Email:100个范例 前言
No.1 首次发电子邮件
No.2 这么快就回信，谢谢你…… No.4 请教我安装电子邮件软件…… 见个面……
No.6 你是否寄错地方了……
去……
No.9 请告知能否邮购书籍……
No.10 我正在找一本书，不知贵店是否有现货……
No.11 查询目录上的商品内容…… No.13 目录将另外寄送给你…… No.16 大量定购能否打折……
No.18 感谢贵公司迅速处理我的订单…… 到……
NO.20 本公司定购的商品，至今尚未收到……
NO.21 收到的商品和定购的不符 疵……
NO.23 为延迟交货而致歉…… NO.25 请寄给我**国际会议的详细资料及报名表……
NO.26 能否寄给我一份论文复印件…… NO.27 寄上你要的论文复印件…… 用……
NO.30 很抱歉，您索取的资料无法寄送……
NO.32 我们有份问卷，想请你提供理想的被采访人选……
NO.33 我想引用你的论文，希望征得您的同意……
NO.35 我想跟你商定访问贵公司的时间……
NO.36 我想约个时间参观贵工厂…… NO.37 我想更改访问贵公司的时间…… 间……
NO.40 我想向贵旅馆订房间…… NO.41 我们已接受您的订房
NO.43 很抱歉至今才回信，再次感谢您的盛情款待……
NO.44 参观贵工厂时，承蒙您的热情招待……
NO.46 向您介绍我的客户××…… 人……
会……
会…
NO.52 应邀参加庆祝酒会，我感到很荣幸…
NO.54 参加研讨会的确认信函…… NO.56 开办服务新项目的通知…… NO.57 本公司目前正在招募优秀人才…… NO.59 向本公司咨询兼职工作的来函已收到……
NO.60 很抱歉，您申请的职位没有空缺……
NO.62 请向贵公司积极推荐×××先生……
目 录
NO.63 证明×××曾认本公司…… NO.64 您已被本公司录取…… NO.66 新主管就任公告……
NO.68 假期公告及注意事项…… NO.69 寄上一份报告，敬请批评指教…… NO.71 贵部门下年度的预算案尚未提出……
NO.72 主管会议开会通知…… NO.73 更改下次开会的时间…… NO.75 我能否参加商展……
已满一年……
NO.79 恭贺你喜获千金
NO.81 恭贺令郎入学…… NO.84 恭贺您升迁……
NO.86 地震之后的慰问…… NO.88 对住院者的慰问…… NO.89 谢谢你温馨的慰问…… NO.91 久未问候，近来好吗？ NO.94 恭贺新禧……
了……
NO.97 我想参加贵校的暑期英语强化课程 NO.98 寄上你所取的食谱
了……
NO.1 首次发电子邮件
这是连上互联网之后，确认电子邮件是否正确送达之范例。由于是寄给好朋友的信，采用非正式的文体书写。 From :
Mail to :
Subject : wired at last !
Dear John ,
Test , test 、 test…. Can you read me ?
I am finally wired ! For the last several days I have a lot of trouble setting up my new computer , but I finally managed to tame it ---sort of . Now I am sending you this email via the internet to see if I am doing ok . will you please let me know as soon as you receive this email ? Thanks ．
Jack Chen
译文：
测试，测试、测试…..你能读到这封信吗？
我终于连线上网了。这几天为了安装新的电脑、弄的人仰马翻，现在我终于搞定了。为了测试是否能用，我通过互联网发这封信给你。能否在收到信后和我联系？谢谢。
常用词与短语
（be/get）wired
指具备了接通电话，收看电视或上网所需的各种设备，并可自由运用的状态。Subject (信件主题行)栏中的wired at last ! (终于上网了！)是模仿黑人民权领袖马丁*路得*金（Martin Luther King, 1929~1968）在有名的演说（Freedom speech）中所说的―Free at last!‖这句而成的。
read
除了―阅读‖的意思之外，还可以指计量仪器显示多少数值，或从电脑读取资料等。此外，在无线通讯测试时，Do you read me ? 表示―听得到吗？‖
have a lot of trouble 遭遇许多困难和问题
trouble 表示―麻烦， 不便、 费事、劳苦‖之意时为不可数名词，例如：
I am sorry to give (or to have given) you a lot of trouble . （很抱歉给你带来这么多麻烦。）
■manage to do 好不容易才……，总算…了
■tame 【teim】
驯养（动物），使（人）顺从、可控制并利用（事物，机械，资源）
sort of
有些，多多少少、在某种程度上（somewhat ; rather ; more or less ）
简略的口语说法，通常放在动词，副词，形容词之前。例如：
I am sort of tired . (我有点累了。) 因为对电脑连接缺乏自信，才会在文中加此语。
■via
表示―通过…….‖（by , through ）之意的拉丁文介词。Via the internet net 的意思是―通过互联网‖。
the internet
一般情况下，Internet 之前会加上定冠词。
to see if …..以确认是否…..
as soon as S + V 一……就（立刻）……
2
通常接在as soon as 后面的状语从句，即使指的是为了的事，也要用一般现在时。
No.2 这么快就回信，谢谢你……
本文有No.1有关系 . 收到对方回信后，该如何告知对方，是本文的重点。这也是写给好朋友的信件，因而采取口语化的文体。
From :
Mail to : ******◎******.**.**
Subject : Thanks for your email
Dear John :
Thanks for replying to my email so quickly . It was only 30 minutes ago that I posted my first email , and I already have received your reply . Unbelievable ! If it was ―snail mail ,‖ I would still be on my way back from the post office.
You kept telling me about the virtues of going ―digital , ―and now I think I understand what your meant by that . Being able to exchange mail with someone thousands of miles away in 30 minutes or even less is simply amazing .
Anyway , I just wanted to say thank you for the email and letting me know that I was doing OK . Like you said , let us keep in touch ---on-line!
Jack Chen
译文：
谢谢你这么快回信。三十分钟前，我才把第一封电子邮件发给你，现在竟然收到你的回信，真令人难以置信！若是一般的传统邮件，我想我现在还在从邮局回来的途中！
你一直告诉我―数字化‖ 好处，现在我终于懂了。能在三十分钟或更短的时间内，和相隔于里外的人互通信件，实在太神奇了。
无论如何，谢谢你的回信，让我知道自己操作无误。就如同你所说的，让我们在网络上保持联系！
常用词与短语：
post something 投递，寄出（信或电子邮件）；（在公告栏等处）张贴
被动语态例句请看No.58的第一段。
if it was ……
虚拟语气，原本应该是if it were ……, 但口语中大多使用if it was
……. 而it 指的是第一句中的my email .
3
snail mail
snail 是指―蜗牛‖，相对于瞬间传给对方的电子邮件，旷日费时的传统邮件俗称为―snail mail‖.此种说法为互联网的术语之一，目前还不太普遍。意义相近的术语还有p-mail (physical mail ),用法请参阅No.3 。
the virtue(s) of something
……的 优点，好处、长处（good point/points）; advantage[s])
go digital 数字化
这里指的是可以使用数字化技术的最新器材，并且能够享受它带来的利益。电子邮件的使用便是一例，甚至也包括在精神上，心理上，将自己调整到能够应付新局面的―数字化模式‖，换言之，即个人的自我更新。
amazing（愿意）令人吃惊的，惊人的
keep in touch (和人 )保持联系
信尾常以keep in touch 表示―保持书信往来‖之意。
on-line(a. adv)线上（的）
一般而言，在信息处理方面，与电脑或电脑网络连线的状态，称为―在线‖（时常合为一个词online）. 例如an on-line database (在线资料库)， go on-line (在线/连线)。
No.3 告知电子邮件以外的联系方式
以防万一，事先告知除电子邮件以外的联系方法是很重要的 。 在此请各位注意互联网的术语。
From ：
Mail to :
Subject : My P-mail address ,etc.
Dear Mr. Doe :
Thank you for your email . As you requested , I am pleased to inform you of my P-mail , fax and phone numbers as follows:
P-mail : 76 , Xichang‘ anjie , Beijing
Fax : 86-10-1234-5678
Voice : 86-10-2345-6789
If you would like to talk to me direct on the phone , please call me at the above number after 7:00 PM. Thank you .
Sincerely ,
Jack Chen< >
译文：
4
谢谢你发来电子邮件。如你所需求的，在此所要求的，在此将我的邮递地址、传真及电话号码告知如下：
邮递地址：北京市西长安街76号
传真：86－10－1234－5678
电话：86－10－2345－6789
若欲直接与我联系，请于下午七点后拨上列的电话号码，谢谢。
常用词与短语
（be ）pleased to do 乐意做……，高兴做
类似用法请看No. 38及No.52 .
inform somebody of something 通知（某人）
以that 从句取代of 句型的用法，请看No.24 。
P-mail (=physical mail)
这是与电子邮件（email ）相对的新名词，指一般的传统―邮件‖， 有时也称为―snail mail ―, 意指它象―蜗牛‖(snail)一样慢（请参看No.2） 。
as follows : 如下所示
其他例句请看No.49 , No.55 ,No.61及p.254~255的相关说明。
voice
这里指的是―电话‖。相对于电子邮件及传真，电话是以―声音‖直接沟通，这也是网友彼此常用的术语之一。
talk to somebody 和…说话，对……说话
―（就某事）和…说话、谈话‖时，常用with 代替to 。
NOTES
国际电话的拨打方法
在这篇范例中，告诉了对自己号码和传真号码。86是中国的代码。顺便告诉大家，美国的代码是1，英国是44。还有，国际电话，传真要先拨00，然后依序拨国家代码――区域代码――用户代码，区域代码前的0省略不拨。
No.4 请教我安装电子邮件软件……
安装程序往往复杂而困难重重，在束手无策之际，只好在网络上发出求助信息。
From :
Mail To:
Subject : I am stuck!
Will anyone out there teach me how to set up my CyberNet email program ? currently , I am using a freeware email program running on windows 98, but I want to switch to CyberNet Navigator (Ver . 4.0) . Today I spent the whole day trying to set it up by myself , but I was just wasting my time .if you are willing to teach me to how , please do so like you are talking to a ten-year old . I am not a computer whiz and I do not understand any of those geek codes like PPP , POP , FTP and so on . Thanks in 5
advance.
Yours , lost in Cyberspace
译文：
是否有人能教我安装CyberNet 电子邮件软件？我目前在用免费电子邮件软件在Windows 98上操作，但是我想换成CyberNet Navigator (4.0版) 。今天我花了整整一天试着自己安装，结果只试浪费时间。如果有人愿意教我 ， 请把我当成十岁儿童。我对电脑并不熟悉， 对PPP, POP , FTP 等术语一窍不通 ，请多多指教。
常用词与短语
（be/get ）stuck
―被困，陷于绝境，走投无路，被（难题）所困‖的口语简略说法。Stuck 是stick 过去分词。例如： I was traffic for hours.(我被堵在车阵中数小时。)
anyone out here 在那里的人（任何人）
这里的out here 指的是互联网的网络空间（所谓的 Cyberspace）, 呼叫的是所有上网者。
set up something
―安装（机器或软件[使之能运作]）‖。 宾语若为代词，语序则为set it/them up.
currently 现在，目前（ at the moment ,for the time being ）
freeware 免费软件
指免费取用的软件。
ver .4.0
Ver. 是version的缩写，version 4.0 为―修订第四版‖之意。
waste something浪费…
（be） willing to do （若有需要）乐意做…，愿意做…
与（be ）pleased to 有些不同，并无―积极的‖之意。
Whiz
―(某方面的)好手 ，名人， 天才―的口语说法 。例如：Microsoft was founded by computer whiz Gates in 1975 When he was 19. (微软公司于19xx年由19岁的电脑天才威廉*盖茨所创立。)
Geek codes 不解的密码
Geek 是―奇人， 怪人‖( an odd ridiculous person ) 的口语说法。 也可用于表示所谓的―** 狂‖。
Yours , lost in Cyberspace
Yours 是简略的结尾敬辞 ，后面所接的匿名是指―电脑空间的迷途羔羊‖，这是生活咨询专栏中常见的写法。
No.5 很抱歉至今才回信，星期日想和你见个面……
stuck in William 6
收到电子邮件后，要尽快回信，别忘了说声道歉。但在熟悉的朋友之间，则毋需冗长的致歉之辞。
From :
Mail to :
Subject : can I see you this Sunday ?
Dear John,
Sorry I am late in replying to your email of Monday , April 1 . I am still having some trouble with my new computer and I think I need your help again.
Could you come over to my place this Sunday at around noon ? Please CALL or FAX if not convenient ; otherwise , I will see you then . Bye for now .
Jack
译文：
抱歉这么晚才回复你四月一日（周一）的电子邮件。我的新电脑仍有些不稳定，必须再向你请教。
可否在这个星期日中午左右，前来我的住处一叙？如果不方便，请以电话或传真告知。否则我们就定在星期日见面了，再见。
常用词与短语
Sorry I am late in doing something 这么晚才……，很抱歉
正式的写法是 I am sorry [that] …,但在非正式的书信中，常如本例采用简略的写法，并省略开头的主语（与be 动词）。相关说明请看No.6及No.39的NOTES.
still 仍然，依旧
have some trouble with something 在……方面有点棘手、麻烦
Could you …? 你能否…
Can you ? 的 礼貌用法。亲密的朋友之间，有事相托时也常使用这种说法。但是，像I would appreciate it if you could/would … 的说法， 只用于极正式的场合。
Come over to … 来到…，过来…
在此为了语气的平顺而加上over , 也可将之省略。
My place 我家
口语的简略用法，以one‘s place 的用语表示―……的家‖之意。例如 ： Can I stay at your place this weekend ? (这个周末我可以住你家吗？)
At around noon 中午时分
At noon 是指―中午（正午）‖，加上前置词around , 意思是about 。 类似用法请看No.36 。
Please CALL or FAX
大写字母意在强调―不用电子邮件‖。Fax 在此作为动词。
If not convenient 若有不方便之处
If this is not convenient (for you ) 的简略说法。
Otherwise 否则
这里是指―若未接到电话或传真‖。 Otherwise 放在句首的其他用法请参阅No.14。
Bye for now 再见
7
Bye 是good-by (或good-bye )的简略说法，for now 未―目前，现在‖之意。
No.6 你是否寄错地方了……
收到别人误寄的电子邮件并不稀奇，这时将投递错误一事通知发信者是非常友好的作法。本文的主旨是告诉对方你的地址。
From :
Mail to :
Subject : I don‘t think we‘ve met ……
Received your email this morning thanking Mr. Zhicheng Wang for something he‘s done for you .Obviously , this mail was sent to me by mistake. My name is Jack Chen and I don‘t have a friend by the name of Mr . Kim Dae Jung .
Kindly check your records , and resend the mail to where it belongs . FYI , my email address is jchen@ms00. hinet.net
Will delete your email from my incoming mail file unless I hear from you be tomorrow moring .
Best regards.
译文：
今晨接到一封你寄给王志成先生的致谢函 ，这封信显然是误寄给我的 。我叫Jack Chen , 并不认识金达忠先生。 请查阅一下你的记忆，重新投递到正确的地址。以下是我的电子邮件地址，提供给你做参考； 。
明天早上之前若未收到你的来信，我将把此信从收件箱中删除。
常用词与短语
received your email ……
I have received your email ……的简略说法，后面的Will delete… 也一样是I will delete …的简略说法。 此外，这里写的是―email‖,亦可写成‖email‖.
He‘s (done) he has (done)的简写
Kindly do something 恳请、拜托你…
Kindly 在此为please 的简略说法。
Resend something 重新投递……
在send 前，加上表示again 之意的前缀re-而形成的词。但因造词感太强烈，一般多写成send again。
To where it belongs 到（原本）该去的地方
例如： this book belong to me .(这是我的书) 。 （＝this is my book .）
FYI 供你参考
For your information 的缩写。缩写的用法请参阅No.73 及No.99 。
Hear from somebody 收到…的信件（音讯、回音）
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常用于习惯用句we look forward to hearing from you .
NOTES
电子邮件与电报式信件
这篇范例是以所谓的电报式简略体写成的。电子邮件或公司内便条注重简洁性及功能性，常会省略We 或I 等人称主语，或在不造成成语意不清的范围内，将极为形式化的介词、冠词或助动词等功能性词汇省略。不过，一般正式的对外商业书信，原则上不使用此种简略体。简略体的相关说明，请参阅No.39的NOTES 。
No.7 将别人误寄的电子邮件，再寄回去……
收到别人误寄给你的电子邮件，该如何寄回去。为了使误发者一目了然，本范例引用了来信的内容。
From :
Mail to :
Subject : Wrong address ?
I received the following email from you last night , and believe that you made an error in the address . >…………………………………………………………
>…………………………………………………………
>………………………………………………………….
>…………………………………………………………..
I took the liberty of deleting this email from my incoming mail file , trusting that you still the original on your disk .
Best regards ,
译文：
昨天收到以下这封你寄来的电子邮件，我想你弄错地址了。
( 引用来信部分省略)
你的磁盘上应有备份，所以我已擅自从收件箱中将此信删除。
常用词与短语
the following email 以下的电子邮件
有关following 请参阅No.19的NOTES 。
make an error in the address 弄错地址
Take the liberty of doing 擅自做……，冒昧做……
Delete something 删除…
Incoming mail 来信
―寄出的信‖称为outgoing mail 。
Trusting that … 相信…，我想…
意思和believe 相同，一般而言，trust 表示有支持这种想法的充足根据或理由。
Disk
这里指的是数字化资料的存储装置―（硬）盘‖。所谓的floppy disk (软盘)则称为diskette .
NOTES
have 9
误寄之信的处理方式
如本范例的情况，凡是对方擅自发送过来的信，包括误寄的信，一般都称为unsolicited mail ( solicit 是―恳求、乞求、恳请‖之意)。 随着电子邮件的普及，利用电子邮件误发广告单的情况也日益增多，这种邮件可以不管。但是别人误寄给你的信件该如何处理？基本上，别人误寄的信上我们无法预知的，但不可对所有误发的信一律采取不管的态度，视内容需要而通知发信者，可说是网友的一种礼貌。本范例引用对方的书信全文传回（文中的）记号表示―引用来函‖的信息或资料）， 但通常如No.6只是通知对方你收到他误寄给你的信。
No.8 请告知新产品的更详细信息……
通过电子邮件索取主页上介绍的商品信息，是很平常的事。本信旨在索取特定的资料。
From :
Mail to :
Subject : Request for information (Re : EZAccess 98)
I have just read the news on your Web site that you plan to release your much awaited Internet browsing software , EZAccess 98 , something around April this year .
I wonder if I could have any further information about this new software . I am particularly interested to know whether this software can handle Chinese characters .
Thank you for your attention . I look forward to hearing from you soon .
Sincerely ,
Zhida Co . , Ltd .
17,Fuchengmen Beidajie , BeiJing
Fax : 86-10\68316510
译文：
我从贵公司的网站上得知，期待已久的互联网浏览软件―EZAccess 98‖将于今年四月左右上市。
关于这个新软件，可否提供更多更详尽的信息？我对于这种软件能否处理汉字一事深感兴趣。
谢谢你拨冗读信，期待很快能收到你的回音。
知达公司
北京阜成门北大街17号
FAX : 86-10-68316510
常用词与短语
Re
原为拉丁文的介词，表示―关于……‖（ in reference to ; in the case of ; concerning ）之意。在商业书信或法律文件中，常作为文章主题句的开头。
10
Web site
指互联网的WWW （World Wide Web ）上的网站。
Plan to do 打算做…
Release something 发售（产品）等；发表（消息）等
Much await 期待已久的
Await 是表示wait for 之意的用语。
Browsing software 网络浏览软件
Browse 的原意是―（家畜）吃草，浏览（书籍）‖。作为网络用语则表示―搜寻（主页或整个网络），浏览（资料）‖之意。例句请看No.88 。
I wonder if …不知可否…
若表示客气，通常if 从句会使用虚拟语气（ I wonder if I/you could …= could I /you …?） 。
Particularly 特别，尤其
NOTES
电子邮件的强调方法
电子邮件通常无法使用底线或斜体字，欲强调某一词句时，可利用以下的方法：⑴以大写输入；⑵在欲强调的单词前后加上星号（*），以取代底线；⑶或是在欲强调的单词前后加上underbar ; 如_Chinese_ 。 但是，这种强调用法应该少用。否则不仅失去强调的意义，还会使文章本身变得难以阅读。
No.9 请告知能否邮购书籍……
这是询问能否在北京下订单买书的 书信范例。这封信的写法很正式，沿袭一般商业书信的格式。
From :
Mail to :
Subject : Mail Order Inquiry
Dear Sir/Madam :
I would like to know if you accept personal mail orders from Beijing. If you do take orders , please let me know the charges for obtaining your latest publications catalog and send me order forms . I would also like to know if you accept payment by credit card .
I look forward to hearing from you soon . Thank you .
Sincerely yours ,
Zhida Co., Ltd .
17 , Fuchengmen Beidajie , BeiJing
FAX: 86-10-68316510
译文：
我想做到贵公司是否接受来自北京的个人订单。若可以，请告诉索取最新出版目录的费用，并请附上定购单。同时，请告知是否能以信用卡付款。希望很快收到你的回音，谢谢。
11
知达公司
北京阜成门北大街17号
FAX: 86-10-68316510
常用词与短语
would you like to do something 想做…
want to 的礼貌说法。Want to 是豪不客气的直接表达自己的需求。在商业书信中，通常都使用比较客气的would you like to 或 wish to 。
accept 接受，受理，答应……
表示―接受定购‖之意的短语，除了accept an order 之外，页可用take an order (请参阅本范例第二句) 。
please let me know 请通知我
let me know 为inform 的口语说明，在非正式的会话文中，let me know 比inform 更常使用。
charge[s] 费用，经费， 花费
除了free of charge (免费) 等常用短语之外，通常以复数形式出现。
Obtain something 得到，获得
Latest 最新的
Order form 订单（订购单）
Look forward to [doing] something 期盼、盼望【做】…
相关说明请看No.13的NOTES
NOTES
这是一篇询问外国出版社可否邮购书籍的范文。第一段开头以I would like to know if ……切入正题，接着以 if you take orders …询问索取目录的费用，并请对方一并寄上定购单。If you do take orders 的do 表示强调。第三句询问能否以信用卡结帐。关于询问能否货到付款的范例，请看No.14 。
No.10 我正在找一本书，不知贵店是否有现货……
这是向书店询问欲定购的书籍目前是否有存货的范例。全文结构分明，采取简洁的―三段式结构‖。
From :
Mail to :
Subject : Do you have this book in stock ?
Dear Sir/Madam :
I have been looking forward to the novel entitled *Obasan*,by Joe Kogawa , for over a month ago , and I am still unable to find it at any bookstore here in BeiJing .
Do you have this book in stock ? if you do , please keep one copy for me and let me know the price of the book ,as well as any incidental charges that may be required to ship it to BeiJing by air express . I would appreciate it very much if you would send me your reply by email .
12
Thank you for your line . I look forward to hearing you soon .
Sincerely yours ,
Guo Hong
译文：
我找乔*小川所写的小说《大婶》已经一个多月，单找遍全北京的书店都找不到。
贵店 是否有这本书的存货？如果有，请留一本给我，并告诉我这本书的定价，以及寄到北京的航空邮寄费用。若能以电子邮件（guohong@）回信，我将十分感激。
谢谢你拨冗看信，期待能很快得到你的回音。
常用词与短语
look for something 找寻…
search for 和seek 的口语说法。
entitled 标题为…的
例如： a book entitled How to Write email (一本名为《如何写电子邮件》的书)，但I will send you a book entitled , How to write email .这句话，在书名前加逗号书错误的（若省略掉entitled ,则要保留逗号，变成同位语用法）。
（be ）unable to do something 无法做…
比cannot 稍微文雅一些的说法。
Have something in stock 有…的库存
主语为―物‖时，则写成（be ）in stock . ―已无库存‖是（be ）out of stock (例句请看No.23) 。
As well as 和……一样，…也
相关说明请看No.68 。
Incidental charges 附带的费用、经费、杂费
Require something 需要…， 要求…
相对于need 所表示的模糊要求，require 表示的是根据周围的情况、习惯或规则、法律等而产生的―必然之需求‖。
Ship something 寄送、投递（货物、行礼）
原为―海运‖之意，现在则不限于海运。
Appreciate something 对（某事物）表示感激
相关说明请看No.25 。
NOTES
对于国内买不到的书籍，直接向外国出版社询问是否有库存的书信范例。第一句先写出自己正在寻找的书名、作者名，再于第二段具体陈述主旨。本文在撰写时，已设定对方将以电子邮件回复，各位可视情况加上传真号码。此外，正文第一行* Obasan*的星号（*），是用来取代底线或斜体字的强调符号。相关说明请参阅No.8的NOTES 。
13
No.11 查询目录上的商品内容……
对于收到的目录内容，若有不了解之处，可依此例向经销商洽询。不过，问题的内容要具体、易懂。
From :
Mail to : ******◎******.**.**
Subject : Thank you for the catalog …
Today I received your mail-order catalog which I asked for in my previous email of April 1 ,and I want to thank you very much for responding to my request so promptly .
In looking over to the catalog I came across several interesting CD-ROM program ,including TRANSwriter ( item No.B-998)and Super Office ( item No.B-995) .But the catalog does not mention for which models of PC each of these CD-ROMs is designed . Not being a computer whiz , I do not know much about computers , but as far as I understand there are three major PC models (Mac , IBM and DOS/V), and a CD-ROM designed for one particular model cannot be used with other models .
My computer is COMPAQ CDS 524 , which is a DOS/V model ,and I wonder whether EZLetter and PowerWriter will run on my machine . Your kind reply-or perhaps a little lecture on CD-ROM compatibility-will be greatly appreciated .
Sincerely yours ,
Guo Hong
译文：
我今天收到四月一日以电子邮件向你索取的邮购目录，在此谢谢你如此迅速的回复。
看了目录之后，我发现TRANSwriter (产品编号B-998)、SuperOffice (产品编号B-995)等几项有趣的CD-ROM产品。但在目录中并未标明各CD-ROM适用的电脑机型。我不是电脑高手，对电脑并不熟悉。就我所知，现有Mac 、IBM 及DOS/V三种机型，而针对某种特定机型设计的CD-ROM,未必适用于其他机型。
我用的是DOS/V机型的COMPAQ CDS 524 电脑，不知EZLetter 和PowerWriter 是否适用我的电脑？能否请你顺便讲解CD-ROM的兼容性，我将十分感谢你的答复。
常用词与短语
ask for something 要求…
ask about …是―询问有关…‖，未必表示需要该项事物。
respond to something 反应…，回应…，回复…
So promptly 如此迅速的
Look over something 浏览（资料）等；瞭望（地方）
Come across something (偶然)碰到…；发现…
（be ）designed (for something)为…设计的
Not being a computer whiz ,…
分词作状语，表示I am not a computer whiz , …。 这里带有一点讽刺之意。要注意，分词状语在语意上的主语，一般应该与主句一致。
Whiz （某一领域的）好手,名人，天才
14
表示genius 之意的美国俚语。
Wonder whether …不知是否…
Your kind reply …will be greatly appreciated .
若能得到你的回音将十分感谢
类似说法请看No.21 (有关被动语态的说明请看No.25的NOTES) .
A little lecture on something 简单讲解有关…
A little lecture 也可以a brief lesson 取代。
Compatibility 兼容性
―（和…之间）彼此豪无矛盾的共存‖。在电脑方面，通常译为―兼容性‖。
No.12 请寄给我一份邮购目录……
这是索取目录的书信范例。内容可以写的很简单，别忘了注明邮寄地址及联系电话。 From :
Mail to :
Subject : Request for Catalog
Dear Sir/Madam ：
Ｉ am interested in purchasing your latest mail order catalog , and would you including postage to BeiJing .
I hope to hear from you soon. Thank you.
Sincerely yours ,
Zhida Co. , Ltd .
17, Fuchengmen Beijdajie , BeiJing
Fax : 86-10-68316510
译文：
我想购买贵公司最新的邮寄目录，请告知相关费用，包括寄到北京的游资等费用。 希望你能尽快回信，谢谢。
知达公司
北京市阜成门北大街17号
FAX: 86-10-68316510
常用词与短语
(be ) interested in [doing ] something 有兴趣【做】…
(be) interested to do 的例句请看 No.26 。
like to know the cost , 15
Latest 最新的
Mail order catalog 邮寄目录
Would like to do something 想做…
Want to 的礼貌说法。
Postage 邮费
Hope to do 想做…，希望做…
Hope 是―对可能实现的事，衷心期盼其实现‖。若一开始便知道不可能实现，则用wish （例如I wish I could …）。 此外，与此同样表示对未来的期待、希望的hope to do 及look forward to doing 之间的差异，请参阅No.13的NOTES 。
Hear from somebody 收到…的信件（音信、回音）
常用于习惯用句we look forward to hearing from you .
