XX协同办公管理平台项目

可行性报告书

                                编制人：

                                    

                                       子公司总经理：          

                                               2012年05月24日

目  录

1.项目背景-- 3

2.项目需求-- 3

3.解决方案-- 4

4项目预算与效益评估-- 8

1.项目背景

    XX公司快速发展的过程中先后引进了易拓ERP系统、预算管理系统及配套的各方面系统,实现了企业信息的前期部署，同时随着信息化系统的深入应用，管理者考虑如何提升管理效率、提高企业执行力，保障公司目标、计划及任务落地执行，如何实现KPI体系的切实落地执，如对员工及各阶管者工作跟踪、监督，如何让企业绩效体系与员工日常进行有效的结合，如何汇总统计各部门及各种业务类型的数据，辅助企业管理者进行企业管理的持续改进和智能决策。

因此公司计划引入金和协同办公平台，针对XX公司信息基础及管理现状和需求，提供针对解决方案和产品。

2.项目需求

本次的协同办公平台的应用希望覆盖了XX的企业内部管理、业务运营、战略管控、目标计划分解、绩效考核。 建立一个符合XX管理需求的个性化、集成化应用系统，提升公司业务处理、日常办公统一管理的效率，将各个业务部门内部的资源实现最大化的共享，使公司内部的有效信息结构化、共享化，提高公司员工的工作效率，从而逐步建立公司司规范化、统一化管理的目标。实现三个层面的管理控制:

业务营运层——提升XX住宅设施日常业务的处理功能，强化基础管理能力；

绩效管理层——根据业务处理结果提供全面的商业分析与优化功能；

决策支持层——建立各阶管理层对日常管理、跟踪和分析智能报表。

以上三层从上往下，是公司战略规划和分解的过程，目的是使企业战略的有效而快速的执行；从下往上，通过有效的战略执行和实时地信息反馈，确保公司对市场变化能做的快速反应。

具体需求如下：

1、       统一规范工作流审批平台，实现工作流程标准化、自动化的运转。

2、       优化KPI体系提报、分解、执行跟踪和绩效考核平台，实现KPI有效执行和数据汇总、统计和分析；

3、       对工作任务按职务、岗位、周期循环滚动自动布置平台，实现对各部门、各岗位的规律性工作任务执行情况跟踪、统计及完成情况的动态考核；切实执行任务管理5W+1H和ARCI法则。

4、       实现对项目（含研发）计划的执行进度、任务分配、文档交付、内容变更等一系列情况的跟踪和分析。

5、       规范企业知识和合同管理平台：根据部门、知识类型架构公司的知识地图和合同管理规则；收集任务和项目执行过程中形成的文档，实现知识共享、沉淀；积累企业的知识财富。

6、       对企业人事档案，人员招聘、入职、培训教育、考核、异动、离职全过程的有效管理和分析。

7、       实现移动办公平台，让公司的管理人员通过手机、IPAD或笔记本电脑，可以随时随地处理公司事务，了解经营及情况。

8、       将金和OA与考勤、工资进行有效的整合，实现数据直接交互，避免重复工作及信息不对称，数据不统一，导致的数据不能汇总、跟踪和分析的问题。

9、       建立公司高层管理者决策分析和风险控制平台，建立科学的数据分析模型，高层管理者随时了解员工日常工作效率、计划和任务执行情、公司人员异动状况、公司业务经营、盈利能力、资产、资金、利润变化的情况，按照各种纬度进行数据钻取分析，对问题直接进行追朔和剖析。

3.解决方案

本次金和OA协同办公系统架构包括：基础办公管理、KPI体系管理、周期性任务管理、人力资源管理、数据分析管理五大内容：

3.1基础办公管理

实现公司无纸化办公及日常工作管理包括：企业门户、员工工作台、内部沟通平台、工作流审批平台、知识管理平台、合同管理平台、事务管理平台（包括日程管理、电子邮件、会议管理、用品管理、资产管理）。

