怎么写一封完美的英文开发信
问:我进公司两个多月了,起码也发了一百封开发信,可是几乎都象石沉大海一样,我很困惑,不知道是不是自己的开发信定得不好,不够吸引人,引不起人阅读的兴趣来?措辞方面一定也有不当. 我很想请各位过来人指点一下,一般第一次写给客户的开发信,应该如何措辞? 要写得详细些好还是简单明了些好?标题应该用什么才不致于被人当作垃圾邮件删掉呢??
回答1:
Dear Mr. Jones:
We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles. We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.
We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present. You may also visit our online company introduction at which includes our latest product line.
Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.
We look forward to receiving your enquires soon.
Sincerely,
John Roberts
回答2:商务信函写作要点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,
但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Pa
附:
一封正规非常优美的英文开发信
KCT Co., Ltd. Jeonju High-Tech Venture Complex, #750-1, Palbokdong 2-Ga, Deukjin-Gu, Jeonju-Si, Chullabuk-Do,
TEL : 82-63-212-6056 FAX : 82-63-212-6059 REPLY
September 10, 2006 To : .
Subject : Supplier of Hard wood Charcoal Polymer based Kitchenware
Dear Sir / Madam,
It is glad to write to you with keen hope to open a business relation ship with you. Your company name and email address have been introduced by e-Marketplace.
KCT Co., Ltd. is one of the best professional company to develop and manufacture functional and new materials. KCT Co., Led. is manufacturing hardwood charcoal polymer that can be applied to our daily goods with its antimicrobial effect, deodorization and infrared ray (Examples: Hardwood charcoal polymer receptacle, chopping board, food waste collecting container and bedclothes).
In addition, we have developed and are currently manufacturing the antistatic laminated sheet which can be used semi-permanently; replacing a disposable papers sheet used for loading goods on the pallet.
In order to diversify our existing market, we are interested in supplying our high quality products to you on favorable terms and conditions. Upon receipt of your inquiries.
For more information, we would like to let you know our company web site as below.
If you are interested in our products, please contact us at any time.
Hope to hear good news from you.
We thank you very much for your attention and look forward to your reply soon. Sincerely Yours,
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第二篇:有效的开发信
如何让外商一定回复你的开发信??强烈推荐!
如何让外商一定回复你
首先这里给大家一个标准的联系函格式,请参考:
邮件标题:客户求购的产品名称
邮件内文:
To:客户公司名称
Attn:客户人名
Re:客户求购的产品名称
We are pleased to get to know that you are presently in the market for产品名称,and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China, we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation.
Herewith pls find our competitive offer as flws:
Product:
Specification:
packing:
Quantity: as per yr requirement
Payment /C sight
Shipment: prompt
If the product we offered above is some different from what you require actually, kindly inform us in detail, we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap.
Pls note that the product pictures will be sent to you upon yr request,and a small sample could also be sent to you for yr final checking if the price is finally acceptable.
To konw more about our corporation, kindly visit our website:www.
Pls kindly check and revert at yr earliest.
B.RGDS/落款
Co: Add: Tel: Fax: E-mail:
几点说明:
1,邮件标题只能是客户求购的产品名称,而不要加其它的任何多余语言,这样,客户打开你邮件的可能性一般可达到100%;
2,开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人,可立即拉近与客户的距离,而对商人来说过多的寒喧实在是多余;
不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的,我们建议你,一般情况下最好不用提,客户在那里发布过求购信息,客户自己知道,多说多余,不过,如是本网线下转发给你的外商询盘,加一句话也无妨;
3,开头语特忌讳主动过多介绍自己,因为会给人一种推销的感觉,给人的第一感觉就不好,事实上,没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的,不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象,这种印象对你来说是非常重要的;
那么,“过多”的标准是什么呢?我们认为,介绍性语言超过两句即是“过多”!
