一、单项选择题(下列各题备选答案中，只有一个是最符合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。每小题1分，共30分)
1、秘书的涵义，有一个( )的演变过程。
A.由人到物 B.由小到大C.由物及人D.由上到下
2、秘书工作的辅助性主要体现在地位的( )与工作的被动性两个方面。
A.被领导性 B.中介性 C.从属性 D.隐秘性
3、公文的第一要素是( ) 。
A.语言文字B.语法C.逻辑D.体式
4、议论文体中，形式变化最多，灵活性最大，因此也被视为议论性散文的是( ) 。
A.短论 B.小品文 C.杂文 D.文艺评论
5、根据事由：××公司发行重点钢铁企业债券，应使用的文种是( ) 。
A.通报B.通知C.通告 D.决定
6、《××广播局关于向××县土地局申请划拨建设电视转播台用地的请示》，该标题主要的错误是( ) 。
A.违反报告不得夹带请示的规定 B.违反应协商同意后再发文的规定
C.错误使用文种，应使用函 D.错误使用文种，应使用报告
7、各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某一方面工作、活动、行为等的规章性公文，一般称为( ) 。
A.条例 B.函 C.规定 D.报告
8、平行文，指( )机关之间往来的公文。
A.本 B.不相隶属 C.平级 D.领导
9、下列属于公文专用语中期复用语的是( ) 。
A.妥否 B.请审核 C.为荷 D.希各知照
10、下列属于公文文尾部分的是( ) 。
A.主题词 B.附件 C.印章 D.成文时间
11、秘书人员要保持( )的美德。
A.谦虚谨慎 B. 惟命是从 C. 谨小慎微 D. 居安思危
12、秘书是上级的有力助手，发挥“助手“作用是指秘书要( )。
A. 跟从上级，当好参谋 B. 鞍前马后，搞好服务
C. 调查研究，科学决策D. 维护权威，树立形象
13、秘书人员加强职业道德修养，很重要的一条是不可( )。
A. 有自己的想法和创新 B. 更多地考虑自己的家庭利益
C. 假借上级的名义以权谋私 D. 只会实干，不会巧干
14、下列各项词语中，书写完全正确的一组是( )。
A. 去逝 锻炼 辣手 B. 去世 锻炼 棘手 篮球
C. 去世 锻练 辣手 蓝球 D. 去逝 锻炼 棘手 蓝球
15、“吾妻之美我若，私我也“运用了( )。
1
A. 动词的使动用法 B. 形容词的使动用法
C. 形容词的意动用法 D. 名词的意动用法
16、职业道德活动中，符合“仪表端庄”具体要求的是( )。
A.着装华贵
B.鞋袜搭配合理
C.饰品俏丽
D.发型突出个性
17、下列关于诚实守信的认识和判断中，正确选项是( )。
A.诚实守信与经济发展相矛盾
B.诚实守信是市场经济应有的法则
C.是否诚实守信要视具体对象而定
D.诚实守信以追求利益最大化为准则
18、办公物品的申请表需要有( )签字才有效。
A.使用人、领取人、发放人
B.使用人、批准人、发放人
C.使用人、领取人、批准人
D.领取人、批准人、发放人
19、秘书经常使用的收件日期戳属于( )。
A.装订用品
B.归档用品
C.专用易耗品
D.笔尺类用品
20、会议的议题根据实际情况一般可以( )。
A.合并议题
B.撤销议题
C.精简议题
D.临时改变议题
21、会议的召开时间应在( )确定之后。
A. 会议名称
B. 会议议题
C. 会议规模
D. 会议的参加者
22、发慰问电的名义通常是( )。
A. 办公室或秘书
B. 单位或领导人
C. 办公室或领导人
2
D. 单位或办公室负责人
23、由( )负责立卷，是公文处理工作与档案工作实行科学分工、互相协作的标志，也是一项行之有效的合理制度。
A. 文书部门
B. 档案部门
C. 承办人员
D. 职能部门
24、秘书人员在参谋过程中要做到( )。
A. 既谋且断
B. 只谋不断
C. 只断不谋
D. 不谋不断
25、现代公共关系理论的精髓是( )。
A. 传播沟通
B. 管理职能
C. 咨询功能
D. 协调作用
26、适用于组织公关严重失调，形象受到损害时的公关活动方式是( )。
