第二篇：应用文写作基础知识
第一章 应用文写作基础知识
应用文是用于处理事务的具有固定格式的文章。应用文具有实用性、真实性、时间性、格式固定、语言朴素等特点。
一、应用文写作的基本问题
一是写什么，工作需要什么就写什么；二是怎样写，要表达得清楚、恰当。
二、提高写作能力的途径
提高应用写作能力，除了掌握写作理论、写作技巧外，还要提高思想水平，提高业务水平，还要多阅读，多练习。
三、应用文种类、格式与行文规则
（一）公文种类
1．《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）规定行政机关的公文种类主要有：
（1）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（2）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（4）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（5）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理或需要周知的事项。
（6）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（7）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（8）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（9）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
（10）批复 适用于答复下级机关的请示事项。
（11）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（12）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（13）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2．《中国共 产 党机关公文处理办法》（中办发〔1996〕14号）规定党的机关公文种类主要有：
(1)决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(2)决定 用于对重要事项作出决策和安排。
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(3)指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
(4)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
(5)通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(6)通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(7)公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。
(8)报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
(9)请示 用于向上级机关请求指示、批准。
(10)批复 用于答复下级机关的请示。
(11)条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
(12)规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(13)函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(14)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
（二）公文格式
1．国务院关于发布国家行政机关公文处理办法〉的通知（国发〔2000〕23号）规定：
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1．《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）规定：
（1）草拟公文应当做到：
符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。
情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
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结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
应当使用国家法定计量单位。
文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（2）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
（3）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。
（4）公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
2．《中国共 产 党机关公文处理办法》（中办发〔1996〕14号）规定:
（1）起草公文应当做到：
符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。
开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。
人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
文种、格式使用正确。
杜绝形式主义和繁琐哲学。
（2）起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。
（3）公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅(室)进行校核。公文校核 3
的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是：
报批程序是否符合规定；
是否确需行文；
内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；
涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；
所提措施和办法是否切实可行；
人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。
（4）文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
（5）已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。校核的内容同第十八条（六)款。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。
（6）公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。
以上两个文件规定的文种被称为法定公文,此外还有事务文书、专用公文等多种。
事务文书：指党政机关和各级组织在公务管理过程中形成的正式文字材料中的非法定公文。这类文书种类繁多，如：计划；总结；调查报告；介绍信、证明信；法规、规章等等。
专用公文：指某些专业机关和组织因自身公务活动的特殊需要而专门制定和使用的公文，也称“文书”。如：
司法文书：诉状、起诉书、判决书、答辩书??。
科技公文：成果申报书；专利申请文件??。
