书信是人类交流的一种最古老也是最重要的方式之一，对于人类的交际具有重要的意义。大学生无论在何时何地，都需要因为各种原因而给相关人士写信，来表达自己的动机、目的和愿望等。书信分为私人信函和公务信函。私人信函属于非正式文体，一般是指与熟人、家人和朋友之间进行日常事务交流的信件。私人信件用词可以比较随意，但是语气要真挚。
公务信件则属于正式文体，通常用于商务和外贸场合，以及公司与公司之间、与客户之间的业务往来等。其中最实用也是最重要的包括辞职信、请求信、建议信、求职信、道歉信、感谢信、申请信、投诉信、询问信、邀请信和祝贺信等。尽管书信类别多样，但是我们一定要牢记，所有的书信都是“万变不离其宗”，只要掌握其格式、框架和基本语气，就能够写出一篇质量上乘的书信出来。 书信的写作格式
当前的书信格式主要有英式和美式两种。英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。美式结构则是齐头式结构，在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。具体如下所示：
缩进式：
Dear Kate,
I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.
If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot.
Yours,
Judy
齐头式：
Dear Kate,
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Yours,
Judy
书信的结构：
英文的书信结构通常包括6个组成部分：信头（heading，包括寄信人地址和日期）、信内地址（inside address，指收信人地址）、称呼（salutation）、正文（body）、结束语（complimentary）、签名（signature），有时候还包括附言（postscript）和附件（attachment）。
称呼：
称呼是书信的开头部分，是写信人对收信人的称谓。无论是私人信件、还是公务信件，一般都以“Dear”作为开头引出收信人的姓名和头衔。称呼的后面一般都要求加逗号。
在私人信件中，如果写信人与收信人关系比较亲密，则称呼可以比较随意，一般都是“Dear”后面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”后面加长辈的称呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果关系不是非常亲密，则要称呼对方的姓，写做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁状况的时候，宜用“Ms.”。
在公务信件中，一般的称呼格式是在收信人头衔后加姓，或者加收信人全名。要特别注意收信人的头衔。具体称呼方式及缩写如下：
男士：Mr.
女士：Mrs., Ms., Miss
教授/博士：Prof./Dr.
市长、法官、议员或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”) 编辑：Editor
不知对方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern
正文：
正文一般包括三个部分。第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头
提出的问题进行充分的说明和解释。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。如：
I am looking forward to your reply.
Please pass my best wishes to all your family.
结束语：
结束语是写信人对于收信人的谦称和致敬。在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于关系非常亲密的朋友或者亲人，则还可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。
在公务信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。
特别是在给一些团体和不知名的个人的正式信件中，除了以上结束语外还可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.
英文信件结束语形式非常多，对于考生来说如果能够掌握各种情况下的不同结束语自然最好，但是对于应试来说，考生掌握一个“Yours sincerely”就可以以不变应万变，因为这个结束语普遍适用于私人和公务信件。
英文书信的各组成部分（The Parts of English Letters）
1. 信头 （The Heading / Letterhead）
2. 收信人的地址、姓名 （The Inside Address）
称呼 （The Salutation）
正文 （The Body of the Letter）
结束用语 （The Complimentary Close）
签名（The Signature）
除以上六项外，有时一些书信还有附件（Enclosure）和附言（Postscript）两项次要补充性部分。它们是否需要，则视实际情况而定。
另外，公文信还有“事由”一项。事由，在正式公文中占有一行，用SUBJECT 或Re: 来表示,“事由”即信的主要内容，一般信件中可以略去。
信头 （The Heading / Letterhead）
信头也称信端，通常位于信纸的右上角。它包括两项内容：（1）写信人的地址，
（2）写信日期。凡是正式英语信函都需要写上发信人的地址和日期。但如果使用具有公司或单位台头的信纸，则只需写上日期即可。需要注意的是，英语书信和汉语书信在地址和日期的写法上有很大的不同。汉语书信的地址是从大到小依次排列，而英语书信则恰恰相反, 即从小到大。例如：
