行政管理专业综合模拟实训

―――办公室主任应该具备的素质与能力

姓名：周小湲

班级：行政001班

学号：10050340

目录索引

1、办公室主任工作岗位基本职能：... 3

2、办公室主任应具备的素质与修养... 4

3.办公室主任的岗位职责... 4

4.办公室主任的岗位属性及责权... 4

5.办公室主任工资、绩效奖金结构表... 4

6.个人对照分析... 4

 

 

 

1、办公室主任工作岗位基本职能：

对所分管的工作全面负责，概括的讲，办公室主任的主要职能就服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。服从具体的讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。

1.1参谋职能办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：

1.1.1，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。

1.1.2，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。

1.1.3，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。 

1.2承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。

1.2.1是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。

1.2.2是来自直属领导的。对于直接领导的决策，办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任是第一责任人。

1.2.3是来自各科室和班组的。职工需办理有关事项或对部门有意见建议，按程序应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。

总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责。一丝不苟，一办到底，落到实处。  

1.3管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，集中体现在以下三个方面。

1.3.1是文书管理。围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。

1.3.2是事务管理。办公室作为公司事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为站内职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为工作的枢纽。  

1.4协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。

1.4.1纵向协调，即指致辞力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。

1.4.2横向协调，即指致于票证、监控、财务等各科室融洽和谐的协调工作。

2、办公室主任应具备的素质与修养

办公室在组织中起到一个枢纽的作用，那么办公室主任必须是一个得力的办公室主任。“得力”，就是素质高、修养好。办公室主任应具备哪些素质呢？大致辞包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面。  

2.1政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念能经得起执政、改革开放和反“和平演变”三大考验，是坚定的马克思主义者，是“三个代表”重要思想的忠实实践者。  

2.2品德素质是除了政治素质以外最基本、最要紧的素质之一。要求做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。  

2.3心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也能为顾全大局而忍辱负重。  

2.4知识素质主要包括三方面。

2.4.1是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想的基本内涵。

2.4.2是专业知识。不仅要具有人事办公室工作的基本知识还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努力成为一个“多在手”。

2.4.3是宽广的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。  

2.5办公室主需树立三种意识。  

2.5.1、要树立敬业意识  

所谓敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。首先是要爱这一行，喜欢这一行，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项工作。办公室主任的工作，即辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。应该看到，办公室主任是个很重要的岗位。能够为站领导和同志们服务，是一件很光荣的事。对于这样一项重要而又有意义 的工作，不能妄自菲薄，不能见异思迁，而要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次要钻这一行，专这一行。

第一个“钻”是钻研的“钻”，就是要钻进去，潜心研究；

第二个专是专业的“专”，就是通过钻研学习达到很高的专业水平。有人说办公室主任无非是一些服务性工作，专业性不强，不需要很高的专业水平，这是不正确的。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各项法规，公文写作的各项知识，后勤设施 的使用保养知识，怎样使我们的工作保持与日俱进的状态等等，这些都不得是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。只有这样，才能当好领导的参谋和助手，才能在工作中有所建树。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研不断提高思想政治工作水平和专业水平，增强使命感和工作能力。  

2.5.2要树立公仆意识

公仆意识，也可以说是服务意识，就是要当上级领导的公仆，当好广大职工的公仆，当好司乘人员的公仆，全心全意地为他们服务。当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克已奉公埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。

诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含糊其词，似是而非，以免贻误工作。 

耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作单调而琐碎，而是要对全站职工服务，难免有众口难调的现象出现，所以当好办公室主任要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。 

脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样在工作用中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务，为实现全面建设小康社会这个宏伟目标服务；怎样才能做到贴近实际、贴近生活、贴近职工，所有这此问题都不得是我们应该经常考虑的。 

嘴勤，包括两个方面，一方面要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传交通战线广大职工的感人事迹，争取广泛的社会不良分子同和舆论支持。

手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。

腿勤，要迈开双腿，不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导同志那跑，及是请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是踊跃兄弟单位勤联系、多沟通、学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。  

2.5.3、要树立奉献意识  

实实在在地说，当好一名办公室主任是不容易的。上呈下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报，后勤服务，工作具价格政策 而繁杂，平凡而枯燥。我们所做的工作大者无形的，不像工人生产一件产品就是一件产品，也不像农民春天播下种子，秋天收获粮食。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩来。

3.办公室主任的岗位职责

3.1、认真贯彻执行党和国家制定的各项方针政策及政策法令，遵守公司各项规章制度，当遵纪守法员工。不断学习新业务知识，提高自身业务能力，适应公司发展。

3.2、在董事长、总经理的领导下，熟悉各项工作业务环节，参与公司重要经营活动的策划，当好公司领导的参谋和助手。督促检查经营目标的完成。认真、负责、主动、积极的开展工作，圆满完成所负责的工作任务。

3.3、贯彻落实本室岗位责任制和工作标准，负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理，负责主持本室的全面工作，负责办公室各岗位分工并制定工作职责和工作标准，建立部门工作制度，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务。加强本部门员工日常管理与考核工作，每月进行讲评一次，不断提高管理水平，负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见。监督本部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导。

3.4、组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间有关的业务工作，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作。掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议。上传下达，下传上达，促进公司高效运转。

3.5、负责公司各种会议的筹备、组织工作，做好会议记录纪要。负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项。

3.6、负责来文、来电、函件的批处工作，审核各部门以公司名义起草的重要的文、电、函。

3.7、负责组织起草公司半年、年度工作计划、总结和领导讲话。

3.8、负责监督公司印章的使用；做好公章、合同专用章、行政介绍信的管理和使用，负责公司各单位行政公章的刻制、启用、回收和销毁工作。

3.9、参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；制订本部门年度、月度工作目标、工作计划；监督指导工作计划的落实；