财务文书：财务报告、审计报告等
二、行政公文写作的基本要求
1、观点明确，依据确凿
观点是文章的统帅和灵魂，一篇好的公文，首先应该观点正确、鲜明，这是衡量公文质量高低，价值大小的主要依据。观点正确，是指公文必须正确体现党和国家的方针、政策、法规、规章以及上级领导机关的指示精神，不能随心所欲；观点鲜明，是指公文表达必须清楚、明白，提倡什么，反对什么，肯定什么，否定什么，具体的尺度在那里，都要旗帜鲜明。
公文是“受命”之作，不像个人作品那样，想写什么就写什么。撰写公文必须有所依据。一是理论依据，如党和国家的方针、政策、法规、规章以及上级领导机关的指示精神。二是事实依据，就是本系统、本单位本部门的实际情况，即具体材料。材料是一切写作活动的前提和基础，公文是因公作文，在选择使用材料时，一定要出以公心，注意实事求是。
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2、结构完整，布局合理
结构是指文章的谋篇布局，也指根据文章观点的需要，对材料进行的安排。那里详写、哪里略写，如何开头、结尾，分成几个层次、段落，层次与层次、段落与段落之间怎样衔接、过渡，要认真考虑，精心组织，使其形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。
公文一般都由开头、主体、结尾三个部分组成。
开头部分，其作用是说明行文必要性。主要写法有：交代制发公文依据的根据式开头；说明制发公文目的、原因的目的式开头；概括公文中心内容的概括式开头；提出一个引人注目的问题并作回答的提问式开头；表明批准、批转、转发执行的态度的表态式开头等。
主体部分，即公文的核心部分。其结构方式，一是并列式，即把材料按事物的逻辑关系分成几个平行的层次；二是纵贯式，即按时间和事物发展的先后顺序安排材料；三是递进式，即按由浅入深、由表及里的事理关系安排材料。四是综合式，即把前面几种结构形式交错，综合运用。
结尾部分，要求简明扼要，意尽为止。要注意呼应开头。主要方法有：1、总结全文内容，以深化观点，加深读者印象的总结式结尾；2、发出号召，提出希望，展望未来，激励斗志的鼓舞式结尾；3、说明生效、实行时间、适用对象以及有关事项的说明式结尾；4、使用约定俗成，形式固定的公文专用语的定型式结尾。
3、语言准确，措词得体
语言是思维的工具，是使文章内容得以完美表达的文字符号。公文是用来办事和解决实际问题的文章，贵在实用，应当特别讲究语言准确，措辞得体，切不可有含糊之处。俗话说一字入公文，九牛拔不出，就是说明了遣词造句的准确得体在公文写作中的重要性。
语言准确，是指公文语言与公文的行文目的、内容、对象、条件等特定需要相适应；措辞得体是指用词语表达的内容要与客观实际相结合，能恰如其分，恰到好处地表达意思。例如在公文的结尾时，一般要把发文机关的意见和要求，做一个简洁的结语。由于行文方向不同，所用结语亦有所不同。如上行文的结语常用“以上各点请审查”、“当否，请批示”、“特此报请核批”、“即请审核批复”等。下行文的结语常用“此令”、“特此批复”、“希即遵照办理”，“望研究执行”、“请认真贯彻执行”。而平行文的结语，常用“特此函达”、“即请查照”、“望即函复”。这些词语都必须对号入座，用得准确恰当，不能混淆。
表示程度的词语，也要根据实际情况，准确地加以运用。如取得的成绩，是伟大的，还是优异的，突出的、一定的、一般的，都要分辨清楚；参加某一活动的人数，是全部、绝大部分、一部分、还是小部分、少数、个别，也要有所区别。有些词语模棱两可，容易产生歧义的，公文中力求避免。
公文语言，不象文学语言，不强调形象生动，不追求华丽，而要求质朴、平实、明白、通俗。表现手法以说明为主，兼有叙述和议论，不用抒情、描写、夸张、渲染等手法，少用形容词和修饰语，以朴实无华为美。
4、文字精炼，语意明晓
公文一般不宜过长，只要把问题说清楚，意图讲明白就应停止。特别是供上级领导阅读的文件，更要写得简明扼要，用尽量少的词语表达尽量丰富完整的内容。因此在撰写时要有一种惜墨如金的精神，真正做到凝炼而有力地表达事物 。
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起草公文最好一落笔就涉及主题，开门见山，紧扣中心，抓住主要事实，主要矛盾，主要特点、主要意义写，忌空话、废话入文。
要做到文字精炼，就要掌握和熟悉已经形成的、为大家所接受、运用的公文专门用语。这种专用语除体现庄重、严肃外，还具有简便、凝炼的特点，常用的：兹、为、鉴于、遵照、欣值、近查，是为开端用语。贵局、本厂、我校、该员、该项，是为称谓用语。拟请、恳请、务请、敬希、尚望、切盼、希各照知、即请下达，是为期请用语。当否、可否、妥否、是否，是为征询用语。同意、照办、可行、不可，是为表态用语。倾接、前接、谨悉、函悉，是为引叙用语。业经、兹经、并经，是为经办用语。为荷、为要、为盼、特此通知，是为结尾用语。这些词语言简意赅，有独特的表达作用，人们对它一目了然，又能体现出公文语体的独特风格。
要使语言凝练，还要学会用书面语言。书面语言源于口头语言，但比口头语言更加凝炼，更加严密。口头语言常说“越快越好”，“暂时不要下发”，意思清楚，但不够凝练，如用书面语言的“从速”、“缓发”，既简明又庄重。
但是文约事丰，言简意明，目的是要把事情说清楚，讲明白，切不可因为省几个字使意思含糊不清，引起误会，耽误事情。所以我们要在注意凝炼的同时，还要反对胡乱省略。比如公文里涉及到发文、主送、抄送机关名称，一般要用全称或规范化简称，以示公文的严肃性，但鲜为人知的和容易引起误会的，要使用全称，不要生造简称。
5、文种准确、格式规范
国务院20xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》和国家技术监督局19xx年发布的《国家行政机关公文格式》对什么情况下使用何种公文及公文格式作出了明确的规定。使用者应严格依照规定执行。在现实工作中错用文种、格式的现象屡见不鲜，究其原因多是业务不熟、规范观念不强所致，从事此项工作的人员应加以注意。
思考题：
1、 国务院于20xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定我国行政公文有那几种，它们各自的含义是什么？
2、请指出并改正下一文件的内容（包括用词、用字等）和格式上的不妥之处。 关于办公楼房维修资金的请示
局基建处、财务处：
我所办公楼建于30年代，至今已使用近80年，房屋不适合办公使用，且设施陈旧，年久失修，严重影响公安业务的开展。历届所领导曾多次想维修，但你们一直不批准，再这样下去，不但公务活动会受损失，干警的生命安全也无法保障，故此请示，请领导想办法。
此致
敬礼
天山路派出所全体干警
08年3月24日
二、应用文的写法
通知
（一）概念和分类：
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通知是批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理或需要周知的事项的一种下行公文,有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知使用范围最为广泛,因而使用频率很高。具有使用范围的广泛性,文种的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。
1、批转和转发性通知
下级机关的公文需要相关机构了解执行，上级或不相隶属机关的来文要传达到下属单位贯彻执行,需要用通知的形式,这种通知叫批转、转发性通知.其写法一般有二种:其一是照转照发.其二是除转发文件以外,再根据本地区,本部门的具体情况,提出一些具体要求和希望。
2、指示性通知
上级单位向下级就某一项工作提出要求,意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性,称指示性通知。必须有根据,有目的,有任务,有要求。
3、会议通知
会议通知要求以简短的文字,写明会议名称,目的,内容(日期,时间,地点,出席对象以及对出席者的要求等)。
4、任免通知.
