办公室主任会议

会 议 交 流 材 料

与时俱进 开拓创新

为创建百年油田提供信息支持

XX油田有限责任公司

（20xx年5月）

XX油田档案馆，一直负责全油田的档案管理工作（包括19xx年分开分立以后）。几年来，在集团公司办公厅的关心、指导和支持下，我们以服务百年油田建设为宗旨，坚持“收集齐全，整理科学，保管安全，利用满意，整合信息”的工作方针，认真分析档案管理的时代特征，努力做到与时俱进，开拓创新，促进了全油田档案管理水平的不断提高。XX油田档案馆先后荣获全省档案工作先进单位和全国档案工作优秀集体荣誉称号。主要做了以下几项工作：

一、 从建立健全到体系完善，不断推进制度创新

我们在制度体系建设上主要经历了两个阶段。第一个阶段，是规章制度的建立健全阶段。适应档案工作的发展要求，本着“缺什么补什么，什么不适应改什么”的原则，对档案管理的规章制度进行修订完善。从20xx年到20xx年，共完善《XX油田勘探开发档案管理办法》、《归档电子文件管理办法》等各项规章制度13 — 1 —

项。第二个阶段，是制度体系的设计完善。20xx年，随着《XX油田档案管理信息系统》的开发，引发了我们对各项规章制度的反思。一是感到现有制度非常多、过于繁杂；二是各项制度之间存在内容交叉、重叠、甚至提法不相一致的问题；三是有些制度规定与档案员的实际操作相脱节。

鉴于上述情况，我们从分析基本职能——系统管理和业务管理出发，把档案管理的主要工作概括为三大项，即，基础业务建设、信息化建设和系统管理。既然制度是用来规范工作的，我们就针对这三大项工作，对原有的制度实施整合，编制了《XX油田档案管理基础业务规范》，《XX油田档案信息化管理规范》和《XX油田档案工作规定》。在此基础上，制定了各项业务工作流程，详细界定了每项业务工作的步骤、责任人以及每个节点依据的业务规范。由这四部分构成了《XX油田档案管理手册》。第一、二部分规范的对象为档案员，规范的内容为基础业务行为；第三部分规范的对象为企业及其档案管理者，规范的内容为档案管理行为和业务工作应遵循的基本原则；第四部分使规章制度与档案员的实际操作实现了有机链接，增强了制度的可操作性和执行力。这四个部分紧密联系，互为补充，构成了完整的制度体系，既保证了档案管理的各项工作有章可循，又使档案工作的发展具有较强的前瞻性。

二、 从夯实基础到信息化建设，不断推进业务创新

档案的收集、整理、保管、利用和信息化，是档案管理的主 — 2 —

要业务工作，前四项是档案管理的基础业务。在工作中，我们牢牢把握档案信息化发展方向，不断探索档案业务工作的创新发展，取得了较好效果。

收集工作由难控变为可控。我们始终把档案收集工作作为档案管理的第一要务，在确保收集齐全上下功夫。经过不断探索，从20xx年起，我们建立了归档范围确认制和归档范围备案审批制的运行机制。归档范围确认制，即认真分析各归档部门的主要职能，梳理归档部门的主要业务流程，并与本部门以往的归档范围和其它同类部门的归档范围进行比照分析，形成归档范围初稿。再将归档范围初稿提交归档部门的负责人确认，最后形成该部门的归档范围。归档范围备案审批制，即下级档案部门将已确认的归档范围报上级档案部门，上级档案部门不仅审查其确认的过程，还要就同类单位的归档范围进行对比分析，确认无误后进行审批备案，并交由下级档案部门执行。同时，也作为上级对下级监督检查的依据。归档范围确认制和归档范围备案审批制的实施，改变了“你交什么我就收什么”的被动局面，使归档部门应该交什么，档案部门应该收什么，都做到了心中有数，并形成双向制约机制，由难控变为可控，从而确保了应该归档的文件材料及相应的电子文件全部归档。

整理工作由繁琐变为简化。实践使我们感到，整理最直接、最根本的目的是能够快速、准确地查找到馆藏的每一份材料。正因为如此，在手工管理时代，分类越细，才更可能实现这一目的。 — 3 —

