第六章 企业资产管理
第一节 企业资产管理概述
企业资产即企业的财产物资，是维持企业正常生产和生活的物质基础，是保证企业各项生产经营活动及行政事务活动的必要条件。一般企业行政管理人员需要负责或参与企业的固定资产管理、办公用品管理、企业车辆管理等工作。掌握这些资产的管理技能，完成好资产管理中的采购、保养、核查、控制、分析等各项环节，是企业行政工作的重要任务。
一、 企业资产管理的内容
（一）企业资产的种类
企业资产按照性质主要分为：固定资产、材料和低值易耗品三类。
1. 固定资产
固定资产是指单位价格较大，耐用时间较长，在使用中能保持其原有实物形态的物质资料。按现行财务制度规定，购入或调入的一般设备，其单位价值在100元以上，使用年限在1年以上的，都属于固定资产。单价不足100元，但使用年限在1年以上的大批量类物资设备，如椅子、图书等也应列入固定资产。企业的固定资产，一般分为五类：
（1）房屋和建筑物。包括办公用房、业务用房和宿舍以及其水电、取暖、卫生等附属设施。
（2）专用设备。如机械设备、打字机、复印机、电子计算机控制系统、仪器、仪表等。
（3）一般设备。包括车辆、家具、会议室设备等。
（4）文物和陈列品。
（5）图书、资料等。
其他一些固定资产还可以由主管部门根据情况认定和划分。
2. 材料
材料是指使用以后就消耗掉而不能复原的物质资料。如燃料、水泥、试剂和设备修理用的元件、配件等。它和固定资产的区别在于这类物资的使用时间较短，且在使用中大多数改变其原有的形态，更主要的是大都使用一次就丧失其原有价值，或把其价值转移到新的物质实体中去。
3. 低值易耗品
低值易耗品包括低值品和易耗品。低值品是指单位价值在规定的起点以下，耐用时间在1年以上的物质资料；易耗品是指单位价值在规定的起点以上，耐用时间在1年以下的物质资料。一般地说，凡是不够固定资产标准的工具、设备，如低值仪表、仪器、办公文具、量具、器皿以及低值劳保用品，都属低值易耗品。
（二）企业资产管理主要内容
在众多的企业资产中，主要由企业行政人员负责的企业资产管理包括：
1．企业房产物业管理。企业的房产物业是指企业自有或者租赁的办公用房、生产用房、员工宿舍、附属建筑及其水电等有关配套。房产物业的价值巨大，行政人员要对其进行产权管理、使用管理和日常维护等，以保证房产物业高效、长期的使用。
2．企业车辆管理。企业为工作运营或工作服务购买的车辆，也是企业的固定资产。企业车辆的用途不同主要分为生产用车和行政用车。由于车辆的资金占用大且具有流动性，也使其成为各个企业行政管理中一项相对独立的工作内容。
3．企业办公用品管理。办公用品通常指企业行政办公人员使用的各种物件，主要有三大类：一是包括办公桌、座椅、沙发、档案柜、灯具等办公家具；二是电脑、打印机、传真机、复印机、照相机、电话等办公设备；三是纸张、笔墨、打印耗材、订书钉、劳保品等办公中的耗费用品。其中办公家具、办公设备是企业固定资产，而耗费用品不属固定资产。办公用品是行政人员的主要工作用品，同时也要提供其他员工领用，是行政人员资产管理的重要内容。
二、 企业资产管理的原则
企业的资产管理即影响生产经营，又事关企业财务，必须有必要的原则要求并严格遵守。
1．讲求效率，保证需要。
企业资产管理工作的出发点和归宿，必须放在保证工作需要上面。在资产的购置时，一定要根据实际工作需要和现实的财政状况，尽可能选用先进、实用、经济的技术装备，不断充实和改善企业办公的物质条件。
2．健全制度，加强领导。
加强对资产管理的领导工作，就必须建立管理机构，配备专职人员，完善规章制度，以保证资产管理工作落到实处。财务会计部门、资产管理部门和使用部门要明确分工，各司其职，各负其责。要按照权责统一和奖优罚劣的原则，建立健全各项资产管理制度和奖惩制度，赋予资产管理、使用部门权力并加大其责任，对履行职责好的给予表彰奖励，对履行职责差的进行批评惩罚。
3．账目清楚，物账相符。
为了有效地进行管理，防止出现混乱状况，资产管理部门、使用部门和财务部门，必须采取科学、合理的管理方法，设置账卡，定期地或不定期地对资产的种类、名称、规格、数量、性能、用途、存放地点、使用管理人员以及账进账出、凋出、调入、报废、清理等增减变动情况，进行清点和记载，若发现问题，及时查明原因，妥善处理，真正做到账卡相符、账物相符、账据相符。
4．厉行节约，物尽其用。
在企业资产的购置、建造和使用过程中，一定要大力提倡节约使用，综合利用，修旧利废，物尽其用，充分发挥资产的最大作用，尽量节省经费开支和财产物资，反对铺张浪费的不良作风。
三、 企业资产管理的环节
企业资产既是企业的财产组成部分，又是其生活和经营的必备资源，对企业资产的管理，主要包括物资资产采购、保管、和分配使用三个环节。
（一）物资资产采购
物资资产采购涉及经济利益，是最容易出现问题的企业管理环节，一旦出现问题会给企业经营造成严重影响，因此企业对采购的管理必须制定严格的规定并认真落实。
要收集各部门的需求信息，编制物资采购计划和经费预算，经行政总监审核后报总经理审批。凡一定金额以上的大型物资采购计划，必须由物资管理部门统一实施。各部门自行购买的物资，必须报物资管理部门登记备案。
采购必须由两人以上进行，纪检、会计部门负责监督，所购物资必须及时交物资管理部门所设物资仓库保存。
购买物资，必须货比三家，比质比价，择优采购，节约经费。采购大宗物资，须经有关人员（行政总监、采购人员、监督人员等）集体研究确定，也可采取招标竞价的采购办法。
采购中最容易出现的是企业给采购人员回扣问题，采购中如有回扣，应一律交财务部门或折成价款，采购人员须向行政总监报告，行政总监负责审查，纪检监察部门进行必要的抽查。
必须坚持严格的入账程序，没有监督人员签字的发票，财务部门不得报销。一般发票的签字顺序是：采购人员、主管部门领导、监督部门人员、行政总监或运营经理。
（二）物资资产保管
物资资产保管是企业物资在采购之后到使用耗费前的滞留过程的管理，保管不当也会造成资产的遗失、损坏等。物资资产保管的环节有：
1．入库验收。物资入库必须严格进行数量和质量验收，全面登记有关名称、规格、产地、厂家、价格、数量和随物资带来的合格证、化验单、质量证明书与使用说明书等资料。通过点数、检尺、换算、过磅等方式，及时进行验收，发现数量短缺、盈余、损坏、质差或凭证不符等情况，必须立即与有关经办人联系处理，重大问题要及时汇报。
2．库存保管。验收后的物资要及时上架，按要求摆放；技术资料必须点清，并应妥善保管。库存物资要搞好科学管理，逐步做到分类清楚，标志鲜明，排列有序，堆放整齐，零整分开，账、卡、物、资金四对口，搞好维护保养，防止霉烂变质，发现问题，及时采取相应措施，力争把损耗降到最低限度。
3．定期盘点。物资保管部门应定期对物资进行盘点，对盘亏、盘盈的物资要查明原因，及时办理盘亏、盘盈手续，以确保账物相符。分别设立物资总账、分类账、明细账，登记物资数量与金额以及收、发、存动态。各种凭证要及时结算登账。总账金额要与财务部门相符，明细账金额要与分类账相符，明细账数量要与实物和料卡相符。材料盈亏报废、规格调整、运耗事故以及物资价差，经领导批准后应及时调整账册。