即上级机关用通知公布人员的任用和免职事项。一般只写决定任免的机关,依据,以及任免人员的具体职务即可。
（二）通知的一般写法
1、标题，一般以事由和文种作标题,如《关于本年度科研成果评奖的通知》,也可视情况写成“紧急通知”“通知”等 。
2、主送单位，即被通知的单位或个人,写在正文首行顶格。
3、正文，一般由依据,通知事项,执行要求等构成，是通知的主体,如内容多可分段分行。
一般用“以上通知望认真执行”、“特此通知,望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”等结尾。
4、署名和日期。
（三）例文评析
关于春节物价检查的通知
各局,科,委,办,街道办事处:
目前,春节商品大量上市,有关各部门必须认真贯彻国务院和市政府发出的有关稳定物价的指示精神,切实加强物价管理，确保市场物价基本稳定.为此,特作如下通知:
1.凡是由国家规定牌价的商品,都必须执行国家规定的零售牌价,不得提高。必须认真执行市人民政府2月7日公布的《关于议价商品的品种范围和议价原则的试行规定》,不属于议价范围的商品,要坚决执行牌价,议价偏高时,要降下来。
2.自行采购和自产自销的商品,要按照审批权限的规定,报上级物价部门的主管公司审批,不得擅自定价。严禁从零售部门进货加价出售。
3.蔬菜的零售价格要按照上年同期价格水平掌握,不得提级提价。
4.按照规定应分等论价的商品,要坚持分等出售,不得以次充好,变相涨价。
5.各商店,超市出售的商品,一律明码标价。饮食、服务、修理行业的质量标准和收费标准要公布于众,并设立公平秤、意见簿,接受群众监督。
各商业、服务单位应如实向群众物价监督员和物价监管部门介绍情况，听取他们的意见和建议,并尽快研究改进措施。
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各街道办事处在春节期间要组织群众物价监督员对本管界的商业、服务部门进行普遍检查或重点抽查,发现问题,及时指出。对违反物价政策和物价纪律的现象,要及时制止和纠正。
××市××区人民政府
××××年×月×日
【评语】这是一份指示性通知。通知的中心明确,分项写明了稳定等价几个方面的工作和具体要求,这就具有了政策约束力,便于下级单位遵照执行,顺利地完成这项工作。
【练习】
1、为庆祝中华人民共和国成立60周年，师范大学团委、学生会拟于年底举办大学生文艺汇演，请拟写会议通知。提示：（1）规定各单位节目数量、质量要求、参演人数等；（2）服装、道具、伴奏等解决办法。（3）组织者、参演资格等；3、奖项设置及评奖相关事项；（4）报名、彩排、审查时间。其他未尽事宜。
2、根据以下材料拟写指示性通知
某市考试院承办国家四六级英语考试，安排了师范大学、工业大学、科技大学作为下属考点。请以考试院名义，就考场安排、考生服务、特别是作弊防范等事项给各考点发布指示性通知。
函
函是不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的公文。
（一）函的适用范围及作用
《国家行政机关公文处理办法》规定函适用范围是不相隶属的机关，从内容上说，函比其他诸多文种具有更广泛的适应范围和灵活性。
函的作用1．机关之间商洽工作、询问问题、督促、催办解决某问题时。2． 用于向主管部门请求批准某些事项，相当于上下级之间使用的请示。3．主管部门用于答复平行单位或不相隶属的机关、单位请求批准的事项，相当于上下级之间使用的批复。4．上下级单位在某些情况下也可以用函，如对通知、请示作补充更正，答复上级询问的有关问题等有时也可以用函。函是一种较为简便的公文，使用时不必用“红头”，文号也可以单独编写。
另外，在商务经营活动中经常使用商务信函。将专项讲解。
（二）函的种类
1．请求批准。因生产、生活、教学、科研等需要，向业务主管部门请求批准时用。
2．商谈性函。机关之间联系和商洽工作时用。
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3．询问性函。向对方询问有关问题，有时也可以简述某一事项，提出处理意见。
4．答复性函。答复对方来函询问问题时使用，上级机关对下级机关的请示，有时也可以用函给予答复。
5．告知性函。将某些事宜和情况告知有关部门时使用。如会议通知、情况通报、以及一些不需要对方复函的事宜。
按行文方向可分为去函和复函。
(三)函的写法及结构模式
函的适用范围广、种类多，又可以分为去函和复函。所以函的写法也不尽相同。一般由标题和正文组成，也可以“文件”作标题。
去函是指主动发出的函，它包括请求批准的函、询问性函、商谈性函、告知性函等。复函是答复对方的函。
1． 去函的写法：标题概括事由、文种，如《关于商调XXX同志来XXX院工
作的函》
开头一般先写发函的依据和原因，中间写要求解决的事项和要求，最后写结尾语。
结束语，用词语气要谦和诚恳，平实得体，也不要用客套话和寒暄语。发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼 ” ；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。
