汽车配件采购的业务流程

08201131022 08汽车 李超华

在充满竞争的21世纪，行政管理部门已经期望通过采购来降低成本，改进供应链质量,提出获取新技术的来源渠道，改善循环周期，使供应商进入产品和开发流程以及流水线作业中。而在本文中我就采购流程展开论述。

采购流程一般包括以下几方面。

第一，采购需求的产生。

汽车配件采购是由需求产生的这样就会产生采购目标，一般认为采购是对内部需求做出的反应，从而获取商品或服务。

在需求产生后就要对需求进行评估，评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确地评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括3个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求

（1）分析市场需求。市场需求和生产需求是评估订单需求的两个重要方面。订单计划不仅仅来源于生产计划，一方面，订单计划首先要考虑的是企业的生产需求，生产需求的大小直接决定了订单需求的大小；另一方面，制定订单计划还得兼顾企业的市场战略及潜在的市场需求等。此外，制定订单计划还需要分析市场要货计划的可信度。必须仔细分析市场签订合同的数量与还没有签订合同的数量（包括没有及时交货的合同）的一系列数据，同时研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性，还要参照相关的历史要货数据，找出问题的所在。只有这样，才能对市场需求有一个全面的了解，才能制定出一个满足企业远期发展与近期实际需求相结合的订单计划。

（2）分析生产需求。分析生产需求是评估订单需求首先要做的工作。要分析生产需求，首先就需要研究生产需求的产生过程，然后再分析生产需求量和要货时间。

（3）确定订单需求。根据对市场需求和对生产需求的分析结果，就可以确定订单需求。通常来讲，订单需求的内容是通过订单操作手段，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库。 当需求被确认，需求计划就会产生，这时就要制定采购计划表。一般采购计划表如下：

采购计划表

编号：CBEA/QF7.4-06 工程名称： 自购□，甲供□ 序号：

项目技术负责人： 年 月 日 项目经理：

采购计划表

第二，采购需求的确认。

采购需求的确认是采购的第二个步骤，即是有关负责人队需求进行核准，一般包括产品的规格，产品的数量，需求的时间地点等。其主要内容包括3方面：分析开发批量需求、分析余量需求、确定认证需求。并从采购计划表对所要采购的物种是否都被正确的填写，采购管理人员必须核实所需的物品目前是不是一项已在采购的物品。如果物品目前正在被采购，采购部门必须就此通知管理层。

（1）分析开发批量需求。要做好开发批量需求的分析不仅需要分析量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。开发批量需求的样式是各种各样的，按照需求的环节可以分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求；按照采购环境可以分为环境内物料需求和环境外物料需求；按照供应情况可以分为可直接供应物料和需要订做物料；按照国界可分为国内供应物料和国外供应物料等。对于如此复杂的情况，计划人员应该对开发物料需求做详细的分析，有必要时还应该与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。从以上可以看出，认证计划人员需要兼备计划知识、开发知识、认证知识等，具有从战略高度分析问题的能力。

（2）分析余量需求。分析余量需求要求首先对余量需求进行分类，前面已经说明了余量认证的产生来源：一是市场销售需求的扩大，另一种情况是采购环境订单容量的萎缩。这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求原因造成的，可以通过市场及生产需求计划得到各种物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原订容量之间的差别，这两种情况的余量相加即可得到总的需求容量。

（3）确定认证需求。要确定认证需求可以根据开发批量需求及余量需求的分析结果来确定。认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。

第三，在采购计划确定后，就要进行相应的采购准备活动，就是进行认证准备工作。

采购准备是整个采购活动的起点，是在与供应商接触之前必须做好的工作。准备工作主要包括：熟悉需要认证的物料，测算价格，研究项目需求标准，了解项目的需求量，制定认证说明书五个步骤。

