公司对文秘人员个性要求的调研报告

秘书是从事办公室程序性工作， 协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员。这是一个“外向型”的岗位，需要接触各色人等，处理各种关系，安排各种活动，因此这是与人打交道的职业，其有效性取决于与他人沟通与协调的有效性。心理品质影响着秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对秘书工作的效能具有重要影响，而性格品质是秘书的主导心理品质， 它制约着甚至支配着其他一些心理品质，是秘书各项心理品质的核心。

当今秘书人员大多比较年轻， 一般为20~35 岁之间，平均26 岁左右，秘书专业学生20 岁左右。塑造性格有个过程，年龄越大阅历越深，性格塑造的难度也就越大。年轻秘书或秘书专业的学生大多阅历不深，可塑性强，又具有自我调节意识和自我煅炼的动机，如果他们提高对职业性格培养的认识，树立信心，掌握方法，那培养便会卓有成效。

一、秘书职业性格要求

针对秘书这一特定职业, 首先必须为秘书的职业性格作一个准确的定位,才能根据这个标准来衡量秘书，知道欠缺什么, 如何训练, 怎样改变。令人高兴的是, 秘书的职业性格无疑是人类为了生存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性格, 拥有这种性格的人不仅能产生引人注目的欣赏与赞叹,而且能以近乎完美的品质在其职业生涯中保持成功。这是因为, 秘书的职业性格集中了人类所有最美好的内容, 这些职业性格包括：

1. 正直。人的世界观决定着人的是非观, 善恶忠奸,是非曲直, 爱恨分明, 嫉恶如仇。正直, 意味着忠诚, 意味着受人之托忠人于事, 意味着坚持原则。这是秘书理所应当的性格要求。

2. 善良。以善心对待所有的人, 以善意处理所有的事。善良之心人皆有之, 但善良的表现则见仁见智, 尤其是始终如一地表现出善良。区别在于, 为了让别人感到你的善良而刻意表现, 始终有些勉强, 只有发自肺腑的本能行为, 才会令你自己习以为常。

3. 热忱。热忱和热情有所不同, 热情是表现一种情态, 热忱是坦露一种心态, 从效果而言, 热忱更富有职业感染力。对人和事务的热忱, 是秘书保持工作效率的重要法宝, 它能创造出积极的环境氛围, 感染和影响别人的工作热情。热忱本身也能增加你投身工作的乐趣。

4. 温和。秘书置身于各种矛盾和各种利益的交汇点, 一举一动都会影响结果的变化, 这种特殊性决定职业的特殊性,而温和是化解矛盾平衡利益关系的最直观也是最有效的态度。个性温和几乎已成了秘书最为人认可与称道的职业标准。面对温和的人, 别人永远无法激怒你,也无法迁怒于你。

5. 豁达。心胸宽广的人最容易化有形为无形, 因为人生最大的敌人就是你自己, 过于计较和过于讲究, 只会使你树敌过多和结冤过深。如果你不能包容他人, 他人的心胸自然也不会容纳得了你。所谓海纳百川, 就是形容一个人能容忍和包容别人的所有优点和缺点, 特别是别人对你的感觉。有时候你觉得身心疲惫, 原因就是你太在乎别人对你的感觉,当你不再为感觉所累, 你就会发现, 原来豁达居然如此简单。

6. 坚毅。性格坚毅是对经历的不尽如人意之处保持既定的生活状态。磨练也好, 坎坷也罢, 都是人生必然的历练。执着你的信念, 坚定你的心态, 坚忍不拔地做你认为是正确的事, 你才会得到理想的结果。

7. 缜密。细致认真几乎是秘书的代名词, 性格上的粗放有可能会造成待人接物处事时的漫不经心或粗枝大叶, 于是关于结果的细节就会被忽略。秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理, 任何一点疏忽都会因为性格上的粗放而被放大到无法想象的可怕局面, 对此绝对不能掉以轻心。性格缜密愈味着无微不至和无懈可击, 这不仅是秘书的职业本能, 也是秘书职业的最高境界。

8. 内敛。张扬的人总是比较容易招人侧目甚至反感,中国人受几千年儒家文化中庸之道的影响, 性格普遍比较平和与内向, 不喜张扬, 而秘书工作的特点与此也非常吻合, 这就能够解释为何秘书特别讲究待人物处事时的分寸感。内敛与内秀有着密切关系, 这就好比一个木桶, 装满水时摇晃并没声音, 水装得越少, 晃荡时发出的声音越响, 内涵的丰富与否决定着木桶的价值。作为一种辅助性职业, 内敛的性格最为符合秘书的职业特征。但是性格内敛并不是强调你闷不吭声, 总是以旁观者的姿态置身度外, 只有恰到好处才是内敛的最完美体现。

