采购管理制度与工作流程
一、 目的：
为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。
二、 适用范围：
适用于本公司采购管理。
三、内容：
1、 总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、 采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示：
1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
2） 供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3）询价、比价、议价 。
4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算
3 、申请商品采购流程图 
1）销售部提出采购需求，
2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；
3）审批通过后，由采购主管下单。
4 、申请付款流程图
1） 采购商品入仓后，做应付款计划
2） 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；
3） 采购部审批到期应付款
4） 总经理批准付款
5 、商品到货验收流程
1） 仓库根据供应商送货单验收产品
2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复
6、促销流程
1）每周例会上确定促销计划
2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间
3）报总经理申请促销采购资金
4）落实采购订单和促销执行方式
5）反馈促销结果在下周例会上通报
7 、退货流程
1） 门店填写退货申请单，写明原因
2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请
3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单
4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%
四、 采购管理制度：
1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
五、采购部职责
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程：
（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
2.制定并实施采购计划：
（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；
（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；
（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；
3.采购成本预算和控制：
（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
4.选择并管理供应商：
（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；
（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；
（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；
采购部主管职责
1、直配供应商引进及维护
2、采购部日常管理，主要包括：
（1）部门工作安排（日、周、月）
（2）供应商谈判，
（3）相关流程制定和调整
（4）突发事件的处理
3、订单的审核，参考安全库存
4、应付款的管控
5、库存金额的管控以及消耗
6、审核并调整周月采购需求和计划
6、与其他部门的协调
7、库配需求的统计和采购计划的制定
8、日常订单的制定和跟进
9、退货处理
10、库配供应商的谈判、引进和维护
11、库配商品促销计划的制定和落实
12、批发毛利率与毛利额周、月报表
7、货品残损率周、月报表；
8、不动销商品率月报表（30天不动销品）
9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；
采购主管职责（分管系统和直配）
