采购管理经验：项目采购调查

项目采购调查是为更好地制定采购决策而进行的系统的数据收集、分类和分析。采购调查中主要包括以下调查项目：第一是所购材料、产品及服务（价值分析）；第二是商品市场和商品；第三是所需物资的供应商；最后是采购系统。作为制定决策的一个必不可少的部分，市场调查通常容易被所有大中型建筑施工企业所接受，并且使用那些系统地进行市场调查的公司获益匪浅。过去有许多企业都忽略了采购调查，实践证明，建筑企业能有组织地进行采购调查，会极大地改进采购决策。

1．采购调查组织，一个企业可以按以下三种方法之一组织采购调查。

(1)指定专职工作人员负责此工作。

(2)组织正式的采购及管理人员兼职进行采购调查。

(3)让对调查过程具有广泛知识的跨职能的信息团队进行调查。

建筑企业可以安排专职工作人员进行采购调查。但是，很多企业具有实际运行及战略基础意义的供应部门，在项目采购调查中，已经越来越多地开始使用跨职能的信息团队或战略合作的商品主管。但他们仅作调查和计划，不进行实际采购。这是因为：

第一，从始至终地收集分析数据的工作需要大量的时间，但是在许多采购部门中，采购人员及管理人员却没有这个时间，因为他们的时间完全被解决紧急问题所占用。

第二，采购调查人员必须对采购决策所产生的后果进行全面的分析。从另一方面来讲，采购人员有可能过于关注他（她）自己的责任范围，以至于对未来没有全面的把握。

第三，采购调查的许多领域需要高层次的调查技术知识，而这种调查技术是一些采购人员所不具有的技能，采购部门中的日常事务也不要求将这种技能作为基本技能。

第四，采购决策由采购人员或管理人员作出，采购调查人员仅仅掬l

供数据及建议。在一些情况下，调查人员与决策者之间会产生矛盾

此调查人员的建议有可能受到不公正的对待。

第五，采购人员对按项目要求所采购的货物是相当熟悉的，但调查人员最初可能没有这种经验，并因此忽视重要的数据。需要调查人员花费大量时间向卖方或管理人员寻求数据的方法很可能效率极低。最后一个原因，专职采购调查人员的工资及相关费用增加了采购部门运转的管理费用，如果分析的结果不能有效地改进采购决策，那么这些费用就不该发生。因此，为在使用专职采购调查人员与采购人员兼顾调查工作之间达成某种妥协，可利用从事不同工作的跨职能小组。这些小组有不同的名称，如信息小组、商业主管小组或价值分析小组等所以采购人员和调查不能分割，在采购过程做到了市场全面的分解信息，反馈到项目采购计划中去。

2．商品调查，在制定项目采购计划之前，有必要进行实地的商品调查。因为，商品调查有助于对一个主要的采购商品未来长期及短期的采购环境作出预测。这些信息构成了制定正确决策及现有的采购管理方法的基础，并且为最高管理部门提供了有关这些货物未来供应与价格的相对完整的信息。通常来说，商品调查的焦点集中在那些需要大宗采购的货物上。但是，它也运用于那些被认为严重供应短缺的小笔采购货物中。主要的原材料，例如钢筋或水泥及混凝土浇灌设备，通常也是调查的对象，另外一些产成品如木材或装修装饰材料也可能是调查对象。较复杂的商品调查包括以下几个主要方面的分析：企业作为采购方现在及未来的状况；生产过程的替代性；该货物的用途；需求；供应；价格；削减成本和（或）确保供应的战略。一些公司做了非常复杂的商品调查，制定出一份相当有战略眼光的采购计划，一般是5～10年的计划，也有长达15年的预测计划，每年更新。如果一个公司制定了15年的战略性市场计划，它可以附带一份战略性的供应预测计

划。因为就长期而言，获得关键原材料的充足供应可能是公司成功地实现其市场目标的决定性因素。公司需要对价格趋势作出实际的预测以便制定调整原材料供应的战略计划。

3．所购材料、产品或服务的调查，所购材料、产品或服务的调查，即是价值分析，这是将所购货物所体现的功能与其成本相比较，从而找到成本更低的替代品的过程。价值分析的第一步是选择一种零件、原材料或服务进行分析，然后组织一个跨职能的价值分析小组（通常包括一个供应商），最后用一个动宾词组定义货物或服务的功能。例如选择一只装软饮料的易拉罐作为分析对象，它的功能可以被定义为“装液体”这种方法鼓励创造性思维并且使价值分析小组不要陷入现有的结论，即将铝易拉罐作为惟一结论。价值分析是一种系统性方法，它是供应管理过程中不可缺少的部分。价值分析技术同样也适用于服务，价值分析技术与处理信息及通信的电子方法相结合，形成了流程再造的基础。因此，价值分析是削减采购成本的一种有效方法。项目采购部门可以根据需采购货物各方面的详细信息在替代品之间作出明智的选择，从而更有效地利用采购资金。价值分析调查的主要内容包括如下8个方面：

