汉洋国际货代单证岗位职业技能实习分析 吕梦媛 货运0822
引言：作为一名刚刚跨出校门实习的大学生，初涉货代行业的一些认识，并对我所从事的货代单证岗位进行摸索与分析。
一、 货代行业的简要认识
货代企业不直接运营一架飞机或一艘货船，而是靠提供附加服务来服务于客户。货代公司作为货主和船公司/货运航空公司的中间商，在物流营运环节扮演着不可替代的重要角色。
二、 实习公司简介
走出校门的第一个实习单位就是汉洋——汉洋国际货运代理（上海）有限公司是整合了汉洋集团旗下的优质物流资源及优秀经营团队，为宁波及浙江周边地区提供宁波口岸优质的综合物流平台的货代公司。公司总部于19xx年在台北设立，目前已在大陆多个重要港口设立集团分公司。汉洋是有着自己的企业文化和严谨的企业制度的公司。
三、 公司培训
在二轮面试后，我进入了为期一个礼拜的培训观察过程。第一天的培训内容是:货代专业中英文术语，由OP操作主管Maggie培训。第二天的培训内容是：世界贸易港口中英文输入，由销售主管Vivien培训。第三天的培训内容是：世界船公司的中英文名称，由单证文件主管Elean培训。第四天的培训内容是：整个操作单证的流程，由经理Bella培训。魔鬼式的一周训练结束，我正式走
进了汉洋，我的岗位是单证文件部的一员。
四、 岗位工作描述
（一）岗位工作内容
（1） 岗位介绍
单证，也就是文件，最重要的工作内容就是与客户对单，然后与船公司结ENS，用优质的服务提供准确的数据，以确保客户能拿到没有任何问题的正本提单去提货。当初在我的概念里，单证无非就是做做提单确认，打打提单，输输费用，没什么技术含量的。不过后来才明白，但事实上单证必须耐心细致，稍不留神就容易犯错误。无论是前期跟客户的对单，还是结ENS时对舱单或者报关资料，都不能有任何的不一致。我的工作就是负责一个SIPLEC法国代理去LE HAVRE的货以及去GOTHENBURG的整箱与拼箱CONSOUL。
（2） 部门与部门之间的联系
在我的认识里，单证做的是整票货的收尾工作，前期的订舱、托卡和报关由操作完成后，这后面的内容就都交给单证去做了，所以我们与公司的每个部门都密切联系着。首先，毋庸置疑的就是操作部的沟通，拿操作的FILE根据上面客户的托书来输入系统。接着与客户提单确认很重要，通常使用传真和邮件。然后结单是做好OK件，自拉自报的对操作那得舱单数据，代拉代报或进仓代报的对报关部门的报关单。当等到船开之后，就是做收支费用上交财务部。所以我认为单证部联系着整箱操作部-拼箱操作部-
报关部-财务部，几乎与汉洋的每个部门都联系上了。
（二）岗位工作特点及任职要求
提单确认应该掌握好时间，开船当天虽然在理论上还是来得及进行确认的，但是毕竟太匆忙，一旦有意外情况发生，比如客户出差无法联系之类的，就只能进行事后更改，产生不必要的费用和麻烦。但是太早也不完全可行。很多客户在离开船日期尚遥远的时间里收到提单确认件，是不会理会的。因为货物的正确数据他们自己还无法确认。这时，如果单证本身键忘或者太过忙碌，就会把这件事情暂时忘记，也不会去催促客户。当最后突然想起来，结果就如同太晚发出提单确认件是一样的。基本上，开船前两天可以开始要求客户进行确认。有些货代公司的关于单证的操作流程基本是在已配舱已报关已进港之后，FILE才开始由操作手中转到单证手中，这样就可以避免这个问题。
对照客户的确认件，应该准确修改每一处。如有一点看不清的地方，不要怕麻烦，一定要保证提单完全是正确的。如果给客户的是自己公司的提单，对于订舱单位的提单确认，也要仔细修改，认真核对。尤其是碰上做信用证的客户，他们对提单正确性的要求几近变态。可是没有办法，单证只能照做。有时侯在收发货人或者品名描述中，会发现有一个或几个单词明显拼写错误，甚至客户会将正确地改成错误的。这时不要擅自想当然地改成正确的，而应该及时跟客户确认一下。很多时候，信用证上的内容本来就出现了错误。而提单却必须严格按照信用证的内容，哪怕
