调查问卷的一般格式、版式与设计程序
□吴雁平
1 调查问卷的一般格式、版式
一个完整的调查问卷通常由标题、导语（说明、答题指南）、问题、答案、统计编码和落款六个部分构成。
调查问卷的版式分为竖排与横排。竖排的幅面通常为A4、B5或16K；横排的幅面通 常为A3或8K。竖排版通常不分栏；横排版通常有分栏，分栏的多少根据问题及答案字数 的多寡而定。
调查问卷的版面应该清晰、整齐、美观。版面内容的行与行之间距离至少是1倍行距，以1.25至1.5倍行距为佳，问题后面要多留一些空白供被调查者填写答案之用，不要为了节省版面把内容排的过于紧凑。内容排的太紧，行距过小，会影响被调查者的阅读，容易看错或漏看。字体大小要适当。一般为小4号或5号字。如调查对象中包括老年人，则字体不应小于3号。
2 调查问卷的设计程序
调查问卷设计的基本程序是：拟定标题→撰写导语→确定统计编码→设计问题→设定答案→落款。
21 标题
标题是调查内容的概括表述。通常应包括时间、区域、范围、内容等要素。如本文后 面“调查问卷范例”的标题：《20xx年河南省机关档案室与文件中心有关情况调查问卷》，时间——20xx年；区域——河南省；范围——机关；内容——档案室与文件中心有 关情况。
拟定标题时要力求简练、精确、醒目。不能繁琐绕口，让读者不知所云；也不能过于 简单，随便使用缩略语，避免让读者引起误解；更不能题不对文，标题与调查内容不相称。
22 撰写导语（说明、答题指南）
导语也称说明、答题指南。是调查者就调查本身向被调查者所做的说明。目的是让被调查者了解调查的目的、要求、答题方法、反馈方式等。本文后面“调查问卷范例”的导语就是一个较为典型的问卷导语。答题方法可以写在导语中，也可以写在问题的后面，如“：请在括号中划"”“、在横线处打"”或“请在答案的序号上划○”等等。对于可能让被调查者感到有几种答案都可选择的问题，一定要说明是否允许选择多个答案。如：请选择一项最合适的答案”或“可以选多项”。
如果调查问卷是通过邮局或电子邮件发放或回收的，导语中还应该像本文后面“调查问卷范例”中一样注明反馈方式。如时间、地址（邮箱）、收件人姓名、联系电话等等，以方便被调查者向调查者反馈问卷。
导语的最后还应有致谢的表述。这既是对被调查者的尊重，也是缩短调查者与被调查者之间距离，获得被调查者的好感，让被调查者接受调查的需要。
23 确定统计编码
为了方便对调查结果的统计，特别是运用计算机进行统计，在调查问卷中要给所有 问题和答案确定一个代码。这个代码通常就是问题和答案的顺序代码。代码可以是数字 或字母，也可以是数字和字母的组合。
必须注意的是：同一层次的问题或答案的代码应当一致，否则统计时就会出现混 乱；同一类型答案中不同选择的顺序应当一致，否则容易造成调查人员在评价标准上的 混乱。如本文后面“调查问卷范例”中的1、2??或①、②??等。
24 设计问题
问题是调查问卷的核心与主体。设计调查问题时至少要把握以下几个要点：
24.1 问题要简短。问句要浅显，让被调查者一看就明白；问句要短不要长，让被调查 者能一眼看完。
24.2 问题要清楚。由于调查者往往都有一定的专业背景，设计问题时常会忽略被调查 者是否具有同样的专业背景。因此问题设计时必须要使所提的问题十分清楚，尽量通俗，让被调查者明白调查者问的是什么。
24.3 问题要可答。有些问题虽然是有答案的，但不一定有精确的答案。如：本文后面 “调查问卷范例”中的第9个问题。像这样的问题被调查者很难做出准确的答案，即便是 答了，也一定是一个不精确的估计值。
24.4 问题要肯定。问句要用肯定句式，不要用否定句式。因为在以肯定句式为主的问 卷中，使用否定句式时，一些被调查者会受思维惯性的影响，漏掉了否定句中的“不”字，错把否定句式看成了肯定句式，这样答案的结果正好成了个“反打反”。
24.5 顺序要合理。提问顺序安排的合理，有助于被调查者回答问题。通常情况下把简 单的、一般性的、容易回答的问题放在前面，如：年龄、性别、学历、职称、职务等；将专业性的，敏感的问题放在后面。这样的安排使被调查者能够很容易地填写完开头几个问题，从而愿意继续回答整个问卷。如果将不易回答或让人难堪、尴尬的问题放在前面，就会让被调查者望而却步，选择放弃回答。
24.6 后续性问题。问题中有时有些问题只适用于一部分人或一部分情况。而这一部分 人或一部分情况又涉及到一些其他问题，这些问题就是后续问题。被调查者是否回答这些后续问题，是由其对第一个问题（前驱问题）的回答来决定的。
后续问题的格式有两种，一是用线框将后续问题与其他问题隔开，并用箭头将后续问题与前驱问题中的适当答案相连接，只有对前驱问题做出相应回答的人才需要回答后续问题，其他人则可以跳过这些问题；二是后续问题过长时，可以在问卷上注明哪些人可以跳过哪些问题不作答。如：本文后面“调查问卷范例”中第5个问题后面的跳转说明。