A. 维系型公关
B. 防御型公关
C. 进攻型公关
D. 矫正型公关
27、对谈判活动起导向作用的是( )。
A. 谈判的议题
B. 谈判的内容
C. 谈判的进程
D. 谈判的诚意
28、进行民意测验的主要工具是( )。
A. 问卷表
B. 抽样
C. 资料
D. 实施调查
29、宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是( )。
A. 备忘
B. 欢迎惠顾
C. 务必出席
3
D. 请答复
30、会见合影时的礼宾次序，主人居中，( )。
A. 主客双方随意站列
B. 主客双方前后排列
C. 主客双方左右分列
D. 主客双方间隔排列
31、秘书人员处理自己与上级之间关系的基本准则是( )。
A. 服从上级，辅助上级
B. 服从上级，但不是惟命是从
C. 埋头苦干，绝对服从
D. 在服从上级的前提下，发挥自己的主观能动性
32、“看吧，狂风紧紧抱起一层层巨浪，恶狠狠地将它甩到悬崖上，把这些大块的翡翠摔成尘雾和碎末“这句中使的修辞格有( )。
A. 比喻
B. 夸张
C. 比拟
D. 序换
33、下列各复句中属于无条件的条件复句的有( )。
A. 只要他一到，他们马上出发
B. 无论做什么，他都非常认真
C. 尽管他知道没什么希望，他还是要想办法争取一下
D. 不管能不能办成，你总得试试吧?
34、根据劳动法的规定，确保和调整最低工资标准应当参考( )等因素。
A. 社会平均工资水平
B. 就业状况
C. 劳动生产率
D. 地区之间经济发展水平的差异
35、集体合同有以下特点( )。
A. 集体的当事人一方是企业、事业组织工会或职工代表，另一方是企业事业组织
B. 合同内容是职工集体劳动事项
C. 合同是要式合同、效力高于劳动合同
D. 适用于企事业组织及其工会和全体职工
36、信息资料加工的形式有( )。
A.综合加工
B.提炼加工
C.重点加工
4
D.推导加工
37、职业道德主要通过( )的关系，增强企业的凝聚力。
A.协调企业职工间
B.调节领导与职工
C.协调职工与企业
D.调节企业与市场
38、工作计划表的内容包括( )。
A. 人员分工和物资保障
B. 完成期限和阶段进度
C. 参与人员和负责人员
D. 工作经验和员工爱好
39、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据( )来确定会议主题。
A. 公司五年规划
B. 总经理的工作报告
C. 公司员工的培训计划
D. 财务总监的预算报告
40、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出( )。
A. 会议的发言人
B. 会议主席团
C. 会议的绝对中心
D. 会议民主平等的气氛
三、判断题(判断下列各题对错，并在答题卡上将对应题号后的相应字母涂黑。对的涂黑A，错的涂黑B，每小题1分，共10分)
41、档案参考资料的最大优点在于利用者不必翻阅大批档案，便可简明地得到所需的材料。 ( )
42、利用电子计算机系统传递信息将取代其他传递方法。 ( )
43、文章写好后，放一段时间再拿出来修改，这是间歇修改的方法。 ( )
44、介绍信、慰问信、申请书、倡议书、请柬、聘书等都属于专用书信之列。 ( )
45、主送机关即发文机关，是主要接收和承办公文的机关。 ( )
46、情况通报用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。 ( )
47、权力是发生在人与人之间的一种服从关系，这种关系是绝对的、有约束范围的。( )
48、美誉度是指一个组织被公众知晓、了解的程度，即组织对社会公众影响的广度和深度。 ( )
49、安排签字仪式时，面向签字桌，左方为客人，右方为主人。 ( )
50、主席台座次排列应当以职务最高者居中，然后面向主席台依先右后左向两边顺序排开。
四、简答题 (每小题6分，共18分)
51、制定工作承办周期应考虑的因素?
52、请示与报告这两个文种有什么异同?
5
53、总结的写作要注意什么问题?