4．统计分析。保管部门应按公司规定的统计制度和时间，及时上报月、季、年各种统计报表和临时报表。如实填报物资动态与有关数据，不虚报、不瞒报、不漏报、不出错。注意积累统计资料，开展统计分析，掌握物资消耗规律，反映物资供应管理情况，做好参谋工作。
5．回收处理。设立多余物资回收仓库，变无用为有用，变积压为流通，充分发挥物资的潜力。设立报废设备与物资仓库。积极开展加工改制、拆件利用、整旧为新活动，提高物资再利用率。做好物资仓库的防火、防盗等安全保卫工作。
（三）物资资产使用
对企业资产的使用过程行政部门也要进行监管，以保证使用的合理、有效。大宗、贵重物资的使用，必须专门递交申请报告，经行政总监或总经理审批后，到仓库领取。一般的物资使用，须填写领取申报单，注明用途、归还期限、维护责任等内容，由部门负责人签字批准。发放物资时，保管员应仔细审查领取手续是否齐全，领用是否合理，并当场划价结算，扣除经费。应执行“先到先发”的原则，防止物资变质、霉烂；对专项控制的低值品、易耗品，可实行以旧换新的制度。使用过程中的物资资产保管，实行“谁使用，谁保管，谁维护”的办法。
第二节 企业房产物业管理
房产是企业固定资产的重要组成部分。企业如何对房产及其附属物业进行科学管理、充分利用是企业削减经营成本、提高经济效益与市场竞争力的关键所在。行政人员在房产的产权管理、房产使用维护等方面需要制定制定严明的标准、进行规范的操作管理。
一、 企业房产物业的产权管理
企业房屋产权管理是房产管理的基本问题，涉及产权来源依据、房屋的结构、面积、高度、建造时间、维修及变动等情况。在产权管理中，管理者务必对房产账目心中有数，且有详细记录。
在房屋产权管理中，建立健全的管理制度尤为必要，管理者应对企业所有房产了如指掌，包括建筑面积、使用面积、套数、间数、室内设备以及住户人数等，只有如此，才能在各项管理工作中有的放矢，运用自如，确保管理效率。一般来说，企业房产物业的产权管理包括以下几个方面。
（一）企业房屋新建、扩建管理
企业房屋新建扩建时，施工单位都有图纸，建好后，施工单位应将这些详细资料、图纸等移交到企业房管部门，房管部门应对其进行登记，建立档案予以保管。
（二）企业房屋维修管理
企业房屋修建后，管理者要定期对其情况进行普查，并将普查的情况建档立卡，根据房屋设备损坏程度，按轻重缓急编制修缮计划。企业房屋修缮时，管理者应及时将修缮情况进行详细记录，建立房屋修缮档案，为以后的维修提供参考。
（三）企业房屋租赁管理
企业的房屋在满足需要后还有剩余，或是房屋在某一较长时间内没有使用，企业如果从经济的角度去考虑，就很有可能将剩余的或没有人使用的房屋租赁出去。通常来说，房屋租赁期限超过六个月，出租人和承租人就应当签订书面租赁合同。房屋租赁合同一般有下列条款：
1．当事人双方姓名、住址；
2．房屋现状、产权及租用面积；
3．租赁期限：依据合同法规定，租赁期限不得超过20年，否则超过部分无效；
4．租赁用途；
5．租赁价格、付款方式及付款期限；
7．房屋修缮及维护责任人；
8．转租规定；
9．水电、物业管理费、电话费等相关费用的负担；
10．合同解除条件；
11．有关税费的负担；
12．解除争议的方法；
13．房屋附属设施一起租用的应附上清单，并证明产权归属。
案例学习6-1
麦当劳的物业经营
数十年来，人们深信麦当劳的赚钱秘诀在于管理和推广特许经营店。其实，麦当劳的地产发展策略为公司带来更大的收益。严格来说，麦当劳是由两家公司组成的，分别是快餐店和地产公司。
麦当劳的多数特许店必须租赁由公司提供的餐厅。每个餐厅由选址、设计、建成都由公司的地产部负责。作为特许店经营者可以说是不用担心开店的一切准备工作，到时交妥费用（比如，7500美元按金）便可开张营业，另外每个月交占营业额4%的特许经营费和占营业额的10%作为租项。显而易见，公司的租项收入比经营费更大，所以公司增加盈利的秘诀在于不断投资开新店。在美国13000麦当劳分店中，属公司物业的占52%。相比其竞争对手Tricon（拥有Pizza、KFC、Teco Bell等），在它21000家分店中，属于公司物业的只有8%。现在估计麦当劳手上的物业市值大约是69亿美元
物业是一项重要的企业资产，管理好企业自身的物业往往能产生巨大的经济效益。由于我国的土地政策，使的过去很多企业往往能够较便宜的获得经营性的物业，几年时间随着物业的升值带来的企业收益升值甚至超过了企业本身经营的业绩。比起一些企业的“运气”，麦当劳对物业的经营可就是非常专业化的了，难怪它总是可以财源滚滚。
二、 企业房产物业的分配管理
企业房屋的分配管理也很重要，分配若不合理，既影响企业员工的情绪，又直接影响企业的办公效率，因而管理者应慎重处理。
（一）房产物业分配的原则
在房产使用的分配中应遵循以下四个原则：
1．分配协调。在分配时，应将同类功能的房屋安排于庭院的适当位置。在每一栋房屋内，管理者要根据各部门的职能和工作特点，充分考虑到使用和服务的方便，合理安排楼层和位置。企业各职能部门的房间安排，既要有利于各部门间事务交流合作，又要便于外来人员联系业务。
2．重点为主。在分配企业办公用房时，通常应首先安排和保证生产和业务用房，尽可能地为业务工作创造良好的条件。在保证生产和业务用房这个重要的前提下，企业应兼顾一般，尽量压缩办公辅助用房，最大限度地提高房屋的利用率。
3．服务配套。企业用房不仅要求使用面积足够，而且要求有良好的配套服务，这样才能保证房屋的正常使用。配套服务包括两方面的内容：一是在物质上保证配套服务，如配备家具、各种办公机具、供应水电、维修房屋及设备、门卫、清洁等；二是要制定和执行各项服务工作制度，这样办公时才能做到各项工作有章可循。
4．管用结合。管用结合是企业房屋使用管理的一条基本原则，也是指在管理中要求房产管理部门和使用部门、使用人员相结合。房产处要负责好房屋维修、水电供应、家具配备等方面工作；使用部门和使用人员要负责保持房屋的清洁卫生以及房间和房内设备的一般维修工作。为贯彻好管用结合的原则，通常要建立规章制度，以明确双方各自的责任，以免出现相互推诿现象而影响工作。
（二）房产物业的分配方法
一般来说，企业需要分配使用的房产物业主要包括办公用房以及员工宿舍。
1．办公用房的分配
办公用房的分配使用直接影响到工作，管理者应先全面掌握有关情况，包括：（1）本企业可供办公使用的房屋的间数、总面积、建筑分布情况；（2）企业科室部门设置情况，工作业务的特点及部门间的协作关系；（3）需要使用办公用房的部门人员及业务量等情况全面掌握，甚至能估计到部分部门人员数及业务可能出现的变化。
掌握以上情况后，管理者才能够综合考虑，按照分配原则合理地安排各部门的办公地点、楼层、办公面积等。
2．员工宿舍分配使用管理
员工宿舍的分配管理也很重要，在制定分配方案时要广泛听取员工的意见，分配标准等也要有一定的连续性，不能朝令夕改，存有偏心，而应尽可能地使绝大多数人满意于分配方案。
三、 企业房产物业的日常维护