2.5 设定答案
2.5.1 答案格式。一般的封闭式调查问卷都是事先设定好一组答案，要求被调查者从中 选择一个答案。这时就要用〔〕"或（"）来限定答案的位置与空间，也可以要求被调查者用 笔圈出他所选定的答案。如：本文后面“调查问卷范例”中的“□”。
2.5.2 答案要穷尽。在设定答案时，答案的种类必须包括一切所有可能。为了做到这一 点，在答案的多种选择的后面加上“其他”一项，如：在涉及时间、年龄、数量等答案的多 种选择的两端要用<(小于)或（>大于）号，如：本文后面“调查问卷范例”中的第3、8、9问题。
2.5.3 答案不能相互包容。在设定答案时，答案之间必须是相互不包容（交叉）的。如： 本文后面“调查问卷范例”中的第14个问题，答案之间就有包容(交叉)。
2.6 落款
落款包括调查问卷的制发机构名称、制发时间、调查者姓名、问卷填写时间等内容。调查范围较小，调查时间跨度不大，调查实施者单一的调查项目可以省略相关的项目。
如果在导语中已经包含了与之有关的内容，“落款”一项则可以省略。
3 调查问卷范例
下面是我们附的一个调查问卷的范例。这个范例是笔者正在进行的一个调研项目，调查问卷本身并不是十全十美的，还存在着许多不足之处，这里只是提供给大家作为参考之用，敬请各位同仁给予批评和指正。同时欢迎对此问题感兴趣的同志能够参与这一调查，问卷复印有效，填写完毕后请按问卷上的地址寄回，或通过电子邮箱发回即可。
20xx年河南省机关档案室与文件中心有关情况调查问卷
尊敬的领导、同志及档案界同仁：
您好！感谢您阅读这份调查问卷。此卷是为了解我省机关档案室及档案工作者工作现状而设计的。请您仔细阅读此调查问卷，并在合适的□中划!，或在"!#$处留下您掌握或者了解的信息。并请您于20xx年12月30日前通过邮局或电子邮箱寄给我们。在此，我们对您给予这一调研工作的帮助表示诚挚的感谢。谢谢！
开封市档案局（馆）20xx年2月1日
联系人：吴雁平
联系地址：开封市黄汴河南街7号
邮政编码：475000
联系电话：0378-5 897998
电子邮箱：QS0378@126C!OM
1、您的学历是：
①研究生。□ ②本科。□ ③大专。□ ④高中及中专。□ ⑤小学。□
2、您所学的专业是
①档案专业。□ ②相关专业(图书、情报、中文、文秘。)□ ③其他专业。□
3、您的年龄：
①< 20。□ ②20～30。□ ③31～40。□ ④41～50。□ ⑤51～60。□ ⑥> 60。□
4、您所在的单位是：
①省直机关。□ ②地市机关。□ ③县市机关。□ ④乡镇机关。□ ⑤其他。□
5、您是
①单位领导。□ ②部门领导。□ ③一般工作人员。□ ④档案工作分管领导。□ ⑤专职档案员。□ ⑥兼职档案员。□
★选择第①、②、③项的同志跳过6-1 5题，直接转到回答第16- 20题。
★选择第④项的同志跳过6—9题，直接转到回答第10—20题。
6、您是从( )年开始从事档案工作的。
7、您在日常工作中除了档案工作外是否还有其他兼职？
①有。□ ②没有。□ ③不清楚。□
8、您除了档案工作以外的其他兼职有：
①一项。□ ②二项。□ ③三项。□ ④四项。□ ⑤五项。□ ⑥五项以上。□
9、您的其他兼职工作量能占到全部工作时间的：
①< 10%。□ ②10%。□ ③20%。□ ④30%。□ ⑤40%。□ ⑥50%。□ ⑦60%。□ ⑧70%。□ ⑨80%。□ 10> 90%。 □ ○
10、本单位是否向社会提供档案利用服务？
①提供。□ ②不提供。□ ③不清楚。□
11、本单位档案室现存档案的起止年代是：
190/12年3至2005467年8。
12、本单位档案室现存档案有: 卷。
13、本单位除了档案室以外，业务处（科、股）室是否存有档案？
①有。□ ②没有。□ ③不清楚。□
14、本单位档案室现存档案利用率最高的是形成之后：
①一年以内。□ ②二年以内。□ ③三年以内。□ ④四年以内。□⑤五年以内。□ ⑥六年以内。□⑦七年以内。□ ⑧八年以内。□ ⑨九年以内。□ ○10>十年以内。□
15、本单位文书(件)立卷工作是由：
①自己完成。□ ②抽调下属单位人员帮忙。□ ③送档案中介服务机构。□
16、贵单位现有哪些内设处（科、股）室？
17、机关档案室的存在是否增加了本单位机关的工作及经济负担：
①是。□ ②是，但可以接受。□ ③是，难以接受。□ ④不是。□ ⑤不清楚。□
18、机关档案工作改革的方向应该是：
①撤销档案室，成立文件中心。□ ②成立文件中心，同时继续保留档案室。□ ③保留档案室，不成立文件中心。□ ④不清楚。□
19、文件中心为各机关提供服务是否应该收费？
①应该。□ ②不应该。□ ③不清楚。□
20、文件中心为各机关单位提供服务产生的费用应该由：
①政府统一考虑。□ ②各单位承担。□ ③不清楚。□