是拼写错误。否则会影响到银行结汇。真的是，细心，细心再细心。
五、 汉洋国际货代单证部现状分析
（一）、现状概述
加入汉洋也有两个月了，这个部门的整体感觉就是---忙碌。几乎上班的每分每秒都没有空暇时间，很大的可能也是因为年末吧，出货量特别大，每天我都要结一个FILE八、九家ENS，工作强度非常大。汉洋90%的都是指定货，每票货最主要的收入来源就是Handling Fee,一般都做C.C。汉洋的关卡审核相当仔细，单证做好的收支要自己签字，然后由我的操作签字，接着由财务主管签字，最后还要有OP操作单证部的主管签字。
（二）存在的问题以及原因的分析
（1）正如上面所说，关卡审核严苛，在正确率提高的同时，速度也就当然放慢了下来，所以一份收支在很多人的手上会流转半天。
（2）汉洋的整个体系是局域网设置的，整个公司共有三台是公共电脑，但只能浏览同行的网站或者是船公司的网站，其他的电脑只有的传送功能（也就是不能上网，只有主管的电脑才能上网），这是防止病毒侵害以造成的损失。并且，刚进公司的新人—譬如我，是只能经过一个月的考核，才能申请自己的邮箱的。所以在跟客户对单的时候，常常只能使用传真而不能使用邮件，手输的数据当然是不及电子邮件的复制粘贴来得容易咯。
（3）我负责的SIPLEC客户CMA去LE HAVRE的是必须要上传
清关文件给国外代理的，而且是一定要在船开后的两个工作日内上传才行。很多时候就是因为必须要在规定时间上传文件，才导致加班的。在上传的同时，有时会碰上客户所提供的清关资料数据不准确，有时会碰到目的港代理没有更新新的上传数据导致无法上传等等。
六、汉洋国际货代单证岗位工作流程简析
（1）拷皮
（去OP处拷所有本周会出运的货），OP的皮上都会写几截几开，例如：4／6 代表星期四截关，星期六开船（开船日只是预计的，确定的时间要等到船开日再确定是否开船，可能提早开，也有可能延后）
进丰点系统输入托单资料，然后发给SHIPPER确认提单
注意：船名航次，提单号（MBL&HBL），货物类别（指定货，销售货，OP）代理信息和客户确认提单要认真仔细，如果碰上特别长的修改，可以让客户提供电子版的发到我们的邮箱，这样可以提高我们的工作效率。
***现在由于要截ENS，所以所有的提单都要在截关前两天确认OK！***
（2） 待客户确认后，核对报关资料或舱单
自报关的客户核对舱单，我司报关的核对报关资料
（整箱：JUDY 拼箱：CHERRY）
注意：现在船公司需要提供HS CODE，所以核对报关资料过程中
顺便核对一下HS CODE。
（3） 与船公司或者同行对单
整箱：由于我们是二代，所以没有向船公司直接订舱的权利，都是需要通过一代的，我们固定合作的一代是外代新华。 拼箱：定到哪家同行，就与那家对单
注意：一般操作写在皮上的联系人都是对方的操作，最好问到对方单证的联系电话，但是有的同行是不分操作和单证的。
一般来说，我们和一代对单都是做OK件给他们的，这样方便自己也方便他们。做OK时，要特别注意运费条款，如由多个箱子，就需要提供分箱数据，OK件上还需要表明所需要的提单种类，一般分为SEAWAY BILL、电放提单和正本提单。如果OK件上不标明的话就会被默认为正本。
（4） 确认O／B DATE做收支，拉提单
到了ETD那天，就要去确认O／B DATE，如果船开，更改皮上正确的日期，通知OP，做收支，拉提单。拉收支时注意：收入（FREIGHT LIST 1 INVOCE）两层纸两份，支出（FEIGHT LIST 1 COST）三层纸一份，账单两层纸一份（MORDEN FEIGHT-PIR／SKG账单需要拉三层纸，因为我们需要寄正本账单给代理） 提单种类：汉洋提单，T.O.P.S CONTAINER 提单，T.O.P.S MARINE 提单，高雄提单。