Thank you
请看下面的NOTES 。
NOTES
这是一封只叙述必要事项的简洁书信。在此只询问索取目录的费用。若有其他的要求，可在第一句后面加上I would also like to …之类的句子。这种内容简单的书信，并不需要太夸张的语句做结尾。在正文结束后，以简单的 I hope to hear from you soon . 结尾，最后再加上一句简单的致谢 thank you .即可。像这种以thank you .结尾的书信形式，称为―thank－you exit ‖(请参阅No.72的NOTES ) 。
No. 13 目录将另外寄送给你……
这是回复No.12索取目录的书信范例。内容极为简洁，商业书信的要素已全部融入其中。
From :
Mail to :
Subject : Your Inquiry of April 1
Dear Mr. Guo :
Thank you for your email . As you requested , I will send you a copy of our free mail-order catalog via mail tomorrow . If you have any specific questions , please let me know at any time .
Thank you again for your interest in our products . we look forward to receiving your first order in the near future .
Sincerely ,
John Doe , Manager
Mail Order Department
East & West , Inc.
16
译文：
谢谢你寄来电子邮件。按照你的要求，明天我以航空邮件寄给你一份免费的邮购目录。若有任何疑问，请随时和我联系。
再此感谢你对本公司产品的关注，希望近日能收到你的第一张订单。
常用词与短语
a copy of something 一份…
free
在此作为形容词，表示―免费的‖之意。也可作为副词，如we will send you the catalog free [of charge ].例句请看No.65 。
via 通过…（by ,through ）
原为拉丁文介词，表示―通过…‖之意，现在经常取代表示手段的by 。 例如via air mail 是―以航空邮件‖之意。而―另行邮寄‖则是by separate mail (或under separate cover ) 。
specific 具体的，特定的
let me know 请告诉我
inform 的口语说法。
at any time 随时
美国英语用法经常省略at ,拼成anytime 一字（比较接近口语的说法）。英国英语用法通常为at any time 。 in the near future 近期内
与soon 的区别，请看No.31的NOTES 。
look forward to [doing] something 的用法
look forward to ..是―期待、盼望（做）…‖之意，用来表示对未来某事（通常是既定之事）的一种企盼。以look forward to seeing you soon .为例，和对方见面已是既定的事实。若未事先约定要见面，通常会写成I hope to see you soon .(有关hope 的用法，请参阅No.12 的―常用词与短语‖。)另外， look forward to 和（be ） looking forward to 二者的实质意义并无不同。但从微妙的语意来看，前者比较正式，语气亲密的书信经常使用I am looking forward to …的写法。
No.14 我要定购……
在互联网上定购商品，必须在信上注明以下三点：商品名称、商品编号及价格。另外，付款方式的确认也很重要。
From :
Mail to :
Subiect : Purchase Order
Dear Sir/Madam:
With reference to your 1999 mail-order catalog , I would like to order one each of the following CD-ROMS :
=> TRANSwriter ( item No.B-998 , @$120.50)
=> SuperOffice ( item No.B-995 , @$140.50)
I understand you accept orders on a COD basis , but if this does not apply to orders from outside the U.S. , please let me know immediately by email . Otherwise , I look forward to receiving the 17
CD-ROMs as soon as possible . Also , I would appreciate it if you would ship them by FedEx . thank you .
Sincerely yours ,
Zhida Co. , Ltd .
17 , Fuchengmen Beidajie , Beijing
FAX: 86-10-68316510
译文：
我想定购贵公司19xx年出版的邮购目录种登载的下列CD-ROMs 各一片；
TRANSwriter (产品编号B-998, 单价$120.50)
SuperOffice (产品编号B-995 ,单价$140.50)
我知道贵公司接受货到付款的邮购，如果海外定购不能沿用货到付款的方式，立即以电子邮件告知。若可以货到付款的话，希望能尽快寄出我所定购的CD-ROM。此外，若能以联系快递寄送，我将十分感谢。谢谢！
常用词与短语
with reference to something 关于……
经常出现在正式书信中作为开头语。
would like to do something 想做…
want to 的礼貌说法。Want to 是豪不客气的表达自己的需求。在商业书信中，一般较常使用比较客气的would like to 或wish to 。
one each of (A and B ) （A 和B）各一个
(the) following 以下的
相关说明请看No.19的NOTES。
@120.50
@称为―at mark ―, 在此为表示‖单价―的符号，相当于at $120.50。
I understand [that ] …我知道、听说…
On a COD basis 以COD 为基础
COD是cash on delivery 或collect on delivery 的缩写，意思是―货到付款‖。其他的例句请看No.15 。
Apply to something 适用于…,适合…
Otherwise (承接前句的叙述)否则，不然
Look forward to [doing] something 期待、盼望（做）…
As soon as possible 尽快
常缩写为ASAP(或asap)。例句及说明请看No.99 。
Ship something 寄送、投递（货物、包裹等）
原为―海运‖之意，现在则不限于海运。
FedEx
Federal Express (联邦快递，美国最大的国际货运公司)。FedEx 在美国经常被用作动词，如Please FedEx ( or FEDEX) the following immediately .( 请立刻将下列物品以联邦快递寄上。)
No.15 谢谢你的定购……
这是回复No.14定购信函的范例。除了确认定购一事除外，最主要的目的是向对方确认商品编号、价格等是否正确无误。
18
From :
Mail to :
Subject : thank you for your order …
Dear Mr. Guo :
I am writing to confirm your order placed via email on April 1 for one each of the following :
=> TRANSwriter (item No.B-998 ,@$120.50)
=>SuperOffice ( item No. B-995 , @$140.50)
As you requested , the order will be shipped via FedEx on a COD basis at the current exchange rate of $1 to RMB 8.30 . I believe you will receive the CD-ROMs in about two weeks from today . Thank you for your order ,and I hope you will enjoy our state-of-the-art CD-ROM software .
Sincerely yours ,
John Doe , Manager
Mail Order Department
East & West , Inc .
译文：
你四月一日的电子邮件中，定购了下列商品各一件，想请你确认：
TRANSwriter (产品编号B-998,单价$120.50)
SuperOffice ( 产品编号B-995 ,单价$140.50)
根据你的要求，货品将通过联邦快递寄出，货到付款金额以目前的汇率1美元对8.30元人民币计算。你大约在两周后便能收到定购的CD-ROM。感谢你的定购，希望你能从最先进的CD-ROM软件中，得到无限乐趣。
常用词与短语
I am writing to confirm something 我想确认……
常在确认信函中，被用来作为开头语。另有this is to confirm …的写法。两者之后皆可接that 从句，作为confirm 的宾语，而这个that 经常被省略，如书信中所示。
Place
以place an order [for something ] 的说法，表示―定购‖之意。相关说明请看No.21的NOTES 。
Via 通过…（by , through ）
原为拉丁文介词，表示―通过…‖之意，相关说明请看No.1及No.13 。
One each of the following : 下列物品各一件
有关following 的说明，请看No.19的NOTES。
As you requested 正如你所要求的
Ship something 寄送、投递（货物、包裹等）
原为―海运‖之意，现在则不限于海运。
FedEx
国际货运公司Federal Express 的简称。请参阅No.14 。
On a COD basis 以COD为基础
COD是―货到付款‖之意，请参阅No.14 。on a/an …basis 是―在…基础上‖。例如 on a weekly basis (以周为基础[以周为单位])、on an equal basis (在对等的基础上)、on a commercial basis (在商业的基础上)。 At the current exchange rate of $1 to RMB 8.30
19
以目前1美元对8.30元人民币的汇率
In about two weeks 大约两周
这是指―（从现在起）大约两周后‖。例如： I will be back in two hours . (我会在两小时后回来。)
State-of – the –art 最先进的，最新技术的
No.16 大量定购能否打折……
向经销商询问估价单的价格是否可降低？可能的话，进一步询问条件是什么？
From :
Mail to :
Subject : Your Quotation Of May 20
Dear Mr . Doe :
Thank you very much for your quotation of May 20 for the merchandise we inquired about in our previous email of April 1.
As you may know , however , the market is highly competitive , and the lowest possible prices are essential . Before placing an order with you k, therefore , we would like to ask if it is possible for you to make a price concession and , if so , please also let us know on what terms the concession is available .
We would appreciate your kind consideration , and hope to receive your favorable reply at your earliest convenience .
Sincerely yours ,
Guo Hong
Zhida Co. , Ltd.
译文：
四月一日我们发出电子邮件向你询问的商品，贵公司在五月二十日寄出估价单，在此表示感谢。
如你所知，市场的竞争非常激烈，我在想是不是能尽量压低价格。因此，我定购前询问降价的可能性。如果可能请将条件一并告知。
谢谢你对上述建议的关注，希望尽快得到你令人高兴的回应。
常用词与短语
quotation估价单
merchandise商品（总称）
相关说明请看No.20的NOTES。
inquire about something询问有关……
ask about 的正式说法。
As you (may) know 如你所知
20
Competitive （价格或品质）不比其他差的、有竞争力的
The lowest possible price[s] 可能范围内的最低价格
Essential 必要的，必须的
Place an order [for something] with somebody 向…定购【东西】
Order 的用法请看No.21的NOTES 。
Price concession
照字面翻译是―价格上的让步‖，是表示―折扣‖（discount）之意的委婉说法。除了to make a price discount 之外，也可以写成to lower the price(s) (by 10% or more , and …), 或to give a discount ( of 10% or more , and …)。 后面的if so 是if it is possible 之意。
On what terms 以何种条件
（be） available
表示―（物品、服务等）可使用、可提供、可获得‖（existing and ready for use ; at hand ; accessible ; obtainable ）的状态。以―人‖为主语的例句请看No.37。
Favorable reply 好的回音
Favorable 表示―（回答等）善意的，允诺的；（人，态度等）赞同的，友善的‖之意。
At your earliest convenience
At your convenience 是表示―（无论何时）在你方便的时候‖之习惯用语。At your earliest convenience , 通常为as soon as possible 的委婉用法。
No.17 我想取消订单……
本文主旨在于取消在互联网上定购的商品。最重要的是注明商品型号等相关资料，使对方能够确认。原则上。取消定购最好能尽快告知。
From :
Mail to :
Subject : Cancellation Of Order (Urgent)
Dear Sir/Madam :
This morning we placed an order for 20 units each of the following vintage wristwatches via your on-line shopping Web site:
Model AW-5 (Catalog No. 7P5009)
Model VC-7(Catalog No.7P4080)
Model MC-9 (Catalog No. 7P3500)
However , we would like to cancel this order due to customer cancellation . we are very sorry to inconvenience you and hope you will accept our sincere apologies , but request that you give this urgent cancellation your immediate attention . thank you for your understanding .
Sincerely yours,
George Lee
Vintage Collection, Inc .
Email :
Fax : 86-10-68316510
21
译文：
今晨我们在贵公司的网上购物网站，定购了下列的高级古董表各二十个
Model AW-5 (编号No.7P5009)
Model VC-7 (编号 No. 7P4080)
Model MC-9 (编号 No. 7P3500)
由于顾客取消定购，我们希望能取消这份订单。很抱歉为你们带来麻烦，希望能接受我方诚挚的道歉。但是，对于临时取消订单一事，请你们迅速处理。谢谢你们的谅解。
常用词与短语
place an order on something 定购……
关于order 的用法，请看No.21的NOTES。
following以下的
相关说明请看No.19的NOTES。
vintage
―最高级的，上等的，古老的‖。例如vintage wine( [在优质葡萄的丰收年酿造的]特级葡萄酒)，vintage car(1919-19xx年时期的古董年)。
via 通过……（by , through ）
on-line shopping
通过互联网或其他电脑通讯网络购买物品以及相关的服务。
would you like to do 想做……
want to 的礼貌说法。Want to 是不考虑对方，直接表明自己的需求。在商业书信中，常用比较客气的would you like to 或wish to 。
cancel something 取消……
名词形式为cancellation (of something) 。
due to something因为…， 由于…（because of ,owing to ）
有关due to 的其他例句，请看No.20 。
customer （商店等的）顾客
inconvenience somebody 造成（某人）的麻烦
作名词时则为cause somebody inconvenience , 例句请看No.37 。
sincere apologies 真诚的歉意
urgent 紧急的
immediate attention 迅速处理
attention 指―对某件事的关注‖，依上下文，可表示―设想，考虑，亲切（的行为），体贴‖等意。
No.18 感谢贵公司迅速处理我的订单……
这封信是用来表示感谢之意，当你定购的商品提早送到。可参考本范例回信答谢。特别是在紧急定购得到回应时，寄出这种谢函是一种礼貌。
From :
Mail to ：******◎******.**.**
22
Subject : Thank you very much!
To whom it may concern :
I am writing to express my deepest appreciation for your prompt handling of my order .
I placed a rush order for several books on April 1 asking for delivery to be made by April 15 , well , your company and its employees were so efficient that all the books I ordered arrived here on the 13th ! I really do appreciate the trouble you took to meet my request and the special attention you gave to my order .
Please convey my thanks to all the staff involved – they certainly did an excellent job .
Best wishes,
Guo Hong
译文：
对于你迅速处理我订单，在此向你致以深深的谢意。
我在四月一日紧急定购数本书，并请你于四月十五日前寄到。贵公司及贵公司职员的高效服务，使我定购的书于十三日就收到了！非常感谢你对我的要求的特殊关照。
请代我向相关人员致谢，他们实在很尽责。
常用词与短语
to whom it may concern :
意即―致各位相关人员‖，在各种证明文件、推荐函、介绍信等非特定收信人。或毋需特别指明收信人的情况下，可以此作称谓语。
I am writing to do something (这封信)是为了……而写的
类似说法，如以this is to …作为开头语的例句，请看No.54。
Express one‘s appreciation for something为…致谢
这是非常正式的说法。若想以简洁的说法表达，可以用（I am writing to ）thank you for …。
Prompt handling (对于定购的)迅速处理
Handling 是handle 的名词，意思是―操作，处理，对待‖，此外也有―（商品的）出货、（出货的）安排‖之意。 Place an order for something定购……
有关order的用法，请看No.21的NOTES。
Rush(作为形容词)紧急的
So efficient that ……如此有效率因而…
The 13th (某月的)十三日
若单独使用表示日期的数字而不加月份，一定要加上定冠词。
Appreciate something对（某事物）表示感激
相关说明请看No.25。
The trouble you took to do 你为了…的辛劳、费心
这是从习惯用语take the trouble to do (不辞辛劳的为…)变化而来的。
Meet one‘s request 符合…的要求
Please convey my thanks to somebody 请代我向…致谢
Staff (总称)全体职员
―10名职员‖是 a staff of ten 或ten staff members (不可说ten staffs)。
23
NO.19 我在网上定购的商品，至今尚未收到……
定购的商品若迟迟未收到，最好再发一封电子邮件去催货。若知道订单受理者的姓名，最好直接寄信给那个人。
From:
Mail to :
Subject : Our Order Of April 1
Dear Sir/Madam :
I still have not received the following software I ordered FIVE weeks ago on April 1 via your on-line shopping Web site .
=> EZLetter (item NO. B-126, @$89.50)
=> PowerWriter (item NO. E-365,@$120.00)
Please check your records , and send them to me asap. Thank you .
Best regards,
guohong＠
译文
五周前的四月一日，我在贵公司的网上购物站定购下列软件，至今尚未收到。
EZLetter(产品编号B-126 ,单价$89.50)。
PowerWriter(产品编号E-356 ,单价$120)。
请核查你的记录，并尽快将商品寄过来，谢谢。
常用词与短语
followings 以下的
请看NOTES。
software 软件（电脑程序及其技术的总称）
不可数名词。经常作为形容词，如a software product 。
via 通过……（by , through）
相关说明请看NO.1及NO.13等。
on-line shopping
通过互联网或其他电脑通讯网络购物。
@$89.50
@称为―at mark ‖,在此为表示―单价‖的符号，相当与at $89.50.
Records记录，资料
常以复数形式出现，如our records show that ……(根据我方的记录…)。
Send something (to somebody )送…..给（某人）
Send 可以有双重宾语，如I will send you the book .这时宾语的排列顺序是―人（O1）+(O2)‖(不可写成I will 24
send the book you )。如果O2为代词，则写成I will send it/them to you .(不可写成I will send you it.)
Asap
As soon as possible 的缩写。通常以大写ASAP表示，在电子邮件或公司内部备忘录中，通常以asap的单词形式出现。
NOTES
Following的用法
Following作为形容词，如the following questions 放在名词前面，意思是―以下的…‖；作为名词，则表示―以下的（人、事或其他）‖。作为名词时是单、复数兼用，即使其内容为复数，也不写成followings 。而且在the following is/are …的句型中，句首的定冠词常被省略（不过，the following 若出现在句中或句尾，则不可省略定冠词）。
NO.20 本公司定购的商品，至今尚未收到……
定购的商品逾期未到，可发函催货。这时采取强硬的措辞，比较容易产生效果。
From :
Mail to :
Subject : Our Order Of April 1
Dear Sir/ Madam:
We have not yet received the merchandise which we ordered on April 1 and was due to be delivered by April 30. we did state quite clearly on our order form that we needed this delivery on or before that date , and we are already having problems with unhappy customers .
As you understand , late deliveries affect our sales most adversely . please look into this matter and , if you have not already done so , effect immediate delivery . Thank you .
Yours most annoyed .
Guo Hong
Zhida Co.,Ltd.
译文
本公司于四月一日定购的商品，原应于三十日前到货，然而至今仍未收到。订单上已清楚注明应于此期限前交货，延迟交货一事已使我方遭到顾客的抱怨。
如你所知，进货延迟对我方销售业务影响很大。请立刻调查此事，如果货物尚未送出，请马上出货，谢谢！
常用词与短语
merchandise (总称)商品
请看NOTES。
（be ）due to do 预定…
Due to something 表示原因、理由，此方面的例句，请看NO.17。
delivery 递送、送达、交付（货品）给对方
on or before date …日或该日之前
全句可代换为by ,但以by April 30 为例，是否包含四月三十日当天，并不太明确。为了避免造成误解，在商业书信 25
中常写成on or before April 30。相关说明请看NO.54的NOTES。
affect adversely 带来不好的影响
adversely 是表示―催促迅速交货‖之意。
effect something , 结果造成…；达成（目的）
在此表示―催促迅速交货‖之意。
Yours most annoyed
Annoyed 是―苦恼的‖之意，作为结尾敬辞时，通常带有讽刺（或戏谑）的意味。
NOTES
Merchandise与集合名词
Merchandise是表示―商品‖的集合名词，计数时则写成a piece (two pieces ) of merchandise 或an article (two articles )of merchandise ;表示―多数‖时则写成much merchandise 或a (great)variety of merchandise 。基本上a piece of …,也适用于同为集合名词的equipment ,machinery ,furniture等词。
NO.21 收到的商品和定购的不符
收到的商品若和定购的不符，应立即写信告知厂商。文中要清楚注明定购的商品型号等资料，如此就可请对方查核。
From :
Mail to :
Subject : My Order Of April 1
Dear Sir/Madam :
On 1 April I ordered EZLetter (item NO.B-126,@$89.50) from you via your on-line shopping Web site . well , what I received today was EZWriter(item NO.B-129) and this is NOT what I ordered .
I believe this is due to a clerical error on your part , and I want you to check your records and send me *EZLetter* asap. In the meantime , please let me know what should I do with the software I did not order . Do you want me to send it back to you COD? Your prompt reply appreciated .
Best regards,
译文
我于四月一日在贵公司的网上购物站定购了EZLetter(产品编号B-126,单价￥89.50)。今天送来的却是EZWritter(产品编号B-129)软件，与我所定购的不符。
我想这是你们工作上的疏失，请在核对记录后，尽快将*EZLetter*寄过来。另外，请告诉我如何处理这份送错的软件。需要以对方付款的方式寄回去马？希望能立即回复。
常用词与短语
via 通过……（by ,through ）
原为拉丁文介词，表示―通过…‖之意，常取代表示手段的by 。
due to something 因为…，由于…（because of , owing to ）
26
to 之后接不定词（动词原形）的意思和用法，请看NO.20。
clerical error 工作上的错误
on your part 你那方面的
也可以用on your side 表达。
asap
as soon as possible 的缩写。通常以大写ASAP书写，在电子邮件或公司内部备忘录，常以asap的单词形式出现。 *EZLetter*
这个星号（*）是用来取代底线或斜体字的强调符号。说明请看NO.8的NOTES。
COD( or C.O.D.)
Cash on delivery 或collect on delivery 的缩写。意思―货到付款‖。
Your prompt reply appreciated
这是your prompt reply will be [ much] appreciated.的简略写法，常用于电子邮件。
NOTES
Order的词性变化
Order 表示（―向公司企业）定购…）‖时，所使用的句型为order something (from a shop/company ) 或place an order for something (with a shop/company)。前者把order当动词，在后者中则是作为名词。前者的from 常被误用为to ,请多注意。From 在此表示order something(to be sent ) from …的意思，其后也可以接场所、地名（例如：order books from New York ）。后者的for something 和with a shop/company 可对调，也可省略其中之一。
NO.22 已收到定购的软件，但产品有瑕疵……
发现购买的商品有瑕疵，就必须写信要求更换货物。这时最好具体写出操作过程上的瑕疵，使对方比较容易了解。
From :
Mail to :
Subject : Request for Replacement ( Re: PowerWriter)
On April 30 I received EZLetter and PowerWriter , which I ordered via your on-line shopping Web site .
EZLetter is running smoothly on my computer and I am very pleased with it .However , I am experiencing a lot of trouble with PowerWriter . it hangs up VERY often while in operation for no apparent reason , and I can no longer afford the interruptions and irritation caused by constant hang-ups .
There obviously is something wrong with this software , considering that EZLetter is running OK under the same PC environment . I believe that I am entitled to a replacement , but please let me know what you would propose to do about this matter .
Your prompt reply will be most appreciated . thank you .
译文
我在贵公司的网上购物站所定购的EZLetter 和PowerWriter ,已于四月三十日收到。
27
EZLetter 在电脑上运行顺利，我很满意。不过，使用PowerWriter 时就碰到很多问题。这软件常无故死机，我无法再忍受这种状况。
这软件显然是有问题，因为EZLetter 在相同的电脑环境下可顺利运行。我想我有权利要求更换货物，请将贵公司的处理方式告诉我。
希望你们尽快回信，谢谢
常用词与短语
via 通过…（by ,through ）
原为拉丁文介词，表示―通过…‖之意，经常取代表示手段的by 。相关说明请看NO.1及NO.13。
Web site （互联网）网站
（be）running smoothly （机器或程序等）运行顺利
（be）pleased with something 对…感到满意、满足
Experience a lot of the trouble with something
…相当麻烦，因…而遭遇许多困难
I am experiencing …是比较生硬的说法，在会话中通常使用I am having …。类似的例句请参阅NO.5。 Hang up 挂断电话，不能动，（因为故障而）停摆、中断
以电脑而言，指软件在操作中（因程序有瑕疵【bug】等原因，突然死机的状态。名词形式为hang-up。
For no apparent reason无明显的原因
For 用来导出―原因、理由‖，在此做为介词。
No longer do
―已经无法再…了‖。例如: I can no longer wait .( 我无法再等下去了。)
Afford to do (金钱上或精神上)足以负担…
Obviously 明显的
Considering that …考虑到、如果考虑…
有关放在句首的―considering…, S+V‖的句型例子，请看NO.28。
（be） entitled to [do] something 有（做）…的资格、权利
Replacement 替换品，代替品，代用品
请参阅NO.24。
Irritation 令人气恼
指令人生气的状态或事态，为不可数名词；指具体实例时，可当可数名词。
NO.23 为延迟交货而致歉……
NO.19为告知商品尚未送达的信函，这封致歉信即是对此信的回应。在无法立即处理的情形下，必须先向对方说明，请求原谅。
From :
Mail to :
Subject : Sorry for the Overdue Delivery …
Dear Mr. Guo:
Thanks you for email reminder about the overdue delivery of your EZLetter (item NO.B-126) and PowerWriter (item NO.E-356). Because of an unusually heavy demand for these two products , we are temporarily out of stock , but everything possible is being done to ensure that you receive delivery ASAP.
28
We apologize for the delay , and hope that it doesn‘t inconvenience you too much.
John Dod , Manager
Mail Order Department
East & West , Inc .
译文
谢谢你来信提醒我们EZLetter(产品编号B-126)及PowerWriter(产品编号E-356)送货愈期。这两种产品因市场反应异常的好而暂时缺货。不过，我们正在努力设法，确保你尽快收到货物。
在此为延迟交货致歉，希望并给你带来太大的不便。
常用词与短语
reminder 提示；(提醒人注意的)警告，信号；催促函
在email reminder 中，email 作为形容词，也可仅选用其中一词。此外，也可写成your email reminder us about …。 overdue 逾期的
除了在overdue delivery 或overdue payment 之类的用法中作为形容词之外，也可作为副词，如your payment is two months overdue .(你的帐款已逾期两个月未付。)
demand for something 要求…
temporarily 暂时
（be） out of stock 已无存货
反义词是(be) in stock 或have something in stock (有…的存货)。例句请参阅NO.10。
Everything possible is being done
尽一切可能去做，用尽所有方法
被动语态（is done）的现在进行时。
Ensure something 确保，保证……
ASAP
As soon as possible 的缩写。相关说明请看NO.99。
Apologize[to somebody ] for something 【向某人】为…而致歉、谢罪
Inconvenience somebody 给（某人）添麻烦
Inconvenience当名词时的用法，请看NO.37
NOTES
这是为延迟送货而致歉的电子邮件，第一段结尾的ASAP可改成by May 30 或in about two weeks 。你也可以再加上we hope that we will be able to ship order by May 30.(or in about two weeks ;etc.)之类的句子。
NO.24 我们将为你更换产品……
NO.22的主旨为告知商品又瑕疵，本信则是销售商对此的回复函件。对抱怨作出明确的回应是基本礼仪，最好采用正式的文体。
From:
Mail to :guohong@
Subject: powerwriter
Dear to.Guo :
We were sorry to receive your e-mail informing us that you are having some technical trouble with our 29
PowerWriter.
So far ,we haven‘t heard of any similar problem with this particular software form other users. Nevertheless , we have already arranged for a replacement to be sent to you so that you can fully appreciate our state-of –the –art software .In the meantime ,will you please send your copy of the software back for us to inspect?
Thank you for bringing the matter to our attention.
Sincerely yours,
John Doe , Manager
Mail Order Department
East&West , Inc.
译文
你来信告知使用本公司PowerWriter 软件时，碰到了技术上的问题，对此我们非常抱歉。
至今，我们尚未听说其他的使用者遇到相同的状况。不过，本公司为了让你享有这个最先进的软件，已安排寄出替换品。同时，也请你寄回手边的软件以便查验。
谢谢你提醒我们注意这个问题。
常用词典短语
（be ） sorry to do 对…很抱歉
若用较正式的说法来表达（be）sorry to ,则为we regret receiving . regret 的例句及说明，请看NO.37 。 inform sb that ...... 通知（某人）...
以of 代替that 从句的例句，请看NO.3 。
so far 目前，到现在为止
Hear of sth/sb 听说…，听到…
有关hear of 与hear about 的区别，请看NO.90的―常用词与短语‖。
This particular software 这个特定的软件
Particular 是用来强调―特定的，特别的‖之意的形容词。例如：he mentioned this particular model .(他特别提到这个模特儿。)其他例句请看NO.60
Nevertheless 尽管如此
与in spite of that , nonetheless , however 同义的副词。其他的例句请看NO.86。
Arrange for sth 为……做（必要的）安排
Replacement 替换品，代替品，代用品
表示―（行为上的）取代、交换、归还‖时，为不可数名词。
Appreciate sth 欣赏，鉴赏（事物的价值）；给予正确的评价
请注意与―对（某事物）表示感激‖的区别。后者的例句请看NO.25。
Stage –of –the –art 最先进的，最新技术的
In the meantime
―同时；另一方面‖，这是用来转移话题的短语。
Inspect sth 详细调查、检查、核对（有无瑕疵）…
In-是表示in、into 之意的前缀，spect为表示to look 的拉丁词根。
30
NO.25 请寄给我**国际会议的详细资料及报名表……
这是寄给活动主办者，以取得相关资料的信函。向对此索取资料时，除了自己的电子邮件之外，务必附上邮寄地址，这点相当重要。
From :
Mail to :
Subject : The 15th Int‘I conference on information sciences
Dear Sir/Madam:
I understand that you are sponsoring the above conference to be held in Hawaii from April 1 to 5.
I am very interested in this conference and would like to attend it . Please send me detailed information on the conference along with an application form . For your information , my p-mail address is as follows:
c/o National Institute for information Sciences 28 ,Zhang Zizhong Road ,Beijing ,P.R.C
Your prompt reply will be much appreciated. Thank you .