企业房屋出现问题时一定要及时维护，房屋维护管理是房产管理的重要内容。房屋维护管理工作搞得好，往往能够起到延长房屋使用寿命、缓解房屋紧张状况、节约成本等作用；可以保持房屋的完好率，解除员工的后顾之忧，为员工创造良好的办公环境。
房产物业的维护管理工作是一项相当复杂的工作，既要保持房屋及其附属设施的完好，能正常使用，又因维修中涉及大量设备、工具、材料、人力的消耗而需要算好经济账，以免给企业带来经济损失。企业的房屋维护管理需要按如下要求进行：
1．合理制定维护计划。维护计划包括维护顺序的先后、资金的投入、维护进度等，要尽可能地降低维护成本，节约维护资金，但必须以保证质量为前提。决不允许以劣充优，埋下安全隐患。
2．量力配备维护人员。企业房屋维护管理应根据各企业的规模、房屋新旧等分别进行。为保证维护及时，一般应配备一定数量的水、电、木、瓦技术工人，专门负责企业日常的房屋维护工作；应建立必要的报修、派工、回执、检查监督等制度，随时出现问题就随时赶往维护，以免影响办公；另外，如果企业规模较大，房屋较多，维护任务较为繁重，则适宜于组建一支维护队伍，或设定一个物业维护办公室，这样就能更有效地应付企业房屋出现的任何维护问题。
3．定期检查房屋状况。在房屋维护管理中，定期对各类房屋进行普查很重要，应随时掌握房屋情况，最好将普查的资料建立档案，并根据普查中发现的问题及时分出轻重缓急，编制好修缮计划，分期分批安排维护。
第三节 企业车辆管理
企业一般都有一定数量的车辆为工作和生活服务，这些车辆既是企业的资产，有直接的影响着企业的生产、生活秩序。在讲究经济效益的时代，合理、安全、经济的管好车辆、用好车辆，成为行政管理的一项工作内容。
案例学习6-2
联邦快递公司的车辆管理
大嘴美人朱莉亚·罗伯茨，在《逃跑的新娘》中扮演一位屡次在婚礼上逃跑的人，跳上一辆联邦快递卡车，行进的联邦快递卡车和新娘，让人既失落又有些许安慰——他们定会出现在某个地方，因为联邦快递能够对其提供这一帮助。联邦快递公司是一个能在24－48小时内做到门对门快递服务的“超人”。
总部位于美国田纳西州孟菲斯市的联邦快递公司成立于1973年，在此之前，还没有一家公司对包裹、货物和重要文件提供门对门翌日送达服务。经过三十多年的发展，联邦快递的业务现在遍及世界业务遍布世界211个国家，这些国家的国内生产总值占全球国内生产总值的90%。20##年，联邦快递总收入达到196亿美元，在《财富》杂志全球500强中排名第246位。
联邦快递公司每天递送超过500万件的包裹物品，管理全世界近10万辆递送包裹的车辆和10多万的司机及其管理人员。联邦快递的汽车物流以迅捷畅通、安全高效而著称，可以说其完善的车辆管理对公司的发展起到了重要作用。
联邦快速公司的车辆管理主要关注三个方面：一是各种车辆的购置登记、调配使用、维修养护、领用油料等；二是对司机进行安全管理，教育、处罚肇事者等；三是车辆的经济管理。联邦快递将对车辆管理的严谨作风体现在其一张张表格、一个个制度上，在每个细节的管理上都做到细致入微，从而取得了客户的赞誉和自身的良好发展。
一、 企业车辆的购置
企业车辆的购置应注意适用、经济、配套的原则。适用，是指车辆能够适应本企业的工作需要；经济，是指车辆购买时考虑企业经费的承受能力，对企业财务产生的影响，应以经济适用，价廉物美为宜；配套，是指企业的各类车辆（轿车、客车、商务车、卡车等）能够搭配比例，以适应企业各种情况下的需求。
（一）选购企业车辆的注意问题
1．要考虑现有车辆的利用率能否提高，能否不买新车，而靠提高现有车辆的利用率来解决运输需要。据统计企业自有车辆与运营车辆的运营利用率比例为1比10，可见企业一方面可以挖掘自身车辆的运用潜力，例外还可以尽量考虑将运输业务承包给专业的运输企业，提高经济效率。
2．应控制生活配车，保证工作用车，避免车辆配置越来越多，造成的资金和管理压力。
3．要考虑买车时资金的来源及资金的多少以及购车后的上牌、燃料供应、配件供应等一系列问题能否得到解决。一些企业盲目购买一些进口豪华车，既增加企业经济成本，又难以进行养护。
4．要根据车辆的使用性能合理选择车辆。购车前要了解企业所在地区的道路条件、气候条件等基本情况，同时还要考虑到该地区的保修能力、使用经验。根据公司的使用对象确定选购车型。
5．随着国家、社会对环保、节能问题的日益重视，企业也要重点考虑那些低污染、低燃油使用量、高燃料使用率的环保车型，既减低对气候的影响，又有利于增加效益。
（二）企业车辆登记手续
新车购进后必须按照国家规定进行一系列的注册登记才能够开始使用。办理企业车辆的上牌登记手续一般需要的材料包括：
1．《机动车注册登记申请表》。
2．机动车所有人的身份证明及复印件：私人车辆提供居民身份证、居民户口簿、护照或居留证明；行政、企事业单位和社会团体提供组织机构代码证和营业执照复印件。
3．机动车辆销售发票使用全国统一的机动车销售专用发票，并加盖国家行政管理机关验证章。
4．申请办理注册登记的车辆的标准照片。
5．机动车来历凭证（海关监管车辆除外）。
6．国产机动车整车出厂合格证或进口机动车进口凭证。
7．车辆购置税的完税证明或者免税证明。
8．党政机关、事业单位和国有、集体企业的业务用小汽车的《定编小汽车指标使用许可证》、《定编小汽车通知书》及复印件；企业未列入定编管理的提供加盖“未列定编管理审核章”和审核机关公章的营业执照复印件。
9．刑侦部门验车通知书。
10．出租车一般还需提供城市客运出租汽车经营权使用证及复印件，或者填《购置营运车辆审批表》办理审批。
经过交管部门的上牌登记后，企业自身还应及时为车辆购买各种运营税费（养路费、车船使用税等）以及交通保险。作为企业车辆管理，行政人员应及时建立登记表，将车辆型号、牌号、车况等各项数据，逐一登记。公司车辆登记表示例见表6-1。
表6-1 ×××公司车辆登记表
年 月 日
案例学习6-3
失算的老板
王诚是一家民营企业的老板，企业注册为有限责任公司，王诚持有公司的主要股份。最近，王诚购买了一辆价值50万元的奔驰汽车，已经上牌行驶。后来，听他人介绍，如果将汽车列为公司资产，可以作为折旧冲减公司的税收，王诚想：自己买车也经常用于公司办公、接送客户等工作业务，成为企业资产也不无道理，于是直接将这辆奔驰车购买记入了公司财务的帐务，列为成本。
等到年末，税务部门对公司财务进行检查，发现了问题：奔驰车的购买登记为私家车，却以企业车辆记入财务账目，增加企业成本，减少了纳税。税务部门将此作为偷税行为，不但要补交税款，还要进行处罚。企业的经济和声誉都受到影响，王老板叫苦不迭！
原来企业车辆和私人车辆性质不同，国家对它们的管理、征税等均有不同，需要认真了解。作为企业车辆可以作为企业资产进行折旧记入企业成本降低企业税收，但同时当企业出现债务问题时，企业车辆也可能被处理用于偿债。
二、 企业车辆的养护
汽车在使用过程中，随着行驶里程的增加，零件的磨损也不断增大，车辆的技术状态逐渐变坏，其结果是使汽车的动力性、经济性和可靠性不断降低。为了及时恢复车辆的技术性能，使其经常处于良好的技术状态，保证其在任何条件下都具有使用的可靠性，减少燃料器材的消耗，延长车辆大修的间隔里程，企业需要对车辆要进行及时保养和修理。
