最常用的行文格式规范要求
一、行文规范
(一)题目:方正小标宋简体, 二号字。副标题用三号楷体字,居中排印。
(二)正文:仿宋 ,三号字 ,只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级用黑体字排印,第二级用楷体字排印;有多级小标题的,第一级用小标宋体排印并加黑,第二级用黑体字排印,第三级用楷体字排印,第四级用仿宋字体排印。独立成段的小标题,末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的,末尾有句号。
(三)题目与正文空一行。
(四)正文中的序数顺序:一、 (一) 1. (1)
注意:(一)(1)后不加标点。
(五)成文日期:一般正文下空一行,需要盖章的下空4行(印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔),右空4字,用汉字将年月日标全。
(六)页面:A4纸,每页22行,每行28字。
(七)附件:仿宋3号字。
1.正文后附件:下空一行,左空2字,3号仿宋标识“附件”,附件后用全角冒号,若有两个以上附件,冒号后可用阿拉伯数字序号,附件名称后不加标点符号。例如:
附件:1.xxxxxx
2.xxxxxx
2. 左上角的“附件”二字要顶格。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。
(八)纵向装订。
(九)印章:加盖印章时,要做到端正、清晰,上沿不压正文,下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm(印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔),居中压成文日期;当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。印章与成文日期不可单独一页,可调整最后一页的行距,字间距。
(十)页码:居中,左右各放一条一字线,空白页不标注页码,不掉页。
(十一)空格:每自然段左空2字。
(十二)正文不可随意空行。
二、使用标点符号的常见错误归纳
三、几点说明
(一)向上级部门交的材料及上级部门下发的文件、通知等必须符合行文规范要求。
(二)学校的计划、总结、制度、通知等必须符合行文规范要求,档盒里材料或墙上挂的都这样做。为节约纸,教师或学生的作品、成绩统计表、试卷等材料字号、行距不作要求,其他要符合行文规范要求。
(三)为了节约纸张,正反两面打印材料。
公务活动中易用错的标点和字词
一、公文中易误用的标点
(一)在一些题序后面误用了顿号
例如:第一、第二、首先、其次、等等,顿号(、)应改为逗号(,)。
(一)、(二)、(三)、(1)、(2)、(3)、①、②、③、等等,这些序号既然用了括号,就不能再加顿号及其他标点。
1、2、3、 A、B、C、a、b、c、等等,阿拉伯数字和拉丁字母作序号时后面不用顿号,应该用下脚圆点号“.”(只有中文数字序号后面才使用顿号如“一、二、三、等”)。
2.冒号“:” 误为比号“︰”。
3.破折号误为两个一字线“——”或一个化学单键号“—”,把“——”改为“——”的方法是:将其刷黑再选择成黑体,两个一字线就连在一起了。
4.表示数量范围的数字之间误用了一字线“—”或半字线“-”,应该用浪纹线“~”,如11月1日~11月5日,2~3天,20~30人,等等。浪纹线“~”可在插入菜单中的特殊符号里查找,也可在新罗马字体下按Shift+~。
5.省略号(……)误用为(… …),省略号形状按规定应该为六个连点,还有在省略号前后保留了顿号、逗号、分号的也不对。
如:雄伟庄严的人民大会堂,是首都最著名的建筑之一,……。(省略号前后的标点符号应该删去)
6.阿拉伯数字表示时间时,小时与分钟之间应当使用英文冒号,如6:00、23:00,不能使用中文冒号,如6:00、23:00,也不能用比号(︰)。
7.公文的编号应该用“〔〕”不能用“[]”,如渝教语〔2008〕3号。
二、公文中易误用的数字
1.二〇##年不能写成二〇##年、二○##年、二零##年,应在插入菜单里面的“日期和时间”里添加。
2. 表示概数使用了错误的形式,如3、4天,7、8个人,等等。表述这样的概数应该使用中文数字,并且数字之间不使用标点,如:一两天,三四天,七八个人,等等。