Sincerely yours,
Jack Chen
译文
四月一日至五日将在夏威夷召开的上述国际会议，据悉由你负责主办。
我对这次国际会议很感兴趣，也希望参加。请将会议的详细资料和报名表寄给我。以下是我的邮寄地址，供你参考:(地址省略)。
希望你能尽快回信，谢谢。
常用词与短语
sponsor 支持，赞助…
conference (一年召开一次的)大会
along with…和…一起
for your information 供你参考
在电子邮件中常缩写成FYI。有关缩写，请参阅NO.73及NO.99。
p-mail (=physical mail)
为了区别于电子邮件（e-mail）而创制的词，指一般的―邮件‖。有时称为―snail mail‖(例句请看NO.2)。
appreciate sth 对（某事物）表示感激
appreciate 不可以―人―为宾语，所以I appreciate you . 这种句子是不成立的（在口语中有I appreciate you . 的说法，意思是 I appreciate what you said [ or what you‘ ve done for me ].但这究属于简略说法，而非正式用法）。
c/o (=care of )由…转交
c/o 是用于称谓语的缩写。在文章中的写法为please send this letter to Mr . Chen [in] care of his company . (请将此信寄到陈先生的公司转交给他。)
NOTES
31
使用被打语态以增加文体的变化
本文的结尾Your prompt reply will be much appreciated .使用的是被打语态，这是改自I would (will) much appreciate your prompt reply . 在这个句型中用would 比较礼貌。一般而言，人们不喜欢使用这种被动语态。因为前面的段落都以I 为主语开头，这里使用被动语态是为了增加文体的变化而变化。为了使字体活泼、富于变化，有时应该多用被动语态。
NO.26 能否寄给我一份论文复印件……
麻烦别人以取得某物时，采用正式的文体才不会失礼。写信时，切记自己是在恳请对方寄东西给你 。
From :
Mail to :
Subject : Could you send me a copy of your paper ?
Dear Dr. Hayes :
I was very interested to read your article ,‖The Growing Inaccessibility of science ,‖which appeared in Nature (Volume 356 ,April 1999 , pp.739~740). It seems to me , however ,that the article was more or less a synopsis of what I presume to be a considerably more detailed research paper . I would be most grateful to you , therefore , if you would send me a full copy of the original paper .
Hoping that this will not cause you too much trouble , I look forward to hearing from you at your earliest convenience . Thank you .
Sincerely yours ,
Zhida Co . , Ltd .
17, Fuchengmen Beidajie , Beijing
Fax : 86-10-68316510
译文
我对你刊登在《自然》杂志（第356卷，19xx年四月，pp.739-740）上的文章《越来越难以接近的科学世界》深感兴趣，我想这篇文章应该是一篇研究论文的摘要，原文的内容必定更加翔实，在此恳请你惠赐一份论文复印件。 希望这不会对你带来太大的麻烦，企盼你有空时能回信给我 ，谢谢。
常用词与短语
（be）interested to do 觉的做…有趣，有兴趣做…
若表示感兴趣时，通常用（be）interested in [doing] sth。
Synopsis
源自希腊语sunopsis(=general view),意思时―摘要‖（an abstract or a summary ）。
Presume [to be]…认为…
Presume 表示―推测、假设‖时，与assume同义。但assume指的是没有确切证据或根据的推测；而presume指有事实依据或相当确信的推断。
Considerably 相当，非常
Would you most grateful [to sb] if …
如果…将【对某人】非常感激
这个句型中的if 从句是虚拟用法。Most 是表示very 的强调语。
32
Cause sb trouble 给（某人）带来麻烦
类似说法请参阅NO.37。
NOTES
这是对刊登在科学杂志上的论文感兴趣，而向论文作者索取原文副本的范例。第一句以I was very interested to …开头，写出该篇论文的题目。刊登该篇论文的题目、刊登杂志名称、出版日期、刊登页码等。若能对论文内容特别感兴趣之处给予具体评语或提出疑问，就更完美了。A synopsis of what I presume to be …一句中的what 是兼具先行词功能的关系代词。结尾的hoping that …可改成I hope [that] …，但是由于后面接的是以―I ‖为主语的句子，用hoping that … 这样的语法结构句子，可使文体更有变化。
NO.27 寄上你要的论文复印件……
这是对NO.26索取论文复印件信函的回复。顺便在信中注明何时寄出，是体贴对方的一种作法。
From :
Mail to :
Subject : Here‘s copy of my paper …
Dear Mr. Guo :
Thank you for your e-mail . As you requested , I will be sending you a copy of my paper ,‖Basic Concepts and Models for Intercultural Communication ―via airmail this afternoon. Hope you‘ll find it of some help in writing your new book . If possible , I ‘d very much like to read the book for myself when it is completed . Also , if there ?s anything else I can do for you in this regard ,please feel free to contact me again at any time . I wish you the best of luck with your new book!
Best regards,
John Doe
译文
谢谢你发来电子邮件。按照你的要求，我将于今天下午以航空邮件寄上一份《不同文化沟通的基本概念与模式》的论文复印件。希望这份资料对你撰写新书有帮助。如果可能的话，你的著作完成之后，我希望有集会拜读。在这件事情上，若有其他能帮忙之处，请随时跟我联系。预祝你新书成功！
常用词与短语
Here‘s (=here is )
―这是…，请收下…‖,把东西交给别人时的口语说法。在商业书信中，也常用来代替Enclosed is … 或Attached is …。 Via 通过…（by ,through）
原为拉丁文介词，表示―通过…‖之意，常用来代替表示手段的by。
I ?ll be sending …
将来进行时常用来表示将来的既定事实。例如：Mr.Chen will be giving a speech at the party.(陈先生将在宴会中致辞。)
For myself 自己，为了自己
33
另有类似的说法by myself ，是―靠（自己）一人，独立‖之意。
When it is completed
表示―当某事完成之后‖。在―表示条件及时间的从句‖中，即使内容谈的是未来的事，时态也要用现在时，因此，本句不可改为when it will be completed。
In this regard 关于这方面
Wish 祝愿（幸运。成功等）
Wish表示希望时的语法结构是SVO1O2. 如 I will you a Merry Christmas (a Happy New Year). (祝你圣诞【新年】快乐。)或I will you good luck .(祝你好运。)或I will you all the good fortune you could possibly have ! (祝你获得一切好运！)
NOTES
大学或企业中的研究人员，会接到外国研究人员来信索取自己写的论文或报告的副本。最近这种要求大多通过互联网的电子邮件传递，这篇范例就是设定在这种状况下（不过，在此范例中资料是以航空邮件投递）。
NO.28 我将寄上一份资料，请立即支付费用……
这是对NO.26索取资料信函的答复。本文指在说明资料需付费的情况下，应如何回复索取者。费用若不昂贵，语气上应力求亲切。
From :
Mail to :
Subject : Science and Technology Report ,1999
Dear Mr. Guo:
I have received your e-mail requesting one full copy of the 1999 Annual Report on the State of Science and Technology (550 pages ,with attachments).
Please note that we usually require payment of necessary expenses before sending out the document you requested .Considering the urgency you stated in your e-mail , however , I will send it out by airmail in good faith that I will receive payment from you at a later data . The fee for the requested document is U.S. $30.50 ($20.00 for the report , plus $ 10.50 for postage ). Would you please mail this fee directly to me at your earliest convenience .
If you have any question regarding the above ,please contact me at my office. Thank you.
Sincerely ,
Karen Powell
Office of the Director
U.S. Academy of Science
译文
34
我已接到你索取《19xx年度科学暨技术现状调查报告》（含附录供550页）的电子邮件。
通常来函索取资料者，本学会都会要求先支付必需之费用，再寄出资料。但是，考虑到你在信中提到你急需，我们这次会先以航空寄出，相信不久之后将会收到你的汇款。你索取资料的费用是30.5美元（一份报告20美元，再加上邮费10.5美元），请尽快将费用直接邮寄给我。
有关上述事项若有任何疑问，请向我的办公室咨询，谢谢。
常用词与短语
attachment 附加物，附加资料
please note that ……
直译是―请注意…‖，在句中欲加解释时的常用说法。相关说明请看NO.41的NOTES。
require sth 要求…
同义词need主要指主观的必要性，而require 指的是因客观的状况、习惯、法律等而产生的必然要求。例如，It is required that payment be made within two weeks after your receipt of the goods.(请在收到货物后两周内付款。)
necessary expenses 必要的费用
send out sth 寄出（信件、物品等）
宾语为代词时的语序是send it/them out 。有关send 接双重宾语的注意事项，请看NO.19的―常用词与短语‖。 considering …考虑到…
在主句后面接considering that…句型的例句，请看NO.22。
urgency 急迫性
in good faith
通常表示―诚挚地‖）honestly ,sincerely )之意，在此in good faith that …表示―相信（信任）…‖。
would you please …
―请你…‖句尾不加问号，表示这是借用疑问句的形式，委婉表达请求的―祈使句‖。
regarding sth关于…
和concerning 一样作为介词。一般人经常误用为Regarding about sth,请各位特别注意。
NO.29 我索取的资料尚未收到……
本文的主旨和催货信函相同，但是在此催促的是免费赠送的文件。这时应先说明我方的情形，再客气的催促对方。
From :
Mail to:
Subject : May I remind you that …
Last month I wrote you to send me a copy of your free booklet ,―Secrete of Successful Management ―. Unfortunately , the booklet has not arrived yet and I would like to have it for a report I am preparing . I would really appreciate it therefore if you could send me the booklet as soon as possible . Thank you for your prompt action in this matter.
Sincerely ,
Zhida Co. Ltd.
35
17, Fuchengmen Beidajie , Beijing
Fax : 86-10-68316510
译文
上个月我写了一封电子邮件，向贵公司索取一份免费的小册子《管理成功的秘笈》。很遗憾目前尚未收到，而我正在准备的报告需要这本小册子。如能尽快将这本小册子寄给我，我将十分感激。感谢你对此事的迅速处理。
常用词与短语
write sb 写信[传真、便条、电子邮件等]给（某人）
在英国通常写成write to sb 。write sb to do sth 是―写信请（某人）做某事‖，write 的宾语成为to do 在意义上的主语。例如I‘m writing you to send me the following:（＝I am writing to ask you to send me the following : ）(我写信请你将下列物品寄给我－请寄给我下列物品：)
unfortunately ,不幸的，令人遗憾的
would like to do 想到…
want to 的礼貌用法。藉由would的假设语气，表示―如果可能的话‖之含意。
prepare sth准备…
appreciate sth 对（某事物）表示感激
appreciate 不能以―人‖为宾语，所以I appreciate you . 这句话事错的。相关说明请看NO.25。
as soon as possible 尽快
在电子邮件中常缩写为ASAP或asap 。例句请看NO.19及NO.99。
prompt 迅速的，立即的
NOTES
自己的―邮寄地址‖要写清楚
这是未收到先前索取的资料，再次发函催索的书信范例。第一句先以Last month I wrote you … 点出先前已发出同样要求的信件，同时注明索取资料的名称（或内容）。接着以Unfortunately,…叙述这份资料尚未收到，并简单说明需要这份资料的理由，最后以I would really appreciate it therefore …这种极为客气的句型，恳请对方再次寄出资料。注意，请对方寄送资料，切勿忘记注明自己的全名及邮箱地址（p-mail address ）。
NO.30 很抱歉，您索取的资料无法寄送……
若有人索取不准外借的资料，请简单说明理由，以取得对方的谅解。这时最好采用较正式的文体。
From :
Mail to :
Subject : Your Request for Our Company Magazine
Dear Mr. Doe :
I have received your e-mail dated April 1 requesting reprints of our company magazine ,Crossroads.
I am sorry to inform you that company policy does not allow for non-Zhida employees to receive our in-house publication . Crossroads often contains confidential information that we believe should be restricted to Zhida personnel only .
Again, I am sorry to disappoint you ,but I hope you will kindly understand our position in this matter .
Best regards.
36
Guo Hong
Zhida Co. ,Ltd.
译文
我已收到你四月一日索取本公司刊物――Crossroads 的电子邮件。抱歉的是，本公司规定内部刊物不能给公司外面的人员阅览，因为Crossroads 常刊出一些机密情报，因此之限于本公司的员工阅读。很抱歉让你失望，希望你能原谅本公司的立场。
常用词与短语
request sth要求…
request是ask for 的正式说法。
reprint（n.）(书或杂志的)增印，再版论文或报导的转载
reprint正如字面所示a copy (of a book ,etc) 。此外作为动词也有―再版，增印‖之意。
（be）sorry to do 对…很抱歉
（be）sorry to 的正式说法是regret，例如，I regret [ to inform you ] that …。Regret 的例句及说明，请刊NO.37。 Allow sb to do 允许（某人）做…，让（某人）做…
Non-Zhida employees
本短语意思为―非知达公司的正式职员‖。Non-是表示―非、不、无‖等否定意味的前缀。
In-house 组织【企业】内的，公司内的
作形容词，如an in-house seminar ―公司内部讲座―。也可说成in-company 。
Contain sth (部分或全部)包含…
例如：This CD contains songs by the wang Fei .(这张CD收录了王菲的歌曲。)同义词include 指的是―部分包含‖。例如，Some songs by the Wang Fei are included in this CD . (这张CD中有一些王菲的歌曲。)
Confidential秘密的，机密的，对外保密的；（信函等）亲启的
―（事物）限定于…‖。例如, The sale of alcoholic beverages is restricted to those over 20.(酒类限卖给二十以上者。) Personnel职员
集合名词，通常被视为复数。
Disappoint sb 使失望
Our position in this matter 本公司在这件事上的立场
NO.31 因资料遗失，烦请再寄上一份……
想要再度索取曾免费获取的资料，应先陈述这份资料对自己的重要性，并以正式的文体请对方再寄一份。
From :
Mail to :
Subject : ABCs of E-Mail Writing
About a month ago ,I ordered and received a copy your free booklet ,ABCs of E-Mail Writing .It has been really helpful to me ,and to my colleagues as well .Unfortunately , however ,it now appears to have been mislaid and a thorough search has not recovered it .
Do you think you could possibly send me a replacement copy ? This time I do promise to take better care , even if it 37
means putting a padlock on it ! I would appreciate your kindest understanding in this matter and hope to be able to receive the booklet soon.
Zhida Co.，Ltd.
17,Funchengmen Beijdajie , Beijing
Fax: 86-10-68316510
译文
大约一个月前，我曾向贵公司索取并收到了一份《电子邮件写作入门》的免费小册子。这本小册子对我及同事都很有帮助，可惜却不见了，我努力寻找仍找不到。
能否再寄一份给我？这次我会小心保管，必要时甚至还会加上挂锁!在次恳请你的谅解，并希望能在近日内收到这本小册子。
常用词与短语
colleague 同事
相关说明请看NO.36。
Unfortunately 不幸的，令人遗憾的
经常放在句首作为整句的修饰语。
Appear to do (看来)似乎…
通常在不定式to 后接know或belong等―表示状态的‖动词。但―have+过去分词‖也表示状态，这时动词用动作动词也可以。例如，She appears to have forgotten her name .(她似乎忘了自己的名字。)
Mislaid
Mislay 的过去分词，表示―把…放错地方，忘了放在何处而遗失…‖之意。
Put a padlock 扣上挂锁
在此为玩笑话。
Hope to be able to do 希望能…
NOTES
Soon和in the near future 的时间感差异
本文结尾出现的副词soon，在商业书信中也常以in the near future 表达。两者常被视为同义语。一般而言，soon假设的时间感觉是数小时至数天，顶多不过数周；而in the near future 则为数周至数个月甚至数年等比较长的时期。因此，使用soon和in the near future ,有必要视情形作适当的选择。举例而言，想尽快收到对方的回音，如果以I hope to receive your reply in the near future .表达，对方可能无法了解你的意图。另外，表示―回音‖的by return [mail,fax,etc.]通常被解释为希望对方在数小时至二十四小时内回信（by return的例句请看NO.34）。
NO.32 我们有份问卷，想请你提供理想的被采访人选……
这是请对方对理想的问卷被采访人提供建议的书信范例。表示请求的电子邮件应明确表达主旨，文体应力求庄重。
From :
Mail to :
Subject : Request for Advice
38
Dear Dr. Jordan:
I am currently working on a Chinese language textbook for foreigners on behalf of the National Institute for Cultural Promotion of Chinese . In order to obtain the necessary information for the textbook ,I have developed a questionnaire (see attached file )which I would like to send to as many experts on the subject as possible.)
Since you are the president of the International Association of Teachers of Chinese as a Foreign Language , I will to ask you to advise me of the names and addresses of some of the leading CAFL teachers in the U.S. to whom you think I should send out the questionnaire . if it is at all possible , I would like to receive a copy of your memberships list.
Thank you very much for your kind cooperation ,and I look forward to your favorable reply .
Sincerely yours ,
Jack Chen , Ph. D.
Linguistics Department
ABC University of Beijing
译文
我受国家中华文化振兴会之托，正在编撰一本外国人用的中文教科书。为了搜集必需的资料，我设计了一份问卷（请看附件），希望尽可能让更多这方面的专家对此提供意见。
由于你是国际中文教师协会的会长，我想请你提供适合答这份文件的美国中文教师之名册及联系地址。如果可以的话，我想要一份贵协会的会员名册副本。
非常感谢你的大力协助，期待接到来自你的佳音。
常用词与短语
work on sth 全心致力于（工作、课题等）
on behalf of sb 为了（某人、团体、组织），代替…,代表…
宾语为代词时，则为on one‘s behalf .美国英语的用法有所区别，on behalf of …是―代替…,代表…(in place of ,as the representative of )‖之意，in behalf of …则是‖为了…(的利益)（in the interested of ）‖。
obtain 获得，得到
get的正式用法。
send out sth 送出(信件、货物等)
宾语为代词时，整个句子的语序应为send it/them out 。
questionnaire 问卷
wish to do 想做…
want to 的文雅说法。和would like to 意思差不多，但感觉更为客气。
CAFL
Chinese as a Foreign Language 的缩写。
If it is at all possible 如果有可能的话
At all 在此表示强调。也可采用更简洁的说法If possible, …。
NOTES
这是一封恳请国外专家惠赐问卷被采访者名单的电子邮件。第一段先简要说明委托的原因及目的，第二段再具体称述委托的内容，最后依照惯例向对方道谢，再加上企盼回音等字句作为结束。虽然是电子邮件，这种信件最好以一 39
般商业书信的正规格式书写。
NO.33 我想引用你的论文，希望征得您的同意……
引用互联网上的信息前，应先发出一封征询函，以取得出处或著作权所有人（出版社）的同意，并明确告知引用的目的。
From :
Mail to :
Subject : Request for Permission to Quote
Dear Dr. Roe :
I am writing to ask your permission to quote some parts of your excellent paper ,‖Sexual Harassment in the Office‖, which you posted on your personal Web page last week.
Our company is presently considering an overhaul of its policy on sexual harassment ,and I have been asked to compile preliminary set of recommendations or guidelines .I think your extremely well-researched paper on this subject would be very helpful in preparing my report I would very much appreciate your kind permission via e-mail .I hope to hear from you soon. Thank you .
Sincerely yours ,
Tina Fang<
Mgr., Personnel Dept.
Taiping Business House ,Inc.
译文
我想引用你上周在个人网页上发表的大作《办公室内的性骚扰》其中的一部分，因而冒昧写信给你，征求你的同意。 本公司目前正打算修订有关防止性骚扰的规定，我受命负责起草初步的建议案或方针。你所写的研究论文对这主题有深入的剖析，对我的报告将有莫大的帮助。可否请您将引用论文的同意书，以电子邮件寄给我。希望能很快收到你的回音，谢谢。
常用词与短语
I am writing to do sth 我写（这封信）是为了…
以This is to …开头的说法，与此类似，例句请看NO.54。
Ask for sth 要求（得到）…
Ask about …是―询问有关…‖之意，不一定要得到那样东西。
Permission 许可
例如，give permission [to do] (允许【做…】)、ask for permission [ to do ] (要求得到【做…的】许可)。
Quote 引用
例如，quote from Shakespeare (引用莎士比亚的作品)。
Post sth 投递、寄发（信函或电子邮件）；（在布告栏上）公告…
被动语态的例句请看NO.58。
40
Web page
即所谓的―网页‖。
Consider[doing] sth 考虑【做】…
Consider以名词或动名词为宾语。Consider to do 为常见的错误用法，请多注意。
Overhaul sth （拆开）彻底检修…;详细调查…
在此作名词。
Compile sth 编纂（资料等），撰写（报告等）
Preliminary 初步的，预备的
Recommendation 推荐，建议，劝告；推荐书
Well-researched paper 经细致研究的论文
Hear from sb 收到…的信件（音讯、回音）
经常用于习惯用句we look forward to hearing from you .
NO.34 我想引用你论文的××部分……
以往欲请求作者或出版者同意引用其著作，主要是靠书信往返。最近，尤其是企业和大学的研究人员，大多以电子邮件联系。
From :
Mail to :
Subject : Request for Permission to Quote
Dear Ms. Doe:
I am writing a research paper on Artificial Intelligence which I plan to submit to The Journal of Cognitive Science for publication.
In this paper I wish to quote Figure 1 and 2 on page 11 of your book , Introduction to Artificial Intelligence .May I have your permission to use the figures in my paper ? I will include the usual acknowledgements and a full reference to your book ,but if you would like the credit line to take any special form ,please let me know.
I would very much appreciate it if you would kindly indicate your permission by return e-mail .Thank you .
Sincerely yours,
Zhida Co. ,Ltd.
17, Fuchengmen Beidajie , Beijing
Fax: 86-10-68316510
译文
我正在写一篇有关人工智能的研究论文，并打算交给《认知科学杂志》发表。
在这篇论文中，我想引用你的著作《人工智能入门》第11页上的图1、图2，不知你是否同意？我会按惯例加上感谢信并注明出处，如果你希望以特殊的格式注明出处，请告诉我。
41
你如果能以电子邮件回函，告知同意上述要求，我将十分感激，谢谢。
常用词与短语
research paper 研究论文
artificial intelligence 人工智能
plan to do 打算做…
与近义词consider doing 的差异，请看NO.62。
submit sth[to sb]向【某人】提出…
wish to do 想做…
want to 的文雅表示。Want to 是不考虑对方，直接表明自己的需求。在商业书信通常使用比较礼貌的would you like to 或wish to 。
May I …?我可以…吗？
用来表示客气的请求。
Permission 许可
例如，give permission [to do ] (允许【做】)、ask for permission [to do ] (要求得到【做…的】)许可）。
Acknowledgment
在此表示―感谢辞‖之意。
A full reference to sth 详细言明出身…
毫不疏忽地注明引用文的出处之意。
Would like sth 想要…
Want 的文雅表示。
Credit line
在出版物、新闻报导和照片上，标记出相关资料提供者或协助者姓名的一段文字，称为―credit (line)‖。
Would appreciate it if …你若能…我将十分感激
这是极为客气的请求说法。在主句和从句中，通常都使用虚拟语气的助动词。
Indicate sth 指出…
By return e-mail 以电子邮件回复
By return 是―回复‖之意。顺便提一句，by return 表示在数小时至二十四小时以内回复。
NO.35 我想跟你商定访问贵公司的时间……
随着互联网的普及，利用电子邮件商定商务会晤的情形日渐增多。这种信函最好还是采用正式的文体。
From :
Mail to :
Subject: Request for an Appointment
Dear Mr. Doe :
I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month ,and wish to call on you at your office on that occasion .
I will be arriving in New York on or around July 20 and staying there for about a week .It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on July 22 or 23, whichever is convenient for you . If neither is convenient , could you please suggest an alternative date by return e-mail .
42
Thank you in advance for your kind cooperation .I am looking forward to meeting you in New York soon!
Sincerely yours ,
Guo Hong
Zhida Co. , Ltd.
译文
我预定这个月底出差赴美，希望届时能到公司访问您。
我预计在七月二十日或其前后抵达纽约，大约停留一周。若方便的话，望你能挤出时间在七月二十二或二十三日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回复并告知其他日期。
先在此谢谢你的大力协助，期待不久在纽约与您见面！
常用词与短语
（be ）scheduled to do 预定…
例如：The train is scheduled to arrive at 5：00 p.m.(火车预定下午五点抵达。)
Call on(sb [at a place])拜访…
比visit 随意一点，有―顺道拜访‖的意思。
Will be arriving
将来进行时常表示将来既定的事实。请参阅NO.27的―常用词与短语‖。
Neither (A nor B ) (A、B)两者皆非…
Both (A and B ) 的否定形式。关于类似句型either A or B , 请参阅NO.68。
Suggest sth 建议…
宾语可以是动名词或that 从句。后者的例句请看NO.41。
Could you please …请你…
句尾没有问号，因为本句实质上是表示请求的陈述句。请参阅NO.28。
In advance 预先，事前
NOTES
预定会面时间
约定会议或面谈时间，原则上由写信方提出具体的日期，这时要尽量给对方多重的选择，入either on July 22 or 23 , whichever is convenient for you 。若需具体指定时间，则可写成…either on July 22 or 23, between 1:00 p.m. and 3:00 p.m. , 或如…either on the afternoon of July 22 or on the morning of July 23 , 一般以上午、下午来区分。顺便提醒大家，―…日的上午/下午‖是on the morning / afternoon of …,例句请看NO.75。
NO.36 我想约个时间参观贵工厂……
本范例和NO.35一样，是和客户预约访问时间的信函。因为和对方已相当熟悉，而使用省略主语的简洁文体。
From :
Mail to :
Subject : Request for an Appointment
Dear Mr. Lee :
43
Hope to visit your Singapore factory to see the automated assembly line which we are considering installing in our new plant under construction in Korea . Will be in Singapore April 1—5, and would like to come to your factory with two of my colleagues at around 10 a.m. on April 2. Please let me know by e-mail if this is convenient for you . Your favorable reply much appreciated .Thank you .
Best regards,
Melvin Tien
Director ,Overseas Operations
Beijing Motors ,Inc .
译文
我们打算在韩国兴建的新厂中，引用贵公司的自动装配线，所以想到贵公司的新加坡工程参观。四月一日到四月五日我将在新加坡，可能的话，我和两名同事想在四月二日早上十点左右前去贵公司的工厂。请以电子邮件通知我您是否方便。期望收到您的回音，谢谢。
常用词与短语
automated assembly line 自动（化）装配线
assembly line 亦可称为production line ，指以汽车组装为代表的一连串有组织、有效率的作业过程，也可指称―作业现场‖。
consider [doing] sth 考虑【做】…
相关说明请见NO.33。与近义词plan to do 在语意上的微妙差异，请看NO.62。
Install sth 设置、装设、安装（机器、设备等）
Under construction 建设中的，施工中的
Would like to do （可以的话）想做…
Want to do 的礼貌说法。Would like sth 表示―（可以的话）我想要…‖。
Colleague 同事
Colleague 主要是指―同一家公司的同事（coworker）‖。近义词partner表示―共同出资者、共同经营者‖（也可泛指在同等的立场上，共同经营、管理、执行业务的伙伴和同事）。
At around line大约…点
Around 是about 的简略说法，at 可省略。
（be）convenient [for sb] [对…而言]方便的
不可以人为主语，因此不能说成if you are not convenient 。请参阅NO.5及NO.35。
Your favorable reply much appreciated .
Your favorable reply will be much appreciated 的简略说法。Favorable reply 表示―正面的答复‖，但不能用good reply 来表示这个意思。另外，本范例中出现许多hope to visit …、will e in Singapore…等省略主语（在此为I）的简略句，相关说明请看NO.6及NO.39的NOTES。至于被动语态，请参阅NO.25的NOTES。
NO.37 我想更改访问贵公司的时间……
更改预定的会面时间，应明确说明理由，这是基本礼貌，但有时也可视情况如本范例采用模糊的说辞。
From :
44
Mail to :
Subject :URGENT—Need to Change Appointment
Dear Mr. Lee :
With regard to our appointment to visit your Singapore factory on April 2, I regret that I must you to change the date to April 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention.
I am awfully sorry for this last-minute request , but I hope you will be able to meet with me on April 3 at around 10 a.m. if you are not available ,will you please let me know by e-mail asap ?
Hope this will not cause you too much inconvenience .Thank you .
Best regards,
Melvin Tien
Director , Overseas Operations
Beijing Motors ,Inc .
译文
原定四月二日访问贵公司新加坡工厂的行程，因有突发事件必须亲自处理，在此不得不恳请您将日期改自四月三日，实在抱歉。
在最后一刻才提出这个要求，实在非常抱歉，但我希望您能在四月三日十点左右与我见面。若有不便，请尽快以电子邮件告知。
希望这不会带给你太大麻烦，谢谢。
常用词与短语
with regard to sth 关于…
通常放在句首使用。放在句中或句尾表示―关于此点‖时，必须写成in this regard。
appointment (面谈、会晤、访问等的)约定
例如：make (cancel) an appointment (安排【取消】约会)、have an appointment with sb (和…有约)。
regard that …很抱歉（遗憾）…
regret是（be）sorry 的正式说法，―regret+to不定式‖表示―很抱歉（遗憾）要做…‖之意。―regret+动名词‖则表示―很抱歉（遗憾）做了…‖。
due to sth 因为…,由于…(because of .owing to )
duo to 其他的例句请看NO.20及NO.21。
unexpected matter意外的事情
require sth 需要、要求…
相关说明请参见NO.28。
awfully 非常，很
表示very z之意的简略口语说法。
last-minute 事到临头的，最后关头的
当形容词，如last-minute cancellation（事到最后一刻才取消）。类似说法有at the last minute ,例如，I had to cancel the appointment at the last minute .(我不得不在最后一分钟取消约会。)
meet with sb和…(预定时间)见面、会谈
（be）available
这里以人为主语，意思是―可以出席参加（集会或活动等）的‖。例如，will you be available for the next meeting?(你能否 45
出席下次会议？)
Cause sb inconvenience麻烦某人
Inconvenience 作动词的例句，请看NO.17。
NO.38欢迎来防，请告知你的抵达时间……
本范例为以回函，用来答复对方有意来访的信。由于对方只询问可否前来询问，必须请对方告知详细的行程。
From :
Mail to :
Subject: Welcome to Beijing!