（一）企业车辆的技术保养
根据长期的实践经验和按照汽车保养制度的要求，企业车辆的技术保养分为例行保养、一级保养、二级保养和三级保养，企业自身可以进行例行保养和一级养护，二、三级养护可以到车辆维修点进行。
1．例行保养司以检视清洁为中心的日常维修信作业，在每日出车前、回厂后利用间歇时间，由司机负责进行的检查保养。
2．一级保养以润滑、紧固为中心。其主要内容是检查车辆外露部位的螺栓、螺母，按规定在润滑部位加注润滑脂。检查各总成内润滑油平面，加添润滑油，清洗各个空气滤清器，排除发现的故障。汽车在一级保养后，应达到车容整洁、装备齐全、连接牢固、滤清器畅通、不漏油、不漏水、不漏与、不漏电、油嘴齐全及润滑良好。
3．二级保养以检查、调整为中心。二级保养除执行一级保养的作业项目以外，主要检查、调整发动机、底盘及电气设备的工作状况并完成一些附加的小修项目。
4．三级保养是以总成解体、清洗、检查、调整、消除隐患为中心，从而改善其技术状况并做好技术鉴定。
（二）企业车辆的维修
车辆维修是对汽车所有零件进行修理及总成修理的总和。车辆修理按照不同的对象和不同的作业范围，分为总成大修、车辆大修、车辆小修和零件修理四种。
1. 车辆总成大修是当总成经过一定使用里程后，其基础件和主要零件破裂、磨损、变形，需要拆散进行彻底修理，以恢复其技术性能的修理。
2. 车辆大修是车辆在行驶一定里程后，机件严重磨损，技术性能下降，经过技术鉴定后，对各总成进行一次恢复性修理。
3. 车辆小修主要是消除车辆在运行中发生的临时故障和局部损伤的运行性修理。
4. 零件修理是对磨损、变形或损伤而不能继续使用的零件的修理。
（三）企业车辆的技术档案
为便于车辆的养护维修，管理人员应该为车辆建立对应的技术档案。为车辆建立技术档案是十分必要的，因为它有利于掌握车辆的使用性能的变化情况，以便针对薄弱环节采取技术措施，充分发挥车辆性能和保证行车安全。
车辆的技术档案主要内容有：车辆来源、基本装备、技术性能、改装改造情况、行使情况记录、任务完成情况记录等；车辆进行的养护、维修项目、周期等记录；车辆运行情况，车辆机件的磨损规律，车辆事故记录，驾驶员调换情况等。
三、 企业车辆的使用管理
（一）企业车辆的使用
新购车辆及经过大修的车辆正式使用前，需要办理申报牌照、领取行驶证、上缴养路费、车辆使用税、车辆保险手续。同时应根据厂家说明书或有关技术规定对车辆进行一次全面检查、紧固、润滑、调整，然后严格按照定车定人的原则投入磨合期的适用性使用。新车磨合期内，应做到减载、限速行驶。磨合期的合理使用，对于预防车辆机件早期磨损，延长车辆使用寿命是非常重要的。
（二）企业车辆的调度
车辆的调度指的是车队负责队或专职调度人员根据企业车辆使用管理规定和当天的用车需要，对企业车辆的使用进行分配安排。有做好调度工作，才可以充分发挥汽车的使用效益，最大限度地满足各方面的用车要求。企业普遍存在的用车量大、供需矛盾突出的问题，应该充分发挥调度在连接、协调用车部门同车队之间关系的纽带作用。
车辆调度工作一般采取的程序为：（1）填写车辆使用预约登记单进行申请；（2）编制派车计划；（3）通知车辆安排时间、地点等细节或对不能派车进行解释。
车辆调度主要需注意：
1．灵活机动性，指的是对于制度没有明确规定而确实需要用车的，要从实际出发，灵活机动，恰当处理，不能误时误事。
2．科学合理性，指的是要掌握本企业车辆使用的特点和规律。车辆调度要熟悉工作部署，统筹安排；加强预见性、计划性，灵活调度。
3．调度合理，就是要按照用车的行驶方向，选择最佳行车线路，不跑弯路和绕道行驶；在一条线路上不重复派车；在一般情况下，车辆不能一次派完，要留备用车辆以应急需。
（三）企业车辆的使用管理制度
应根据企业车辆的实际情况，制订企业车辆的使用管理制度。企业车辆的使用管理制度，应当包括本企业车辆特别是小车使用的范围和对象，车辆调度的原则和程序，运输费用的管理和使用，车队的机构、编制，领导体制和职责任务，以及特殊情况用车、外部门用车、私人用车、车辆外租的审批权限和收费标准等等。
四、 企业车辆司机的管理
企业车辆管理主要是对人员的管理，而人员管理的主要对象是司机，司机管理就是企业车辆管理工作的重中之重。为了提高车辆服务的业务水平，必须加强对司机的管理和教育使他们自尊自重，热爱本职工作，不仅当优秀的驾驶员，还要当出色的服务员。
（一）司机的招聘选拔
在企业行政办公部门做司机是十分辛苦的，碰上主管人员洽谈业务和参加会议，或是运送商品，往往需要行驶或等待很长时间。司机除了有时要熬夜之外，还得在24小时内随叫随到，所以司机的脾气难免会变得暴烈或染上一些坏习惯，由此企业对司机的管理也变得更加复杂。针对这一问题，在司机的管理工作方面，首先是严把招聘关。对司机的录用资格、条件有以下几点要求：
1．有驾驶执照并具有相当的实际经验；
2．驾驶记录正常，无重大违规或肇事记录；
3．掌握有相当的车辆保养、检修知识；
4．不嗜酒；
5．对专车的驾驶者应有更高的要求，如身心健康、无犯罪记录及恶习、稳重有礼、谈吐的当等。
（二）司机的管理
由于司机工作与其他员工的工作方式是截然不同的，具体表现在司机要独立去执行任务，而且司机以公路为车间，活动的范围相当大，容易养成司机散漫的性格。因此，行政部门对司机的教育与管理要有的放矢地进行。不仅如此，企业还应建立建全必要的岗位责任制和具体的奖惩条件，奖优罚劣，充分调动司机的积极性。
行政部门对司机的管理与教育可以随时随地进行而提高司机的素质。在等修、出车的间隙，早、晚或中午司机比较集中一段时间，都可以进行教育。对司机要有针对性地做好几项教育工作：为企业、员工服务的职业道德教育；车辆保养维护的技术学习及经济成本教育；遵守法规安全行车的教育等。另外，对司机的激励和嘉奖是积极的、绝对必需的管理手段。对于司机的工作表现，行政部门要进行考核，并经常让领导、员工、客户对司机工作做评估，以便恰当表彰。
知识链接6-1
交通事故的处理
办公车辆的使用频率高，难免会遇到交通事故，行政主管应加强对司机的安全教育之外，还应掌握处理交通事故的管理方法，快速有效的处理好交通事故的善后工作。
1．事先规定交通事故处理的原则
（1）企业办公车辆发生交通事故要通过行政部门统一处理；
（2）交通事故发生后，司机和相关人员应直接报告行政部门，不允许司机私自处理，否则事故的赔偿善后需由本人负责；
（3）事发外地或时间紧急情况，可授权司机或当事人进行交涉，一定赔偿金额内可以自行处理，但事后需要提交报告；
（4）为提高司机的责任意识，对违反交通规则、违章等过失行为受到的处罚，应规定由其个人承担一定的比例；
（5）大额的交通事故赔偿，应报企业领导决定。
2．现场处理要点
（1）迅速与公司联系，接受公司指示；
（2）保护好现场，报告交警及保险公司；
（3）如发生人身伤害时，应迅速把伤者送到最近的医院进行治疗；
（4）记录下对方的驾驶证号、车牌号，索要对方电话、住址、工作单位等详细信息；
（5）牢记双方车辆损毁部位及程度；
（6）根据实际情况回答交警提问，确认责任原因，接受交警处罚，保留好交警开出的交通事故报告；