五、公文改错题(本小题12分)
54、阅读下面一例通知，要求指出错误并加以改正。
关于召开布置开展增产、劳动竞赛会议的通知
各分公司、分厂、各车间党支部、公司中直属各部门：
为贯彻上级精神，总公司董事会研究决定在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议有关问题通知如下：
一、会议时间：10月4～8日
二、会议地点：总公司招待所
三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。
四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限5000字，报到时交给会务组。并请与会人员10月4日前来报到。
XX省石化总公司(公章)
二零XX年九月二十日
六、实务操作题(本题20分)
55、阅读下面的材料，并回答问题
20xx年3月15日，上海市相关部门在对肯德基多家餐厅进行抽检时，发现其“新奥尔良鸡翅”和“新奥尔良鸡腿堡”调料中含有“苏丹红一号”成份。第2天上午，肯德基母公司百胜集团上海总部通知全国各肯德基分部，从即日起在全国所有肯德基餐厅停止售卖前述两种产品，同时销毁所有剩余调料。下午，百胜发表声明，宣布在这两种产品的调料中发现 “苏丹红一号”，并向公众致歉。百胜表示，将严格追查相关供应商在调料中违规使用“苏丹红一号”的责任。
3月17日，北京市食品安全办紧急宣布，该市有关部门在肯德基的原料辣腌泡粉中检出可能致癌的“苏丹红一号”，这一原料主要用在“香辣鸡腿堡”、“辣鸡翅”和“劲爆鸡米花”三种产品中。3月17日，肯德基在记录中发现宏芳香料(昆山)有限公司提供的含苏丹红的辣椒粉也用在了这三种产品中。随后，他们采取紧急措施，用现存经过验证不含苏丹红的调料取代原来的调料。恰恰在这时，3月18日，北京有关部门抽查到了这批问题调料，19日向媒体公布，责令停售。
如果您是负责处理该事件秘书，针对该事件您的处理方法步骤?
一、单项选择题
1.C [解析]“秘书”一词的含义，经历了一个由物到人的演变过程。“秘书”一词最早出现在汉代，指的是宫中秘藏之书。到了东汉后期，“秘书”一词作为官职出现。其接近于现代秘书的含义，始于辛亥革命后。
2.C [解析]辅助是指在主导的领导、指挥、控制之下，地位上属于从属领导的助手。
3.A [解析]略。
4.C [解析]略。
5.C [解析]通报是一种周知性文件，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者有关情况;通知是各级行政机关、社会团体或企事业单位日常行政管理中应用最广的公文之一，适用于转批下级机关的公 6
文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员;通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项;决定是一种领导性、具有较强约束力的文件，适用于领导机关对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
6.C [解析]请示适用于相互隶属的机关之间，函适用于不相隶属的机关之间。
7.C [解析]本题考查规定的定义。条例是党的最高领导机关，国家最高行政机关和立法机关，用来对机关、团体的组织、职权、工作、活动及成员行为，对某一重大的事项办理做出比较全面、系统、原则的规定的法规性文件;函是社会组织之间商洽和联系工作的公用信函，适用于不相隶属的机关之间的商洽工作;报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
8.B [解析]略。
9.B [解析]略。
10.A [解析]印章不属于公文的内容要素，其余三项在公文中的排列顺序是附件、成文时间、主题词。
11.A [解析]秘书人员常在领导身边工作，常受领导委托到下级单位传达指示，检查工作，听取汇报等。因此，秘书人员应该谦虚谨慎，平等待人，不能高人一等，盛气凌人。
12.A [解析]秘书的“助手”作用就是参谋作用，即辅助决策，综合服务。
13.C [解析]略。
14.B [解析]A项中“去逝”应为“去世”;C项中“蓝球”应为“篮球”;D项中“去逝”应为“去世，“蓝球”应为“篮球”。
15.B [解析]该句中的“美”原是形容词，在此意为“使??美”，形容词作为使动词使用。
16.B [解析]根据题意，这四个选择项的其他三个都不符合“端庄”的要求，仪表端庄的具体要求是：着装朴素大方、鞋袜搭配合理、饰品和化妆要适当、头发要整洁、站姿要端正。
