超市百货促销企划手册

时间:2024.6.27

促销企划手册

   

第一章  超市促销、企划的作用与目的...................................................................................... 2

第二章  超市企划部的管理架构和工作职责............................................................................. 3

第一节  超市企划部的管理架构.................................................................................................. 3

第二节  企划部的工作职责........................................................................................................... 4

第三章  超市企划部工作规范....................................................................................................... 6

第一节  美工设计工作规范........................................................................................................... 6

一、    商品标示规范.................................................................................................................... 6

二、    超市标识标物控制程序................................................................................................... 9

第二节  宣传广告工作规范......................................................................................................... 11

二、    广告发布管理规范......................................................................................................... 13

第三节  促销管理工作规范......................................................................................................... 14

一、    促销策划与组织程序..................................................................................................... 14

二、    促销实施与控制程序..................................................................................................... 17

第四章  DM快讯商品管理规范................................................................................................. 24

第一章                                  超市促销、企划的作用与目的

同样商品结构、地理位置及门店面积都大致相同的两家超市,一家经常举行促销活动,卖场氛围浓厚,生意兴隆;另外一家甚少举行促销活动,店面布置也冷冷清清,商品虽然丰富,但生意却惨淡不已。为什么两家看似一样的超市,经营总部却相差甚远呢?

最主要的原因就是促销的成功与否。随着人民生活水平的提高,商品极大的丰富,消费者选择的余地越来越大,超市的营销也就越来越依靠于有计划有效果的促销手段了。

由此可见,促销是超市的灵魂,直接影响到超市经营总部的好坏。它包括促销活动和企划两部分。如果把直接的促销活动称为狭义的促销的话,通过宣传、店内标示标物、卖场氛围营造而发生作用的企划则是广义上的促销。二者都有一个共同的目的,那就是——刺激和促进顾客的消费。

在日益激烈的超市竞争中,有效的促销不仅依靠新颖的创意,更需要强有力的执行和规范的操作,才能达到最佳的促销效果,创造良好的经营促销、企划的规范化运作,使促销真正发挥出应有的作用。

第二章                                  超市企划部的管理架构和工作职责

第一节    超市企划部的管理架构

 


                                                                                                                             

 

第二节              企划部的工作职责

1.0  目的

      为明确企划部各工作岗位的工作程序,充分发挥各岗位的作用,加强企划、促销流程规范管理,特制定本管理规定。

 2.0  适用范围

    企划部人员适用。

 3.0  相关文件

      (无)

4.0  名词解释

      (无)

5.0   职责

5.1 企划部经理

5.1.1 直接主管:采购总监

   5.1.2 直接部属:企划部工作人员

    5.1.3 主要职责:

      5.1.3.1 负责公司整体形象的塑造方案制定

5.1.3.2 负责公司店堂形象整体设计

5.1.3.3 负责审核公司全年促销活动计划

5.1.3.4 负责审核公司全年DM海报计划

5.1.3.5 负责超市广告位置的规划并制定出租价格

5.1.3.6 超市广告位的出租谈判

5.1.3.7 负责安排本部门员工的工作,完成公司下达的各项任务

5.1.3.8 负责对本部门员工进行培训及指导

5.1.3.9 负责对本部门员工进行考核和评估

  5.2 美工

    5.2.1 直接主管:企划部经理

    5.2.2 主要职责:

      5.2.2.1 负责设计公司企业形象及LOGO

5.2.2.2 负责设计超市二装风格

5.2.2.3 负责超市标示标物(包括POP)的设计与制作

5.2.2.4 负责DM海报的版面、封面设计及拍照、校稿、印刷工作

  负责超市内促销活动的场地布置、道具及氛围布置

  负责公司对外宣传、广告资料的平面设计

  5.3  促销管理员

    5.3.1 直接上司:企划部经理

    5.3.2 主要职责:

5.3.2.1 拟定超市全年促销计划,并报上级审批

5.3.2.2 根据不同的季节、节日、主题,策划不同的促销活动

5.3.2.3 制定详细的具体主题促销活动计划,并组织各部门实施。

5.3.2.4 主题促销活动的宣传工作

5.3.2.5 主题促销活动的跟进与实施,包括现场主持、道具准备、人员组织等

第三章     超市企划部工作规范

第一节    美工设计工作规范

一、   商品标示规范

1.0 目的

    为加强超市内各种标识标物的管理,规范各种标识标物的使用,充分发挥各种标识标物的作用,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    公司各部门适用

3.0 相关文件

    (无)

4.0 名词解释

  4.1 超市内的标识标物分为超市公告类和商品说明类两大类

  4.2 超市公告类:告知顾客相关超市经营内容、工作流程、企业文化的宣传告示

    4.2.1 卖场公告类:悬挂于卖场内的与顾客密切相关的告示

      4.2.1.1 顾客须知类:明确告知顾客相关的超市服务内容、作业流程等的告示。包括:

A 超市简介

B 公司徽标

C 经营宗旨

D 服务理念

E 营业时间

F 超市服务项目

G 超市购物须知

H 顾客存包须知

I 顾客退换货须知

J 赠品发放须知

K 办理会员卡须知

L 办理团购业务须知

M 大宗购物送货须知

N 其它顾客须知类

      4.2.1.2 顾客提示类:提示顾客正确的超市方向及安全购物的标示,包括:

A 顾客服务处标示牌:顾客服务台、退换货处、赠品发放处、存包处、会员卡办理处、团购接待处

B 出入口指示

C 方向指示

D 楼梯口的“小心碰头”

E “小心路滑”告示牌

F 消防、安全指示牌

    4.2.2 办公区域公告类:悬挂于办公区域内的与超市员工、供应商及其他来访记者密切相关的告示。包括:

      4.2.2.1 对内宣传类

A 公司徽标

B 经营宗旨

C 服务理念

D 企业口号

E 上班时间

F 公告栏(各类评比、公告等)

