论信息系统项目的采购管理

摘要

20xx年6月，我参加了浙江省M镇“公安视频监控系统建设项目”的建设工作，并在项目中担任总项目经理一职。该项目是为了与M镇小城市培育和“智慧城市”试点项目相匹配而建设，系统将实现把M镇外来人口、房产、企业以及视频图像等数据库相互关联等多项功能。本文以本项目为例，探讨了信息系统项目的采购管理在项目实施过程中的重要性。并分别论述了项目采购计划的编制、选择供应商、以及项目的采购管理等。我在项目的采购管理过程中，科学地运用了项目采购管理知识及其指导方法，有效地制定了项目采购计划并保障其顺利实施，降低了项目的成本，顺利地完成了项目。

正文

浙江省M镇“公安视频监控系统建设项目”这一大型项目是为了配合M镇小城市培育试点以及浙江省“智慧城市”项目试点而与20xx年6月正式启动建设的。该项目共投资1100万元，建设完成后，将把M镇外来人口、房产、企业以及视频图像等数据库相互关联，使之能够有效管理外来人口，并实现平安城市的目标。

该项目共包括三个子项目：即信息化应急指挥中心，基础数据采集系统，社会化视屏安装工程。该项目涉及到M镇的公安，城管，新居民办等多个部门。同时涉及到网络布线，软件开发，以及机房工程。该项目以信息化应急指挥中心为平台，以实现数据，视屏图像的实时调用及录像回放。协助政府有效管理外来流动人口，协助公安部门侦破刑事案件，维护社会治安的稳定。

我有幸得到了客户和公司领导的信任，成为该项目的项目经理，并主持全面的项目管理工作。项目于20xx年6月启动，客户要求必须于20xx年6月底全面完工并投入使用。

项目采购管理是从项目外采购所需产品和服务的过程。通过流程化、标准化的采购管理和运作，运用高效合理活动，可以达到降低成本、增加公司利润的作用。在工作过程中，我灵活运用信息系统项目采购管理的一般理论和方法，科学的制定采购计划，策略的把握了采购的时机和方式，取得了较好的效果。最终按期完成了项目任务。表现在：

一、充分进行采购分析，指出哪些产品和服务需要采购，并编制采购管理计划

采购分析在项目管理节点上，应该是项目规划和项目方案已经产出，采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。其过程是，分解方案，分解方案任务，列举采购元素。在这个过程中，分解要细，估算要准，否则采购就会出现问题；采购不足或者采购过量，都会带来麻烦。

本人作为该项目的项目经理要为整个工程的实施过程负责，在对采购进行分析之后，项目采购计划的制定便是第一要务。制定该项目的项目采购计划必须权衡诸如采购时间、采购方式、工程进度、当前价格、市场供求状况等各种因素。由于，施工进度计划是必须严格执行的，所以发生在施工进度关键路径上的采购工作必须按照时间严格执行，即便是损失采购过程的某些局部利益；没有发生在施工进度计划关键路径上的项目采购工作，我们计划采用各种技巧和策略与设备供应商展开洽商，力图最大限度地降低项目采购的成本。这样项目采购便基本满足了施工进度的要求。

例如，我们通过对自身的需求做了整体评估，发现基础信息采集系统需要结合Ｍ镇的实际情况，并涉及到多个部门的相互协作；同时，数据还需要与市公安局的系统进行对接，其中利用到了多种技术及开发工具，本公司信息中心技术团队很难胜任。而市场上已经存在许多家具有相应技术和实力的公司，具备丰富的开发和实施经验。与相关企业的外包合作，不仅可以利用他们专业的开发团队保证项目质量、进度，而且还能借此吸收他们在其他开发项目中积累的经验与成果。从成本上看，虽然自行开发更容易进行需求沟通，也能共用一部分人力资源，但是由于质量，进度难于保证，最终的开发管理成本和潜在风险，都要高于外包开发。

合同方面采用了固定总价合同，开发时间为20xx年6月～20xx年12月，共7个月，20xx年5月份验收。付款原则是，验收时付80%，系统运行1年后付另外的20%。每拖后一

周，开发方要赔偿总合同款的2%。服务器设备和数据库管理系统等支持软件就相对简单，都是标准化程度较高的产品，我们根据多家兄弟单位的推荐，选择了一家信誉良好且价格合理的集成商提供相应产品。并通过合同严格规定了供货时间。

二，根据采购合同计划编制合同，招标，选择好供应商

在招标过程中，我们先在本市的政府采购中心网站登记相关招标信息，并举行最初的供应商碰头会，以便我们就参与投标的各个供应商一个初步了解，也有利于潜在供应商对我们的项目有一个清晰，共同的理解。投标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统——要求竞标企业必须拥有计算机信息系统集成二级（或以上）资质和国家涉密计算机系统集成乙级（或以上）资质，同时是否具有公安系统开发经验也作为一个必备的条件。然后根据前期研讨会确定的项目技术参数及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准设定一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的依据。