1、         建立企业门户：企业门户支持多级、多类型及不同权限的不同内容展现功能；门户包括:公司门户（公司新闻、通知公告、企业文化：如公司活动、员工关怀：如生日、公司规章制度；业务门户：如生产周例会纪要、生产质量周汇报等）；门户的不同版块指定专人进行管理。

2、         建立员工工作台：

1）       待办工作：如待审批的流程、每月绩效考评审核等；

2）       待阅信息：如会议纪要、公司发文、每月财务、业务等经营报表；

3）       工作任务：包括布置和执行的任务，以及周期性循环任务

4）       工作日程：每月、每周、每日的行事历和提醒

5）       岗位知识：与自己相关的知识

员工工作台支持内容自定义，根据岗位、职务、角色不同，可以定义不同的版块。

3、         建立内部沟通平台：建立内部沟通的统一平台，替代QQ、MSN、内部邮件的功能，同时将所有沟通纪录统一在服务器上进行管理，保留所有沟通和往来记录，随时进行追朔和查询；沟通平台与手机关联，同时惯穿流程、任务、日程、会议、等各个环节进行预警和提示及短信提示。

4、         建立工作流程审批平台：将公司管理制度、公司发文，日常事务的处理机制分解成标准化的表单格式和审批流程，进行分类、分权限管理；表单支持OFFICE和内嵌式表单格式，支持表单样式自定义；流程支持可视化和自定义功能，支持条件判断、分支、流程间关联；

根据流程类型、部门、人员、时间、状态等多种情况对流程进行统计分析，提供流程节点效率、延迟等报表分析。

5、         建立制度管理平台：将公司制度依据部门和管理范围进行分类，对制度的起草、发布建立规范流程，制度修订和版本进行统一管理；制度与流程和奖惩进行关联，让员工随时了解制度的内容，奖惩时关联制度有法可依。

6、         建立知识管理平台：将公司制度、管理文档、工作模版、培训资料、作业规范，工作过程中产生的知识、经验资料形成公司的知识库，并形成知识的结构化、网格化，人性化，不仅便于员工的学习，辅以创新机制，将个人知识转化为集体知识，沉淀为公司财富。通过知识管理系统不仅有效的实现知识的共享，统一了公司知识及文档的归口，同时文档的应用权限进行有效的管理；将知识有针对性的推送到不同的岗位进行学习；

知识管理支持类型自定义、与岗位关联；支持全文搜索。

7、         建立合同管理平台：建立规范的合同管理标准，将合同进行分类、编号、版本管理。分权限进行查阅和共享，支持按类型、日期、部门等进行搜索。

8、         建立事务管理平台：

1）       日程管理：个人日程、部门日程、日程共享、汇总、提示和循环；

2）       员工事务：个人工资、会议、培训、表现、个人报表、个人考勤。

3）       其它事务：通讯录、便笺等

4）       行政管理：会议管理、车辆管理、用品管理、资产管理。

3.2 KPI体系管理：

1、       将公司目前的战略地图和KPI进行分解，分解到各系统和各执行部门，对目标计划制定不同的权重，跟踪目标的执行结果，汇总后形成各阶管理层和员工的绩交组成部份；

2、       支持对KPI项目的编制定义、汇总、跟踪和状态的预警；

3、       将KPI转化为循环任务，形成自动布置的循环汇报；汇报后结果自动形成绩效考核结果。

4.3工作任务管理：

通过工作任务管理平台实现对任务完成进度和执行质量进行全程跟踪和分析。

1、       任务内容：包括任务来源、时间、地点、任务内容、完成标准、执行人、执行角色、任务级别、任务权重、周期循环；

2、       任务功能：支持团队协作，包括多级任务、任务分解、任调整、取消、汇报和任务确认；

3、       任务报表：按任务内容中的字段进行统计分析，提供未完成任务统计分析报表；

4、       周期性任务：根据不同岗位、职务制定周期性工作任务，制定一次后按期（年、季、月、周、日）自动布置到相关人员的工作台上，相关人员进行汇报，检查和评审；