T.O.P.S成员---- T.O.P.S CONTAINER提单
SIPLEC------ T.O.P.S MARINE 提单
出口到美线，巴西------高雄提单
其余的------汉洋提单
（5） 交提单
提单签出来以后交给前台，夹在相应的收入下，将剩余的MBL COPY&HBL COPY登记上交。
(6)散文件
将退下来的账单，MBL，HBL一起发给相应的代理，每封邮件都必须得到代理的回复。
七、汉洋国际货代单证岗位工作流程优化（改进）的建议（策略） .（一）开发和完善物流信息系统，强化企业核心竞争力
科学技术的发展使得供应链中的货物运输变得越来越“可视化”。全球定位系统GPS、电子交换技术EDI、智能运输系统ITS等系统的出现，大大提高了物流作业效率。对于货代企业，信息不仅仅包括单纯的与运输、包装、装卸、存储等活动有关的信息，还包括与其他流通活动有关的信息，如商品交易的信息和市场信息等。只有充分掌握有关的信息，货代企业才能利用这些信息对物流过程中的各个活动进行有效的计划、控制、协调和管理。通过信息的不断传递，一方面应把不同层次的经济行为协调起来，一方面把各部门、各岗位的经济行为协调起来，通过信息技术处理人、财、物之间的关系，强化核心竞争力，提供低成本、高质量、高效率的物流服务。不能局限于发邮件，以及单纯的公司系统，要与最新的信息化软件接轨。
（二）.加大人才培养的投入与管理
企业之间的竞争从根本而言是企业员工素质的竞争，是人才的竞争。对于货代企业而言，其工作性质决定了从事这项业务的人员必须具有广博的有关国际贸易运输方面的专业知识、丰富的实践经验和卓越的办事能力，熟悉各种运输方式、运输工具、运输路线、运输手续和各种不同的社会经济制度、法律规定、习惯做法等，精通国际货物运输中各个环节的种种业务。与国内外有关机构诸如海关、商检、银行、保险、仓储、包装、各种承运人以及各种代理人等有这广泛的联系和密切的关系。并且公司自身提供优越的待遇保障基础以及完善系统的企业文化，以控制货代行业人才流失变动快的潮流趋势。
（三）.实行规模经营，走联合之路
对于小规模、管理较差、但尚有回旋余地的货代公司，可通过联合、合并、控股等形式实现规模化经营。以资产和效益为纽带，打破地域、行业、企业等界限，在业务上通过空运销售代理、海运订舱代理等经营方式，促进货源的规模化、集约化；在财务上，通过集中融资、吸纳外资和私营等民间资本，从资金上为推动战略联盟提供保障；在管理上，通过经理层年薪、竞争上岗等机制创新，加大货代横向之间联合、兼并、重组的步伐，整合货代固有资源，推动其发展壮大，以联盟整体名义进行市场竞争。通过联盟，企业可提高信用等级向银行贷款，规避一定的经营风险，可购置先进物流技术设施发挥规模效应，投资建设信息管理系统，以较小的成本较大地改善信息化状况，实现与客户之间的信息共享和货物跟踪，实现效率化服务，降低单位物流服务成本，提高服务能力。
八、总结：
进入汉洋的时间，我不知道是值得庆幸还是值得抱怨的，庆幸是因为，我是在汉洋最忙碌，应该说是整个货代行业最忙碌的时候，因此我接触到以及历练的最佳时机，我师父Elean尽可能的传授我知识，以便我可以尽快上手，分担整个部门的活。一开始，我做的每件事都会有这样活着那样的错误，提单和收支总是拉了又拉，改了又改，在一次次的失败中总结教训。抱怨的原因很显然易见，那就是我每天都很忙碌，没有一分钟空闲的时间，甚至还要加班到很晚才能回寝室。工作的劳累让我体会到社会历练的艰辛。
参考文献:
[1] 刘占芳. 货代物流业[J].2006中国物流年鉴，2006，12：409－411.
[2] 丁俊发. 20xx年物流运行情况通报[J].2006中国物流年鉴，2006，12：175－183.
[3]李戈. 中国国际货运货代企业的经营战略分析及发展预期
[EB/OL]. 2005－11－19.