9. 敏锐。对商业信息的敏锐嗅觉, 对商业信息的准确判断, 这是秘书有别于其他行政人员的最重要的特征。因为敏锐就能把握商机, 为企业谋取利益因为敏锐, 就能迅速计算盈亏, 以最合算的方式做成生意。

二、秘书职业性格培养的途径与方法

1.了解自己

一是了解自己的气质。常见的气质类型有胆汁质， 多血质，粘液质，抑郁质四种。每一种气质均有其典型的心理特征。现实生活中具有纯粹单一气质的人是极少见的， 一般人往往有两种或两种以上的气质特点， 只是其中某一种气质较为突出而已。了解自己的气质特点，对于培养职业性格大有帮助，因为气质会影响性格的表现方式，如同样是勤劳的人，在工作中多血质气质的人往往表现为情绪饱满，精力充沛，而粘液质气质的人则常常表现为踏实肯干，办事精细。气质影响性格形成和发展的速度，性格也制约气质的表现。气质部分地决定或构成人的性格，有的心理特征既可以说是气质特征，也可以说是性格特征，如性情中的易于激动，平淡恬静等。要了解自己的气质类型，可以用心理学的测试标准进行对照，把它作为分析气质的依据。

二是了解自己的性格。作为秘书或者有志于从事秘书职业的人，必须从多方面多角度了解自己的性格特征，比如:自己对人或事是否关心？对待工作是否细致？处理紧急情况是否果断？是否善于控制自己的情绪？可以通过自我审视或换位思考了解自己，也可以请他人指出自己的性格特征。此外，还可借助性格测量法如国际上流行的自然实验法、问卷法、投射法等进行测试其中问卷法较适用于秘书性格测试。

2. 找出差距

有计划有针对性地进行训练把自己的性格与成为优秀秘书必须具备的性格进行对照，根据对比的结果，制订出切实可行，有针对性和计划性的性格训练方法， 在日常工作、生活中持之以恒地进行自我训练。找差距可用列表格的方法，把秘书职业应该具备的性格列为第一大项，把自己的原有性格列为第二大项，把两者差距列为第三大项。同时把差距依程度分为严重欠缺、一般欠缺、稍微欠缺三个档次，把训练方法及时间安排列为第四、第五项。

3. 掌握训练方法，提高效率

（1）反相行事

就是针对自己气质性格中的弱项， 有意识地寻找与自己的性格气质冲突的工作去做，有目的地改造自己。如胆汁质气质类型的秘书多数较粗心，可以多做一些誊写文稿、立卷编目等平凡细致的工作；粘液质性格的秘书一般反应较迟缓，可以多做些实地调查、对外联络等锻炼思维敏捷性的工作。

（2）寻找榜样

在工作生活中多留意多观察人与事， 看性格优秀的秘书或其他人员是如何工作、如何待人处事的。榜样的作用是巨大的，是具体感性的，能在潜移默化中影响人，有时能产生比理性认识更明显的效果。

（3）了解“人性”多学习社会学、心理学及人际关系学知识，多了解人与人打交道的基本理论与技巧， 把从书籍中学到的知识与实践巧妙结合起来。此处所说的“人性”，既包括自己也包括别人作为一个“人”的特点。

（4）请人挑毛病，提建议

根据培养目标及自身的弱点，请上司、同事及亲朋好友监督自己的性格培养过程，随时提出改进的意见建议。这种方法很“残酷”，但卓有成效，训练过程中应该学会调节自己，以免失去信心。

4. 善于克服工作中常见的职业性格障碍

在走向成功的道路上， 有许多性格上的缺陷障碍需要我们去倾心尽力地加以克服，假如不能很好地克服它，它就是横在成功道路上的一块绊脚石，不仅难以获得成功，还会导致败笔连连。

（1）自傲与自卑

自傲与自卑的人一般不能正确评价自己的消极性格，这是由于不能正确认识自我造成的。刚出校门的新秘书，往往因过高地估计自己而导致“眼高手低”的毛病。自卑的人往往把自己看得过低，遇到一点打击便丧失信心，意志消沉，做事畏首畏尾或自暴自弃。克服自傲情绪必须深入实际了解社会对秘书职业从业者的要求，从中看到自己的缺陷和差距。克服卑，须努力学习掌握丰富的知识及职业技能，在实践中找到成

功感。

（2）急躁

急躁是神经系统的一种过度兴奋和冲动， 是秘书常见的职业性格障碍，多发生在青年秘书身上。他们工作无恒心，急于求成，缺乏计划，对问题不深思熟虑，往往因操之过急而导致失败。克服急躁情绪，就是要培养自制力。林则徐认为，脾气急躁、遇事易发怒的人最容易把好事办坏。他为了克服自己急躁的坏脾气，书写了“制怒”二字挂在自己的书房，以后无论走到哪里都带着这块横匾。林则徐这种时时提醒自己的方法我们可以借鉴。同时，克服急躁情绪还须从日常小事中的自我克制做起，只要持之以恒，急躁的毛病便会大大改善。

