会议筹备方案的内容

1. 确定会议的主题与议题；

2. 确定会议的名称；

3. 确定会议的议程；

4. 确定会议的时间和地点；

5. 确定会议所需设备和工具，要满足会议需要；

6. 确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复印

工作；

7. 确定会议与会代表的组成；

8. 确定会议经费预算；

9. 确定会议住宿和餐饮安排；

10. 确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备

机构与人员分工。

Eg:

可信公司技术培训专题研讨会预案

（筹备方案） 一．会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术培训方法。

二．会议的时间和地点

拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三．参加会议人员

公司总经理，副总经理，公司人力资源部总监，生产部总监，培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。

四．会议的议程

会议由主管副总经理主持。

上午：（1）总经理作技术培训问题的工作报告；

（2）培训部总监专题发言；

（3）生产部总监专题发言。

下午：（1）分组讨论；

（2）人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划（草案）；

（3）副总经理作总结报告。

五．会议议题

（1）技术培训与提高企业综合竞争力；

（2）技术培训与技术创新；

（3）如何提高技术培训质量；

（4）技术培训方法的再讨论。

六．会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪，白板和音像设备，

公司前台秘书负责。

七．会议材料准备

（1）总经理的工作报告；

（2）培训部，生产部总监的专题发言稿；

（3）公司开展技术竞赛评比的计划（预案）；

（4）副总经理的总结报告。

由总经理办公室牵头准备。

八．会议服务工作

由行政部综合协调。

附: (1).会议通知；

（2）会议日程表。

第二篇：秘书-会议筹备方案

江西南昌移动公司答谢会会议筹备方案

会前：

一、会议主要任务

为了答谢广大客户，江西南昌移动总公司主办了一次客户答谢会。为了让移动更加广泛的进入市场，扩大销量，特举办客户答谢会。负责人要进行公司年度工作总结，到时公司管理层、各部门都要写出工作总结来汇报给全体员工，并为推动明年的工作计划做好动员。

答谢会也要与优秀员工的评选、年终奖的发放等事项同步进行，事先选拔出来的优秀员工要在答谢会提前公布，还要请优秀员工代表讲话，展示自己并激励团队，等等。

二、会议时间、地点

拟于12月23日（星期五）下午14：30江西九江庐山西海温泉度假村会议厅召开

。

三、会议规模

    中等          50人

四、会议地点选择

这里交通极为便利，距离南昌市仅80公里、昌北国际机场60公里，距离九江市区90公里。京九铁路、昌九高速公路、105国道和316国道以及即将修建的共青至里溪高速公路皆穿境而过。

　西海温泉度假村的标志性建筑是一座按照五星标准打造的酒店，拥有包括总统套房、蜜月套房、豪华行政套房、豪华家庭套房、别墅和公寓酒店在内的各种客房600多间，每套房间均引有温泉水。酒店还设有多功能会议室、贵宾接待室，西海阁宴会厅、西海轩中餐厅、西海岸西餐厅、西海韵咖啡厅、西海明珠夜总会和私房菜府等餐饮娱乐设施。

