函
l 函的来源：古代公文（公牍）写好后，再加一个木片，称为 “检”（封面），中间的下凹部分。后来指整个公文（信函，函件）。
l 函的古称：关、刺、牒、移。
（一）函的概念
l 函是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求审批和答复审批事项时使用的公文。
l 一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，这个容易理解；
l 另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。
l 在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或咨询，都要使用“函”这种平行文体，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。
l 即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函。
（二）函的特点：
1.使用的广泛性
l 函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。
2.形式的多样性
l 公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，要严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题，但正文之后，要有机关署名、日期和公章。
3.写作的灵活性
l 一是篇幅短小，一文一事，轻捷简便，写法灵活；二是笔调灵活多样，请求批准事项的函与答复事项的函，笔调庄重严肃，商洽事务的函，语气委婉，谦恭有理。
（三）函的分类
1.按性质和用途划分，函可以分为商洽函、问答函、请批与复批事项函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。
Ø 商洽函
Ø 机关、单位之间商洽工作、联系事项用商洽函。发函机关要求商调人员，洽谈业务，请求支援，要求协作，联系参观访问等，受函机关做出答复。
Ø 问答函
Ø 是不相隶属机关之间询问或答复有关情况与事项的函。询问函所问的问题是本机关职责范围内应当予以解决但又无据可查或难以解决的问题，主要用于询问有关情况，征询意见，催办有关事情等。
Ø 答复函要有明确的针对性，根据本机关的职责范围、本机关的客观条件和能力去解答，不能越职越权去处理或解答问题。
Ø 请批与复批事项函
Ø 发函机关或单位向不具有隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项，业务主管部门则用函答复审批事项。
Ø “业务主管部门”是指平行的或不相隶属的政府主管职能部门，如向计划、规划、财政、税务、劳动人事、机构编制、工商行政、物价、外事、基建、科技、进出口贸易部门提出请求批准事项。
Ø 这种函代行请示职能，写法也类同于请示。主管部门收到这种函，应视同于请示。
按函的行文方向划分，函可以分为发函与复函两大类。
Ø 主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函。
Ø 但有时可以灵活处理。上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错，但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门（一般与下级机关在级别上是平级的）在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式。
Ø 发函：商洽工作、提出要求、询问事项。
Ø 复函：对发函的回复，回答对方的商请和问题。
函的写法
标题
Ø 一般由“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”组成，要写明是“函”，还是“复函”。
l 《关于请求拨款举办“民间艺术节”的函》
l 《关于拨款举办“民间艺术节”的复函 》
发文字号：正式的函，无论是发函还是复函，都应标注发文字号。写法：“××函〔2011〕×号”。
主送机关
l 函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。
函的正文
（1）发函缘由
l 这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。
l 这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。
（2）事项
l 这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。
（ 3）希望请求
l 这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。
结尾
l 另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
l 函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。
正文——发函
（1）开头：开头说明发函的目的、根据或理由。
（2）主体：写明所商洽、询问、请示或答复的具体内容。
发函：一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由；再简明扼要交待清楚商洽、告知、请求、询问的事宜；再
（3）结尾：函一般使用得体的收束语作结尾，常用“请即函复”、“盼复”、“望早日函告”、“望准予××是荷”等。用 “请函复”、“请复” 、“请予以接洽为荷”、“请批准”、“特此函达”结语。
正文——复函
（1）开头：引述来函标题及来函文号，如“你厅《关于拟录用1996届大中专毕业生的函》（国安政〔1996〕18号）收悉。 ”
（2）主体：针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等；
（3）结语：答复函的结束语通常有“此复”、“特此函复”等。
写作函应注意的问题
1.行文要单纯
l 一事一函，直陈其事。
2.行文目的要明确
l 无论是发函或复函，都应具体、准确。发函的侧重点在于询问问题、洽谈事项要清楚明白，复函的侧重点在于对发函所提的问题给予明确、具体的答复。