经过几轮评选活动后，我们选择了杭州一家上市公司作为本软件的开发商。该公司是软件行业的上市公司，拥有多个类型项目的成功案列，而且之前做过市公安局的数据库系统，可以使基础信息采集系统很容易的与市公安局人口管理系统进行对接，而且该公司用户口碑和行业评价都比较好。

三、跟踪项目实施，进行合同管理，完成合同收尾工作

在顺利完成招投标工作并签署了合同之后，我们要求开发商按照合同约定制定项目进度计划。并要求开发商严格按照项目进度计划执行。在项目的实施过程中，我们制定了周报、月报制度，要求乙方项目组每周末、月末提交工作报告，详细准确地汇报项目进展状况。还有周例会制度，例会上项目进度报告和项目计划进度被反应在同一甘特图上以发现偏差。做好对乙方工作的分析评估工作，整理绩效报告，监控乙方在成本、进度和技术方面的绩效。

在合同支付方面，按照验收后支付80%，试运行一年后支付剩下的20%。合同收尾阶段，我们对项目的采购过程进行了审计，效果基本令人满意。我对相关的合同资料都进行了汇集整理，并归档保存。

在该镇领导的关怀下，在我公司高层领导的支持下，我和我的团队经过一年的并肩作战，终于在20xx年6月底按期完成了该项目，顺利通过了验收，并获得了各方的好评。但是回顾该项目的范围管理过程，我仍发现以下一些不足。如在合同管理中虽然合同强调了软件质量控制，但是基础信息采集系统在应用过程中还有少数遗留问题未得到解决，留在以后的维护过程中改善；采购分析难以100%准确。还是存在一些漏洞，尚需要在实际的实施微微调整；各供应商合同不能完全成为调度的宪法，有时需要通过谈判，相互让步。这三点在采购管理执行时，需要作为技巧来学习，以让自己的采购管理技术及技巧更加完善。

作为项目经理，在该项目的采购过程中，我得到了很多宝贵的经验和教训，我应该对这些经验教训进行很好的总结，力求做到“更进一步”， 让自己在下次项目中更好的完成客户的需求，让客户更加满意。