而在计算机管理取代手工管理的今天，要达到这一目的已变得轻而易举，因而“整理尽可能简化”既是一个单位档案管理发展水平的重要标志，也是今天的档案工作者必须具有的一个基本理念。基于这一情况，我们在尽可能简化上做了大胆尝试。一是由按卷管理变为按件管理；二是对原有设置的大类进行了适当合并，并取销了全部三级类目和大部分二级类目的设置；三是简化了档号编制方法和保管期限的设置，等等。通过对整理工作的简化，使原本需要半年到一年才能完成的工作量，现在一至二个月即可完成，大大减轻了档案员的整理工作量，使档案员能够腾出更多的时间和精力投身到馆藏数字化工作中去，较好地实现了工作重心的转移。同时，也避免了对档案材料剪切、打孔、装订等行为，对档案材料起到了较好的保护作用。

保管工作由简单保存变为保护。档案的安全保管具有两层涵义：一是指档案的信息安全，另一个是指档案的实体安全。这些年来，我们通过加强保密制度建设、保密知识培训和保密合同签订等措施，有效地保障了档案的信息安全。但在对馆藏档案的检查和利用中发现，60年代的档案材料已经出现了比较严重的字迹褪色和纸张变脆、破损等现象。分析原因，除档案材料自身因素外，人们的保护意识不强也是一个方面。对此，我们在强化档案保护理念的同时，积极采取各种措施加强档案保护工作。一是开展了标准化库房创建活动。以满足“八防”要求为主要内容，界定了标准化库房配置标准，组织各单位按照标准化要求对档案馆室 — 4 —

进行了维修改造，采油一厂等6个单位还新建了档案楼。几年来，配备空调319台，加湿机312台，去湿机264台，消毒设备246台，有效地改善了档案保管的基础条件；二是结合地域情况，针对温湿度对档案影响较大的特点，为各单位档案库房统一安装了温湿度自动监控仪，即时监控全油田任何一个档案库房的温湿度情况，较好地解决了影响档案保护的主要问题；三是筹备成立档案保护与抢救中心，进一步加强对档案保护工作的监督、检查和指导，并负责全油田破损档案的抢救与修复。通过上述措施，使档案保管由简单的保存状态上升为档案保护层面，变保存为保护的理念得到了进一步加强。

利用工作变被动为主动。做好档案利用工作，为企业生产、管理、科研等各项工作提供强有力的信息支持，是档案管理的出发点和落脚点。来馆查借阅一直是档案利用的最基本形式。据统计，自20xx年以来，仅XX油田公司年利用档案就达6万多人次，12.5万卷，29.4万件。虽然档案利用率较高，但我们感到，来馆查借阅这种利用方式是被动的，要发挥好档案部门的作用，提升档案部门在企业中的地位，必须在主动利用上下功夫。为此，我们一方面大力加强档案编研工作。在档案馆专门设立了档案编研科，并注重发挥离退休老领导、老专家精通业务，新历亲为的优势，聘请他们与我们一道联合编研。几年来，除《XX油田年鉴》外，还先后完成了《XX油田志》、《XX油田组织机构沿革》等一批精品编研成果。档案馆共收藏各类编研成果1000多项， — 5 —

为管理人员、专业技术人员利用档案资料提供了便利。另一方面，大力加强档案信息化建设。我们认为，通过档案信息化建设，不断提高档案利用效率和网络化程度，逐步降低来馆查借阅的人次和档案数量，也是档案工作发展水平的一个重要标志。我们在档案馆专门设立了电子档案管理科，负责全油田档案信息化工作；在《中油档案信息管理系统V2.0》的基础上，研发推广了《XX油田档案信息管理系统》；完成了目录中心数据库和多媒体数据库的建库工作，共录入各种数据400多万条；坚持以利用和抢救为导向，按照总体规划、分步实施的原则，推进历史馆藏的数字转化工作，加快了全文信息数据库的建设。目前，已转化全文信息66.8万条。几年来，通过大力加强档案编研工作和档案信息化建设，使档案利用工作变被动服务为主动服务，更好地践行了为油田发展服务的宗旨，进一步开创了档案工作的新局面。

三、 从摸索实践到系统配套，不断推进管理创新

XX油田所属二级档案室一直保持在100个左右，专、兼职档案人员1000多人，档案管理点多面广，从业人员较多，不同单位之间差距较大，发展不够均衡。如何提升档案管理整体水平，是我们面临的一个重要课题。

几年来，我们坚持用系统思维方法考虑这一问题，采取配套措施，加强系统管理工作。一是目标引领。通过认真梳理以往的工作状况，制定新一年度的工作要点，然后将工作要点细化为目标管理体系，界定每一项工作的标准，给出具体运作和量化考核 — 6 —