17.B [解析]诚实守信是市场经济法则，与经济发展不相矛盾，诚实守信是为人之本，不应该视具体对象而定，但是这样与“遵守企业纪律”、“保守企业秘密”并不抵触，诚实守信是企业的无形资本，但不能说它以追求利益最大化为准则。
18.D [解析]办公物品的申请表需要有领取人、批准人、发放人签字才有效。使用人签字是无效的。
19.B [解析]办公用品范围包括5类：①纸簿类——复印纸、带单位抬头纸、便条纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、收据本;②笔尺类——各类笔、橡皮、尺子、修正液;③装订类——打孔机、订书机、剪刀、纸刀、起钉机、胶带、书钉、大头针、曲别针;④设备易耗品——打字色带、复印碳粉墨盒、计算机磁盘;⑤归档用品——文件夹、档案袋、收件日期戳等。
20.C [解析]拟订会议方案是秘书的重要工作内容之一。会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据;二是必须是结合本单位的实际;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化，所以议题根据实际情况可以精简议题。
21.B [解析]略。
22.B [解析]略。
23.A [解析]文书部门立卷制度是与机关档案室立卷相对而言的。
24.B [解析]秘书人员的参谋作用只是提出建议，最后的决定还是要由领导来做。
7
25.A [解析]略。
26.D [解析]略。
27.D [解析]略。
28.A [解析]抽样是方法，资料是前期准备或是调查形成的结果，实施调查是过程。
29.D [解析]Reply, if you please. 接到带有此字样的请柬，无论出席与否，都应立即回复。
30.C [解析]略。
二、多项选择题
31.ABD [解析]秘书人员对上级不能绝对服从，对上级的一些违法乱纪的行为要予以委婉劝说。
32.BC[解析]该句把浪比作翡翠，把风比作人，更是运用夸张的手法，突出了风的猛烈程度。
33.BCD [解析]A项是有条件的，条件就是“他一到”。
34.ACD [解析]就业情况不是调整工资应当参考的因素。
35.ABCD [解析]略。
36.ABD [解析]秘书通过各种渠道收集的信息要进行加工，如剪报、外文文献、编译等，把无序的原始信息转变成有序的信息。然后对有序的信息进行提炼加工，形成新的文献信息，专门提供信息线索，供人们查阅来源。在一、二次信息的基础上，经过分析研究和综合概括而形成深层次的信息。
37.ABC [解析]企业凝聚力是指企业内部各个要素的向心力，企业与市场的关系不是内部问题，所以与企业凝聚力无关。
38.ABC [解析]工作计划表主要是关于企业人力物力的安排，而工作经验和员工爱好属于人力资源对员工的性格测试，不属于工作计划。
39.AB [解析]公司的年会主要是最近公司取得成果、未来的发展方向，它是一个比较宏观的方面，而员工的培训计划、财务总监属于具体执行方面，他们都要对总经理负责，他们的报告已经融合于总经理的工作报告，因此只要参考总经理的工作报告即可以。
40.AC [解析]略
三、判断题
41.A [解析]略。
42.B [解析]电子计算机系统应用于信息的传递，使得信息的传递更快捷，但它不会取代其他传递方式，应该是几种信息传递方式并存。
43.A [解析]考查间歇修改的含义。
44.A [解析]略。
45.B [解析]主送机关即为收文机关。
46.B [解析]通报是一种周知性文件，不是在一定范围内。
47.B [解析]权力是相对的，不是绝对的。
48.B [解析]知名度是指一个组织被公众知晓、了解的程度，即组织对社会公众影响的广度和深度，而美誉度侧重对组织的好的评价。
49.A [解析]略。
50.A [解析]略。
8
四、简答题
51.参考答案：
(1)本单位或组织在报告事务的管理方面有哪些行为需要作出时间期限的规定;
(2)从工作的实际出发，考虑各项工作确定多长时间期限做标准比较适宜;
(3)完成同一项工作的具体方法和途径不同，确定的期限就不同;
(4)承办周期制度的制定要考虑各项工作的紧急程度。
52.参考答案：
(1)它们都是上行文，对于同级、下级机关，以及不相隶属的机关不能使用这两个文种;
(2)它们是两个不同的文种，不能写成请示报告混淆为一个文种;
(3)要求上级批复和批准的事项必须用请示;只是反映情况、汇报工作、提出意见和建议，不要求上级批复的必须用报告;