3.行文要符合文种要求
l 因函是平行文，语言要平和礼貌，不用“必须”、“应该”、“注意”等指示性语言，也要避免阿谀逢迎。
l 正确使用结束语，发函常用“为要”，“为盼”等结束，复函常用“特此回复”、“此复”等结尾。
公告与通告
（一）公告的概念
l 公告是国家权力机关、行政机关向国内外宣布重要事项或者法定事项的知照性公文。
l 它所宣布的事项都是有关重大的、国内外关注的事项，内容庄重严肃，体现着国家及其权力机关的威严。
l 公告的发文机关一般由级别较高的国家行政机关或权力机关及其常设机构制发。包括某些法定机关如最高人民法院、最高人民检察院以及被授权的国务院部门如海关总署、新华通讯社、中国人民银行等。
l 地方机关、基层单位、群众团体一般不宜制发公告。
公告的特点
公开性
Ø 宣布对象：公告是面向“国内外”公众发布重要事项和法定事项的公文，其信息传达范围有时是全国，有时是全世界。
Ø 我国政府曾以公告的形式公布中国科学院院士名单，一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位，一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。
Ø 我国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告，公布中国名酒和中国优质白酒的品牌、商标和生产企业，以便消费者认清名牌。
告知性
Ø 内容的新闻性
Ø 所谓新闻，就是对新近或正在发生的具有一定社会价值的事实的报道。公告的内容在一定程度上具有新闻的特点。
Ø 传播方式：通过大众新闻媒介
Ø 公告的发布形式也有新闻性特征，它一般不用红头文件的方式传播，而是通过新闻媒介公开传播。
庄重性
Ø 使用范围级别高
Ø 公告发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。国家最高权力机关（人大及其常委会），国家最高行政机关（国务院）及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关，如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等，有制发公告的权力。其他地方行政机关、党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。
Ø 内容特别重大
Ø 公告的内容必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项，或者依法必须向社会公布的法定事项。公告的内容庄重严肃，体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公诸于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。
公告的分类
重要事项类公告
l 主要用于级别较高的国家行政机关郑重地宣布有关的重要事项、重大事件。
l 宣布国家领导人选举结果，国家重要领导岗位的变动、逝世等；
l 公布重大国家事务活动，国家领导人出访或者外国领导人来访，答谢外国政府、政党及某知名人士对我国重大政治活动和重大庆典的祝贺；
l 公布国家重要统计数据，公布重大科技成果；
l 宣布重要军事行动，如发射洲际导弹的消息；
l 宣布涉外经济合作的重要决定等。
法定事项类公告
l 政府的职能部门依据有关法律、法规，按照法定的程序发布。目的在于通过法律手段，确定某些专门事项、重要事情和主要环节的合法性，并对其加以保护。
l 《商标公告》是国家工商行政管理总局商标局依据《商标法》将有关商标注册事宜向社会公布的一种国知性法定刊物，也是商标注册工作中的一道法定程序。
Ø 《商标公告》每月发行4期，可根据各期公告内容的多少，不定期地分为上、下两册。
Ø 其主要内容有：注册商标，初步审定商标，异议裁定商标，变更、转让、续展、撤消、注销商标，许可使用合同备案商标，特殊标志和集体、证明商标，以及其它需要向社会广为先知的有关商标事宜。
Ø 企业法人登记公告是国家授权登记主管机关发布的具有法律效力的正式文告，向社会公开发布企业登记公告、宣告企业法人成立、登记事项变更、注销等情况，提供企业法人登记有关的基础信息和准确资料，以利于民事主体依法确立合法地位和调整民事法律关系。
Ø 企业法人登记公告由国家工商行政管理总局和省、自治区、直辖市工商行政管理局，依法统一组织发布。
Ø 企业法人登记公告分为开业登记公告、变更名称登记公告和注销登记公告。
Ø 企业法人登记公告的基本形式为期刊式，刊名为《中国企业法人登记公告》，规格式样和组织发布时间由国家工商行政管理局统一规定。
政府或事业单位为了实现其采购目标，使用招标公告和中标公告的形式，不属于行政公文的范畴。
l 使用“公告”的机关，级别一般较高，而且事关重大，因此，发布“公告”是一桩极为严肃的事情，一般的单位不可随意滥用。
l 目前，社会上对“公告”的使用比较混乱。如商店的“开业公告”、银行的“中奖公告”以及停电、停水、收费、改变车辆行驶路线的公告等等，都是由于不了解公告的使用范围造成的，其实这些用“敬告”、“通知”、“通告”、“广告”就可以了。
公告的写法
公告的标题和发文字号
l 公告的标题有四种不同的构成形式。
l 一是公文标题的常规形式，由发文机关＋发文事由＋文种组成。如《国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告》、《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》。
l 二是省略主要内容的写法，由发文机关＋文种组成。如《国家税务总局公告》、《对外经济贸易部公告》，这是公告比较常用的标题形式。
l 三是省略发文机关，由发文事由＋文种组成。如《关于1990年全国清理“三角债”成果和1992年继续清理“三角债”工作的公告》。这种标题形式比较少见。
l 四是只标文种《公告》二字。
l 公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下文正中标示“第×号”。有些公告可以没有发文字号。
公告的正文
（1）开头：主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等。如1989年6月15日的《对外经济贸易部公告》的开头：