（7）需要自己赔偿的事故，通知自己的保险公司到现场定险；
3．交通事故的事后处理
（1）修理好事故车辆，保留好单据发票，到保险公司理赔；
（2）事故中有人员受伤，需要联系好治疗，保留好单据发票，到保险公司理赔；
（3）大额的交通事故赔偿，事后有公司进行协商解决；
（4）出现重大交通事故，应及时检查分析，在公司进行通报，同时开展安全教育和安全检查，杜绝事故的再次发生。
知识链接6-2
公司车辆管理制度
为加强公司车辆的保管及有效运用，特制定本制度。
1．本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。
2．本公司的所有车辆统一由行政部管理，并指派专职司机驾驶并负责保养。
3．各部门需要使用车辆时，应事先填写派车单，经本部门经理核准后交行政部统一调派。行政部经理签字同意后交专职司机，司机必须按单行车。用车人不按派车单行驶，司机有权拒绝，如有特殊情况，应及时通知行政部。
4．用车原则：
（1）部门经理级以上人员因工作需要可申请用车；
（2）公司其他员工因工作急需用车者，需由部门经理核准，方可申请用车。
5．公司非公用派车：
（1）部门经理级以上员工因私人性事务用车，需填写申请单后，经报总经理审批同意，行政部可根据公司用车情况进行调派。
（2）经批准的私人性事务用车，申请人应该负担使用里程的油资及过路桥费停车费及专职司机的误餐补助等其他相关费用。
（3）原则上，公司私人性事务用车应由公司指定的专职司机或者有驾驶执照的公司员工驾驶，非公司员工不得驾驶本公司车辆。
6．车辆的维修及保养。
（1）车辆需随时保持整洁，保证性能良好。车辆专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命，确保行车安全。
（2）车辆的有关证照及保险资料统一由行政部保管，行政部统一建立汽车档案，并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。
（3）车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签订协议，车辆维修完毕需当场进行验车，确保维修质量，并要求厂家出具修车费用决算单，交回公司以便与厂方结算时对账。
7．车辆安全。
（1）为保障行车安全，司机担任行车任务前应注意休息并不得饮酒。
（2）每次出车前应检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎等，如发现损坏或其他问题应及时报告行政部。
（3）节假日或夜间，公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场。如遇特殊情况需停放在外，驾驶人应报告行政部。驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。
8．违规和事故的处理：
（1）超速、超载、任意停放及违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责。指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规、车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿。
（2）无照驾驶发生车祸的全部赔偿由驾驶人自行负责；有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。
第四节 企业办公用品管理
办公用品管理涉及这些用品的采购、保管、使用、维护等工作，而由于办公耗费品的使用更新更加频繁，所以管理的内容更多。
一、 企业办公用品的内容
企业办公用品名目繁多，作为企业行政人员进行资产管理应该对常用的办公用品比较熟悉，以便于采购和管理。企业办公用品通常指企业行政办公人员使用的各种物件，主要包括：企业办公设备、企业办公家具、企业办公耗费品三大类。其中企业办公设备、企业办公家具是企业固定资产，而企业办公耗费品不属固定资产。常见的企业办公用品有：
（一）企业办公设备
保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、支票打印机、钥匙箱、点验钞机、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机等。
（二）企业办公家具
办公桌椅、电脑桌椅、会议座椅、沙发、茶几、书柜、陈列展示柜等。
（三）企业办公耗费品
1．电脑耗材
各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标鼠标垫、健盘、电脑清洁用品、耳机等。
2．数码系列
U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头等。
3．办公用纸
复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品等。
4．办公用笔
白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔等。
5．财务用品
点验钞机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮帐芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封信纸等。
6．本、簿类
记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、电话簿、活页簿等。
7．桌面用品
笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带、双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉等。
8．资料管理
文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒等。
9．文件夹册
板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋等。
10．测绘用品
绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺等。
11．装订用品
装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、装订机、热熔机、凭证装订机、塑封膜等。
12．日用劳保
日化清洁用品、、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池等。
13．商务礼品
案头摆设、牌匾、书籍等。
二、 企业办公用品的采购
（一）企业办公设备和办公家具的采购