(4)请示必须一文一事，并且只能主送给一个上级机关;报告可以有综合性的，并且不限制主送机关的数量。
53.参考答案：
(1)回顾工作要实事求是;
(2)总结经验教训要着眼未来;
(3)纲目要清楚，文风要平实。
五、公文改错题
54.参考答案：
1.标题拟定不当，改为“关于召开增产节约、劳动竞赛会议的通知”;
2.主送机关表达不当，改为“各分公司、分厂，总公司各直属部门”;
3.正文开头部分拟定不当，开会原因表达不清，应更加具体明确。“现在把会议有关问题通知如下”过于口语化，应改为“现将有关事项通知如下”;
4.会议时间表达不清，会议时间应具体明确，可改为“10月4日上午8：30开始，会期5天”;
5.会议地点表达不清，应写明会议的具体地址，可改为“总公司招待所501会议室”;
6.与会人员表达不清，应改为“各分公司、分厂，总公司各直属部门工会主席及主管生产的负责人”;
7.报到时间地点表达不清，可改为“10月3日下午6：30到总公司招待所报到”;
8.要求与会人员准备的资料不妥，可改为“请各负责人准备好本单位开展增产、劳动竞赛的活动计划”。
六、实务操作题
55.参考答案：
(1)成立机构，处理危机
成立危机小组的目的主要是为了有序和有效开展危机处理工作，防止由于危机时间头绪繁多而造成权责不清，工作不明的混乱无序状态。为了避免突发事件发生时由于危机处理小组未成立而造成的指挥混乱，企业在平时就要确定好该小组的基本成员，明确小组成员的基本职责和基本工作程序。一旦出现危机事件，立即进入工作岗位，启动工作程序。
9
(2)查看现场，隔离险境
危机处理小组必须果断采取有效的措施来控制或消除危害源，防止进一步扩大危害，尽力减少人员、财产等方面的损失。
(3)深入调研，制定对策
在隔离险境或使矛盾各方脱离接触并初步控制了局势后，危机事件也就进入了稳定期。这时，危机处理小组就要快速组织有关人员，例如专家、专业技术人员和其他有关人员深入现场进行深入细致的调查工作，收集第一手资料，全面掌握情况，以便分析突发事件的原因及发现新问题。调查之后，还要对收集到各种信息(例如各种数据资料、事实资料及物证)进行认真核对与统计，以保证其完整和准确无误。然后再进行相应的分析研究工作，发现问题、分析问题、作出结论。最后再制定出相应的对策并形成具体的实施方案。
(4)发布信息，协调关系
企业通过调查研究了解了突发事件的真相后，就要尽快向外发布信息。把事实真相以及企业在处理突发事件中所持的态度和所做的努力如实地向社会公众公布。在对外发布信息的同时，企业要根据危机处理小组制定的对策和行动方案开展公众关系的协调工作。
(5)做好善后、全面总结
完成以上工作内容之后，危机事件开始进入后期。后期工作主要有两个方面： 第一个方面是善后工作。善后工作也包括两个方面：一个是对危机事件中的受害者和所涉及的公众进行赔偿、抚恤、关怀和安慰等工作;另一个是对企业内部受到破坏或损坏的设施设备进行恢复、修理工作。 第二个方面是总结工作。全面总结危机事件的起因、发展过程、造成的后果和企业在处理危机事件过程中的经验和教训，并形成书面材料存档。
一、填空题：(共16分)
1、完整的公文标题由____________、_________和_____________三部分组成。
2、按照行文方向可将公文分为________、_________、__________、_________。
3、公文的标题中除法规、规章名称加__________外，一般不加标点符号。
4、按行文方向分，公告和通告都是____________，函则多作___________。
5、报告中不得夹带____________事项。
6、上级机关发布下级机关的文件应当用______________。
7、对重要事项或者重大行动作出安排，应当用_____________，向上级机关请求指示、批准，应当用____________。
8、计划中的“措施”部分回答的是“____________”的问题。
10
9、合同的当事人，可以是自然人，也可以是__________或其他经济组织。
二、选择题：(10分)
1、不属于公文秘密等级的是( )：
A、绝密
B、机密
C、秘密
D、特密
2、不属于公文常用的表达方式是( )：
A、叙述
B、说明
C、描写
D、议论
3、向无隶属关系的有关主管部门请求批准，用( )：
A、请示
B、函
C、报告
D、通知
4、通报和通告共同的特点是( )：
A、知照性
B、重要性
C、指导性
D、政策性
5、属于文尾部分的是(A)：
A、附注
B、附件
11
C、印章
D、成文时间
6、不属于计划类的文种是(B )：