文秘人员心理个性“六忌”

所谓心理个性，是指一个人身上所表露出的相对稳定持久的内在气质修养、性格特点和外在精神面貌、行为习惯等等的总和,它是一个人思想、意志、品德、学识、能力、素养，乃至于需求、动机、兴趣、志向及人生观、世界观、价值观等心理态度的综合体现，对一个人的日常工作、学习与生活中都起着至关重要的作用。文秘人员作为一个特殊的社会阶层和职业群体，由于经常在领导身边工作，

各方面的能力要求高、工作任务重、岗位责任大，同时工作又比较辛苦，生活也比较清苦，如果时间较长，便容易产生一些负面心理个性，或者说是心理障碍，所以应该注意适时适度调整和把握，才能更好地适应或胜任本职工作。就笔者个人从事多年办公室工作来看，做到这一点，就应当有意识地去克服以下“六忌”。

一、忌自负。

自负的最大特点就是凡事只关心个人的需求，强调自己的感受，在日常工作与人际交往中表现为我行我素、独来独往、骄傲自大，具有明显的情绪化特征，高兴时积极肯干，啥都好说，不高兴时又会百般推脱，不分场合地乱发脾气，全然不顾他人的体会和感受。更有甚者，有的自恃文化程度较高，或有一定的工作经验，目中无人，听不进批评和不同意见，事事有高人一筹的思想；有的甚至嫌领导水平低、能力差，因此脾气大、“不服管”，整天牢骚满腹、怨天忧人，工作不是消极应付就是在领导面前耍小聪明，或者是挑肥拣瘦、“偷工减料”、斤斤计较。还有个别同志摆不正自己的位置，该汇报的不汇报，该请示的不请示，不该“拍板”的乱拍板，如此，必然给自己的工作带来极大的“负面”影响。

二、忌自卑。

自卑的浅层感受是别人看不起自己，而深层的理解则是自己看不起自己，进而就引化为看不起别人。久之，工作生活明显缺乏自信，挫折感和失落感强，性格孤僻且封闭，悲观厌世乃至颓唐伤感、自暴自弃等等。可以说这也是长期从事办公室工作的同志容易产生的消极心理个性和最大的心理障碍。办公室由于文多会多事多，各种急难闲杂任务和事务性工作频繁，经常需要加班加点、夜以继日地工作，而这种“默默无闻做着轰轰烈烈的事，辛辛苦苦做着风风光光的人”的岗位，很可能还不为人所知，既留不了名，又得不到利，有时还会被领导领导批评，的确很难取得显赫的成绩，也不容易得到提拔和重用的机会。久而久之，就容易形成自卑感。尤其是在当前领导干部学识水平普遍较高的情况下，不少从事办公室的同志可能就会对自己信心不足，感觉上妄自菲薄，心理上忐忑不安，唯恐工作出错或领导不满意，整日战战兢兢、如履薄冰，身心负担极为沉重。同时，严重的自卑心理中还常常伴随着强烈的羞怯心态，往往在领导或大众场合之下羞于启齿或害怕见人，“言语上支支吾吾，行动上手足无措”等等，长此以往，很不利于工作的开展和个人的身心健康。

三、忌多疑。

多疑是焦虑的温床。具有多疑心理的人，往往先在主观上设定他人对自己的不满，然后在学习工作和生活中寻找“证据”，进而在对事物的认识中自觉或不自觉地添加进许多狭隘、片面观点和缺乏根据的想象成分。这是人际交往中的一种很不好的心理品性。正如英国哲学家培根所说：“多疑之心犹如蝙蝠，它总是在黄昏中起飞。这种心情是迷惑人的，又是乱人心智的。它使你陷入迷惘，混淆敌友，从而破坏人的事业。”带着以邻为壑的心理与人相处，必然把无中生有的事实强加于人，甚至把别人的善意曲解为恶意，产生许多不切合实际和“杞人忧天”之类的幻想等等。这不啻是对正常美好情愫的自我摧残和侵蚀。所以应该着力克服。

四、忌忌妒。

西班牙著名作家塞万提斯为说过：“忌妒者总是用望远镜观察一切，在望远镜中，小物体变大，矮个子变成巨人，疑点变成事实。”忌妒是对与自己有联系的、而强过自己的人的一种不服、不悦、失落、仇视，甚至带有某种破坏性的危

