新外贸部门的计划书：第1部分

外贸业务部门

工作定性

流程

人员安排

工作要求

客户分析

1． 外贸业务部的定性及定位

1） 工作前沿性

2） 桥梁作用

3） 形象作用

4） 工作要求

2． 外贸业务部门的工作流程

1） 外部

2） 内部

3） 所需资料表格

4） 工作的特点及要求

3． 外贸部的内部工作人员配备，权限及责任

1） 人员要求

2） 主管

3） 会计

4） 助理员

5） 采购

4． 贸易条件要求：

1） 样办

2） 合同

3） 付款方式的选择

5． 工作的开展及要求

1） 展会

2） 杂志及其它煤介

3） 网上平台

4） 其它

6． 客户分布群的简要概述及特点。

1） 欧洲区

2） 美洲区

3） 中东区

4） 亚洲区

5） 非洲区

6） 大洋洲区

7） 其它地区

外贸业务部的定性及定位

1) 工作前沿性

2) 桥梁作用

3) 形象作用

4) 工作要求

一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。

在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。

外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。

外贸业务部门的工作流程

1） 外部

2） 内部

3） 所需资料表格

4） 工作要求

大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，

同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心， 同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层， 同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，

从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用

业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。

1） 样办单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配

件 供应商打样确认，以确保质量交货期。

样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要

填样办单， ，样办单经外贸主管或经理确认后，，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。

样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。

另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确

认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。

确认样办无误后在通知供应商生产。

2． 报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上

确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标

标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单

由主管或业务员留存。

3． 形式#5@p：（P/I） ，这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。#5@p中要求标明所有合同要件，包括：价格，数

量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛

头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部

存一份，送会计一份，以便查账。

4． 成本分析单， （COST ANALYSE FORM）。在报价时，业务员要

做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规定：部门操作时。利润如低于5% 刚要求征求经理的同意。因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生产加工单：（ASSEMBLLING FORM）。在订单确认后，要根据

同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要

列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。

特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理

确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加

工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次

向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充

分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以

指正。 开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采

购对订单理解有所偏差时可及时指出）。

6． 采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O）。 这里主要指根据订单

要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。

要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货

期。特别注明质量要求及交货期。

采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求

供应商签回作实。

7． 验货报表（INSPECTION FORM） 。公司要求每个跟单或主

管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最

终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或

经理。以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况。

主管也有责任询问每张订单的情况。

8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM） 。公司要求会

计处要有明确的订单财务记录。

包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。

2）各订单配件的款项明细资料。

9． 装箱单：（PACKING LIST ） 。每张订单要根据客户的包装要求

做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以

证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。

10 其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，

订舱单，商检单，提单，等等。

11．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE 。包括此张单涉

及到的所有资料。

工作要求:

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格， 这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。

1） 周期长，工作隐性。

2） 工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）

3） 部门上班时间为：8：00-12：00 1：30—6：00

部门不加班（特殊情况例外）

4） 公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

6） 公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。

7） 外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。

8） 每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。

9） 公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要要突出产品。网上产品要及时更新。

10） 外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。

11） 公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。

12） 部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。

13） 信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。

14） 确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。

15） 在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面

16） 主管的指令要明确。

17） 办公室区不准打私人电话。

18） 办公室区不准吸烟。

第二篇：外贸部门构建计划书

外贸部门构建计划书

外贸部构建计划及国际市场开拓建议第 1 部分：外贸平台的建设 一：外贸业务部门建设涉及的基本领域 二：外贸业务部门的工作流程 三：外贸业务部门的工作要求 四：外贸业务部门的贸易条件 五：外贸部站的内部工作人员配备第 2 部分：国际市场的开拓 一：外贸主营产品、发展方向的确定 二：国外客户资源分布群的简要概述及特点 三：国际市场开拓的主要途径第 3 部分：总结 第 1 部分 外贸平台的建设一：外贸业务部门建设涉及的基本领域 1． 行政机关的注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理； 2． 外贸部门的组建。外贸部门作为一个团队，由于分工不同，一般由业务员，财会（负责核销、退税）、单证员，质检员组成。 3． 货运代理，快递公司的选择、确定。 由于外贸公司的日常邮件多，费用较大，选择合适的国际快递公司可以有效节约费用。 4． 公司形象的建立，如网站，产品规格、样品陈列。 公司形象是开拓外贸业务时公司的“名片”，外商往往是通过企业形象来逐渐了解其未来合作伙伴的。一个有实力，让外商感觉可信赖的公司，不仅可以加快合作的进程，而且也有利于将来业务量的不断拓展。 如何建设公司外贸形象，可以由委托专业的网络公司、广告公司按照客户的旨意进行设计、策划，当然公司外贸形象的建设，也是逐步发展，不断完善的，不可能一步到位。 5． 参加外贸行业协会，成为会员。 外贸协会的主要功能是为企业提供市场最新动态，邀请相关主管部门，如海关、税务、商检、外汇局主管领导为企业进行培训、讲座，内容涉及国家最新外贸政策变化以及进出口操作实际注意事项等。三：外贸业务部门的工作要求外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。1． 周期长，工作隐性。2． 工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）3． 部门上班时间尽力自由部门不加班（特殊情况例外）4． 公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。5． 外贸主管可以有相应的活动经费。（但只适合在一定的范围之内）。6． 公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。7． 外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。8． 每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。9． 公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要突出产品。网上产品要及时更新。10． 外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。11． 公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。12． 部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。13． 信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。14． 确保按照合同上要求， 按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。

