关于银河电器公司来访的接待
策划书
文秘见习第二小组
二零##年六月二十三日
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一、接待准备………………………………………………………………………3
二、接待日程安排及人员…………………………………………………5
三、接待后期工作………………………………………………………………14
四、经费预算………………………………………………………………………14
银河电器公司将于20##年 8月6日上午在总经理王强的带领下一行7人来我公司进行为期3天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。
★一、接待准备★
（一）接待信息：
1.接待对象：银河电器公司总经理一行7人
2.接待时间：20##年8月6日—8月8日
3.接待地点：接机地点—扬州泰州机场；
送机地点—南京禄口机场；
下榻酒店—京华大酒店
参观地点：（1）公司总部；（2）公司厂区
4.接待规格：对等接待
5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度
6.接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作（人员详情分配见附表1）
（二）接待前期准备：
1．信息收集。
a银河电器公司的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；
b 银河电器公司来访人员基本情况（详情见附表2）；
c过去来访情况；
d 抵达时间和交通工具；
e来访期间天气状况；（负责部门：接待部）
2．询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定；（负责部门：办公室）
3．住宿安排。提前预定房间；（负责部门：接待部）
4．迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；（负责部门：办公室）
5．公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；（负责部门：公关部）
6．拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员；（负责部门：办公室）
7．会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等；（负责部门：办公室、后勤部）
8．资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；（负责部门：办公室）
9．事先联系好足艺服务，游览大运河和瘦西湖事宜。（负责部门：办公室、接待部）
附表：
1、接待工作任务分配
2、来访人员详细信息及安排
★ 二、接待日程安排及人员★
（一）日程安排表
（二）每日具体活动安排
8月6日
一、迎接来宾
时间：上午8:20
地点：扬州泰州机场
人员：徐副总经理，秘书，司机两名
准备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车一辆。
注意事项：
1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发，在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾后，帮来宾提拿携带行李，但注意不要拿来宾的贵重行李，如手提包等。
2.引导来宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车，徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。
3.接待部派人提前在酒店等候，协助来宾办理入住手续。
4.将来宾送至京华大酒店，引至安排好的房间。我方人员不宜久留，让客人及时休息，消除疲劳。
二、午宴
时间：11:30---13：00
地点：京华大酒店一楼牡丹厅
出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方所有来宾。（12人）
宴席规格：2500元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
注意事项：
1.秘书在午宴开始前，将拟好的菜单提前给对方秘书参考，争取合乎来宾的口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒，以免耽误下午行程。
2.座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理，左方为客户方副总经理，副陪右方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。
图1：
三、参观公司
时间：15:00---17:00
地点：光明公司总部
出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方所有来宾
流程：
1.14:30派车去酒店接来宾到我公司；
2.徐副总和公关部部长全程陪同，详细介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况；
3.向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时，要注意双方合照留念；
4.参观完后，前往接待室休息。
注意事项：
公关部派人提前做好迎宾工作，放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅临指导”戗牌。
时间：18:00—20:00
地点：京华大酒店5楼晚宴厅
主题：携手扬帆，共创未来---银河电器公司欢迎酒会
出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名；对方所有来宾。（共30人）
形式：冷餐会
宴席规格：200元/人
准备工作:
1.接待部人员提前半小时入场检查现场，欢迎横幅和海报，鲜花，气
球、彩带，酒水，茶点（酒店负责准备）；
2.徐副总主持活动，我方总经理致欢迎辞，营造欢乐祥和的氛围。摄影师做好全程摄影工作。
四、饭后休闲
时间：20:20—21:30
地点：扬州陆琴脚艺
出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方所有来宾