中国北京市海淀区学院路37号
写在英文信件中则为：
37 Xueyuan Road,
Haidian District,
Beijing,
PR China
在发到国内的书信地址上，不需要写国名；而发到国外的书信，必须在发信人和收信人的地址上写上国名。
英文书信中的日期的写法常见的有两种，顺序为：月、日、年 或 日、月、年。例如：20xx年4月25日
英文可以写成：April 25, 2005 或：25 April, 2005
见下面各例：
(1) (美式)
76 Brooklyn Avenue 美国纽约第九邮区
New York 9, N.Y. 布鲁克林大街76号
U.S.A. 20xx年3月21日
March 21, 2005
（2）（英式）
No. 21, Victoria Street 英国伦敦中央东7区
London, E.C.7, 维多利亚大街21号
England 20xx年3月21日
21st March, 2005
（3）
Nanjing University, 中国南京
22 Hankou Road 汉口路22号
Nanjing, 南京大学
China 20xx年3月21日
March 21, 2005
（4）（斜列式 / 阶梯式）
English Section, Class 0501, 江苏南京
Foreign Languages Department, 南京大学外语系
Nanjing University, 英语专业05级1班
Nanjing, Jinagsu Province 20xx年3月21日 March 21, 2005
收信人的姓名地址 (The Inside Address)
收信人的姓名地址也称信内地址, 它位于信笺的左上角，从左边略低于写信日期一、二行处顶格写起。先写姓名和头衔，后写地址, 其排列次序与写信人的先后次序要求一样。
在非正式英语信函中，可以不写收信人的姓名地址，但是在正式英语信函中则必须包括这一项内容，而且通常还需要在收信人的姓名后包括称谓和职务。注意，收信人的地址要排在发信人的地址和日期之后。
收信人的姓名前冠以何称，有一定的习惯。常见的情况是：
根据收信人的性别分别在名字前加Mr. Mrs. Miss, Ms.等词。
Mr. (Mister) 冠于男子名字前，复数为Messrs. (Messieurs), 相当于
Gentlemen。
Mrs. (Misstress) 用于已婚妇女，之后接其夫之姓。如：Mrs. Smith
Miss (无缩写形式)，用于未婚女子， 如：Miss Jane.，其复数为Misses, 如：Misses Jane and Mary
Ms. 用于不知是否已经结婚的妇女。这在事务性信件中较为常见。
（2）根据收信人的身份冠以学位、头衔等，如：
Dr. (Doctor) 冠以博士之姓名前；
Rev. (Reverend) 冠以神职人员的姓名前；
Prof. (Professor) 冠以教授的姓名前；
Pres. (President) 冠以董事长、会长、大学校长、总统的姓名前； Hon. (Honorable) 冠以市长、内阁成员、议员、大事、法官等姓名前
（3）如果收信人是公司、机关或单位，一般不写个人的名字，而写负责人的职务名称，如 The Manager, The President 等。
3．称呼 (The Salutation)
非正式英语书信中，多半是在Dear 之后直呼其名或在My dear 后 加上称呼，如Dear John, My dear father 等。但在正式英语信件中, 则要根据收信人是谁而相应的变动。一般情况是：
（1） 写给个人或自己的朋友，常在姓名、姓氏、名字前加 Dear 一词。如：Dear Wang Jing, Dear Wang, Dear Jing。写给外籍人士，可用Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Jones, Dear Professor Lawrence, Dear Dr. Pangloss 等。但注意：在Mr., Mrs., Miss，Ms 和Dr.等称呼后只用姓氏，不写名字。
(2) 写给机构或公司，常用Sir(s), Dear Sirs 和Gentlemen. Sir(s) 是比较正式的礼貌称呼，通常用于公文；Dear Sirs 是英国人比较喜欢的用词，
Gentlemen 为美国常用词。注意Gentlemen 仅用复数形式，不用单数Gentleman, 也不用Dear Gentlemen。
(3) 因为从英美人的名字可以看出对方的性别，所以如果知道收信人的名字是 Michel Byram, 则称呼 Dear Mr. Byram。如果对方为女士，名字叫 Barbara Johns, 为稳妥起见，可以称呼对方为 Dear Ms. Johns。
(4) 如果对方是 professor, doctor, dean, president 等，也可用 Dear Professor ?, Dear Dr.?, Dear Dean ?, Dear President ?。
(5) 如果不知道收信人的名字， 那么称呼可以是如下几种：Dear Sir or Madam, Dear Sirs, Gentlemen 等等。
(6) 如果是写给妇女社团、组织， 可用Madams 或 Ladies 等尊称。
4． 正文 ( The Body of the Letter)
正文是信的主体，是信中最重要的部分。英语书信的正文通常包括三个部分：
（一）写此信的目的；（二）具体要表达的内容；（三）表示希望或祝福的话。如：
With best regard .
Hoping for an early reply .
Looking forward to hearing from you soon.
Looking forward to an early reply.
With kind regard to your father (mother, wife ?).
Please convey my best regard to your father (mother, wife?).
