邮件应抄送给部门上级领导）因此，行文首先要选准主送机关。选择主送机关的依据是文件内容、职权范围和隶属关系。避免出现行文中的党政不分现象。（寄送赛维报就出现过：市政府汪书记收；报道中有“市委陈市长”错误）

5、成文时间的书写及错误

成文时间是商务公文主体中必不可少的一部分，是公文查考与追溯的重要依据之一。成文时间的标示数字（汉字和阿拉伯数字选用）及标识位置国家都有相关规定。如：

尽量用汉字而不用阿拉伯数字。

年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。 用汉字的小写数字而不用大写数字。“零”是汉字的大写数字，与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字，与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。

在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“○”不能写为“０”。

需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如19xx年（民国元年）。数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。

案例5：员工手册的修改

20xx年2月底，我就公司有关部门起草的《员工手册》（征询稿）提出了九类问题；3月下旬，领导将当时有关部门修改后的稿件转给我再次核对修改，再次修改超过一百多处。问题集中于下列几点：

（1）分类标号不明晰甚至混乱

（2）落款署名不正确。如封面落款为人力资源部门，应以公司名义，可提高权威性。部门只是编写、发放及解释单位。

（3）同一事物表述不统一，缺乏规范性。如工卡，有“工作证” “厂牌” “卡”多种称谓；“保密协议”也有“守密协议”之称；甚至还有“行政总监”“（副）总经理”当时公司不存在的职务。出现“人力资源部” “人力资源中心” “人事部” “财务部” “财务中心”等不同表述，应分别表述为“人事管理部门” “财务部门” “行政部门” “安防部门”（即外延扩大，适应性强）——因部门名称有可能变的，尽管这可能表述不够清楚，但也正是需要有关部门负责解释的地方）

（4）缺签发与执行日期及版本号栏

（5）结构顺序混乱、用词不当、重复累赘、概念模糊、逻辑错误、表述不正确、不合情理等，导致歧义、错误，难以执行等问题。例如（列举简单的）：

▲“职工探望配偶和未婚职工探望父母的往返路费，由所在单位负担”，其中“所在单位”不明确（是总公司、分公司还是部门？可能照搬劳动法）；

▲奖罚情形的“1、员工有?并以书面形式在公告栏内公告”，应改为“?并以书面形式公告”，应删去“在公告栏内”——因为公司的公告并不局限于“在公告栏内公告”。

▲“在非吸烟场所抽烟者”辞退，属“量刑过重，难执行”，建议改为“罚款”；“记过处罚”有一条：发现公司其他同仁违反公司规章制度不及时制止、汇报。“及时制止、汇报”属于职业道德范畴，“不及时制止、汇报”不能处罚（形同旁观犯罪者坐牢）。否则，没有人举报，否则跟自己过不去。

10

▲“不要把椅子过度倾斜，以防止椅子倾倒造成背部受伤”，应改为“请注意将办公物品

正确放置与使用，以防止办公物品造成人身伤害”

▲“任何一项重要工作，事先须经安全分析”（重大会议？）应改为“重大的工程项

目或事关安全的工作事项，事先须经安全分析”

▲“公司员工上下班一律实行打卡登记制度” 与公司制度冲突应删除“一律”。

▲“一经查实申诫处分。”何谓“申诫处分”？全篇没有指出。

▲记大功情形“被评选为公司级优秀员工以上者”，“公司级以上优秀员工”谁来评？政府来评？应改为“被评选为公司优秀员工级以上者”。

▲警告情形“饮酒后来公司工作者”，累赘，可改为“酒后工作者”

▲记过情形“工作期间未采取任何防范措施，直接触摸硅片成品者”，不该突出“工作时间及成品”，可改为“未采取任何防范措施，裸手触摸硅片者”

▲“同一错误（属于罚款16中情形的）累计出现三次者（将给予警告）”，按这种表述操作将导致犯有属罚款性质的行为数十次而不会给予警告处分，应改为“犯有属罚款性质的行为经教育处罚后仍旧再犯，累计三次者”

▲“若该员职级已属最低级别，则给予该员适用辞退处罚”，“最低级别”让人反感，可改为“无级可降”

▲“具体操作见第十二节《劳动合同管理》。”具体操作应有程序表述，但第十二节《劳动合同管理》中未见辞职程序。

▲“公司（一般）每月15日（特殊情况可延期）支付员工上月工资”，没有“一般”、“特殊情况可延期”可能导致不良后果。

▲“考核优秀者可以进行调整（薪资），但最多不能超过三等级”，让人误解为“在赛维工作一辈子调薪也不能超过三个等级”应改为“考核优秀者可以进行调整，但一次调薪不能超过三个等级” 。

▲员工转正后公司为员工购买养老保险，个人缴纳（全部应缴额的）8%，公司缴纳（全部应缴额的）20%。没有括弧里的内容就表述不准确让人忧虑。

▲“员工在公司表现优秀者，一般情况下，公司分配一定数额的期权”，改为“符合条件的员工，一般情况下，公司分配一定数额的期权”

▲“备注：公司任何制度若以《员工手册》有违背，以《员工手册》为准。”《员工手册》是将应该让员工知道的公司基本规章制度、行为准则、职业道德及权利义务等汇集告知员工；而公司的制度是按公司管理与发展的需要制定或改善的，怎么可以以《员工手册》为准？恰恰相反，《员工手册》应该随着公司制度的改善而改善，一般一、二年会修改一次。所以最后一句话改为“《员工手册》将随着公司管理与发展的需要而改善。新版的《员工手册》颁布后，原有的版本将自动废除。”

11