第二篇：企业项目采购管理在某体育馆电子信息系统建设中的应用

企业项目采购管理在某体育馆电子信息系统建设中的应用

[摘 要] 项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成

工作所需的产品、服务或成果的过程，是现代企业管理的重要内容。

本文基于重庆某体育馆电子信息集成系统的建设，探讨了企业项目

采购的系统管理过程，分析了企业系统管理在场馆建设中的应用。

[关键词] 企业管理 采购管理系统 场馆建设

一、pmbok2004项目采购管理

项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的

产品、服务或成果的过程，组织既可是产品、服务或成果的买方，

也可以是卖方。项目采购管理包括为管理项目团队授权人员签发的

合同或采购定单所需的合同管理和变更控制过程。

项目采购管理也包括外部组织（买方）从实施组织（卖方）获取

项目而签发的任何合同，以及管理合同规定的项目团队应承担的合

同义务。

采购过程包括：

采购规划——确定采购何物及何时如何采购。

发包规划——记录产品、服务或成果要求，并确定潜在卖方。

询价——根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书。

选择卖方——评定报价，在潜在的卖方中进行选择，并与卖方洽

谈书面合同。

合同管理——管理合同以及买卖双方之间的关系，审查并记录卖

方当前的绩效或截止到目前的绩效，以确定所需要的纠正措施，与

为将来与卖方的关系提供依据，管理合同提供依据，管理与合同相

关的变更，并在适当时管理与项目外部买方的合同关系。

合同收尾——完成并结算合同，包括解决任何未决问题，并就与

项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。

项目采购管理过程涉及的买卖双方之间的合同是法律文件，项目

团队负责促使合同符合项目的具体要求。组织制定具体的政策或程

序。项目管理涉及的各种活动构成合同生命期，应进行积极的管理，

并认真斟酌合同条款和条件的措词，可避免或缓解可识别的项目管

理风险。就产品或服务签订合同，是管理或假定潜在风险的一种责

任分配方式。

二、某体育馆综合电子信息系统集成系统工程概况

重庆某体育馆是一个集体育比赛、文艺演出、大型展览、休闲娱

乐、全民健身于一体的多功能建筑群。本公司承接该体育场馆综合

电子信息系统集成工程的深化设计、设备材料供货、安装、调试、

测试、验收、培训和售后维保，本工程主要内容包括了13个子系

统：

1．综合布线系统gcs。常规pds系统、电视转播及评论布线、场

地扩声联络管线敷设；设计采用流行的六类布线系统及光纤到配线

间的光纤布线系统，积木式的标准接插件使系统的扩充和升级极为

容易，为体育馆提供高速的信息传输通道。

2．计算机信息网络系统cis。计算机网络系统采取星型拓扑方式，

运用中心和配线间的二级管理模式，在中心机房设网管中心(核心

网络层，最高级网管中心)，构成中央级局域网。配线间设二级交

换网(骨干网络层，本地网管中心)，核心网络及骨干网络均采用

intranet模式，网络的骨干解决方案是千兆以太网。

3．有线电视系统catv。系统采用5-860mhz双向邻频hfc电缆电

视传输网络系统，节目容量大，除了提供有线电视台全部节目以外，

并可以开通自办节目。同时系统的传输方式可以满足今后在利用

hfc宽带传输数据时，留有另一条高速传输网络通道的接口。为今

后在场馆内实施”三网合一”(即：电视网、电话网、计算机网) 的

综合传输方式预留网络接口。

4．不间断集中供电系统ups。设计ups不间断电源系统则针对体

育中心的中心机房、重要设备提供了最可靠的电源支持,并建立双

机热备份功能。

5．防雷接地系统。设计雷电过电压及电磁干扰保护防机房线路、

设备及人身安全,确保数据线路、设备运行安全,是体育馆智能化系

统数据通信网建设及运行管理工作的重要组成部分。

6．闭路电视监控系统cctv。在场馆的各主要出入口及重要部位设

置功能不同的摄像机，在场馆监控中心设置电视监控墙，配备先进

的数字硬盘录像系统保存图像资料，通过管理计算机、矩阵控制主

机完成对任一路摄像机的显示、调用及控制。

另外还有音响扩声系统pas、公共广播系统、计时记分系统tss、

电视转播及评论系统btcs、场地led大屏幕显示系统das、停车场

管理系统以及机房建设等

三、项目采购管理在本工程中的应用

（一）采购规划

根据项目的招投标书、项目投标报价清单表、详细的设备材料工

程技术要求书、项目进度计划表等相关文件，制定本体育馆电子信

息系统集成系统的采购规划。但采购内容的深化调整，需要在工程

中标后，应甲方要求进行项目深化设计，并对部分技术参数进行适

当修改和调整，进而得出较准确的实际工程预算造价，最后根据综

合深化后进度和费用作出实际的采购计划。（见表1所示）

（二）发包规划

本体育馆综合信息系统集成项目中计算机信息集成部分由本公司

项目部完成，其它系统的软、硬件等主要材料采用外部购买方式，

由采购部完成。

在项目投标期间，部分外购的项目已经确定，采购部原则上以已

确定的外购单位作为主要的潜在卖方，但是为了减少项目的成本风

险，我们要求采购部在已往的同类似经销商数据库中选择２～３家

单位作为候选卖方，若没有，则寻找新的类似经销商及卖方。在选

择新的候选卖方时，要求对卖方进行商务评审，包括经营资质、业

绩、信誉和售后服务等，一般按照公司iso9001质量管理体系标准

的相关程序和要求进行。

（三）询价

分别与潜在卖方和候选卖方进行沟通、询价、比较，其实也是一

个讲价还价的过程，这个过程是技术知识、人的沟通技巧和智慧的

综合应用，最后形成采购比较表，承送给主管批准后，实施合同签

定。（见表2）

（四）选择卖方

当主管审批后，就与确定的卖方开始签订合同，对合同条款进行

谈判。合同格式和主要条款均由公司法律顾问草拟，在谈判的时候

我公司一般要求按照我们的格式条款来签订，以期达到最小的合同

风险。特别在一些关键性条款上（如付款、交货期等），采购人员

必须力争。

（五）合同管理

项目合同签订后，我认为合同管理的最主要的环节是监督合同的

执行，我们这个工程各项合同加上有近百个，而且合同的执行还应

该和项目的实际进度相配合，并按实际的进度付款，因此正确、及

时、顺利的执行合同监管合同是很重要环节。我公司对合同的监管

执行，是通过物料统筹表来完成的，这张统筹表必须经项目经理和

采购部老总的共同审批通过的。（见表3）

（六）合同收尾

在合同收尾阶段，采购部要核对到货清单，包括收到的、返工的、

退货的总数，并与财务部核对账目，确定无误这之后，再进行各项

合同的清算。

通过对项目采购管理知识的应用，规范了我公司的采购流程，使

各采购环节清楚、职责分明，是实现项目整体高效管理关键的部分。

但是在应用中，我们发现目前的采购管理缺乏一定的灵活性，在处

理一些紧急事件时，应该有灵活的应急措施，从而提高采购效率。