4,简洁开头后,你必须立即进入正文,即报价,因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已,你如不能提供客户想要的东西,客户回你干吗?立即进入报价,证明你是专业做该行的,你是有诚意、实实在在想做生意的,大家的时间都很宝贵,都不想浪费时间,特别是欧美商人更是如此;
有人说,客户询盘中规格说的不全,无法报价,事实上,没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的,你可估摸着试探性报,报错了没关系,这只是证明你是专业的、多年做该行的,如所报的规格与客户所要的不符,客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的;有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的,有些国家的客户(如印度、韩国)可能会耐心回你,但对大多数欧美客商(如美国)来说,他们一般是不会回复该类邮件的;
5,所报的价必须是实价,必须与现有的市场行情相吻合,价太低,客户知道你不是做该行,不会理你;价太高也会吓跑客户,客户也不会回你,所以,切勿乱报价,应了解清楚了、多比较后再报,对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要;
6,第一次联系客户时,除非客户在询盘中提出,最好不要主动附上图片,以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截;
7,与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱,或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱,因为垃圾邮件泛滥的原因,中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单,你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱,或客户回你的邮件你也收不到,这种情况已越来越严重,而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题;
8,强烈建议:如你想与本网公布的某外商(特别是C类询盘)联系,如你不能报出有一定竟争力的价格,请最好不要联系客户,既然报不了价自然就成不了,不仅客户很可能不会理你,你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢?对外贸公司来说,何不在货源上多下点功夫,效果一定好
很多!
总之,你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交,而要能最终实现成交的目地,你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛,直接洽谈这两个最重要的问题,不仅外商喜欢,也必能大大缩短成交的进程,大家何乐何不为呢?
?22222. 在发开发信前,一般我都会认真的分析一下客户的资料。如果知道网站的话,我会认真浏览。看客户的产品类型,和他们最畅销的产品和市场定位。一般来说我不会发千篇一律的开发信给不同的客人。我会针对客人的产品以及客人的关注点推荐自己相关的产品。这样会起到事半功倍的效果。虽然麻烦点,但是会让客人发现这封开发信是针对他而发,会引起对方的重视。 你可以去下面的网站调查一下客户的资信:
出口保险公司:.cn
客户所在国调验机构:
专业企业信用咨询公司: / .cn
本人觉得前期工作十分重要。只有这样才会做到知已知彼。不会盲目的做无用功。如果客户不是你的目标客户发再多也没用。
2. 前期工作做完后就是邮件的主题了。我一般是填客户求购产品的名称加上自己公司的名字。关于称呼,如果知道客户的名称当然再好不过,如果不知道的话,也别用To Whom / Who / Will Concern / Sir / Madam等,你可以说Mr. Purchasing Manager / Manager.
我会根据不同国家的客户用不同的语言和客户打招呼。比如德国的:Guten Tag(Good day) 法国:Bonjour 西班牙:Buenos Dias(good day)。这样的话客户看到你的信也会有亲切感。也会有兴趣读下去。各国方言开场白可以上网找一下。
3. 开发信的重点还是在于产品。如何在信中突现竞争优势?我一般会向客户陈述自己的独特卖点(Unique Selling Point)。
大家对自己的产品应该都很了解,所以我们要善于发掘自己产品的独特卖点。我一般不会这样描述自己的产品:Low price and high quality. 这些语言不会使你的客户满意。可重点描述我们的生产能力,开发新产品的能力,交货期准时,自己有工厂或合作了很时间的工厂,参展次数,质量、管理优势,获得的认证等。比如:20-day delivery, Guaranteed, Response within 12 hours, 20yeas trading experience等等,我觉得这才是客户所关心的。针对客户关注点推销,让客户产生信任感。
4. 不要整篇开发信用大写字母,这样客户读起来不仅累而且是对别人的不尊重。重要的内容可以用Bold粗体。邮件写好后,怎样选择时间发也比较重要。周一不适合发信,周五临近周末,事情繁多也不适合,最好在周二,三,四会比较好。掌握发信时差。对时差相差大的客户选择下午发信,这样客户一上班会首先收到你的邮件。不至于垫底。
5. 避免成为垃圾邮件:不群发邮件,不重复发出内容相同的邮件,不要在英文邮件中交叉中文字体,首次发邮件不以HTML格式发送。
最后就是设计签名。每个人的爱好不同,可以有不同的格式,但还是要明确自己的联系方法:电话,传真,邮编,地址等。
发出去后的开发信要记得跟踪。
P.S 一直认为发开发信前要针对不同客户写不同的内容,只有工作做足得到回复的机会就越大。注意开发信肯定要多发,但不能盲目的发,如果一味的盲目群发虽然发出去的多,往往收到回复的却少。