5、       任务绩效：根据任务完成情况形成任务绩效，与KPI绩效形成个人最终的绩效考核结果。

4.4 人力资源管理

1、       人事档案管理：人事档案栏目支持功能自定义，支持二维、多维报表查询和统计

2、       员工全生命周期管理：

3、       人事考勤管理：考勤管理与考勤机结合，直接读取考勤机不同班次的考勤数据，与金和OA系统中的请假、出差、外出等形成统一完成的考勤记录和报表；

4、       工资计算管理：工资计算与考勤结果结合，根据不同情况（如病假、事假、年休假的）完成最终工资的计算，同时自动推送到员工个人事务的工资自助系统中进行自助查询，员工对结果进行确认或申诉。

5、       培训管理：人资部门制定培训计划、准备培训资料，完成培训后通过系统制定培训考题、进行在线考试，结果进行记录归档。

4.5．数据分析

1、         通过BI工具（水晶商业智能报表）为公司中高层管理者提供一套多方位、多角度观察和分析企业经营的方法；管理者可以按照自己的思维逻辑建立数据分析模型，通过对数据进行钻取、挖掘形成多纬度、多层次的分析报表；如人力资源分析报、计划和任务执行情况报表、产品利润贡献情况图表、费用类型占比分析图表等。

2、         BI水晶商业智能报表不仅可以对金和OA系统进行分析，也可以进其它业务系统数据进行整合分析。

4项目效益评估

本次项目是帮助企业提高运作效率，提高决策水平的综合系统，一个身份是信息技术，另一身份是管理手段和方式。所谓信息化建设评价就是对信息化建设的性能进行全面估计、检查、测试、分析和评审,包括对实际指标与计划指标进行比较,以求确定系统目标的实现程度,并对系统建成后产生的经济效益和社会效益进行全面的评价。

预计费用投入：

我们从以下几个方面对金和OA实施后的效益进行评估

4.1提高工作效率

通过协同系统从在处理信息上就减少了约25 ～ 30％的时间，如寻找信息、内部沟通、任务布置；流程流转效率提升55%，绩效考核数据工作量减少50%，员工满意度提升30%。

4.2 降低办公成本

金和OA协同办公平台彻底解决信息共享和信息成本问题，企业综合管理成本有效降低，包括：信息传递成本降低60%和日常办公成本降低30%。

4.3建立知识型企业

企业知识快速共享，打造学习型团队，提高资源利用率，企业创新率和凝聚力大大增强；系统为管理者和下属提供了有效的交流平台，帮助企业实现人本管理和企业文化建设，增进了管理者和员工之间的情感交流，领导工作不再被动，员工满意度大大提高。

4.4绩效监控动态化

金和OA系统的应用将为企业提供丰富的管理信息，用好这些信息并在企业管理和决策过程中发挥作用，动态监控管理绩效变化，即时反馈和纠正管理中存在的问题。

4.5管理改善持续化

通过对日常工作跟踪和分析，最终对公司各个环节的工作改进提供详细的数据和依据，这也是整个金和OA实施闭环的最终目的。

项目的实施给企业的发展及企业的管理,经济效益带来一定的好处和推进,,项目的创新和示范性主要从两发方面来分析，一是直接经济效益分析,二是间接效益分析。

 批准：                 审核：                编制：

第二篇：OA办公自动化系统可行性应用分析报告

关于部内机关架设OA办公自动化系统可行性分析报告

OA即办公自动化系统，为英文Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,从而提高工作效率的功能整合系统软件，OA系统常见于企业内部管理和办公中，近些年中逐步被引进政府机关内部加以使用。

一、 OA系统的主要功用

OA的主要功能主要是通过电子信息技术手段而提高工作效率，可以说是办公无纸化、自动化进程的主要推动力。继电脑和打印机等设备在办公中的应用所带来的第一次变革之后，OA的诞生预示着办公中的第二次革命，它是一个将所有办公用品及各种工具全部整合并加以替代的办公平台。OA系统常见的功能包含：文字处理、档案管理、行政办公、即时通讯、资源共享、日程规划、数据留存分析处理等主流功能。以下为OA主流功能一览表：