第二篇:最新修改:规范行文格式的通知
河南佳田实业集团
HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP
备 忘 录
呈/TO: 关晓彦 佳田集团董事长 BG[2009]011号
由/FM: 佳田集团办公室主任
事由/SUB:关于规范集团公司行文格式的通知
日期/DAT:2009/03/04
抄报/CC:集团副总经理
抄送/TO:集团公司各部门各分公司 为规范集团公司内部行文格式,现对延用格式进行如下修订:
一、备忘录的定义:
备忘录是下级部门向主管领导对某项工作做出指示、对某项规章制度的界限给予解
释或说明、对某个事项进行审核批准时所使用的呈请性上行公文。
二、备忘录的基本格式:
1、呈报单位:由姓名和职务两部分组成,如:呈/TO:×××佳田集团副总经理;
2、备忘录编号:编号由部门两个主要汉字全拼的大写字母、年份、顺序编号三部
分组成,如:办公室20xx年度第一份备忘录编号应编写为:BG [2009]001号;其它部
门如下:
计划投资部:JT[2009]001号;
采 供 部:CG[2009]001号;
财 务 部:CW[2009]001号;
审 计 部:S J [2009]001号;
工程管理部:GC[2009]001号;
物业公司:WY[2009]001号; 综合服务部:ZF[2009]001号; 售 房 部:SF[2009]001号; 人力资源部:RL [2009]001号 凯旋广告公司:KX [2009]001号; 正泰建筑公司:ZT [2009]001号; 项目指挥部:ZH[2009]001号;
3、发文部门:由发文人、发文部门两部分组成。如:由/FM:××× 佳田
集团办公室;
4、事由:备忘事宜主题,如:关于国庆节放假值班安排的通知;
5、日期:即为发文当日的日期,如:2009/01/01;
6、抄报与抄送:抄报是所发文件涉及到的上级部门。如:××× 佳田集团
董事长。抄送是所发文件涉及到的相关部门。如:××× 佳田集团财务部;
7、正文:备忘录是陈述性文件,撰写时要简明扼要,一文一事,便于及时处
理;
8、审批:主管部门或上级领导对文件的签批。如:主管副总意见、董事长意见;
河南佳田实业集团
HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP
三、其它文件格式:
1、正文撰写要求简明扼要,一事一文;
2、字体:宋体(注:规章制度等正式性存档文件要求用仿宋字体);
3、字号:小四;
4、行间距:1.5倍;
5、边距:上2.5cm,下2.5 cm,左右3.0cm;
6、页码,如:第×页 共×页。
7、如有备注用小五号宋体字。
四、格式范例如下:
河南佳田实业集团
HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP
备 忘 录(四号黑体字加粗、居中)
呈/TO:××× 佳田集团董事长 BG[2009]×××号
由/FM:××× 佳田集团办公室主任(此姓名需亲笔签名)
事由/SUB:关于×××的通知/申请
日期/DAT:××××/××/××
抄报 /CC;××× 佳田集团副总经理 (小四黑体字加粗,名字与职务间隔2个空格)
要求:
1、正文撰写要求简明扼要,一事一文;
2、字体:宋体(注:规章制度等正式性存档文件要求用仿宋字体);
3、字号:小四;
4、行间距:1.5倍;
5、边距:上2.5cm,下2.5 cm,左右3.0cm;
6、页码,如:第×页 共×页。
佳田集团主管副总意见:(小四黑体字)
佳田集团董事长意见:(小四黑体字)
河南佳田实业集团
HENAN JIATIAN INDUSTRY GROUP
会 议 纪 要
豫·佳田 例纪字[2009]××号 会议时间:×××年××月××日 ××:××(时间) 会议地点:××会议室
主 持 人:××× 记 录 人:×××
出 席 人:××× ××× 缺席人员:××× ××× 要求:
1、会议主持人:会议主题、主要内容(宋体:小四 行距:1.5倍间距);
2、部门发言:主要内容、待办事项、需协调事项;
3、主管副总发言纪要;
4、董事长发言纪要。
5、字体:宋体(注:规章制度等正式性存档文件要求用仿宋字体);
6、字号:小四;
7、行间距:1.5倍;
8、边距:上2.5cm,下2.5 cm,左右3.0cm;
9、页码,如:第×页 共×页。。