社交?儀礼上の文書
あいさつ状
■新会社設立の挨拶状 ■支店等開設のあいさつ状
■工場等落成?竣工のあいさつ状 ■会社移転のあいさつ状 ■社名変更のあいさつ状 ■業務組織変更のあいさつ状 ■社長就任のあいさつ状
■連名で出す社長交代のあいさつ状 ■役員連名による就任のあいさつ状 ■転任のあいさつ状
招待状
■新会社設立披露宴への招待状 ■支店等開設披露宴への招待状 ■新社屋等落成披露宴への招待状 ■社長就任披露宴への招待状 ■創立祈念祝賀会への招待状 ■懇親会?親睦会への招待状 ■ゴルフ大会への招待状
案内状
■定時株主総会への案内状 ■新製品発表会の案内状 ■展示会の案内状
■謝恩セールの案内状
■販売セミナーのご案内
祝賀状
■新会社設立の祝賀状
■支店開設の祝賀状
■新社屋等落成の祝賀状 ■創立記念の祝賀状
■就任の祝賀状
■栄転の祝賀状
■令息?令嬢結婚の祝賀状
礼状
■新会社設立祝いへの礼状 ■支店等開設祝いへの礼状 ■新社屋等落成祝いへの礼状 ■創立記念祝いへの礼状 ■就任祝いへの礼状
■発表会、展示会出席への礼状
テクニカルビジネス文書 クレーム処理?お詫び状
■社会保険の手違いのお詫び ■クレームを良い結果へ導く誠意 ■泣き寝入りしないクレーム状
数十秒で簡単文書作成
■送付状―営業電話後のフォロー ■不備書類送付状
委任状
■委任状
■委任状（住民票）
■委任状（納税証明書）
取引上の文書
通知状?案内状
■出荷通知状
■着荷通知状
■見積書送付の案内状 ■カタログ送付の案内状 ■見本送付の案内状
申込状
■新規取引の申込状
■特約店契約の申込状
注文状
■商品の注文状
■展示会出品商品の注文状 ■追加注文状
依頼状
■見積書送付の依頼状 ■再見積書送付の依頼状 ■取引先紹介の依頼状 ■アポイントメントの依頼状 ■納期猶予の依頼状
■支払猶予の依頼状
■工場見学の依頼状
交渉状
■価格改定の交渉状
■値下げ?値引きの交渉状 ■支払条件緩和の交渉状
承諾状
■取引申込の承諾状
■受注の承諾状
■値下げ?値引きの承諾状
■納期延長の承諾状 ■支払遅延の承諾状
■特約店契約申込の承諾状
断り状
■取引申込の断り状 ■注文の断り状
■値下げ値引きの断り状 ■納期延長の断り状
取消状
■発注品取消状
礼状
■受注の礼状
■商品買上げの礼状 ■支払猶予の礼状
■紹介の礼状
■訪問先への礼状
■工場見学の礼状
請求状
■支払いの請求状
督促状
■納品の督促状
■支払いの督促状
照会状
■取引上条件の照会状 ■着荷品についての照会状 ■商品未着の照会状
■取引先の信用状態の照会状
第二篇：文件归档目录范本
文件归档目录范本
一、电子表格的使用
1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。
2、在计算机中录入时不能加空格和回车。
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。
二、归档文件目录填写说明
《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。不得重复，不得编附号。
——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。填写时要注意三个问题：
(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。领导讲话填写领导姓名。
(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。
——文号：文件的发文字号。文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。“情况反映第×××期”、“工作动态第×××期”、“会议纪要第×××期”等内容填在“文号”栏内都是不符合要求的。
——题名：题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题：
⑴．当文件只有一个题名时，填写应照实抄录；
⑵．当有的文件还有副题名（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明）或并列题名（并列题名即以其他语言文字书写的题名）时，如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录；
⑶．当文件没有题名，或题名含义不清，不能提示或不能全面提示文件内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。
⑷．当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
⑸．正件与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西，而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录，外加“（）”号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”（附：市民公约）。
——日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。有的文件材料有年无准确月日的，如20##年一份材料可填写为20070000。未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕。
——页数：每一件归档文件的页数。页数是每件文件的总页数。归档文件整理过程中无需对每件文件重新编页码，只需将的页数相加作为该件文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，有的文件落款“此页无正文”，然后就是文件落款时间，这样的情况同样也算一页，空白页不计。有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。
——备注：注释文件需说明的情况。填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。