交通

　　庐山西海温泉自驾车路线：

　　1、武汉（武汉高速）→黄石市（黄小高速）→ 九江市（昌九高速）→艾城镇（省道）→虬津镇（省道）→虎山收费站（省道）→西海温泉

　　2、南昌（昌九高速）→艾城镇（省道）→虬津镇（省道）→虎山收费站（省道）→九江西海温泉。

　　庐山西海温泉乘车路线：

　　1、从武昌火车站乘火车至南昌，在南昌火车站搭乘南昌至武宁或修水的班车，至西海温泉下。

本数据来源于百度地图，最终结果以百度地图数据为准。

　　2、从长沙火车站乘火车至南昌，在南昌火车站搭乘南昌至武宁或修水的班车，即可到达九江九江西海温泉。

　　3、从南昌长途汽车客运总站乘至武宁县或修水县方向的客运班车，至九江西海温泉下。

　　4、从南昌洪城客运站乘至武宁县或修水县方向的客运班车，至九江西海温泉景区下。

　　5、从南昌昌南客运站乘至武宁县或修水县方向的客运班车，至九江西海温泉下。

6、从九江汽车西站，搭乘九江至武宁或修水的班车，即可到达九江西海温泉

根据以下几点选择会议地点：

1、联系人、联系方式、地址

    2、住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量

    3、会议室号码、大小、类型、数量

    4、会场座位、摆放、设施（可参考：会议室座位安排的五种方式）

    5、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费

    6、停车场

    7、安全情况、保安服务质量

    8、电信联络便利性

    9、装修与外观

    10、清洁程度

    11、大堂、卫生间装修、设施、清洁

    12、食品、茶点（可参考：会议的食品饮料安排）

    13、餐饮服务水平

    14、工作人员表现

    15、服务水平

    16、供暖、空调、照明设施

    17、住宿设施

    18、音像辅助设备

    19、休闲设施

    20、其他设施与服务

五、会议议程

1、由主持人宣读会议议程；

2、上一年度年会回顾

3、上一年度公司目标达成情况总结

4、下一年度经济与行业形势分析

5、下一年度公司主要工作目标

6、各部门工作总结

7、为销售经理和优秀客户代表颁奖；

8、客户代表讲话。

9、主持人总结，会议结束

具体时间安排：

江西南昌移动公司答谢会日程

经过一年的努力进取，公司取得了良好的业绩，为总结工作，展望公司的发展前景、表彰优秀，公司将举行年度答谢会，会议日程如下：

    会议日期：20##年12月23日14：30-18:00

    会议地址：江西九江庐山西海温泉度假村会议厅

    参会人员：公司总部员工代表、各片区销售经理、客户代表、外地员工代表、

    14: 30-14:40     主持人宣读会议议程

   14：40-15：20    副总报告 上一年度答谢会回顾及公司目标达成情况总结

    15：20-15：00   总经理报告   下一年度经济与行业形势分析及移动公司主要工作目标

    15：00-16：10  茶歇

    16：10-16：30  各部门工作总结

    16：30-17:00  为销售经理和优秀客户代表颁奖

17：00-17：30  客户代表发言

    17：50-18：00  主持人总结，会议结束

六、会议的三类相关人员

答谢会是公司最看重的节日，举行?的公司的答谢会，是公司一年中最重要的会议之一，成功的公司答谢会可以提升企业形象，表达公司对员工的关爱之情及对客户的感激之情，联络员工之间、客户之间的感情，因而增加企业凝聚力。

答谢会三类相关人员：①领导小组②筹备与接待人员③参加人员。

①领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；

②筹备与接待人员

筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。

筹备与接待人员要有明确的职责分工：a要设定一个负责人；b要有人专门负责日程安排及与各部门协调；c要有人专门负责联系场地、布置会场；d有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排；e要有人专门负责设计比赛与其他活动；f要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。

③参加人员

公司负责人，主管部门的领导，各片区销售经理，客户，员工代表，外地分公司的优秀员工，合作伙伴，等等。

坚持一个原则：“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。

七、会议物品采购清单与采购人员安排

会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项内容：

1、会议场地租用，（可参考：会议地点的选择）

2、住宿、娱乐目的地预订

3、车辆使用及租赁安排

4、票务预订提供机构选择

5、音像辅助设备租赁

6、会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅，等等。（可参考：会场布置要注意的N个细节）

7、礼品、奖品、纪念品、

8、餐饮、水果、饮用瓶装水等

9、接待物品采购，包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品

 10、会议相关印刷品需要提前确实内容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料，等

11、与会议相关的其他物品

各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题

八、请柬/邀请函的7项信息与范文

请柬与邀请函具备的7项信息：

1、活动类型

    2、活动日期、时间 与会期

    3、会议邀请者与被邀请者

    4、会议地点

    5、是否需要回复

    6、提供的餐饮

    7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等

                   请柬/邀请函范文

 XXX先生/女士：

江西南昌公司将于12月23日14：30-18：00，举办公司答谢会，特邀请客户合作伙伴参加。会议议程如下：

……

会议地点在XX国际会议中心中餐厅，会议提供午餐及茶点。

    因有团队活动，参会者请带休闲装。会议中心地址：XX街XX号，公司接送车辆7：30，由火车站和汽车站接参会者到答谢会会议中心。

    江西南昌移动公司

   11月25日

九、会议室座位安排的方式

1、小组讨论型

据会议的需要，把座位分成几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分成几个小组进行讨论，培训经常采用这种形势，方便对课题进行小规模的深入研讨，保证更多的人对议题表达意见。

