采购计划管理制度

总则

1. 为规范公司采购计划的管理，确保生产部及其他部门的正常工作，特制定本制度。

2. 本制度适用于公司采购的所有采购作业。

3. 采购计划管理的原则。

1) 与公司决策保持一致，与公司经营目标一致

2) 满足生产、工作需要

3) 经济合理性

部门职责

1. 营销中心负责提供已预定的销售订单清单及销售预测计划

2. 生产部负责生产物料需求清单，并注明各种物料的需求期限

3. 生产部负责提供物料的库存数量及安全库存报表

4. 采购部负责对已批准的采购计划单的预算、执行

5. 财务部负责采购预算及采购费用支出的审核

6. 质量管理部负责监督各部门的执行

计划编制要求

一、采购计划的编制依据主要包括：

1.

2.

3.

4. 销售计划 生产计划 物料库存报表 购买物料的厂商及市场状况

5. 采购计划的历史数据及上期执行情况

6. 各部门的其他需要

7. 公司资金供应能力

二、采购计划的编制原则

1. 量力而行原则。编制的采购计划要实时结合公司的及时支付能力。

2. 适度超前原则。编制采购计划时要充分考虑到物料的现实需求与前瞻需求，在公司财力允许的情况下，适度提高采购的余量与内在品质。

3. 成本经济型原则。编制采购计划或物料定性时充分考虑物料与其后续成本支出，按照降低采购成本的总要求，合格、合理的确定规格型号等具体的技术参数，或提出替代品。

4. 物料分类原则。编制采购计划时需按照轻重缓急分为不同的等级，对重点物料或急需物料要确保优先安排采购。

5. 提高采购整体效益原则。

1) 对采购价格易时间、季节变化的物料，应将其安排在价格处于低谷的淡季进行采购。

2) 对相近或相同的物料采购尽量安排一次性采购。

3) 对经过认证能够满足公司需求的供应商，尽量将相近的产品安排在一个供应商名下进行集中采购。

三、采购计划的内容。

1. 采购物品的数量、技术规格、参数及要求。

2. 采购物品的价格及供应商。

3. 填单日期、要求完成时间、计划完成时间、实际到货时间。

4. 采购计划单中的物品信息手写无效；如需更改，更改人须在更改处签字。

5. 计划单与生产部提出申请单的编号对应。

四、采购计划中的每种物品的供应商必须经过公司的认证，对于无认证供应商的处理如下：

1. 在产品上必须注明供应商未经公司认证，并提供不少于两家的备选供应商。

2. 编制出详细的供应商认证计划及进度安排，做为采购计划的附件，抄送质量管理部，

报主管副总\总经理审批，但此项事宜不得影响产品的按时供应。

采购计划的执行、控制

1. 采购部根据总经理\分管副总已批准的计划单，向供应商发出订货合同后，必须对订货

合同进行跟踪。防止出现延期供货的情况，影响生产的进度或其他部门的正常工作。

2. 采购人员未能按采购进度采购时，填写“采购进度异常报告单”，注明异常的原因及预

计完成日期，经分管副总\总经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策进行处理。

3. 采购的货物到达后，采购人员应办理相应的接受手续，并配合相关人员对采购的货物进

行验收。

要求：

1、采购部自行制定“采购进度异常报告单”，内容需包括：采购经办人签字、分管副总\总经理签字、异常因素、导致异常的原因，申购部门、申购部门意见、申购部门负责人签字等。

第二篇：物资采购管理014

物资采购制度

一 物资采购标准管理流程

请购作业

第一条 请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

（一）常备材料：生产管理部门

（二）预备材料：物资管理部

（三）非常备材料

1、订货生产用料：生产管理部门

2、其他用料：使用部门或物料管理部门

第二条 免开请购单部分

零星采购及小额零星采购材料项目

第三条 请购核决权限

1.原料

（1）请购金额预估在1万元以上者，由主管核决。

（2）请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

2.财产支出

（1）请购金额预估在20xx元以下者，由主管核决。

（2）请购金额预估在20xx元至2万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决

第四条 请购案件的撤销

（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于

“请购单”第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。

（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理

1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后，送回原请购部门。

2.原"请购单"己送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

3.原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

第五条 请购单的开立、递送流程

（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请

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购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单”附“请购案件清单”送采购部门。

（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

（四）总务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

采购作业

第六条 采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购:凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

（二）长期报价采购，凡经常性使甩，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

第七条 采购作业处理期限

采购部门应依来购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第八条 询价、比价、议价

（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应办理比价或经分析后议价。

（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以注明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量)，采购经办

人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

（四）对于厂商的报价资料，经办人员应在整理并深入分析后，以电 话等联络方式向厂商议价。

（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

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（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款件呈核

第九条 呈核及核决

（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“ 交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。

（二）采购核决权限(略)

第十条 订购

（一） 采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

（二） 属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”加盖“分批交货” 章以资识别

（三） 采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借 款采购”章，以资识别。

第十一条 进度控制及事务联系

国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理

第十二条 整理付款

（一) 物料管理部门应按照己办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与#5@p核对无误，于翌日前由主管核准后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。

（二） 内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

（三） 短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

第十三条 询价、比价、议价

（一） 外购部门依“请购单”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但

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因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单”注明外，原则上应向3家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价

（二） 请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。

第十四条 订购与合同

（一）“请购单”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项

手续。

（二） 需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期 合同书，依采购核决权限呈核后办理。

第十五条 进度控制及异常处理

（一） 采购部门应以“请购单”及“采购控制表"控制外购作业进度。

（二） 采购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

（三） 采购部门于外购案件“发货日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

二、进料检验规定

第一条 目的

确保进料质量合乎标准，确使不合格品无法纳入。

第二条 范围

原料、外协加工品的检验

第三条 进料检验流程

（一） 检验员收到验收单后，依照检验标准进行检验，并将进料厂商、品名、规格、数量、验收单号码等，填入检验记录表内。

（二） 判定合格，即将进料加以标示"合格"，填妥检验记录表，及验收单内检验情况，并通知仓储人员办理入库手续。

（三） 判定不合格，即将进料加以标示"不合格"，填妥检验记录表及验收单内检验情况。并即将检验情况通知采购单位（物料部、采购科或外协加工科），请购单位，由其依据实际情况决定是否需要特采。

1.不需特采，即将进料加以标示"退货"，并于检验记录表、验收单内注明退货，由仓储人员及采购单位办理退货手续。

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2.需要特采，则依据核示进行特采，将进料加以标示"特采"，并于检验记录表、验收单内注明特采处理情况，以及通知有关单位办理人库或部分退回，或扣款等有关手续。

（四） 进料应于收到验收单后3日内验收完毕，但紧急需用的进料优先办理。

（五） 检验时，如无法判定合格与否，则即请原料使用单位，请购单位派员会同验收，来判定合格与否，会同验收者，亦必需在检验记录表内签章。

（六） 检验员执行检验时，抽样应随机，不得以个人或私人感情认为合用为由，予以判定合格与否。

（七） 回馈进料检验情况，并将进料供应商交货质量情况及检验处理情况登记于厂商交货质量履历卡内及每月汇总于厂商交货质量月报表内。

（八） 依检验情况对检验规格{材料、零件}提出改善意见或建议。

（九） 检验仪器、量规的管理与校正。

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