(1)自制或外购以及继续自制或外购。比较每一方案的经济及管理效果以便作出明智的选择。

(2)产品规格。对现有规格进行分析以确保满足需要的功能，避免采购具有不必要的属性或不必要的高性能的商品，能保证有竞争力的采购行为。

(3)投资回收。分析处理方法（包括再循环）、渠道及技术，以确定什么可以为公司创造最大利润。

(4)租借或采购。收集每一种替代品优缺点的数据以制定最佳决策。

(5)替代品。使用不同的货物替代现在所采购的货物，对其技术及至济效果进行分析。

(6)标准化。考察所使用的具体产品的用途，考虑可否能用一种货勿来满足众多要求的可能性。

(7)包装方式。调查工序及原材料以确定能以最低成本满足要求的宇法。

(8)更换供应商。考虑专业供应商能够增加的效益。

价值分析的标准方法包括上述的大多数内容，可以给项目采购货物所产生的一系列问题提供详细的答案。

4．采购系统调查，尽管对所购货物及可能的供应商有足够的了解对在采购活动中获取最大的价值很重要，但不能确保采购会以最有效的方式进行。高效的管理过程不仅能够减少部门运转的费用，而且有利于对所购商品及其来源作出明智的决定。采购方面的调查项目主要涉及如何改进采购系统的管理，也就是以材料管理为中心的系统及过程调查。采购系统调查主要包括以下11个方面：

(1)总定单。通过调查采购合同，分析采购杠杆作用和减少管理费用的方式，并利用长期协议作为手段确保持续供应可能会特别有效。

(2)货物总体成本。用于确认涉及采购成本、管理成本和占有成本等每件货物成本的所有方面的一套系统和方法。例如一套建筑机械的总成本包括各种因素的估计值，如停工、废料及返工成本。

(3)付款或现金折扣的程序。调查和改进向供应商付款或采用现金折扣的系统。例如一些建筑公司简单地通过对此采购定单副本与收货报告来完成采购定单。如果它们同意，采购部门会按先前所商定的金额在现金折扣期末签一张支票付给供应商。

(4)供应商追踪系统。建立一套程序化系统，建筑企业及项目采购部门可以定期获取或收集来自供应商控制的关于材料状况或定单完成进度的信息。这些信息能够对供应商的业务完成情况进行追踪，从而保证定单更好更及时地完成。

(5)收货系统。出于付款的需要，收货系统可用以证明供应商交货的数量。该系统可以在货物或材料确定没有收到时，作为领料部门通知，供应商装运的证明。

(6)少量或紧急采购系统。是项目采购部门为处理少量和紧急定单而设计的一种新颖方法，以便以最低的管理成本实现采购需要。

(7)系统合约。为满足建筑公司每年对特定货物的需求，调查单一供应商或一组供应商并与之签订维护、修理及辅助用料合约。供应商甚至可以按采购方的要求储备货物。

(8)与供应商的数据共享。确定供应商和采购商材料信息交换的领域，例如用途、需求预测、生产率、时间安排、报价及存货，这样对双方都有利。通常是建立采购方一供应商计算机信息交换系统，以便定期交换信息。

(9)评价采购人员绩效的方法。建立衡量采购人员工作绩效的系统。

(10)评价采购部门绩效的方法。建立将采购部门共同努力的实际绩效与先前确定的标准相比较的系统，在此评价的基础上，可以采取一些行动去纠正不足。

(11)评价供应商绩效的方法。建立一个系统来评价供应商是否履行了它们的责任，最终的数据对于重新制定采购决策很关键，并可据此将需改进的方面反馈给供应商。

第二篇：采购管理经验：采购订单管理

采购管理经验：采购订单管理

一般在选择供应商、订立合同后签发采购订单。采购部门应在采购合同框架内拟定采购订单，采购订单与采购合同有同样法律效力。采购订单描述了采购所需的重要信息，包括数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址等。

采购订单伴随着订单和物料的流动贯穿了整个采购过程。订单的目的是实施订单计划，采购环境中购买物料项目，为生产过程输送合格的原材料和配件，同时对供应商群体业绩表现进行评价和反馈。