请求批准的函。这种函与请示的写作方法大体相同，可参照请示的写法拟写。标题写《XX学校关于修建校门请求断绝交通的函》。正文部分，首先要把问题的原因、可行性写清楚，使所商谈的问题引起主管部门的重视；其次，要明确写出要求主管部门批准的问题、处理意见和方案，以供其参考。
商洽性函。一要明确提出所要联系和商谈事项的具体内容。二要写清要求和希望。所提的要求和希望要能在对方解决的范围之内，提得恰到好处。
询问性函。要写明询问的目的、原因及询问的具体内容。
告知性函。这类函只要把事项写清楚即可，不要求答复。 可参照通知写法写作。
例文：关于商洽承办省运动会比赛项目的函
XX市体委：
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我省第三届体育运动会拟于20xx年10月举行，本着“厉行节约，广泛参与”的办会原则，运动会拟分散到省内几大城市分别举行，省体委考虑你市场地条件较好，拟请你们承办篮球、排球比赛，赛事规模及相关要求见附件。可否承办，望你们研究并与9月底前答复我们。
省体委
二0一0年八月十二日
2．复函的写法：复函的标题要明确写出是关于什么的复函，如《关于在职职工脱产学习期间工龄计算办法的复函》
复函正文由引语和答复两部分组成。引语是在开头先写：“X年X月X日XX号来函收悉，”接着简要复述对方提出的问题和要求，之后用“经??研究现答复如下”承上启下，过渡到下文答复的内容。答复一般另起一行，具体明确。必要时，还可以提出一些要求或注意事项。
省体委：
二0一0年八月十二日XX号函悉。经我市体委与相关方面研究现答复如下： 我市同意按你们的意见承办省第三届体育运动会篮球、排球比赛，具体经费和人员安排问题，还请省体委予以调配解决。
XX市体委
二0一0年八月二十日
(四)拟写函应注意的问题
1．请求批准的函应一函一事。
2．用词确切，简洁明了；切忌陈述过多，杂乱冗长。
3．语气上要注意礼貌，尊重对方，戒用指示、命令式的语言。
【练习】
1、某学院拟引进一博士学位教师，商请另一学院暂借住房一套，请拟一封商洽函，具体情况自行设想。要求内容丰富，情况合理，符合文体规范。
2、某大学新生入学，拟请 XX武警部队派30名教官协助军训。请以学校名义致函部队商请。要求内容丰富，设想合理，细节问题可用“见附件”“面商”等方式回避。
报告
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(一)概念：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告可分为工作报告、情况报告、上复报告和报送文件物品报告。
（二）分类及写法
报告的标题一般由事由和文种组成，如《关于市委党校20xx年招生情况的报告》等。一般不再省略。然后写主送机关。
1、工作报告 开头，一般概述全文核心内容或结果，使读者有一个总的印象。主体写作了什么、怎样做的（即步骤、做法、措施等）、结果（即收获、效果、成果等，或后果）。结尾可以写结论，或不写结尾。工作报告可以采取并列式的写法，即将工作分成并列的几个方面分别写；也可以采取递进式写法，即按“做了什么——怎样做的——结果”或“成绩——做法——不足——打算”的顺序写。
2、情况报告可以写单一事件，也可以写综合情况。写单一事件要写明时间、地点、人物、事件、原因、结果，要重点突出，要用概括叙述；写综合情况时，开头一般作概括性总述，主体分成几个方面，每方面确立一个观点，每个观点之下讲面上情况与典型事例。
3、答复上级询问的报告，开头扼要引出上级询问的内容，或引出上级的指示、要求等，主体有针对性地做答。
4、报送文件物品报告要说明报送了什么物品或文件即可。
报告的结尾一般写：特此报告、以上报告如无不妥，请批转各地执行等。 报告的写作有相对固定的模式，业内称为“报告写作通则”一般采用三段式，由于写作目的、内容等的不同略有变化：
1、
2、
3、
4、
5、
6、 情况----做法----问题（意见） 情况（做法）-----问题----今后意见 情况----问题----今后意见 情况----原因（责任）----下步做法 情况----做法----责任及处理意见 情况----问题----建议等
例文：关于进一步做好少数民族语言文字工作的报告
国务院：
一九八七年以来，我们对少数民族语言文字问题进行了广泛深入的调查研究，听取了中央、地方有关部门以及民族语言文字工作者和有关专家学者的意见。最近，根据党中央、国务院关于民族工作的指示精神，对今后我国民族语文工作的指导方针、主要任务和措施又作了进一步的研究。现报告如下。
一、我国民族语文工作的现状
我国是一个统一的多民族的社会主义国家，少数民族语种多，文种多。在五十五个少数民族中，五十三个民族有自己的语言，（回、满两个民族通用汉语文）；解放前，二十一个民族有自己的文字。五十年代，国家帮助十个少数民族创制 11
了文字，帮助一些民族改革或改进了文字。目前，大多少数民族的多数人以本民族语言为主要交际工具。
党和国家历来重视民族语文工作，根据马克思主义关于民族语言文字平等的原则，制定了一系列关于民族语文工作的方针、政策和法律??