办公家具和办公设备属于固定资产，既可以购买还可以选择租用。
1. 购买企业办公设备和办公家具
购买家具、设备，是指企业支付货款后获得得产权，拥有了相应的固定资产，该资产的价值经过许多年折旧被注销。例如，一台打印机可能用2500元购买，估计它的使用寿命是5年，那它每年的折旧费就是500元。
2. 租用企业办公设备和办公家具
企业还可以租借或租用家具设备，每月或每年支付一定的租金。这在会计上不计做投资费。租借或租用办公设备就需要签订相关合同，对于任何租用或租借合同，应非常仔细地明确下列内容：
（1）修理和维护费用；
（2）消耗品或其他服务：一些租赁公司提供便宜的租用设备，但包括提供高价消耗品或其他服务；
（3）提前终止赔偿：在合同到期之前终止合同，可能是昂贵的。
（4）要购买和租用移动电话是需要好好考虑的。许多电话公司提供“免费”电话，但这需要持续2年至3年支付昂贵的移动电话服务费，提前取消合同会造成很大的赔偿费用。
（5）组织签署的所有合同应该由它的法律部门检查。
案例学习6-4
购买办公耗材要提高警惕
近日，武汉玄武工商分局接到一家企业举报，称采购人员在龙蟠中路上一家办公设备公司买的“佳能”打印机硒鼓才用了一个星期就打不出字来，纸上全是—团一团的黑墨。玄武工商分局根据这家企业的投诉，立即组织执法人员联合“佳能”公司委托的技术人员来到这家办公用品公司进行突击检查。
经检查，调查人员在这家公司的仓库里发现了大量印有“佳能”商标的硒鼓、墨粉等打印机耗材商品，对此经营者却不能提供正规的进货凭证。经过“佳能”公司委托的技术人员当场鉴定，认定这批货物涉嫌侵犯了“佳能”等几家公司注册的商标专用权。技术人员还介绍说，这种看上去比较逼真的假冒打印机耗材都是广东一些小工厂生产的，进货价非常低廉，使用中很容易损坏打印机等办公器材。工商执法人员当即暂扣了这些假冒商品并进行立案查处。
玄武工商分局提醒消费者，购买办公耗材要提高警惕，不要被商家的花言巧语或相对便宜的价格吸引，在不能确定真伪时，可向工商部门投诉，维护自己的合法权益。
办公用品的采购不能光看价格，更要注重质量。由于原装品牌的打印耗材产品价格很高，市场上有大量的假冒伪劣产品，购买到假冒伪劣产品对企业的办公效率会产生很大的影响。企业如果从经济角度考虑，还可以采购些具有自主品牌的兼容耗材产品。购买办公用品的关键应该选择诚信经营、信誉良好的商家建立长期的供应关系，从而保证不出现以上案例中的事件发生。
（二）企业办公耗费品的采购
1. 企业办公耗费品的采购程序
通常企业员工需要使用办公耗费品需要向有关部门提出申请，申请企业办公耗费品的程序是：
（1）由需要购买办公用品的人填写公司内部的办公用品申购表并签字，说明需要办公用品的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员。
（2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购办公用品的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货准备付款。
（3）当收到供应商的办公用品后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量，证实符合要求后，将签收后的交货单送会计部门。
（4）采购人员要根据收到的办公用品填写人库单，货物入库后，库房人员要签字表示货物进库。
（5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单。三单的货名、数字应当相符，经财务主管签字批准后，再支付款额或支票。
2. 企业办公耗费品的采购方式
企业办公耗费品的采购通常有以下几种方式：
（1）电话采购：大多数得日常办公耗费品都可以直接通过电话从供应商处采购。
（2）传真采购：有些设备和办公耗费品得定购，需要给供应商发传真，详细列出需定购的货品名称、数量、类型、送货时间等细节问题，这样才能让供应商能够清楚定购需求。
（3）填写采购单：有些单位有正规的货物订购单，在订购时需要将订购单填写好，邮寄或传真给供应商，这样供应商会根据订购单上面的要求送货上门。
（4）互联网服务：通过访问互联网，利用电子商务来为本单位的采购服务。如通过网上广告了解新的办公设备或者本单位所需要的办公用品的信息。进行价格的比较，从网上商店购买，进行电子贸易，运用电子银行、电子货币等多种服务等。行政管理人员应能够通过网上购物实现办公用品和耗材的采购。但是在网上购物应该慎重，挑选好所购买办公用品和耗材的质量、价格、型号等多项指标，再决定购买与否。
3. 企业办公耗费品供应商的选择
在企业办公耗费品的采购方式中，大部分采购方式都要同供应商联系。供应商即是给企业采购提供产品的买方，供应商既可以是生产企业，也可以是流通企业。办公用品的采购有一次性的大批购买，也有长期稳定的消耗品购买，了解、选择并与供应商建立稳定良好的关系是保证采购成功的重要环节。对供应商深入实际的了解是我们和供应商建立良好关系的的首要因素。企业在选择办公耗费品供应商时，一般要经历以下几个阶段：
（1）调查阶段
在供应商开发前期，我们可以对供应商进行分阶段调查和分析，对供应商的基本情况了解主要基于供应商的名称、地址、生产能力、供货能力以及价格、质量、市场占有率、运输条件和能力等有一个基本的了解。一般情况下，企业应按照自己的规模，选择调研规模相当的供应商，更能满足其需要。
（2）谈判阶段
当对供应商有了解之后，就可以就采购物品进行深入的谈判。谈判的内容主要针对：
① 价格和费用：购买办公用品首先应该考虑价格，比较不同供应商的要价。要清楚供应商初次给出的价格常会因某些情况而有水分，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商，这样都可降低价格。另外，在购买时还要考虑到购买后还会有费用的支出，如存储所占用空间的费用；存储中的损耗；设备更新后带来的存储用品报废；存储用品过多将占用资金等。因此，购买办公用品时要综合起来衡量所需的资金。
② 质量保证：购买办公用品时应该仔细检查、比较货品的质量，保证购买后能满足需求，不要买后才发现与设备不配套。因此，最好选择那些可以更换不合格物品的供应商。购买时还要比较供应商的交货时间，能否在需要时快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。若事实证明供应商能说到做到，有诚信，很可靠，才能够签约下订单订货。
③ 服务和位置：购买办公用品还要比较供应商为客户所提供的服务是否方便，如哪些可以满足单位所需全部办公用品的供应；哪些能电话或传真订购；哪些能订货后最快交货；哪些不用每次付费而定期结算；哪些能退货等。当然，供应商的所在地点对提供服务很重要，这将方便联络和交货。
④ 安全和可靠性：购买办公用品还要比较供应商在送货整个过程中能否保证货品的安全包装、存放、运输和交货的安全。还需要仔细比较供应商卖货手续及相关发票、单据是否齐全，如检查订货单、交货单、发票的编号、日期、品名、签收等是否一应俱全，还应了解商家规模的大小、经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性等。