15． 在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面16． 主管的指令要明确。四：外贸业务部门的贸易条件五：外贸部站的内部工作人员配备第 2 部分：国际市场的开拓一：外贸主营产品、发展方向的确定二：国外客户资源分布群的简要特点三：国际市场开拓的主要途径1、国际市场开拓的主要途径①、参加会展。这是开拓国际市场最主要，也是收效最好的途径。分专一和综合性会展。积极参加全球有影响的专一性会展，虽然综合费用大些，但只要产品质量高、价格具有竞争性，回报率也较高。国际市场的开拓，是一个企业的实力的体现。国内比较有影响的生产型或贸易性企业，都积极、连续性的参加有影响的国际会展，以抢占市场份额。当然，参展会展，必须精心准备，包括赠送给客户的样品、公司的产品介绍资料、人员的素质，都要高标准、严要求。②、政府组团。参加国外区域性会展。为了发展对外贸易，各级政府每年都有组团当地企业出国参展的机会，由于是政府性质的，在组织安排上，企业可以省去大量的时间、精力，专心致志准备展销事宜。另外，参展企业有机会接触参展地当地大的企业，成交机会也相对较大。③、电

子商务。 通过建立公司网站、关键词搜索、B2B 注册会员 也可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。外贸部门的网站的建设，首先制作一个推广产品的平台，通过利用互联网的便利将我们的产品推广到全世界。④、客户的介绍。 贸易公司的优势在于产品的多样性，只要不是国家禁止的都可以做。老客户可以介绍新客户，也可以介绍新产品，有利于经营产品的多样化。这样吧!首先,你要了解并掌握一定的海外市场的供求信息.从你的信息中看出,贵公司现今比较需要有一定海外客户群的人员,如果没有,也最好不要自己没方向的找,容易造成客户群过散,没有重点,而且得花费一定的时间去检验对方客户的信息.

鉴于贵公司外贸部门成立时间较短,再考虑到产品的特性,自己运营的效果可能不是很好.个人建议,到一些可以覆盖全球的网上贸易网站发布产品信息,最好是专业的BtoB的贸易网站。这样一方面方向比较广,而且比起网下的宣传与推广的费用要少一些.当然,如果贵公司的实力雄厚,配合一定的网下宣传,效果会更佳.

或者,你可以到中国国际贸易促进委员会那里,看可否查询到一些相关产品的国外代理商,从而开展海外市场.

如果是贵公司自己出口,还需注意以下:如何规避风险，提高效果？

首先,必须选择适合于公司的外贸渠道，在这我对比了几种不同的出口媒介:

1.直接去海外设立办事处或分公司.但成本高昂,环境、流程不熟悉，风险较高。

2。参加展会。成本高昂，前期准备不充分，风险较高。（07年下半年可以考虑参加部分国内展会）

3。电子商务。成本容易接受，操作及可控性较高，风险系数相对较低。

根据贵公司的情况，进行适当的选择。

如上所述，个人认为还是采取电子商务的方式，在专业的BtoB网站上进行贸易比较好。 如果采取电子商务的方式，你就必须对国内名目众多的B2B网站有针对性地进行调研，以下我有几点建议：

第一、 向同行取经。通过向行业内同行交流，了解业内企业所选择的合作平台；

第二、 主要的买家市场。每一种产品都有一定的目标采购群，要先从买家的角度了解各个网站主要面向的买家市场，是否符合贵公司的买家群；

第三、 全球影响力。合作伙伴的知名度高，它的影响力相对也会大。

通过上述几个方面的权衡，来选择一家。而且建议贵公司成立专门的信息小组，负责网络信息的收集和回复，这将会成为拓展过程中的主要工作。从我了解来看，进行一段时间后，估计每天都会有4、5封来自网上的买家询盘，这些信息既带来了海外商机，也让海外部的外贸人员或者说是信息员有更多的机会接触客户，熟悉外贸操作流程。