江南大学学生会办公室

江南大学学生会办公室会议记录

指导手册

一、工作任务

会议记录工作以服务学生会、高水平完成办公室工作、促进办公室文化构建发展为宗旨。紧紧围绕如何提高会议记录的质量，在学生会内部树立办公室成员的公关形象，积极收集、思考其他中心的成功工作经验，进一步推动学生会内部基层间的交流，尝试开展江南大学学生会和各学生分会间交流等工作。

二、意义及作用

会议记录对于推动办公室文化建设、优化办公室工作体系、进一步拓宽大学生会概念等具有推动改革开始的重要意义。会议记录的作用在于，加强办公室内部基层间的交流，提升会议记录干事的业务水平，提升办公室在外的公关形象，通过收集经验为办公室中层做好决策依据，进一步加强各中心、学生会和各分会间的交流和联系。

三、系统职责

（一）定期开展形式多样的经验交流会议，不局限于系统内部。

（二）定期开展公关形象培训活动，不局限于系统内部。

（三）定期开展办公室中层和系统成员面对面会议，通过会议向

中层做好决策依据。

（四）在办公室例会上汇报各中心的最新动态。

（五）每学期末认真总结各中心本学期的成功工作经验，制作成

册供参考。

（六）做好系统成员流动工作。

（七）完成办公室中层交代的其他工作。

四、会议记录方法总结

（一）基本概述

记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作便利性。

1、基本要求

（1）准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

（2）详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

（3）忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，

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即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。

（4）记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

（5）会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

2、记录重点

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关

（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3）权威人士或代表人物的言论；

（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

（5）会议已议决的或议而未决的事项；

（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

3、注意事项

（1）真实、准确。要如实地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。真实准确的要求具体包括：不添加，不遗漏，依实而记；清楚，首先是书写要清楚，其次，记录要有条理、突出重点。

（2）要点不漏。记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。

（3）始终如一。始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。

（4）注意格式。格式并不复杂，一般有会议名称。会议基本情况，基本情况包括：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。 凡是发言都要把发言人的名字写在前。一定要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。

4、写作技巧

（1）一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

（2）二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

（3）三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

（4）四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二

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可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。

（二）会议记录特点

1、综合性。会议纪录是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

2、指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪录集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪录一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪录还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

3、备考性。一些会议纪录主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

五、关于树立公关形象的若干意见

（一）保持真诚、低调、干练的姿态

1、主动接触该部门成员，积极交流并参与他们的活动，尽量作出帮助，多扮演一个出力者、贡献者的角色，给人以真诚厚道、可信赖的感觉，让人乐于接受和交往。

2、保持干练的工作作风，圆满、周全地完成各种工作。

3、低调为人。

（二）注意交往技巧

1、与中层建立较亲密的关系，既要在平时与之随意而亲切地交谈，又要在正式场合给以充分尊重，表现出应有的尊敬。

2、与部门所有人和睦相处，与主力干事建立良好朋友关系，保持一定程度接触，时常了解该部门最新动态。

3、有所参与，有所独立。积极帮助筹备所承办的活动，协助完成工作，不干涉该部门内部安排

（三）注意细节

1、适时请客，棒棒糖、奶茶是很好选择。

2、例会提前十分钟到达，与成员聊一聊，以合适方式关心他们的工作、生活情况。

3、例会上坐姿端正，认真记录，注视讲话者的眼睛，多点头表示赞同，并带微笑。

4、善于运用幽默，注意说话方式。

5、时常联系该部门成员，表示关心，节日、天气变化时以飞信等方式致以问候，他人获得奖项、荣誉时致以祝贺。

6、保持良好风尚，不对具体的人、有争议的事发表太多评论。

7、认真回复短信通知等。

六、如何做好基层交流工作

（一）出于尊重和乐于交友的动机，记住别人的姓名就是对对方的最起码尊重，所以自然而然地，得了解对方的姓名。

（二）为人友善，真诚待人。

（三）积极与中层沟通，了解他们部门的动态计划等。

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（四）助人为乐。当所在记录部门有活动需要人手时，主动帮忙，因为自己也是其中的一份子，积极融入，团结一心。

（五）各部门之间可以有各种联谊。作为纽带的我们需积极鼓动双方成员，交换意见，并由双方中层参与决策。其宗旨是让大家彼此熟悉，各部门间建立起较深厚的友谊。

七、如何向其它中心学习

（一）例会上把握其它中心的思想动态

1、例会形式

2、工作总结

3、活动动向

4、中心整体运作机制

（二）与其它中心学长交流

1、工作思想

2、工作经验

3、中心特色文化

（三）适当参与其它中心的活动(重点是活动筹划及准备阶段)

（四）与其他中心合作,合办活动

（五）有针对性地请对方直接评价办公室

八、经验分享

（一）文体活动中心会议记录经验分享----郑紫薇

作为学生会办公室成员，我负责本学期的文体活动中心例会的会议记录，以下是我这期间得到的感悟和体会。

第一次参加文体例会，我便感受到文体同学的热情。他们亲切友好地交谈，毫无芥蒂，开会的氛围也是轻松愉快的；但相对的，当有人在发言时，底下也会有说话声，主任强调过多次，但成效不大。由此想到我们办公室，每次例会都很安静严肃，虽然最近已是融洽了许多，但总感觉大部分同学是有想法不敢说；值得肯定的是我们都很善于聆听，认真听完发言者的讲话，然后思考，这是我们的优点。

