商务英语特点及信件格式.txt不相信永远,不拥有期待,不需要诺言当你不能再拥有的时候，唯一可以做的，就是令自己不要忘记。王子之所以能口奂酉星目垂美人是因为王子用心了 我能口奂酉星什么 剑桥BEC考试是教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会合作，于19xx年起举办的商务英语证书考试。该系列考试是一项水平考试，根据商务工作的实际需要，对考生在商务和一般生活环境下使用英语的能力从听说读写四个方面进行全面考查。由此我们可以看出，BEC考试并不是单纯的考察考生的英语能力，也非商务技巧，而考核考生是否具备在一个商务环境中恰当的使用英语进行沟通的能力。这就是要在商务中学英语，在英语中学商务，二者相辅相成。

商务英语和我们日常交流所使用的英语有很多不同：

第一，单词的含义发生变化。在BEC商务英语中，很多单词的意思都发生了很大的变化，下面给大家列举一些单词。

1. 比如minute这个单词，大家都是知道这个单词表示的是分钟，例如：I'll meet you at the car in five minutes。但是在商务英语中，这个词却有其他的含义—会议记录，例如：Will you take the minutes? (你可以记会议记录吗？)。

2. 比如margin这个词，日常英语中表示边缘，边际，例如：Someone had scribbled a note in the margin。但是在商务英语中，它则表示利润，例如：Margins are low and many companies are struggling。

3. 再比如balance, 日常英语中表示平衡，I've got a good sense of balance and learnt to ski quite quickly. 但是在商务英语中，这个单词则表示负债的意思，The balance is due at the end of the month. Balance sheet即为公司三大财务报表之一的资产负债表。

所以，同学在学习商务英语的时候要注意辨析单词在不同语境中含义的变化，多阅读商务英语类文章，积累词汇量。

第二个特点为，商务英语中经常会使用一个单词的很多个词性。例如：

1. approach. 这个单词有两个词性，大多数考生可能都知道这个单词有动词词性，表示靠近，接近，另外为名词词性，表示方法，其实作为动词approach还有一个含义是处理，相当于deal with, 如：It might be possible to approach the problem in a different way。

2. address，名词词性为地址，动词词性则表示处理，如：Our products address the needs of real users。

3. launch，动词词性为发射，发布，发行产品，名词为发射和发行，The company hopes to launch the new drug by next October。

在商务英语中，经常会使用单词的众多含义和词性，这也是体现了语言的多样性和灵活性的特点，因此，考生在学习商务英语，或者平时积累英语知识的时候，要注意了解词汇的

各个词性和用法，含义。

第三个特点就是商务英语中特有的商务词汇。

1. value for money 例如： value for money product

2. turnover: 例如：The illicit drugs industry has an annual turnover of some ￡200 bn。

例如：a high degree of labour turnoveramong women

3. undercut the price：例如：Online bookstores can undercutretailers by up to 30%。

这几个词的含义分别为：物有所值的产品，营业额或者是员工离职，最有一个为比其他公司低的价格出售。

第四个特点是商务英语在写作与口语表达方面的格式。

其中尤其以商务写作的特点突出。商务写作，即商务信函，主要是用于商务沟通所需要，因此比较正式，却别于一般性质的信函和写作。这里我们举一些简单的例子来说明商务信函的正式方式，我们以信件为例。

商务信函首先是构架有规则。

商务信件的格式为：

1. 称呼，Opening

2. 首段(多为提及上次信件或本封信的目的)，The first paragraph

3. 信的主体(根据内容分段)Body

4. 最后一句话(期待回函或见面) Final sentence

5. 结束语 closing phrase

6. 姓名 Name

7. 职位(根据需要决定是否写职位)Position

Tips：

请求对方做某事：

商务英语当中表示请求时可以用问句来表示写信人的客气，如：Could you please send us recent updates of. 另外就是使用套句，如：We would be grateful if you could please send…

给出信息：

在告诉其他人信息时，不要直接就说出信息的内容，如：Just to let you know that…而是遵循商务英语的语言方式和风格，We are pleased to inform you that…

进行指示：

不要说Call me if you need more information。而是需要用正式的说法 For further information, please contact our sales office

信件的最后一句话：

See you next week! 这类的话非常的随意，因此要注意使用的场合。We look forward to hearing from you. 这样的句子是非常正式的。

结束语：

我们日常信函中经常会说Best regards Best wishes，但是在正式的商务英语中要说Yours sincerely。

以上我们所讲的商务信件是以一个非常正式的角度出发，然而在实际商务交流中，有时候可能不要非常正式，比如给一名同事发电子信件，或者给一个合作多年的老客户写信，如果写得非常正式，反而会拉开彼此之间的距离。我们学习商务英语，首先要学习商务中最正式得体的表达方式，懂得商务技巧和礼仪，但是最重要的是要会应用商务英语，以最恰当得体的方式去使用商务英语。

因此，我们需要的商外人才，是那种既具备一定的能力，而又坚持学习的人才，是那种对外语学习充满热情的人才，是那种对纯正口语不断追求的人才，是那种自信从容熟谙外籍风情的人才。

20个商务英语常用句型——

1.Please accept our thanks for the trouble you have taken.