3.10、负责公司各种公共关系的建立。负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持：负责公来访人员的接待；负责公司相关的公共关系建立、维护、保持。

3.11、负责组织办公用物资供应计划的制定审核，组织物品的采购工作，做好物品进、出、存统计核算工作。统筹管理公司行政后勤服务工作：监督后勤工作的执行，并提出改进意见；负责公司行政事务的上传下达；负责公司的印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；负责各部门之间和领导之间的协调；负责公司总部的车辆调度。

3.12、负责组织全公司员工大会工作，开展年度总结评比和表彰工作。

3.13、负责做好公司来宾的接待安排，统一负责对上级主管部门的联系等工作。

3.14、负责公司档案管理工作。统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作做好公司人员招聘、人事管理以及劳动合同管理工作。按时完成公司各种证件、执照的检、审验工作，保证是、公司正常经营。

3.15.做好公司宣传思想工作和工会工作，提高员工凝聚力。

3.16、完成公司领导交办的其它工作任务

4.办公室主任的岗位属性及责权

4.1办公室主任的岗位属性

4.1.1所属部门：办公室；

4.1.2办公室主任的直接上级：总经理；

4.1.3办公室主任的直接下级：文秘、档案管理专员、司机

4.2办公室主任的权力：

公司印章使用的审核权；对重大会议根据需要有现场指挥权；权限内的财务审批权，对通讯费用的审核权；对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权；对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权

4.3办公室主任的责任：

对本部门的整体工作绩效负责；对印章的合理使用负责, 对所组织会议的执行效果负责,对下属人员的工作负直接领导责任；

4.4办公室主任的考核指标：

部门月度及年度计划的完成情况、费用控制情况、下属行为管理；部门合作满意度(年度)、员工满意度、后勤支持投诉率；办公设施等固定资产管理状况、公司环境卫生状况重要任务完成情况

5.办公室主任工资、绩效奖金结构表

6.个人对照分析

通过MBIT职业倾向测试我是ESTJ型的人，直爽坦率，友善合群，善于将项目和人组织起来将事情完成，并尽可能以最有效率的方法达到目的。喜欢工作中带有和人接触、交流的成分，但不以态度取胜。讲求实际，注重现实和事实，更感兴趣的是“真实的事物”，而不是诸如抽象的想法和理论等无形的东西，对那些认为没有实用价值的东西不感兴趣。知道自己周围将要发生的事情，但首要关心的则是目前。通常ESTJ型的人会很容易地了解事物，这是因为你相信“你看到的便是你得到的”。很客观，有条理性和分析能力，以及很强的推理能力。事实上，除了符合逻辑外，其他没有什么可以使信服。ESTJ型的人常常以自己过去的经历为基础得出结论，并且果断地做出实际可行的决定。ESTJ型的人能够注意日常例行工作的细节，有一套清晰的逻辑标准，有系统性地遵循，并希望他人也同样遵循，而且会以较强硬的态度去执行计划。ESTJ型的人可能比较传统，有兴趣维护现存的制度。 虽然对于ESTJ型的人来说，感情生活和社会活动并不像生活的其他方面那样重要，但是对于亲情关系，ESTJ型的人却固守不变。ESTJ型的人不但能很轻松地判断别人，而且还是条理分明的纪律执行者，具有责任感，信守自己的承诺。

结合我自身的实际情况，我觉得我的政治素质可靠，是坚定的马克思主义者，是“三个代表”重要思想的忠实实践者。现在是一名入党积极分子，并不断在向党组织靠近。学以致用，实事求是。

品德素质上我能大致满足要求，即做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；严以律已，廉洁奉公。不足的是不够谦虚谨慎。毕竟现在的阅历和社会经验不足，太过于天真，有点粗枝大叶。

心理素质方面需要有稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。这是情商的一个体现。但是现在的我，还不够淡定，不能很好的管理自己的情绪，做不到喜怒不显于形，也做不到不以物喜不以己悲的境界，而且不是很坚定，容易受他人影响。但是我比较直率、真诚、随和，充满自信，做事积极，。我信奉“天道酬勤”，所以认定的东西会善始善终。  

没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各项法规，公文写作的各项知识，后勤设施的使用保养知识，怎样使我们的工作保持与日俱进的状态等等，这些都是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。只有这样，才能当好领导的参谋和助手，才能在工作中有所建树。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研不断提高思想政治工作水平和专业水平，增强使命感和工作能力。

一个善始善终的人，他的敬业意识必然是不错的，他会干一行、爱一行、专一行，这些也是做好工作的前提。办公室主任的岗位要求我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，但是现在的人都是“经济人”，很多的要考虑自身的利益，所以我想，如果是我的自身利益和团体利益发生冲时，我会尽量使自身的利益靠近团体利益。我要保证自身的利益不受损害的前提下，对组织奉献力量。

我的服务意识挺强的，喜欢帮助别人，热心、诚心、耐心，勤于动脑，善于思考、嘴勤、手勤、腿勤。以我参加学生社团的经验来说，我觉得做事要会请示汇报，及时得到指导老师的指示、支持和帮助也要多做宣传工作，要勤于动手动笔写策划，延伸到办公室也是这样，文笔是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是需要勤于动手撰写，不能懒惰。   要多请示工作、汇报情况、征求意见；也要深入同学中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料，还可以踊跃的与其他的兄弟社团勤联系、多沟通、学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。