[4]邓传红. 我国中小物流企业竞争力分析 [J].物流技术，2006，8
第二篇：国际物流(货代单证操作)
国际货代单证
1、发货人为A1、B1、C1,收货人为A2、B2、C2，请按图示说明HBL、SBL集拼箱操作流程中每一步。
注：HBL——无船承运人提单 SBL——海运提单
答
（1）
（2）
（3）
（4）
（5）
（6）
（7）
（8）
（9）
（10）
2、根据下图描述集装箱运输业务中从D/R-B/L-D/O的单证操作流程。
注：D/R——场站收据 B/L——提单 D/O——提货单 1
答 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） （8） （9） （10）
3、按下列图示说明D/R（10联单）操作流程。
注：
第1联：货主托运留底联；
第2联：船公司代理留底联；
第3联：装货单；
第4联：运费计收（1）；
第5联：运费计收（2）；
第6联：D/R正本；
第7联：大副收据；
第8联：外理留底联；
第9联：海关留底联；
第10联：备用联。 答
2
A B C D E F G H I J K L
4、写出下图集装箱进口操作流程图中的每一步。
答
1． 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
3
5、写出下图集装箱出口操作流程图中的每一步。
答
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
9．
10．
11．
12．
13．
14．
15．
16．
17．
4
6、根据以下资料制作“海运出口货物代理报关委托书”。
（1）委托单位：申丰食品贸易有限公司（十位数编号，自设定） 地 址：申城南路800号
电 话：58860011
经 办 人：张 明
（2）报关公司：浦东报关公司
（3）货物内容：哈根达斯冰淇淋
商品编号：2015000
件 数：7000箱
重 量：34884公斤
价 值：70200
币 制：美元
（4）贸易性质：一般贸易
产 地：上海
合 同 号：862484
（5）不退税
（6）有关单证、合同份数
合同1份；
#5@p1份；
装箱清单1份；
登记手册1份；
商检证书1份；
卫检证书1份
（7）被委托单位：浦东报关公司
地址：浦东大道20000号
联系电话：58064408
被委托单位编号（十位数，自编）
5
按照以上资料填写单证 海运出口货物代理报关委托书
编号：
委托单位 地 经
办 址 人
十联身
位系份
编电证
码话号
我单位委托 公司代理以下进出口货物的报关手续，保证提供的报送资料真实，合法，与实际货物相符，并愿意承担由此产生的法律责任。 货物名称 质
量
商品编号价
值
帐 号
6．机电证明 份、编号； 7．商检证明 份； 8． 9． 10．
件币
数 制
贸易性质 是否退税 委托单位开户银行
随用单证名称、份数及编号： 1．合同 份； 2．#5@p 份； 3．装箱清单 份；
货物产地船名/航次
合同号
4．登记手册 本、编号； 5．许可证 份、编号；
（以上内容由委托单位填写）
被委托单位 地经
办
址 人
十位编号 联系电话 身份证号
（以上内容由委托单位填写）
代理(专业) 报关企业章 及法人代表章
委托单位章
及 法人代表章
6
7、请根据所给资料填制海运出口托运单。
（1）出口方：上海机床厂
（2）预配船名：“金山”轮
（3）卸船港：西雅图
（4）单证编号：186
（5）货物内容：
货名：精密机床 重量：净重50000公斤
毛重：60000公斤 件数：20台
尺码：150M3 货价：500万$ 唛头：HDWO－500
（6）运费：预付（按货物重量计算运费）
（7）运输指示：不准配装甲板，不可分批，不可转运。装运期03.3.10-3.20。
18天内目的港交货，正本提单3份
（8）收货人：远东公司 收货人代理：环宇物流公司
（9）信用证号：02767819 银行帐号：106262400896
（10）制单日期：20xx年6月10日
7
根据以上资料填写
海运出口托运单 托运人： Shipper 编号： No. 目的港： For 标记及号码 Marks & Nos.