有劳贵方，不胜感激。

2.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.

不胜感激贵方对此事的关照。

3.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.

对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。

4.Allow us to thank you for the kindness extended to us.

对贵方之盛情，不胜感谢。

5.We thank you for the special care you have given to the matter.

贵方对此悉心关照，不胜感激。

6.We should be grateful for your trial order.

如承试订货，不胜感激。

7.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.

如承赐示具体要求，不胜感激。

第二篇：商务英语信函的特点

摘 要: 英国论文随着时代的发展, 使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语, 尤其是商务英语信函的突出特点。本文从这一特点形成的根源简易英语运动出发, 分析了简易英语的定义, 遵循的原则, 最后在此基础上通过大量例证的对照比较, 总结了简易英语趋势在现代商务交际中的体现。

商务英语和法律英语一样, 通常被认为是充斥着技术性术语和诘屈聱牙语句的典型书面语。不可否认, 很长时间以来, 商务文书给人的印象确实如此。然而随着时代的发展, 这种情况已得到极大的改观, 商务交际用语渐趋简明易懂。使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语的突出特点。我们可以比较一下下面的两句商务信函中的用语:

1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD××× for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 可以看出, 这两句表达的意思完全相同, 但是第一句使用了 beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定语从句 for which we thank you等表达极为繁杂的用语, 而第二句用语简洁明快, 但是它所包含的信息量较第一句而言没有丝毫的减少。现代商务英语正是提倡使用简单词语( plain words) , 而不用复杂的语句 ( complicated words) , 尤其是那些繁复老套的用语, 即我们所说的陈词滥调( cliché)。现代商务英语的这一显著特点, 其实与这些年来在英美等国出现的英语简化趋势, 尤其是在美国大张旗鼓推行的简易英语运动( Plain English Movement)有直接的联系。这一运动要求革除商业契约上的繁文缛节, 简化法律用语, 从而起到方便民众, 减 少因繁复用语而引起不必要争端的作用。1978 年 3 月 24 日, 当时的美国总统卡特更是签署了第 12044 号行政命令, 要求联邦政府各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写, 以便须依照有关法令办事的人都能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎, 而简易英语运动在这一法令的推动之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。

一、 什么是“ 简易英语”

所谓简易英语( Plain English) , 美国学者考特兰?博维(Courtland Bovèe)和约翰?席尔( John Thill)认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句, 读者都能看懂, 很接近于我们的口语

[2]。可见, “ 简易英语” 是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。“ 简易英语” 并不幼稚, 也并非过分简单化的英语。“ 简易英语” 重视信息的传递。它并不堆积词藻, 而且不会不必要地使用行话、 术语等难懂的表达。换句话说,“ 简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。用“ 简易英语” 书写的文件是为了让人们读懂, 因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能够理解, “ 简易英语” 用到技术性较强的专业术语也并非不可。比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 使用专业术语是可以的, 因为这些读者能够理解。只要表达恰当, 这篇论文的语言仍然可被称为“ 简易英语”。当然, 如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上, 那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候, 只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“ 简易英语”。我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“ 简易英语” 加以解释的。许多法律文书, 比如合同和法令, 用“ 简易英语” 改写后仍然能做到表达精确无误。

二、“ 简易英语” 所遵循的原则

“ 简易英语” 最重要的原则就是读者为先。即为读者着想, 考虑读者的需求。要“ 简易” , 就得好好考虑如下的问题:读者需要知道些什么? 他们对这个问题的理解程度如何? 怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解? 要想有效传递你的信息, 首要的是要清楚什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲, “ 简易英语” 遵循如下的原则:

(一)写作前做好规划 起草文书之前, 首先得明确自己的写作目的。 读者是谁? 他们对于所涉及的话题是非常了解, 了解一点还是一无所知? 他们想知道些什么? 找到这些问题的答案, 做到心中有数。一旦知道了读者是谁, 就应该尽可能从他们的角度来看问题, 来表达

问题, 而不要从自己或是公司的角度出发。表达时要直截了当, 就像是在和读者当面交谈一样。多用“ we” 和“ you” , 这要比用“ the department/ bank/council” 和“ the client/ customer/ ratepayer” 平易近人得多。

