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关于酒店采购流程管理的办法（试行）

签发：

根据酒店设备、物资、用品管理工作的需要，为了完善酒店采购流程管理，特作以下规定：

一、采购申请管理规定

1、酒店所有物资、设备、低值易耗品、食品原材料、酒水、物料用品的申购均需填写采购申请单按程序报批后实行采购。

2、所有采购申请单均需按相关项目填写清楚，按不同的采购需求向上级呈报，部门填写采购申请单后由相关部门经理、分管副总签字后报酒店领导审批后方可生效，审批权限如下：

（1）单批采购物资金额8000元以内的报总经理审批；

（2）单批采购物资金额8000元以上的报总经理签字后提前呈报酒店业主代表审批；

（3）凡属单位价值超过2000元，使用年限在2年以上的固定资产经总经理签字后报业主代表审批，同意后执行，大宗采购项目一律按照采购管理流程规范报业主代表及其授权人审批。

3、采购申请单无申购部门经理、分管副总、仓管员、财务部经理、财务总监、总经理或业主代表签字认可的，视为采购申请手续不全的申请单，采购部有权拒绝采购。

4、如确属特殊情况下的急购项目无法按正常程序执行，可采取电话请示总经理（超范围需请示业主代表）同意后执行，事后补办手续的方式进行采购。

5、餐饮部、房务部日常经营所需的原材料，如水果、蔬菜、肉蛋禽类等常规日常采购项目（干货、调料、大金额原材料除外）由部门经理及分管副总预审后执行采购，但应以按需采购为原则，如造成积压浪费的，由预审人、采购员承担责任。

6、需要进行大宗食材采购的部门应提前填报订购计划，大型婚宴或会务用食材应提前3天填报订购计划，冷库冻品补货应提前10天。大宗采购须3人以上共同参与监督执行，人员由财务人员、采购人员及使用部门人员组成。

7、采购部采购品注重日常不间断询价，特别关注批发市场和大卖场价格，大宗采购的价格应及时向财务总监汇报。

8、所有部门特别是餐饮点心间，凡是能自制物品，一律杜绝外买行为。

9、属政府采购范畴的设备类采购应严格按照政府采购要求规范操作。

二、采购招标流程管理规范

采购物品坚持货比三家，符合采购标准的要求优选，同等条件下优先考虑供货质量较好、价

格合适、信誉良好的供货单位：

1、所有申购计划或申购单送到采购部后，由采购部负责人主持对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；

2、采购人员收到申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与采购部负责人、财务负责人和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限会同使用部门寻找至少三家以上的供应商进行业务治谈。

3、对酒店设施设备大项采购，应严格按规定进行市场招标，透明化、规范化运作。发放招标函，注明招标人名称、招标内容、项目要求、招标方式、开标时间、开标地点、评标定标办法、对投标要求、开标程序等。

三、采购项目的评估

1、所有采购物资的供货单位报价，必须由采购部在充分掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的品牌品质、价格并提出质疑，并对所掌握的供应厂商及采购意向要及时通报采购部，以确保采购质量，由其选定质优价廉售后服务好的供应商。

2、对不少于三家以上的供货单位进行调查后填报由采购拟定《定点供应商评估选定审批表》，注明相关采购细则，部门进行综合评价，提出优选建议方案。

3、根据《定点供应商评估选定审批表》，经过对比筛选，作出分析意见，上报财务部经理、总经理及业主代表审批，大额采购需报酒店业主方代表及其授权人批准后方可采购。

四、经济合同的拟定

根据经济合同管理规定的细项要求，进行采购合同的拟定。

五、经济合同的签订

按照酒店制定的采购合同范本与供货单位签订采购合同，采购合同注明合同标的、数量、质量、价款、履行的期限、方式、违约责任、售后服务保证、赔偿责任及其他约定条款。

六、采购物资的验收入库管理规定

1、把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或补办手续。

2.无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，首先采购人员会同仓管员及使用部门进行现场验收后再入库，不允许未经仓库验收直发使用部门。