上表所述为常规OA的主流功能，但大部分功能是针对企业的日常运营而设计的，也可以说整体结构并不是针对组织工作的需求而进行构建的，所以陆续出现了针对党政机关甚至是针对组织工作而专门设计的OA系统，例如在整套系统中加入了文件传阅、工作流程设臵、针对不同级别领导而开放不同使用权限等等一些列更贴近机关部门工作需要的特别功能。更有个别的OA功能不仅仅局限于内部局域网，转向了对互联网和手机通讯等方面延伸的功能。综

上所述，OA主要具备如下几点作用：

一是提高效率。OA系统大多内臵了大部分公文类型的模板，常规性公文直接套用模板稍作修改即可成稿，而在文件的审核、批办、签发、传阅等环节也只需在电脑上简单操作，避免了文件的积压、丢失、耗时等问题的出现。而OA系统的内臵工作流可以简单明了的将工作流程以图形化进行呈现，让人可以很直观的发现工作流程中的死角和拐角，语音和文字方面功能的同步应用更是大大提高了工作的时效性和准确性。

二是节约资源。通讯功能的应用可以减少不必要的人力耗费，行政功能的应用可以减少大笔的纸张、耗材费用，缩减了不必要的财政开支，而OA的整体应用可以减少宝贵的时间，另外OA的可扩展性功能可以将一些特殊性质工作都整合进来，例如财务人员的业务整合到OA当中即可实现在线做账、生成表格、转账汇款等功能，从而最大限度的节约各项资源，最大化的提升资源的利用率并将实际工作中的理论成本降到最低。

三是整合信息。OA的数据采集功能、信息整合功能可以将例如考勤数据、业绩数据、薪资数据、人力数据等信息进行汇总计算并分科目统计之后形成直观图图表供上层管理者进行分析研究，用数值来体现员工利用率、成本开支、利润率、市场占有率等指标，以供决策者对集体内部的运营情况做详尽的了解，并为其更改策略、调整业务倾向等决策工作提供了第一手参考资料。

上图为OA与传统办公模式相比较，便捷性提高47%，安全性提高38%，时效性提高74%。

二、OA应用在组织工作中的意义

组织工作在党政工作中占据着至关重要的比重，组织工作能否行之有效的开展取决于组织部门的内部管理，因此组织部门的自身建设也是组工团队能否胜任其他工作的先决条件和必要条件，而自身建设工作中信息化建设又起到了决定性因素，如何利用信息化手段提高组工团队的各方面能力是在当今科技社会新形势下开展组织工作所必须面临的一个问题，如何找到一种能够推进组织部办公环节信息化、高效化、规范化的手段跟“组织工作要提质、提速、提效”的大前提环境是相吻合的。我认为将OA系统应用在部内机关有以下几点积极意义：

一是有利于部机关向心力、凝聚力的提升。因为整个使用过程中是我部全员共同参与的，在简单的使用和沟通中会让在这集体中的每个人都会感觉到这个集体的实实在在的存在，让部内干部真正体验到团队的概念，进一步增强集体荣誉感和个人成就感。

二是有利于优化部内的工作流程和工作模式。以提高单兵作战能力的方式从而提高全员战斗能力，克服传统管理模式和办公模式所带来的弊端，增强了各部门、各级别、各层面的垂直沟通和水平

沟通，破解了与人之间、人与部门之间、部门与部门之间的合作壁垒与沟通壁垒，明确细化了各人到各部门的权利与义务，便于领导督查和指导。

三是有利于部内整体资源的开源和节流。减少人力、财力、物力的开支，同时在部内构建了一个管理平台和信息共享平台，形成了各部门之间信息共享、和谐互助的良好氛围，为部内的精细化管理提供了硬性支撑，同时为构建我部的组工文化提供了软性支持。