1、系统信息更新
2、仓库库存的掌控
3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）
4、直配供应商的沟通和维护
5、直配供应商促销政策的制定和落实
6、库存情况周、月报表
7、供应商应付款的统计、结算与协调
8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控
9、相关表格的制作和归档
第二篇：工作流程及管理制度
目 录
一、投资项目管理中工作流程
1、投资项目管理工作流程
2、申办政府部门手续工作流程
3、建筑工程技术管理工作流程
4、材料采购工作流程
5、工程款审批（支付）工作流程
二、投资项目管理部工作制度
1、工程招投标管理办法（包工包料）
2、工程包工不包料管理办法
3、材料采购招投标管理办法
4、申办政府部门开发手续管理制度
5、合同签订及跟踪管理制度
6、建筑工程技术管理工作制度
7、建筑工程技术资料管理制度
8、工程预结算编审制度
9、工程预结算资料管理制度
10、材料采购审批制度
11、材料采购验收、结算制度
12、材料仓库管理制度
13、部门会议制度
14、附：有关表格
工 程 招 评 标 管 理 办 法
一、投资项目部承担公司的工程招标任务。
二、工程的招标小组成员：
由投资项目部策划组成，招标小组组长一般由主管董事兼任，由总工程师组织相关人员共同参与。1000万元以上项目委托招标代理单位代理。1000万元以内项目招标工作自行组织完成。
三、工程的招投标根据《中华人民共和国招标投标法》及湖南省关于建设工程招标、投标管理法规等有关法律法规进行。
四、招标文件的制定：
（一）投标邀请书：
长沙龙腾房地产开发有限公司现就 工程项目进行国内公开招标，本项目实行资格预审，只有通过资格预审并成为正式投标人才能参加投资竞争。
1、项目名称：
2、主要工程量、服务内容
3、主要文件发售方式（时间、地点、价格） 年 月 日 午 时，在 每份500～1000元/套。
4、投标文件递交方式
地点：
份数：投标文件一式三份，正本一份，副本二份。
截止时间： 年 月 日 午 时正
5、开标时间及地点
时间： 年 月 日 地 点：
招标方： 联系人：
电话： 传 真：
（二）投标须知：
前附表：
长沙龙腾房地产开发有限公司 工程，按《中华人民共和国招、投标法》、《湖南省建设工程投标管理条例》等有关法律、法规已具备施工招标条件，经 招标管理机构审核同意发出如下招标文，供投标单位作编报投标文件的依据。
1、总则
（1）本工程已领有宁乡县计委发给的批文，证号为
（2）本项目已领有规划部门发给的“建设工程报建审核书”，编号为
（3）承担本招标工程施工图的设计单位是：
（4）本招标工程执行建设工程监理制度
（5）本招标由 主持进行，按招标的程序依法选定承建单位；
2、招标工程综合说明
（1）工程名称：
（2）建设地点：
（3）建设规模： 平方米， 结构， 层。
（4）资金来源：
3、招标工程现场施工条件：（另详文）
4、招标工程的要求：（另详文）
（1）招标范围
（2）造价承包办法
（3）工程质量标准及保修期
（4）招标工期
（5）投标人最低价格标准
5、工程款结算及拨付方式：（另详文）
6、标价的编制：（另详文）
（1）标价的范围
（2）计费依据
（3）投标计价时考虑的其他因素
7、对投标书的编制要求：（另详文）
a、投标书内容：
b、投标书的装订。
8、对中标单位的其他要求：
a、中标单位在施工期间应严格遵守国家、省、市有关防火、爆破和施工安全以及文明施工深夜施工、环卫和城管等规定，建设规章制度和防护措施。并承担由于自身措施不力造成事故责任和发生的费用。
b、合同约定的项目中标单位不得转包，必须分包的少量专业工程事先须取得建设单位的同意，并在施工合同中确认，否则建设单位有权单方面终止合同，并令其立即退场，工程项目施工由业主另行处理，并由此而造成的经济损失由中标单位负责赔偿。
9、评标、定标：
a、评标、定标工程采用综合评估法：
b、评标工作由评标小组负责（可由投标小组负责，也可另组织评标小组）； c、评标小组根据评标细则确定是否无效标书；
d、评标委员会在开标后，对各有效投标书中的报价、工期施工方案、质量保证措施等进行综合评审，采用百分制进行评分，具体评审细则详见投标评标细则。
e、评标小组根据评审结果，编写评标报告，依法选择中标单位；
f、在对各投标单位的投标文件进行审查、评价和比较以后推荐中标候选单位的过程中，投标单位不得对招标单位和评标小组成员施加影响，违者取消其评标资格，同时，招标单位和评标小组也保证不恃评标的有关资料向投标单位以及与评标无关人员泄露。
10、合同授予：