件数 Quantity
货 名
Description of Goods
重量公斤 Weight Kilos净 毛 Net Gross
船名： S/S
运费付款方式
共计件数（大写）
Total Number of Packages in Writing 运 费计算 备 注 抬 头 通 知 收货人
Order of
可否 转船 装期 金额
银行 编号
可否 分批 无效
呎码 Measurement
提单 张数
信用 证号
制单： 年 月 日
8
8、根据所给内容制作B/L。
成交价格条件CIF；CY－D运输条款；B/L号0022；L/C受益人上海广电公司；L/C开证申请人美国家用电器公司；收货人代理环宇物流公司；装船港上海；中转港神户；卸船港西雅图；交货地底特律；一程船“金山”轮；二程船“远东”轮，第40航次；
货物内容：电视机（29′）、数量1000台。唛头编号1/0－1000/1000、装载2×20′GP，由发货人，28000公斤装载并计数、60立方米，运费费率FAK、附加费THC、DDC、BAF、CAF，货物申报20000美元、运费支付地与B/L签发同一地；正本B/L签发3份、B/L签发日期03年3月13日，箱号：6486783、9326262；关封号：7684128、7684129。
注：箱号英文缩写 C/N，关封号英文缩写 S/N，唛头英文缩写 M/N。
9
填写单证 提单正面内容
Shipper
B/L No.
PORT TO PORT OR COMBINED TRANSPORT
BILL OF LADING
RECEIVED by the carrier as specified below in apparent good order and condition unless otherwise stated, the
Consignee
goods shall be transported to such place as agreed, authorized or permitted herein and subject to all the terms and conditions whether written, typed, stamped, printed, or incorporated on the front and reverse side hereof
which the Merchant agrees to be bound by accepting this Bill of Lading, any local privileges and customs notwithstanding.
The particulars given below as stated by the shipper, the weight, measure, quantity condition, contents and value
Notify Party
of goods are unknown to the carrier.
In WITNESS whereof one (1) original Bill of Lading has been signed if not otherwise stated below, the same being accomplished the other(s), if any, to be void, if required by the carrier one (1) original Bill of lading must be surrendered duly endorsed in exchange for the goods or delivery order.
ORIGINAL
Place of Receipt* Port of Loading
Precarriage by Vessel Voy. No.
Port of Discharge Place of Delivery*
PARTICULARS FURNISHED BY THE MERCHANT
Container No./Seal No.
Marks & Numbers
No. of Containers or Packages
Description of Goods
Gross Weight
Measurement
TOTAL NUMBER OF CONTAINERS OR PACKAGES (IN WORD) Freight & Charges
Rate
Unit
Prepaid
Collect
Excess Value Declaration
Prepaid at
Payable at
FOR THE CARRIER SFEFF CO.,LTD.
Number of Original Bills of Lading
Place of issue
Date of issue
* Applicable only when Document used as a Combined Transport Bill of Lading SCL STANDARD FORM 2003
10
9、请将下列内容填入提单中相应栏内，如将1托运人（A），填入提单上SHIPPER栏内：
（1）收货人（ A ）
（2）总件数、箱数（ B ）
（3）接货地（ C ）
（4）船名（ D ）
（5）托运人（ E ）
（6）交货地（ F ）
（7）箱号、关封号、唛头（ G ）
（8）前一承运人（ H ）
（9）支付地（ I ）
（10）装船港（ J ）
（11）尺码（ K ）
（12）运费与费用（ L ）
（13）预付运费（ M ）
(14)卸船港（ N ）
(15)申报货价（ O ）
(16)提单签发日期（ P ）
(17)正本提单份数（ Q ）
(18)提单签发地（ R ）
(19)提单签发人（ S ）
(20)通知方(T)
(21)航次(V)
(22)箱数、件数(U)
(23)货物描述(W)
(24)重量(X)
(25)到付运费(Y)
(26)费率(Z)
11
填写单证 提单正面内容
Shipper
B/L No.
PORT TO PORT OR COMBINED TRANSPORT
BILL OF LADING
RECEIVED by the carrier as specified below in apparent good order and condition unless otherwise stated,
Consignee
the goods shall be transported to such place as agreed, authorized or permitted herein and subject to all the terms and conditions whether written, typed, stamped, printed, or incorporated on the front and reverse side hereof which the Merchant agrees to be bound by accepting this Bill of Lading, any local privileges and customs notwithstanding.
The particulars given below as stated by the shipper, the weight, measure, quantity condition, contents
Notify Party
and value of goods are unknown to the carrier.