（3）合作阶段
通过协商谈判，实现与供应商之间的“双赢”局面，是建立长期、良好供应商关系的合作基础。在合作过程中应该注意经常同供应商保持沟通，了解供应商的动态，以保证企业所够办公用品价格实惠，供应及时，不影响工作。一般来说，企业在选择主要供应商的同时，还应保持同其他供应商的接触关系，以保持供应商之间竞争，同时保障供给。
知识链接6-3
如何作招标采购
招标采购是采购方在自由竞争和保证质量以及交货期的前提下，以较低的价格取得成交最佳的采购物品的活动，也就是说，招标采购的目的是追求综合最低价。一般来说，当供应源分散或来源不明时，企业往往采用招标的方式进行采购，即以公开的方式通知所有可能供货的供应厂商，在某一时间内前来竞标。
1．确定招标采购的方法
在招标采购的实践中，招标采购通常有以下三种不同方法可供我们选用：
（1）公开招标。公开招标是一种“无限竞争性”的招标方式，由招标人“采购方”通过报刊、电视、电子网络等媒体手段，刊登招标公告，吸引投标人（潜在供应商）前来竞争投标。公开招标有如大海捞鱼，其最大的优势就是资源丰富，使采购方能在更大范围内择优录用最佳潜在供应商。其特点表现为“三公原则”，即公开、公平、公正，对供应商一视同仁，所有有潜力的供应商、承包商和服务提供商都能一律平等地参与投标，标准统一，不偏不袒。
（2）邀请招标。邀请招标是一种“有限竞争性”的招标方式，由招标人（采购方）选择一定数目（3～10家）的投标人（潜在供应商），向其发出投标邀请函。邀请招标缩小了选择范围，其最大的优点在于目标确定，可以速战速决，这样不仅节省了招标人的招标费用，还有效地提高了投标人的中标机会。但由于限制了充分竞争，应对选择的投标人提出更高的要求。尽量避免由邀请招标再转入公开招标，以免浪费更多的时间、精力和金钱。
（3）议标采购。议标采购是一种“谈判招标”的招标方式，即先通过有限制性的招标，再经过谈判来确定投标者。议标采购主要有以下三种议标方式：直接邀请；比价议标；方案竞赛。
2．招标准备和投标
（1）准备招标书
招标书是潜在供应商进行准备和参加投标、采购方评标和签订合同的共同依据，潜在供应商按照招标书上规定的要求填写相关内容，准备投标，并把已填写完整的招标书在规定的时间、地点送达招标人。
在实践中，招标书应当包括以下内容：招标通知 （含招标和准备内容）；投标须知；合同条款；技术规格；投标书的填写要求；投标保证金；供货一览表；报价表；工程量清单等。
（2）发布投标资格预审通告
经过资格预审，缩小潜在供应商的范围，以减少针对不合格供应商的无效劳动和不必要的支出，同时也节省了招标人的时间和精力，提高了招标效率。
3．开标
检查投标文件的密封情况后，按招标通知书中规定的时间、地点，邀请投标方代表参加开标会，当众宣读供应商名单，有无撤标情况。提交投标保证金的方式是否符合要求、投标项目的内容、价格等，并对投标文件中不明确的地方加以解释。以电传、电报等方式参与投标的，不予开标。
开标时应做好开标记录，内容包括：项目名称、招标号、刊登招标通告的日期、购买招标书的单位及其报价、收到其招标书的日期及其处理情况。
4．评标
评标主要有以下四种常用方法：
（1）以最低评标价为基础的评标
把评标价格 （不是供应商报价） 看做是评标的唯一因素，即合理的利润加上以下两种成本中的其中一种：
① 进口货物的到岸价，即成本＋保险＋运费；
② 国产货物的出厂价，即原材料及零部件采购成本＋生产成本＋税款 （不包含销售税）。
如果原材料、零部件已从国外进口并已放在境内的，应报仓库交货价，含进口关税，但不包含销售税。
（2）综合评标
综合评标是一种以价格为基础，综合考虑其他因素的评标方法，尤其在采购耐用物品，如车辆、发动机及其他设备时特别适用。
综合评标主要考虑以下六大要素：内陆运费和保险费；交货期 ；付款条件 ；零配件供应和售后服务情况；招标货物的性能、生产能力、配套性、兼容性；设备安装、调试的技术服务和培训费。
（3）以采购物品使用寿命周期为基础的评标
以采购物品使用寿命周期为基础的评标方法特别适用于整套厂房、生产线、设备和车辆等设备的采购，这些设备在运行期内的各项后续费用（零配件、油料、燃料、维修等费用）相对较高。评标时在标书报价的基础上，加上一定的运行期内的各项费用，再减去一定年限后设备的残值，即扣除这几年折旧费用后的设备残余值，并按投标书中规定的贴现率来折算成净现值。
（4）打分法
需要进行打分的要素主要有：投标价格、内陆运费、保险费、交货期。偏离合同条款规定的付款条件、备件价格及售后服务、设备性能、质量、生产能力、技术服务和培训费用。一般各要素分值分配如下：投标价 60～70分，零配件10分，技术性能、维修、运行等3种费用共10分，售后服务5分，标准备件5分，以上各项合计共100分。考虑的要素、分值的分配、打分标准均应在招标书中做出明确规定。
5．决标与签订合同
决标就是将合同授予最低评标价的投标人，并要求在投标有效期内进行。决标后，在向中标者发中标通知书时，也要通知其他未中标者，并及时退还投标保证金。签订合同有两种方法：（1）发中标书的同时，将合同文本邮寄给中标者，要求其在规定的时间内签署合同并寄回；（2）中标者收到中标通知书后，在规定时间内，派人前来签订合同。合同签署完毕，并且中标者按要求提交了履行保证金之后，合同就正式生效，采购工作就进入了合同实施阶段。
三、 企业办公耗费品的库存管理
库存是指企业用于生产和辅助服务所使用的以及用于销售的储备物资。库存管理的基本目标是要实现较低的储存成本和保证较高的供货率。由于办公用品是企业员工工作的必须品，员工可能随时需要领用，办公用品准备的充分与否、及时与否直接影响企业的工作效率。对办公的耗费品，如果没有一个合理的库存，每次用完纸笔等都去临时购买，就会大大降低工作效率。所以，库存管理有重要的意义：使库存维持在合理的水平，掌握库存动态及时订货，减少库存空间，降低资金占用，加速资金周转。库存管理主要控制的指标有：
1．最大库存量：是防止物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。它能使资金不被过多地浪费在库存物品上，能节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时利用，不会因为长期存储而过期作废。
2．最小库存量：是防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。要有一个重新订购线，以提醒购买者进行重新订购。
3．重新订购线：这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，可以用以下公式计算：
重新订购线＝日用量×物品发放时间＋最小库存量
例如：每天要用去A4纸张半包，物品发放时间需要20天，最小库存量是10包，因此重新订购线就是：1/2×20＋10＝20包。
