每天收到许多邮件，虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起来，但是跟基数相比，写得很符合职业规范的却寥寥无几，甚至有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知道什么原因。

基于多年在职场的经验，总结了受欢迎邮件的写法，供大家参考。

一忌不称呼

不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。

正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/**。当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。 二忌乱称呼

比较忌讳的是管所有人都叫经理，普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理职位高的人。 通常称呼他人可省去“副”字，但尽量不要跳级，更不可给别人降级。例如对方是副经理，可以称呼“姓氏+经理”，但不要称呼“姓氏+总”；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。

三忌回复所有人

通常只需要答复发件人，很少有需要全部回复的情况，尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦，用“回复”功能即可；如果很有必要抄送给其他人，则尽量自己根据实际需要有选择性地写上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。当然，那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。

发件人为了避免出现对方随意点击“回复所有人”的不职业情况，可以把大批量的收件人地址放在“密送”处，然后在正文起始位置写上收信人的群体名称，例如“致：各事业部经理”等，有利于收信人清晰了解与自己同时收到邮件的还有哪些人，同时避免了垃圾邮件的产生。

四忌把老板列为收件人之一

常见人们写信，几个收信人中，自己的老板是其中一位，这通常会被老板认为不太尊重他。

如果是写给老板的信，则需要单独写给他，无须抄送其他人。当然，更不能写给老板的同时，抄送其他人。我曾在不少培训的场合问过学员，如果他们是老板收到类似的信会有什么反应，他们认为有不被信任的感觉，甚至有威胁的味道。

如果需要老板了解某个相关的事项，则致他人的同时，抄送给老板比较妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议，则可以写给大家抄送老板；若需要同时征求老板的意见，则需单独写给老板，或在抄送的同时，在正文中单独写一段“请老板指教”的话。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。

最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。

有内外之别时，以客为先。

六忌不分段

有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。

推荐的方式是，尽量在一个显示页面完成全文，一段一个核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议加上序号，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。

当然，如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等，则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导，可以适当调大字号，以便对方阅读，从而也提高了回复效率。

七忌重点不突出

现在的职场压力和信息的充斥已很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把最核心的词用突出标识加以强调，包括加粗、增大字号或换字体、颜色等。但公文中通常只允许黑色和蓝色，只有相当于海报作用时才可以适当用彩色。

邮件的标题至关重要，要行动性很强，只用核心词，去掉虚词。与行动、结果相关的字眼可放在句首的【】内，然后再写具体内容，例如标题可写为“【请9日前确认】xx会议日程”。

八忌不感谢

有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作，说句感谢只能表明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。

九忌多重结束语

常见不少人在信的结尾同时写上几种问候，诸如“祝好”、“祝一切顺利”、“祝工作愉快”等等（还有用英文写best regards,all the best,have a nice day）。其实，一句最恰当的结语即可。

有时候，很明显地可以看出发件人事先设置好了签名档，里面已有问候，那么在发送之前务必仔细检查，否则会给人留下粗心的印象。

避免上述情况的方法，可以在签名档中去掉问候语，只留签名和联络方式，因为大多时

候的问候是因人而异的。

十忌不署名

不署名，言外之意，对方应该能从邮件地址判断出自己是谁，或者“不用那么客气”，而这样做会给对方造成很多不便，也较影响办事效率，想打电话沟通具体事宜时，还需要再查找。

发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件（更不用说现在有那么多酷极了的网名），耽误了事情。

署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档，附上自己所有方便的联络方式，一劳永逸。

以上的一些规则同样适用于写短信，例如要称呼对方、要署名，要一次性地站在对方角度写清楚具体内容（最常用的恐怕是见面具体地点、周围明显建筑物、联络人及电话等）

第二篇：如何高效处理繁杂的职场邮件

如何高效处理繁杂的职场邮件

邮件作为现代职场中不可或缺的交流工具，给我们带来许多便利。但日复一日繁杂的邮件处理，有时便会影响正常工作，遇到这样的情况时如何解决呢？

在我服务过的四家企业中，都不同程度地用到电子邮件，少则每天一两封，多则每天上千封邮件。如何处理这些邮件有时就像处理来袭的马蜂一样，让人痛苦不堪。

选择与素质高的人进行邮件沟通

与低素质、低水平的人沟通时就会产生代沟，您的理念与对方的理念不同时，很难产生共鸣，双方的立场不同导致的结果不同，您在邮件中讲的事情已经很清晰了对方还是不能理解或者理解错误。与这样的人沟通最简单有效的办法就是面对面讲话或电话沟通。少用文字性的材料。

写邮件时注意格式和内容

邮件正文开始要写称呼，这表示对人的尊称。如果既不写 姓名又不写称谓，表示您在藐视对方。这是写邮件的大忌。很多朋友在邮件中与对方沟通，只一次就永远的没有回音了，就是没有称谓。这叫像结婚是为了生孩子， 但如果一见钟情的男女一见面就说“我们生孩子吧”，会有什么样的结果?

