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综合管理办公室文员职位说明书
第二篇：办公室文员岗位说明书
办公室文员的岗位职责及工作说明书
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Department Section
部 门：餐饮部 班 组：办公室
Job Title 岗位名称：文员
Res. To 隶 属 于：部门经理
Shift 班 次：行政班 Working Time 工作时间：8:00-17:00
Job Duty 工作职责： 1．协助部门经理进行管理； 2．确保部门内文件及表格的有效使用； 3．确保部门物资的合理使用； 4．确保部门内信息沟通顺畅； 5．保持办公区域清洁卫生； 6．完成上级交办的其它任务。
Job Contents 工作内容: 1．班前准备； 2．办公区域卫生清理； 3．文件管理； 4．表格管理； 5．物资管理； 6．劳保用品管理； 7．出勤统计； 8．奖金核算； 9．值日表编制； 10．值班表编制； 11．“用心做事”事例汇总。
工作程序与标准
PROCEDURE AND STANDARD
工作项目名称：班前准备
工作程序 标准 核查媒介 注意事项
1．交接 1．早7:50签到,检查前日各种表格使用情况。
2．收放 ⒈收撤前日用完的表格，同时放置当日所需 使用的表格。 1．放置新表时注意填写日期、部门等表项。
3．上报 1．上报部门自查表、离回岗表、考评表； 2．统计前日营业收入； 3．上报考勤。
工作项目名称：办公区域卫生清理
工作程序 标准 核查媒介 注意事项
1．准备 ⒈将暖瓶打满开水； ⒉准备清洁工具及用品：水桶、抹布（两块）、 扫帚、拖把、簸箕、垃圾袋及洗衣粉。
2．打扫 ⒈将客用杯具用清水冲洗干净后，倒入配的消毒液浸泡五分钟，然后将消毒液倒掉用清水冲洗干净并用干抹布将外部的水迹擦干； ⒉用干抹布擦拭玻璃，做到光亮无污迹； ⒊用干抹布擦拭墙壁及灯具，做到干净无灰 网、蜘蛛网、污迹； ⒋用抹布擦拭电话、暖瓶、茶盘及茶叶筒， 做到光亮无水迹、污迹； ⒌用湿抹布擦拭窗台、窗槽、办公桌、椅、文件橱、工具橱、宣传牌，做到干净无灰尘、污迹、黑迹、杂物，顶部无积灰； ⒍清扫地面，做到干净无杂物； ⒎用湿拖把拖地，做到洁净无油污、水迹、杂物； ⒏如垃圾袋中的垃圾超过1/2的位置，更换新的垃圾袋； ⒐将因清理卫生而挪动的桌、椅等物品复位。 1．消毒液与水的配置比例为1:200；
3．清理 ⒈检查换下的垃圾袋中的垃圾，确认无可用物品后扔到干垃圾房； ⒉将拖把冲洗干净； ⒊将水桶中内外冲洗干净并接入1/2的水备用。 1．扔垃圾时要自觉接受保安员的检查。
4．收尾 ⒈将抹布展开铺平挂放到抹布架上，不可重叠在一起； ⒉将拖把挂放到规定位置，拖把底部放置水桶，用于接住拖把滴落的水。
工作项目名称：
文件管理
工作程序 标准 核查媒介 注意事项
1．成文 1．内部通启（MEMO）成文： 2．根据经理要求撰写初稿； 3．请经理核查签字； 4．部门管理制度成文： 5．根据经理要求撰写初稿； 6．审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称； 7．审核通过后，送企业管理部审批； 8．呈报总经理审批。 1．发文稿纸
2．发文 1．将文件原件复印存档； ⒉在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部门名称； ⒊到相关部门下发文件； ⒋请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。 1．发文登记簿
⒊收文 ⒈收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理； ⒉将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上； ⒊将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴； ⒋监督部门人员在阅读文件后，在文件上签 字。 ⒈对于重要的接 待通知，要在 十分钟内向经 理进行汇报； ⒉对于收到的计 划、MEMO等 文件，应检查 有无部门有效 签字人的签 字。
⒋分类存放 ⒈对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放； ⒉对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中； ⒊对于酒店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放； ⒋在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页； ⒌在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注； ⒈规章制 度明细 表 ⒈对于标明作废 的文件不能自 行进行处理， 要做好统一保 管。
⒌装订整理 ⒈每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限； ⒉每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。 ⒍借用 ⒈部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间； ⒉对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； ⒊外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； ⒋文件归还后，要查看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 ⒈借用登 记表 ⒈对于到期没有 归还的文件， 要找该部门负 责人进行跟 催，对于需要 延长使用时间 的，应办理续 借手续。
⒎销毁 ⒈对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁； ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字； ⒊将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批； ⒋接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁； ⒌销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式； ⒈文件销毁时要 在现场，确保 文件真正被销 毁，防止资料 外流。