常州市交通局文件
常交办〔2008〕2号
关于印发《信访事项答复意见书和办理情况报告格式》的通知
各辖市（区）交通局，各企事业单位：
为进一步规范信访工作，提高信访事项答复意见书及办理情况报告的质量，特制定《信访事项答复意见书和办理情况报告格式》及相关文本样本。现印发给你们，请认真遵照执行。 二ＯＯ八年一月八日
信访事项答复意见书格式
一、文本格式
（一）标题：关于XXX信访事项的答复意见
（二）正文：
第一部分：信访人反映的具体信访事项的受理情况。包括：（1）收到信访事项的日期。如果是由其他机关转送、交办的，要写明转送或交办机关和本单位收到日期。（2）受理的信访事项。如受理多个信访事项，应逐一写明。
第二部分：信访事项的事实认定情况及处理意见。包括：（1）对信访事项发生的时间、地点、主要事实的认定。（2）作出处理意见所依据的法律、法规和政策。（3）处理意见。对多个信访事项要逐一答复。
第三部分：告知对答复意见不服的救济途径。告知信访人如对答复意见不服，可自收到本答复意见之日起30日内向上一级行政机关申请复查。
（三）落款：包括作出答复意见的单位名称及日期，并加盖单位公章。
二、有关要求
（一）信访事项答复意见书必须由有权处理机关作出，不能以机关内设机构或信访职能处室的名义答复信访人。答复意见书加盖单位公章，不能盖单位内设处室章。
（二）信访事项答复意见书要有针对性。对信访人所提出的问题不能避而不答，多个信访事项要逐一进行答复，答复意见要明确具体。
1
（三）信访事项答复意见书要有准确性。用词造句通俗易懂，表述准确，简明扼要，不使信访人在理解上产生歧义。
（四）信访事项答复意见书的形成要有严格的报批审查程序。一般信访事项由单位分管领导审核签发，重大信访事项由单位主要领导审核签发。
（五）信访事项答复意见书使用A4纸。
（六）信访事项答复意见书须在法定期限内送达信访人，送达方式包括直接送达、挂号邮寄送达等。答复意见书抄报上一级机关和同级政府信访工作机构。上级机关或同级政府信访工作机构交办的，要向交办机关报送办理情况报告；其他机关转送的，要向转送机关通报办理情况。
信访事项办理情况报告格式
一、文本格式
（一）标题：关于XXX信访事项的办理情况报告
（二）正文：
第一部分：信访事项的受理情况。包括：（1）收到信访事项交办函的日期、交办机关的名称及交办编号。（2）交办信访事项的具体内容。（3）向信访人送达受理告知单的时间和方式。
第二部分：信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程．包括：（1）信访人基本情况。（2）调查核实、会议研究、领导审批、确定处理意见等工作过程。
第三部分：对信访事项的事实认定结论及处理意见。包括：（1）经核实认定的主要事实。（2）作出处理意见的法律、法规及政策依据。（3）处理意见。多个信访事项的处理意见要逐一写明。
第四部分：将信访事项处理意见向信访人进行答复的情况。包括：（1）书面答复意见的送达方式及日期。（2）信访人对书面答复意见的态度。
（三）落款：包括信访事项承办单位名称及日期；并加盖单位公章。
二、有关要求
（一）信访事项办理情况报告要事实清楚、定性准确、用词恰当、言简意赅。
（二）信访事项办理情况报告须经信访事项承办单位的分管领导审核签发，重大信访事项必须经单位主要领导审核签发。并在文头标明。
2
（三）信访事项办理情况报告使用A4纸，文头纸使用单位文件纸。落款加盖单位公章，不能盖单位内设处室章．
（四）信访事项受理告知单、信访事项答复意见书作为办结报告的附件一并上报交办机关。
（五）上级机关交办的信访事项，办理情况报告抄送同级政府信访工作机构。 〖信访事项答复意见书样本〗
××市××区××镇人民政府
××× [2007] ×号
关于张××信访事项的答复意见
张××：
你于20xx年×月×日向×××写信（或到××部门上访）反映的信访事项，根据属地管理、分级负责和谁主管谁负责的原则，已于20xx年×月×日交由我镇调查处理。根据你信访反映的问题和上级交办意见，我镇人民政府受理的信访事项有：1.×××××。2.×××××。（该部分写明受理的信访事项）
镇政府对你提出的信访事项十分重视，经调查研究，确定了处理意见。现答复如下：
1．关于×××××的问题。经查，你反映的情况属实，符合×××××文件规定，镇政府同意×××××。你可于×月×日到镇政府办理相关手续。
2．关于×××××问题，根据××市××区《关于×××××的规定》，你本人不属于文件规定可以享受×××××待遇的对象，镇××站作出的×××××决定是恰当的。你提出的×××××要求不予支持。
（以上1、2部分写对信访事项的事实认定情况、处理结论及作出处理结论所依据的法律、法规和政策。）
如对本答复意见不服，你可自收到本答复意见书之日起30日内向××市××区人民政府申请复查。
××市××区××镇人民政府
二00×年×月×日
〖信访事项办理情况报告样本〗
3
××市××区××镇人民政府
××× [2006] ×号 签发人：×××（标明签发人）
关于张××信访事项的办理情况报告
××市信访局：
你局信（或访）交字[2007]××号《信访事项交办单》，我镇于20xx年6月16日收悉。张××于20xx年×月×日向×××写信（或至×××部门上访）反映：×××××。根据你局的交办函，我镇于20xx年×月×日向张××挂号邮寄了《信访事项受理告知单》。（该部分写信访事项的受理情况。）
张××，男，46岁，××镇××村人，现在××镇××站从事××工作。自200×年×月以来，张××多次就×××××问题向×××部门进行信访。我镇对张××提出的信访事项十分重视，由镇经管办、信访办、司法办进行了联合调查。镇政府于×月×日由副镇长主持召开会议进行了研究，确定了处理意见：（该部分写信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。）
1．关于×××××的问题。张××反映的情况属实，符合×××××文件规定，镇政府决定×××××。
2．关于×××××问题，张××反映的情况与事实不符。事实是×××××。信访人提出的要求不符合××市××区《关于×××××的规定》，决定×××××。
3．关于张××与×××公司合同纠纷的问题，根据《信访条例》规定，该问题不属于行政机关信访事项受理范围，我镇已告知其不予受理并建议其申请仲裁或向×××××人民法院提起诉讼。
（以上1、2、3部分对信访事项逐一作出是否属实以及是否符合有关规定的认定，并写明处理意见及依据的相关法律、法规和政策。）
我镇于200×年×月×日向张××以××方式送达了答复意见书。张××对答复意见表示满意。（该部分写明处理意见的送达方式、送达日期及信访人对答复意见的态度。）
特此报告。
附件：1．《信访事项受理告知单》；
2．××市××区××镇人民政府《关于张×××××信访事项的答复意见》。
××市××区××镇人民政府
二00×年×月×日
4
第二篇：信件回复
分析下原因,一般情况下我会再写封追踪信给他:
Dear Sir,
Hope you are fine,my friend.
It is regret that I haven't receive any information from your side. May I have your idea about our offer?We will try to satisfy you upon receipt of your reply.As we don't want to lost a good customer like you!
