收发快递管理规定

 1．目的

规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。

 2．适用范围：适用于公司全体员工。

 3. 定义：

快递物品：指公司员工因工作需要，寄送或收取的文件资料、产品、货物以及其他与工作相关物品等。

4．权责

3.1前台负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。

3.2收发快递相关人员必须遵照本规定执行。

5．内容

5.1寄件流程

5.1.1快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度、重要性,合理、准确地选择性价比高的快递公司。寄件人所在部门负责人，以及综合部对寄件人所选快递公司的合理性进行评定。

5.1.2填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。 如因填写错误造成无法正常投递的，由寄件人承担责任。

5.1.3寄件人所在部门负责人、综合部负责对寄件的检查审核，并把所寄物品的属性进行详细登记，检查审核通过后，电话通知快递公司来公司收件，并保留寄件单据。

（市场、销售部门寄送快递单据统一交销售部销售助理保存，其他部门寄送快递单据交综合部行政主管保存）

5.1.4市场销售部和综合部每月10号前分别汇总上月快递单据，填报本部门负责的快递费，统一报财务部月结。

5.2寄件规定

5.2.1物品分类与快递公司选择参照表：

5.2.2重型物件（达5kg以上）、普通资料类原则上均选普通的快递公司（非顺丰快递），若是紧急件、贵重件，经部门经理审批、综合部经理审批后可选顺丰快递邮寄方式。

5.2.3普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。

5.2.4严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。

5.2.5严禁私自寄公司物品资料，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。

5.3收件规定

5.3.1不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，应及时通知相关部门责任人签字领取。

5.3.2需支付到付快递费的快递收件，前台应及时通知收件人办理付款手续收件。

5.3.3所有快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知部门相关人员直接签收。

5.3.5为了保证已签收快递件的安全，要求收件人（代收人）必须在接到通知后尽快将快递件领走。

5.4遗损件索赔

5.4.1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间通过综合部联系快递公司跟进索赔，寄（收）件人须给予相关配合，提供相关证据。

5.4.2综合部须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价快递公司的服务水平。

5.5附件

5.5.1《快递签收登记本》

5.5.2《快递发件登记本》

5.5.3《快递件遗失/损坏登记表》

快递签收登记表

快递发件登记表

快递遗失/损坏登记表

第二篇：快递收发管理规定

快递收发管理规定

一、    目的

为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本规定。

二、    范围

本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。

三、    权责

3.1、行政前台、值班人员：负责公司快递物品的收件管理。

3.2、物流部：  负责公司邮件、快递物品的收发管理。

3.3、各部门：  对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。

四、    作业要求：

4.1、快递的接收

4.1.1、行政部前台、当天值班人员或物流部在收到快递时，应核对以下内容：①收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回；②优先通知收件人本人签收；③检查信件、快递包装是否完好无损；④了解清楚付费情况（如是到付，需联系收件人收件或电话知会收件人，收件委托其他人签收处理）；④快递物品与《快递单》内容（特别是托寄内容）是否无误。

4.1.2、在《快递单》收件人签名处签上本人的名字，并注明日期和时间，然后在《快递签收记录表》上登记快递情况（收件人本人签收快递可不登记）；

4.1.3、通知快递收件人到前台领取，快递收件人在《快递签收记录表》上签字接收，特殊情况下，收件人不在公司，可拔打手机号码告知对方，快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领，代领取人必须在《快递签收记录表》上签字确认，以备查验核对。

4.1.4、如是到付件，收件人应提前填写《快递收发申请表》（返修机有维修退货单的除外），交上级主管批准后交物流部签收、报销。

4.2、快递的发送

4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写《快递发送申请表》（有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外）经部门负责人审批后，方可将《快递发送申请表》、《快递单》、快递物件一起交往物流部，由物流部联系快递公司统一发送。（各需求部门于每日16:30前提出需求），《快递发送申请表》未经部门负责人审批的，物流部可拒接受理，且快递费用可酌情不予报销，或本人承担相关费用。

4.2.2、发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到物流部，对于打包有问题的物品，物流部有权拒发该物品。

4.2.4、填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。

4.2.5、底单按月份与登记表一同保存，月底结算快递费用；物流部负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字审核，总经理批准后，由财务部进行支付。

4.3、寄件、付费相关规定

4.3.1、快递公司选择参照表：

4.3.2、选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高的快递公司，以低成本完成寄件；能以普通邮寄处理的不选择快递。

4.3.3、针对各客户返回返修机(指已过保)，往返快递费一律由客户支付，经批准的特殊情况除外；

4.3.4、针对各客户返回返修机(指未过保)，双方（指我司、对方）寄出快递一律由双方自付快递费运；特殊情况下客户发货采用到付的，返修机器返回客户时，也采用到付的支付方式；且不可采用顺丰、EMS、航空（选择以上的需客户支付）等快运，只可采取物流、普通快递（广东省内采用普通快递）。

4.3.5、公司给各总代理、加盟商等所有客户的出货（包含成品、收费配件等）一律以《出货申请单》上批准的（包含快递公司、物流方式、付款方式等）为准执行；

4.3.6、客户申请的配件首重内可优先选择顺丰快递（超首重的选择顺丰、EMS、航空等快运，发前应该先与客户沟通快递方式），运费全部以到付方式；

4.3.7、所有发票均可以选择EMS（优先）、顺丰快递配送；

4.3.8、普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。

4.4、费用管控

4.4.1、所有发件费均挂到发件部门，月底物流部提供发件清单，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认，并交给财务存根。

4.4.2、对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交后交财务部。

4.4.3、物流部每月有1500元快递备用金，收件或寄件超过100元以上的，指定收件人或寄件人应该提前知会物流部。

4.4.4、如发生物流部提货寄回公司物品（含采购物料、返修机）产生的费用，将归各业务部门费用核算。

4.5遗损件索赔

4.5.1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台或物流部，由前台或物流部与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。

4.5.2前台或物流部须对每单索赔件记录在《快递遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/ 损坏率和评价供应商的服务能力。

4.6、其它要求

4.6.1、严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。

4.6.2、严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。

4.6.3、为便于寄回公司物品损坏时的索赔，如需选择公司合作之外的物流公司，必须选择有资质能出具发票的快递物流公司。

4.6.4、公司所有寄件的快递单统一由物流部保管（保管期为三年），便于对账和查询。

4.6.5、为了保证前台、物流部已签收快递的安全和维护公司前台的形象，要求收件人或委托人必须在前台、物流部通知后即时将收件从前台领走（下班签收的快递除外），如果当天未领走的，每超1天对收件人可记绩效投诉一次。

4.6.6、各相关部门应知会寄件人（供应商、客户等），尽量选择与公司有合作关系的快递公司（顺丰、德邦、龙邦、韵达、盛翔颖），重要文件采用顺丰快递。

4.6.7、所有寄出快递需经物流部寄出，未经物流部同意寄出的快递由相关部门自行处理。

五、    相关单据：

5.1、快递发送申请表

5.2、出货申请单

5.3、物流跟踪表

5.4、快递签收记录表

5.5、快递遗失/损坏登记表

六、    执行时间：凡以往发文与本文不一致的，以本文为准《快递收发管理规定》从二〇##年二月一日起开始执行。