In WITNESS whereof one (1) original Bill of Lading has been signed if not otherwise stated below, the same being accomplished the other(s), if any, to be void, if required by the carrier one (1) original Bill of lading must be surrendered duly endorsed in exchange for the goods or delivery order.
ORIGINAL
Precarriage by Place of Receipt*
Vessel Voy. Port of Loading No.
Place of Delivery*
PARTICULARS FURNISHED BY THE MERCHANT
Container No./Seal No. Marks & Numbers
No. of Containers or
Packages
Description of Goods
Gross Weight
Measurement
TOTAL NUMBER OF CONTAINERS
OR PACKAGES (IN WORD) Freight&Charges
Rate
Unit
Prepaid
Collect
Excess Value Declaration
FOR THE CARRIER SFEFF CO.,LTD.
Prepaid at
Payable at
Number of Original Bills of Lading Place of issue Date of issue
* Applicable only when Document used as a Combined Transport Bill of Lading SCL STANDARD FORM 2003
12
10、根据以下资料填写装箱单
上海广电公司出口1000台29吋彩电，委托上华物流公司装箱，货于20xx年10月10日由上海广电公司委托上华物流公司车队运上华物流仓库，20xx年10月15日上华物流公司根据上海广电公司提供的托单资料填制装箱单。
发货人为上海广电公司，货装中海公司“海虹”轮，第48航次，装船港是上海港，卸船港长滩，箱号是7687629、4863562、4863669、6234536，关封号为5674813、5674814、
3
5674815、5674816，提单号0022，件数1000台电视机，纸箱，毛重10000公斤，尺码100M,货名29吋彩电，唛头1/1000-1000/1000，装箱人上华物流公司，长江路980号，电话为58854869，装箱日期20xx年10月18日，装箱人上华物流公司，车号SA-123534,集装箱自重2.5吨，货箱总重量12.5吨。
Reefer Temperature Required 冷藏温度 ?C ?F
Class IMDG UN NO. 等级 Page 联合国
Flash point
CONTAINER LOAD PLAN
装 箱 单
危规页码 编号 闪点
Ship’s Name/Voy No. Port of 船名/航次 Loading装港
Port of Discharge 卸港
Place of Delivery 交货地
SHIPPER’S/PACKER’S DECLARATIONS:
Container No. 箱号 Bill of Lading
NO. 提单号
Packages &Packing件数与包装
Gross Weight毛
重
MeasurementsDescription 尺码 of Goods
货名
Marks&Numbers唛头
Seal No.封
号
Cont. Size 箱型 Cont. Type. 20’ 40’ 45’ 箱类
ISO Code For Container Size/Type 箱型/箱类 ISO 标准代码
Packer’s Name/Address 装箱人名称/地址 T电
E
L话
N号
O
. 码
Total Packages 总件数
Total Cargo Wt 总货重
Total Meas总尺码
Remarks: 备注
Packing Date 装箱日期 Received By Drayman
驾驶员签收及车号
Packed BY: 装箱人签名 Received By Terminals/Date Of Receipt
码头收箱签收和收箱日期
Cont. Tare Wt.集装箱皮重
Cgo Cont Total Wt货箱总重量
13
11、根据以下资料填写进口集装箱货物提货单。
收货人上海元件进出口有限公司，收货人开户行是浦东发展银行，银行账号513567892，船名“唐河”，第50航次，起运港汉堡，目的港上海，到达日期20xx年3月10日，提单号是62348，交付条款CY-CY,卸货地点外高桥4号码头，进库场日期20xx年3月11日，第一程运输“雅典地平线”轮，货物唛头ABC1/10-10/10,集装箱箱号是2436723，4268921，货物
3
是计算器，装于2×20’GP,300个纸箱，重量50000公斤，体积48M,CY-CY,SLAC。
进口集装箱货物提货单
收货人名称 船名 提单号 标记与集装箱号
航次 交付条款 货名
起运港 卸货地点 集装箱数或件数
收货人开户 银行与账号 目的港 进库场日期 重量（KGS）
到达日期 第一程运输 体积（M） 海关章
3
船代公司重要提示 注意事项
收货人章 检验检疫章
14