一般书信的正文从低于称呼一、二行处落笔，每段第一行向右约缩进五个字母。正文要求简明扼要，条理清楚。每段不宜太长，尤其开头和结尾两段，更应简短。
如果正文是用打字机打，则要注意上、下、左、右的空边。一般来说，正文约占信笺的四分之三，左边的空白要比右边稍大一点，下方的空白要留得大一些。总之，空白要适中，两边要整齐。
5．结束语（The Complimentary Close）
结束语是写信人对收信人的一种谦称，相当于我国书信中的“敬上”、“谨上”、“谨启”等。结束语单独成行，通常位于正文末行下面一、二行，可写在与正文左对齐的地方，也可以从中间向右写。开头词第一个字母要大写，末尾加逗号。
结束语应根据通信者之间的不同的关系适当地选用，并注意与称呼吻合一致。具体写法大致如下：
1）写给机关、团体、公司或不认识的人
Yours faithfully, (您忠诚的)
Yours truly, (您忠实的)
Yours very truly, (您非常忠实的)
2） 写给上级、长者或老师等
Yours respectfully, (您恭敬的)
Very respectfully yours, (您非常恭敬的)
3) 写给一般朋友、熟人、同学或同事
Yours sincerely, (您真诚的)
Yours very sincerely, (您非常真诚的)
Sincerely yours, (美)
Sincerely, (美)
Yours cordially, (您真挚的)
4） 写给亲属或挚友
Yours, (您的)
Yours ever, (您永远的)
Yours affectionately, (您亲爱的)
With love from, （爱您的）
Your loving son (daughter, sister, mother?) （您的爱子、爱女、姐妹、母亲?）
5) 在非正式信函中，可以用Love, Sincerely 等；在正式信函中，如果称呼为 Dear Mr?., 或Dear Ms?, 结束语用 Yours, Yours sincerely; 如果称呼为Dear Sir or Madam, Dear Sirs, Gentlemen, 则用Yours faithfully 或Yours truly 。
6．签名（The Signature）
签名指自己的亲笔署名，一般签在低于结束语一、二行之处。如果使用打字机，除打上自己的名字外，也要亲笔签名，这对于商业书信和事务性公函尤为重要。其做法是：
(1) 如签署者代表单位而非个人时，应在结束语的下一行，打出全部大写的所代表的单位名称。如：
Yours very truly,
MILLS SUPPLY COMPANY
(签名)
(2) 写信人如是女性，而且与收信人素不相识，应在署名前（如用打字机，则在打出的名字前，）根据自己婚否，用圆括号注明“Miss”，或“Mrs.”等字样，以便对方复信称呼。如：
A) Truly yours, B) Yours sincerely,
(签名) (签名)
（Miss）Esther Dyson (Mrs.) Jennifer Bless
(3) 如果是代理署名，一般在打出的大写本单位名称前打上By, For, Per 或P.P.(Per Procuration 的缩写)等字样，以表示代署。如：
Yours very truly,
For STERN & COOKE CO., LTD.
(签名)
Edward Sewell
(4) 如果署上自己的职称或头衔，可写在或打在最末一行。如：
Yours truly,
(签名)
John Smith
Professor of English
一封信将名字签好后，本来可以寄发出去，但有时可能会发现内容有点遗漏或随信需寄点什么附件等还要予以说明。这些虽属补充部分，但其写法也有具体要求，现说明如下：
1）附件（Enclosure）: 如果信内已说明有附件要寄，也要在信笺的左下角附注说明，以便收信人查阅。如：
Encl: Doctor’s Certificate (附：医生证明一张)
Enclosures: 2 Invoices (附：#5@p两张)
2）附言 （Postscript）: 一般而言，除非确属需要，最好不要附言，尤其郑重的函件，更应避免。如用，则在签名的下一、二行，信笺的左边，先写P.S. (即Postscript的缩写)，接着写出要讲的话。如：
???????????????????????????????. ???????????????????????????????? ??Looking forward to an early reply!
Yours truly,
Denis Green
P.S. Kindly send me a syllabus.
Writing Assignment 1：
1. 用你的姓名和住址（首都医科大学，中国北京右安门外西头条10号，邮编：100069）
给下面这位教授写好信头和收信人姓名地址。
Professor Levy Lawrence, P.O. Box 6332, Stanford CA 94309,U.S.A.
2. 用你的姓名和住址（首都医科大学，中国北京右安门外西头条10号，邮编：100069）
给Dr. John Smith, Dept. of Education, University of Maryland, College Park, Maryland 20742-1175,U.S.A.写一封邀请信，请他到中国来度假。 Key to Writing Assignment 1
1. Capital University of Medical Sciences
10 Xitoutiao, You An Men / 10 You An Men
Beijing, 100069
China