莱城区语委发?2009?2号

关于规范上交材料行文格式的通知

莱城工业区、各乡镇（街道）教育办公室，区直各学校，各民办学校：

几年来，我区学校语言文字规范化工作有了进一步的发展，师生语言文字规范化意识和水平不断提高，师生普通话和校园用字更加规范。但是，目前我区不少学校、幼儿园上交的工作计划、工作总结、报告存在着很多不规范的现象。为了进一步提高各单位、各学校语言文字规范化水平，根据《山东省党的机关公文处理暂行规定》要求，现对学校公文类行文主要格式及要求给予原则上的规定并通知如下：

一、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“??”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（） ”或中括号“ [ ] ”。副科级以上单位有资格发公文。

如：莱城区语字（2009）5号 （不规范）

莱莱城语字[2009]5号 （不规范）

莱莱城语字?2009?5号 （规 范）

二、标题的要求

㈠正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋体字。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。

㈡标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

㈢标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用（）括住，字体使用四号楷体，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：（莱城区教育局 20xx年11月11日）

三、正文的要求

㈠正文要与标题隔一行。

㈡正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用黑体，二级标题使用楷体，三级标题使用仿宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。

㈢全文层次序号的使用

1.第一层为“一、”，以下可排二、三、四、五、六、

七、八、九、十……等。

2.第二层为“㈡”，以下可排㈢、㈣、㈤、㈥……，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。

3.第三层为“1.”，1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2.、3.、4.、5.、6.、 7.……。

4.第四层为“⑴”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵、⑶、⑷、⑸……。

5.第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排②、③、④、⑤、⑥……。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

㈣行文格式的要求

1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。

2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。

㈤正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

㈥正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

四、正文中一些主要标点符号的使用

㈠破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两个汉字的长度，不是数个短横，例“——”。

㈡连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。学校计划、总结中使用到的主要有以下情况：

1.表示时间起止的，学期工作计划、总结中学年度中的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。

2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“0～3岁婴幼儿”，0和3之间应用浪纹线。

3.表示地点的，例如：莱芜——口镇，是两个汉字的长度。

㈢省略号，省略号的形式为“……”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。

㈣标点符号的位置。

1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。

2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。

3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。

㈤页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、文章中数字的使用

㈠使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：20xx年2月12日 500克 20支 等。

㈡使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二〇师 “ 十一五”计划 零岁教育等。

㈢应当使用国家法定计量单位。

六、汉语拼音注音字母的正确使用

㈠大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

㈡分连写：词内连写，词间分写。

例：“公 共 场 所 请 勿 吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。 以下标注规范：

“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

七、关于时间的写法

㈠要求使用汉字的。

1.中国干支纪年和夏历月日使用汉字。如：正月初五 八月十五中秋节

2.清代和清代以前的历史纪年使用汉字（采用阿拉伯数字用括号括注公历）。

㈡要求使用阿拉伯数字的。公历世纪、年代、年、月、日的规范写法。

1.公元前8世纪 20世纪90年代 20xx年11月14日

2.20xx年、20xx年不能简写成“08年”、“09年”，必须写完整的20xx年、20xx年。

3.20xx年9月或20xx年1月不能写成“2008、9”或“2009.9”。

4.年、月、日扩展格式的写法，月、日是个位单数时，须在个位前加0，年、月、日之间用半字线隔开，写成

2008-09-01。此扩展格式一般在引文著录、行文注释、表格、索引、年表等中使用。

㈢封面和成文结尾时间的汉字写法。

1.正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字，党群系统使用阿拉伯数字。

2.时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，写成二00九年。

3.其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或20xx年六月。

4.成文时间及文中不拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。

八、落款及时间

㈠正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，右空两格。

如全称：莱芜师范学校附属小学，简称：莱师附小。 ㈡时间在单位名称的下一行，右顶格。

㈢落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。

㈣正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。

九、公文中纸张及印章的正确使用

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*97mm）,左侧装订。版式通用word，页边距上下2.5厘米，左右3.0厘米，行距一般为固定值3 0磅。如有特殊要求，另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

十、附加

莱城现代教育网及各学校网站发布各类文字参照该通知，统一降一字号。如：标题使用三号小标宋体字，一级标题为四号字，正文使用四号仿宋字。

莱芜市莱城区语言文字工作委员会

莱芜市莱城区教育局

二〇〇九年十一月十

六日

第二篇：办公室行文格式

（上行文格式）

中共×××委办公室（请示）

（居右空1字，联署单位签发人姓名按

先上下后左右标注，用4号仿宋体字）

（发文机关标识下空2行，居左空1字，用4号仿宋体字） ××× ××× ××报?20××?×号 签发人：××× ×××

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中共×××委办公室

关于××××××的请示（红色反线下空2行，居中 排印，用2号小标宋体字） ××××（主送机关在标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……（正文在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字）。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

××××××××××××××××××××××—1—

××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

当否，请批复

（发文机关署名在正文末行下空2行，用3号仿宋体字）

×××××××××

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于发文机关署名右下方低2

个字，且“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。凡标明主送机

关的公文需加盖印章）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：××× ××× ××× 请示 ××××××办公室 20××年×月×日印 （共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空半个4号字，上行文印发日期后面标“印”字，印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