中标通知书，本投标文件、投标答辩会纪要和中标单位的投标承诺是双方签订合同的依据。按 签订 合同文本，对此要求，招标单位承诺不增加招标文件外对中标单位的额外要求。中标单位在签订合同时对上述文件有异议，不愿遵照执行，将被取消中标资格，赔偿经济损失外，招标单位将上报市招标管理机构，对其作进一步处理。
11、其他需要说明的问题：
a、中标通知书以及双方交接办理相应手续为准，招标单位不接受非中标单位的查询，也不对中标原因作出解释；
b、招标活动前，招标单位与投标单位之间口头或书面的承诺与本投标文件不一致时，以本投标文件为准。
12、招标、投标的日程安排：
a、招标会：时间： 地点：
b、招标答辩会：时间： 地点： c、投标书应于 年 月 日 时正交送
d、开标于 年 月 日 时正在 召开。
（三）技术规范
按国家有关技术规范执行（另详文）
（四）工程量清单（另详文）：
1、清单内附材料品牌说明； 2、工程量清单内容。
（五）设计图纸、技术资料（另详文）
招标单位 年 月 日
工程投标评标细则
（一）前言
1.1 为保证“公开、公平、公正”，根据国家有关建设工程招标的法律、法规和方针政策，结合该工程的特点，制订本评标细则，实行评标的规范化、标准化、科学化。
1.2 本细则仅用于 工程。
1.3 开标前组建评标小组。评标小组为 人，其中外聘技术专家 人，经济专家 人。
1.4本评标细则的解释权归评标小组。
（二）评标办法
2.1 本次招标采用综合评估法，评标分为“技术部分”和“经济部分”进行评审，评审流程如下：
2.2 无效标书的确认：
无效标书的确认分为两种情况：开标时的无效标书的确定和评标过程中的无效标书的确定，所有无效标书的确定必须经过评标小组的同意，并采用少数服从多数的形式予以书面签名确认，如有不同意见，必须以书面形式提出。
2.2.1 开标时无效标书的确定，在开标时，由招标人主持，招标管理机构或相关机构进行监督，对以下情况作无效标书处理：
A.投标文件未进行密封，密封处无加盖投标单位公章；
B.无法定代表人证明书和法定代表人委托授权书；
C.法定代表人或法定代表人委托授权人未出席开标会；
D.正本不使用 印制的“宁乡县 工程投标书”或使用其复印件和复制件；
E.投标报名时申报项目经理与投标文件中的项目经理不一致；
F.“宁乡县 工程投标书”投标文件中有关公司和项目班子组成人员的资质文件中有关公司和项目经理的业绩文件等无加盖公章。 G.逾期交招标书。
2.2.2 评标过程中无效标书的确定：评标小组在评标过程中，如发现以下情况，
作无效标书处理：
A.投标文件未包括文件规定应递交的合同文件；
B.投标文件中有明显不符合本工程所适用的技术规划、技术标准要求；
C.投标文件中有招标人不能接受的条件；
D.在评标过程中，发现投标单位以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者其他弄虚作假方式投标的；
E.以低于其企业自身成本报价竞标的；
注：在评标过程中，评标委员会若发现投标单位的投标价可能低于其企业自身成本，且该投标单位的投标文件内所附书面说明及相关证明材料，不能合理作出解释时，评标委员会将通过澄清或按少数服从多数的原则，以书面的形式认定该投标单位是否以低于其企业自身成本竞投。
F.未能在实质上响应招标文件提出的所有实质性要求和条件的；
G.投标人拒绝评委会确认的、修正算术错误后的投标报价。
2.3 技术部分评审
评标委员会成员应充分了解工程有关情况，包括基础形式、结构形式、装修标准、平面布置、周围环境情况等等，根据现行的我国施工技术规格和技术标准要求、本地区关于文明施工的有关规定以及招标文件的要求，公正地、合理地对各有效投标文件进行评审，对各有效投标文件的技术部分的优劣，评审内容包括有关承诺书或响应书、施工方法及技术措施、施工进度及工期保证措施、质量及安全保证措施、文明施工保证措施、施工人员的配备、设备及机械的配备等；评标委员会可以就有争议的问题进行讨论，以取得一致的意见，并采取少数服从多数的形式进行投票表决，并作书面签名确认，如有不同意见要以书面形式作出表达。
2.4 经济部分评审
评标委员会应先根据2.4.4条规定，对各有效投标文件的投标报价进行算术复核，然后，根据招标文件对造价的要求，以及造价管理部门的有关文件规定，对该投标单位的投标报价进行评审，评审时应注意以下几个方面情况：
2.4.1 评标委员会应通过对投标单位提供的有关资料，对投标报价中的直接成本、间接成本、利润和其他费用进行分析。评审中若出现有争议的问题，评委会可通过澄清及进行充分评审讨论，并按少数服从多数的原则，以取得一致的意见。