(二)使用读者能懂的词 如果面向普通读者群, 简易英语中不会使用艰深难懂的字眼, 不会使用技术性强的专业术语, 因为这样读者很有可能理解不了。如果确实有必要让读者了解某个术语, 那是一定会加以解释的。简易英语中不会出现“ heretofore” , “ herein” 和“ aforementioned” 等文绉绉的字眼。简易英语多使用明白晓畅的日常表达, 它更易理解,也更平易近人。当然, 简易英语并非简单地将难懂的单词替换为好懂的字眼, 但是如果你用与人直接交谈的方式来写作就已经是一个很好的开端了。例如, 将 I refer toyour letter of 7 May. 改写为 Thank you for your letter of 7May.这便是 Plain English。再如, prior to and following 换用 before and after, 这也是简易英语的体现。

(三)多用短句和简短的段落简易英语多用短句, 一句话中通常只包含一至两个意思, 如果需要解释一个术语或是阐述某个观点, 通常会另起一句单独解释。

但是, 简易英语不会单纯为了达到简洁的目的而牺牲文字的清楚性。 短句并不一定就能将意思表达清楚。 有时为了讲清楚某个意思你必须得用更多的词语。某些规则讲一句话只能包含多少字, 我们不能机械地盲从如此的规则。我们首要的指导原则还是要将意思表达清楚。其次, 在简易英语中, 通常是把思想用简短的段落组织起来, 而且每一段都有一个中心思想。这样的文章比长篇大论易懂得多。 (四)多用主动语态, 少用被动语态 在以前, 人们草拟各种文书时总是被动语态用得多。例如: Applications will be processed within two weeks. 在这句话中, 我们并不清楚动作由谁发出。此外, 读者对于“ processed” 一词的含义也有可能不太明白。 现在随着简易英语运动的进行, 同样的一句就会换用主动语态, 从而意思表达就直接得多:We will reply to your application withintwo weeks. 这样读者就清楚了动作由谁发出, 会得到什么:两星期后得到答复。(五)少用大写字母大写字母不能滥用而且使用大写字母会使你的文字少很多亲切感。过去在有些商务文书中总是存在过度使用大写字母的趋势。例如, 在一些政府文件或公告中会有这样的文字:When the Department issued its Annual Report,the Minister tabled it in the Federal Parliament. 考虑到公众的接受程度, 现在符合潮流的写法是去除那些不必要的大写字母, 像这样:When the department issued its annualreport, the minister tabled it in the federal parliament[3].这样公众更能接受, 因为它不再那么高高在上、 面目可憎。

(六)语义不能模棱两可写作时要注意不能写出有歧义的句子, 这样会妨碍读者的理解, 这也是简易英语重要的一条原则。伦敦地铁里曾经有这样一个告示: Dogs must be carried at all times.给人的感觉是每个乘地铁的人都必须牵条狗。但它的本意是说如果乘客带狗的话必须随时牵着不能放手[4]。虽然用词简单, 但整句话令人费解, 已经不是 Plain English 了。当然, 简易英语并不仅仅是遣词造句的问题。文本的设计同样重要。如果文本的布局很凌乱, 字体很小, 或者文字的颜色不醒目, 那么即使内容很清楚读者还是有可能在理解时碰到困难。所以这些问题在所谓的实用英语写作( practical writing)中都应该仔细考虑。

三、 “ 简易英语” 在现代商务英语中的体现简易英语在现代生活中是无处不在的。很多人都听说过有用简易英语拟就的保单和政府报告, 但简易英语并不仅仅出现在官方文书中, 任何组织或机构为了和公众以及它们的内部员工沟通, 都需要用到简易英语。简易英语的使用随着简易英语运动的蓬勃开展以及政府的提倡, 已经渗透进商务交际(Business Communication) 的方方面面, 大到法律文契、 保单、 标书、 年报、 政府部门和银行等其它组织的往来信函, 小到各类帐单、 通知、 航班及公共交通时刻表等, 都出现了简易英语的身影。简易英语在现代商务英语中有如下体现, 我们用实例详细加以说明:

