****有限公司
审计报告
**审字[2011]第007号
关于1-6月份办公费用的审计报告
根据公司审计计划和领导要求,对公司20xx年1-6月份办公用品采购、管理及耗用情况进行审计,审计目的及范围:一、核查办
公用品管理制度的合规性及遵循性;二、办公用品招投标采购情况;
三、各类办公设备耗材的记录及保管情况。核查的主要依据《办公用品采购领用台账》、《办公用品结算#5@p及采购清单》、《管理费用-办公费明细账》等。采用的方法就是核查、对比分析、对外询价等。通过核查办公用品制度执行情况,及日常管理情况,总体执行还是比较好的,保证了公司各个部门的日常办公的及时需要。现将本次审核的具体情况阐述如下:
一、 办公费用与去年同期比增减情况:
20xx年1-6月份,管理费用办公用品明细账发生额71114.23元,去年同期1-6月份发生额为34136.61元,比去年同期增36977.62元,增加比例为108.32%;管理费用-办公费归集的费用项目除正常采购的日常办公用品和办公耗材外,还有日常水票费用、招聘费用及一些礼品费用等,这些费用均不同程度地比去年有所增长,如去年水票费支出为6400元、今年7200元、增长比例为12.5%,交际性支出去年为8530元、今年10926元,增长比例为28.08% ,今年又增加了一些办公类家具8750元,如办公屏风1400元、办公转椅6500元、办公沙发850元等。今年的办公耗材及维修均有不同程度
增加,去年同期办公用品类支出11207.78元,今年为18386.69元,同比增长比例为64.05%;另外招聘费支出去年同期为660元,今年2130元,同比增长222.72%。
二、 办公用品购置及领用保管情况
1.购置流程执行情况:办公耗材的购置控制,遵循了公司《办
公用品采购管理办法》,首先由申请人提出申请,部门负责人审核,根据采购限额由不同审核权限的负责人审核批准,购置审批程序比较健全。
2.供应商选择方面:对于办公用品和办公耗材的采购, 现有四家供应商,分别为华科、 腾飞经贸、海文办公、亿维科技。根据供货商不同物品价格优势适时选择。华科科技、腾飞经贸一般采购办公耗
材类如硒鼓、碳粉、内存、U盘,鼠标、复印机维修耗材等;华科、海文一般采购日常办公用品如中性笔、胶水、大头针、电话机、计算器、抽杆夹、文件袋等。综合管理部在核对送货品名、规格型号
的同时,也对价格进行检查,并在对方送货清单上及时改正,如(1)3月10号华科供货TP-LINK 5口交换机,华科销售单报价95元,综合管理部签收货物过程控中与其他供货商进行价格对比,要求对方将价格调整为78元/只,每只节省17元。(2)4月22号从海文购买金士顿U盘,送货清单单价为99元/只,多方询价后,最后结算价调整为65元/只,每只节省34元。(3)5月6号海文供货双飞燕USB-520接口鼠标,送货清单单价为55元,与其他供货商核对后改为45元,每只节省10元;(4)5月13号从海文购买晨光极
细中性笔芯50支,送货清单价格为0.9元/支,核价后为0.6元/支,每支节省0.3元。从以上可以看出,综合管理部对日常采购办公用品在数量和价格控制上,起到了应有的作用,体现了工作认真负责的一面。
3、对办公耗材询价:针对日常办公耗材,如复印纸、碳粉、鼠标这三类我们进行了电话询价,(1)如威尔牌A4复印纸,公司现采购价格为17元/包,17.125元/包,计136元/箱、137元/箱,我们询问了两家供应商,济宁汇盟科技报价为138元/箱,济宁东圣浩海科贸报价为140元/箱,公司目前复印纸毎箱价格略低于市场价2-4元/箱,1-6月份共采购复印纸155包,最低节省294元。另外6月22号从海文采购一箱复印纸,17.5元/包,价格为140元/箱,价格偏高,要求综合管理部在结算时抵减高出平时的采购金额。
(2)鼠标询价情况:现鼠标一般采购的是双飞燕圆口-OP520型号和双飞燕(USB口)PO-520,询问一家供应商,济宁汇盟科技,圆口报价为35元/只,USB接口报价为45元/只。与现行采购价对比,圆口采购价32元/只、33元/只,USB接口同为45元/只。价格基本合理。
(3)碳粉询价情况:现公司采用的是上门加碳粉,所用品牌一般为莱盛HP1010碳粉,方菱HP1008碳粉,价格35元/只。询价济宁汇盟科技,品牌为天威牌,上门加粉价格一般为50元/只,现用碳粉能满足公司日常办公需要,比其他品牌有一定的价格优势。另外询问的兄弟402牌碳带15元/只,与公司现采购价一致。
(4)另外针对其他日常办公用品,通过传真的形式向千千惠商贸有限公司进行了电话、传真询价,对方传报价单,由于所售品牌和我们公司现行采购使用的品牌不一样,存在不同程度的价格差异,如80P软皮本公司现价为1.3元/本,询价为1.2元/本,高出询价0.1元/本,60P软皮本询价0.8元/本,现采购价为1.2元/本,高出询价0.4元/本。1-6月份共计采购60P软皮本70本,80P软皮本60本,两者多支付金额为34元。
通过询价对比可以看出,在办公耗材的采购上,现公司采购的价格还是有一定价格优势的,从而一定程度上为公司节约了采购成本。建议多方询价,对有价格优势的供货商,签订供货合同,保持长期供货的价格优势。
4、办公用品的日常收发登记及保管:
(1)综合管理部按照对方销货清单登记办公用品的品名、规格型号、数量、金额,按送货时间的先后顺序登记流水账,办公用品领用时,领用人登记办公用品的发放记录表,并签字确认。由于1-3月份领用记录已不全面,仅对4-6月份办公用品领用进行了统计,采购和领用记录较为详细,但不在一个台账上,不能及时结出办公用品库存数量。也不便于汇总一段时间的收发存数量,对实际数量结存达不到控制作用。为达到记录清晰、账实相符,已要求综合管理部改变记账方法,并已执行。
(2)盘点情况:由于办公室对现存的办公用品数量不清,为摸清实际结存数量,在内审部门的监督下,对现存办公用品进行了盘点,共计结存64个品名,103种规格型号的办公用品,盘点结果详见清单。综合管理部结合本次盘点数量结果,要求每月对库存办公用品库存进行盘点,以便更好地控制办公用的采购数量和采购金额。
(3)另外对于1-6月份公司采购的计算机主机7台,、显示器10台、传真一体机1台,共计22700元(含税价)公司已作为固定资产进行入账,并针对每台机器详细登记了入账金额、使用部门,使用人员、入账日期等,做到了有据可查,保证了公司资产的安全完整。
三、审计建议:
1、综合以上审核,在采购价格控制上基本做到了货比三家,保证了采购价格的合理性,要在此基础上对办公用品的采购质量进一步提高。
2、建议办公用品及耗材在采购过程中进一步询价,对有价格优势的供货商签订供货合同,以保持长期供货的价格优势。
2、建立健全办公用品正规的收发存台账,要求记录清晰、准确、完整,办公用品的结存数量要定时盘点,达到账实相符。
附《1-6月份办公用品收入流水记录》
《4-6月份办公用品领用汇总》
《办公用品盘点清单》
《办公用品询价表》(纸质)
内审部
年7月25日 2011
第二篇:办公用品申购表(协调、审计)
说明:请总办各部门每月18日前将“用品申购(领用)单”电子版发到池丽的邮箱。