公文管理制度

文件类别：行政类                                       .

文件编号： HLKJ-AMD-14-01                              .

撰写单位：行政部                                        .

版    本：第一版

生效日期：20##年4月   日

机密等级：□绝密   □机密   □秘密

合计页数：共4 页

公文管理制度

1．目的

为使公司的行政公文处理工作进一步规范化，保证公文处理的准确性和及时性。满足公司的实际需求，特制定本管理制度。

2.适用范围

适用于深圳市华络科技有限公司各部门及分公司各类办公文件的管理。

3．职责

深圳市华络科技有限公司总经办负责审核、批准公司相关公文

深圳市华络科技有限公司各部门负责人负责审核本部门起草的公文

深圳市华络科技有限公司各部门负责按固定格式起草相关公文并按要求递交审核

深圳市华络科技有限公司行政部负责政府机关相关事宜的通知，公司行政事务的通知与工资相关事宜及人事任命、奖征等事项的通知下发及公司公文类资料的归档保存工作。

4. 公文的定义

4.1公文定义：是指公司在经营管理的过程中，按严格的，特定效力的，规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件

4.2公司公文的分类

4.2.1公司的规章制度及流程文件和表单类;

       4.2.2质量管理体系文件及资料；

       4.2.决定、公告、通告、通知、通报；

       4.2.4报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函

  4.3公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。  

5. 公文格式

5.1 公司的规章制度及流程文件格式：页眉设公司名加LOGO标签，页脚设页码，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字，收尾部分为公司名和日期（格式后附）

5.2质量管理体系文件及资料的格式：页脚设页码，抬头部分设公司LOGO，文件名称、文件编号、编制人、审批人、修订人、版本/版次、编写日期及生效日期、归口部门等内容，字号为小四号的楷体或宋体字，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字。（格式后附）

5.3命令、决定、公告、通告、通知、通报类公文的格式：页眉设公司名加LOGO标签，第二行设文件编号即X字加年份加顺序号，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字，收尾部分为公司名和日期（格式后附）

5.4报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函类公文的格式：页眉设公司名加LOGO标签，页脚设页码，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字，其它内容根据要求而设。（格式后附）

5. 发文办理及督查

5.1 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟，审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序

5.2公文拟搞、发文

   5.2.1以公司名义拟发的文件，经总经理签发后，由行政部按发文规则编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿中明确主送单位、所要发到的层面及文件中未说明的其它要求

5.2.1以公司各部门名议拟发的文件，经部门负责人审核签发后，由所以部门编号、印制、分发。  

6. 发文办理及督查

6.1分发:发放文件时，应按要求传递并建立发文登记簿。

6.2文件在发放前必须按要求经过审批签字生效后方可执行下一步工作；

6.3公司质量管理体系类文件、制度流程类文件，政府机关相关事宜的通知、公司行政事务的通知、工资相关宜、人事任命、奖惩等事项的通知及决定、公告、通知、通报统一由行政部分发处理。

6.4 其它（如：报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函）等由各部门根据需要做好发放处理；

6.5文件发放发式有：电子邮件、通知栏布告、纸质档签收等，但文件发放时，必须做好文件的签收工作，如以电子邮件或通过OA通知个人，须致电确认，确保文件发放到指定人员手上。

7. 公文归档

6.1公文办理完毕后，应及时整理归档，正式文件和修改稿原件全部存档，个人不得保存。

6.1联合办理的公文，原件由主办部门整理归档。

8. 附则

8.1本办法自下发之是起执行。解释权归行政部所有

8.2各部门按照给定的模版行文。

相关附件及表单

1质量管理体系类文件格式

2规章制度、流程类文件格式

3命令、报告、决定、通告、通知、通报类文件格式

4报告类文件格式

5会议纪要类文件格式

第二篇：文件处理

办公室——教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以后用哈！）2009-11-17 13:45|(分类:默认分类)

注意：

教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们 做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印 稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。

首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些 之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。

首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。

提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。 由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫 描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。

点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word中 了。

此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～

还有：

应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的转换，找到下面2种方法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：）

1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging

应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。

使用方法：

第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。

编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。

第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。

编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。

2、实现工具：Solid Converter PDF

应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定程度上的确可以实现PDF文档到Word文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF文档来说，利用上面的方法转换出来的Word文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。

使用方法：

1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。

编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。

2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换