3.一般物资采购到库后，均需核对“三单”方可填写入库验收单办理入库，即采购申请单，物资送货单、#5@p（定点供应商供货除外）。

4.仓库管理人员需仔细核对送货单是否与采购申请单上品名、规格、数量、质量要求相符合，如发生不符，及时查证原因，如无合理原因，可拒绝验收。每日把验收过程中出现的问题留

存资料，为下次同类货物和同类供货单位的验收提供依据；

5.物资入库后，需及时准确填写入库验收单，并凭单上帐，做到当日货到、当日验收、当日建帐、帐实（物）相符。

6.对于直发经营部门的小额、少量物资，在特殊情况下，在对品名、数量、规格、质量要求等验收核对无误的情况下，可将采购申请单变更为物资直拨单，直接领用。

7.由于客观原因，无#5@p的小金额采购物品经财务部经理、总经理同意后开具购物凭证以其他#5@p入账。

8.进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。

9.验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，设备设施须填写《物资设备采购验收报告单》，小项目采购，验收合格仓管员开据“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货单位、部门授权人同时签字确认。

10.验收食品原材料，按照开好的“收货记录”（为了方便收货“收货记录”是按“采购单”事先填制好的），收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格收货员、厨师长、供货单位同时签字确认；

12.特殊采购物资

(1)对一些技术性强或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买；

(2)一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。

11.采购物资的结算方式

物资验收后，以“收货记录”作为结算依据，结算方式一律采用定期支付，特殊情况可支付现金，如日常食品原材料或小项物资采购项目等可根据情况特殊处理。

七、物资申领管理规定

1.各部门所需申购的物资，首先要自查库存，如无存货、再至财务部库房查证、确认无库存的情况下方可申购。

2．如部门根据预订需大宗领料的需提前2天向仓库报送领料单，申报单需经部门经理签字确认，库管员应及时核对库存状况。

3.领用物资需正确填写物资申领单，经部门经理批准后方可向仓库申领，如手续不全、仓管

人员可拒绝发放。

4.特殊情况下如部门经理不在岗，各部门主管可代理签批，事后请经理补签。

5.仓管员发现不合理的领用申请应及时向财务部及总经理汇报。

6.月末由财务部核对各部门物资申领单是否与账目、盘点表相符，确保物资管理符合规范要求。

八、其他相关管理规定

1、规定供货单位只能将物品送至仓库办理验收入库，供货单位人员不得进入其他工作场所。一经查实违纪，酒店将作严肃处理。

2、各部门二级仓库指定专人负责，物品使用按照“先进先出”原则，储备物品（除冷藏冷冻物品）不应超过规定天数周转使用量，对长期不用物品（含代销）应查明原因后作相关处理。

3、各部门指定地点作为二级仓库，储备物品必须存放于二级仓库。跨区域存放物品，一经查实，视同私藏物品处理。

4、凡可以再利用的宾客使用剩余物品（如高档酒水），必须交付部门经理专职保管处理，并报财务备案，存放地点不得为二级仓库指定地点。部门实际操作中出现酒水盈亏的应于备查账中登记，月终经财务确认后集中进行账务处理。

5、由财务部组织对各部门二级仓库每月不定期进行2—3次现场抽查，对帐实不符、跨区域存放的现象通报酒店，由行政办作严肃处理。

6、各部门对食品应及时核对保质期，提前2个月向财务申报退仓，仓库人员应及时报采购部联系供应商负责食品调换事宜，如现金采购食品则应在到期1个月内通知行政办用于酒店福利活动。若因人为因素造成食品过期的，查明原因后作相关处理。

此规定由酒店财务部负责解释及修订！

2013-12-1

第二篇：酒店采购部工作流程

采购部工作流程

一、各类物品采购工作流程

1、 仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、 部门新增物品的采购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。

4、 鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、 燃料的采购工作流程：

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。

6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。

3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，

包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核

.四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）酒店取消订单：

如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。

（2）供应商取消订单：

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4.档案储存：

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同

采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

6.采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况

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