四十多年来，民族语文工作在党中央、国务院的正确指导下，在各地各级党委和政府的领导以及各有关部门的积极支持配合下，认真贯彻执行党和国家的民族语文政策，取得了显著的成绩特别是党的十一届三中全会以来，民族语文工作认真贯彻实事求是思想路线，在逐步恢复的基础上有了新的发展??
但是，现在民族语言文字工作中还存在着一些问题，主要是??
（二）我国民族语文工作的方针、任务和措施
我国民族语文工作的实践充分证明，做好民族语文工作，对处理好民族问题，维护和促进民族平等、民族团结和各民族的共同繁荣，维护民族地区的稳定，具有重要的意义。为此，提出如下意见：
（一）新时期民族语文工作指导思想和基本方针??
（二）新时期民族语文工作的主要任务??
（三）贯彻落实民族语文工作的方针和任务的主要措施??
第一，从实际出发，分类指导，切实做好少数民族语文文字的使用和推行工作??
第二，鼓励各民族互相学习语言文字??
第三，按照《中华人民我国民族区域自治法》规定的精神??
第四，加强领导??
以上报告如无不妥，请批转各地遵照执行。
国家民族事务委员会
一九九一年四月三十日
【评点】本报告属于呈转性的工作报告。是主管某项涉及面广，需要多方配合工作的机构，就该工作提出方案，但它没有布置各方面执行的权力，需要主管全局的领导机关批转执行。比如，国家民委与全国各省直辖市、自治区是平级的，它制订的工作方案须经国务院转发执行。
练习：
1、对应上文考试院关于四六级考试的通知，以本校四六级考试筹备组的名义拟写报告，报告准备情况。
请示
（一）概念：请示适用于向上级机关请求指示、批准。
请示的使用范围较广。凡涉及有关方针政策界限、重大问题、需要上级机关审核批准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置）等时，均应以“请示”行文。各机关对于超出自己职权范围的工作，也应向上级请示，获得批准后方可办理。
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按请示的内容、性质和功用划分，有批准性请示、即下级机关就某项工作或某个问题，向上级机关请求指示和批准。二是批转性请示，是下级机关就某项工作制定出办法、措施后，因权限，不得要求有关方面办理执行，遂向上级机关请示，经批转成为上级机关认可的意见，要求下级办理。
具体来说，凡办理下列事项时，都须用请示行文：
1、 对现行方针政策、法律、法规不甚了解，有待上级明确答复才能办理的
事项；
2、工作中出现了新情况、新问题，而又无章可循，无法可依，需上级明确指示或者提出解决的措施和办法有待上级机关批准后方可办理的事项；
3、因情况特殊，难以执行现行规定或对上级的某项决定或措施有不同看法，请求上级机关批准本机关在执行制度时可根据具体情况变通处理的事项；
4、本单位的工作中遇到人、财、物的方面的困难，须上级帮助解决的某一具体问题和实际困难；
5、工作中出现了一些涉及面广而职能部门无法独立解决和协调，必须请求上级领导机关出面协调或统筹安排的事项；
6、本单位虽可开展工作，但事关重大，为防止工作出现失误，需请上级审核把关的事项；
7、按照上级的明文规定，须报请上级机关审核认可方可办理的事项；
8、由于意见分歧，难以统一，无法工作，需要上级裁决才能办理的事项；
9、本单位无权决定，按照规定必须请示上级主管部门审核、批准后才能办理的事项。
（二）请示的写法
请示的结构一般由标题、正文、结尾三部分组成。
1、标题。标题应由发文机关、事由，文种三要素组成。如《民政部关于增加选举工作干部编制名额的请示》、《农业部关于农村改革试验区工作几个问题的请示》。使用红头文件时可省略发文机关，但其他要素不能省略。
标题写作的关键的是概括好事由。要简洁明确地标注出请示的中心问题，以便上级机关准确了解和把握。
2、正文。正文是请示的核心内容，要载明以下两个方面的事项。一是请示缘由。这是请示写作的关键环节，它直接关系到请示的目的是否得以顺利实现。要用简明扼要的语言将所请示的事项的原因和背景情况和请示问题的依据、出发点、思想基础交待清楚。在写法上一般采用叙事和说理相结合的表达方式，叙事要精炼，说理要透辟，力戒繁冗累赘。这部分写好，就为下一步提出请示事项做好了充分的铺垫，请示的目的就容易实现。
二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关指示、批准和批转的具体问题和事项写清楚，由上级机关作出答复。写好请示事项，要注意两点：一是明确，即直接了当，明白显露。这是公务文书不同于其他文体的一个重要特征。是要求上级机关对某项工作做出指示，或是对某一问题作出批准，还是请求批拨资金或者物资等，必须用明确无误的语言表述清楚，切忌含糊晦涩让人不知所云。更不可拐弯抹角让人捉摸不定。那既不符合请示的行文要求，也难以实现请示的目的。二是具体，即请示事项的表述一定要一是一，二是二，具有很强的可操作性。请求资金就要有具体的资金数额，请求物资，物品的名称、规格、数量都应写清楚。请求批准，就要提出明确的解决方案，切不可把 13