险情感，是通过自己与他人进行牵强附会式的对比而产生的一种消极心态。其最大的特点是：针对性——针对与自己有联系的人；对等性——往往是和与自己的职业、层次、年龄等相似而超过自己的人进行对比攀比；潜隐性——大多数忌妒心理潜伏较深，体现行为时又较为隐蔽，而且自己还不知道。所以，当看到与自己有某种关系的人取得了比自己优越的地位或成绩时，便产生出一种忌恨心理；当对方不如自己或陷入困境时，就隔岸观火、幸灾乐祸，甚至借助造谣、中伤、刁难、穿小鞋等手段来贬低他人，安慰自己。忌妒心理个性不仅自欺欺人，而且也害人害已，就像黑格尔所说的那样：“有忌妒心的人自己不能完成伟大事业，便尽量去低估他人的伟大，贬低他人的伟大性使之与他本人相齐。”

五、忌偏执。

偏执是一种“综合症”式的负面心理。打个比方，在领导身边工作，被领导批评本属正常现象，绝大多数同志都能理解和接受，虽然个别时候也确会出现因领导不了解情况或其它原因而造成误解的现象，但一些同志对此就是转不过弯来，反应过于敏感和偏激，以致背上思想包袱，根本不懂得“变通”，表现在工作上就是死搬“本本”、死守“框框”、死抱“条条”，不能理论结合实际，做到原则性与灵活机动性的统一；更有个别同志会一味地死钻“牛角尖”，轻者认为领导对自己有成见，感到前途暗淡，自暴自弃；重者过分固执地认为是领导和他人是在故意“找茬”，和自己过不去，凡事斤斤计较、耿耿于怀，乃至把这种情绪发泄到工作上，最终“作茧自缚”，在工作生活中寸步难行，非常被动。

六、忌冷漠。“衷莫大于心死。”这种个性心理总是以仇视的目光或冷漠的心情去看待人事，对不如自己的人则以不宽容表示敌视，对比自己厉害的人则以敢怒而不敢言的方式表示敌视，对处境与自己类似的人则以恶语攻击、冷嘲热讽等方式表示敌视。久之，就抱着明哲保身、无过便是有功等思想态度，说话办事“只求过得去，不求过得硬”，日常工作“做一天和尚撞一天钟”，熬时间、混日子、得过且过等。这种心理多半也是一种攀比和计较得出来的“失衡”结果，究其原因有三：一是攀比出来的。一些同志习惯于和同龄人比职位、比待遇、比享受，越比越有气，越比越“郁闷”，最终就只好对工作以冷漠来对待。二是客观因素造成的。毋庸置疑，办公室工作同志尤其是文秘工作人员整天劳心费神地“熬眼睛、磨屁股、爬格子”，付出的确比较多，但有时可能不仅得不到回报，而且工作稍微疏忽，还会遭受批评甚至责难；一些表现一惯比较优秀的同志或因找不到合适的接替人选、或因找不到合适的去向而在一个岗位上一干就是几年、十几年甚至几十年，“小媳妇”仍然无法“熬成婆”，小青年倒成了“小老头”，于是导致心理严重失衡。三是年龄结构造成的失衡。有的办公室人员和单位领导年龄差不多甚至比领导还大，整天“鞍前不越位，马后不掉队”地跑，心理上实在难以接受或接受不了，只好以“宠辱不惊，闲看庭前花开花落；去留无意，静观天外云卷云舒”等等来自慰。

“心态决定一切，性格决定命运，细节决定成败。”此三句话我感到对我们从事办公室工作的同志特别有针对性。世界卫生组织（WHO）指出：所谓健康，并不仅仅是不得病，还应包括心理健康以及社会交往方面的健康。也就是说，健康是在精神、身体和社会交往上保持健全的状态。为了进一步使人们完整和准确地理解健康的概念，该组织还制定了衡量一个人是否健康的十大国际准则，我觉得对我们办公室文秘人员特别有启示。

第二篇：秘书专业调研报告

文秘专业调研报告

专业秘书的必备条件，与传统秘书截然不同，20世纪的秘书所被赋予的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临之际，由于网络的四通八达，企业扁平化、全球化的发展，促使秘书积极顺应变局，创新思维。因此，21世纪的秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：

第一：有问题，能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法，要

主管做选择题而非是非题。

第二：情绪问题，能自行排解。世界上95％的秘书都是女性，下个世纪无疑

将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。

第三：不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。

第四：随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就违反了秘书工作的要

求。主管随传随到这是必须的。

第五：话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲话。所以秘书在回答

前必须思考，做到能言不繁。

第六：做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的心意。许多反应及作

风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。

第七：凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室的风吹草动都唯你是

问。要适应环境，而非要环境适应你；要改变自己而非改变人。 第八：能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合者，在这个前提下，

你所拥有的资源最多也最完整，所以你的思维应该不是单一的，而是整合的。

第九：能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管

完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。

第十：有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务，也就是对外涉及联络的

能力。秘书也将逐步迈向公关经理人或甚至发言人的角色。