A、要点
B、办法
C、方案
D、规划
7、不属于报告的适用范围的是(C )：
A、汇报工作
B、反映情况
C、传达重要精神
D、答复上级机关的询问
8、不属于会议纪要主体写法的是(D)：
A、条项式
B、综合式
C、摘要式
D、专题式
9、议案的发文单位只能是(A )：
A、人民政府
B、人大代表团
C、大会秘书处
D、政府职能部门
10、不属于经济合同特点的是(B )：
A、合法性
B、实践性
12
C、互利性
D、协商性
三、判断题：(共10分)
1、嘉奖有突出成就和重大贡献的单位和人员可用命令。(√ )
2、议案的标题可以省去发文机关。( ×)
3、某县拟向市政府汇报该县遭受水灾的情况可用通报。(× )
4、国家旅游局转发国务院关于进一步清理整顿旅行社的通知。( √)
5、下层机关的意见一般指导性、原则性较强。( ×)
6、公文的成文时间是指它的印制时间。( ×)
7、联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。( √)
8、总结一般用第三人称写作。(× )
9、公文语言的特点是形象、生动、得体。( ×)
10、议案和提案实际上是同一文种。( ×)
四、名词解释：(共9分)
1、主题词
2、调查报告
3、抄送机关
五、简答题：(15分)
1、简述公告和通告的区别。
2、简述经济合同的写作要求。
3、批复和复函有何区别?
六、作文题：(共40分
1.XX职业学院，经过一年多的努力，已基本具备了招收“涉外法律”专业的条件，决定向省教育厅申报成立“涉外法律专业”，并拟于明年开始招生，请你为该院拟定一份请示。(20分) 2、XX市街道两边的公用电话亭设立以来，常遭人为的严重破坏，请以市电信局、公安局的名义，拟一个通告，制止这种破 13
坏现象。(20分)
参考答案：
一、填空题：
1、发文机关、事由、文种 2、上行文、下行文、平行文、泛行文 3、书名号 4、泛行文、平行文 5、请示 6、通知 7、决定、请示 8、怎样做 9、法人
二、选择题：
1、D 2、C 3、B 4、A 5、A 6、B 7、C 8、D 9、A 10、B
三、判断题：
1、√ 2、× 3、× 4、√ 5、× 6、× 7、√ 8、× 9、× 10、×
四、名词解释：
1、 主题词是指最能确切表达公文主题的规范的单词或词组。
2、调查报告是对社会生活中的某种事物、某件事情、某个问题进行了调查，有了充足的材料，研究出规律性的东西后，写成的一种书面报告。
2、 抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。
五、简答题：
1、通告与公告的区别：(1)内容不同。公告公布的是重要事项或法定事项，多与政治方面有关;通告公布的是应遵守或周知的事项，多是业务工作方面。(2)范围不同。公告的范围极为广泛，是向国内外发布;通告是向社会各有关方面发布。
2、写作经济合同必须做到：(1)内容要合法。(2)条款要完备。(3)语言要准确，表达要严密。 3、批复与复函的区别在于：(1)发文机关级别不同。批复在高层领导机关较常用，基层机关较少用，一般多用复函。(2)行文关系不同。批复属于下行文，复函属于平行文。(3)内容性质不同。内容比较重要、原则性、政策性较强的问题，一般用批复答复，一般事务问题用复函。
14
秘书从业经验：我国秘书行业发展状况与前景趋势
专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。
以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。
曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业;同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。
随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。
从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。
保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代，因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。
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