矛盾上交让领导拿出办法。
写好请示的正文，应注意这样两个方面。
首先要选准角度。即请示理由的切入点，它是至关重要的。请示目的是否得以实现，关键是看理由是否充分、合理、令人信服，其要害就在于角度的选择。同样的理由，选的角度失准，就没有抓住问题的症结，没有抓住主要矛盾，因而就缺乏说服力。比如学校要建一座游泳馆，请示理由写丰富学生文化生活，提高健康水平等，角度不对。要说这是教育部评估的指标项目，没有就不能得优。这样才能打动主管领导。
其次要注意行文的逻辑性。即陈述请示理由时，必须注意其内在的必然联系，哪些内容先说，哪些内容后说，得经过缜密的思考，合理的安排，不可信笔挥洒。
3、结尾 请示的结尾，一般有固定的模式，特定的语言。既可以简洁又可以表示对上级机关的尊重。一般用“妥否，（是否可行、可否）请批示”或“以上意见如认为可行，请批转有关单位执行。”
使用请示的注意事项
1、分清请示与报告、函的不同。请示是党政公文中的一个独立的文种，历史上曾经有“请示报告”文种，因此，直到如今，有许多领导机关还将请示和报告混为一谈，这是完全错误的。报告重在向上级机关报告情况，不要求指示、批复，而请示一定要有上级机关的批复。请示也不等于函。函向平级单位或者是不存在隶属关系的高级单位请求批准的时候采用。而请示一定是向具有隶属的关系的上级机关请示的时候才使用。
五、请示与报告的异同
相同点：
①行文方向一致，都属于上行文
②报送要求一致，都主送一个上级机关，如需同时报送另一个或几个上级机关，可写在抄送机关
不同点：
① 行文目的不同：请示适用于向上级机关请求指示，批准的公文。报告适用于
向上级机关公报工作，反映情况，反映情况，答复上级机关的询问的公文 ② 性质要求不同：报告不要求上级机关答复。请示要求上级机关答复。 ③ 行文时限不同：报告可以在事前、事中行文。请示必须事前行文。
④ 内容含量不同：报告的内容含量大，特别是一些综合性报告，涉及内容广泛。
请示内容单一，应一文一事。
2、要做到一文一事。就是一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时地进行处理。
3、请示的主送机关只能是一个不能多头请示。否则主管机关与协办单位之间互相推诿，就会延误批复的时间，或者由于批复的意见不一致，使下级机关难以适从。受双重领导的单位，在请示问题的时候应该本着谁有权力决定问题就向谁请示的原则，不能把几个机关一并列为主送单位。应当按照党政分工的原则，对一个主管机关请示需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；
4．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得向个人报送“请示”不要越级请示 。
分析下列请示
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东山乡要求救灾的请示报告
某县人民政府：
我乡地处本县边远山区，又有少数民族居住，是老、少、边、穷乡。04年遭特大洪灾，大伤元气，今年又遇百日干旱，水田无水，旱土冒烟，水稻种植面积原计划五千六百五十亩，实际只种2850亩，其中严重受旱，颗粒无收的一千多亩以上。旱土所种烤烟、红薯，因干旱而使青青的苗也变成了一片枯黄藤，只能当柴烧。经济损失达五十多万元。为此，特向县政府请求拨给救灾款25万元。
以上报告，请批准
东山乡人民政府
20xx年10月10日
批复
（一）概念：批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文。
（二）写法：批复的正文一般先引述来文作为批复的依据，然后针对下级机关请示的事项，表示同意与否，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。批复的最后部分写“此复”或“特此批复”。
中华人民共和国劳动部
关于卢毅同志工伤后如何享受保险待遇的批复
国劳办发〔1998〕28号
山西省劳动厅：
你厅2月1日《关于山西机床厂卢毅同志工伤后如何享受保险待遇的请示》（晋劳字〔1998〕2号）收悉（以下简称〔1998〕2号文）。经研究，现答复如下：
外方所支付的保险金，属个人伤害赔偿性质，应归被害职工所有；同时，该职工应从外方赔偿金中偿还企业处理工伤事故垫付的费用、工伤津贴费用。
对于〔1998〕2号文中提到的×××一事，劳动部不予批复。理由是：×××××
×××××。
此复。
中华人民共和国劳动部（章）
二00八年二月二日
案例
历下区人民政府:
你区《关于明珠园居民区命名的请示》(历下政发〔2002〕16号)收悉。经研究,现批复如下:
同意将位于姚家镇西部,东至历下区人民武装部、省警官学校,西至二环东路,南至省人民检察院,北至省轻工学院、省物业管理学校的区域,命名为明珠 15