Dear Mr. Doe :
Thank you for your e-mail of April 10 ,I am glad to learn that you are coming to Beijing next week . Please confirm by e-mail the date and time of your arrival , and let me know whether hotel reservations are needed . I am looking forward to meeting you soon.
Best regards.
Guo Hong
译文
谢谢你四月十日发来的电子邮件，很高兴得知你下周要来北京。请以电子邮件告知抵达的日期和时间，以及是否需要为你代订旅馆。期待不久能与你见面。
常用词与短语
（be）glad to do 很高兴、乐于…
比（be）pleased to 更口语化。
Learn that …得知…,听说…
以of 代替that从句的例句，请看NO.84。
Confirm sth确认、正式（某事的真假）
表示此意时，不以―人‖为直接宾语。I confirm you …是常见的错误用法，请多加注意。
Let me know whether … 请通知我是否…
Reservation （房间或席位的）预定
动词是reserve (例句及说明请参阅NO.39及NO.40)。
Look forward to [doing] sth 期待、期望【做】…
相关说明请参阅NO.13的NOTES。
46
NOTES
口语体缩写形式的使用
本范例出现了I ?m (=I am )这样的缩写形式（contractions）。在本书所收录的范例中，还有I‘d (=I would ), I ?ll (=I will ), I‘ve (=I have )及we‘ve（＝we have ）,here‘s (=here is )等缩写形式。缩写形式是口体化的特征，人们在电子邮件中很喜欢用这类口语体。不过，即使是电子邮件，有关业务的书信不可使用方言或粗话。
此外，本范例第二句后半部（…whether）hotel reservations are needed .是以简洁的被动语态表述的，也可改成（whether）I should reserve a hotel room for you . 或（whether）you want me to make hotel reservations for you .的一般写法。询问是否要到机场迎接，可以（whether）you would like me to pick you up at the airport .表述。
NO.39 我的抵达时间如下，此外……
这是对NO.38（表达欢迎来访之意的信函）的回应。写回信时，不妨引用来信的部分内容，使对方更容易了解。
From :
Mail to :
Subject : I am coming to Beijing on April 18 …
Guo Hong wrote:
>[ …] Please confirm by e-mail the date and time of your
> arrival ,and let me know whether hotel reservations are
> needed.
I will be arriving at Capital Airport on CAL-107 at 4:00 p.m. on Monday , April 18 . I would very much appreciate it if you would kindly reserve a room for me at the Jianguo for three nights from April 18 , if possible .Thank you .
Best regards,
John Doe
译文
Guo Hong 先生来信中提到：
[ …] 请以电子邮件告知抵达的日期和时间，以及是否需要代订旅馆。
我预定在四月十八日星期一下午四点，搭乘CAL-107号班机抵达首都机场。可以的话，也想请你帮我预定建国饭店的一个房间，从四月十八日起入住，共三夜。谢谢。
常用词语短语
will be arriving
将来进行时经常表示未来既定的事实。例如：Mr. Chen will be giving a speech at the party .(陈先生将于宴会中发表演说。)
appreciate sth 对（某事物）表示感激
相关说明请看NO.25。
reserve sth 预定（房间或席位等）
向―旅馆订房‖是reserve a hotel room (若为特定的旅馆，则是reserve a room at the ABC Hotel )。英国一般用book而不用 47
reserve 。此外，机场名称前不加定冠词（如Kennedy Airport）, 旅馆名称前要加定冠词（如the ABC Hotel ; the New York Hilton [hotel ]）。
NOTES
一般信件与电报式简文
这是一篇回应NO.38的书信范例，内容为告知对方自己来访的班机抵达时间，并要求代订旅馆。> 符号表示引自对方信件的部分（相关说明请见p.24—27）。本范例的正文虽然以口语为基础，文体却很正式。下面是将同一封信改写成电报式简文的例子，提供各位参考。如NO.6所示，这种简文可以省略we 或I 等人称主语，及后面的be 动词、助动词。而且只要不致造成语意不明，便可省略冠词或非常形式化的介词（下面以【】括起来的部分表示可以省略）。 Arriving at Capital Airport on CAL-107 ,[at] 4:00 a.m. , [on] Mon . , Apr.18 .[I would] Appreciate your booking [a] room for me at [the ] Jianguo Hotel for three nights from April 18 , if possible .Thank you .
NO.40 我想向贵旅馆订房间……
与网络连网的旅馆愈来愈多，所以也可利用电子邮件订房。不过，订房细节报告若写得不够详细，事后就需要多次的书信往返。
From :
Mail to :
Subject: Request for Reservation
Dear Sir/Madam :
I am planning to visit New York next month on a business trip ,and would like to reserve a room at your hotel for five nights from July 1 .
I am sure you will be quite busy during the first week of July ,but I am very much appreciate it if I could have a room on the ground floor .I assume that the rate for a single room with bath is around $200, but I could go a little higher than this , if necessary .Hope to receive your confirmation of this reservation by e-mail () or by fax (86-10-23456678)before June 10 , if possible .Thank you .
Sincerely yours ,
Guo Hong
译文
我预定下个月出差到纽约，想向贵旅馆预定房间，时间是从七月一日起一共五天。
你在七月的第一周必定相当忙碌，若能为我保留一楼的房间，我将感激不尽。我想带浴室的单人房大约美金二百元左右，但若有必要多付一些也无妨。
可能的话，我希望在六月十日前收到你的确认函，以电子邮件（guohong@）或传真（86－10－23456678）联系皆可。谢谢。
常用词与短语
48
on a business trip 出差（商务旅行）
若是休闲旅行，则写成on a pleasure trip。
reserve sth预定（房间或席位等）
make a reservation for sth 中的reservation为名词，请参阅NO.38的NOTES。
would [very much] appreciate it if …
若能…将【非常】感谢
本句在结构上，主句和if从句结构都用礼貌的虚拟语气。请注意别漏掉appreciate后面的it.
Ground floor[英] 地面楼层（一楼）
美国的一楼称为first floor。英国人称为first floor。
Assume(毫无根据的)猜想，推测
意思大致和presume相同，但presume一般是指有事实根据的推测。除了像assume sth 以名词、形容词为直接宾语，也可采用assume sb/sth【to be】…，或assume [that] …的句型。
I could go a little higher than this
Go 在此为spend或pay的口语简略说法，整句可改写为I could pay a little more than this.
NOTES
从本文采用I ?m (= I am )、I ?d (= I would ) 等缩写形式（请参阅NO.38的NOTES），及Hope to receive …这种省略主语的简略体（请参阅NO.39的NOTES），可知本文是以口语体为基调写成的。此外，在给予对方回信期限时，可如本例在句尾加上if possible这个短语，以缓和命令的语气。
NO.41 我们已接受您的订房
这是回复NO.40订房信件的范例。由于对方是以信用卡付款，所以还附上签帐单。
From : Jane Doe
Mail to :
Subject: Welcome to New York !
Dear Mr. Guo:
Thank you so much for your e-mail of June 5. As you requested, we have reserved a single room with bath for five nights from July 1 ,at U.S. $ 200 a day plus 10% local tax.
Please note ,however ,that reservation will not be confirmed until we receive one day‘s room charge .May I , therefore ,suggest that you print out the attached credit card payment form and send it back to us by fax at 001-212-123-4567 (New York ), after filling in all the necessary information.
Thank you again ,Mr. Guo. We all look forward to having you with us soon.
Sincerely yours,
Jane Doe
Reservations Mgr.
N.Y. Hilton Hotel
49
译文
感谢你六月五日发来的电子邮件。按照你的要求，我们为您保留了七月一日至五日带浴室的单人房，房价是一晚二百美元，外加10％的税金。
此外，为了确保您的订房权益，请您先付一晚的住宿费。随信附上―信用卡签名‖，请您打印出来、填妥必要的资料后，再传真回来，传真号码是001－212－1234567（纽约）。
感谢您的订单，忠心期待Guo 先生的光临。
常用词与短语
（be）confirmed 确认，证实
Con-在此为表示强调的词首，firm是―使确定‖之意。
（not to ）until S + V 在做…之前（不做～）
通常在until 之后所接的从句，即使谈的是未来的事，也要用一般现在时。
Suggest that…提议…
用来表示比propose更委婉的提议。That从句中的动词，美国英语用法通常采取虚拟法一般现在时。在suggest that you should print out…这样的句子中，should 主要为美国英语用法。以名词为直接宾语，取代that从句的例句，请看NO.35.
Print out the attached credit card payment form
由于这封电子邮件附有―签帐单‖，此处指将它打印出来、填妥必要的资料再寄回。
Fill in 填写（表格）
例如，Fill in this form , please . (请填这张表格。)
Look forward to doing sth 期待、盼望【做】…
相关说明请参阅NO.13的NOTES
NOTES
明示主旨的连接词、转行词
第二段开头的please note that …句型，在文中需要附加说明时常用到，是很方便的表达方式。Please be informed that…或please be reminded that …也是同样的意思。此外，请注意本例中however 及therefore 等连词、转行词的用法。这些连词、转行词可有效说明句子、段落之间的逻辑关系。
NO.42 感谢贵公司对我的热情款待……
访问过客户之后，最好立即寄出感谢函。虽然不需冗长的感谢词，仍应采取正式的文体。
From :
Mail to :
Subject : Thank you for your help …
Dear Ms. Lee :
Thank you very much for the outstanding help that I received during my recent visit to your office.
I greatly appreciated the generosity that was extended to me by everyone . Please convey my thanks to all the members of your staff.
50
Sincerely ,
Guo Hong
Zhida Co. , Ltd .
译文
前些日子拜访贵公司 ，承蒙您大力协助，不胜感激。各位对我的热情款待 ，更使我万分感激。请代我向您的员工致谢。
常用词与短语
outstanding 杰出的，卓越的，显著的
由动词短语stand out 衍生出来的单词，表示―（比其他更）突出的、显著的‖。在商业书信中，也常用来表示―未解决的‖之意，例如，an outstanding account (未清帐款)。
appreciate sth 对（某事物）表示感谢
appreciate 不以―人‖为宾语，所以I appreciate you .是错误的。相关说明请参阅NO.25。
generosity 慷慨，宽大，宽容
extend sth to sb对…表示（亲切、欢迎等）；对…致（贺词等）
give 或office的正式说法。例如：extend an invitation to him(送邀请函给他)、I wish to extend my sincere appreciation to you .(向您表示致谢)
convey sth 传达…
相关说明请看NO.83的NOTES。
staff(总称)全体职员
―10名职员‖是a staff of ten 或ten staff members(不可说成ten staffs).
NOTES
访问后要尽快发出感谢函
感谢函必须及时发出，寥寥数语也无妨。以轻松笔调书写感谢函给熟人时，可以用Just a quick note to thank you for … 作为开头。这里的note是指―不拘形式的短笺‖，而drop sb of thanks 则是―写简单的感谢函给…‖。下面是与NO.42相似的文例，提供各位参考。
. thank you very much for showing me your office and for the warm hospitality to Mr. Lee and Ms. Kim . Hope to see you again soon in Beijing! (上周在东京受到您热情的款待，还带我参观办公室，非常感谢。请代我向李先生和金小姐致谢，希望很快能在北京再与您见面。)
NO.43 很抱歉至今才回信，再次感谢您的盛情款待……
若访问客户之后，拖了一段日子才发出感谢函，这时务必加上一拘―很抱歉，至今才回信。‖
From :
Mail to :
Subject : Thank you for your hospitality
51
Dear Mr. Doe :
Belatedly , I wish to express my appreciation for the courtesies you extended to me while I
Was in New York last week.
Thanks to you , my visit to New York turned out to be very successful. Among other things , I
found the meeting I had with local businessmen particularly interesting and stimulating ,and I wish to thank you most sincerely for the efforts you put into organizing that meeting for me . It was certainly one of the highlights of my entire one-week trip to the U.S.
Again,thank you very much for your hospitality . I hope I will have the opportunity of reciprocating your kindness in the near future .
Sincerely yours,
Guo Hong
Zhida Co. , Ltd .
译文
这么晚才写信给你。上周再纽约，受到您的盛情款待，我想藉此表达我的谢意。
托您的福，这次的纽约之行非常成功。尤其是和当地商业人士的会面，更是既有趣又刺激。衷心感谢您的大力协助，为我安排了这次会晤。在我为期一周的美国之行，这次会晤是最令人回味的。
再次感谢您的盛情款待，希望不久之后有机会回报。
常用词与短语
belatedly 太迟了
这是回信或联系晚了的说辞。解说及类似例句请看NO.80的NOTES。
wish to do 想做…
want to 的文雅说法。意思和would like to 很接近，但感觉更为客气。
express one‘s appreciation for sth 为…表达谢意
极为正式的说法，说得更简洁一点就是（I am writing to ）Thank you for …。
courtesy 礼貌，谦恭、亲切的行为，好意
do/show sb (a ) courtesy (热情对待…)。此外亦可作为形容词，如a courtesy visit (礼节性的访问)或a courtesy copy of a book (免费赠书)。
turn out [to be ] 结果证明…
to be 常被省略，而to 不定式短语也可改为that 从句。例如，what he said turned out (to be)true.(他说的结果证实是真的。)It turned out that he was a friend of my father .(结果发现他是我爸爸的朋友。)
among other things 其中；尤其
stimulating 刺激的
hospitality 盛情的款待、欢迎、礼遇
例如，Thank you very much for the hospitality you extended to me while I was in New York last week .(非常感谢您上周在我访问纽约时给予的热情款待。)
reciprocate 报答、回报（别人的好意等）
例如，reciprocate your kindness (回报您的好意)。
in the near future 近期内
与soon在语意上的差异请看NO.31的NOTES。
52
NO.44 参观贵工厂时，承蒙您的热情招待……
这时回应NO.36的感谢函，表达参观过工厂后的感谢之意。本文的用词比较正式，但不僵硬，类似的文章请看NO.42及NO.43。
From :
Mail to :
Subject : Thank you for everything
Dear Mr. Lee:
It was a pleasure to meet you during my recent tour of your factory .Thank you for explaining to me the unique features of your company‘s automated assembly line system . Your presentation was not only very well organized , but it was extremely interesting . I am also grateful to you for helping to arrange several appointments and meetings for me while I was in Singapore .
Thank you again for everything you did for me . if I can be of any help to you in the future , please do not hesitate to contact me . I will be happy to assist you in any way .
Best regards,
Guo Hong
Zhida Co. Ltd.
译文
前些日子在参观贵工厂时能见到你，真是非常荣幸。感谢您为我详细解说贵公司制动装配线的独特之处，您的说明不仅很有条理，而且非常有趣。还得非常有趣。还得感谢您为在新加坡安排了一些约会和会议。
再次感谢您为我做的一切。将来若有效劳之处，请直言无妨，我乐意提供一切协助。
常用词与短语
it was a pleasure to …很荣幸能够…
I was pleased to …的正式说法。
unique feature 独具的特色
feature是―特征，特色‖，其他例句请参阅NO.51。
automated assembly line自动装配线
相关说明请看NO.36。
presentation
(计划或提案等的)提出、发表、说明；（戏剧或电影的）上映、公演；（奖或纪念品的）颁赠、授与
（be）grateful to sb for sth （因某事）感谢（某人）…
Be of [any] help to sb 对…有【任何】帮助
请参阅NOTES。
Hesitate to do 不愿，不欲
Please do not hesitate to contact me/us 是―请与我（们）联系，不要客气‖的习惯用句。类似说法还有please feel free to contact me/us 。
53
Assist sb（辅助性的）协助
同义词help 一般指协助者积极、自主性的帮助，而assist则具有尊重对方的自主性，只有一旁辅助的含意。
NOTES
― be of +名词（短语）‖的用法
本范例中if I can be of any help to you …的写法来自―be of +名词（短语）‖的句型，只要在名词或名词从句之前加上of ,就等于‖be+x形容词（短语）‖, 意思是―有…性质；处于…状态的‖。在商业书信中，be of service (有用/有所帮助)、be of assistance (有帮助，帮的上忙)、be of interest (感兴趣，关心)等短语经常被使用。
NO.45 这场研讨会非常精彩，谢谢您……
这是对应邀参加公司研讨会的主讲人表达感谢之意的信函。此外，也具体叙述参加研讨会的感受。
From :
Mail to :
Subject: thank you for the excellent seminar!
Dear Professor Doe :
I attended your seminar at Zhida yesterday on the subject of organization planning ,and am writing to express my sincere appreciation. Because of your excellent talk , I was able ,for the first time ,to understand the need for clear lines of organization , delegation of responsibility , and individual authority to exercise assigned duties . I am sure that what I learned from your talk will prove to be invaluable in my future work and will help me do my work more efficiently .
I thank you once again for coming to our company and hope I may have the pleasure of attending another one of your seminars in the future .
Sincerely yours,
Director , Personnel Dept.
Zhida Co. Inc.
译文
昨天我参加了您在知达公司所举行的―组织计划研讨会‖，在此表示我由衷的谢意。听了您的精彩讲解，我才第一次了解到明确的组织系统、授权及个人为完成任务所需的个人权限，的确很有必要。我在这次研讨会所学到的，不仅对往后的工作大有裨益，还能增加工作的效率。
再次感谢您光临本公司，希望将来能再参加您的讲座。
常用词与短语
attend sth 参加，到场，出席（to be present at …）
because of …因为…,由于…
放在句首、句中或句尾，引导表示―理由‖的副词从句。例如，I couldn‘t leave home because it rained .) （因为下雨，我无法出门。）通常可替换成owing to …或duo to …。
54
（be） able to do 能够做…
现在时一般以can表示。过去时的could是―有能力做…; 想做…是做得到的（然而…）‖, 而was able to do 则是‖能做（实际做了）…‖。
Clear lines of organization 明确的组织系统
Line在此表示―（组织的）垂直领导制、系统‖之意。例如，a list of command(指挥系统)。
Delegation（职权等之）委任、委派；（被授权的）代表团
动词delegated是―委任（权限等）；派遣（某人）为代表‖之意。而responsibility 指―责任‖，在此也可用来表示―权限（authority）‖。
Exercise 行使、履行（权力、权利等）
在此作为动词。例如，exercise the right to vote （行使投票权）。
Prove [to be] …证明（某人或某事）为…
这里的prove 是turn out 之意，to be 可以省略。例如，he proved [to be ] honest .(=He proved [to be] an honest man.)(结果证明他是诚实的。)
Invaluable珍贵的，无价的
Valuable的强调形式。
Help sb do sth 帮助（某人）做（某事）…
也可加上不定式的小品词to,写成help sb to do sth ，但在美国通常将to 省略。
NO.46 向您介绍我的客户××……
这是所谓―介绍信‖的范例。文系写给好朋友，全文文体较为正规，但并不生硬。
From :
Mail to :
Subject : May I introduce Ms. Sherry Chen …
Dear John,
I hope this e-mail finds you well . Today I am writing to introduce to you Ms. Sherry Chen, vice president in charge of the project planning and development division of Green Corporation .Ms . Chen will be visiting New York to study the feasibility of starting a new business in the U.S. and wishes to call on you for advice and information upon her arrival in New York on or around April 1.
I shall be most grateful to you for whatever assistance you may be able to give her when she calls on you . May I also add that she is a very likeable and interesting person , with an excellent command of English .So I am sure you will enjoy meeting her .
Best regards,
Guo Hong
Zhida Co. , Ltd.
译文
希望你一切都好。我今天写这封信，是为了向你介绍格林公司策划部的副总裁Sherry 陈小姐。陈小姐即将赴纽约研究在美国开展新业务的可行性。她预计四月一日左右抵达，希望届时能拜访您，以得到一些建议和信息。
若能在她访问时尽可能提供一切协助，我将非常感谢。她非常讨人喜爱而有趣，英文造诣极高。相信你见了她一定会 55
很愉快。
常用词与短语
vice president 副总裁
在美商企业中，经常指相当于一种―经理‖的职位。请参阅本书最后的职务译名英汉对照表。
in charge of …担任，负责…
feasibility 可行性
通常作为形容词，如a feasibility study ―(计划等的)可行性研究‖.
On or around date …日左右
无法确定日期的常用说法，类似的说法有on or before , on or after 等。相关说明请看NO.54的NOTES。
（be）grateful to sb for sth 因（某事）而感激（某人）
Whatever assistance 无论何种帮助
这里的whatever是作形容词用的关系代词。
Call on sb 拜访（某人）
拜访某地是call at …。两者皆可以visit 取代，但call on/at 有―顺道拜访―之意。
Add that …附言…，加上…
例如，He added that he wanted to leave the company.(她还说要辞职。)
Likeable…令人喜爱、有魅力的人
Command
n.指挥、统率【权】；【感情的】抑制力；（语言的）运用能力
例如，He has [a] fine command of English . ( 他的英文很好。) I have a conversation command of English.(我的英文何人交谈没问题。)
Enjoy [doing] sth 乐于【做】…
以名词或动名词为宾语。Enjoy 之后也常接不定式，如enjoy to play tennis,请多注意此种用法。
NO.47 我想推荐一位对你的研究有帮助的人……
本文的主旨在拒绝接受访问后，后半段则提及愿意推荐其他可提供协助的人。别忘了附上与被推荐者的联系方式。
From :
Mail to :
Subject : Your E-mail of April 1
Dear Mr. Wilson :
I have received your e-mail requesting an interview with me regarding the Ph.D. thesis you are writing .Unfortunately , I am so busy at the moment that I regret I cannot find the time for the interview . However ,you might want to talk to Ms . Lee ,vice president of sales ,who is more than qualified to give her views on the subject you are pursuing . You can contact Ms. Lee directly at the following e-mail address:
Good luck for the successful completion of your thesis and I hope your meeting with Ms. Lee goes well .
Sincerely ,
56
Guo Hong
Zhida Co. , Ltd.
译文
我已收到你的电子邮件。你为了正在撰写的博士论文想访问我，可惜我现在忙得无法抽空接收访问。不过，你或许会愿意与本公司的销售副总裁李小姐谈谈。她对你正在研究的题目非常精通。你可通过以下的电子邮件地址，直接与她联系：
祝你顺利完成论文，并希望你何李小姐的会谈顺利。
常用词与论文
regarding with 关于…
和concerning 一样作为介词。Regarding about sth 是常见的错误用法，请多加注意。
Ph.D. thesis 博士论文
Ph.D.或PhD是Doctor of Philosophy的缩写。
Unfortunately 不幸的，令人遗憾的
想写得更口语化一点，可用I am afraid …取代。
Might
助动词may 的过去式，意思是（―或许）…也说不定，大概是…‖虽然是过去式，却表示现在的推测。以might代替may, 主要是位了表现更客气的态度，而非表达确信的不同程度。
Voice president of sales销售副总裁
在美商企业中，vice president 经常指相当于―经理‖的职位。因此，在一家公司中有多位―副总裁‖并不稀奇。 （be）more than qualified to do 极有资格做…
More than 在此为强调用法，表示fully 或very 之意。例如，I will be more than happy to help you .([如果需要]我将很乐意协助你。)
Pursue sth 追求…;从事（工作）等
例如：pursue pleasure (追求快乐)，pursue one‘s study (从事研究)。
Contact sb 和…联系，和…取得联系
解释请看NO.55的NOTES。
Completion（某事的）完成，完结，终了
Go well （事情）进展顺利
Go在此表示―（事情）进行、发展‖之意。例如，Everything is going well with the new project .(新计划进展一切顺利。)
NO.48 敬邀您参加敝公司周年庆祝酒会…
这是以电子邮件发出宴会邀请函的范例。文体应稍微正式一些，切勿遗忘日期等重要信息。
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject : The 30th Anniversary of Beijing Motors , Inc.
57
Dear Mr. Doe:
To celebrate the 30th anniversary of Beijing Motors, Inc . , we are holding a dinner party at the Wangfu Hotel in Beijing from 7:00 to 10:00 p.m. on Friday ,April 1.
You are cordially invited to the party so that we can express our sincere appreciated to you for the generous support you have extended to us for many years . For your information, the party will be attended by many top executives of leading Chinese and Japanese automakers , and we believe that this will offer many of us an excellent opportunity to get acquainted with each other .
We do hope that you will be able to join us in this occasion ,and look forward to seeing you at the party.
Sincerely yours,
Beijing Motors ,Inc
R.S.V.P. by email at
译文
为庆祝北京汽车公司创立三十周年，谨订于四月一日（周五）下午七至十时在王府饭店举行晚宴。
为了对您多年来的大力支持表达最诚挚的谢意，在此热诚邀请您出席。有多位中日汽车界的高级主管将出席这场晚宴，我相信这将是彼此认识的绝佳集会。
希望您能拔冗参加，期待在晚宴上与您见面。
常用词与短语
Celebrate
庆祝，祝贺；举行（庆祝仪式、典礼等）；（通过仪式、典礼等）颂扬…
同义词commemorate是―纪念…,(藉举行仪式、典礼等)追念（某人或某事）‖，和celebrate不同，并不限于―joyous and happy occasions ‖（愉快欢乐的场合）。例如，to commemorate the 50th anniversary of Nanking Massacre(纪念南京大屠杀五十周年)。
Anniversary
源自拉丁文anni-(=year[ly])和verse(=to turn ; revolve)的词，指―（每年的，周年的）纪念日、纪念活动‖。
Cordially 诚挚的，由衷的
The party will be attended by … （某人）将出席这个宴会
改成主动语态为…will attend the party 。当主语部分太长时，常改成被动语态以取得某种平衡。
Get acquainted with sb组织…, 和…交往
Each other 彼此
以往each other 用于两者间的关系，三个人以上的关系使用one another ，现在已无这样的区别。
R.S.V.P. (附注于邀请函等之末尾)请赐复
NOTES
R.S.V.P.的意思和用法
本文末尾的R.S.V.P 是法文Repondez s‘il vous platit.的缩写，意思为reply ,if you please 。这是邀请函中的习惯用句，请对方答复是否出席时使用。在邀请函中若附有答复用的明信片，要注明R.S.V.P. by enclosed card; 若对方以电话答复，则写成R.S.V.P. by phone(010-1234-5678)。
58
NO.49 敬邀您参加第××届商品展示会……
这是企业举办各种展览或展示会时所撰写的邀请函的范例。文中说明，正式的要求函会寄给那些进入公司主页并提出申请的人。请参阅NO.51。
From :
Mail to :
Subject : Invitation to the 15th Annual Trace Show
Dear Mr. Doe :
The 15th annual Trade Show, featuring the most advanced electronic office machines , will be held in Beijing next month as follows . you are cordially invited to attend this most exciting events of the year .
Dates : October 1st through 15th 1999
Time : 10:00 a.m. to 5: 00 p.m.
Place : Agriculture Hall, Beijing
We will have the latest products from our line on display ,and our expert staff will be on hand to provide you with all the information you need and to answer any questions you may have. Free drinks and snacks will also be provided ,and you are welcome to bring along your fridends.
For more details and an official invitation card, please see our homepage(URL=http://www.ecph.
Com.cn/tradeshow). We look forward to seeing you at the Trade Show.
Sincerely yours,
Zhida Co. , Ltd.
译文
第十五届商品展示会下各月将在北京举行。这次展示的主要是最先进的电子办公器材，诚挚邀请您参加这各今年最令人振奋的活动。
展示时间：上午10点－下午5点。
地点： 北京农业展览馆。本公司将在会场展示最新的产品，现场有专门人员向您提供需要的资料，并为您解答各种疑惑。此外还备有免费的饮料和点心，欢迎您携伴参加。
至于展示会的详细介绍及正式邀请函，请看本公司的主页（URL=/
Tradeshow)。期待在商品展示会上见到您。
常用词与短语
featuring
为feature的现在分词，表示―以…为号召（噘头、卖点）；（报纸杂志的）专题报导…‖之意。其他的例句请看NO.75。 as follows 如下所示
无论所示内容是单数或复数，本短语的follow在习惯上都用复数形式表示。
cordially诚挚地，由衷地
59
you are invited to do sth邀请您做…
Dates
―日期‖。如果活动只有一天，开头可写成单数的Date 。若活动为数日，通常使用复数形式。不过，时间则以单数形式表示（＝Time）.因为10:00 a.m. 到5：00 a.m.之间为一个单位。
（be）on hand (人在现场)待命，等候
表示（be ）available之意的美国英语口语。
Provide sb with sth 给予，供给
Bring along sb 带…一起来
Along可省略。
URL
Uniform Resource Locator (通用资源位标)的缩写，表示主页等各种信息在互联网上的位置（location）。
http
Hyper Text Transfer Protocol ( 《超文本传输协定》)的缩写。这是为互联网上的信息流通而制定的。
NO.50 敬邀您参加新任总裁的就职庆祝会…
本文为类似NO.48的邀请函。然而，时间等事项的记载，应尽量如NO.49、NO.50独立出来，才能一目了然。
From :
Mail to :
Subject : May I invite you to a dinner party ?
Dear Mr. Doe :
I have recently been appointed president of Zhida Co. , Ltd . , and to celebrate this event I personally would like to invite you to join me for a dinner party so that we can get acquainted with each other .
Date : April 1 , 2000
Time : 7:00—9:00 p.m.