熟悉需要认证的物料项目

认证人员应先熟悉认证项目，包括相关专业知识·认证难度·目前国内外的供应状况等。

测算价格

认证人员应对物料项目的成本价格非常了解，价格可以通过市场调查·专业比较等方法得到，也可以通过对物料项目进行价格核算加以推测。

确定物料采购的质量标准

合格的物料质量是认证工作的基础。认证人员可以通过阅读物料项目资料来了解清楚所需物料所要达到的质量标准。

而在采购时要坚持一下原则：

(1)包括对要采购的物品选择供应商；就是要积极合理地组织货源，保证商品能满足需求，坚持数量·质量·规格·型号·价格全面考虑的原则。

(2)对被选择的供应商进行询价和议价，商品必须贯彻按质论价的政策，优质优价，不抬价，不压价，合理确定商品的采购价格。

并在和各供货商的之间价格比较之后选择最优供货商。

（3）必须详细了解商品的鉴定方法，对相关人员进行相关培训，使其熟练掌握相关技能。

供应商的评价和选择步骤如下：

① 确定供应商的重要性

② 确认关键的资源需求

③ 确定潜在的供应源

④ 限制供应商的范围

⑤ 确定供应商的评价和选择方法

⑥ 选择供应商

评价和选择供应商的第一步通常包括承认为了项目和服务，存在评价和选择供应商的需求。这重论述如何选择优秀的供应商。

供应商的选择会直接影响采购物料的质量·从而影响企业产品的质量和声誉，因此一般包括初选·和确定供应商。

初选供应商：初选供应商一般包括以下步骤

① 确定供应商群体范围；一般来说，每一个成熟的企业都有自己固定的供应商群体。

② 了解供应商，这包括有管理人员，员工素质，企业设备等。

③ 与供应商初步谈判，选择供应商的时候，有必要与供应商进行接触，安排一次初步谈判，对供求意

向和相关情况进行沟通。

④ 向供应商发放认证说明书，确定参加选择的供应商后要向他们发放相关资料，包括技术规范·检验

指导书等认证材料，以便他们准备相关资料。

⑤ 分析供应报告确定初选供应商，候选供应商接到认证资料后，会根据自己的情况提供相关报告和物

料来提供认证，认证人员就可以将此交由认证小组集体决策。来进行初步选择。

第四，确定供货商；在经过询价，议价之后。

采购部门的重要目标之一就是对供应商的选择·开发和保证。采购部门在寻求与外部供应商的更好联系，并发展可靠的，高质量的供应来源。

供应商选择的标准

合格供应商的标准：优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。

技术水平，技术水平是指供应商提供的技术参数是否达到要求。

产品质量，供应商提供的产品质量是否可靠，是一个十分重要的评估指标。供应商的产品必须能够持续稳定地达到产品说明书的要求，供应商必须有一个良好的质量控制体系。

供应能力，即供应商的生产能力，企业需要核准供应商是否具有相当的生产规模与发展潜力，这意味着供应商的制造设备必须能够在数量上达到一定的规模，能够保证供应商所需数量的产品。

价格，供应商应该能够提供有竞争力的价格，这并不意味着必须是最低价格。

除了以上标准还有；地理位置·可靠性·售后服务·供货提前期·交货准确率·快速响应能力。 如何确定供应商，最终确认某次采购活动的供应商。确定某次采购的供应商一般包括查询采购环境·计算供应商容量·与供应商沟通·确定意向供应商·谈判·确定物料供应商六个环节。

查询采购环境，在认证环节结束后会形成企业物料项目的采购环境。即是初次确定的供应商，包括之前的采购记录。

计算供应商容量，如果向一个容量已经饱和的供应商下订单，订单会很难被正常执行。供应商已接受的订单会影响她接受订单的能力。

与供应商确认，结合已有的资料对供应商进行调查确认。考虑供应商的组织结构，生产能力等变化对订单容量的影响，必要时需进行实地考察。

确认意向供应商，考虑已有订单分配情况结合现实供应量后，可以结合价格等一起考虑。 谈判，在确定意向供应商后可以与其进行谈判，包括价格，供应时间，数量等。 确定物料供应商，在和供应商谈判结束后就可以发放订单。

订购单

日期________ 订单编号_______________

交易条款：承制商必须遵循本订购之交期或本公司之采购部电话及书面通知调整之交期，若有延误，每逾一日扣除该批款10%。

1,·质量：XXXXXXXXX。

2·不良品处理：XXXXXXXXXXXXXXX。

3·其他：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

第五，签订采购合同。

采购合同是采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律效力的正式协议，有的企

业也称之为采购协议。采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动·明确采购方与出让方的权利义务关系·保护当事人的合法权益具有重大意义。

