杭州张胡李连锁集团总部

公文管理规定

1.     0总则

1.1目的：为统一公司公文管理，特制定本规定。

1.2定义：本制度所指的公文包括公司行政机构在权限范围内正式签发的各类文件、函件、规章制度等。

1.3管理部门：COO/总裁办公室负责公司COO/总裁办公文的管理，各职能中心（含独立部门，以下同）指定中心/部门公文管理人员。

1.4适用范围：本规定适用于公司总部。

2.     0文件种类

2.1公司文件按签发及发放范围不同划分为二类：

2.1.1公司级文件：由公司COO/总裁签批，涉及到公司重大决策的文件。由COO/总裁办负责审核、签批和管理。

2.1.2中心级文件：在各中心所辖业务范围内，由各中心负责人签批。由各中心负责审批、发放和管理。

2.1.3各级别文件的主要类别、内容及文号附件一。

3.     0文件格式

3.1一般性原则：

3.1.1各级机构签发的指令性文件（如人事任免、通知、通报、决定/决议等），要求使用正式公文格式（见附件二），一般由发文中心标识、发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送中心、抄送中心和附件等部分组成。

3.1.2公司级的规章制度使用规范的制度文本（以本制度格式为准，标准格式见附件三）。

3.1.3其它用于工作协商、纪录性的文件（如请示或申请、工作协调函、会议纪要、备忘录等），采用简易格式。

3.2文件格式及编号原则：

3.2.1正式公文需挂发文机构文头，编号包括中心代字、公文种类代字、年份、序号。联合行文，只标明中心部门发文字号。正式公文的发文字号编号原则方式见附件四。

3.2.2公司正式颁布的制度应包括封面、修订记录、正文、附件等，其编号包括制度的类别、年份、版本号等。制度分级及编号原则见附件五。

3.2.3其它文件：其编号由发文机构负责文件的编号管理。

3.2.3.1请示或申请的格式见附件六；

3.2.3.2工作协调函的格式见附件七；

3.2.3.3会议纪要的格式见附件八；

3.2.3.4对外中心函件格式见附件九；

3.2.3.5对外中心的传真函件格式见附件十。

4.0行文规则

4.1行文确有必要，注重效用。

4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

4.2.1属于主管中心职权范围内的具体问题，直接报送主管中心处理，一般不得越级请示和报告。

4.2.2属于中心职权范围内的事务，由中心自行行文。非独立运作部门未经所属中心/部门、分支机构负责人签批或授权不得向外发文。

4.3“请示”一文一事；一般只写一个主送中心，需要同时送其他中心的，用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

4.4草拟文件应注意以下事项：

4.4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。

4.4.2切实可行，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.4.3文件的文种根据行文目的、发文中心的职权和与主送中心的行文关系确定。

4.4.4人名、地名、数字、引文准确。引用文件先引标题，后引发文字号。引用外文注明中文含义。日期写明具体的年、月、日。

4.4.5结构层次序数规范，一篇文件只能采用一种序数方式。推荐的方式为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

4.4.6使用国家法定计量单位。

4.4.7文内使用非规范化简称，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。

5.0发文办理流程

5.1公司级文件

5.1.1公司级人事任免、通知、通报由相关中心/部门按本制度规定的统一格式起草，文件背面由起草人、审核人及中心/部门负责人签字确认，COO/总裁办统一编号，相关中心交COO/总裁/副COO/总裁签批，并负责发放及予以确认。

5.1.2公司规章制度由相关中心起草，按《制度审批、发放流程》（见附件十一）填写《制度审批会签表》（见附件十二），进行会签、审核及签批。COO/总裁办负责制度的编号。相关中心审核制度的审批手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范并予以确认后交COO/总裁/副COO/总裁签批，并负责发放及予以确认。

5.1.2.1签批后的制度原件存COO/总裁办。制度需以PDF版本下发至各中心、子公司/工厂；要求每一位员工遵守并执行的制度可通过局域网公布。

5.1.2.2制度的审批、签发流程见附件十。

5.1.3公司级的请示或申请类文件，由业务相关中心起草，经COO/总裁审核后报董事会。

5.1.4以公司名义对外单位的正式公函，需加盖公章。由相关责任部门起草，中心总监审核，法律事务部签署法律意见，报分管领导签批。

5.1.5公司级的会议纪要，由COO/总裁办秘书整理，会议主持人审核签批后存档。

5.2中心级文件

5.2.1中心/部门单独行文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签批。涉及指令性工作要求的文件（如人事任免、通知、通报等。），在签批前由分管COO/总裁在文件背面签字确认。

5.2.2中心/部门联合行文；涉及其他中心职权范围内的事务，主办中心/部门与相关中心/部门联合行文，由主办中心/部门起草，经中心/部门负责审核后，交相关中心/部门共同会签。涉及指令性工作要求的文件（如人事任免、通知、通报等），在签批前由分管COO/总裁在文件背面签字确认。

5.2.2.1文件主办中心对以下情况承担责任：越权行文；文件内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或文件发生冲突：文件本身存在较大矛盾或失误。

