红头文件通常有三种格式说明
三种格式分别为：（1.报；2.函；3.发。）
对应的是上行文、平行文、下行文。
三种格式的用法：
“报”：指的是给上级报告情况用的；
“函”：指的是对平级别的单位请求、答复、协商等情况下用的； “发”：指的是对下级布置工作、提出要求等等用的。
值得说明：“字”：指的是决定、公告等等用。
党委的直接用单位简称，政府的要加上“政”字。
红头文件注意事项：
1、装订：两页以上装订至纸张的四分之一和四分之三处
2、平行文：上空九格（仿宋三号字体、行距单倍行距加固定值5磅） 上行文：上空13格+固定值20磅
标题：宋体加粗小二
文号与标题空2格 标题与正文空1格
文头用仿宋三号 正文用仿宋三号
主题词：用黑体三号 内容用仿宋三号
抄送报：仿宋三号
3、页边距：上下2.54 左右2.5 （横28字，竖22行）
带文件头的用世林化发 （世林化发?2011? 号）
不带文件头的用世林化字（世林字?2011? 号 签发人：） 公司内部发文用平行文
公司外部发文用上行文
红头文件格式要求
眉首：(文头，红色反线以上部分）
印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人
1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）
2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）
秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
3.紧急程度
急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急
（3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）
4.发文机关标识（小标宋体字，红色）
《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）
《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。
联合行文（党、政、军、群）
5.发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号）
发文机关代字（渝府发）——年份?2005?——序号
6.签发人
只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。
二、主体（红色反线下方，主题词上方）
标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注
1.标题（位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中） 三要素：发文机关——事由（关于?的）——文种
要求：切题、简明、醒目、得体
2.主送机关（左侧顶格用3号仿宋体字标识）
全称或规范化简称、统称
注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。
3.公文正文：首页必须显示正文
4.附件（正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识）
附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
5.成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）
成文日期确定的原则：
（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；
（2）领导签发的，以签发日期为准；
（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；
（4）法规性文件以文件批准日期为准。
6.公文生效标识（右空4字）
公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。
行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。
联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
7.附注（用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行） “请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆括号括入。
三、版记：
1.主题词（用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字）
类别词——类属词——文种
例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见
教育 院校 学科建设 意见
除类别词外，最多可选5个
2.抄送机关（指主送机关外需要执行或知晓公文的机关）
抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
市政府发文的抄送机关的排列次序：
党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。
如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后，另起一行。
3.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。+
第二篇：红头文件格式说明
山东格瑞特监理
咨询有限公司
纳黔路
LMJL2 [2010]04号 20xx年3月22
一、所选用的主要工程材料如水泥、钢材等生产厂家的相关资料（包括营业执照、生产许可证、ISO9001质量管理体系认证证书、生产能力情况、产品介绍、技术指标、产品出厂合格证、厂家送检报告及以往主要工程的供应使用情况证明等）必须齐全。另外钢筋生产厂家必须是国家大型正规企业，各项指标符合国标和规范要求；水泥生产厂家必须是国家大型企业，年产量在100万吨以上规模，且必须是旋窑生产，各项指标符合国标和规范要求。由承包商将拟
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选用厂家资料收集齐全，上报驻地办试验监理工程师，查询审核后选定考察对象。
二、对于地材如砂、碎石的选择应注意以下几点：
1、母材应单一，不应使用混料，且强度等各项指标符合设计文件相关规范要求；
2、生产能力应满足施工需要；
3、生产的碎石质量应符合有关规范要求，生产厂家所用筛网尺寸应保证碎石掺配后满足级配要求；
4、所选碎石生产厂家必须持有当地矿产资源部门颁发的开采证；
5、砂场考察时应保证砂的含泥量、级配、表观密度等各项指标符合规范要求。
三、工程中使用的各种外加剂质量应符合砼外加剂的规定。其生产厂家年生产能力不少于1万吨，并获得省级及以上工程材料准用证，具有合同信用A级及以上等级认定证书，具有用于3条以上高速公路的业绩证明，并满足与所选定砼的适应性要求。
四、土工合成材料生产厂家应有良好的信誉度，并具有交通部认可的检测机构出具的产品合格证，且产品质量达到相关规范标准要求。
各项目部在料源考察过程中要认真执行上述要求，并结合合同文件的相关规定，将符合要求的生产厂家附上相关证明材料上报驻地办试验监理工程师审核后，由驻地办试验监理工程师组织 - 2 -
监理、中心试验室、承包商三方考察、取样试验合格后，以正式文件报总监办审批。
附件：1
、×××××
2、×××××
基本上文件上用到的主送（抄送）单位就这些：纳黔路FJ2、LH5、LH6、LH8、LH9
、LM3合同段项目经理部、四川纳黔高速公路有限责任公司、纳黔公司工程处、纳黔公司安办、纳黔路LMJL2总监办、各项目经理部
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