(一)现代商务英语, 尤其是商务信函中, 通常会略去不必要的冗言赘语。商务业务中讲求

的是时间和效率, 正所谓 Time is money, 因此简单地表达内容和适度地把握分寸就非常重要。请看以下例句:We are compelled to ex-press our surprise and disappointment at finding the goodscontained in your last shipment not up to the agreed stan-dards.在此句中, 划线的部分其实都大可不必, 若改写为:We are surprised that your last delivery does not match upwith the standards.则要简洁许多。此外, 为了达到简洁的目的, 除了表示强调的重复, 商务信函中还会避免使用反复累赘的用语, 试比较(括号外为简明用语, 括号内为累赘用语) : annually ( for the period of a year) , during 2002( during the year of 2002) , separately( under separate cover) ,for $ 200( for the price of $ 200)。很显然, 括号内的用语与当今英语简易化的趋势和商务英语精干简练的表达风格不相适应。 当然, 以下的表达尤其应当避免使用: adequateenough, grateful thanks, and moreover, combined together,past history, filled to the top, true facts, final completion, usu-al customs 等等。 (二)现代商务英语和传统的商务英语不同, 为了满足时代的需要, 满足现代商务活动高 效率和低消耗的需要,它已开始采用近似于口语化的语言。这是现代商务英语中极其值得重视的一点, 它与上文提到的“ 简易英语” 的第二条原则是相吻合的。具体来讲, 就是现代商务英语,尤其是商务书信往来中, 人们趋向于使用短小精悍、 更为人熟悉和口语化的用语及表达方式。经过笔者的总结, 有以下几点(例子中括号外为现在常用的简明用语, 括号内为以往的用语) :

1. 使用短小精悍的单词, 避免使用较长而又过于书面化的单词。有人认为不写一些罕见的词便不足以表达写作者的水平, 因此明明可以用 prefer, consider 或 decide来表达, 却用 to express a preference for, to give considera-tion to 或 to arrive at a decision 来代替。 这是一种错误的想法,不应提倡,我们写的每一封信都有它的一定目的,如果我们的书信和文件要使阅读者看了两三遍以后才能明白, 那么应该说这份文书的质量就有问题。我们应该考虑读者的文化水平和阅历知识,所用词语应控制在读者的词汇量范围内, 例如: fire ( conflagration) , penalty( disincen-tive) , alike( homologous) , change(metamorphosis) , through-out ( pervasively) , widespread ( ubiquitous) , quick ( expedi-tious) , first ( foremost) , sweat ( perspiration) , after ( subse-quent) , large ( substantial) , issue ( promulgate) , house ( domi-cile) , use( utilize) , show( disclose)。

2. 商务英语中术语的使用是必不可少的, 但是在现代商务英语中, 我们应不再使用技术性过强的词汇和一些过去常用的外来语, 以达到简明易懂的目的, 例如: dan-ger ( peril) , arrangement ( format) , develop ( generate) , daily( per diem) , passage in and out ( ingress and egress) , well ac-quainted( au fait) , among other things( inter alia) , the presentposition( status quo)[5], in good faith( bona fide)。

3.使用简单的趋于口语化的表达方式, 避免使用复杂的商务固定用语:We can deliver (We are in a position todeliver) , If you decide to?( If you come to a decision) , dur-ing( in the course of) , concerning( on the question of) , before( prior to) , if ( in the event of) , according to( as per) , We en-close ( Enclosed please find) , of today ( of even date) , by( per) , Please tell us ( Please be good enough to advise us) ,you ( your good selves) , your letter ( your favor) , separately( under separate cover) , We received your letter (We ac-knowledge receipt of your letter)[6], Thank you for your letter(We acknowledge with thanks for your letter)[6], We write toinform you(We beg to inform you) , a long time( a long peri-od of time) , now ( at the present time) , because ( due to thefact that) , about(with regard to) , even though( in spite of thefact that) , as you requested ( in accordance with your re-quest) , soon( in the near future) , allow/enable ( afford an op-portunity) , please note ( attention is required) , normally/e-qually( other things being equal)。

四、 结语 我们研究简易英语及其在现代商务英语中的体现,对研究商务英语本身有直接的现实意义, 而且了解简易英语这种趋势对于转变商务英语写作观念 也有很大的促进作

用。同时, 简易英语运动以及商务英语的简洁性特色符合时代发展的潮流, 体现出了英语与时俱进不断发展的特点, 英国论文研究这个语言现象对于研究英语的发展也具有重要的意义。

参考文献:

[ 1]邬孝煜. 研究简易英语运动, 探讨商务英语教学[ J ] . 国际商务研究, 1999, ( 3) : 56- 59.

[ 2] B ovèe, C our t l and, and John V . Thi l l . B us i nes s C om m -uni cat i on Today. [M ] . N ew J er s ey: Pr ent i ce-H al l ,1999: 15- 16.

[ 3]Q ui bl e, Zane K . , M ar gar et H . Johnson & D enni s L.M ot t . B us i nes s C om m uni cat i on Pr i nci pl es and Appl i cat i ons [M ] . N ew Jer s ey: Pr ent i ce-H al l , 1995:325.

[ 4]G uf f ey, El l en M . B us i nes s Engl i sh, [M ] . W i nf i el d:Sout h-W es t er n C ol l ege Pub, 2007: 268.

[ 5]陆墨珠. 国际商务函电[M ] . 北京: 中国对外经济贸易出版社, 2000: 141.

[ 6] 胡敏, 陈彩霞译. 涉外秘书全书[M ] . 北京: 中信出版社,1998: 238.