      4.2.2.2 对外公告类

A 供应商等候室:超市各部门作业流程图

B 供应商谈判室:反贿赂标语

C 结算中心:供应商结账须知

  4.3 商品说明类:告知顾客与商品相关的宣传告示。包括:

    4.3.1 商品区域说明:说明商品分布区域的告示,包括:

4.3.1.1 位于客服总台的超市布局图

4.3.1.2 各商品区域上方的商品区域说明,如:生鲜区

4.3.1.3 各商品类别上方的商品分类说明,如:冷冻冷藏食品

    4.3.2  POP类:告知顾客相关促销信息的告示,包括:

4.3.2.1 大海报类(大看板):主要悬挂、放置于超市门前或入口处,告知超市即将进行或正在进行的大型活动

4.3.2.2 主题海报类:告知顾客超市即将进行或正在进行的主题活动

4.3.2.3 特价海报表:告知顾客明确的促销商品特价信息。是主要的POP,通常悬挂于促销商品上方

4.3.2.4 旗帜类海报:包括方形旗帜及三角形旗帜,主要起到点缀卖场,烘托气氛的作用

    4.3.3 商品说明类:

4.3.3.1 商品分类说明卡:对特殊商品进行特别说明,以吸引顾客购买的促销卡,通常旋转在商品旁边的货架上。包括:

A 新商品

B 进口商品

C 推荐商品

D 自由品牌

E 广告商品

F 特价商品

G 限时发售商品

H 惊爆商品

I  清仓商品

4.3.3.2 商品介绍类:对特殊商品的功能进行介绍,以便顾客在充分了解商品的基础上,引发购物的兴趣。通常放置在商品旁边,包括:

A 百货类特殊商品的功能介绍卡;

B 生鲜商品的产品介绍,包括文字说明、营养介绍、图片。

C 其他商品的特殊介绍

4.3.3.3 商品销售说明类:

暂时缺货卡:对于暂时缺货,但不属于删除状态的商品进行说明。放置在缺货商品的货架上的价签带上

    4.3.4 价签类:说明商品价格信息的告示,包括:

      4.3.4.1 价签:说明商品价格等因素的价格标签,通常放置在商品下方的货架价签条上。价签包括以下内容:

A 超市名称

B 超市logo

C 商品编号

D 商品描述(品名)

E 规格

F 产地

G 等级

H 销售单位

I 条形码(店内码)

J 物价局监制字样

K价格

L 陈列排面(如有可能)

4.3.4.2 价签可根据商品的不同价格分为正常商品价签和特价商品价签。二者内容一样,通常以颜色区分,特价商品价签通常为红色或黄色

4.3.4.3 为保持价签的统一性,价签应有电脑部统一打印。

4.3.4.4 特价POP:告知顾客明确的促销商品特价信息的海报,比价签更大更醒目,通常挂于促销商品上方,用于端架、堆头上。

二、   超市标识标物控制程序

1.0 目的

    为明确超市标识标物控制程序,加强对各种标识标物的管理,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    公司各部门适用

3.0 相关文件

    《超市标识标物规范》

4.0 名词解释

     (无)

5.0 职责

5.1 企划部

    5.1.1 负责公司VI手册、各种标识及形象应用标准(如标志、标准字、标准色等)的设计及制作

    5.1.2 负责应用标准包括所有带有公司标志或体现企业形象的制作物如:印刷品、宣传品、促销品、展览展示品、标识标物等。

    5.1.3 负责指导、监督公司相关部门和各店按VI手册正确应用各种标识及相关物品

5.2 店务拓展部规划专员

    负责根据门店的情况进行卖场布局规划,并设计各类大件标识标物的悬挂位置

5.3 营运部

    5.3.1 负责根据各营运部门具体的情况,悬挂及维护各类标示标物,尤其是商品说明类标识标物

    5.3.2 接到各种变价通知后,要及时进行价签的更换

5.4 行政总务部

    负责采购制作各类标识标物的原材料和工具,或与相应的设计、制作供应商进行常规谈判

5.5 质量控制部

    5.5.1  价格控制专员定期检查各种与价格有关的标识标物(每天/每周巡检),尤其在每次变价动作后

    5.5.2 质量控制专员负责定期检查各种与商品质量有关的标识标物(每周),确保相关的商品说明与商品本身相符

6.0 工作程序

6.1 标识标物的设计与制作

    6.1.1 设计提案确定

      6.1.1.1 需求部门提出设计申请及要求,由需求部门主管及企划部经理审核确认

6.1.1.2 需求部门填写“设计申请单”

6.1.1.3 企划部经理批准确认

6.1.1.4 企划部美工协调、安排设计制作日程表

    6.1.2 设计方案制定

      6.1.2.1 确定设计方案

A 美工提出自己的创作设想,形成设计方案小样。

B 设计方案小样标准

——符合广告业宣传制作

——符合企业VI标准

——符合设计申请单要求

6.1.2.2 与需求部门进行沟通确认

6.1.2.3 企划部经理确定最终设计方案

6.1.2.4 计小样交企划部经理签字确认

6.1.2.5 需求部门在设计小样及设计申请单上签收

  6.2 需求托外公司实施的设计方案

    6.2.1 企划部美工完成彩色印刷小样的打印制作

    6.2.2 企划部委托专业制作公司完成其它方面的专业制作

6.2.2.1 专业公司制作的范围:

       促销品、宣传品的喷绘、印刷、装修、装潢、展览及其它制作。

6.2.2.2 专业制作公司的选择、审核:

A 美工考察、询价

B 由行政总务部把关、经企划部经理确认后,签定具体制作合同,合同原件交行政总务部合同专员存档,复印件留存企划部

C 美工将设计样稿的电子文件或效果图、平面、立面、剖面及各个细部详图交给专业制作公司进行制作

D 美工、企划部经理依据设计方案及合同验收成品。

E 美工将成品交付给需求部门,需求部门在物品移交单上签收

  6.3 标识标物的使用

    6.3.1 美工VI手册监督标识标物的使用情况

    6.3.2 营运部负责根据各营运部门具体的情况,悬挂及维护各类标示标物,尤其是商品说明类标识标物。接到各种变价通知后,要及时进行价签的更换

    6.3.3 质量控制部价格控制专员负责定期检查各种与价格有关的标识标物(每天/每周巡检),尤其在每次变价动作后

    6.3.4 质量控制部质量控制专员负责定期检查各种与商品质量有关的标识标物(每周),确保相关的商品说明与商品本身相符

第二节    宣传广告工作规范

一、   店内外张贴物和厂商广告管理规范

1.0 目的

    为明确规定公司对门店和厂商宣传品、促销品、广告位在店内外使用的工作程序和要求,以确保符合公司VI手册,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    公司各门店及供应商适用

3.0 相关文件

  3.1 《超市标识标物规范》

  3.2 《超市标识标物控制程序》

4.0 名词解释

     (无)

5.0 职责

5.1 企划部及公司相关部门向店内提供宣传品、展示品、促销品

5.2 采购部负责对供应商宣传品、展示品、促销品及店内广告的谈判及广告费用的收取

5.3 门店主管以上管理人员负责接收并组织宣传品、展示品、促销品的发放    

6.0 工作程序

6.1 店内外张贴物、展示品的范围、来源及标准

    6.1.1 店内外张贴物、展示品范围

6.1.1.1 店内外张贴物包括:

 A 超市各种标识标物

B 供应商提供的促销广告

      6.1.1.2 店内外展示品包括:

A 公司促销活动展示台、展示物

B 供应商促销展示台、展示物

    6.1.2 店内张贴物、展示品、广告的来源

6.1.2.1 公司企划部统一提供:

6.1.2.2 供应商提供

A 由供应商提供的店内张贴物、展示品、广告必须先由供应商向采购部提出申请

B 采购部经与门店及企划部协商后,视具体的情况及供应商交费情况决定是否批准

C 采购与经批准后的供应商签署《供应商店内展示及广告协议》

D 供应商按照协议到财务部缴纳相关广告费

    6.1.3 店内张贴物、展示品的标准

6.1.3.1 店内使用的宣传品、促销品内容必须符合《中华人民共和国广告法》

6.1.3.2 店内摆放使用的宣传品、促销品必须崭新、干净、平整

  6.2 店内外张贴物发布审批

    6.2.1 任何张贴物,在张贴前须经各门店店长审核,在小样上签字确认,才可张贴

    6.2.2 由总部组织的各种促销宣传活动,需要在店内展示或发布宣传品的,由企划部按程序文件—《促销策划实施和控制》制作,企划部策划,采购部、促销组组织,与各门店商议在店内具体张贴、展示的位置,并由各门店实施具体张贴、展示工作

    6.2.3 供应商需在店内做的各种促销展示或张贴各种宣传广告、促销广告,由供应商自行制作或提供,经过采购部、企划部促销组审批,财务部收取店内广告费后,供应商在张贴前由各门店店长进行审核并确定具体张贴位置,审核人必须确认

6.2.3.1 该张贴物符合广告法要求

6.2.3.2 该张贴物不行遮掩或遮挡超市自身标识标物

6.2.3.3 参照VI指导手册要求,张贴位置合理,不破坏店内整体风格

  6.3 张贴物检查监督

    6.3.1 各门店店长每周应对店内的宣传品促销品及供应商在该店的促销情况进行检查

6.3.1.1 检查的内容主要包括:

 A 宣传内容是否适合

 B 展示张贴位置是否适合

 C 展示物、张贴物是否整洁,完好无损

 D 促销品是否在按计划发放

 E 使用标识是否符合VI指导手册要求

6.3.1.2 检查结果应填写《宣传品、促销品使用检查单》

    6.3.2  企划部美工或促销人员根据具体促销活动进度,随机到各店进行抽查

    6.3.3  企划部人员在检查中需将发现的问题形成记录,责成各店整改

    6.3.4  整改后,企划部应对整改的结果进行跟踪并将检查结果记录在“纠正措施难证”一栏中

    6.3.5  质量控制部价格控制专员负责定期检查各种与价格有关的标识标物(每天/每周巡检),尤其在每次变价动作后,并做巡检记录

    6.3.6  质量控制部质量控制专员负责定期检查各种与商品质量有关的标识标物(每周),确保相关的商品说明与商品本身相符,并做巡检记录

二、   广告发布管理规范

1.0 目的

    为明确超市公司对外广告发布工作的程序和要求,以确保广告发布准确、及时、有效。特制定本规定

2.0 适用范围

    本程序适用于公司企划部对外广告发布工作

3.0 相关文件

    超市标识标物控制程序

4.0 名词解释

     (无)

5.0 职责

5.1 企划部:负责公司对外广告发布的联系,广告文稿的起草、设计

  5.2 总经办:公共关系专员负责审核对外广告发布的内容及对外新闻的发布

 6.0 工作程序

6.1 企划部负责发布的广告主要包括:

    6.1.1 企划促销广告

    6.1.2 其他部门业务广告,如采购部招商广告,人力资源部招聘广告等

  6.2 广告审核标准

    6.2.1 符合VI手册

    6.2.2 符合《中华人民共和国广告法》

  6.3 申请发布广告

    6.3.1 其他部门业务广告

6.3.1.1 需委托企划部发布的广告,需求部门需将由主管副总签字批准的广告发布内容、书面材料和已被批准的广告经费许可单提交企划部经理

6.3.1.2 企划部经理审核相关内容,安排美工按程序文件——标识标物控制程序进行广告版面设计

6.3.1.3 设计小样经需求部门经理确认后,报总经办公共关系专员审批

6.3.1.4 企划部经理实施广告发布计划

    6.3.2 企划促销广告

      6.3.2.1 由企划部促销主管根据企划促销计划制定广告发布计划,促销主管制定的广告发布计划书(呈批件)主要内容包括:

A 广告发布内容

B 媒体选择

C 广告版面

D 发布时间

E 预算费用

6.3.2.2 促销主管将广告发布计划书(呈批件),报企划部经理及主管副总、总经办公共关系专员批准后实施

6.3.2.3 企划部美工按照“标识标物控制程序”文件进行广告的设计工作

6.3.2.4 广告设计小样需经企划部经理及主管副总批准

  6.4 实施广告发布计划

    6.4.1 根据广告发布计划,企划部经理与相关媒体或广告公司拟定《广告代理合同》

    6.4.2 《广告代理合同》经主管副总、总经办公共关系专员批准,委托企划部经理签字盖章后生效

    6.4.3 企划部经理监督发布媒体或广告公司履行合同

  6.5 广告发布的监控、存档

    6.5.1 企划部助理收集广告发布后的资料存档

  6.6 新闻发布的管理

    6.6.1 公司相关部门将需要对外发布的局面材料交主管副总审批

    6.6.2 主管副总与总经办关系专员共同确认稿件,并审批

    6.6.3 企划部经理联络相关媒体,确定稿件的发布时间和形式并具体实施

    6.6.4 新闻发布后,企划部搜集相关材料,交总经办文件控制专员存档

第三节    促销管理工作规范

一、   促销策划与组织程序

1.0 目的

    为明确超市促销策划及组织作业程序,明确各部门在促销活动中的职责,确保促销达到公司既定的目标,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    公司企划部及采购部适用

3.0 相关文件

  3.1 《超市标识标物规范》

  3.2 《促销实施及控制程序》

4.0 名词解释

     (无)

5.0 职责

5.1 企划部促销组负责撰写促销计划

    5.1.1 年度促销计划

    5.1.2 每期主题促销活动计划

  5.2 采购部负责提供或确认促销活动中所需的供应商名单及供应商支持

5.3 企划部美工负责促销活动中宣传品、促销品的设计及制作

  5.4 各门店店长负责促销活动在该店的具体实施

5.5 企划部促销组负责对各店促销活动的实施情况进行监督、检查、控制

5.6 质量控制部负责对促销活动中的商品价格及质量进行控制、监督和检查

5.7 营运部负责每期促销活动完成后的评估用资料的收集

5.8 企划部负责企划促销活动的评估总结

6.0 工作程序

6.1 市场分析

    6.1.1 企划分析数据来源

6.1.1.1 电脑部负责向企划部提供各门店相关数据

6.1.1.2 企划部促销组收集的顾客、竞争对手信息

6.1.1.3 企划部通过各类渠道收集整理的其它商业信息

    6.1.2 数据分析内容

6.1.2.1 近期门店销售情况分析

6.1.2.2 会员状况分析

6.1.2.3 竞争对手促销状况分析

6.1.2.4 企划部促销组人员根据不同时期的要求按上述内容,进行市场分析

6.1.2.5 企划部促销人员向企划部经理提交市场分析报告

  6.2 制定促销活动计划

    6.2.1 企划部每月将组织企划部全体人员召开一次策划会议,共同讨论促销活动计划,并由促销主管形成记录

    6.2.2 年度企划促销计划制定

      6.2.2.1 制定《年度企划促销计划》

A 企划部促销策划人员每年年底负责制定下一年度促销计划

  计划需在下一年2月底之前确认完成

B 促销计划内容主要包括:

a)         年度促销活动目的

b)        年度促销活动主题

c)         促销活动主要内容

d)        促销活动时间

e)         促销活动预算

6.2.2.2  促销年度计划经企划部经理审批后提交业务副总审批

6.2.2.3 修正后的年度促销计划经企划部经理及业务副总审批后,由业务总监助理、企划部经理及促销主管分别存档

    6.2.3 每期主题促销活动计划制定

6.2.3.1 企划部促销策划人员主要根据年度促销计划及具体促销情况构思每期活动具体促销计划

6.2.3.2 拟定每期《主题促销活动计划》

6.2.3.3 每期《主题促销计划》根据具体活动内容的不同,主要包括以下有关方面:

A 目标消费群或营销环境分析

B 促销目的

C 促销时间、地点

D 促销内容细则

E 分工与支持

F 促销时间表

G 促销预算

H 促销评估方法和内容

6.2.3.4 每期主题促销计划经企划部经理指示后报与业务副总审批

6.2.3.5 企划部促销组与相关部门讨论活动的具体实施及有关细节

A 采购部

B 营运部

      6.2.3.6 企划部促销组与采购部落实需供应商支持的内容

A 促销商品

B 促销赠品

C 促销宣传

D 促销人员

E 促销费用

6.2.3.7 营运部负责落实促销活动在各门店的实施程序

6.2.3.8 企划部促销组将最终计划修订后,经企划部经理指示报与业务副总并抄送有关部门,企划部促销主管及企划部经理分别存档

A 采购部

B 营运部

C 电脑部

D 质量控制部

E 配送中心

F 防损部

G 财务部

H 行政总务部

二、   促销实施与控制程序

1.0 目的

    为明确超市促销实施及控制作业程序,明确各部门在促销活动中的职责,确保促销有效进行,达到公司既定的目标,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    公司各部门进行促销活动适用

3.0 相关文件

  3.1 《超市标识标物规范》

  3.2 《促销策划及组织程序》

4.0 名词解释

     (无)