Place : The ABC Hotel , Beijing(010-1234-5678)
Our company greatly appreciates all the kind assistance you have unfailingly given us , and my personal aim is to continue and strengthen our relationship with your company and to maintain our standard of service . I would be much honored if you would attend this celebration.
Sincerely yours,
Guo Hong
Zhida Co., Ltd.
R.S.V.P. by email at
译文
本人最近接任知达公司总裁之职,敬邀您参加庆祝晚宴,以加深彼此的了解.
日期: 20xx年4月1日
时间: 下午7—9时
60
地点: 北京ABC饭店(010-1234-5678)
感谢您对本公司长久不变的支持,身为新总裁,我的目标时保持和加强两家公司的关系,并维持我们的服务水准.您的出席将时我莫大的荣幸.
常用词与短语
(be) appointed position被指派,任命为(某一职务)
有关appoint的用法,请看NO.85的NOTES。
Celebrate庆祝，祝贺；举行（庆祝仪式、典礼等）
愿意为―（通过举行仪式或典礼）颂扬（特定日子或事件）‖，源自单词celebrity (名人)。
Invite sb [ to sth] 邀请（某人）(参加活动等)
Get acquainted with sb结识，和…交往
Appreciate sth对（某事物）表示感激
相关说明请看NO.25。
Unfailingly恒久不变
形容词unfailing表示―无尽的，恒常不变的（constant）、可信赖的（reliable）‖之意。
Strengthen sth强化（make strong）…
Standard of service 服务水准
Standard 是―（用来判断、评判的）基准、标注、规格‖。本短语在此的意思与quality of service 很相近。例如，meet(=satisfy ; be up to ) the standard (达到【一定的】标准，及格)、the standard of living(生活水平)。
Would you much honored if …如果…将是莫大的荣幸
If 从句为虚拟语气。若将honored解释为形容词化的词语，则以very取代much（例如I am very interested in…中的interested被视为形容词，因此以very修饰。Very much则修饰动词、形容词皆可）。
R.S.V.P. (附注于邀请函等的末尾)请赐复
请参阅NO.48的NOTES。
NO.51 邀请参加新产品发布会……
这是邀请参加新产品上市发布会的信函。如欲力求简洁，可以只摘取第一段和最后一段For more information, …。请参阅NO.49。
From : sales@chinanet
Mail to :
Subject : Official Launch of Model AX-95/P
China Net Inc. cordially invites you to join us in celebrating the official launch of our new personal computer , Model AX-95/P , on April 1 at 10:00 a.m. at the Ruby Hall of the Kunlun Hotel ,Beijing.
This new model has such special features as a codeless keyboard with a built-in mouse , an energy saving function, a quad-speed CD-ROM drive , and the state-of-the-art Pentium P6 processor . the result is a machine which is truly user-friendly .
Our expert staff will be on hand to provide you with all the information you need and to answer any question you may have regarding this new model. Cocktails and hors d‘oeuvres will also be served . For more information, please contact us by e-mail at chinanet .com.cn or call 010-12345678 .Thank you .
China Net Inc.
61
译文
中网股份有限公司谨订于四月一日上午十时，于北京昆仑饭店红宝石厅，举行新型个人电脑Model AX-95/P 的正式上市发布会，诚挚邀请您莅临指教。
这部新型电脑具有内建鼠标、省电功能、四倍速光驱，以及最新的Pentium P6处理器等各项特色，是一部方便使用者的机器。
会场上有专门人员向您提供所需资料，并回答有关产品的任何问题。此外，现场还供应鸡尾酒及开胃小吃。欲知详情，请以电子邮件向联系，或电洽010-1234-5678,谢谢。
常用词与短语
cordially 诚挚地，由衷地
invite sb [to sth] 邀请（某人）（参加活动等）
join sb in doing sth和某人一起做…
launch
在此作为名词，表示（―新产品等的）推出‖。动词的用法如下：launch a new business (开始新业务)，launch a new product (推出新产品)。
feature特色
动词用法请看NO.49。
built-in内建的，与生俱有的
energy-saving 省电的，节省能源的
quad-speed四倍速的
quad是quadruple的缩写形式，作为前缀表示―四个的、四倍的、四重的‖。
user-friendly 为使用者设想的
这里的friendly是―对…体贴的、友善的‖，通常用来指―（电脑软件或家电产品等）容易操作的‖。
state-of-the-art最先进的，最新技术的
（be）on hand（人在现场）待命、等候
Regarding sth关于…
和concerning一样是介词。若写成regarding about sth，加了不必要的介词，是错误的用法。
Hors d‘oeurve (筵席上所供应的)开胃小吃
Contact sb 和…联系，和…取得联系
相关说明请参阅NO.55的NOTES。
NO.52 应邀参加庆祝酒会，我感到很荣幸…
这是回复NO.50（新任总裁就职庆祝会的邀请函。这时并不需要冗长的叙述，简洁表明参加之意即可。
From :
Mail to :
Subject : Thank you for the invitation…
Dear Mr. Guo:
Yes , I‘d be delighted to attend the dinner party on Friday , April 1 ,at 7:00 p.m. Thank you so much for inviting me . I am 62
looking forward to seeing you at the party.
Sincerely yours,
==
John Doe
Logos International( China), Inc.
译文
本文很乐意参加四月一日（周五）下午七时的晚宴。谢谢您的邀请，期待在宴会上与您见面。
常用词与短语
(be) delighted to do 很乐意做…
表现出比(be)pleased to 更强烈的感情。例如， I am delighted to learn of the birth of your son .(很高兴得知你喜获麟了。)
Attend sth参加，到场，出席（to be present at）
Invited sb [to sth] 邀请（某人）（参加活动等）
Look forward to [ doing] sth 期待、盼望【做】…
相关说明请看NO.13的NOTES。
NOTES
表示原意出席的回函范例
本文为答应出席庆祝会的回函，即答覆NO.50―邀请函‖的范例。由于旨在表示时否出席，可用简单的方式撰写。开头的写法有以下几种： I am delighted to accept your invitation to …; it is my pleasure to accept your kind invitation to …。或it is with great pleasure that I accept your invitation to …等。
以下是正式与非正式的出席通知范例，供各位参考（请同时参阅NO.53）。此外，日期与时间以文字表示比较正式，如the first of April 、at seven o‘clock ,但是以数字表示也可以。
. 接收正式邀请函的回函范例
Mr. and Mrs. John Doe accept with pleasure the kind invitation of Mr. and Mrs. Jack Chen to a dinner on Friday , April 1, at 7:00 p.m.
. 接受非正式邀请函的回函范例
I am (we are )delighted to accept your kind invitation to a dinner on Friday , April 1 . Thank you so much for inviting me (us ). I am (we are )looking forward to seeing you soon.
NO.53 很抱歉无法出席周年庆祝酒会……
这是对NO.48的邀请函的回复，是表示不能出席的书信范例。不能应邀出席时，请先简单叙述理由，切勿过度冗长。
From :
Mail to :
Subject : Your Invitation to the April 1 Dinner Party
63
Dear Sir/Madam :
Thank you for the invitation to the dinner party on Friday , April 1 , celebrating the 30th anniversary of your esteemed company . Unfortunately , I‘ll be out of town on business on that day , so I won‘t be able to attend.
I am very sorry , but please accept my thanks again for thinking of inviting me . I hope the evening will be a great success.
Sincerely yours,
==
John Doe
Logos International (China), Inc.
译文
谢谢您邀请我参加四月一日（周五）贵公司创立三十周年的庆祝晚宴，可惜我当天正好出差，无法出席。 我觉得很抱歉，再此感谢您的邀请，并祝晚宴成功。
常用词与短语
celebrate sth 庆祝…
请看NO.48的―常用词与短语‖。
anniversary （每年的、周年的）纪念日，纪念活动
请看NO.48的―常用词与短语―。
esteemed
esteem的过去分词（作形容词），表示―受尊重的，受尊敬的，受重视的‖。Your esteemed company 指‖贵公司‖,是有点夸张的正式说法，通常只要写your company。
unfortunately 不幸的，令人遗憾的
若想写得更口语化一些，可以用I am afraid …代替。
please accept my thanks for sth谢谢您…
think of [doing] sth ；think of sb 想到【做】…;为…着想
NOTES
委婉邀请的回函范例
本范例是对NO.48―邀请函‖的回复，旨在表示无法参加周年庆祝酒会。和NO.52相同，本文可以写得很简单。下面是委婉正式与非正式邀请函的回函范例，供各位参考（请同时参阅NO.52）。
. 对正式邀请函的委婉回函
Mr. and MRS. John Doe regret that because of a previous engagement they are unable to accept Mr. and Mrs. Jack Chen‘s kind invitation to a dinner on Friday , April 1.
. 对非正式邀请函的委婉回函
I am (we are ) very sorry that I (we ) cannot accept your kind invitation to a dinner on Friday , April 1. Unfortunately , I (we ) already have a previous engagement that evening . I (we ) do appreciate your asking me (us )and hope I (we ) will have the opportunity to say yes at some future time.
NO.54 参加研讨会的确认信函……
这是一封确认信函，旨在向研讨会主办者确认报名手续。请各位牢记确认信函的简单格式。
64
From :
Mail to :
Subject : Registration for the Technical Writing Seminar
Dear Sir/Madam:
This is to confirm my registration for the Technical Writing Seminar to be held from April 1 to 3 at the Grand Pacific Hotel in Xiamen. I would prefer a single room with an ocean view, if possible. Thank you .
Sincerely ,
Zhida Co., Ltd.
17, Fuchengmen Beidajie ,Beijing
Fax: 86-10-68316510
译文
我报名参加四月一日至三日在厦门太平洋大饭店举行的―技术文件写作研讨会‖，特此向您确认。如果可以的话，我希望能住在面海的单间，谢谢。
常用词与短语
this is to do sth我写（这封信）是为了…
也可写成I am writing to …,例句请看NO.18。
confirm sth确认，证实
表示此意时，不以―人‖为直接宾语。I confirm you …为常见的错误，请多加注意。
registration
(将名字写在登记簿上)正式登记；登记人数、件数；登记证明书
在此为―（登记）报名参加‖之意。
the grand pacific hotel
旅馆名称前要加上定冠词。
would prefer sth觉得…比较好，更喜欢…
would 是一种委婉的表示，也可省略。
NOTES
表示日期、时间的介词用法
英文在表示‖于…日前/以后‖等日期或期限时，主要以by , until ,before .after ,from ,to等介词表示。而by April 1 或until April 1等写法是否包括当天，说法则因人而异。以下是一些常用介词的基本释义及避免引起误会的写法；
. by April 1 包括四月一日当天，但最好写成until and including April 1(包括)或until but not including April 1(不包括)，以免造成误解。
. before/after April 1 两者皆不含四月一日当天。但为了表达得更明确，也常采用on and after April 1 (自四月一日起)，或on or before April 1 (四月一日或其之前)的写法。
. from/to April 1 两者皆包含四月一日当天。但因对to April 1的解释有所分歧，美国人大多以through代替to,明确表示包括当天。
65
NO.55 办公室迁新址的通知……
迁移通知大多采用邮寄，不过今后以电子邮件通知的情形将会增多。由于只是通知新地址等事宜，最好采用简单明了的写法。
From :
Mail to :
Subject : Beijing Business Network Moves to New Location
Starting on April 1 this year , Beijing Business Network , Inc , will move to a new location. The new address ,phone number ,and fax number are as follows:
New Palace 4F
101,Zhichun Road ,Beijing ,PRC
Tel: 010-1234-5678
Fax: 010-2345-6789
Customer support now also has two direct phone numbers; one for English and the other for Chinese . Please contact BBN support by email at for the new phone numbers.
Thank you .
Beijing Business Network , Inc.
译文
北京商业网络公司将于今年四月一日迁新址。新办公处的地址、电话、传真号码如下：（中间省略） 顾客服务部的直拨电话分为英文、中文两部。新的电话号码请通过查阅电子邮件。
常用词与短语
starting on date 从…日开始
类似说法请看NO.56的第一段。
move
在此为―迁移，搬家‖之意。在正文中用will move这样的助动词加动词原形，然而一般在信件主题中，则与新闻报导一样，以一般现在时（moves）表达。
as follows: 如下所示
其他例句请看NO.3 、49、61。
customer support顾客支持，顾客服务（部门/人员）
指负责回答顾客询问或负责其他各种服务的部门。
direct phone number直拨电话号码
contact sb 和…联系，和…取得联系
请看以下的NOTES。
NOTES
Contact 是简略的说法吗？
把contact作―和…联系，和…取得联系‖的意思来使用，早已是通用的商业用语。但在一些讲究规范用语的人当中，许多人认为这种动词用法是非正式（informal）或属口语体（colloquial）的用法。譬如Harper Dictionary of Current Usage 66
的语法委员会（usage panel）,大约酒有65%的成员持这种看法。Please contact me .的替换说法有please call me . 和please write [to] me . 及please get in touch with me. 等等。Call或write 具体地指定了联系的方式，get in touch with 不免有乖弯抹角之嫌（但若要特意营造口语的语气则另当别论）。顺便说一句，美国Random House Dictionary 中提到―…this use of contact has become standard in all types of speech and writing .‖
NO.56 开办服务新项目的通知……
这是为了宣传新的服务项目，而寄出的DM电子邮件范例。文中提及顾客若欲知详情，请参看该公司的主页或直接咨询。
From :
Mail to :
Subject : BBN Announces Personal ISDN Internet Service
Effective April 1, Beijing Business Network will begin a new personal ISDN Internet connectivity service which allows individual users to access the Internet at speeds previously available only to corporate customers.
The annual charges are 2,000 dollars for 38.4 Kbps service ,and 3,000 dollars for 64 Kbps service , both of which are for an unlimited number of connect time . For more information , please refer to our homepage (), or send email to .
Thank you .
Beijing Business Network , Inc.
译文
北京商业网络公司将从四月一日起，开办个人ISDN互联网接入服务，从此个人用户也能以原来只有企业用户独享的通讯速度上网。
38.4Kbps的年费是2000美元，64Kbps的年费是3000美元，二者皆无上网时间限制。详情请看公司的主页（.cn）,或以电子邮件向admin@咨询。
常用词与短语
effective
有效的，有效力的（having an intended or expected effect ;operative ;in effect）
后接日期表示―自…日起生效‖时，经常省略日期前的介词（on或as of ）。类似说法请看NO.55的第一段。 ISDN Internet connectivity service
通过ISDN连接互联网的服务
ISDN（Internet Services Digital Network ,综合业务数字网）指将一切资料数字化后，再予以传输的专用电路网。比一般的电话线路更快捷、稳定，所以特别适用于互联网。
Allow sb to do sth 允许某人做…，让某人得以做…
Access sth取用…
原为名词，意思是―a means of (or the act of ) approaching , entering, or making use of something ; the right to approach , enter , or make use of ‖（The American Heritage Dictionary ）。最近，一般作为动词使用，表示―有权取用‖。不过，有人认为access 的动词用法应仅限于电脑。
At speeds previously available only to sb
67
以先前只有（特定人士、公司、组织）得以独享的（信息传输）速度有关available请参阅NO.16的―常用词与短语‖。 Kbps
Kilo bits per second 的缩写。64Kbps 是指信息传送速度每秒64千位元。Bit是binary digit 的缩写，表示二进制数字化信息的基本单位。
Corporate customer企业用户，法人用户
Annual charge年度（使用）费用
Unlimited number of connect time 无上网时间的限制
Refer to sth/sb 提及（人或事）…，参考…，（向某人）询问
NO.57本公司目前正在招募优秀人才……
这封信以曾经来函询问的求职者或职业介绍所位对象，传达公司正在求才的征聘信息。通常在信中会注明信息发布日期。
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject :Job Openings at Zhida Co. Lth
Zhida Co.，Ltd. announces openings for the following positions.
Assistant Sales Manager
Executive Secretary
Administrative Staff
All positions require native or near-native Chinese skills with some English capability . A successful candidate will have a minimum of three years experience in the trading industry or in relevant fields.
To apply , please fax your resume to 86-10-68316510 or email an ASCII resume to . for email users , your subject is ―Job Application,0491‖.
(Posted April 1, 2000)
译文
知达公司诚聘下列人才：
销售副理
执行秘书
行政人员
以上的职务皆需要以中文为母语者或中文能力与前者相当而略通英语者。在贸易行业或相关行业有三年以上经验者优先录用。
有意者请将履历传真至86－10－68316510，或以电子邮件将纯文本格式的履历表发到jinji@。电子邮件的主题请定为―Job Application,0491‖。（20xx年4月1日公布）
常用词与短语
announce sth 宣布…，发表…
opening（职位等的）空缺
administrative 管理的，行政的
68
名词administration意为（―公司、团体、业务等的）管理、营运、运营‖。加了定冠词the administration (of a company ),表示―（公司的）管理部门、总公司‖之意思。
require sth需要…
need 表示笼统的必要性，而require则是根据周围的情况、习惯、规定或法律等而衍生的―必然的需要/要求‖。
A successful candidate will have …
直译是―被成功录用的应征者有…‖。Will have …表示这并非绝对的条件（若为绝对的条件，则用must取代will）。
A minimum of …最少的…，最低【最小】限度的…
例如，achieve a maximum of efficiency with a minimum of effort (以最小的努力获得最大的效率)。
Relevant有关的，相关的
Apply [for a job] 应征【工组】
ASCII resume 纯文本格式的履历表
ASCII是美国标准信息交换码（American Standard Code for Information Interchange）的缩写，即所谓纯文本格式的文字资料。
Your subject is …
指明电子邮件来信的主题。
Posted…公布（于…[日期]）
完整句为This announcement was posted on April 1, 2000. 请参阅NO.2及NO.33。
NO.58 寄上一份ASCII格式的履历表……
这是以电子邮件应征求才广告上的工作的范例。由于无法使用底线或粗体等文字修饰，每一项目应尽量写得简单明了。
From :
Mail to :
Subject : Job Application, 0491
Dear Sir/Madam:
I am very interested in the executive secretary position which was posted on your Web site . I think I am very well qualified for the position ,as I have five years of secretarial experience at a major Bijing trading firm and I speak both Chinese and English fluently.
For your consideration , I am attaching my ASCII resume , and would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications with you in more detail . I would be available for an interview at your convenience . Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Shuling, Li
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Resume
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Shuling,Li
5, Zhengyi Rd., Chongwen District ,Beijing
Phone: （010）2932－1234
69
Email :
Date of Birth: April 1,1966
Nationality : P.R.C.
Languages: Chinese
Marital Status : Single
CAREER OBJECTIVE : to work as an executive bilingual secretary in the trading industry and to gain knowledge and experience in the administration of a major international firm .
WORK EXPERIENCE:
[1994-Present] Assistant Executive Secretary , ABC Trading Co., Haidian District , Beijing. Responsible for secretarial assistance in the Vice President‘s office, including scheduling appointments ,word processor/PC operation, meeting preparation , bookkeeping ,etc.
[1990-1994]Accounts Clerk , Canadian Bank of commerce (china), Inc. , Haidian District ,Beijing. Responsible for cash control , PC operation, and bookkeeping .
EDUCATION:
[1985-1989] University of Waterloo, Ontarion, Canada . Majored in Economics with minor in Business Administration. Received a B.A. degree in Economics in April 1989.
REFERENCES: full references will be furnished on request.
(end of file)
译文
我对贵公司在网站公布的执行秘书一职颇感兴趣。本人曾在北京某大型贸易公司当过五年的秘书，中，英语流畅，相信足以胜任这项工作。
随信附善上纯文本格式的履历供您参考，若能惠赐面谈的集会，我将十分感谢。面试的时间有您决定。谢谢您给我机会，期待很快能收到您的回音。
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履历表
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李淑玲
北京市崇文区正义路5号
电话：（010）29321234
电子邮件：
出生年月日：19xx年4月一日
国籍：中国
语言：汉语和英语
婚姻状况：未婚
职业目标：在贸易界担任高级主管的双语秘书，并在国际性一流企业中累积管理、营运上的经验。
工作经历：
【1994－目前】在北京市海淀区的ABC公司担任高级主管的助理秘书。在副总裁室负责约会的安排、电脑的操作、会议的准备、簿记等秘书工作。
学历：
【1985－1989】加拿大安大略省滑铁卢大学。主修经济学，副修企业管理。
19xx年4月取得经济学的学士学位。
参考资料：若需要有关资料，我将进一步提供。
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常用词与短语
(be) interested in [doing]sth 对【做】…有兴趣
（be）interested to do的例句请看NO.26。
（be）posted on…被公布在…
主动语态的例句请看NO.2及NO.23。
Web site (互联网)网站
Web指互联网的WWW（world wide web ）。Web[web] 一词的原意是―蜘蛛网、网状物‖。
（be）qualified for [doing] sth有资格【做】…
(be)qualified to do sth (有资格做…)也是同样的意思。
Fluently流畅地
For your consideration供您参考
类似说法有for your information,意思是―供您参考‖。
ASCII resume纯文本格式的履历表
详细解释请参阅NO.57。
Opportunity集会
Discuss sth 讨论
Discuss 是就某个问题稍作讨论，并无―争论（argue）‖一词带有的唇枪舌战之意。此外，discuss 有talk about 的意思，它与宾语之间簿需要加介词。例如，I discussed the proposal with Mr. Lee (我和李先生讨论了这项提案。)
qualification资格；资格证明，合格证书
in more detail 更详细地
in detail 表示―详细地‖之意，在这个短语中detail 用单数形式。
（be）available
以人为主语，表示―可以出席【参加】（集会或活动等）‖之意。例如，are you available for the meeting tomorrow?(你可以出席明天的会议吗？)。
At your convenience在您方便时
Marital Status
这个项目要填人已婚或未婚。Single 是―单身‖之意。若已婚有两个孩子，则写成Married, with two children。在有关所谓的―背景资料‖项目中，国籍、语言、种族、婚姻状况的填写要是视本人的意愿。在美国，强迫别人填写这些事项或根据对方所填写的内容决定雇用否，都是触犯公民权利的行为。
Career objective职业目标
Work experience工作经历
由据目前最近的经历开始，依年代填写。
Education学历
填写顺序同上。
Major in ( an academic subject )主修（某学科）
也可作为名词，如what is your major ?(您主修什么？)或he is a linguistics major .(他主修语言学)。
Minor
在此与―主修（major）‖相对，为―副修‖之意。
References参考资料
此栏通常会填入（Full）references will be furnished on request ,但是也可填入具体的人名（以及通讯处等资料）。
NO.59 向本公司咨询兼职工作的来函已收到……
本文为告诉应征者目前不缺人手，将来若有空缺再行通知的书信范例。对将来有可能录用的优秀应征者，最好先做这样的通知。
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From :
Mail to :
Subject : Your Request for Summer Employment
Dear Mr. Doe :
Thank you very much for your email requesting summer employment with Classic Communication Co. At the moment it is still too early to predict our needs for editorial help during the summer ,but all departments are presently estimating their requirements for temporary summer employees ,and this information will be available on about April 15th.
Your resume is very impressive ,however ,and if we do need help during the summer ,we shall be getting in touch with you at around the end of April . In the meantime ,thank you very much for your interest in Classic Communications , and good luck with your studies!
Best regards,
Jack Chen
Personnel Dept.
译文
感谢您来信咨询经典传讯出版社的暑期兼职工作，此刻还无法；预测暑期是否需要助理编辑，不过，各部门目前正在评估其对暑期兼职工作的需求，我想在四月十五日左右，就会有结果。
您的资历令人引像深刻，今夏本公司若需要兼职人员，将会在四月底前后与您联系。同时，非常感谢您对本公司的厚爱，并祝学业顺利！
常用词与短语
summer employment
以学生为主要对象的暑期临时雇员（temporary employment）,一般称为summer employment.
At the moment 目前，现在
Too early to do 做…为时尚早
Predict sth预测…
Pre-是表示―前，在前、先于、预兆‖之意的前缀。Dict是表示to speak的拉丁文词根。
Editorial help 编辑助理（工作）
Estimate sth估计…
Requirement 必需品，必要事项，要件
Temporary临时的
（be）available（物品、服务等）可以使用【提供、得到】的以―人‖为主语的例句请看NO.37。
On about date…日左右
以―…左右‖的模糊用语，代替On April 15 或at the end of April 等明确的说法。也可以around取代about。例如，at around the end of April(于四月底前后)。
Resume履历表
商业用语常称之为C.V. (curriculum vitate履历表)。
(be) impressive 令人印象深刻的，优异的，出色的
Shall be
可替换成will be 。将来进行时（will/shall be doing）常用来表示已决定要做的事。在此也可用I will /shall get in touch with you 。
Get in touch with sb 和…联系
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Contact 的口语说法。
In the meantime同时；另一方面
NO.60 很抱歉，您申请的职位没有空缺……
本文和NO.59一样，旨在传达不缺人手的消息。信中并未提及将来录用的可能性，只是郑重地婉辞了对方的求职。
From :
Mail to :
Subject :Your Job Application with Zhida Co. Ltd.
Dear Mr. Doe :
Thank you very much for your email of the 15th offering your very excellent services to Zhida Co. Lth.
Unfortunately ,there are no vacancies at the moment in the training division of our personnel department . I am sorry we are unable to help you , but , given your very impressive qualifications, I believe you will have no particular difficulties in finding the job you are seeking in Beijing.
Anyway , I wish you good luck in your job hunting !
Best regards,
Guo Hong
Personnel Dept.
译文
您十五日发来电子邮件，希望能在知达公司一展身手，非常感谢。
很可惜，本公司人事部的教育培训部门目前没有空缺。很抱歉，我们无法帮助您，但我相信以您的优异资历，要在北京找到理想的工作应该部难。
总之，祝您求职顺利！
常用词与短语
the 15th （某月的）15日
只写日期而部写月份时，日期之前要加定冠词。
offer【sb】 sth
―提供【某人】（某事物）；提出…(征求对方同意)‖。例如，the company offered him a nice job , but he didn‘t accept it .(那家公司提供他一份好工作，但他没有接收。)
excellent services
直译是―出色的表现（为公司服务）‖。Service是直―（在…的）工作、业务；贡献、服务‖之意。
unfortunately不幸地，令人遗憾地
vacancy（工作）空缺；（旅馆）空房
（the）personnel department 人事部
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（be）unable to do 无法…
比cannot的断然否定在语气上较委婉的否定说法。
Given sth若考虑到…，既然…
起连接作用，引出假定的条件。例如，Given the current market conditions, I think we did a fairly good job.(考虑到目前的市场状况，我认为我们的工作成绩还不错。)
Impressive令人印象深刻的，优异的，出色的
Qualification资格；资格证明，合格证书
Particular 特别的，独有的
用于强调的形容词。用法如下，He mentioned this particular model .(他特别提到这位模特儿。)
seek sth寻找…,寻求…
wish you good luck 祝您好运
有关wish的用法，请看NO.27的―常用词与短语‖，以及NO.76的NOTES。
NO.61 请至本公司参加面试……
这是通知应征者面试的来信。有时对方可能没有查看信箱，所以是否将参加面试，最好请对方回函。
From :
Mail to :
Subject: Could you come for an interview?
Dear Mr. Doe:
Thank you very much for sending us your resume. We were very impressed with your qualifications, and we could like to see you for a personal interview on April 1, at 1:00 p.m. at our Beijing Head Office. Please confirm by email whether you can come. The email address of this office is as follows:
we look forward to seeing you soom.
Best regards,
Jack Chen
Personnel Dept.
译文
谢谢你寄来履历表。我们认为您的资历相当优异，希望你能于四月一日下午一时到本公司北京总公司参加面试。请以电子邮件告知能否前来，我们办公室的电子邮件地址如下：
期待不久与你见面。
常用词与短语
resume履历表
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商用英语常称之为C.V.(curriculum vitae=履历表)。
（be）impressed with…对…印象深刻，佩服，感动
也可以by 代替with，by 的例句请看NO.96。
Qualification资格；资格证明，合格证书
Would like to do 想做…
Want to 的客气说法。
（personal ）interview面试
Confirm sth确认，证实
表示此意时，不能以―人‖为直接宾语。
Whether是否…
请参看下面的NOTES。
The email address of this office
办公室的电子邮件地址
As follows: 如下所示
其他的例句请看NO.3,NO.49,NO.55。
Look forward to [doing] sth期待、盼望【做】…
相关说明请参阅NO.13的NOTES。
NOTES
Whether与if 的区别
本范例中用到表示―是否…‖的连接词whether，在口语中常以音节数较少的if 取代。但若在语意上与―表示假定、条件的if ‖容易混淆的话，则使用whether。举例来说，please let me know whether hotel reservations are needed .(NO.38),这句话中的whether若改成if,可能会让人误以为―如果需要订旅馆，请通知我一声‖。
NO.62 请向贵公司积极推荐×××先生……
如何为准备换工作的部属写推荐函？这就是本文的主旨。利用电子邮件查询人事或回复查询，在目前已相当普遍。
From :
Mail to:
Subject: Letter of Recommendation(Re: Ms.Shu-fen Chen)
Dear Mr. Doe:
It is my pleasure to write this letter of recommendation for Ms.Shu-fen Chen ,who has been employed by Zhida Co.Ltd . for about five years since March 1995.
