跟单工作职责

一、跟单员基本工作及要求

（1） 销售订单处理

?

?

? 下单时，应注意在各方面存在的问题。如：颜色、数量、交期的沟通等。 客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类检索。 书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款

项。

（2）

? 销售送货安排 根据客户订单要求交货时间、订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存情况及在途物料等情况安排

销售发货。

? 为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的发货订单并打印出来，当天下午下班

前与仓库及生产和外协跟单沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单以及至少一张可以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。如因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相应责任。

? 涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的沟通。产品短

缺时先分配给主要客户。

（3） 生产库存跟踪

? 一定要把客户要求在生产单上写清楚。订单生产过程中要经常了解货物的生产进度，特别是临近交

货期时，要确定货物是否能如期出货，如不能如期出货，应提早通知客户货物延迟出货的原因及确切的出货时间。

? 交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货

期误差控制在1-2天。

? 生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到

解决的办法。

? 修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。

（4） 计算报价单

? 收到客户的询价后，先了解清楚客户询购的产品的详细要求（型号、尺寸、材质、表面、配置、包装等），

再根据这些数据做询价单

? 报价单的内容应包括：产品名称/图片，产品描述（材质、表面处理、规格、结构等），单价，包装方法，

付款方式，运输方式，有效期等。

（5） 客户服务

? 客户来访接待：客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为接待，并跟踪

记录客户来访情况。

? 客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下

次出现。

? 客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出

货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。

（6） 与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理

跟单最重要的个人素质是什么？沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！

? 同本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。

? 同客户的沟通：

先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。

? 配合销售主管并完成其交付的其它工作。

二、销售跟单的特点

1． 责任大

跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订

单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2． 沟通，协调：

跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通

与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。

3． 做好客户的参谋：

跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对

客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4． 工作节奏多变，快速：

面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的

工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5． 工作是综合性的：

跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。

对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉生产运作流程。

三、跟单员的素质要求：

跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

1. 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

2. 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的

安排。

3. 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

4. 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款

式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

5. 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

6. 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成

自己想要做的事。

7. 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，

用法。

8. 谈判能力。有口才，有技巧。

9. 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。

第二篇：跟单员工作职责

跟单员工作职责

工作概要

负责接收订单、出货及新店配货，补件和订做产品的跟踪，核对发货账款，客户的对账，

工作内容

1、 根据作业流程接受客户订货，确认订单，并进行跟踪，直至产

品交付完成；

2、 登记客户补件，订做和退货并跟踪处理；

3、 负责出货时下《派车单》，及时追踪发货时间

4、 协调财务对帐工作的处理；

5、 负责处理客户投诉问题，并将处理结果汇报给跟单主管，

6、 整理并保密销售部资料和受控文件

7、 负责规定区域内的卫生]

8、 负责新产品推广中的数量跟踪并与客户进行沟通

9、 负责就订单向客户答疑，及时向顾客传递公司的有关政策和新

产品发布信息

10、 负责完成公司安排的其他临时性开作；

11、 负责完成上司交代的其他工作；

12、 下特殊定做单，必须书面下单到生产车间；

权力

根据公司制度满足或拒绝客户不合理要求的权力。

考核制度

为了提高跟单员的工作效率与处事能力，制定以下考核制度明细如下：

1客户订单必须在发货前1天回复

2订单回复一要要准确无误

3发货单一定要标明发的一切货物和物品（比如一包五金包） 4跟单人员工作态度要端正

5工作安排合理性

（1） 当日工作当日做

（2） 工作安排一定要在规定时间内完成

6接客户订单必须用传真的形式，不接受口头订单，以必免发错货

资料与档案管理制度

目的：为了使各种资料与档案得到有效管理特制定本制度。 范围：适用于公司所有资料和部门。

内容：

（1） 资料与档案包括公司所有设防备说明书、保养卡、公司宣传资

料，活动方案、供应商和客户相关资料，以及竞争对于相关信息等；

（2） 所有资料和档案必须由跟单组分类建档管理，并加以标识；

（3） 相关人员因工作需要，借用资料时，必须提出申请，经部门经

理审批后到跟单组处借用；

（4） 跟单组应对借用情况予以记录（包括借用时间、归还时间、借

用资料名称等）；

（5） 借用绝密资料时，必须经过总经理同意后，方可借用；

（6） 无工作需要或未经许可，任何人不得借阅资料；

（7） 除特殊情况，借用资料与档案时间不能超过三天；

（8） 任何人不得将公司资料与档案带离公司或将绝密资料信息外

泄；

（9） 跟单组应定期对资料进行盘点，发现问题及时上报；

（10） 以上制度自审批之日开始执行，望大家共同遵守。