l 为了进一步加强对进口货物唛头及进口合同编号的管理，消除目前在进口唛头代号上的混乱现象，根据治理经济环境，整顿经济秩序的精神，特对进口唛头的管理公告如下：
l 这是公文普遍采用的常规开头方式，多数公告都采用这样的开头。但也有不写公告缘由，一开头就进入公告事项的。
（2）主体
l 主体用来写公告事项。因每篇公告的内容不同，主体的写法因文而异。有时用贯通式写法，有时需要分条列出。总之，这部分要求条理清楚、用语准确、简明庄重。
（3）结语
l 一般用“特此公告”的格式化用语作结。不过，这不是惟一的选择，有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事完文止。
通 告
（一）通告的概念
l 通告是用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。
l 通告是党和国家机关、人民团体、企事业单位使用的下行公文。
（二）通告的特点：
1.强制性
l 让人们遵守或照此执行的事项，特别是规章性通告，在公布规章的同时，还规定了惩处的办法。
2.广泛性
l 适用的范围、内容以及使用的主体极其广泛。
l 大到国家政策法令，小到群众生活中某些需要周知遵守的具体事项，无论是政治、文化生活领域，还是交通、金融、税收、水电、城市建设、乡村规划等经济领域，各行各业都可使用。
3.知照性
l 通告的内容，要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓，以使他们了解有关政策法令，遵守某些规定事项，共同维护社会公务管理秩序。要求在一定范围内遵守或者周知，即告知+关照。
通告的分类
l 通告有规章性通告和事务性通告两大类型。
1.规章性通告
l 由政府或者政府的执法部门（公检法、交通、城管、工商、税务、卫生等）公布政府的规章，具有政策性和法律性，要求社会有关方面必须遵照执行。没有执法权力的单位或组织不得发布此类通告。
l 《云南省人民政府关于查禁非法种植罂粟的通告》
l 《关于对电动自行车和其他安装有动力装置的非机动车不予登记、不准上道路行驶的通告》2006年11月06日
事务性通告
l 在一定范围内需要周知或需要办理的具体事项。在建设用地、更换证件、修路、暂断交通等方面使用。
l 事务性通告让有关人员知道就行了，不具备法规性。它内容具体，业务性强，发布方式是见诸报端或张贴的形式。
通告的写法
标题
（1）完全式标题
l 《广西工商行政管理局广西国有资产管理局关于办理2009年度企业法人年检及国有资产产权登记的通告》
（2）省略发文事由，由发文机关+文种组成。
l 《济南市公安局通告》、《××市房地产管理局通告》
（3）有的通告标题只有文种“通告”两字。
通告的发文字号
l 通告的发文字号不像一般公文那样只用常规方式，在实践中有多种情况并存。
正文
（1）通告缘由
l 作为开头部分，通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的和意义。
l 近期以来，我市清理非法占道经营，经过几次集中整治，取得了一定效果，但在一些主干道上仍有反复，禁而不止，影响交通和市容环境，群众反映强烈。为推进“讲文明、树新风”活动和精神文明建设八大工程的深入开展，市政府决定，集中一段时间，加大工作力度，实行综合整治，坚决彻底清理非法占道经营，让路于车，还道于民，改善交通秩序和市容环境。现通告如下：
（2）通告事项
l 明确具体写出通告的内容、通告事项的要求和实施措施。这是主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可采用贯通式写法。
（3）通告结语
l 这是结尾部分，写法比较简单，多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”、“此布”的模式化结语，一般单独设段。
（4）落款
l 通告的落款应写明发文机关名称和发文时间。在标题中有发文机关名称的，落款处可以省略，只写年、月、日，或将发文时间年、月、日写在标题下方、正文上方。
公告和通告的异同
（一）相同点
1.形式：
l 发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。为保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。
l 文种格式大体上相同（没有主送机关）。
2.内容：
l 都是公开发布的告知性的下行公文；
l 两者都具有知照性，发布范围都是面向单位之外的社会；
l 写作要求也大体相同，要求简明扼要，以说明为主。
（二）不同之处
发文机关不同
l 公告是一种高级别的文种，只有涉及到全局性的重要事项或法定事项时，才能由高级别的权力机关和中央行政部门发布。
l 通告是一种高级机关和基层单位都可使用的文体，不仅行政机关可以制发，社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内，也可以制发。
内容的重要程度不同
l 公告是用来发布重大事项和法定事项的，涉及内容多是国家大事的行政大事，或者履行法律规定必须遵循的程序，带有消息的性质，是事后告知。小的局部性事项和非法定的事项，不能采用公告的形式公布。
l 通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项的，它所涉及的事项一般没有公告那么重大。通告告知的有政治方面的内容，要求遵照执行，具有法规性；也有具体业务方面的内容，具有专业性，属事前告知。
发布范围不同
l 公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种，它的发布范围比较大，面向全国，有时面向全世界，遍示天下，一体周知，接受的人越多越好。
l 通告虽然也是面向社会发布的，但多是限定在一个特定区域范围内，而且内容也多是指向一个特定的人群，要求这一区域的某一类特定人群遵守或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范围内公布”。
发布的方式不同。
l 公告多数是在报刊上刊登，一般不用红头文件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴。
l 通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红头文件的形式下发，还可以公开张贴。