）

十、会场布置总体要求

    会场布置要与会议的内容相匹配，根据答谢会会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的，等等。

    会议场所的室外布置

    会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：

    1、主会标

    2、欢迎拱门、条幅

    3、彩球、鲜花、氦气球

    4、地毯

    5、展架、易拉宝、广告板

    6、引导牌

    7、灯箱

    8、签到台

    9、休息座椅，等

   

会议场所的室内布置

    会议场所的室内布置可根据需要选择：

    1、会标、背景板

    2、主席台\听众席、演讲台的布置，（可参考：会议室座位安排的五种方式）

    3、鲜花、彩球、彩带等装饰

    4、音像辅助设备

    5、灯光、电源设备

6、茶点，（可参考：会议的食品饮料安排）

  7、奖品、礼品、活动道具

    8、桌牌、名牌

    9、摄像设备，等

十一、会议的食品饮料安排

会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。

答谢会会议的食品饮料有两类：

   ? 1、茶点

     茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式2种：西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。

2、正餐

   

    食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

    1、内部食堂；

    2、外部餐饮提供商，包括小型餐饮公司、饭店；

3、会议或住宿场所提供；

 4、自行采购，有些茶点、饮料可自行采购。

注意： 安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。

十二、音像辅助设备

答谢会会议常用的音像辅助设备有以下7类：

 1、白板

白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。

 2、计算机

有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。

 3、投影仪

投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。

在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。

4、画架、活动挂图

画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。

 5、展板

展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。

 6、音响设备

视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。

7、其他设置

录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。

注意：会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。（可参考：会场布置要注意的N个细节）

会中：

一、茶水服务（包括接待室）

二、照相、摄像

三、工作汇报时音响声音

四、销售精英和优秀客户代表颁奖（要排练）

五、会议意外事件处理_意外事件处理预案

会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下6个方面最有可能出现问题：

 1、人员

会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。

处理预案：1、为每个重要角色准备后备人选；2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。

 2、场地

会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。

处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。

 3、音像辅助设备

 音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。

 处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。

 4、会议资料

会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达，等等。

 处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。

 5、其他意外情况

其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。

六、会议记录

会议记录格式包括3个部分：

 1、会议组织情况

要求写明：会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。

 2、会议过程及发言内容

记录会议的实际过程，有时候会与《会议日程》的安排不同，需要通过会议记录记录下来。

对于发言的内容，可以详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言；也可以摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。

除发言外，会议记录还应忠实记录会议上的有关动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时加入的环节、会议的中断、休息以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

会议记录还要将会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况进行详细的记录。

 3、参会人员签字

最后，会议记录应该让所有的参会人员签字，如果参会者人数众多，可以由参会人员代表签字，这样一份严谨的会议记录，可以成为具有法律效力的文件，随时备查。

会议记录范文

 江西南昌移动公司答谢会会议记录

会议名称：江南昌移动公司答谢会会议记录

会议时间：20119年12月23日

会议地点：江西九江庐山西海温泉度假村会议厅

出席人数：公司总经理及副总：赵XX、李XX，销售部：许XX、吕XX、王XX、赵XX、XX、XX，客户代表：许XX、吕XX、王XX；外地员工代表：许XX、吕XX、王XX；（共50人）

缺席人数：XX（出差）

列席人数：信息部：谷XX、XX，人事部：曾XX

主持人：销售副总：李XX

记录人：销售部文秘：张XX

会议内容：

李XX：20##年的销售已经完成了，截止到11月底的销售情况请销售部的同事们汇报一下，有什么问题也请大家提出来，此次会议信息部、人事部都有同事参加，有什么问题，他们会协助解决。

许XX：我昨天汇总了一下自己11月的销售业绩，发现销售量与10月持平，略有降低，比去年同期增长30%。在销售中，客户反映比较多的是产品的使用说明从我们的客服网站上总是出现问题，因此，希望信息部能调查一下问题所在，及时解决问题，以保证正常进行。

赵XX：我的情况和许XX的接近，但由于一个长期跟踪的大客户在本月签单，所以，业绩提升较多，

李XX：作为移动的忠实客户，切身体验到了移动的方便快捷，让我在业务中更好地处理了一些事情，我非常信赖移动，我会继续保持对它的热衷。

所有参会人员鼓掌！

李XX：现在散会！

参会人员签字（如果人数多，可选参会代表签字）

会后：

一、车辆安排

二、就餐安排

三、纪念品发放

四、年会感受_企业精神宣扬

五、会议预算

附表一：

会议经费预算明细表