Mrs.Chen has been a most popular member of our team ,and my colleagues and I are sorry to have her leave us. As chief of the Asian section , she has always demonstrated reliability and the capacity for hard work .Her job performance, coupled with her initiative in difficult situations ,allows me to recommend her highly.
I believe that Ms.Chen is fully capable of assuming the position you are considering offering her ,and trust she can offer you creative management in this role .She could you have any questions pertaining to Ms.Chen , you are most welcome to contact me at any time.
Guo Hong, Manager
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Export Department
Zhida Co., Ltd.
译文
我很乐于向您推荐陈素芬小姐，她自19xx年3月起任职于知达公司，迄今已约五年。
陈小姐在我们的工作集体中人缘甚佳，她的离职令我及所有同事都深感遗憾。作为亚洲区主管，她总是展现可靠的素质，面对艰难的工作都能顺利完成。她的工作表现和面对困难所发辉的积极进取态度，使我乐于向您大力推荐。 我认为陈小姐必能胜任贵公司打算提供的职务，并在工作上发挥具有创意的管理。若对陈小姐有任何需要了解的问题，欢迎您随时与我联系。
常用词与短语
it is my pleasure to do很荣幸能够…
I am pleased to do 的正式说法，例句请参阅NO.52的NOTES。
letter of recommendation推荐函
为已离职的部属写推荐函时，请用过去时代替现在完成时。例如，has been employed变成was employed.
Colleague同事
相关说明请见NO.36。
Leave
在此为―辞去（职务等）‖之意。
Recommend sb 【as…】推荐某人【为…】
以that从句作宾语时，则为―建议您…‖之意，这时；应如recommend that you should do sth一句一样加上should，但美国一般的用法是省略should（所以that 从句中的动词要用动词原形）。
（be）fully capable of 【doing】 sth足以胜认…
Assume认为…,假设…
与近义词presume的差异，请看NO.26。
Consider【doing】sth考虑【做】…
Consider doing 是―考虑做某事（包括考虑是否要那么做）‖,而近义词plan to do 则是以―那么做‖为前提。
Trust
在此为…―认为…,相信…‖之意。请参阅NO.7。
Should you have any questions…
If you have any questions的倒装；语序。
Pertaining to do/sth关于…(concerning,about)
非常正式的说法，口语用about。
NO.63 证明×××曾认本公司……
NO.62是标准的推荐函，本文则不对个人表现作评价，仅就其曾任职于某公司提供证明。
From :
Mial to :******@******.**.**
Subject: Ms.Hui-wen Zhang
Mr.Doe:
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In reply to your email of April 1, I am pleased to certify that Ms.Hui-wen Zhang was a full-time employee of Zhida Co.,Ltd. For a period of three years and six months from June 1996 to December 1999 . Ms.Zhang worked for us as an executive secretary in the international division .Her work consisted primarily of such secretarial duties as scheduling appointments ,making arrangements for staff meetings , drafting minutes , and writing and filing business correspondence . She resigned from the company on December 1,1999 for personal reasons.
Eric Chen
Director
Personnel Department
Zhida Co.,Ltd.
译文
在此回复您4月1日发来的电子邮件。兹证明张慧文小姐曾于19xx年6月至19xx年12月，正式任职于知达公司，工作长达三年六各月。她曾任本公司国际部的高级主管秘书，主要负责排定约会、安排部门会议和会议记录、商业书信的撰写及建档等工作。她因个人原因而于19xx年12月1日辞职。
常用词于短语
certify that…(正式)、保证…
证明文件常采用this is to certify that…的写法。
consist of sth由…所组成
相当于be made up of ,不可用进行时（be consisting of ）或被动语态（be consisted of ）。
primarily首先,原本，本来；基本上，原则上
secretarial duties秘书职务
draft草拟
minutes 会议记录
correspondence通信（业务），书信
resign辞职
―resign+职务、地位‖，或―resign from+职务、组织、公司‖皆可。例如，She resigned her position (as[an] executive secretary )for personal reasons.(她因个人原因辞去【高级主管秘书的】职务。)she resigned from the company last month.(她上个月辞职)
for personal reasons因个人原因
NOTES
―推荐函‖与―在职证明―
NO.62介绍了―推荐函‖的范例，但是碰到别人征询你对某人的看法时，有时出于某种原因，你不想对征询的对象作出判断。这时可依本范例的形式，写出一张仅记载其在职事实的―在职证明‖（certificate of employment）。由于它是一种证明文件，必须摒除笔者个人的主管意见。叙述内容要客观，文体也须与之配合。作为一般文书发出时，通常会以to whom it may concern(致各位相关人员)的称谓为开头，接下来以this is to certify that…开始函件正文。
NO.64 您已被本公司录取……
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这是与应征者面体之后，以电子邮件告知录用之后的书信范例。除了相关事宜以外，最好再加上一句祝贺语。 From :
Mail to :
Subject: Employment Notification
Dear Mr.Doe:
Thank you for coming in for an interview last Friday. Today I am writing to inform you that we have decided to offer you employment with us as an assistant sales manager, as of April 1 this year .Congratulation!
To confirm your acceptance of this employment offer , will you please forward the following documents to us by separate mail by March 10. Please be reminded that failure to forward these documents by this date could result in the cancellation of this employment offer.
your letter of acceptance of this employment offer
one copy of your birth certificate
two copies of your full resume
As soon as we receive the above documents from you , I will email you again to let you know when you are to come to the office for further details.
Best regards,
Jack Chen ,Director
Personnel Department
译文
感谢你上周五前来面试。本公司决定自今年四月一日起，聘您为销售经理助理，谨以此函通知并致上恭贺之意。 如果你接收这项工作，请于三月十日前将下列文件另行寄到本公司。请注意，若逾期仍未寄到，此录用将会被取消。 受聘承诺书
出生证明一份
履历表两份
受到上述文件之后，我们立即以电子邮件通知进一步洽谈的时间。
常用词与短语
notification通知
interview面试
作为动词时，其用法为interview sb(与…会见【面谈、面试】，采访…)。
offer提出
offer作为动词的例句请看NO.60。
as of data/time 于…/时
在美国常用来表示―beginning on; on and after ;from‖之意。类似说法请看NO.67。
confirm sth确认，证实
表示此意时，不以―人‖为直接宾语。I confirm you …是常见的错误用法，请多加注意。
forward sth(v.)寄送（物品等），转寄（邮件等）
by separate mail 以另外的邮件
这里的mail 是相对电子邮件等形式而言，是指regular mail(一般邮件)。
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please be reminded that…请注意【留意】…
remind 是―提醒‖之意，类似说法有please note that…。
failure do sth没做到…,无法做…,不履行（义务或要求等）
result in[doing ]sth结果造成…
result 之前的could 是表示虚拟，意为―或许…,可能…‖。
birth certificate 出生证明
resume 履历表
通常指内容简明扼要，约一页左右的简历（synopsis resume）,而长达数页的详细履历，则称为full resume。 for further details详情
for further (or more )information 亦可。
NO.65 举办圣诞舞会……
这是发给同事的公司内部书信范例。本文以口语文体表示亲切之意，同时利用smiley(脸谱)等表达轻松的气氛。
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject : Xmas Party !
We are having a Christmas party at the Wangfujing Hotel on Tuesday, December 24,from 6:00 p.m. to 9:00 p.m.
Dress is informal ,and food and drinks are all supplied FREE ！You are welcome to bring along your friends and family ,but if you do so, please let me know in advance.
For reservations ,send email to as quickly as possible. No reservation will be accepted after December
15. Thank you .
Michael Wang
(^_^)
译文
我们将于十二月二十四日（周二）下午六点至九点，于王府井饭店举办圣诞舞会。
参加者可着便服，饮料和食物全部免费供应。也欢迎携同亲友参加，但请事先通知。有意者请尽快以电子邮件向预约；截止日期为十二月十五日，谢谢。
常用词与短语
Xmas
Christmas 的缩写，在希腊文中，耶稣基督（Christ）的头一各字母是X(chi),因此才衍生这种写法。不过，有许多人并不喜欢这种写法。至于常见的X‘mas ,则是错误的写法。
Free 免费
Free 在此为free of charge 之意，大写是表示强调。
Informal
这里是指―便服，普通的衣服―。但是，在此所指的便服，一般是指相当于business suit的衣服。
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Bring along sb带…(一起)来
Along可以省略。
In advance 事先，事前
For reservations 预约
这是发给全体员工的公告函，所以通常采取复数形式reservations。
NOTES
正式的邀请函范例
这是一封以公司或部门内员工为对象所寄发的圣诞舞会通知信函。新年或年终会的通知函，也可以仿照文本撰写。附带说一句，新年聚会是a New Year‘s party ,年终餐会是a year-end party 或a party to celebrate the outgoing year。由于后者是中国的习惯，在寄发通知给本国人或在中国的外国人时，可照音译写成Wei-ya(尾牙)，不必硬翻译成英文。下面是对外的非正式；邀请函范例，提供各位参考（相关范例参阅NO.52及N0.53）。
Zhida Co.,Ltd . cordially invites Mr. and Mrs. John Doe to attend their Christmas Party on Friday, the twenty-third of December at half after six 0‘clock ,at The Zhida R.S.V.P. by email at micwang@.
NO.66 新主管就任公告……
通常已开始使用电子邮件的公司，往往会以电子邮件公布人事变动等内部消息，这时可采用以往公告函的写法。
From :
Mail to :
Subject: Appointment of a New Vice President
All ECPH Personnel :
You will be pleased to learn that, effective April 1 ,Mr.Zhi-wei Huang has been appointed Vice President of the company. He will replace Mr.Da-de Wu, who is retiring next month after 30 years of invaluable contributions to Zhida.
Mr.Huang will be concurrently serving as Director of the International Division until further notice . In the meantime ,we hope that you will all give Mr.Huang the same loyal support and cooperation which you gave to Mr.Wu during his tenure of office .thank you .
Personnel Dept.
译文
各位ECPH的同仁：
特以此函通知各位，黄志伟先生将自今年四月一日起就任本公司的副总裁。他将就任三十年来对公司贡献颇多并将于下个月退休的吴大德先生之职位。
黄先生将同时兼任国际部经理。希望各位也能像对待吴先生一样，全力地支持并协助黄先生。
常用词与短语
（be）appointed(position)被指派、任命（某一职务）
有关appoint的用法，请参阅NO.85的NOTES。
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Vice president副总裁
简称VP。请参阅书后的职务译名英汉对照。
Effective有效的，有效力的
用法及解说请看NO.56。
Replace sb/sth代换…,取代…，接任…
Retire from a company/position 退休，退职
通常是指退休或任期届满时的退职。例如，He retired from the company last month.(他上个月退休了。)至于―（在任期内）辞职‖，则用resign，例句请看NO.63。
Contribution[s]贡献
指具体实例时，视为可数名词。也是常表示―捐献，捐款‖之意。
Concurrently serve as position/title 兼任…职位、头衔
Concurrently 是副词，表示―和…同时（发生、存在）‖。
Until further notice 直到有更进一步的通知为止
Tenure在职期间，任期，占有权
During his tenure of office 是―在他任职期间‖。
NOTES
这类通告以往都是在公司内以布告形式公布，最近利用电子邮件通知全体职员的情形已增多。部过，改变的只是电子邮件这种通信媒介，而非英文本身。另外，像本例中部注明年份的情形，通常就是指今年。在要求较严谨的书信中，即使是今年也要注明年份。
NO.67 人事部通知上班时间的变动……
这是和NO.66相同类型的公告。本文的主旨在传达上班时间变动这个重要信息，重点部分应独立出来以便浏览。 From :huang@
Mail to
Subject : New Working Hours and Overtime Regulation
All ECPH Personnel :
As from April 1,2000,working hours of all ECPH personnel will be changed as follows:
Monday through Thursday: 9:30 a.m. to 5:30 p.m.
Friday : 9:00 a.m. to 4:00 p.m.
From the same date, overtime work will be limited to a maximum of two hours a day, from 5:30 to 7:30 p.m. No one is permitted to remain in the office after 7:30 p.m. Overtime work of Fridays will be accepted only in exceptional cases.
If you have any questions regarding these new working hours and overtime regulations ,please contact Ms.Huang ().
Thank you.
译文
81
各位ECPH的同仁：
从20xx年四月一日起，全体员工的上班时间将更改如下：
周一至周四：上午9：30 至下午5：30
周五：上午9：00至下午4：00
至同日起，加班时间限定在每日下午5：30至7：30，最多不超过二小时，下午7：30后不准留在公司。除非有特殊情况，否则周五不准加班。
若对新的上班时间及加班规则有任何疑问，请以电子邮件向人事部的黄小姐咨询
（huang@）。谢谢。
常用词与短语
as from date/time 自…日开始（以后）
as 用来强调from,通常只用from即可表示相同的意思。因此，除了规则或法律条文之外，很少看到as from 的写法。以本例句而言，一般较偏于as of April 1…。
personnel 职员
集合名词，通常被视为复数。
overtime work加班
overtime在此作为形容词。若作为副词，则写成work overtime(work在此是动词)。
（be）limited to a maximum of …
(数、量的)最高限制为…
Permit允许，准许
Remain [at/in]…停留（于某处）；停顿（在某种状态），依然…
例如，I remained [at] home (in the office)till 5:00 p.m.(我在家【办公室】待到下午五点。)
On Fridays 每逢周五
比单数形式的 on Friday 表示出更强的规律性、习惯性，但是两者的意思大致相同。
Exceptional 例外的
NOTES
这是人事部发布的上班时间更改通告，以标准的商用文体写成，是极为简洁的公文。从被动语态的句子之多，可以看出它在文体上相当正式，与同事之间的私人往来电子邮件不同。这在通告中是很普遍地 。
NO. 68 假期公告及注意事项……
这是一封有附件的信函，它的写法和NO.67一样，但是必须注明有附件。
From :
Mail to :ALL ECPH Personnel
Attachment: Vacation Application Form
Subject : Summer Holidays,2000
ALL ECPH Personnel :
We are pleased to announce that all ECPH personnel are entitled to take 10 days ?paid leave this summer during the tow-month period from July 1 through August 31.
82
In order to set up this year‘s vacation schedule ,will you please let us know by June 10 when and how you would like to take your summer holidays ,as well as an alternative plan , using the attached vacation application form . you may take your summer holidays either as one continuous break or in two equal portions .if arrangements are necessary among several conflicting requests specifying the same dates, however, preference will be given on a seniority basis.
If you have any questions regarding the summer holidays or the attached form ,please contact Ms.Lee by email ( you.
General Affairs Dept.
译文
各位ECPH的同仁：
本年度公司员工的暑期有薪假期已定为十天，请于七月一日至八月三十一日之内休假。
为了排定休假时间表，请各位将自己想休假的时间及其他选项方案，添入所附的―休假申请单‖于六月十日前提出。暑假可一次休完，或平均分成二次休。若休假日相互发生冲突，年资较高的职员有优先权。
若对暑假或所附的申请表有任何疑问，请以电子邮件向李小姐咨询（lee@）。谢谢
常用词与短语
announce sth 宣布…,发表…
personnel 职员
集合名词，通常被视为复数。
（be）entitled to do sth 有做…的资格、权利
Paid leave 有薪假期
Through 至…(表示终了的时间)
在美国常以through 代替to。例如，we are open Monday through Friday .(我们周一至周五营业。)相关说明请看NO.54的NOTES。
（A）as well as B (除了B之外)A也…,(和B一样)A也…
A与B在文法上是对等的，但语意上的重点则放在A。
Alternative替代的
作为名词时可表示―替代方案‖。
Either A or B 不是A 就是B
类似的说法neither (A nor B),请参阅NO.35。
Continuous break 连续休假
In two equal portions 平分成二份
Arrangement
在此为―调整‖之意。
Conflicting (意愿或厉害关系上)冲突的 ，对立的 ，矛盾的
Specify 具体指定，详细载明
Preference 优先（处理），特惠，优待
例如，veterans‘ preference（对退伍军人的优待）
On a seniority basis 依年资高低
On a … basis(以…为基础)的其他例句，请看NO.14及NO.15。
General Affairs Dept. 总务部
请参阅书后的企业各部门名称英汉对照。
83
NO.69 寄上一份报告，敬请批评指教……
这是向同事征求意见的公司内部书信范例。请注意它附有引用文，记住要加上>符号，以便和正文区分开来。
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject : Your comments requested.
Dear John,
What follows is my report entitled ―A Proposal for Office Automation‖, which I wrote for Mr.Brown at his request . The purpose of this report is to discuss both the advantages and the disadvantages of the so-called ―Office automation‖ at our office . Mr.Brown was kind enough to compliment me on the report, and instructed me to ask for your comments.
Will you please read it and send me your comments via email by next Monday ,if possible ?thank you .
Best regards,
Guo Hong
QUOTE
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译文
以下转载的是布朗先生要我写的报告《办公室制动化建议案》，这份报告的目的在于研讨本公司实施所谓―办公室制动化‖的利弊。布朗先生对我这篇报告加以赞誉，并指示我征求您的意见。
可否请您看过之后，在下周一前以电子邮件将您的意见寄给我？谢谢。
常用词与短语
discuss sth讨论
discuss sth 是很常见的错误用法，请多加注意。相关说明请参阅NO.58的―常用词与短语‖。
so-called 所谓的
时常带有否定意味的语气，表示―（真假令人怀疑的，自己并不这么认为的）所谓的‖。
office automation 办公室（业务）自动化
office automation是仿照factory automation 所创的用语（OA是缩写），一般是指将电脑及其他最新的机器设备引进办公室，以便使工作更具效率。而达到这种要求的工厂或办公室，则称为automated factory [office]。至于这里的the so-called ―office automation ‖会加上定冠词及引号，是表示这不是一般所说的office automation,而是彼此已知其具体内容（或过程等）的―那各…‖之意。
compliment sb on sth (因某事)称赞、赞美（某人）；吹捧，恭维
名词的用法为make/give a compliment to sb或pay sb a compliment 。此外，复数形式亦可表示―（合时宜等的）问候、致意‖。例如，give my compliments to Mr.Lee.(请代我向李先生问好。)with[the] compliments of Mr.Lee.(李先生敬赠。)
NOTES
在电子邮件中表明转述资料的写法
84
一般公司内用便条传送文件时，第一句通常是attached is/are …或I am attaching …。而在电子邮件中夹附资料传送时，就如本范例以what follows is/are …来头，直译为―接在这后面的是…‖。若为另外附在电子邮件内的材料，则写成Attached is/are…。
NO.70 请提出下年度各部门的预算案……
这是要求提交预算案的公司内部信函。由于要发送到各部门，表头的CC：要填上其他收信人的地址。
From :guohong@
Mail to :
Subject : Request for 2000 Budget Estimate
To : ALL Department Heads
With the year-end approaching ,we need to ask each of the department heads to prepare a preliminary budget estimate for the first quarter of 2000 for his/her department.
The budget estimate is to be submitted on or before November 30. if you have or anticipate having any problems in meeting this deadline ,please contact me asap. Your cooperation will be very much appreciated . Thank you .
Best regards,
Guo Hong
Office of the President
译文
今年已近尾声，在此请各部门主管准备提出一份20xx年度第一季度的初步预算案。
提出预算案的截止日期为十一月三十日。若有任何问题无法如期提出者，请尽早通知我。非常感谢各位的合作。
常用词与短语
with the year-end approaching
―with +s+(现在或过去)分词‖是所谓―with的附带状况‖句型，意思是―随着…,由于…‖。
preliminary budget estimate 初步的预算案
first quarter 第一季度
is to be submitted
请参阅下面的NOTES。Submit sth[to sb]是―提出…[给某人]‖之意。
on or before date 于…日或该日之前
相关说明请见NO.20。
anticipate [doing sth]预料、预期…
NOTES
―be+to不定式‖的含义合例句
在本例中出现The budget estimate is to be submitted …的用法，―be+to不定式‖的句型经常出现在商业书信中，依上下文而有以下几种含义：
. 表示即将发生的行动（已定之事项）
85
例如，we are to have a meeting at 4:00 pm.(我们将在下午四点开会。)
. 表示义务（＝should ,mush ）
例如，you are to submit your report by next Monday.(你必须在下周一前交出报告。)
. 表示―用来…‖之意。
例如，this is to confirm the following（这是用来确认以下事项：）
. 在条件从句中表示―为了…,若有需要做…‖。
例如，if you are to pass the bar exam ,you must study really hard .(若要通过律师考试，你必须非常用功。)
NO.71 贵部门下年度的预算案尚未提出……
这是向尚未依NO.70的要求提出预算案的部门进行催促的信函，本范例仅直接写出要旨。
From :
Mail to :
Subject : Budget Estimate for the Next First Quarter
In my previous email of October 5, I requested that the budget estimate for the first quarter of 2000 be submitted by November
30. However , I still haven‘t received your estimate as of today . will you please hand it in immediately, or by DECEMBER 10 at the latest . Thank you .
Best regards,
Guo Hong
Office of the President
译文
本人于十月五日发出的前一封电子邮件中，要求您于十一月三十日前提出20xx年度第一季度的预算案，但至今尚未收到您的预算报告。不知您可否立即提出，或最迟在十二月十日前交，写信。
常用词与短语
previous 先前的，上此的
previous that…请求，要求…
request是ask for 的正式说法，象request sth这样的说法之外，还有request that…，或request to do 这样的说法。后面的句型如果以―人‖为直接宾语，也可写成request sb to do sth。例如，He requested me to write a letter of recommendation。（他请我帮他写推荐函。）
I request that…be submitted 的be 是虚拟语气，英国用法大多会加上should ，写成I requested that …should be submitted (美国则通常将should 省略)。请参阅NO.41、NO.62、NO.74。
budget estimate预算案
first quarter第一季度
hand in sth 交…(submit)
宾语为代词时，则写成hand in/them in 。同义词submit 是此意的正式说法，例句请看NO.70。
immediately立刻
at the latest 最迟
86
NOTES
本范例是在NO.70之后发的邮件，旨在督促资料的提交。本信发送对象是特定部门的负责人，有时也会针对所有部门的负责人发信，这时可将全信改写如下：
.in my previous email of October 5, I requested all department heads to submit their budget estimates for the first quarter of 2000 by November 30. However ,
Several reports are still missing as of today . if you haven‘t handed in your report yet ,please do so immediately . No report will be accepted after December 10. thank you。
NO.72 主管会议开会通知……
这是公司内部会议的通知信函，时间、地点、主题都写得很简明扼要。关于条列式写法，请参阅P.252-255。 From:
Mail to :******@******.**.**
Subject: Monthly Management Meeting for April
To: ALL Managers
The next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m. on Monday ,April 5, in Meeting Room A.
Following is the agenda for the meeting :
Purchase of New Office Computers
Extension of Summer Holidays
Budgetary Control
If there are any other items you would like to be placed on the agenda ,let me know by email by the end of this week. Thank you .
John Doe
译文
下一次的每月主管会议，定于四月五日（周一）上午十时于A会议室举行。待议诸事项如下：
办公室新电脑的采购
暑假的延长
预算控制
若有其他想提出来讨论的事项，请于本周末之前以电子邮件通知我，谢谢。
常用词与短语
following is …以下为…
正式写法为the following is …,但此句型的开头定冠词常被省略（不过，the following 若出现在句中或句尾，则不可省略定冠词）。请参阅NO.19的NOTES。
agenda待议事项，议程，议事一览表，行动计划
原为拉丁文agendum(=an item to do)的复数形式，现代英语则用agenda(视为单数)表示―a list or program of things to be done or considered; a set of items to be discussed ‖。例如，the agenda for the next meetings has not yet been set.(下次会议的议程尚未决定。)we have several items on the agenda today.(我们今天有数各议题。)the agenda of the last two meetings(前 87
两次会议的 【两份】议事表)。
place sth on the agenda 将（讨论议题）纳入议程中
let sb do 让、允许（某人）做…
例如，let me ask you a question .(容我问你一个问题。)I will you know the results as soon as possible.(我尽早让你知道结果。)
NOTES
关于―thank-you exit‖
如本信一样以thank you .收尾的写法，称为―thank-you exit ―。这种形式常见于讲演、一般的商业书信或电子邮件，若想不出其他适当的结尾，只要用这个―thank-you exit ‖即可顺利收尾。尤其是在电子邮件中，简洁的 ―thank-you exit.‖更是标准的结束写法。
NO.73 更改下次开会的时间……
本文的主旨在更改NO.72所通知的开会时间。像这类发给同事的公司内部信函，只要点明重点，不需要开首敬辞和结尾敬辞。
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject :Monthly Mgmt meeting for April (GRGENT)
To : All Managers
The next Monthly Management Meeting, previously scheduled for Monday next week, has been rescheduled for Friday , April 9, same time , same place.
John Doe
译文
各位经理：
原定下周一召开的每月主管会议，更改至四月九日周五举行，时间、地点不变。
常用词与短语
Mgmt
Management的缩写
Urgent 紧急的，急迫的
（be）schedule for …
后接日期或时间，表示―将（某事）排在…日/时‖。
Reschedule
―re(=again)+ schedule‖,意思是―重新安排时间‖。
Same time ,same place
表示―同样时间、地点‖的习惯说法。在same之前，正规的写法要加定冠词，习惯用法则不加冠词。
NOTES
缩写的方式（之一）
这是一封通知相关人员更改开会时间的简洁信函（请参阅NO.72）。在本范例的Subject 栏中使用了缩写Mgnt,缩写的方式有一定的原则及习惯规则，其中最基本的一项是―保留辅音字母，舍去元音字母‖。譬如电子邮件中常见的PLS 88
（please）或RGRDS(regards),便是依循这项规则缩写的。这项规则的细则如下（其他的缩写方式请看NO.99的NOTES）: .保留词首的元音。
例如：AGRMT(agreement),APRV(approve),INQRY(inquiry),etc.
.词中的元音字母省略会使语意不明确，则不予省略。
例如：CONDTNS(conditions),APPROX(approximate),SHIPD(shipped),etc.
.若省略后也轻易推测出原文，则可将部分辅音字母舍去。
例如:TKS(thanks),MGR(manager),BLDG(building),MGMT(management),etc.
.碰到双辅音字母可省略其一。
例如：LTR(letter),APRV(approve),IMDTLY(immediately),IMPSBL(impossible),etc.
NO.74 经理，我想申请购买复印机……
这是写给领导或承办器材采购者的邮件，内容是提议购买复印机。开头写出结论，然后再说明原因，是一种颇具说服力的说法。
From :
Mail to :jdoe@
Subject : A New Copy Machine(Request for Purchase)
Dear Mr.Doe:
In order to improve the efficiency of our office , I would like to propose that we purchase a new copy machine.
With only one copy machine at the moment, many of us are simply wasting our time waiting to use the machine . An additional copier will surely reduce this unnecessary waiting time and there by improve our job efficiency—which I believe will justify the cost of the new machine.
For your information , I am sending you by separate in-house mail a brochure of the latest models of PPC faxcopiers which seem ideal for use at our office . Thank you for your consideration.
Jialing
译文
为了提高工作效率，我建议购买一台新的复印机。
由于目前只有一台复印机，许多员工浪费了不少时间在等待复印上。若能增加一台复印机，便可减少无谓的等待，并提高工作效率。我认为以一台复印机的代价来提高工作效率，非常值得。
此外，我通过公司内部邮件收发系统寄上一份最新的PPC传真复印机简介，这种机型似乎很适合我们办公室。谢谢您的考虑。
常用词与短语
improve sth 改良、改善（某事物），促进…
除了作为及物动词，后接直接宾语外，也可作为不及物动词，如improve in sth(在…上有改善)、improve on sth(改善，更新)等。请参阅NO.89。
efficiency 效率
propose that…提议…
89
that从句中通常用虚拟语气，如propose that we should purchase …,这种加should 的写法，主要是英国英语用法。相同的例句请参阅NO.41及NO.71。
purchase
subject 栏中的purchase 为名词，表示―购买‖之意。在Purchase a new copy machine .一句中，purchase 则是作动词。 waste sth浪费、白费（时间、努力、金钱等）
reduce sth削弱…,减少…
thereby藉此
与by all means 同义，是非常正式的说法。
justify sth 证明…为正当
PPC faxcopier
PPC 是Plain-Paper Copier(普通纸复印机)的缩写。
NOTES
书写公司内部便条、电子邮件的五项原则（参阅第三部分2、3节，p.292）
在subject 栏内注明简明的书信主题。
将书信主旨写在第一段第一行。
细节从第二段开始写，在必要的范围内，尽可能利用―条列式写法‖。
4．只写与subject栏相关的事项。
5．便条的长度尽量控制在一页之内，电子邮件则控制在一个画面之内。
NO.75 我能否参加商展……
向上级请示能否参加展示会的文书范例。开头先清楚表明参加的意愿，接着再详述费用及日程等。请记住这种写法。
From ：
Mail to :******@******.**.**
Subject : Osaka International Business Show
The above business show featuring U.S. and Japanese internet-related venture business will run for three days from April 4, and I would very much like to go with Ms.Chen and Mr.Wu ,who are also interested in it. We are thinking of leaving Beiing on the morning of April 2 by airplane ,and returning on April 7 before noon.
We estimate that the total cost for the three of us would be about 10,000 dollars .do you think we could go? We hope you will give us your approval ,as we believe it is important for us to get acquainted with the most recent trends and developments in the software industry.
Thank you in advance for your consideration.