邮件要注意条理性。给对方写邮件时尽量用1、2、3、4等一条一条列清楚，每一条讲 什么内容，采用递进式展开，对方会觉得与您这样一样有内涵的人沟通是一件快乐的事。如果从头到尾讲了一大堆话，别人看不了来到底讲了什么，再多内容又有什 么用呢?穿五件破衣服和穿一件羊毛衫，给人的感觉与自己的感觉会有天壤之别。写邮件时千万别穿五件破衣服，尽量穿一件体面的羊毛衫。

对于邮件用语，要礼貌地用词，哪怕对方是您的下属，也尽可能地用“您”，而少用“你”，邮件中更不可以有轻浮的词语和 粗口的内容。需要对方配合时，要用“请”。人本身无贵贱之分，如果从邮件中体现贵贱，那只能说明您自以为高贵，而不把别人放在眼里，或者只是例行公事。这 样的邮件往往起到的是反作用。

给对方问题或提议、要求时，一定要告诉对方庆什么进修给予回复。当别人给自己的邮件中也有这样的提示时，自己应该每过 一段时间就向对方报告一次事态的进展情况。如果对方对自己的要求既没有提前告诉对方能否做，有什么困难，到期了对方不催促时还不报告对方，这是相当无礼的 举动。给对方一种不可信或不重合作的感觉。为了避免这种事情发生，自己最好随身带一小本记事本，把对方给自己的要求排成时间表，定期查看，总结与分析结 果。及时汇总处理。

邮件的结尾尽量给对方一些祝福或礼貌词语。这些事情可能需要花您一分钟的时间，但带来的效果却不是一分钱的结果。我在 招聘过程中，很多来面试者事先都会做题，我在发出

试题时就用这样的方法，他们来面试完了无论结果如何，总要见见我。我其实人很丑陋，但就是因为比别人多做 了那么一点点功课，为企业提升了形象。同样地，与朋友交流时，这样做，您会得到更多高水平的朋友。

写邮件注意选择对象

对于需要多人同时知会的邮件，需要在标题上注明“请全体知会”、“供参考”、“请在XX之前回复”等。对于重要的内 容，在标题上可注明一到五个不等的星星，如★★★★★☆☆☆☆☆，数量越多，代表越重要。对于无关的人，千万不要发邮件给他，一方面导致信息泄露，另一方 面，增加无关人员的工作量(阅读和处理邮件是需要花费时间的)。对仅需要知会就行了的人，应在邮件中注明“请XXX XXX知会”，请“XXX XXX在XX月XX日XX时XX分前回复”等。给不同的人写邮件时，应根据内容不同进行相应的措词。除非万不得已，否则建立不要搞邮件群发。当然，企业中 的通知、宣布政令等严肃的事情不在此列。 如何处理附件

某些电子邮件在打开附件时需要花很长时间，这给邮件使用者带来时间的浪费。 为了避免这样的事情影响他人工作，建议在发送附件时，如果能直接复制后粘贴到邮件中的，如Word的DOC、DOCX类文档，EXCEL的XLS、 XLSX类文档，可以直接选中内容，复制和粘贴入邮件。但对于内容较多的附件，不建议使用此方法。

同时发送多个附件时，建议先将附件的名称做相应的修改或调整，以便对方归类存档，之后将其进行压缩，这样可以减少发送和接收的时间。

适时的邮件备份与分类

现在的所有邮件都有备份与分类功能，对其进行分类备份是为了数据的安全性，也便于邮件的查询与后期归类处理。

当然，以上方案是我从工作中总结所得经验，由于工作的环境和接触的人不同，各位可使用的内容不尽相同，仅供参考。真诚的祝愿各位能通过邮件处理更多工作，使其更高效！