5.2.2.2文件会签中心对以下情况承担责任：越权审批；文件与现行制度或文件发生冲突；文件本身存在较大矛盾或失误。

5.2.2.3总部各中心/部门向子公司/工厂行文应严格遵循归口管理原则。其中向子公司行文，由营运中心转发或会签；向工厂行文，由生产中心转发或会签。

6.0收文办理流程

6.1各中心收到文件后，应及时登记分发。

6.2各中心收到文件后，进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。

6.3经审核，对合规的文件，及时提出拟办意见送中心负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，明确主办部门。

6.4各中心对文件要及时阅批，特急件应立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，及时予以说明。对不属于本中心职权范围或者不宜由本中心办理的，及时退回发文中心并说明理由。

6.5审批文件时，对有具体请示事项的，主批人明确签署意见、姓名和审批日期，其审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。

6.6送中心负责人批示或者交有关部门办理的文件，主办人要负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。

7.0文件归档及管理

7.1公司级文件：原件由COO/总裁办按类别及时归档，年度结束时，统一整理装订成册。

7.2中心级文件：各中心签批的正式公文在发放的当天将原件交COO/总裁办存档，年度结束时，统一整理装订成册。各中心存复印件备查，年度结束时，根据各中心使用情况提出上交，集中销毁。

8.0附件及附则

8.1本制度附件

8.1.1附件一：各级别文件的主要类别及权限

8.1.2附件二：正式公文的格式

8.1.3附件三：制度格式

8.1.4附件四：正式公文的编号原则

8.1.5附件五：制度分级及编号原则

8.1.6附件六：请示或申请的格式

8.1.7附件七：工作协调函的格式

8.1.8附件八：会议纪要的格式

8.1.9附件九：对外公函格式

8.1.10附件十：对外传真函件格式

8.1.11附件十一：制度审批、签发流程

8.1.12附件十二：制度审批会签表

8.2本制度由人力资源中心起草并负责解释。

8.3本制度自签发之日起执行。

第二篇：行政公文管理制度

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行政公文管理制度

一、目的

为使公司的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率、质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对行政公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于各职能部门、各子公司可参照本办法制定相应的行政公文处理及督查办法。

三、职责权限

1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部门及各分（子）公司的公文处理工作。

2、各职能部门、分（子）公司负责本单位的公文处理及督办。

四、管控说明

（一）定义

1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2、督查工作指对集团公司、各分（子）公司内部公文、对外发文、外部来文办理情况的督促检查。

（二）发文形式

1、凡是制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文件，都要以公司名义发文。

2、凡是公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系内的一般性工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。

（三）公文种类

1、决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。

2、决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

3、通告、通知（或公告）——适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。（内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章）

4、通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

5、报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。

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6、请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。

7、函——适用于对外沟通，对内用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、

联系函）。

8、规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规

章制度。

9、会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。

（四）公文格式及规则

1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。

（1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。

（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。

（4）发文字号应当包括代字、年份、序号。

（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（7）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。

（8）对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（部门文件除外）。

（9）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（10）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规范化简称、统称。

2、公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。

（五）发文办理及督查

1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

2、 公文拟稿、发文

（1）以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规则编号、印制、用

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印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。

（2）以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，由所在部门编号、印制、分发。

3、签发时限

根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。

（1）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2个工作日内签发。

（2）急件应于拟稿当日签发。

（3）特急件应在拟稿完成后随报随签。

4、以公司名义发送的电子文件，由行政管理部用相关途径发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向行政管理部反馈办结情况；以公司部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向文件印发部门反馈办结情况。

（六）发文办理及督查

收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政管理部统一运转；对于公司内部来文，由文件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。

1、签收。行政管理部对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分（子）公司收到行政管理部下发、转发的文件后要签收，电子版文件要回复接收情况。

2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。

3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政管理部负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：

（1）对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。

（2）对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。

（3）对于涉及有关专业内容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负责人提出办理意见，报该部门的分管领导审阅后，报总裁阅批。

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4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。

（1）平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。

（2）急件应于文件送达当日内阅批。

（3）特急件应随送随阅批。

（4）对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前2日阅批完。

5、传阅。行政管理部根据相关领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。

6、承办。行政管理部按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。

7、催办。行政管理部按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。

（七）公文归档

1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿纸（立即销毁）、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。

2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。

（八）公文管理

1、公文由行政管理部、各部门的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关部门、公司负责人批准，可以销毁。

3、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

4、相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政管理部档案室。

5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。

（九） 附则

1、本办法自下发之日起执行。

2、各部门、各分（子）公司按照给定的模板行文，将LOGO和公司名称替换。

3、本办法由集团行政管理部负责解释。

附件：1、对内文件格式XZ-BG-001

2、发文字号

3、对外公文格式（红头文件）

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4、公司便签纸XZ-BG-002

5、对外商务函XZ-BG-003

6、发文审批单XZ-BG-004

7、收文处理单XZ-BG-005

8、文件发放记录XZ-BG-006

9、文件接收记录XZ-BG-007

10、销毁记录XZ-BG-008

起草： 审核： 签发：