园。
此复
济南市人民政府 （公章）
二○○二年十月九日
通报
（一）文种特征
通报是用于表彰先进，批评错误传达重要精神或情况的下行文种。根据通报内容和作用的不同可以分为三类
1、表彰性通报。这是上级机关用来表达先进集体或个人，介绍其先进事迹，推广典型经验，号召有关单位及广大群众学习先进的通报。如《关于表彰徐明勇救落水儿童事迹的通报》
2、批评性通报。是上级机关用来批评犯有错误或发生事故的单位或个人的通报。内容是揭露其问题，总结经验教训，公布处理办法，要求有关单位和人员引以为戒。
3、传达性通报。这是上级机关为使下级单位及时了解信息，积极开展工作，向下级传达重要精神和情况的通报，也称情况通报。传达性通报内容概括起来有两种，一是对某一具体对象有关情况的同胞，如《国务院关于京九铁路撞车事故的情况通报》。另一种是一定范围内普遍存在的某种问题的综合性通报。如《国务院关于防疫专项资金审计情况的通报》。
（二）通报的结构模式
1、标题 通报的标题一般有两种写法，一种 发文机关、事由、文种组成。如《师范大学关于表彰义务献血人员的通报》。三要素俱全的标题是规范写法。二是事由、文种组成。如《关于环境卫生大检查情况的通报》。
2、主送机关。一般是发文者的下属各单位。
3、正文。通报的类型不同，写法也有所不同。
表彰性通报 这类通报的正文一般由三部分组成：一表彰缘由。其中包含两个层次，一是先进事迹的介绍。在这一部分要介绍被表彰单位或者是个人的先进事迹，如受表彰者在何时、何地、遇到什么情况、如何处理的、结果如何、产生怎样的影响等等。如果被表彰的是事迹相近的多个对象，应将他们的先进事迹进行概括，综合介绍。二是简要的评价。适度的评价是的先进事迹所蕴含的精神的提炼和升华，也是对受表彰者的赞美。是先进事迹包含意义的提炼。评价时必须注意措词的准确适度。
二是表彰决定。在这一部分要写清给以被表彰者何等何种奖励。比如授与某称号或者是物质奖励等。
三是希望和号召。这一部分是对收文单位广大群众提出的，要求他们学习受表彰的先进人物和事迹，发扬光大他们的精神。 (2)批评性通报。此类通报的正文一般有四个部分组成。
一是主要错误事实。不论是针对个别人员还是某一个单位，首先应该说明他们所犯错误或者发生事故的基本情况。什么人、什么单位、在什么情况下犯了怎样的错误，或者是造成怎样的损失，或者是在什么时间，在多大范围之内违反规定，造成了怎样的危害等。
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二是错误的性质。在这部分里应对错误的事实进行深入的分析，严肃地指出错误的性质，给国家或者是集体造成怎样的经济损失或者不良的政治影响，危害社会治安，危害人民群众健康和人身安全等。
三是处理决定。这是的通报最引人注目的地方，要针对所犯错误或事故的性质、程度给以通报批评或者其他相应的处分。还有纠正错误，挽回损失的具体措施。
四告诫和要求。这是批评通报的结尾部分，目的是引起下属机关和相关人员的注意，以此为戒，避免重复类似的错误。
（3）传达性通报。传达某种情况的通报，一般也包括三个部分。一是通报缘由，即简要说明为何通报某一种情况。
二是通报的主要事实。这部分主要告知收文者某一事件的具体情况或是某一个单位关于某一问题的综合情况。所属单位中发生了怎样的事故，或者是有什么大的、经常性的、需要大家注意的问题等。用通报传达正面情况的较少。
三是下一步工作的意见和要求。因为上文通报了某一种情况，而这种情况通常是具有倾向性或者是全局影响力的问题，于是针对这一情况，拟定相应的措施。如针对某一事故提出加强安全生产的具体要求等。应注意的是，针对某些事故发的的情况通报与批评性通报有相似之处，它们之间的区别在于批评通报需要由有处理决定，而情况通报只有对处理情况的转述。
（三）通报的写作要点。
1、事实要准确。通报以客观存在的具体事实为基础，没有事实通报就失去了基础。就此而言，可以说通报是最务实的文种，必须做到客观真实，实事求是。失去客观真实性通报的作用就会适得其反。
2、要以教育指导为目的。发通报的直接目的就是让下属单位和个人知晓有关的情况，学习先进经验，吸取失败的教训，了解全局的工作进展情况，注意容易出现的问题。可以说教育作用是通报的基本作用，所以通报的问题应该是关乎全局的有典型性先进事迹或有倾向性的不良情况。
3、通报要及时有效。通报比起其他处理事件的文种来说更具有现实感和新鲜感，所以应当及时发出，否则时过境迁难以起到有效的教育作用。
《国务院办公厅关于某县特大爆炸事故的情况通报》
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
今年3月11日，XX省XX县XX乡石岭花炮厂发生特大爆炸事故（以下简称311事故），死亡33人，其中在校中小学生23人，受伤12人。这是一起重大责任事故。为吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将3、11事故情况通报如下：