4．库存成本：主要包括：物料成本，即购买或生产该物料所花费的费用；订货成本，又称采购成本，用于对外订货，指每次订货或采购所发生的全部费用；作业更换成本，又称工艺、设备调整费；生产准备成本，指在批量生产方式下，加工对象发生变化（即作业更换）时所发生的费用；库存保管成本，又称储存成本，指储存、保管库存物料所发生的费用；缺货成本，指生产、经营过程中因库存不足出现缺货所造成的各项损失。
知识链接6-3
办公用品管理办法
1. 主题内容与适用范围
加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据公司实际情况，特制定本办法。
2. 管理职能
2.1 综合干事负责全所办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。
2.2 各班组设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用，管理部门由综合干事负责计划申报、发放。
3. 管理内容与要求
3.1 办公用品申报
3.1.1 实行每季度申报一次，各班组应由专人负责填写《物资请购单》，并经班组负责人审定同意后交综合干事统一汇总，报相关负责人审批后，实施采购任务。
3.1.2 各班组若需采购临时急需的办公用品，由班组专人填写《物资请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因经班组负责人审定同意后交综合干事报相关负责人审批同意后，实施采购任务。
3.2 物品采购
3.2.1 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。
3.2.2 采购物品前由相关负责人签字认可后实施采购任务。
3.3 物品入库：办公用品入库前，办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。
3.4 物品领用
3.4.1 办公用品用具领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
3.4.2 各班组应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经班组负责人同意。
3.4.3 核定的费用实行增人增费、减人减费，各班组增人或减人，其费用由行政人员根据人员变动情况进行调整。
3.4.4 各班组因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经班组负责人审核批准后，并报请相关负责人增加该项费用。
3.5 物品使用
3.5.1 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）。
3.5.2 应本着节约的原则使用办公用品。
3.5.3 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。
3.6 办公费用定额和结算
3.6.1 办公用品使用实行季统计年结算，截止时间为每季度底和年终12月21日。由采购人出具报表，相关负责人审核。费用超支在下年度（季度）办公用品费用中缩减，节约费用计入下年度（季度）使用。
3.6.2 各班组可根据规定的办公用品定额，自主确定各使用人的办公用品使用标准，管理部门人员办公用品定额标准由行政人员统一计划。
3.7 办公用品分类
3.7.1 消耗品：信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订书器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔（芯）、墨水、胶水、涂改液、标签、打孔机、账册、电话本、复写纸、计算器、台历。
3.7.2 办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U盘、软盘、刻录盘、复印纸、打印纸、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫、打印线、电话机、扫描仪、碎纸机。
3.7.3 保洁用品包括：拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳。
3.8 物品报废
非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经相关负责人审核，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。
思考讨论
1．常见企业资产有哪些类型？
2．房产、车辆、办公用品在资产管理上有何差异？
3．为什么说车辆管理重点要对司机管理，企业对司机有设么要求？
4．采购时选择供应商一般要重点考虑哪些问题。
任务训练
一、 企业资产管理状况调研
（一）项目介绍：
企业资产即企业的财产物资，是维持企业正常生产和生活的物质基础，是保证企业各项生产经营活动及行政事务活动的必要条件。本实践项目通过同学调查实际企业的资产管理情况，来学习掌握企业资产管理的相关知识。
（二）实训目的：
了解企业资产管理的重点内容，掌握资产管理的具体技能。
（三）实训步骤：
1．收集企业资产管理状态的相关资料，重点了解企业房产物业、行政车辆、办公用品的管理现状，可以分组进行。
2．参考教材及相关资料，设计填写企业资产管理的相关表格。（例如：房产登记表、企业车辆登记表、办公设备管理卡等）。
3．收集企业资产管理工作中的具体问题，编写案例交流。
4．小组完成的调研写成报告相互交流，教师指导，更加全面的了解企业资产管理情况。
（四）实训成果：
1．分组完成调研报告。
2．设计完成的企业资产管理表格。
3．制作企业资产管理案例。
二、 企业办公用品采购模拟
（一）项目介绍：
结合本章学习的关于办公用品采购的相关知识，模拟进行一次采购活动。采购内容要求可以自行设计，以下模拟背景为示例。
模拟背景：某大型IT企业，从事网络建设开发，要给外出工作的员工采购一批手提电脑，数量为50台，在商务活动使用。这次采购拟对外公开采购，通过实训来模拟整个采购活动的过程。
（二）实训目的：
通过实训了解常见办公用品的选用特点，采购的基本流程。
（三）实训步骤：
1．将学生分为几组，分别安排为采购组、组织及评价组、供货组1、供货组2等。
采购组：负责提供采购要求、制定采购文件。
组织及评价组：负责设计采购环节，提供评价方案。
供应组1、供应组2：负责模拟不同的品牌商，一家国内企业，一家国外企业，按照采购流程要求，调研产品市场给出供货方案。
2．各组分别调研产品市场，完成各自的材料。
3．组织一次模拟的采购会议，按照流程进行采购；
4．小组交流总结，老师指导点评，对办公用品采购以及后续工作全面了解。
（四）实训成果：
1．办公用品采购活动流程设计方案。
2．整套采购文件。
3．采购会议记录或者视频材料。