中共XXX

组织部干部股

                                    编号：

阅文注意：1、如需借出阅文室，必须办理登记手续；

2、未对外传达的机、绝密文件，不得记录、摘抄。

第二篇：公文办理

目 录

1 公文办理

1.1 收文管理

收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括权限设置。在登记收文时以图片为主，扫描一次40－50页，收文自动编号，在浏览器中能打开附件（如Excel文件）。并将登记后的收文送领导批示或阅读，处理结束后将文件进行归档。管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。

1.1.1 收文登记

? 新建：登记员对已签收的文件进行登记，登记内容包括公文标题、文件分类、公文字号、紧急程度、公文种类、主题词（能够自动校验）、秘密等级、公文页数等，以及文件其他项、正文内容等。其中系统还会自动生成一些登记项，如文件流水号、登记员、登记日期、当前处理状态等。

? 文档格式：公文原文可以通过网络接收或调入不同格式的已存在的计算机文件内容，也可直接接收扫描文件。

? 意见一览：在文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的处理过程中的所有领导的意见。

? 编辑：如果您有足够的权限，可以对登记中的收文进行修改、更正（如修改一些登记项，文件内容等）。

? 删除：如果您有权限，您可以将一些登记中收文删除。

? 打印：如果觉得有需要，您可以随时打印收文标题及其内容。

? 电子公文调入：如果收的文是标准字段的电子公文，您就可以直接调入。系统将实现来文自动登记。

1.1.2 收文办理

? 上一步：当您接受到别人提交给你的待批阅的收件，您可以返回上一步骤即

将文件退回。

? 下一步：当您完成批阅后，您可以将文件送到下一人员进行处理。如果您是

最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。

? 个人意见：填写您的个人意见。可以手写笔输入，调用常用意见，或者是键

盘输入。

? 显示文件：在填写个人意见是，还可以查看文件的所有信息（包括文件的基

本项、文件的其它项、文件内容等）。

? 流程跟踪：对收文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过

此文件的人员及其此人员批阅通过的时间等信息。也可以查看到文件整个流转过程，文件的去向（如文件在谁处等等）。

? 查看流程：可以查看此待处理收文文件的整个流程的过程。

? 查看意见：在收文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此收文文

件的处理过程中的所有领导的意见。

? 重定位：管理人员可以对在流转中的收文文件进行重新定位，可以不让流程

因为出现某故障而无法正常运行。

1.1.3 文件归档

? 编辑：收文归档员收到流程结束的公文，他首先必须先打开这个待归档的收

文文件。

? 传阅：如果您有足够的权限，可以随时将收文发送至各部门的人员进行内部

传阅工作。

? 意见汇总：将整个流程中，所有领导意见进行汇总工作，意见将与文件一同

归入档案数据库中，以备查看。

? 发往其它部门：可以将此收文发送至其它部门。（如本次收文文件是办公室，

当整个流程结束后，您可以将此收文文件发送给其他任意部门收文数据库中）

? 归档：当归档员打开公文后，他就可以将文件送交本部门的档案数据库中，

也就是完成了归档的操作。

1.1.4 查询

? 查询：可以按任意登记项组合方式对文件进行模糊条件查询，也可以打印文

件各种信息。

? 打印登记表：您可以将一段时间内的收文打印成列表形式，内容包括收文号、

来文单位、来文标题、经办人等。

1.2 发文管理

发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。在发文管理中进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据一定的发文流程进行流转，流程结束后可以直接进入登记和归档处理。流程结束后，也可以返回到呈送人，呈送人再将文件给核签人员进行处理，最后此发文文件也可以进行登记和归档。在整个过程中，您可以随时查看、打印流程跟踪表，支持模糊查询和全文索引。发文自动编号，发文时，能导入WORD文件和文本文件，在浏览器中能打开附件（如Excel文件）。

1.2.1 公文草拟

? 公文信息表的登录：主要登录公文的标题、类型、密级、紧急程度等信息，

但公文密级低的用户不可以设置密级程度高的公文，公文登记还需要登录公文字号，公文草拟还可选填签发人、主送、附送、印发、附件、附注等信息，公文登记还可选填发布部门等信息

? 公文编辑：公文编辑器类似于Mircrosoft Word编辑器，可以对文本进行字

体、字号、颜色等的设置，除文本编辑外，而且编辑表格、插入图片。用户也可以拷贝Word、Notepad文档中的内容至本公文编辑器。

? 核签：将该发文送核签安排人，让他去处理文件。

? 文档类型：公文原文可以通过网络接收或调入不同格式的已存在的计算机文

件内容，也可直接接收扫描文件。

? 意见一览：在发文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此发文文

件的处理过程中的所有领导的意见。

? 删除：如果您有权限，您可以删除一些拟稿中发文文件。（一般情况下，只

能删除自己的文件）

? 打印：如果觉得有需要，您可以随时打印发文标题及其内容。

1.2.2 发文处理

? 上一步：当您接受到别人提交给您的待核稿、批阅的发文文件，您可以返回

上一步骤即将文件退回。

? 下一步：当您完成核稿、批阅，您可以将文件送到下一人员进行处理。如果

您是最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。

? 个人意见：填写您的个人意见。

? 显示文件：在填写个人意见是，还可以查看发文文件的所有信息。

? 流程跟踪：对发文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过

此发文的人员及其批阅通过的时间等信息。也可以查看到文件的去向，如文件在谁处等等。

? 查看流程：可以查看此待处理发文文件的整个流程的过程，包括涉及人员。 ? 查看意见：在发文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的

处理过程中的所有领导的意见。

? 重定位：管理人员可以对在流转中的发文文件进行重新定位，可以不让流程

因为出现某故障而无法正常运行。

1.2.3 发文登记

? 编辑：打开要进行登记的发文文件后，就可以进行登记工作。包括对文件号

的登记、文件其它登记项的登记等等。

? 传阅：如果您有足够的操作权限，可以随时将发文发送至各部门的人员进行

内部传阅工作。

? 意见汇总：将整个发文过程中，所有的领导意见进行最后的汇总工作，意见

将连同整个发文文件一起归入档案数据库中。

? 形成电子公文：登记完成的公文可以形成标准字段电子公文。标准字段包括

发文字号、公文标题、成文机关、成文日期、主送机关、抄送机关、签发人、

主题词、紧急程度、秘密登记、公文种类、公文页数、印发机关、印发日期、附件数、正文、附件、附件说明和附注。

? 完成登记：最后，将所有登记完成的发文标记完成，系统会自动将文件送至

发文归档员处。

1.2.4 文件归档

? 编辑：归档员先将需要归档文件打开。

? 发往其它部门：可以将当前发文发送至其它办理部门。

? 返回登记：发文归档员，可以将文件退回发文登记员处。

? 归档：当归档员打开发文后，它就可以将文件送本部门的档案数据库中，也

就是完成了归档的操作。

1.2.5 查询

? 查询：可以按任意登记项组合方式对发文文件进行模糊条件查询，也可以通

过全文索引进行查询，还可以打印文件内容和其它信息。

? 打印表格：可以将一段时间内的发文以列表的形式打印。

1.3 公文统计

统计已经归档的公文。公文统计可以按发文时间和显示方式进行，显示方式又分为按公文类型显示和按密级显示两种情况。