Guo Hong
译文
上述以美日互联网相关的创投事业为主题的商展，将于四月四日起连续举行三天。陈小姐和吴先生对此页深感兴趣，我希望能和他们一同参展。我们计划于四月二日早上搭飞机离开北京，四月七日上午回来。
预计三人的费用大约一万美元。您认为我们可以去吗 ？相信此行必能使我们熟知软件界的最新趋势和发展，希望您能批准。
为您对上述事项的考虑，在此先表敬意。
90
常用词与短语
Featuring
为feature的现在分词，表示―以…为号召（噘头、卖点）；（报纸杂志的）专题报导…‖之意。其他的例句请看NO.49。 Internet-related 与互联网有关的
Venture business
创投事业（＝引进新技术或新观念，从事高风险、高收益的新兴事业，或朝此方向发展的中小企业），venture源自adventure，意思是―（伴随着风险的）投机，冒险性的事业或行为‖。例如，Most people did not understand the purpose of his venture .(大多数人都不了解他冒险的目的。)
Run
Run 作为动词有多种意义，在此表示―（事物）持续、继续‖之意。例如，the play ran for six months.(这出戏上演了六个月。)
On the morning of date 某日的早上
相关说明请参阅NO.35的NOTES。
Estimate that…估计…
也可以estimate sth to be…表示，例如，we estimate the total cost for the three of us to be about 10,000 dollars.(我们估计三人的费用，大约是一万美元。)
Get acquainted with sth
Acquaint作为及物动词时，用法为acquaint sb with sth (让【某人】得知、熟悉…),此外也常以get(or become )acquainted with sth ,表示―熟悉…‖。在后一句型中，acquainted 起形容词作用。
Thank you in advance for your consideration.
表示―为你对上述事项的考虑，在此先表谢意。‖的习惯说法。In advance 是―事先‖之意，可以省略。
NO.76 你以首位外籍职员的身份进入公司已满一年……
对于工作已届满一年的部属，上司发函表示祝贺。在中国并无这种寄信函的习惯，单在欧美则是一种惯例。 From :
Mail to :
Subject :Congratulations!
Dear James,
As of April 1 you will have completed your first year at Zhida Co. Ltd as our first full-time non-chinese employee.
I must say this year has really flown by ,yet the fact that you settled down to the job quickly and have already made yourself so invaluable ,makes it seems as if you have been with us for much longer!
Thank you very much for all the hard work you put in and for being such a cheerful employee , even at times when I am sure you much feel very tired working in a completely different social and culture environment. I really do appreciate all the effort you put into your work ,and all that remains for me to say is that I hope your will continue to stay with us for a long time in the future . Congratulations again and all the best wishes for the future.
Guo Hong
译文
91
你以首位外籍正式职员的身份进入知达公司，到四月一日就将满一年了。
这一年飞逝而过，你很快就适应了这份工作，并称为公司不可或缺的人材，简直不敢相信你进公司才一年。
你对工作的投入，以及在社会、文化背景完全不同的环境下工作而感到疲劳时，仍然有保持愉快的心情，在此致以由衷的谢意。你在工作上的努力，实在令人赞赏，希望今后能继续与你一起工作。再次恭喜你，并祝你未来一切顺利。
常用词与短语
Congratulations
以复数形式表示―恭喜‖之意的祝贺词。动词为congratulate,通常其用法为congratulate sb on sth。
As of date/time于…日/时
在美国常用来表示beginning on ,on and after ,from等意思。
Flown by飞逝
Flown是fly(飞)的过去分词。
Settle down安定，安顿下来；适应（新环境等）
Invaluable珍贵的，无价的
Valuable的强调形式。In-是表示not之意的前缀。
Do appreciate
Do 加在一般动词或have动词之前，为表示强调的助动词（重音放在do上）。例如，I do want to see Mr. Lee. （我真的很想见李先生。）
All that remain for me to say is …我只想说…
NOTES
祝贺语及wish的用法
本范例以all the best wishes for the future .结尾，句中的wish是表示―希望、愿望的wish‖。作为名词，除了make a wish(祈求)的用法以外，通常以复数形式表示‖祈祝某人幸福、健康、成功的话语或心意‖。例如，please accept my best wishes.(献上最诚挚的祝福。)please send him my best wishes.(请代我向他以祝福之意。)作为动词时以―人‖为直接宾语，例如, I wish you good luck （祝好运）或I wish you a happy new year.(新年快乐。)其他的用法及相关说明请见NO.27。
NO.77 恭贺你退休……
给即将退休的同事发出一封祝贺退休的信函，肯定其长年来的辛苦。本文不拘特定形式，以轻松的口语体书写。
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject : Congratulations on your happy retirement!
Dear John,
I have just read it the company newsletter that you are retiring next week and gong back to HangZhou ,and I am writing to congratulate you upon your well-deserved retirement.
I am sure you will be missed by everyone , not only for the high degree of competence with which you handled your job, but also because you were a very good friend to a lot of people. Your thirty years of experience has made you an invaluable employee, and it will be extremely difficult to replace you.
92
I sincerely hope you will enjoy your new life in HuangZhou . The wet climate there, I believe ,will do your health a world of good. Please try to keep in touch, as we would love to hear how you are settling down to HangZhou life! Good luck for the future and I look forward to hearing from you now and again.
All my best wishes,
Guo Hong
译文
刚才从公司内部简讯得知，你将于下周退休并返回杭州，在此写信祝贺你的光荣退休。
大家一定会很想念你的，不仅是因为你绝佳的工作能力，更因为你是很多人的朋友。三十年的工作经验使你称为公司不可多得的员工，别人将很难取代你。
衷心祝福你在杭州的新生活愉快。杭州的气候湿润，对你的健康将很有裨益。请保持联系，我们很想知道你在杭州的生活状况。祝好运，并期待能经常得到你的消息。
常用词与短语
retire退职，退休
―辞职‖是resign。
congratulate sb on/upon sth （因某事而）恭喜（某人）
On和upon相比，后者比较正式。
well-deserved （赏罚等）应得的，（感谢等）当之无愧的
有关deserve请参阅NO.96。
miss sb 想念（某人）
invaluable珍贵的，无价的
valuable的强调形式。In-是表示not之意的前缀。
replace sb/sth 替换…,取代…,接替…
do [sth/sb] a world of good [对…]很有效、很有帮助
a world of (或worlds of )是表示―莫大的…,很多的…‖的短语。例如，your advice did him a world of good.(你的建议对他帮助很大。)they are worlds apart on foreign policy.(他们在外交政策上的主张南辕北辙。)范文的第三段第一句是以对方在健康上的问题为前提。
keep in touch(和某人)保持联系
信尾常写的keep in touch 是表示―保持书信往来‖。
settle down to sth 习惯、适应（工作、生活等）；安顿下来
settle[down] in a place 是―（在某地）生根、定居、建新居‖。
now and again时常
与every now and then。
NO.78 祝您生日快乐……
这是寄给同事的生日贺函。对同一办公室的同事可直接以口头祝贺，若对方在外地或国外，以电子邮件最方便。
From :
Mail to :
Subject : Happy Birthday to You!
93
Dear John,
Congratulations on your 50th birthday. I know this is a special day for you ,and would like you to know that all your friends here at the ECPH Beijing office are thinking of you on this special occasion. Happy birthday to you !
With all my best wishes,
Guo Hong
译文
祝您五十岁生日快乐。对您来说，今天是特别的日子。在这个特别的日子里，ECPH 的所以同仁都想到您。祝您生日快乐。
常用词与短语
congratulations[on sth]恭喜…
would like sb to know that …希望（某人）知道…
有关would like,请看NO.29―常用词与短语‖。
all your friends at the ECPH Beijing office
有关all 的用法请看以下的NOTES。
(be) thinking of sb 想…,思考…
Think of 和think about 的意思十分接近，但一般而言，前者有―（突然）想到…‖地点含意，后者则指更具体、更积极的―对…作多方面的考虑‖。
With all my best wishes,
这是贺函或贺卡中常用的私人结尾敬辞。类似说法请看NO.83及NO.92。
NOTES
All of 与all的区别
本范例中出现的all your friends,也可写成all of your friends.同样，all my colleagues join me in sending their very best wishes for your continued success.的句子，也可修改为all of my colleagues(或all of us)…。―all+名词‖与―all of +名词‖等两种用法该如何区别，其原则如下：
.后接人称或非人称代词（you ,us ,them ,it 等时，常采用―all of +名词‖的写法。
例如：all of you are wrong. I like all of them. I ate all of it .
.后接定冠词或所有格的名词时，of 的使用时选择性的。
例如：I have read all(of )the book you gave me. All(of )our products are sold
At a discount price. I am prepared to meet all (of )your expectaions.
.后面单独接普通名词时，采用―all+名词‖的写法。
例如：all men are created equal . all merchandise can be defective in some way
Or anther.
NO.79 恭贺你喜获千金
这是恭贺朋友喜获千金的贺函，无论是文体或内容都很轻松。这时可运用脸谱制造欢乐的气氛。
94
From :
Mail to :******@******.**.**
Subject : Congratulations!
Dear John,
I have just heard the wonderful news about the birth of your daughter, Congratulations!
A child ,as they say, is the most precious gift you can possibly have in your life. But remember you can‘t take it with you. So enjoy while you can everything there is to being a dad-because sooner or later you‘ll have to give away this precious little gift to someone else!
Anyway ,I am very happy for you and your life , Jane ,and wish the there of you all the happiness in the world.
Sincerely,
Guo Hong
(^_^)
P.S. Send me a photo of the baby ,will you ?
译文
刚得知您女儿出生的好消息，恭喜你！
常言道孩子是人生中最宝贵的恩赐。不过别忘了，你无法永远把她留在身边，所以趁现在好好享受为人父的乐趣吧！这个宝物迟早有一天要让给别人！
总之，我为你和您太太珍妮高兴！并祝你们三个幸福快乐！
P.S. 能否将孩子的照片寄张给我？
常用词与短语
as they say常言道
they 在此指一般人。在引用谚语或提到社会一般观念时，经常使用这个短语。
the most precious gift you can possibly have in your life人一生中所能得到的最宝贵的礼物
possibly在此用来强调，can/could possibly do常表示―设法、尽可能‖之意。例如，I would very much appreciate it if you could possibly come to our office tomorrow.(明天您若能【想办法】到本公司来一趟，我将不胜感激。)
precious 贵重的，昂贵的；珍贵的
表示―珍贵的‖之意时，为带有‖可爱的、心爱的‖等感情的强调语（主要为女性用语，但男性也可使用）。例如，precious memories(珍贵的回忆)。
you can‘t take it with you
仿照―钱不能带进坟墓里（请在有生之年有效运用）‖这个谚语而创制出的句子，表示―（孩子）无法永远留在身边‖。 enjoy sth while you can 及时享受…
由于enjoy 的宾语（everything there is to being a dad）过长，被挪到while从句后面，形成倒装句。
everything there is to being a dad作父亲的一切甘苦
dad (daddy)(简称.儿语)父亲，爸爸
―母亲‖是mom(=momma ,mommy)。作为固有名词时，两者皆不加冠词，词首要大写，例如，Ask Dad/Mom if he/she can play with you.(去问爸爸/妈妈能不能陪你玩。)
wish sb sth祝某人（幸运、成功等）
例句及解说请看NO.27的―常用词与短语‖，以及NO.76的NOTES。
95
NO.80 迟来的贺电，恭喜你喜获千金……
原则上，贺函或感谢函要及时发出，但有时会因忙碌而错过。在这种形式下，请牢记书信开头的适当写法。
From :
Mail to :
Subject : Congratulations!
Dear Jane,
Please forgive me for writing so late to congratulate you on the birth of your daughter , Alice. I was on a business trip to Hong Kong with my boss at work , and it was only this morning that I read your email.
What wonderful news, and how happy you and your husband must be , for I know you both wanted a baby girl . I am sure she will be a beautiful and gifted person just like yourself .
I wish you all possible joy and happiness with your new little daughter.
Sincerely,
Michael Wang
译文
很抱歉，这么晚才写信恭贺你生了个女儿爱丽丝。我上周和上司一起到香港出差，直到今天早上才看到电子邮件。
这真是天大的好消息。你和你先生都希望有个女儿，如今你们一定很高兴！相信女儿将会象你一样既美丽又有才华。
希望你的小女儿为你带来无限的喜悦和快乐。
常用词和短语
forgive sb(for[doing]sth)原谅某人（的某种行为）
congratulate sb (on sth)(因某事而)恭喜（某人）
it was only …that S+V S在…时，才做V
it is …that 的强调句型。例如，it was on April 1 that I met him.(我在四月一日才见到他。)
what wonderful news
这个what时表示―多么‖之意的形容词，修饰名词以构成感叹句。例如，what a beautiful girl[she is]! [她是]多么漂亮的女孩呀！）此外，news为不可数名词（视为单数）。
how happy sb must be
how和上述的what 都表示―多么、多么的‖，主要用来修饰形容词、副词或句子而形成感叹句。例如，how beautiful she is !(她多么美呀！)
a baby girl 女婴
―男婴‖是a baby boy。
NOTES
96
―很抱歉这么晚才…‖的表达方式
本文一开头先以please forgive me for writing so late to…致意，说明祝贺来迟的原因，下面还有其他的表达方式，希望大家能牢记。其中的belated是形容词，意思是―吃了、晚了‖,副词belatedly在句首修饰全句。
. this letter is a somewhat belated expression of my appreciation for (or my warmest congratulations[to you]on…)
. belatedly , I wish to thank you for …
. very belatedly I am writing to express my sincere appreciation for …
. I regret the delay in writing to you , but please accept my appreciation for…
NO.81 恭贺令郎入学……
这是对同事或朋友的孩子入学一事所寄出的贺函。可能的话，最好表明从何处得到消息。
From :
Mail to :
Subject : Congratulations!
Dear Mr.Doe:
One of my colleagues in New York has just informed me that your son, Bill ,has been granted admission to Harvard Business School, one of the most prestigious colleges in the United States.
You must be very proud of your son, and I hasten to send my sincere congratulations to you and your wife. Please also give Bill my very best wishes for his studies at Harvard.
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
一位住在纽约的同事告诉我 ，令郎比尔已经靠入美国最高学府之一的哈佛商学院。
我想你一定以令郎为骄傲，特向你何你太太致以衷心祝贺。并请代我祝比尔在哈佛学业顺利。
常用词与短语
（be）granted admission to …获准入学（或入会等）
Grant的原意是―保证（guarantee）‖,作为动词时表示―接受（别人的要求等）；给予（许可、财物、权利等）；让渡，赠与‖。在口语中，通常可替换成give或accept。例如，grant him permission （准许他），the request was granted.(所求照准。)
Prestigious有声望的，一流的，有名的
名词为prestige,意思是―名声，威信，威望‖。
（be）proud of sth/sb 以…为骄傲
Hasten to do 赶紧做…
请参阅NO.82的―常用词与短语‖。
97
Congratulations贺词，祝贺
表示此意时经常使用复数形式，详细解说请看NO.82的―常用词与短语‖。
Please also give sb my [view] best wishes.
也请代我问候…
Very 在此用来强调，可省略。若象please give sb my [very] best wishes for…一样还有后文时，意思则改成―请代我祝某人…成功（或幸福等）‖。而wishes是―祝别人幸福、健康、成功等的心意‖，常有人以regards取代wishes。例如，please give him my best regards.(请代我向他问好。)regards这个词的原意是―对人的敬意、尊敬‖，主要用于和一般业务有关的对外商业书信或公司内部通讯的结尾用语。
NOTES
这是一篇在朋友的子女―入学‖时所寄发的简单祝贺函（―毕业‖贺函的范例请看NO.82）。这类贺函若赶上时机则失去意义，但总是聊胜于无。此外，若因某种理由而错过寄发贺函的时机，请参阅NO.80的NOTES.
N0.82 恭贺令郎毕业……
本范例和NO.81一样，都是写给同事或朋友的信函，旨在恭贺对方的儿子完成学业。这是格式非常固定的范例，可应用于各种情况。
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Subject : Congratulations!
Dear Mr.Doe ：
I just learned that your son , John, graduated from Harvard Business School with an MBA degree this spring. Your must be very proud of him, and I hasten to send my sincere congratulations to you and your wife.
Please give John my very best wishes for every success in his future career.
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
我刚得知令郎约翰今春自哈佛商学院毕业，拿到了MBA学位。你一定以令郎为荣，我向你致以衷心的祝贺。 请代我预祝约翰事业成功。
常用词与短语
learn that…得知…，听说…
learn of …的例句请看NO.87。
MBA
Master of Business Administration(工商管理硕士)的缩写。
（be）proud of sth/sb 以…为骄傲
请看NO.93的―常用词与短语‖。
98
Hasten to do 赶紧做…
Hasten作为不及物动词时是―赶快（hurry）‖之意,作为及物动词时是‖催促（人或事）；促进、加速（某事）（to cause to hurry ;speed up; accelerate）‖之意。
Congratulations贺词，祝贺
表示此意时，经常用复数形式。例如，please accept my sincere congratulations [ on your marriage/birthday,etc.]([对于你的结婚/生日等]谨献上我最诚挚的祝贺。)动词congratulate的用法为congratulate sb on sth。例如， I congratulate you on your engagement.(恭喜你订婚。)再者，原则上congratulate/-lations用来祝贺―努力后所获得的成果或成功‖，所以不适用新年或圣诞节的问候。基于同样的理由，从前祝贺女性结婚或订婚，并不用congratulate/－lations,现在则普遍地为一般人所使用。
Please give sb my [view] best wishes for …
请代我祝某人…的成功（或幸运等）
请参阅NO.81的―常用词与短语‖。
NOTES
本范例是在友人（包含往来客户）的子女―毕业‖时，寄发的简单祝贺函（―入学‖的祝贺函请看NO.81）。第一句的I just learned that…,可修改成I was just informed [this morning,yesterday,etc.] that …,若与对方很熟，也可采用幽默的写法，入one of my spies in New York has just informed me that …(一位在纽约的间谍通知我…)。
NO.83 恭贺令嫒于归……
本文的主旨在祝贺同事或朋友的孩子结婚，基本写法和NO.81，N0.82相同。请牢记祝贺时的习惯说法。
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Subject : congratulations!
Dear Mr.Doe:
Please accept my warmest congratulations on the marriage of your daughter,Jane.
I heard this wonderful news this morning from our representative in New York ,and all of your friends here at the Beijing Office of Zhida Co.Ltd. join me in sending their best wishes to you and your family.
Please also convey my sincere wishes to Jane and your son-in-law for a long and happy life together.
With my warmest personal regards,
Guo Hong
译文
诚挚祝贺令嫒珍结婚大喜。
今天早上我从公司驻纽约的代表口中得知这项喜讯，你在北京知达公司的所有朋友，在此一起向您全家人致贺。 请代我祝令嫒珍及令女婿白头偕老，永浴爱河。
99
常用词与短语
please accept…
情看下面的 NOTES。
congratulations贺词，祝贺
解说请看NO.82。
representative代表（者），代理（人）；…的代表（典型）
join sb in doing sth 参与某人做…,和某人一起做…
wishes问候的话，心意；祝福
wish作为名词时的用法及例句，请看NO.76的NOTES，动词的用法及例句请参阅NO.27的―常用词与短语‖。
convey sth (to sb)转告（某人）…
son-in-law女婿
with my warmest personal regards
私人贺函或贺卡中常用的结尾敬辞，类似说法请看NO.78及N0.92。
NOTES
Please accept…的用法
本范例开头please accept …的表述，在所谓的―贺函‖或―谢函‖中的使用频率很高，主要用于以下几种场合。 .please accept my sincere appreciation for your cooperation.(衷心感谢您的合作。)
.please accept my deepest apologies for the trouble we have given you.(给您带来麻烦，请接受我最诚挚的歉意。) .please accept my heartfelt condolences.(请接受我的深切吊昕。)
Please accept my best wishes for the success of your new enterprise.(预祝您新事业成功。)
NO.84 恭贺您升迁……
这是祝贺有业务往来的朋友升职的贺函。本范例的文体非常正式，若与对方的私交不错，可用更轻松的笔调书写。
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Subject : Congratulations!
Dear Mr.Doe :
It was with great pleasure that I learned of your appointment as Managing Director of Pacific Business , Inc.
I was not surprised by the news , because working with you for the past ten years has shown me how able and enthusiastic you are in your work. I would like to express my hearty congratulations not only to you but also to your company on its splendid choice.
Your have my best wishes for your continued success.
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
100
很高兴听到你升任太平洋实业公司的总经理。
我听到这消息并不觉得惊讶，因为过去十年与你共事，我非常了解你的才干及对工作的热诚。衷心恭喜你，并祝贺贵公司所作的明智抉择。
祝你今后更加成功！
常用词与短语
it was with great pleasure that…很高兴…
表示I was very pleased to do …之意的正式说法。
learn of sth得知…,听说…
appointment as …任命，指派为…
as 之后为职务。相关说明请看NO.85的NOTES。
（be）surprised by sth惊讶于…
也可用at代替by。通常在这个句型中，是以副词much(very是简略的说法)修饰surprised。
Express one‘s congratulations致贺
复数形式congratulations是―贺词，祝贺‖之意。
Hearty 衷心的
请参阅下面的NOTES。
Splendid 卓越的，绝佳的（admirable ;excellent ;very good ）
You have my best wishes for your continued success.
―祝你更上一层楼‖的习惯说法。
NOTES
庆贺与吊昕书信中hearty与heartfelt的区别
Hearty及它的最高级heartiest的意思是―衷心的（sincere）‖,如a hearty welcome(衷心欢迎)或heartiest congratulations(衷心祝贺)，常用作贺辞。通义词heartfelt，另有heartfelt condolences(深切的吊訫)或heartfelt appreciation(衷心感谢)的用法。其中，heartfelt可用于祝贺贺吊訫两种情况，而hearty则是表示―喜悦‖的单词，只能用在喜庆方面。因此，hearty（or heartiest） condolences是错误的用法。
NO.85 恭贺您就任×××协会理事长……
本文是祝贺隶属民间非营利团体的朋友就任理事长的贺函。相关范例请看NO.84。
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Subject: Congratulations!
Dear Mr. Doe:
It was a pleasure to learn from today‘s newspaper that you have been appointed Chairman of the International Computer Engineer‘s Association.
Your contribution to the Association , as well as to the development of computer technology, is well known to your many friends here in BeiJing. I believe that the I.C.E.A. will be even more successful under your leadership.
101
You have all my best wishes for the future.
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
很高兴从今天的报纸得知您就任国际电脑工程师协会理事长。
您对该协会在电脑技术发展上的贡献，北京的许多朋友都很了解。相信在您的领导下，I.C.E.A.今后会更加成功。 祝您前程似锦。
常用词与短语
it was a pleasure to do 很荣幸（能）…,很高兴（能）…
I was pleased to do 的正式说法。
（be） appointed (position)被指派、任命（某一职务）
请参阅以下的NOTES。
Contribution to …对…的贡献
相关说明请看NO.66。
As well as …和…一样，…也
请参阅NO.68。
Even more successful(比现在)更成功【发达、繁荣】
More successful 后面省略了 than it is now。even用来强调比较级，表示―更加、愈发‖之意。
NOTES
Appoint的句型及使用时须注意之处
意谓―指派/任命为（…职务等）‖时，有以下的主动及被动语态两种用法。两者皆可省略as,但主动语态大多会加上as,被动语态一般则予以省略。
.appoint＋人＋（as）职务/地位
We have appointed Mr. Lee as Manager of the International Division.(我们任命李先生为国际部经理。)
.（be）appointed +(as)职务/地位
Mr. Lee has been appointed Manager of the international Division.(李先生被任命为国际部经理。)
顺便说一下，职务前的冠词在就任者仅一位的情况下，通常予以省略。 不过，若象appoint Mr. Lee as a member of the board of directors.(任命李先生为董事会的成员之一【＝董事】)这个句子，获派的职务是数人中的其中一个时，则加上不定冠词。
NO.86地震之后的慰问……
若有亲朋好友遇到天灾人祸，在他们稍微安定下来之后，写一封信表示慰问之意。当然，这时以电子邮件问候并无不妥。
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102
Subject : please accept my deepest sympathy…
Dear Mr. Doe:
I was extremely sorry to hear of the earthquake which destroyed your beautiful house in Kobe . I know well how much that house meant to you and Mrs. Doe, and I hasten to offer my deepest sympathy.
Nevertheless , I was most relieved to learn that none of your family members suffered serious injury, although my heart still aches when I think of the great number of people who were killed or seriously injured in this unprecedented tragedy .
If there is anything I can do for you and your family , please do not hesitate to let me know.
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
得知你在神户的美丽家园因地震而全毁，我感到非常难过。我知道这房子对您夫妇意义重大，特致以我最诚挚的慰问。
然而令我感到欣慰的是，你的家人并未受到重大伤害。不过 ，一想到有许多人在这次前所未有的悲剧中丧生获受重伤，仍然令我感到痛苦。
若有能为您和你的家人效劳之处，请勿客气，直接告知。
常用词与短语
extremely 极端地，非常，很
very的强调说法。
hear of sth听说…,听到…
hear of 和hear about 的区别请看NO.90的―常用词与短语‖。
destroy sth破坏…
译文中译为―全毁‖,但一般情况下，通常会避开受灾状况或程度的具体描述，而以‖(受到)很大的灾害‖表达。 meant
mean(意味，代表；【对…而言】有重大意义或价值【to have the importance or value of 】)的过去式。例如，he means a lot to me .(对我而言，他很重要。)
hasten to do 赶紧做…
请参阅NO.82。
offer one‘s [deepest] sympathy给予【最深切的】同情
类似说法请看NO.90。
nevertheless尽管如此
书面语中常用的副词，意思是in spite of that; nonetheless ;however。其他的例句请看NO.24。
most
―非常，极为（very ,extremely）‖。例如，she is most beautiful.(=she is a most beautiful woman.)
(be)relieved to do (痛苦、忧虑等)解脱，宽心
Suffer sth 蒙受、承受、体验（痛苦、损失等）
Serious injury 重创，重伤
若用（injury）,则写成（be）seriously injured。
103
Ache （心或身体感到）疼痛、刺痛
Unprecedented史无前例的，前所位有的
NO.87 车祸后的慰问……
这是对车祸受伤者所发出的慰问信。由于本信是写给同事，文体应力求亲切。
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Subject : hope your are feeling better now…
Dear Mr. Doe:
I just can‘t tell you how surprised I was to learn of your accident ,but I was glad that your injuries were not worse . I hope that by the time you read this email ,you will be feeling a great deal better.
Everyone at the Zhida Co.Ltd . joins me in wishing you a speedy recovery . but don‘t hurry-you just spend your time relaxing and getting better . Meantime , please let me know if there is anything you need.
Sincerely ,
Guo Hong
P.S. in the next day or so you will receive some books which I think you will enjoy.
译文
听到你发生意外，我吓了一大跳，令人欣慰的是，你的伤势并不严重。希望收到这封信的时，你已好多了。
知达公司的所以同仁，都希望你早日康复。但是，你不必着急，好好精心修养。同时，若有任何需要，请告诉我。 P.S.我寄了几本你感兴趣的书，这一、两天就会收到。
常用词与短语
how surprised I was to do …我非常惊讶
learn of sth得知…,听到…
learn that …的例句请看NO.82。
accident(危及身体的)意外
―交通事故‖是traffic accident 。若无特殊需要，表示慰问之意时不必具体详述―××意外‖。
injury
―受伤‖。例如，he suffered (or received )serious injuries in an accident .(他在一次意外事故中身受重伤。)
by the time you read this email你看到这封电子邮件时
a great deal
短语，表示―很，非常，相当‖之意。这一意思也可以用a good deal 或a lot 表示。
join sb in doing sth参与某人做…,和某人一起做…
其他的例句请参阅NO.51、NO.83、NO.89。
104
speedy revovery(疾病或伤势)迅速康复
speed 也可换成swift或quick。例如，the affection and best wishes of the entire company are with you ,and everyone is hoping for your quick and complete recovery.(全体同仁致以关心和祝福之意，并祝你早日康复。)
meantime同时，另一方面
和in the meantime一样，都是用来转换话题的副词。In the meantime的例句请看NO.21及NO.24。
P.S.
Postscript的缩写，―又及，附笔‖之意。
In the next day or so
明天左右，这一、两天之内（in a day or two）
NO.88 对住院者的慰问……
这是寄给生病住院朋友的慰问信。不过，所假设的状况是朋友病情不重，而且是在电子邮件能够收到的情况下。
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Subject : hope you are feeling a lot better now …
Dear John,
I have just heard from Jane that you‘re in the hospital , but I am glad your illness wasn‘t worse and that you will soon be out of the hospital and back with your family.
That is good news!
Jane told me you are now getting so well that you are even playing with your Mac in the hospital bed, writing a journal and browsing through the internet . so I thought it was a good idea to send you email to say hello and perhaps to keep you posted as to what‘s going on in the office while you are away.
I will write you again soon. In the meantime, take it easy and have a good rest!