5.0 职责

5.1 企划部促销组负责拟定促销计划

  5.2 采购部负责提供或确认促销活动中所需的供应商名单及供应商支持,同时组织促销活

动中的商品,并确保促销商品按时足量送到

5.3 企划部美工负责促销活动中宣传品、促销品的设计及制作

  5.4 配送中心负责对促销商品优先收货、配货

5.5 各门店店长负责促销活动在该店的具体实施

5.6 电脑部负责对促销商品的变价

5.7  防损部负责整个促销活动的安全及防盗工作

5.8  人力资源部负责在促销活动中供应商促销员的派驻及考核

5.9  行政部库管/店务拓展部工程组负责促销活动中道具及设备的提供

5.10 质量控制部负责对促销活动中的商品价格及质量进行控制、监督和检查

5.11 企划部促销组负责对各店促销活动的实施情况进行监督、检查、控制

5.12 营运部负责每期促销活动完成后的评估用资料的收集

5.13 企划部负责企划促销活动的评估总结

6.0 工作程序

6.1 促销准备

    6.1.1 宣传准备

      6.1.1.1 企划部促销策划人员负责宣传文案撰写

A 主题

B 文案内容

6.1.1.2 宣传品的来源

6.1.1.3 超市制作:

      由企划部策划人员按程序文件——标识标物控制程序进行宣传促销品的制作

6.1.1.4  供应商赞助:

       由采购部根据主题促销活动计划与供应商谈判获得

6.1.1.5 宣传品移交:

A 由企划部美工制作的宣传品直接移交门店店长。填写《宣传品发放表》

B 由外部印刷供应商制作的宣传品由企划部美工、行政部库管验收后,统一由行政部库管发放给各门店店长。填写《宣传品发放表》

C 由供应商赞助的宣传品由配送中心收货后,统一配送给各门店。填写《供应商宣传品配送表》

    6.1.2 促销商品准备

      6.1.2.1 采购部负责根据每期主题促销计划组织相应的促销商品。

A 采购部与供应商进行促销商品的谈判,获得在促销商品上的支持,包括买赠、折扣、特价、特殊等优惠条件。

B 采购部与供应商签署《促销商品(活动)协议书》

C 采购部与供应商确定促销商品及相应的促销赞助费用

D 采购部向供应商下促销商品订单,并确保在促销期前3天到货及在促销期内足够的库存

      6.1.2.2 配送中心负责对促销商品的优先收货及配货

A 采购部通知供应商提前3天送货到配送中心

B 配送中心根据促销商品订单对促销商品优先收货

C 配送中心确保最晚在促销前1天将促销商品配送到各门店。

    6.1.3 直送商品及直供商品的促销商品由供应商直接送到门店,门店优先收货,并填写《门店促销商品验收单》

      6.1.3.1 赠品的准备

6.1.3.2 由采购部与供应商谈判,由供应商根据主要促销活动计划提供

6.1.3.3 配送中心在各个门店配货时,把赠品一起配送给门店,填写《门店赠品配送单》

6.1.3.4 如果是由供应商直接送到门店的赠品,由门店验收并填写《门店赠品验收单》

    6.1.4 促销人员的准备

6.1.4.1 由采购部与供应商谈判。由供应商根据主要促销主题促销活动计划及供应商自身的配合活动,提出促销人员派驻申请。填写《促销人员申请表》交人力资源部

6.1.4.2 人力资源部根据供应商的《促销人员申请表》招聘、面试促销人员,并进行相关的培训,经考核后录用

6.1.4.3 供应商与促销人员到人力资源部办理促销员入场手续

6.1.4.4 促销员到行政部领取促销员工牌、促销员工衣

    6.1.5 促销商品变价的准备

6.1.5.1 采购部与供应商谈判。争取到促销商品优惠的价格

6.1.5.2 采购部填写《促销商品变价申请单》,经部门经理审核后,递交电脑部

6.1.5.3 电脑部根据确认后的《促销商品变价申请单》进行系统内的商品变价

6.1.5.4 电脑部根据变价清单打印促销商品特价价签

6.1.5.5 企划部美工制作促销商品特价的POP

    6.1.6 促销活动道具及设备的准备

6.1.6.1 企划部促销组提交《主题促销活动道具及设备清单》

6.1.6.2 行政部库管及店务拓展部工程组根据《主题促销活动道具及设备清单》,提前2天准备促销活动道具及设备

     6.1.7 促销活动安防措施的准备

6.1.7.1 大型主题促销活动前,由防损部按照《主题促销活动计划》提前一周做出《主题促销活动安防措施》,并上报企划部促销组

6.1.7.2 防损部按照经确认后的《主题促销活动安防措施》提前2天做好安防准备

  6.2 促销活动落实、实施

    6.2.1 企划部促销组制定促销活动程序,营运部负责制定同门店运作有关的业务程序

    6.2.2 促销活动前3天,企划部将召集各门店店长及相关部门参加促销活动会议,落实具体促销计划及明确职责,并将记要由各门店参会人员签字确认,企划部促销主管备案

    6.2.3 各门店店长根据促销会议内容,负责促销活动在该店的具体实施

6.2.3.1 门店负责在促销活动前一晚关门后对促销商品的重点陈列,确保有足够的位置陈列,并突出促销的感觉

6.2.3.2 门店负责在促销活动前一晚关门后对促销商品价签的更换,POP的悬挂。

6.2.3.3 门店负责在促销活动前一晚关门后对商品悬挂、张贴促销海报及宣传品

6.2.3.4 门店收银员要注意促销商品的价格变更,保证正确收银

6.2.3.5 防损部防损员注意维护促销现场的秩序,做好现场的安全和防盗工作

  6.3 监控、协调

    6.3.1 各店在促销活动期间,要随时检查促销活动进展情况,并对发现的问题填写促销活动检查单,对于存在的问题要迅速责成有关人员改进

    6.3.2 各店店长在促销活动期间,要将发现的问题及时报与企划部及营运部

    6.3.3 企划部促销组每日蹲店,了解促销活动的实施情况,对发现的问题要形成记录,并责成各店整改,对整改情况要进行跟踪检查,并将整改结果记录在“纠正措施验证”一栏中