If there is anything we can do for you,we shall be more than pleased to do so. Hope we can build good cooperation with you.
如果客人还没有回信,一周后再问客人不回信的真实原因.(一般情况,70%的客人会告诉你他的原因)
Glad to contact you again!
Have you kindly check my offer? Hope they are workable for your market! Sorry that we still don't receive any
information from you. I would appreciate for your any comment about our offer, including price, quality, service. No matter if it is positive answer, It is great help for us to meet your requirement.
Waiting for your favorable reply soon!
之后的日子里,可以尝试新产品的报价,刺激下客人的神经.
我通常是这样写的：
good day!
my quotation of digital photo frame you might have received and considerate. could you kindly advise your comments at your earlier convenience?
if the products is not you are expecting, please advise me your details requirement, i will re-offer as soon as possible. i am of service at any time!
但是，不同的客人，我会变换着写邮件，让客人知道我们公司，产品的存在．我不会把客人缠得太紧，约十来天给他一封邮件我通常这样回复的：
Dear ***,
Wish you have a nice day!
May I ask whether you have received my quotation? Now I am sending it again, if you have any other ideas. Please feel free to contact me. We will do much better if you can give any advices to us.
I am waiting for your reply ASAP.
Best regards
Wennie．但是，想成功可不是容易的事情．
dear sir
have you received our quotation of ..., if you have any further question, please don't hesitate to contact us. we are waiting for you comment about our quotation.
we hope that we can establish a good business relationship with you in the nearest future.
your prompt reply will be appreciate.
回复A：直接去函敦促 Dear Hugo Chu, Wish everything well with you and your esteemed company ! We are in receipt of your letter dated Aug 10 , and as requested was expressed you 3 catalogues for our refrigeration goods . We hope they will reach you in due course and will help you in making your selection . Wish we will promote business as well as friendship! Best wishes ! Kevin
回复B： 先写邮件问清情况。本人觉得先写邮件问清情况，简单的询问，如HAVE YOU RECEIVED MY P/I, IS THERE ANY QUESTION OR PROBLEM WITH YOU? 再问何时开L/C 或汇订金过来.....如客户没回复，那你应该(很有必要)打个电话过去问清情况。是价格问题还是临时发生改变? 客户是中间商，还在等最终客户的确认？还是其它问题？然后根据情况做一些措施看能否挽回这一张订单。 Dear Sir, Good morning! Hope you have got a wonderful weekend! For several days no news from you, my friend. Now I am writing for reminding you about our offer for item of **** dated ** ** ** according to your relative inquiry. Have you got (or checked) the prices or not? ( You can add some words to introduce your advantage of your product or something else to attract the customer). Any comments by return will be much appreciated. It will be our big pleasure if we have opportunities to be on service of you in near future. Looking forward to your prompt response, Thanks and best regards, Yours Faithfully Kevin
回复C：如果仍然没有回音的话，可以在一、两个月后再写一封信。 Dear Sir, Now I am writing for keeping in touch with you for further business. If any new inquiry, welcome here and I will try my best to satisfy you well with competitive prices as per your request. By the way, how about your order (or business) with item ? If still pending I would like to offer our latest prices to promote an opportunity to cooperate with each other. Thanks and best regards, Kevin