一、事故的直接起因和深层原因
某花炮厂是不具备安全生产条件的企业，该企业违反国家有关法律法规和花炮用药的标准，未建立安全生产责任制，未对从业人员进行安全教育和培训，违章指挥以及工人违章操作是造成这起重大事故的直接原因。
该地方政府对安全生产工作领导不力，未能及时结合实际情况制定有效的安全生产管理办法，有关职能部门监督管理工作严重失职，使事故隐患严重的花炮厂得以长期违章生产是造成这次重大事故的重要原因。
二、对这次事故直接责任人的处理情况
对事故的直接责任人，花炮厂法人代表陈志明、华为等四人移交司法机关，依法追究追究刑事责任；对负有领导责任的副市长XXX、县委副书记XXX及负有 17
直接责任的工商管理部门人员XXX给予记大过、降职、党内警告等处分。
三、认真吸取教训，进一步加强安全生产工作。
全国各地区各部门要认真学习和贯彻中央领导对安全生产工作的重要指示，吸取这次事故的教训，要以对国家和人民生命财产高度负责的精神，切实加强安全生产的管理工作。以下具体措施（略）。
练习：
某市第七建筑公司704工程队装饰中队王志华柏油班在承包吴泾冷库保温墙面的油毡施工中，将1600平方米二毡三油铺贴改为二毡两油铺贴，偷工减料，骗取2400元包干奖金。公司在全单位进行通报，批评错误，并制定了相应的惩处办法。
练习：拟写一份批评性通报或文艺汇演通知
例文：
关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报
各县（市、区）人民政府，市属各部门：
“九五”计划期间，我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作，认真贯彻省计划生育条例，切实加强对计划生育工作的领导，全面完成了省下达的“九五”人口计划和各项计划生育指标任务。XXXX年度，全市人口出生率下降5%，平均生育率为0.87，低于全国、全省水平。这是全市各级干部、计划生育工作者和全市人民共同努力的结果。为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展，市人民政府决定授予××县等三十五个单位“全市计划生育先进集体”光荣称号，授予×××等四十五位同志“全市计划生育先进工作者”光荣称号。希望受到表彰的单位和个人，要戒骄戒躁，继续努力，为我市计划生育工作向深层次、高质量发展做出新的贡献。
XXXX年，是“十五”计划的第一年，各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神，继续把计划生育工作放在更加重要的地位，坚持不懈地抓下去，切实加强领导，坚持按《条例》规定依法管理，大力加强基层基础工作，力争我市“十五”期间人口出生率控制在5%以内，为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗。
附：××市计划生育先进集体、先进工作者名单。（略）
××市人民政府（盖章）
×××年××月××日
XX省政府办公厅关于××市××县
擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报
XXXX年12月5日，××市××县举行××高速公路在本县通车仪式，××县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达两小时，致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信省政府要求坚决制止此类现象。
中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序，这是教育教学质量的保证，任何单位和个人都不能随意破坏。现在一些地方的个别领导利用自己的权力，动辄调用中小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动，有些地方还因此发生了严重的安全事故，造成极恶劣的社会影响。××县发生的问题，已不只是一般的形式主义，而是官僚主义，严重脱离群众，此类不良风气必须坚决予以制止。各地区、各部门以及各级领导干部， 18
要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训，切实增强群众观念，杜绝此类事件再度发生。
中小学生是祖国的未来，他们的学习和活动安排，要有利他们的学习和身心健康。今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定，不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门批准。
XX省政府办公厅（盖章）
XXXX年十二月二十日
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