    6.3.4 营运部督导人员要每天跟进门店促销活动的进展,及时发现问题并进行纠正

    6.3.5 质量控制部质量控制专员和价格控制专员每日巡店,负责对促销活动中的商品价格及质量进行控制、监督和检查,及时发现问题,及时纠正

    6.3.6 电脑部人员每日上午提交上一天的促销商品销售报表,为促销活动的效果分析及及时调整提供充分的数据

  6.4 促销评估

    6.4.1 对于每期主题促销活动,在促销结束后,企划部促销组应做出促销活动评估

      6.4.1.1 电脑部负责将以下有关的促销数据信息反馈给企划部促销组

A 销售额

B 促销商品销售量

C 客单价

D 来客数

E 发放赠品/礼券数

F 其它

6.4.1.2 各门店店长及采购部各商品采购提交《本期促销活动评估报告》

6.4.1.3 质量控制部、营运督导部、防损部提交《本期促销活动评估报告》

6.4.1.4 企划部将有关的促销数据汇总连同各部门递交的评估报告进行数据分析

6.4.1.5 企划部促销主管撰写本期促销评估总结报告

A 各店实施促销情况

B 销售额增长度

C 预期目标实现度

D 存在问题分析

E 经验总结

      6.4.1.6 总结报告上交企划部经理、业务副总审批,抄送相关部门

    6.4.2 年度促销活动评估

6.4.2.1 企划部促销主管负责拟定《年度企划促销活动总结报告》

6.4.2.2 年度促销活动全部完成后30天内,促销主管需提交年度促销活动总结报告

6.4.2.3 年度促销活动总结报告主要包括以下有关内容

A 促销目的

B 促销执行情况

C 促销效果评估

D年度总促销费用

E 出现的问题和解决措施建议

6.4.2.4 企划部经理审阅、修改

6.4.2.5 企划部促销主管修订后,报与企划部经理并抄送上交业务副总

6.4.2.6 业务副总助理、企划部经理、企划部促销主管分别存档

三、   厂家驻店活动管理程序

1.0 目的

    为明确厂家驻店活动程序的标准和原则,使各店厂家驻店活动的管理具有统一性和一致性,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    适用于各门店对厂家驻店活动的管理以及促销部对各门店厂家驻店活动工作的检查

3.0 相关文件

   《超市标识标物规范》

  4.0 名词解释

      厂家驻店活动,供应商为了提高商品销售,而采取的在门店开展的系列促销活动,包括:赠品发送、促销人员驻店促销、优惠特价、特殊陈列等方式

5.0 职责

5.1 采购部负责供应商驻店活动的谈判、确认

  5.2 企划部促销组负责对供应商驻店活动的审核,并制定厂商驻店活动计划,同时对所有

厂商的宣传品、促销品及展示品进行管理

5.3 人力资源部负责厂商驻店人员的招聘、考核、培训和上岗证的颁发

  5.4 营运部各门店负责厂商驻店活动的现场管理,促销商品的特殊陈列,促销商品价签的更换和对厂商驻店人员的管理

5.5 电脑部负责对促销商品的变价

6.0 工作程序

6.1 厂家驻店活动的申请

    6.1.1供应商提前4周向采购提交《供应商促销活动申请》

    6.1.2 采购与供应商进行促销活动的谈判

    6.1.3 采购根据公司总体促销计划及供应商通道费用的缴纳情况,结合实际情况,确认供应商的促销活动

    6.1.4 采购将确认后的《供应商促销活动申请》交企划部促销组

    6.1.5 促销组根据促销计划及实际情况审批供应商促销申请,企划部经理、商品总监签名确认

    6.1.6 促销组根据最后确认的供应商促销活动,拟定具体厂商驻店活动计划

  6.2 厂家驻店信息的接收

    6.2.1 每周二企划部促销组将本周的厂商促销计划以“本周厂商促销计划汇总表”的形式交给营运部,其中包括促销活动的内容和方式,促销商品和价格,以及引厂进店和促销活动的人员安排计划

    6.2.2 采购部至少提前3天将引厂驻店或促销信息交给营运部,由营运部分发到各门店

    6.2.3 驻店活动开始前3天,采购部将促销商品订单通过电脑系统传送到各门店,门店按照促销订单接收商品

    6.2.4 当促销计划有变化时,促销组将以“促销计划变动单”的形式通知营运部,营运部将马上通知各门店店长

  6.3 进店手续的办理

    6.3.1 门店店长在接到每周促销计划后,应同厂家办理或指定促销用品接收人员办理促销用品入店手续,任何接收人员应在“促销用品管理记录表”中做相应的记录,促销用品的范围包括:

6.3.1.1 促销赠品

6.3.1.2 奖券

6.3.1.3 展架

6.3.1.4 宣传品

    6.3.2 厂家驻店活动涉及的厂家驻店人员须到人力资源部办理入场手续,该手续包括:

6.3.2.1 填写《促销员入职申请表》

6.3.2.2 签定《促销人员管理协议书》、《促销员担保书》

6.3.2.3 接受人力资源部培训、考核

6.3.2.4 考核通过后,领取《促销员上岗报到通知单》

6.3.2.5 到财务部缴纳费用《入场费、工服费、工牌费、管理费、押金等》

6.3.2.6 到行政部办理工服、胸卡手续

6.3.2.7 确定活动具体时间,促销人员到门店报到

6.3.2.8 门店店长确定活动人员排班

    6.3.3 门店店长在接到促销计划后,应于两日内同上述厂商联系,要求其到店内商定其活动的具体位置、面积和展示方法

  6.4 活动的准备工作

    6.4.1 采购部在促销活动前1天将经过采购部部门经理审批的《供应商促销活动商品变价申请表》分别交电脑部及企划部美工

    6.4.2 电脑部根据《供应商促销活动商品变价申请表》在系统中进行变价并打印新价签

    6.4.3 企划部美工根据《供应商促销活动商品变价申请表》制作促销活动所用的海报和特价POP

    6.4.4 在活动前一天,营运部将新价签、海报及特价POP发放到各门店

    6.4.5 门店在活动前一天的晚上营业后,将新价签、促销海报及特价POP放置在相应的位置上,并做好促销商品的特殊陈列

    6.4.6 每日促销活动开始前(至少15分钟),门店店长助理或指定工作人员应准备好活动所需的所有用品,并将其分发到各流动厂家驻店人员的手中。统一在收银台外发放的赠品由专职发放人员准备好,并放在指定的发放台。这些用品包括:

6.4.6.1 促销赠品(场内发放的赠品应贴有防损部赠品标签,以免与正常商品混淆)

6.4.6.2 促销桌(或花车)和桌布(做品尝的促销、有演示的促销、有促销用具或大型展示品的如:电视、录像机、微波炉、实验品等的应保证使用促销桌,其余促销在没有多余促销桌的情况下,可以不用促销桌或花车)

6.4.6.3 促销围裙(做品尝的食品促销员应用围裙)

6.4.6.4 一次性用具(如牙签、餐巾纸等)

6.4.6.5 促销用器具(如电视机、录像机等)

6.4.6.6 其它必须的用品

  6.5 驻店促销活动和促销人员的检查

    6.5.1 各门店在促销活动期间,要随时检查促销活动进展情况,并对发现的问题填写促销活动检查单,对于存在的问题要迅速责成有关人员改进,并将发现的问题及时报与企划部促销组及营运部

    6.5.2 企划部促销组每周巡检,了解促销活动的实施情况,对发现的问题要形成记录,并责成各店整改,对整改情况要进行跟踪检查,并将整改结果记录在“纠正措施验证”一栏中

    6.5.3 营运部督导人员要每天跟进门店促销活动的进展,及时发现问题并进行纠正

    6.5.4 质量控制部质量控制专员和价格控制专员每日巡店,负责对促销活动中的商品价格及质量进行控制、监督和检查,及时发现问题,及时纠正

    6.5.5 若有必要进行罚款处罚,应当场填写上述检查表中的处罚栏目,并让被处罚人签字

    6.5.6 被处罚人或公司须在三天之内交纳罚金,促销主管须在上述检查表中记录

  6.6 活动后的收尾工作

    6.6.1 每日促销(促销)活动结束后,驻店人员须将所有活动剩余物品和用具统一交还到门店店长助理或其指定的人员处。该人员负责将以上用品分类归还和存放到店内指定的促销用品存放区。统一在收银台外发放的赠品,由赠品专职发放人员统一拿到指定促销用品存放区

    6.6.2 促销活动结束后,活动厂商须在三日内办理人员出店手续,一周之内办理物品的出店手续,该手续包括:

6.6.2.1 到人力资源部办理退还胸卡、工服和更衣柜手续

6.6.2.2 到防损部办理物品退场手续,填写《物品携入携出》单,提走剩余的促销品、赠品、货架以及其它用品

6.6.2.3 到财务部办理押金退还手续

6.6.2.4 若厂商在活动结束后一周内未将用品提走,门店有权处理以上用品

    6.6.3 促销活动结束后,门店应在活动之后协助厂商将其展示品撤出销售区

  6.7 促销报告

    6.7.1 每日涉及赠品发放的促销人员,须认真填写“赠品发放登记表”,并在当天促销活动结束时交给店长助理。店长助理须在该活动全部结束后在“促销用品管理记录表”上销账。若有赠品剩余或其它须退回厂家的促销用品,须在厂商前来办理出店手续时办理退还,厂商须在“促销用品管理记录表”中签字确认

    6.7.2 店长助理须在每周二前完成上周的促销报告单,报告应交给企划部促销主管和营运部,并在每周二同采购部的促销工作例会上交给采购部

第四章    DM快讯商品管理规范

1.0 目的

    为明确快讯商品管理的标准和原则,使各门店的管理具有统一性和一致性,特制定本管理规定

2.0 适用范围

    适用于各门店对快讯商品的管理

3.0 相关文件

   (无)

4.0 名词解释

     4.1 DM快讯,超市专门组织的特价商品目录,以彩色海报的形式发放给顾客,激发顾客的购买欲望,是一种有效的促销方式

5.0 职责

5.1 企划部促销组负责制定《DM快讯》年度计划

  5.2 采购部负责制定每期《DM快讯》商品计划及快讯商品市调

5.3 采购部负责提供《DM快讯》商品信息并对商品信息进行校对确认

  5.4 企划部美工组负责《DM快讯》设计、制作、印刷

5.5 营运部负责《DM快讯》的邮寄及店内发放工作的协调安排

5.6 企划部、采购部、营运部分别负责每期《DM快讯》后的相关工作总结

6.0 工作程序

6.1 《DM快讯》年度计划

    6.1.1 企划部促销主管将《DM快讯》年度计划经企划部经理审批后以书面形式报给商品总监、业务副总并抄送营运总监,计划包括以下部分:

