关于花园酒店开展经济合同大检查

整改落实情况的报告

根据岭南集团《关于开展经济合同大检查的通知》部署要求，花园酒店高度重视，精心组织，抓好落实。在扎实开展自查自纠、接受集团重点抽查的同时，针对存在的问题，认真制定整改措施、明确整改时间及责任人，进行了积极有效的整改落实。现将已完成的各项整改工作情况报告如下：

一是针经济合同管理制度建设方面的问题。酒店在现有的基础上，根据岭南集团发展战略目标要求，联系酒店实际，按照系统性、整体性、操作性和实用性原则，对现行的经济合同管理制度进行了全面梳理整合，制定了《广州花园酒店经济合同管理规定》及其业务操作流程，并广泛征求意见，反复修改完善。目前，已颁布实施。

二是针对合同的签订方面存在的问题。酒店按照各部门的工作职能，明确合同管理的责任主体，界定各类合同管理责任范围，厘清合同管理职责，加强对合同签订后的履行情 1

况的管理和监督，尤其是加强对合同履行过程中的动态管控力度，明确了各部门根据合同约定的履行期限和方式制作合同履行进度表。逐步形成了分工明确、责任清晰、协同有序、目标一致的格局，落实经济合同的定期检查，确保及时发现问题，消除隐患，有效防控合同风险。复查情况表明，此项工作已在上半年开始落实并取得初步实效。

三是针对经济合同管理方面存在的问题。酒店以规范合同审批和签订切入点，进一步强化合同管理，严格审批程序，加大内部监管的同时，注重降低法律风险，明确了各部门职责，从合同管理的每个环节，加强监督和把关。从合同草拟环节开始，主办部门负责做好业务风险的审核，财务、监察审计部门对合同的财务风险作出审核，分管副总、总经理作决策审核，所有合同正式签订前一律送纪检监察部门作风险意见评估。对重大合同，邀请酒店法律顾问进行合法性审查。通过层层把关、严格审批，切实把合同审查管理落到了实处。同时，着重完善合同签订的法人代表委托授权；签定合同严格采用规范统一的合同文本。经复查，此项工作已在四月底前整改落实，酒店的经济合同管理工作逐步走向规范有序。

四是针对合同档案和台帐管理方面的存在问题。酒店明确要求各部门按照经济合同管理制度规定，及时健全合同档 2

案。做到每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏；每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同履行的情况记录，变更、解除合同的协议(包括文书、电传)等资料，都要分类建档。同时，建立完善合同管理台帐。根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐，包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、合同金额、合同单位、履行情况及备注等。合同台帐逐日填写，做到准确、及时、完整。从复查的情况来看， 各有关部门的“经济合同情况月报表”上报工作落实到位。通过落实整改，酒店和各部门的合同档案和台帐管理总体上符合制度要求。 专此报告。

广州花园酒店有限公司

二○一二年十月十二日

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第二篇：关于开展经济合同大检查自查整改报告

关于开展经济合同大检查自查整改报告

根据“广州岭南国际企业集团有限公司文件穗岭南字E2012〕39号”关于开展经济合同大检查的通知，本部对应通知所提出的各项要求，逐一对所负责的酒店出租物业的各项租赁合同做了一次彻底的大检查，重新检讨租赁合同从制定、签署及管理的每一个环节的制度是否完善，以及落实情况。以下是本部现行出租合同签署的流程和管理规定的简要说明，以及通过这次检查发现存在问题的情况汇报：

一、花园酒店出租物业的合同签署管理规定

1、花园主要的出租物业主要包括有写字楼、公寓和商铺，如需租用的客户须递交以下文件给本部存档：

1）公司营业执照、法人身份证复印，如租用写字楼成立新公司，须由法人代表或亲笔授权签署合同；

2）公司的联系电话和地址；

3）租用商铺需递交经营品牌代理授权书。

2、合同使用统一的由酒店法律顾问审核及酒店内部审核一致通过的合同模板，如租户需要增加及更改合同条款，需先咨询酒店法律顾问意见，与客户协商达成一致意见后，送酒店内部审核。酒店内部审核程序：需通过使用部门，财务部，总经理，内稽组意见(10万元以上)，集团外派财务总监等各部门审核通过。

3、租金价格由本部根据市场价格制定，并通过酒店管理当局同意。

4、合同由本部负责与客户洽谈业务的租务人员打印、部门总监审核后，送酒店总经理签署盖章，再由该租务人员送租户签署，并跟催合同的存档。

5、花园首层商铺、4楼以下写字楼、商铺的出租及续租，以及超过1年的租赁合同，需通过酒店递交备忘录给董事办，送集团批示回复后，方可出租。

二、自查中发现的问题及跟进的措施

1、写字楼租户部分没有营业执照

共有7个租户没按合同规定的时间内办理营业执照

酒店法律顾问许律师的意见，租户没有办理营业执照，酒店会承担一定的监管责任。为避免酒店承担该监管责任，本部已于3月19日再次发函给上述7个租户，要求这些租户须在收到本部发函的1个月内，递交有效的营业执照，否则，本部将依照租赁合同中的有关规定考虑终止合同。

2、租户不愿提交法人代表身份证复印件

一直以来，本部都要求租用写字楼租户递交法人身份证复印件，由于部分公司特别是一些大公司，认为不合理，违反个人隐私。根据律师的意见，按合同法，签署合同的主体是公司，不是个人。本部必须有该公司的营业执照，合同上必须盖有该公司的公章，法人代表身份证不是必须的。因此，本部不再坚持要求客人递交法人身份证复印件。

3、 公寓租户欠营业执照复印件

由于租用酒店公寓都是些有实力的公司，大部分都是花园长期的客户，基于这个原因，本部并没有强制执行要求公寓租户递交营业执照。而且物业的同行也没有这样要求。根据律师意见，合同由公司签署，租户递交有效的营业执照复印件，便于本部明确了解合同签署的主体的情况及责任。本部已要求租户3月底前递交有效的营业执照复印件给予本部存档。

虽然本店出租物业的经营业务已有20多年的历史，合同的签署及管理已制度化、流程化，但仍有可能出现合同条款没有涵盖的内容，或者执行不到位的地方。特别是面对市场及客户的不断变化，只有通过不断的实践，不断地更新完善我们的合同及管理制度，才能避免出现纠纷，保障业主的利益，从而更好地实施日常管理。

物业部