文体本学期开始向职能部门转变，主要负责与各学院文体部的协调沟通领导工作，并打造“周末激情广场”品牌，开展以文艺、体育为基础的各种活动。在安排各项工作的过程中，我体会到文体中心是个民主的地方。很多事情都会征求大家意见，以投票或自由发言的形式，这种情形下有利于中心往更好的方向上发展。

文体注重创新思维和综合能力的培养。前一段时间要求中心同学以小组形式写一个活动的策划，大家的想法新奇有吸引力；并且在本学期前半部分时间的的例会中，每次都有一个环节叫“头脑风暴”，几乎每个同学都有发言的机会，虽然与工作内容无关，但每次的话题都是有意义且有深度的，在锻炼个人口头表达能力的同时也锻炼个人思维的活跃度。

最让我印象深刻的是文体有着自己独特的文化。以统一的口号团结中心的每一位同学，期末考试将近，大二的学长都会毫不吝啬地提供以前总结整理的试题和复习资料给大一的同学作参考，期望大家在期末考试中能取得好成绩。

我在文体例会上与大家相处的过程中，获得了许多的欢笑，每位同学都是可爱的，

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我也希望在办公室，大家能真正像一家人一样，和谐融洽地相处，共同为办公室的发展贡献一份力，让办公室在作为学生会直属部门的前提下，为学校更多同学和院级组织等所了解，求同存异，共同发展。

（二）学习促进中心会以记录经验分享----欧阳博瀚

学习促进中心是按校团委指示建立的学生会的新的职能部门，旨在宣传学校教育教学的新动态，营造良好学习氛围，交流各方面学习经验，促进校园各种学习资讯方面信息的畅通，调动大家的学习热情，更好地服务同学，从而创造优良学风，营造丰富多彩、健康进步的文化氛围，打造真正的文化校园。

将学习促进中心成功经验总结如下：

1、以制度为根本

学促是刚成立的中心，一切皆是从头做起，于是将建立制度摆在大政方针中的首位，致力于建立完善各项规章制度，配合着完成常规工作、举办活动。一开始便制定了中心章程及管理条例，随后以此为依托，相继完善了晚自习考勤条例、小组工作制度、例会召开及考勤办法、文档制作规则等。就常规工作——晚自习考勤而言，首先借鉴已有经验、通过充分讨论和论证，制订了晚自习考勤条例，规定了考勤的原则、方式、时间频率、地点对象、人员请假制度、反馈办法等一系列相关事宜，然后进行考勤排班、制定考勤表，为日常考勤的顺利进行打下了基础。

2、让大一干事详细了解活动的安排流程

关于每一次活动，中层都会尽可能多的介绍相关背景、深层次环境，以及相关详细事务，并尽量以书面形式明确每一个人的具体任务，为 “安排到位、合理高效”助力，而且使成员熟悉了学生会常规事务。

3、发挥中心特色优势

最明显的标志是学习资源分享平台的建立。一方面，搜集各种学习资料，包括各种考证资料、学习参考书、课外读物等，并适时与成员分享；同时，分享一些好的学习网站，如豆丁、豆瓣等等。另一方面，与听雨BBS合作，开辟一学习平台，将搜集的资料公布于上。现在还在筹备建立学促自己的分享网站。

4、灵活便捷的小组工作制度

为提高工作效率，特别设立会务、活动、联络三个小组，接到不同任务后，遇到具体事项，小组成员组内联系、讨论解决，常常几个人在奶茶店里小聚，提高了办事效率和灵活度。

5、一切“稳中求发展”

学促是个新成立的中心，避免急功近利，考虑力所能及之事。举办活动时，充分参考、借鉴前人经验，力求在细节上完善，在原有基础上做的圆满、周全，不苛求形式上的花哨和内容上的转换。

6、利用例会，放开交流，广泛分享

例会时大家一起交流思想，互相学习，互相分享，主要谈论平时生活、工作、学习的所见所感，进行了如何做好学生会工作，如何对待大学生活，如何正确处理好人际关系等的交流。真实而直白，成员间互相了解，不同年级见互相倾吐真心话，增加了中心的凝聚力。加上几次组内聚会，成员在喝奶茶聊天的同时更有集体意识。

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王旭彤、刘燕、欧阳博瀚、杨旭、吴汉奇、郑紫薇、王寒 20xx年2月27日

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第二篇：学生会会议记录 4

会议记录

会议名称：新传院学生会例会

时间：20xx年10月21日

地点：D302教室

会议内容

（一）新的开始，新的认识。

新一届学生会刚刚成立，现在最需要的是赶快进入工作状态。为使广大新成员明白干部的真正意义，会议的开始，主席便提出了“提高自我的代价是服务同学，服务同学的好处是提高自我。”让大家去理解体会。

(二)盘点近期个别师生对本团队的反馈。

主席将近期我校一些教师、学生对本学生会的反馈及意见整理出来，与我们一起进行宣读与盘点。在讨论中，分析出以下三种影响不佳的情况，并找出了解决办法:

1、某些干部过于繁忙，总忙于开展各项活动。

评：精神可嘉，但虽开展了众多活动，自己学到的却很少。这会在同学心目中缺少威信。

2、个别干部只愿意做“轰轰烈烈”的大事，却对做小事兴趣

不高。

3、与老师关系很好，却有些脱离群众。

（三）系领导对本团队提出的期望。

自从新一届学生会诞生，系领导就对我们格外关注，近期又提出了新的期望：

1有正气，有朝气。好的形象，在人群中脱颖而出。

2看到有同学违反纪律能得体地不卑不亢地制止。这让在场的每一个同学都感触很深。