6.1.1.1 《DM快讯》目的

6.1.1.2 《DM快讯》期效

6.1.1.3 每期《DM快讯》发行日期及有效期

6.1.1.4 每期《DM快讯》的版面及可容纳的商品数

6.1.1.5 印制、发放费用预算

    6.1.2 业务副总、商品总监、运营总监、企划部经理及采购部经理共同讨论

    6.1.3 企划部根据讨论结果修改《DM快讯》年度计划,报商品总监、业务副总审批

    6.1.4 企划部促销主管根据《DM快讯》年度计划制定每期《DM快讯》工作时间表,发放给采购部、营运部及本部相关人员

    6.1.5 采购部经理助理根据《DM快讯》年度计划制定采购部每期《DM快讯》工作时间表,并发放到各采购经理

  6.2 《DM快讯》准备程序

    6.2.1 企划部促销主管按《DM快讯》工作时间表及根据具体情况在每期快讯开始设计前五周以书面形式提醒采购部、营运部及本部美工关于本期DM快讯有关事宜

    6.2.2 采购部在前五周讨论确定本期DM快讯的商品计划

    6.2.3 采购部在前四周与供应商洽谈并确认商品

6.2.3.1 采购经理与供应商进行DM商品的洽谈

6.2.3.2 采购经理递交《DM快讯商品审批单》

6.2.3.3 采购部部门经理批准《DM快讯商品审批单》

6.2.3.4 采购部进行快讯商品调查,确保快讯商品的品项、价格具备竞争力

6.2.3.5 采购部经理根据市场调查情况填写最后确认的“《DM快讯》商品汇总单”提交商品总监、业务副总审批

6.2.3.6 根据审批确认后的“《DM快讯》商品汇总单”,采购经理与供应商提前三周签署《DM快讯商品促销协议》,确保供应商按时按量送货

    6.2.4 供应商按照《DM快讯商品促销协议》,将DM快讯商品的实物样品或图片资料提前三周交采购部采购经理,由采购部样品管理员转交企划部。填写“《DM快讯》商品交接单”

    6.2.5 企划部准备DM快讯封面封底信息

6.2.5.1 企划部促销主管提供完整的促销活动宣传方案,并交企划部经理审核

6.2.5.2 企划部经理将审核后的文案交美工统一设计

  6.3 《DM快讯》设计制作

    6.3.1 企划部美工联系广告公司(或印刷公司),对采购部提供的商品样品进行拍照

    6.3.2 由广告公司(或印刷公司),设计《DM快讯》内页

    6.3.3 企划部美工根据促销活动信息设计《DM快讯》封面、封底

    6.3.4 企划部经理及促销主管对《DM快讯》整体设计提出意见及建议,并督促改进

    6.3.5 采购部根据广告公司(或印刷公司)制作的DM快讯彩喷小样校对《DM快讯》内页与商品、价格、版式等。内页设计小样经商品总监签字确认后,除业务副总特批,将不再改版

    6.3.6 企划部促销主管负责《DM快讯》封面、封底的文字校对

    6.3.7 企划部经理提前二周确认《DM快讯》整体设计小样

    6.3.8 企划部促销主管需持确认无误的DM快讯小样到工商局报批临时广告工商批号

  6.4 印刷

    6.4.1 广告公司(或印刷公司)将临时广告的工商批号加入DM快讯,并由企划部促销主管最后确认。出片打样后,行政部联系印刷厂,企划部监制印刷

    6.4.2 《DM快讯》必须提前一周印刷完毕。印刷厂主动向行政部和企划部交货。行政部负责验收数量,企划部负责验收质量。行政部负责签收

  6.5 《DM快讯》执行前期准备工作

    6.5.1 行政部将《DM快讯》提前3天发放给各门店店长、超市所在小区物业管理处及其他相关发放网络

    6.5.2 采购部把《DM快讯商品变价通知单》交电脑部,电脑部在快讯执行前一天进行系统变价

    6.5.3 各门店在快讯执行前一天晚上完成快讯商品的特殊陈列和价签更换工作

    6.5.4 采购部负责再次确认快讯商品到货情况,跟进快讯商品的补货工作

    6.5.5 企划部负责快讯商品促销陈列中标识标物的制作和挂悬,烘托卖场氛围

  6.6 《DM快讯》的执行

    6.6.1 发放单位(包括门店)提前三天发放DM快讯,让顾客清晰地收到快讯商品的信息

    6.6.2 采购部负责每天跟进快讯商品的销售状况,及时补货,确保快讯商品不断货

    6.6.3 配送中心对快讯商品优先收货、优先配货

    6.6.4 门店每日做好快讯商品的促销、检查工作,确保快讯商品的优先陈列、优先补货和优先促销,发现缺货,及时与采购沟通

    6.6.5 营运督导部每日巡店,重点检查快讯商品的陈列、清洁、人员促销状况。发现问题,及时纠正

    6.6.6 质量控制部价格控制员每日巡店,重点检查快讯商品的价格及价签执行情况,发现问题,及时纠正

    6.6.7 质量控制部质量控制员每日巡店,重点检查快讯商品的质量和库存情况,发现问题,及时纠正

  6.7 《DM快讯》的后期整理工作

    6.7.1 采购部提供的商品样品经企划部促销主管共同核查无误,归还采购部,并填写物品移交单

    6.7.2 采购部提供的商品图片及企划部拍摄的商品照片,经企划部促销主管整理后,交采购部妥善保管,并填写物品移交单

    6.7.3 企划部结算《DM快讯》印刷费用,营运部核算《DM快讯》发放费用无误 ,将单据交企划部行政助理统一结算

    6.7.4 《DM快讯》有效期结束后一周内由电脑部主管做《DM快讯商品销售追踪表》总结快讯商品的销售情况,并和前一月的销售情况进行对比,抄送采购经理、商品总监、业务副总及营运总监。企划部经理并将有关问题在下一期《DM快讯》中改善

    6.7.5 《DM快讯》有效期结束后一周内各门店书面递交《快讯总结报告》,总结快讯商品有效期内出现的问题,主要包括价格错误、未按时到货等情况,同各店店长签字后,递交营运部汇总后,报给业务副总并抄送给商品总监及企划部

    6.7.6 《DM快讯》有效期结束后一周内企划部促销主管书面总结本期快讯制作及发布过程中存在的问题,并将报告报与企划部经理抄送企划部主管副总及相关副总

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