费用：99元/人
8月7日
一、早餐
时间：8:00 来宾在酒店大厅集合
8:30-9:30 用餐时间
地点：富春茶社（广陵区得胜桥街路35号）
出席人：徐副总，秘书及对方所有来宾
规格：夏沁宴配“魁龙珠”茶（960/桌）
二、生产厂区参观活动
时间：9:50—12:00
地点：光明公司生产厂区
陪同人员：总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理
活动具体安排：
9：30—9：50 从富春出发，乘车20分钟至生产厂区
9：50—11：30 厂区参观（厂区环境、生产流程参观）
11：30—12：00 会议室座谈
a厂区介绍（厂区宣传片，介绍PPT）
b技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
c会场服务（茶水及相关材料准备）
d拍照（依重要程度，进行拍照留档）
e会后整理（会场整理，客户所需资料，装袋赠送）
12：00—13：00 午餐（厂区接待厅）
13：00—13：20乘车送回酒店
注意事项：
1.确定行程后，提前通知厂区做好准备，与厂区相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项。
2.参观厂区期间，配备讲解员全程陪同讲解。
3.会议室提前布置好会场，准备好茶水、纸巾以及所需文件资料，调试好话筒、投影等设备。
4.安排专业人员对来宾提出的问题进行解答。
5.午餐按照接待重要客户的规格准备。
宴席规格：1500元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
三、会议洽谈活动
时间：14:40 来宾在酒店大厅集合
15:00—17:00 洽谈会议
地点：光明电子集团二楼会议室
主题：促进双方公司友好交流，推动双方进一步合作
主持人：光明电子公司徐副总经理
参会人员：
银河电器方：总经理，副总经理，总经理秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理
光明电子方：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，项目部经理，公关部经理
会议议程：
会议布置形式：横列式
会议座次：左右排列法，长桌。主位为银河电器总经理，主位左边首位为银河电器副总经理，右边首位为总经理秘书，其余人员按左右顺序依次落座；光明电子方按照对方座位排布对应入座。
图2：
A为客方 B为主方
会议准备：
会议物品准备及会场布置：
1. 会场入口摆放两盆绿色盆栽，会议桌中间摆放鲜花；
2. 每个座位前放置一瓶矿泉水，一条放在小碟子中的湿毛巾，每两个座位间摆放一盒纸巾；
3. 桌上按顺序摆放桌签、双方各配置两个话筒（双方总经理各配置一个，其余两个为流动话筒）；
4.将所需资料文件（会议议程、公司宣传册、20##年上半年产品资料、20##年产品质量报告、20##年上半年客户反馈资料、20##年预计新型产品汇总资料、20##年市场预期调查报告）分发至每个座位前；
5. 将标有“光明电子公司与银河电器公司交流洽谈会”的横幅悬挂
于幕布上方；
6. 安排摄影、摄像位置。
会前检查：
1. 电脑、投影仪的检查调试；
2. 音响、话筒、摄影摄像设备的检查调试；
3. 会场卫生的检查、温度的调试。
注意事项：
1.服务人员及时添换茶水，更换毛巾；
2.会后由本公司秘书汇总出会议纪要；
3.会间摄像拍照及会后合影留念。
会议物品准备明细表：
四、晚宴
时间：18：00——19：30
地点：西园大酒店宴会厅
出席人：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理；对方所有来宾。（14人）
座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪左方为客户方总经理，右方为客户方副总经理，副陪左方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部总经理。其余人员按职位依次安排。（参见图1）
宴席规格：3000元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml（2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
注意事项：
1.接待部安排人员提前在西园大酒店大厅等候来宾；
2.王总经理不能吃过于甜腻食物，菜肴以清淡为主，辅以几道扬州特色菜肴。
五、夜游古运河
时间：20:00—21:00
地点：便益门广场—南门遗址
陪同人员：总经理，徐副总经理，秘书
注意事项：
1.由西园驱车至便益门广场，客人登船后，司机驱车至南门遗址等候。游览完送回酒店；
2.在画舫上准备果盘及茶水。
8月8日
一、 早餐
时间：7：30—8：00
地点：京华大酒店餐厅
注意事项：
提前告知对方秘书此次用餐在京华大酒店内，需凭房卡用自助早餐。
二、畅游瘦西湖
时间：8：10 来宾在酒店大厅集合
8:30—11:20 游览瘦西湖
陪同人员：徐副总经理，秘书，摄影师一名。
准备工作：
1.秘书8点到达京华大酒店大厅等候
2.门票及饮品购买
路线：大虹桥——南大门——徐园——四桥烟雨——小金山——白塔——五亭桥——望春楼——熙春台——二十四桥——石壁流淙——锦泉花屿——北门，配备导游讲解。
三、午宴
时间：11：30—13：30
地点：趣园
陪同人员：总经理、徐副总经理、办公室主任、秘书、部分部门经理；对方所有来宾。（15人）
宴席规格：3000元/桌
酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml（2瓶）
92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）
注意事项：
1.午餐结束后将准备好的礼品套组送给每位来宾。礼品详单：扬州漆器、扬州剪纸套装；
2.将来宾送回酒店稍作休息及整理行李。
四、送机
时间：14:00 来宾在酒店大厅集合
15:00 车辆将来宾送达南京禄口机场
陪同人员：徐副总经理、秘书
注意事项：
协助来宾办好登记手续，待来宾全部进入登机口后方可离去。
★三、接待后期工作★
1.总结提升：接待完毕组织总结会，以改善不足，提炼经验。 （负责部门：办公室）
2.宣传报道：24小时之内进行宣传报道。（负责部门：公关部）
3.费用清算：对接待过程中产生的费用及时进行核算。（负责部门：财务部、后勤）
★四、经费预算★