—2—

（平行文格式）

中共×××委办公室

（发文机关标识下空2行，居中排印，用4号仿宋体字）

××函?20××?×号

————————————————————————————————

中共×××委办公室

关于×××××××的函（红色反线下空2行，居 中排印，用2号小标宋体字） ××××（主送机关在标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文用3号仿宋体字）。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（此页无正文）[文件应采取调整行距、字距的措施，尽量避免出现“此页无正文”的情况。确需在文件页面上标注“此页无正文”，只能限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关署名、成文日期、印章）不能同处在一个页面上而出现分离状况时，在下一空白页第1行顶格标注“此页无正文”，并用圆括号括起]

—3—

（发文机关署名在此页无正文下空2行，用3号仿宋体字）

×××××××××

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于发文机关署名右下方低

2个字，且“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。凡标明主

送机关的公文需加盖印章）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：××× ××× ××× 函 ×××××办公室 20××年×月×日印发 （共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空半个4号字，平行文印发日期后面标“印发”2字，印制份

数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

—4—

（下行文格式之一）

编号 000001（用6位阿拉伯数字顶格标注在左上角第1行，可用印号机手工加盖）

秘 密（顶格标注在左上角份号下方，两字之间空1字，秘密公文应标明份号，用3号黑体字）

特 急（顶格标注在左上角第1行，如有秘级，则在秘级下方，用3号黑体字）

中共×××委办公室文件

××发?20××?×号

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（发文机关标识下空2行，居中排印，用4号仿宋体字）

中共×××委办公室

关于××××××的通知（红色反线下空2行，居中 排印，用2号小标宋体字） ××××（标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

一、×××××××××××（第一级标题用3号黑体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。（正文用3号仿宋体字）

（一）××××××××××（第二级标题用3号楷体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××—5—

××××××××××……。

附件：1、×××××××××××

2、×××××××××××

（附件在正文下不空行，左空2字标注，用3号仿宋体字，附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点称号）

（发文机关署名在正文末行下空2行，用3号仿宋体字）

×××××××××

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于发文机关署名右

（此件发至××） 下方低2个字，且“日”字右空2个字，用3号仿宋体 （对于标明主送机关的公文，根据内容、密级和工作 字。凡标明主送机关的公文需加盖印章）

需要，印发传达范围加圆括号标注于正文末页成文

日期下空1行处，左空2字，用3号仿宋体字）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：××× ××× ××× 通知 ××××××办公室 20××年×月×日印发 （共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空半个4号字，下行文印发日期后面标“印发”2字，印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

（下行文格式之二）

—6—

中共×××委文件

×发?20××?×号

———————————————★———————————————

（发文机关标识下空2行，居中排印，用4号仿宋体字）

中共×××委办公室

关于××××××的决定（红色反线下空2行，居 （20××年×月×日） 中排印，用2号小标宋体字）

（不标明主送机关的普发性公文，成文日期

标注在标题下方居中位置，用3号楷体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，特作以下决定（正文在成文日期下空1行，用3号仿宋体字）。

一、×××××××××××（第一级标题用3号黑体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

（一）××××××××××（第二级标题用3号楷体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

……

—7—

……

（此件发至××）（对于不标明主送机关的普发性公文，印发传达范围加圆括号标注于正文末行下

空1行处，起到标注主送机关的作用，并可对传达范围提出要求。在此情况下，

正文末行下不需署发文机关名称）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：××× ××× ××× 决定 ××××××办公室 20××年×月×日印发 （共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空半个4号字，下行文印发日期后面标“印发”2字，印制份数右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

（其他公文格式）

中 共 × × 县 委

常 委 会 议 纪 要

（×）（期号位于发文机关标识下空1行，居中排印，

用3号仿宋体字，期号用中文，外加括号）

（期号下空1行，左空半个4号字，用4号仿宋体字） （右空半个4号字，用阿拉伯数字书写全称，用4号仿—8— 宋体字）

中共××县委办公室 20××年×月×日 ————————————————————————————————

×××年×月×日，中共××县委书记×××同志主持召开×届县委第×次常委会议。会议研究了以下议题：1、×××××；2、×××××；3、×××××；4、其他工作（正文在红色反线下空1行，用3号仿宋体字）。

一、×××××（第一级标题用3号黑体字）

（一）×××××××（第二级标题用3号楷体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文用3号仿宋体字）。

（二）×××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

……

……

出席人员：××× ××× ××× ××× ×××

××× ×××

列席人员：××× ××× ××× ×××

××× ×××

县直有关部门负责同志（出列席人员位于正文末行下空1行，左空

2字，用3号仿宋体字）

（此件发至××）（根据内容、密级和工作需要，印发传达范围加圆括号标注于出列

席人员末行下空1行处，左空2字，用3号仿宋体字） —9—

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：××× ××× ××× 会议纪要 抄送（左空半个4号字，用4号仿宋体字）：××××，××××，××××，××

××，××××（回行与冒号后的抄送机关对齐，最

后1个抄送机关不用标点符号 （共印××份） （印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，使用4号仿宋体字）

—10—