采购合同一般包括以下内容；

·合同明确规定要购买什么，价格是多少，或者是怎样确定的。

·合同规定所购买的物品运输和送达的方式。

·合同包括要涉及物品如何安装（当物品需要安装时）

·合同包括一个接受条款，具体阐述买方如何和何时接受产品。

·合同提出是适当的担保。

·合同说明补救措施。

·合同要体现通用性，包括标准术语和条件，可适用于所有的合同和购买协议。

合同签订过程

制作合同，一般情况下，企业都有供应商认可的固定标准的合同格式，供需双方只需在标准合同中填写物料名称代码·单位·数量·单价·总价·货期等参数及一些特殊说明即完成制作合同操作。

审批合同，合同审批一般由专人负责，他主要审查合同与采购环境物料描述是否相符；合同与订单计划是否相符；确保订单人员依照订单计划在采购环境中操作；所选供应商均在采购环境之内的合格供应商；价格在允许价格之内，到货期符合订单计划的到货要求。

签订并执行合同，将经过审批的合同转到供应商处进行盖章签字确认。在供应商确认后，即转入执行阶段。

供应商执行订单的过程中，为确保采购质量，采购人员应对工艺文件·原料加工过程·包装入库过程进行跟踪。

第六，收货·验货入库。

当供应商交货时，采购方需要进行物料检验和接收工作。这一项主要包括如下环节：

·物料检验。

（1） 协商检验事宜

（2） 进行物料检验

（3） 处理检验问题

·物料接收

（1） 与供应商协调送货事宜

（2） 与储存部门协调送货事宜

（3） 通知供应商送货

（4） 处理接收问题

当物料完成检验并完成入库就可以向有关单位申请货款，使其在约定时间里到达供应商手里。

第二篇：南百汽车配件精品采购流程及管理制度

汽车配件精品采购流程及管理制度

1、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。售后服务部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

2、售后服务部经理职责：

1) 负责组织公司所销售汽车配件精品的采购

2) 对库房的管理工作负责。

3) 做好销售部和服务部之间的联系工作。

4) 帮助销售部作好精品的选型及推荐新产品的工作。

5) 对本部门员工制度执行情况负责。

6) 对本部门员工的专业知识培训负责。

7) 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

8) 严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

9) 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。

3、库管员职责：

1) 早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。

2) 提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。

3) 负责库房日常管理事务。

4) 检查库存产品状况。

5) 按规定收发物料。

6) 物料进库储位的筹划与排放，

7) 填写库房相关数字登录到金迪系统。

8) 配合盘点库房产品工作的具体执行。

9) 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。

10) 对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。

11) 维护和管理搬运工具。

4、流程：

1) 采购流程：

A 收到销售部的计划需求单以及配件部计划员计划

B 配件部经理审批

C 询价、比价

D 服务经理审批后，再叫公司总经理审批

E 签订采购合同

F 复印后，将原始合同整理装订年末存档

2) 付款流程：

A 填写付款申请单

B 服务部经理审核

C 财务部付款

D 总经理审批

E 总公司总经理和财务部总监审批

3) 收货流程：

A转发：

a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货

b. 供货方传真或邮寄提货单

c. 通知相关人员提货

d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续

e. 采购员清点货物并办理金迪系统入库手续

4) 收进项#5@p流程：

a. 催供货方开具#5@p

b. 核对开票内容

c. 录入金迪

d. 将#5@p交财务部签收。

5) 出库流程：

a. 库管员收到销售部信息员发出的出库申请

b. 库管员发货

5、采购管理制度：

1) 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。

2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3) 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。

4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。

5) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤

6) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

7) 配件部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录金迪系统

8) 配件部每月x日前，将上一月的采购合同编号整理成册

9) 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

6、库房管理制度：

1) 库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。

2) 保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。

3) 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。

4) 任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。

5) 保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。

6) 接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。

7) 出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。

8)库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。

9) 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

采购员岗位职责

1、在配件经理的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

3、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。

4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

5、协助经理搞好供货渠道建设。

6、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

7、合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。

9、参加本部门员工业务培训。

10、树立南百公司的专业形象，保证南百公司的名誉不受到侵害。