Sincerely,
Guo Hong
译文
我刚才听珍说你住院了，另人欣慰的是，你的病情并不严重，而且很快就可以出院回家，这真是好消息。
真说你现在好多了，已经能在病床上玩苹果电脑，用它写日记或上网遨游。所以我就想发电子邮件向你们问候，该是个不错的电子，或许还能让你在住院期间随时了解公司的状况！
我会很快再写信给你，好好静心修养吧！
常用词与短语
hear from sb收到…的信件（音讯、回音）；听某人说（某事）
文中的Jane可假定为住院者的家人或彼此共同的朋友。
(be) in the hospital住院
Hospital用于―住院‖或―出院‖之意时，美国英语用法一般要加定冠词（英国英语用法则不加冠词）。
Illness疾病
105
（be）getting so well that …(病人为主语)大有起色而能…
Mac
苹果公司的电脑（Macintosh）之缩写。
Write a journal写日记
Journal在此表示diary之意。若指每天写日记的习惯，则为keep a journal(diary)。
Browse
原意为―（家畜）吃草，浏览（书报等）‖。作为网络用语则为―搜寻（主页或整个网络），浏览（资料）‖之意。 I thought it was a good idea to do
我认为…应该是个好注意
这是委婉的表达方式。虽然使用过去时，却是指现在的行为。
Keep sb posted 向…随时告知（发生的事或新消息等）
信尾常写I will keep you posted. 表示―我会再与你联系‖。不过，这是比较简略的写法。在正式的文章中，通常写成keep sb informed。例如：please keep me informed of the matter.(请让我随时了解这件事的发展。)
Take it easy
―放轻松，从容面对‖的口语习惯说法，it 泛指各种事物。在美国，人们道别时常说take it easy.表示―小心，再见，加油‖等意思。
NO.89 谢谢你温馨的慰问……
本文所设定的状况为女儿生病住院，为答谢朋友探病所送的礼物或慰问书信，父母代为撰写感谢函。本文的写法比较正式一些。
From : jeslee@china-net.
Mail to :
Subject : Thank you for the flowers!
Dear Mr.And Mrs. Smith:
Thank you so much for the lovely flowers and good wishes you sent my daughter last week.
Hui-ling was particularly happy when she saw that they came from you . She read your very heart-warming get-well card time and again, and asked me to tell you how much it meant to her . The doctors say that Hui-ling is improving rapidly and that she will soon be able to leave the hospital-perhaps in a month or so .
My husband joins me in sending our science appreciation for the flowers and ,most of all , for the cheerful NOTES of encouragement . they were like a breath of fresh air, and I am sure they did my daughter a world of good . thank you again.
Sincerely yours,
Jessie Lie
译文
非常感谢您上周送给小女的漂亮花束及诚挚祝福。
惠玲得知是你赠送的之后特别高兴。您温馨的慰问卡她读了一遍又一遍，并要求我替她表达衷心的感谢。医生说惠玲的病正在迅速康复中，大约再过一个月就能出院了。
106
我们夫妇衷心感谢你所送的花，特别是你拿贴心的鼓舞话语。它们就象一阵清新的空气流过，带给小女极大的鼓舞。再次感谢您。
常用词与短语
Wishes
在此用作―（敬祝康复的）问候语‖。相关说明请参看NO.76的NOTES。
Particularly特别，尤其
主要用来修饰后面的词句。例如，she was particularly beautiful.(她特别美。)
Heart-warming温馨的
Get-well card(祝福疾病、伤痛早日康复的)慰问卡
Time and again
一次又一次地，重复地（again and again;repeatedly）
Meant
Mean的过去式，在此表示―(对…而言)具有重要的意义或价值‖。请参阅NO.86的―常用词与短语‖。
Improve (健康或病情、事态等)有起色、好转、改善
在本句中作不及物动词。例如，Her health is improving .(=she is improving in health.)(她的身体在康复中。)作为及物动词的例句请看NO.74。
In a month or so一个月左右
类似说法请看NO.87。
Join sb in doing sth 参与某人作…,和某人一起做…
其他的例句请参阅NO.51、NO.83、NO.87。
Sincere appreciation for sth对（某事）衷心的感谢
Most of all特别，尤其
主要用来修饰句子，放在句首或插入句中。
Cheerful(人、表情、话语等)愉快的，快乐的，爽朗的
Do [sth/sb] a world of good 【对…】很有效，帮助很大
A world of (或worlds of )是―莫大的…很多的…‖的口语说法。例如，Your advice did him a world of good.(你的建议对他帮助很大。)其他的例句请看NO.77。
NO.90 我深表遗憾……
听到朋友父亲去世的消息之后，立即发出电子邮件以表示吊昕的范例。吊昕用语应力求简洁，不要太冗长。
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Subject : Please accept my sincere condolences…
Dear John:
I have just heard of the loss of your father , and I hasten to send you my sincere condolences.
I wish there was something I could say to soften your grief , but, knowing that words are not much comfort at a time like this , I just want to know you have my deepest and heartfelt sympathy.
107
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
刚得知你父亲去世的消息，在此致以我最深切的哀悼。
我希望能说些安慰的话，以减轻你的悲伤。但是，我也明白在这个时刻，任何言语都不足以安慰您，只是想让你知道我对此也深感难过。
常用词与短语
hear of sth/sb 听说…,听到…
在此也可替换为hear about 。不过，hear about…是―（详细）听说、听到…‖之意，通常指的是比hear of 更具体的内容。
loss 失去，丧失，损失
在此为death的委婉说法。但是，一般并不忌讳使用death。例如，the news of your father‘s dealth(or passing)came as a shock to all of us.(令尊的死讯让我们大家很震惊。)
hasten to do 感觉做…
hasten 作为不及物动词时，表示―赶快（hurry）‖之意；作为及物动词时，表示―催促（人或事），加速、促进（某事）‖之意。
condolence哀悼，吊昕
通常使用复数形式，也可使用单数形式。
I wish there was …希望有（事实上没有）…
这个wish表示不可能实现的愿望，从句为虚拟语气，其动词为过去式（正确写法为I wish there were …,在口语中通常以was取代were）。
Soften sth使（东西）变柔软；缓和（痛苦等）
Grief(灾难或不幸所引起的)深刻悲伤，悲痛
动词为grieve,用法为（be）grieved at sth,或者是（be）grieved to do .
Comfort (n.)安慰，慰藉
表示此意时通常视为不可数名词。例如，words of comfort (安慰的话)。但若在叙述一件具体实例时，则视为可数名词。例如，there are no words that can be a comfort to you at a time like this.(此时任何言语都无法安慰你)。
Sympathy同情，体谅
Sympathy并无上对下的含义。而deepest和heartfelt都是表示―衷心‖的形容词。文中的叠用是为了强调，也可单独择一使用。类似说法请看NO.86。
NO.91 久未问候，近来好吗？
这是发给久未联络之老友的信。只是单纯的问候信件，并未提及任何特别的事。
From :
Mail to :
Subject : what‘s up?
Dear John:
I hope this email finds you well. It‘s been a long time since we last met, and I just wanted to say hello ; that I am doing fine 108
working like hell as usual.
Hope everything is just as fine with you and your family . is Jane still learning Chinese? I believe your daughter, Anne, is a college student now. is she attending a local college , or did she go back to the States? Well, write to me once in a while and let me know what‘s new. Keep in touch!
Your buddy, as ever
Guo Hong
(^-^)
译文
你好。很久未见，籍这封信向你问候。我很好，依然忙得不得了。
希望你们全家平安。珍还在学中文吗 ？你的女儿安妮也该上大学了，她目前事久读于当地的大学，还是回美国了呢？有空写封信给我，让我知道你们的近况。保持联系！
常用词与短语
what‘s up ？
口语简略说法，表示―嗨，近况如何？‖，―你好吗 ？‖，―发生什么事了？‖的问候语。也可以用what‘s up with you ?此外，what‘s new?(=how are you [doing]?)也是常用的同类问候语。
I hope this email finds you well.
I hope this[letter,fax,email/e-mail,etc.]finds you well. 是表示―希望你安好‖的习惯说法。其他的例句请看NO.93。 Last met上一次见面
It‘s been a long time since we last met.(上一次见面之后，已经过了很久。)
Since之后也可改成…since I saw you last time.
Like hell
―猛烈地，拼命地‖的口语简略说法。
Just as fine依然安好
本句省略了―as…as A (or as…as A does)‖这个句型的后半部。补上省略的部分则为Hope everything is just as fine with you and your family as it is with me. 在此用来强调.
The states
The United States of America的简略写法。
Once in a while 偶而（occasionally ; sometimes）
Let me know what‘s new让我知道你的近况
What‘s new表示how you are doing (or getting along)。
Keep in touch
常出现在信尾，表示―保持书信联系‖。其他的例句请参阅NO.2。
Your buddy , as ever
写信给亲密朋友时经常使用的非正式结尾敬辞。Buddy是a good friend 的口语简略说法。【as…】as ever是―依然【…】‖之意，原句为Yours [as] ever。请参阅NO.94。
109
NO.92圣诞快乐（1）
这是寄给客户的圣诞贺卡范例，比较公式化。代表公司寄贺卡时，以此方式表达即可。寄给朋友的私人贺卡请看NO.93。
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Subject : Merry Christmas!
Dear Mr.Doe:
As 1999 draws to a close , may I take a moment to say thank you so much for the support you have given us throughout the year. May all the joys and blessings of Christmas be yours , and may the coming year bring you prosperity and happiness!
With my best personal regards,
Guo Hong
Zhida Co., Lth.
译文
19xx年将近尾声，我想利用这个机会，向你过去一年来对本公司的支持表示感谢。祝你有个欢乐，幸福的圣诞节，新的一年事事顺心如意！
常用词与短语
draw to a close 即将结束
也可写成come to a close 。
take a moment to do sth
―抽空做…,放下（工作等）做…‖。例如，As the Christmas season approaches , I would like to take a moment to express my sincere gratitude for…([今年]圣诞节将近，在此郑重对…表示衷心的感谢)。
support
在此为―支持，支援‖之意。
may all the joys and blessing of Christmas be yours ,and may the coming year bring you …
may在这里是―祈愿的may‖,意思是―祝（某人）能…‖。但是，本文第一个句子的主句中的may,则表示―请求许可的may‖,意思是‖可以…吗 ？请让我…‖。
blessing(神的)恩赐、祝福；（牧师的）祝福；（饭前的 ）祈祷
prosperity繁荣，（经济上的）成功（successful）
with my best personal regards,
对朋友使用的非正式结尾敬辞best regards(或with my best regards)的变化形式，并以personal强调亲近的语气。请参阅NO.78及NO.83。
NOTES
寄给海外客户或友人的Season‘s Greetings
寄给国外客户的新年、年终问候卡，即所谓的贺年卡，通常是兼具贺新年及恭贺圣诞的season‘s greetings(节日祝贺卡，通常指圣诞佳节所寄的卡片)。这时卡片上的贺词，可仿本例采取固定的写法。此外，在补知对方是否为基督徒时，可将may all the joys and blessings of Christmas be yours 改为may all the joys and blessings of the holiday season be yours.请参阅NO.93。
110
NO.93 圣诞快乐
这是寄给朋友，熟人新年贺卡的范例。请同时参阅NO.92。
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Subject : Merry Christmas and a Happy New Year!
I hope this email finds you well .It‘s been almost five years since we last met. How have you been? Is Jane still studying Chinese? Your daughter ,Anne, must be quite a lady now.
The year 1999 was a good year for us, Hui-Zhen is still teaching English at a local high school . Last year she published her first English textbook. It is not selling well, but she is proud of it ,and so am I . Zhiwei is now 18 and will be a college student next year . Time really flies ,doesn‘t it!
Anyway , I just want you to know that we‘re thinking of you and your family on Christmas and remembering all the good times we had together . Hui-Zhen and I send you our very best wishes for a Merry Christmas and a Happy New Year!
Sincerely yours,
Guo Hong
译文
你好。将近五年不见了，还好吗？珍还在学中文吗？你女儿安尼想必也已经是亭亭玉立了。
19xx年对我们（全家）来说是个好年。惠珍还在本地的高中教英语，去年出版了她的第一本英语教课书。虽然卖的不理想，但她觉的很骄傲，我也同样。志伟已18岁，明年就要上大学了。时间过得真快，不是吗 ？
总之，我只想告诉你，我们在圣诞节很想念你们全家，怀念我们一起度过的愉快时光。惠珍和我在此祝你们圣诞愉快，新年快乐！
常用词与短语
find you well 希望你安好
用法为I hope this (letter , fax , email, etc )finds(or will find you well.放在书信开头，表示―你好‖。其他的例句请参阅NO.91。
it‘s been five years since …自从…已经五年了
since 在此是表示―自从…(到现在)‖的连接词，通常主句的时态用现在完成时，since 从句用过去式。
the year 1999
数字通常不放在句首，所以1999 was a good year …便改成the year 1999 was…。不过若是私人信件，则不必太在意。 sell well畅销
sell 在此为不及物动词，表示―（商品等）销售、卖‖之意。附带提一句，有人常将―这本书很畅销‖这句话，以the book is sold well.表达，这是错误的用法。
（be）proud of sb/sth 以（人、事、物）为骄傲
除了名词之外，也可用动名词和that 从句做宾语。例如，he is very proud of having received the first prize in the competition.(他对在比赛中获得第一感到骄傲)。I am proud that my son was granted admission to Harvard University .(我对儿子考取哈佛大学深以为荣。)
So am I 我也是
111
这个so指的是前半句的proud。主句的动词若为一般动词，则动词用do。例如，he likes movies and so do I . (他喜欢电影，我也是)。
Time really flies.时间过得真快
引自谚语time flies like an arrow.(光阴似箭。)really为表示―真的、实在‖等强调之意的。
NO.94 恭贺新禧……
岁末、新年的问候并不只限于―圣诞卡‖。假如你远在国外朋友，每年都收到你发来的―贺年卡‖，一定很高兴。 From :
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Subject : A Happy New Year!
According to Chinese folklore , the year 1996 is the year of the Mouse ,and they say that a mouse harbinger of wealth and prosperity that are yet to come. Well ,believe it or not ,this year you may say as well try clicking your mouse into the business venture you‘ve been talking about !
May 1996 bring you everything you deserve ,and may our friendship last long !
Yours ever,
Guo Hong
译文
根据中国―民俗‖，19xx年是―鼠年（子年）‖。―鼠‖据说是富贵及繁荣的使者。无论你相信有否，今年不妨开始你过去一再提及的新事业！
祝你在19xx年大丰收，愿我们的友谊长存！
常用词与短语
according to …根据…
表明消息来原定习惯说法。
folklore民俗
―十二地支‖是中国旧有的历法，称为民俗并不正确，但在此并无详细说明的必要。
harbinger先驱，前兆，通报者
yet to come尚未到来（即将来临）
may as well do sth 倒不如…,大可…,不妨…
用在作保守的提议时。May just as well 或might [just] as well亦可。后者的might是礼貌的虚拟用法。
click one‘s mouse into sth
点一下电脑的鼠标，比喻―着手进行…,开始…‖。此外，a click of one‘s mouse 这个名词短语，也经常被用来表示‖极为简单的，随手可得的―（就像点一下鼠标般容易）。例如，the internet is just a click of your mouse away!(只要点一下鼠标就能进入互联网[互联网已成为生活中随手可得的东西。])
deserve 值得、应得（赞赏、注目、感谢、惩罚等）
NOTES
活用影像资料库！
本范例是将中式的―贺年卡―运用在英文的电子邮件中。元旦早上发出这种邮件相当时髦哦！只有文字资料当然也可以，现在新电子邮件软件上市，可传送图像、照片等。利用这种软件，可发出风格独特的‖贺年卡―或‖圣诞卡‖。 112
NO.95 感谢你赠的书，我现在就用上了……
这是收到礼物时，为表达感谢之意所发的信函。若对方时熟悉的朋友，可藉由脸谱表达心意。
From :
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Subject : thank you for sending me your newbook!
Dear John,
I am writing to thank you for the copy of your new book ,Business Writing Handbook ,which you so kindly sent me . it really was very good of you to think of sending it to me , and it turns out to be just the book I needed ! it‘s full of very useful information an I am sure I will be consulting it a lot in the future when I have to write letters and reports in English .in fact , I am already using it to write this email .（^_^）
I very much appreciate this gift ,and thanks you once again for sending it to me .
Best regards,
Guo Hong
译文
感谢你特地寄来新作《商业书信写作手册》，这正是我所需要的书！它囊括了许多有用的资料，对我今后用英语写书信报告大有帮助。事实上，这封就是参考这本书写的。（^_^）
再次感谢你送我这么好的礼物。
常用词与短语
it was very good of you to do sth 谢谢你…
用it was (or is )very kind of you to …也可。二者皆表示thank you for doing …之意。
turn out to be 结果证明…
prove to be也是同样的意思，相关例句请参考NO.45。
consult sth/sb
查阅（词典或参考书籍等）；（向某人）征求意见、建议―。例如，consult a dictionary for the spelling (从词典查阅拼法)，consult an expert for advice on …（征求专家对…的意见）。
a lot
简略的口语说法，表示―相当，许多，非常‖,例如，he complains a lot .(他满口怒言。)he is a lot wiser than you think .(他比你想象的聪明多了。)
in fact(承接前文)事实上，其实
appreciate sth 对（某事物）表示感谢
appreciate 不以―人‖为宾语，所以I appreciate you.是错误的。相关说明请参阅NO.25.
113
NOTES
Email 是可数名词吗？
Email 通常被视为不可数名词，在计算信件时，通常写成an email message ,two email messages。不过，在会话或口语体的文章中，有时会省略message,如I will send you an email .此外，用email 复数形式的例子也不少，如I received a couple of emails from John yesterday.这在目前仍属―简略式‖ 用法，由于；语言将向更简洁、单纯的方向发展，今后email作为可数名词的用法，会逐渐被大众认同。
NO.96 感谢你馈赠大作……
和NO.95同为感谢函，但本信不仅就朋友送书一事表达谢意，还对书的内容给予肯定和赞赏。
From :
Mail to :
Subject : thank you for sending me your new book!
Dear Dr. Wonder :
Thank you very much for sending me you latest book ,the Rise and Fall of American Business .
As far as I know , this book is the most outstanding and practical guidance for foreign Investors hoping to start a new business in the U.S. It also clearly tells us how not to follow the examples of some of the declining American enterprises that had once been prosperous . Above all, I was most impressed by the depth and extent of your understanding of the intricate mechanisms of international business.
Thank you again for your kindness ,and I wish you all the success you deserve.
Sincerely yours.
Guo Hong
译文
感谢你馈赠你的新作《美国商业兴亡史》。
就我所知，这本书对正想在美国拓展新业务的国外投资人而言，是极佳的实用指南。它同时也清楚的告诉我们，如何才不会走那些曾繁荣一时而今衰落的美国企业走过的老路。你对国际商业的复杂机制具有深入而广泛的了解，这一点尤其令我赞赏。
再次感谢你的慷慨馈赠，并祝成功顺利。
常用词与短语
as far as S+V就…而言
其他的例句请参阅NO.11第二段。
outstanding 杰出的，卓越的
由表示―显眼，杰出‖之意的动词短语stand out 衍生出来的单词。
how not to do 如何才不会…，如何避免…
114
how to do (做…的方法，如何做…)的否定形式。
follow the examples[s] of …仿效…
同样的短语还有follow suit.例如，the U.S. declared war in April and Britain soon followed suit.(美国与四月宣战，英国也随之跟着宣战了。)
declining没落的,衰退的
decline的形容词.decline表示‖(委婉)拒绝/谢绝;倾斜,衰落,(价格等)下跌‖之意.
Enterprise
也表示‖(带有困难或风险的事业),进取心‖,在此为‖企业‖之意.
Above all 特别,尤其
Above all things亦可.
(be) impressed by 对…印象深刻,对…感到佩服,赞赏
也可用with代替by (请参阅NO.61).
Intricate(事物)错综复杂的(complicated)
I wish you all the success you deserve .
Wish的动词用法及解说请看NO.79,名词用法及解说请参阅NO.76的NOTES.
Deserve 值的,应得(赏罚/注目,感谢等)
例如，He deserves praise [punishment],=he deserved to be praised [punished].(他应该受到赞赏【惩罚】。)
NO.97 我想参加贵校的暑期英语强化课程
本文为向他人提出请求的信函范例，即一位想出国留学的人，向所欲申请的学校所取相关资料。撰写时必须清楚交代询问的事项。
From :
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Subject : Your Summer English Coures
Dear Sir or Madam:
I am planning to stay in the U.S. this summer , and while in American , I would like to be enrolled in one of your intensive summer English courses. Before coming to the U.S. therefore , I woul like some information about the courses offered this summer , I am particulary interested in knowing the following :
How many courses are available ?
what are the requirements for admission?
what is the tuition fee for each course?
when is the final deadline for registration?
Could you please send me your replies to the above questions by the end of June either by email or by fax ,as I am scheuled to leave BeiJing on June 10. thank you .
Sincerely ,
Zhi-wei Huang
Email :
Fax: 86-10-62345678
115
译文
我今年夏天打算呆在美国，在这期间我想参加贵校的暑期英语强化课程。因此在赴美前，我想先得到有关暑期课程的资料。我特别想了解以下几点：
有几种课程可供选择？
入学资格有何要求？
各项课程的学费多少？
申请的截止日期
可否请您在六月底以前，以电子邮件或传真答复上述问题，因为我预定在七月十日离开北京。谢谢。
常用词与短语
would like to do sth(可以的话)我想…
want to do 的委婉说法。
（be）enrolled in…入会，入学
Intensive summer English course 暑期英语强化课程
Particularly 特别，尤其
通常放在句中，置于形容词、副词、动词之前。放在句首修饰句子时，要写成in particular …。
(be)available (事物或服务等)可使用的、可提供的、可获得的
Requirement 要件，必需品，要求
The above questions上述问题
Above 除了―the above +名词‖的用法之外，也可单独作为表示―上述事项‖ 名词。例如，we hope you will kindly understand the above .(上述事项希望您能谅解。)
Either A or B 不是A就是B
其它的例句请看NO.68。
(be) scheduled to do sth 预定（做…）
NOTES
简洁而有礼
简洁是电子邮件的基本条件，但有时Brevity is not always a virtue .(简洁不见得总是美德。)尤其如本例的情况，还是应该像普通的书信那样写得礼貌一点。即使是电子邮件，也不该有询问事项写得不详，或不依收信对象的不同作适当调整，而将文章写得过于随便的情形。
NO.98 寄上你所取的食谱
本文为受朋友之托，以电子邮件寄送食谱的范例。食谱特有的简洁写法，正是电子邮件的最佳写作范本。
From :
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Subject : Here‘s the recipe for …
Soyburgers that you aske me for in your email last night .
Cook 5 cups of soy beans ina pressure cooker for about 45 minutes . Drain the cooked beands in a strainer . Mash the beans 116
with a potato masher and add while mashing :
2 tsps.salt
3/4-1 cup whole wheat flour
1/2 tsp. pepper
1 tbsp. garlic powder
2 tsps . oregano
1 tsp . basil
1 onion , finely chopped
1 onion, finely chopped
1 green pepper , finely chopped
Mix well, The mix should be quite stiff , to make patties,roll mix into a small ball ,a little larger than a golf ball. Then flatten the ball to 1/2 inch thick . Fry in a generous amout of oil,so they‘ll be crisp. Makes 16 soyburgers.
Good luck , Jane!
Zhi-wei(^_^)
译文
这是你昨晚在电子邮件中,向我所取得大豆煎饼烹饪方法:
大豆5杯,以沸水煮45分钟.用虑器沥于黄豆的水分,用捣马铃薯器捣碎豆子,同时加入以下的佐料等物:
盐 2 茶匙
全麦面粉 3/4~1 杯
胡椒 1/2茶匙
蒜头粉 1 汤匙
牛至叶粉 2茶匙
罗勒 1 茶匙
洋葱 1个(切碎)
青椒 1个(切碎)
拌匀成硬块状,搓成如高尔夫球般的丸子,再打成1/2寸厚的面饼.多放点油,炸起来才会酥。以上材料可制成16份大豆煎饼。
祝您好运！
常用词与短语：
soyburger大豆煎饼
―大豆‖是soy bean(或soya bean)。
ask for sth 要求…
ask about 是―询问有关…‖。
drain 沥干
strainer过滤器，虑网
mash 捣碎（洋芋等）
tsp./tbsp.
tsp.为teaspoon(茶匙)的缩写，tbsp.是tablespoon(大汤匙)的缩写。
stiff坚硬的，结实的
117
patty面饼，馅饼
flatter sth 弄平……
a generous amount of sth
―大量的‖。Generous是―慷慨的，大方的，宽大的―之意。
NOTES
以正文的一部分作为信件主题
在本范例中，subject栏的here‘s the reciple for …直接连接正文，而构成第一句。
在电子邮件中，将正文的一部分作为信件主题的情形很常见（请参阅NO.29）。在想不出
适当信件主题时，这时很方便的作法。不过，在这种情况下，应尽量将全信的关键词（本
范例为reciple)放入主题中。
NO.99 我预定下周×去拜访你，打扰了……
本文时商定约会的信函范例。发给好朋友或同事的信，简单叙述主旨即可。
From :
Mail to :
Subject : want to see you on Monday …
Dear John:
I am coming to ShangHai next week ,and want to see you at your office sometime around 5:00 p.m . on Mon., May 25.
Hope this is Ok with you .if not ,let me know by email asap.
T.I.A.
Guo Hong
译文
我下周要去上海，想在五月二十日（周一）下午五点左右到你办公室找你。希望没问题。如果不行，请尽快以电子邮件通知。在此先向你致谢。
常用词与短语
want to do 想做…
want 是毫不客气地直接表明自己的需求。一般使用would like to 或wish to。
hope this is Ok with you 希望你没问题
这是省略主语的简略说法。寄给朋友、同事的电子邮件中，经常出现这种简略说法。关于简略句，请参阅NO.6及NO.9的NOTES。
if not
if this is not ok with you 的简略说法。
asap
as soon as possible 的缩写。通常以大写ASAP表示。在电子邮件或便条中，常被作为单词使用，写成asap. 118
T.I.A.
Thankj you in advance 的缩写。有关缩写方式请参阅以下跌NOTES。
NOTES
缩写的方式（二）
本范例中所出现的缩写T.I.A.(或TIA),意思是thank you in advance 。缩写不可随意造，必须遵循一定的习惯及规则。其中最基本的原则是―保留辅音字母，舍去元音字母‖。这点在NO.73中有详细的介绍。以下是其他的缩写方式，缩写的使用应限制在最小范围内，切勿因好玩而滥用。
.将短语的词首串在一起。例如ASAP(as soon as possible),FYI (for your information),IMO(in my option),等等。 .保留原词的头几个字母（通常是三个）。例如AUG(August),FIG(figure),ESP(especially),MAX(maximum),等等。 .原词的头几个字母（通常是三个）。例如AUG(August),FIG(figure),ESP(especially),MAX(maximum),等等。 .原词的头几个字母加上子尾。例如：STN(station),ATTN(attention),ASST(assistant),等等。
.以字母或数字表示原词的发音。例如，U(you ),UR(your;you are ),EZ(easy),R(are),4(for), B4(before),CU(see you ),CUL8er(see you later),OIC(oh,I see),等等。
NO.100 很抱歉，我临时有事……
这是取消NO.99所定约会的书信范例。即使你和对方很熟，在单方面取消约会时，还是要说明理由。
From :
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Subject : sorry , I cann‘t come tomorrow…
Dear John:
In my previous email I wrote I was coming to Shanghai tomorrow afternoon, but I am sorry I have to cancel the appointment , because my uncle passed away last night and I have to go to Qingpu to attend the funeral tomorrow .
Will you please let me know if our meeting can be rescheduled for the afternoon of next Thursday of Friday , whichever is convenient for you ? Thanks .
Guo Hong
译文
在上封电子邮件中，我告诉你明天上午要去上海。很抱歉，我不得已不取消这次约会。因为昨晚我叔叔去世，明天我必须去青浦奔丧。
不知道能否将约会延至下周四或下周五，看你哪一天比较方便。谢谢。
常用词与短语
uncle 叔，伯，舅
uncle 通常是指父母的兄弟，若要严明是―家母―（父）这边的叔伯‖时，可说成my uncle on my mother‘s [father‘s] sie 。 pass away 去世，死亡
die的委婉说法。例如，he passed away peasefully.(=he died peacefully .)(他死得很安详。)
attend sth 参加，到场，出席（to be present at）
119
funeral 丧礼，葬礼，告别式
例如，attend a funeral (参加丧礼，奔丧)。也可作为形容词，如a funeral service 。
let me know if …
if 在此等于whether。有关二者的区别请看NO.61的NOTES。
reschedule
―re(=again)+schedule‖表示―重新排定时间‖之意。
（be） scheduled for …
后接日期或时间，表示―将（某事）排在…日/时‖。
Whichever is convenient for you 看你哪一天方便
相关说明请看NO.35的NOTES。
NOTES
这是计划临时变更而必须取消约会的书信范例。问题直截了当，由此可见是写给很熟悉的同事的。第一段末尾说明访问及其他预定计划无法实行的理由，此处应尽量写得简洁一点。在紧急或想不出适当想法时，可删除because以下的词句。此外，也可视情况如NO.37第一段末尾，采取非常平易而普遍的写法。不过，既然要取消约会，简单说明理由视基本礼貌。
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