一、订单准备

（一）熟悉需要订单操作的物料项目

有时会遇到从没有采购过的物料项目，其采购环境不一定熟悉，需要花时间去了解物料项目的技术资料等。订单本身也有难易差异。所以，必须熟悉订单操作的物料项目。

（二）价格的确认

作为订单人员，应对采购价格负责，不能把价格的确定责任全归于认证人员的责任，订单人员有权向采购环节价格最低的供应商下订单，以维护采购的利益。

（三）确认项目质量需求标准

订单人员与供货商联系最为紧密，对供应商的变化是最为清楚的，订单标准是否需要调整，订单操作应发挥监督作用。

（四）确认项目的需求量

订单计划的需求量与采购环境订单容量应该相适应,或者小于采购环节订单容量；若大于时，认证人员要扩充采购环节容量。

（五）制定订单说明书

制定订单说明书是订单准备环节的输出，包括项目名称、确定的价格、确定的质量标准、确定的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面。此外，还包括相关的图纸、技术规范、检验标准等。

二、选择供应商

（一）查看供应商档案

应在经评审的合格供应商范围内选择供应商，还要结合对供应商月度和年度业绩考核结果，确定采购份额。一般供应商考核结果可分为A、B、c三个等级。根据公司供应商考核业绩和采购份额分配的有关规定进行下订单。

（二）分析供应商供货能力

公司需求量与供应商供货能力、供货周期及最小供货批量往往不能保持一致，需要进行平衡。一般，为避免因供应商路程远、供货周期长或一次供应量过大而造成积压的问题，可采用两家或两家以上供应商交叉供货。

（三）与供应商确认供货意向

对采购需求应让供应商事先了解，并得到供应商的确认，供应商销售市场变化、组织结构的调整、设备的变化、厂房的扩建等都会影响供应商的供货。因此，为确保供应商供货，应给供应商提供3个月的滚动预测计划和1个月的确认计划，以便供应商调整生产计划，力争做到需求与生产同步。

（四）确定意向供应商

在权衡供应商绩效、产能、供货周期及合作关系等因素的基础上确定采购意向供应商，这是订单操作的关键环节。

（五）发放订单说明书

既然是意向，就应该向供应商发放相关技术资料，一般来说，采购环境中的供应商应具备已通过认证的物料生产工艺文件。如果是这样，订单说明书就不要包括额外的技术资料。供应商在接到技术资料分析后，即向采购方作出“接单”还是“不接单”的答复。

（六）确定物料供应商

通过以上过程，订单人员就可以决定本次订单计划所投向的供应商，必要时可上报主管审批，可以是一家，也可以是若干家。

三、签订订单

在选定供应商之后，接下来要做的工作就是同供应商签订正式的采购订单。采购订单根据采购物料的要求、供应的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。签订采购订单一般需要经过以下过程：

（一）制作订单

拥有ERP信息管理系统的企业，在供应商认证或签订采购框架协议时，就将价格、供货能力、供货周期、最小供货批量或最小包装数等信息维护到系统中，订单人员直接在信息系统中生成订单，供应商通过系统接受客户需求信息，作为供货的依据。在其他情况下，则需要采购订单人员编制和打印订单，通常企业都有固定标准的订单格式，而且这种格式是供应商认可的，订单人员只需在标准合同中填写相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期等）及一些特殊说明书后寄发给供应商，作为双方将来交货、验货、付款的依据。

（二）审批订单

审批订单是订单操作的重要环节，一般由专职人员负责。审查订单的主要内容包括：

1．采购订单的物料描述、价格与供货方式、供货周期及最小供货量及包装方式等是否与合同相符。

2．所选供应商是否均为合格的供应商。

3．采购份额是否与供应商业绩考核结果及公司有关份额分配的规定相符。

4．价格在允许范围之内，到货期是否符合订单计划的到货要求。

5．订单人员是否按照订单计划在采购信息系统中正确操作。

（三）与供应商签订订单

经过审批的订单，即可传至供应商确定并盖章签字。签订订单的方式有四种：

1．与供应商面对面签订订单，买卖双方现场盖章签字。

2．订单人员使用传真将打印好的订单传至供应商，供应商以同样方式传回。

3．使用E-mail进行合同的签订，买方向供应商发订单E-mail;卖方回复，则表示接受订单并完成签字。

4．卖方在买方专用订单信息管理系统(如ERP)接受订货信息，经确认，则表明完成了订单的传递（如上海通用汽车、大众汽车就是采用ERP系统下达需求计划作为订货的方式）。

（四）执行订单

在完成订单签订之后，即转入订单的执行时期。加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程；存货型供应商只需从库房中调集相关产品，经适当处理后即可供货。

四、订单跟踪

为确保供应商供货做到安全、及时、准确、保质保量，订单员必须在订单下达后，及时跟

踪订单执行情况，及时了解包括生产计划安排执行是否及时，生产秩序、仓库发货、发运及承运过程是否正常。一旦发现供应商没有兑现合同承诺或发生突发事件，跟踪订单人员应迅速向相关领导反映情况，以便采取补救措施，避免因缺货导致生产中断的严重后果。