人事档案管理制度

第一章   总则

第一条   为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。特制订本制度。

第二条   档案与借阅的定义。

档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。

第三条   本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。

第二章  人事档案分类

第四条  员工人事档案具体分为分四大类：即入职档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。

第五条  入职档案。

1.个人简历、员工入职登记表、面试评价表、身份证、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。

第七条  职位档案。

职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。

第八条  薪酬考核档案。

试用期考核表、员工试用期总结表。季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

第九条  其他档案。 

        个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议

第三章  档案的归档、核对与传递

第十条  归档的程序如下：

首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。登记《人事档案登记表》，见附件1。最后，在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案盒中，同时备份电子版。

第十一条  人事档案的核查核对。

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

第十二条  检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

第十三条  突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第十四条  人事档案的转递。

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

⑴取出应转走的档案。

⑵在档案底账上注销。

⑶填写《转递人事档案材料的通知单》。

⑷按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第四章    人事档案的利用

第十五条  人事档案的利用有以下三种方式：即查阅、借出使用、出具证明材料。

第十六条  查阅。

设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

第十七条  借出使用。

相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。见附件

第十八条  出具证明材料。

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

第五章   人事档案的管理

第十九条  在通过以上方式管理人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。具体分为以下三种：

第二十条   查阅手续。

查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者填写《档案利用申请表》，见附件2。在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

第二十一条   外借手续。

首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。

第二十二条  出具证明材料的手续。

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第六章   人事档案保密规定及保存期限

第二十三条   公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

第二十四条  公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

附件1

二、入职情况

三、档案所含资料

二、员工变动审批表

调动事项：

调职专用：

离职专用：

审批：

直属上级：                                 行政部/人力资源：

财务部：                                   总经理：

董事长：

日期：______年____月___

三、员工奖惩记录表

填表日期：

第二篇：招聘员工流程、登记表和人事档案表

北京兵港科技发展有限公司

员工入职流程

兵港科技（2010）01号

一、 目的

规范员工报到手续的办理工作

二、 范围

本公司各部门

三、 流程内容

1、 人事部根据各部门要求统一通知应聘人员面试；

2、 应聘者至人事处领取并填写《应聘登记表》，人事处通知各部门经理或相关负责人进行面试；

3、 根据部门经理的要求与决定，由人事部统一通知录用人员到岗时间，并带齐相关资料；

4、 新员工至人事部填写《个人档案资料表》，并交齐5张1寸照片、身份证、学历证书、健康

证复印件；

5、 行政部给新员工编号、，做好考勤卡、胸牌；

6、 人事部将新员工领至各部门经理处报到；

7、 根据部门需求，人事部安排新员工进行统一培训，培训完毕后进行考核；

8、 考核合格者通知主管部门并安排上岗；

9、 人事部将新员工档案存档。

附件一：《应聘登记表》

附件二：《个人档案资料表》

北京兵港科技发展有限公司

20xx年12月01日

北京兵港科技发展有限公司

应 聘 登 记 表

应聘职位：

北京兵港科技发展有限公司

兵港科技人事档案资料表

本人声明：

此表所填资料全部属实，如有何种情节不实或重大情节隐瞒不报，即使日后查出，公司将按规定处理，直至辞退或开除。

签名：

注：请附上复印件：（1）身份证 （2）最终学历证 （3）技能证书 （4） 5张照片