的方法，并通过分值大小的差别，突出主要任务和重点工作。在此基础上，各单位依据工作要点和目标体系制定年度工作计划，并由档案馆审查备案。目标管理具有较强的导向和规范作用，解决了各单位要做什么和应该做到什么标准的问题。二是动态跟踪。在档案馆主页开设供作动态栏目，要求所属各单位档案部门每月初上报上月工作完成情况及本月重点工作安排，由档案馆各业务科室及时掌握运作状态，实施有效监督和指导。动态管理增强了工作计划的执行力，保证了各项工作的正点运行，解决了如何履行监督、检查、指导和对工作目标控制的问题。三是项目提升。对重点工作实施项目管理，由档案馆相关业务科室牵头，由具有比较优势的单位具体承办，运作成熟后再在全系统推广应用。比如，声像档案数字化项目，就由电子档案管理科牵头，由采油十厂承办，项目验收合格后在全系统铺开。项目管理利于发挥全系统人员的聪明才智，更加具有针对性和操作性，解决了低水平重复和低效率推进的问题。四是培训推动。我们一直本着业务工作推进到哪里，培训就跟进到哪里的思路，积极开展员工业务培训工作。仅20xx年以来，就举办各类培训班53期，培训员工2557人次。通过培训提高了业务人员的素质和完成目标任务的能力，解决了如何把工作做好、做到位的问题。五是协同工作。我们在档案馆主页开设了协同工作区，全系统各单位档案人员，都可以随时登录协同工作区发表意见和建议，由档案馆相关业务科室及时给予回复。这一方法促进了横向、纵向之间的沟通交流，提高 — 7 —

了工作质量和效率，发挥了系统的整体功能。总而言之，通过实施系统的管理方法，保证了全系统档案管理工作一体化整体协调发展。

回顾总结几年来的档案管理实践，我们虽然做了一些工作，取得了比较好的效果。但按照上级领导的要求，与兄弟单位相比，还有很多不足之处。今后，我们将在上级的领导下，认真学习借鉴其他单位的好经验、好做法，努力把档案工作提高到一个新的水平，在为XX创建百年油田、为集团公司建设综合性国际能源公司提供信息服务中，做出我们应有的贡献。

谢谢大家！

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第二篇：20xx年办公室部门工作总结大全(范文)

20xx年办公室部门工作总结大全（范文）

一、 做好办公室工作，必须加强学习、提高素质。

20xx年公司正式启动办公自动化系统，实行无纸化办文，公司呈现了节奏快、作风实、标准高、要求严的新气象。为适应工作需要，办公室多次组织职工结合系统测试进行学习和技能培训，使经办人员在无纸化办文中做到个个是技术能手，文件办理中未出现操作失误的情况，保证了公司公文流转系统的顺畅运行。

二、做好办公室工作，必须计划周详，定期检查，做到开始有计划、中间有检查、最后有结果。

针对公司制定并落实到部门的目标，办公室每季度制订了工作计划，将任务落实到人，并明确切实可行的实施措施；每月至少召开一次主任工作会议，检查工作计划的完成情况，查找存在问题，对未完工作督促完成；根据执行中的实际情况适时调整工作计划，加紧实施。一年来办公室工作计划周密、执行得力、检查细致,总结认真，较好地保证了年度工作目标的完成。

三、做好办公室工作，必须组织缜密，执行细心。

办公室工作繁杂，稍不注意就易出纰漏，有的甚至可能会影响公司大局。因此，我们要求每一位职工牢固树立办公室工作无小事的意识，一要细心、细致，二要从细小的事抓起。时时刻刻、事事处处，都要认真、细致，谨言慎行，做到不让领导布置的工作在办公室延误，不让需要办理的文电在办公室积压，不让到办公室联系工作的同志受到冷落，不让公司形象因办公室工作而受损。20xx年我们还将把培养

"工作细致严谨，服务细心周到"的作风作为办公室的重点工作来抓，从办文到综合宣传、行政管理，都要求认真、细致、严谨。

四、做好办公室工作，必须用服务至上的精神来统领。

我们对办公室每个职工都强调了服务精神的理念，并把这种理念落实到工作中去。一年来，办公室同志在办文、采购、用车等方面都体现了服务精神，周密安排好领导的工作日程，耐心协调解决部门的困难，为每一个职工分忧解难。即使在工作中遇到一些不合理的指责，也本着服务的精神去解释，而不是抵触甚至对立。比如我们在司机班试行了投诉登记制度，20xx年对司机的投诉大为减少，这充分说明我们的工作得到了公司职工的认可。