2.4.2 如果评标委员会认为投标价可能低于其企业自身成本，应根据2.2.2条
确定该投标单位的标书为无效标书。
2.4.3 如果评标委员会认为投标价符合招标文件要求时，且投标报价满足工程的需要，则可按2.5条执行。
2.4.4 投标报价的算术错误修正原则
a.当用数字表示的数额与文字表示的数额不一致时，以文字数额为准。
b.当单价与工程量的乘积与合价之间不一致时，通常以标出的单位为准。 c.当副本与正本不一致时，以正本为准。
注：按上述原则修正后的投标报价，应要求投标人书面确认，若投标人拒绝接受，经评委会确认后，按2.2.2条执行。
2.5 定标原则
2.5.1 评标委员会根据具体评审原则,对各有关投标书中的报价、工期、施工方案、质量标准及质量保证措施进行综合评审，采用百分制进行评分（详见评分表），将综合评分最高的前2名作为评委会向业主推荐的中候选单位，由业主依法选定中标单位。
如果，评标委员会根据招标评标细则的有关规定否决不合格投标单位，造成有效标不足三个，使投标明显缺乏竞争的，评标委员会可以否决全部投标，招标人应当依法重新招标。
2.6 评标委员会应详细、客观和公正地评价每一份投标书，对投标单位的施工方案、报价、工期、质量等方面进行认真评议，技术部分和经济部分的评审应注意以下两个方面问题。
Ⅰ 技术部分评审时应注意的问题：
a. 检查是否符合招标文件现行技术条件、图纸、规范、标准的要求；
b. 施工总平面布置；
c. 施工临时设施、施工水电；
d. 施工组织设计；
e. 质量保证体系、保证措施；
f. 施工进度网络计划、工期保证措施；
g. 文明施工保证措施；
h. 检查标书对招标文件规定的响应程度，编制的内容、格式是否符合招标文件要求。
Ⅱ 经济部分评审应注意的问题：
投标书的内容、条件是否出现重大偏离，是否愿意承担招标文件规定的全部义务，投标报价是否低于其企业自身成本，说明文件是否充分。
2.7 评标分两阶段进行，第一阶段：阅读标书，包括招标文件、投标文件及相关资料；第二阶段：评议、编写评标报告。
（三）评标机构
3.1 评标机构是本项目评标委员会。
3.2 评标委员会的专家人数按照国家有关法规和管理条例选定。
3.3评标委员会的专家人员按国家有关法规和管理条例、并结合工程的特点选定。评标委员会的职责主要是：（1）根据评标细则，对标书进行认真评审，完成评审报告；（2）报告评审意见，向建设单位推荐中标单位。
（四）评标依据
4.1 评标工作严格执行国家颁布的有关法规，招标文件是投标单位编写投标文件的基础和评标的依据。主要资料和文件包括：
⑴ 招标文件及其补充通知；
⑵ 投标文件；
⑶ 《中华人民共和国合同法》；
⑷ 《中华人民共和国招标投标法》；
⑸ 《评标委员会和评标方法暂行规定》；
⑹ 其它招标投标方面的法律法规。
（五）评标人员守则
所有参加评标人员必须遵守国家、地方政府制定的有关工程招标的法则、规定，遵守有关工程招标投标的保密制度；如有违反者，给予行政处分，情节严重，构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。全体参与评标人员要求：
⑴ 必须遵守评标纪律、不得泄密；
⑵ 必须公正、不得徇私；
⑶ 必须科学、不得草率；
⑷ 必须客观、不得带有成见；
⑸ 必须平等、不得强加于人；
⑹ 必须严谨、不得随意马虎。
（六）投标小组完成招标文件的收发工作后，另行由投资项目管理组织评标委员会（评标小组）评标委员会必须由技术、经济专家组成，评标人数一般为奇数。
（七）工程招、评投工作的开展及相关技术、经济资料的保管、整理执行公司的保密制度。
（八）有关工程设计或其他专业项目的招投标参照以上方式进行。
工程包工不包料管理办法
一、不适合招标评标的施工项目（小型工程、零散工程、维修工程）均实行包工不包料的管理办法。
二、包工不包料的施工管理材料供应应分别由专业项目经理安排执行。
三、工程预算由造价工程师根据施工定额及材料市场信息价格编制，施工用料明细由工程专业项目经理审核提供（施工员计算），单项工程的材料消耗用量，按照实际完成的工作面依据定额指标计算，凡属节余或超过者，均按适当的比例进行奖罚（具体办法另定）。
四、人工工资的计算标准，由工程专业项目经理及造价师依据定额进行适当调整，制定可行的人工工资计算规则。
五、特殊专业工种，技术性要求较强的工种，根据市场情况付给一定的综合管理费。
六、管理人员的工资及工地零散管理用工，凡属一定规模的项目，均按照材料加人工费合计费用的一定百分比进行包干使用，凡不能进行包干计算管理费用的项目（如维修工程），均按照岗位责任制的原则实行管理。
七、施工班组由工程专业项目经理选择。
八、施工班组的管理原则在施工合同中明确。