当然，在实际应用中必然会产生一些困难，如资金投入、人员培训、功能适用性等问题都将会浮出水面，但短期投入与换来的长久收益之间固然是后者较可取。

三、关于部内架设OA系统的几点设想

对于党政机关来讲，OA的确是个舶来品，但郝部长将企业管理中的“项目化管理”引入组织工作中就着实说明只要是先进的、对组织工作有益的、有推动作用的我们都可以“拿来”，关键是要如何拿得来、用的好。为使OA系统更适用于组织工作，现将OA功能分解为5大功能平台，细化为30个基本功能，后续功能可以根据实际工作需要进行单独开发和整合。

经过重新设计的OA系统功能具有以下优势：

一是在公文处理上更便捷，将公文处理划分为三个版块，即：收文管理、发文管理和公文监控。收文管理功能完全按照实际收文工作流程设臵，即收文登记→办公室主任签字→常务副部长签字→部长审阅签批→主管副部长审阅安排→主办科室审阅落实，每一环节进行完毕将会自动转入下一环节并以弹出窗口提示的方式进行公文处理提醒，处理人只需在线签署批办意见并点击确认进入下一环节即可。发文管理也是如此，文件草拟→办公室主任校对复核→主管副部长审阅→部长审阅签批→办公室确认→印刷下发。公文监

控可以提供在线查阅所有未归档的已办结或未办结的文件状态和内容，包括可以查阅收文登记和发文登记中任意文件的基本信息、办理进度、传阅状态、阅办意见等。在模式上初期将采用线上和线下同时进行的模式，如来文为电子版则可进行线上公文处理，若来文为纸质版则可进行线下公文处理，后期随着功能的完善则可以完全使用线上公文处理，使用电子印章和电子签批功能来代替线下公文处理。

二是在内部沟通上更即时，在内部沟通上将有6个版块：短信通、内部邮件、外网邮件、通知公告、讨论区、通讯录。短信通可以借助网络运营商的服务器端口在系统中给手机用户发送短信息，也可以在有通知公告时为不在线人员发送概要信息。内部邮件和外网邮件可以在内部之间相互发送短信并可以接收发送外部互联网邮箱中的邮件。通知公告功能可以在部内有会议通知、事务性通知的时候在线群发并以桌面弹窗的方式进行提示。讨论区可以提供指定人员之间架构一个短暂的聊天室用来讨论某项工作。通讯录包含个人通讯录和公共通讯录速查，如需要可以实现在线拨号进行网络电话通过。

三是在工作安排上更明晰。由于部门工作特性导致，每个人接受的工作都比较繁杂，记工作日志是最好的方法，此功能板块可提供在线记录工作日志、周计划、月计划以及定期工作总结等功能，在每个分项功能中都可以设臵工作备忘提醒，定期提示未办结的工作。根据不同管理权限，不同的主管领导可以查看其主管人员的工作计划和工作总结以及工作日程安排，这样更便于领导进行管理和相关工作的督察督办，同时还可以通过公文处理和内部邮件功能进行催办。

四是在行政办公上更强大。该板块整合了日常办公中可能会用到的14项基本功能，不但提供了请假申请、资产管理、考勤系统、

调查投票等必要功能，还提供了天气预报、万年历、计算器、度量衡、邮编区号手机归属地查询等辅助功能，后续还可以根据具体需求将单据报销、财务管理、党建网站管理、能耗报表等功能也整合到系统中来，从而使OA系统更具适用性。

五是在档案管理上更精准。此项功能可以针对不同档案，让不同权限的用户在线查阅所有已归档的文件，与纸质版归档文件完全同步。按照归档信息，通过年份、保存年限、全宗号、流水号以及文号等来选取文件进行查阅，并且支持直接打印复印件，免去了查阅归档文件的费时、费力等问题，使档案管理更加精准。

以下为我部机关OA系统功能设臵的树形结构图

收文管理

发

文管理公文监控短内信部通邮 件外

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