九、包工不包料所需的施工机械，工具用具，充分利用原营建部的设备，特殊施工机械、大型施工机械，采取公司租赁的办法解决，小型工具内施工队自带。
十、施工队借生活费及工资结算均按合同执行，由施工员签证，工程经理审批，预结算工程师负责结算，财务支付。
十一、项目完成后的成本核算及进行包干负责制后的材料节余与超支奖罚评估计算由工程经理提供资料、预结算工程师核算共同完成。
长沙龙腾房地产开发有限公司项目管理部
材料采购招议标管理办法
为了明确及规范材料采购招投标事项，保证公司的利益，提高各部门效率，杜绝材料采购方面的漏洞，特制订本制度。
1、a.材料采购议标的内容必须是单件物品价值15000元以上，或单项材料物品在30000元以上的材料。
b.材料采购招标的内容必须是单件物品价值500000元以上，或单项材料在1000000元以上的材料。
2、由投资项目管理部会同工程监理部制作材料招标标书。
3、由投资项目管理部公布有关招标信息，或在公共传媒公开。
4、由各部门推荐供应商参与投标。
5、由投资项目管理部初步审核投标文件，补充完善并作出比较表后提交评标委员会审议并记录，报总经理审批。
6、由投资项目管理部进一步与中标单位协商并签订合同。
7、评标委员会由下列人员组成：
8、参与投标的单位必须是信誉好的，在宁乡合法经营的单位，并有承担招标项目的能力。
9、部门招标、投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
10、内控部必须对招投标过程进行监督及查处有关违法行为。
材料（物品）采购招评标管理办法
一、材料（物品）采购招标一般应符合下列条件：
1、需求量较大的材料（物品）（需批量供应的材料、物品）
2、长期需求的材料（物品）（周期定时供应的材料、物品）
3、价值较高经专业人员（技术、经济）认定需通过招标才能获取最佳采购办法的材料。
二、材料（物品）采购招评标工作由总工程师组织，由专业项目经理制定标书，指定本部门工程技术人员、总造价师参加并会同财会部共同进行。
三、招标文的制定一般应符合下列内容：
1、材料（物品）采购招标说明；
2、材料采购要求；
3、标价的编制及要求；
4、对中标单位的要求；
5、合同授予。
四、评标办法
1、对比法；
2、综合评分法（参照工程评标办法制定细则）
五、定标后的合同签订及材料（物品）的验收等均执行本部门的其他相关制度。
预结算编制和审核制度
总则：控制成本，降低工程造价，节约投资
一、公司批准实施的项任务后，工程监理部组织工程的方案设计和施工图纸设计。
二、设计方案经总工程师审核移交投资项目管理部编制概算后，报公司评审会议审定。
三、预结算工程师依据公司审定的施工图纸编制预算。未经公司同意实施的项目不予编制预算。
四、预算经投资项目管理部负责人审核后，由投资项目管理部报公司批准。
五、相关人员应会同工程部参与工程实施过程中的变更签证，没有工程师和工程部共同签证的变更工程量不予认可。
六、工程完工验收合格后，施工单位向投资项目管理部提供经工程部确认后的结算资料，没有验收合格的工程不予结算。
七、造价工程师根据合同及施工单位提供工程部确认的资料办理工程结算。
八、工程结算须经投资项目管理部审核，报公司审定后生效。
九、经公司审定的预结算资料，必须送公司档案室存档。
工程预结算编审制度
一、公司批准立项的工程项目，由预结算工程师按照项目要求审核立项部门的概算并进行调整汇编提供给项目评审小组。
二、根据需要对总工程师审核批准的设计方案进行概算。
三、预结算工程师依据公司审定的施工图、有关政策法规、市场材料价格信息编制预算。
四、造价工程师必须参加图纸会审，了解设计变更，并与专业项目经理共同参与工程实施过程中的变更签证。
五、工程完工后，施工单位必须向投资项目管理部提供经各专业项目经理确认的竣工经济技术资料，未经验收签证的工程不予结算。
六、工程概算、预算、结算由造价师审核后报批。
七、报批后的预结算资料，由造价工程师分发给执行部门或施工单位办理财务手续，并进行立案存档。
八、凡属执行工程招、评标的概、预算未经审核、立案的结算，执行公司的保密制度，防止外泄。
预结算资料管理制度
一、工程预结算资料包括：图纸、合同、施工过程中的变更、签证、甲、乙双方来往信函、工程预算和结算等资料。
二、经公司批准的预结算资料投资项目管理部除送公司档案室存档外还应在本部门登记造册，分类管理。
三、相关部门借阅预结算资料的应经投资项目管理部批准，只能借阅复印件。
四、造价工程师必须保管好相关资料，不得遗失。
五、造价工程师调离原岗位或离开公司，应交接清楚相关资料后，才能办理手续。
六、对于故意泄露预结算机密的人员，公司将追究其个人责任。
流程：
