抓基础 强作风 不断提高公文处理水平 防城港市地方税务局办公室公文处理交流材料

多年来，在自治区地税局办公室的关心指导下，我局将公文质量作为体现地税工作水平，展示部门形象的重要载体和窗口，以完善管理制度为基础，以打造高素质公文处理队伍为核心，树立精品意识，增强责任意识，不断推进公文处理工作科学化、制度化、规范化。全市地税系统连续6年没有出现因质量问题被撤销的公文，我局代表队在全区地税系统第一届和第二届公文知识竞赛中两次获得团体第一名。我们的主要做法：

一、完善制度，规范程序

20xx年以来，我们认真执行《党政机关公文处理条例》，落实自治区地税局办公室关于执行公文处理新规定相关规定的通知精神，建立完善五项机制，严把公文政策关、法制关、文字关、格式关，做到实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。一是健全公文办理机制。根据《党政机关公文处理条例》和总局、区局的相关规定，针对办公室“一人多岗”现象制定流程图，明确各环节的职责要求和办理时限，方便工作人员执行。二是健全公文审核把关机制。学习自治区地税局办公室的经验，由办公室审核政策路线、体例格式、遣词造句等关口，由法规部门负责合法性审查，涉及其他科室职责的必须会签后才能交办公室核稿。三是健全公文督办机制。明确专门人员负责日常公文的运转、催办等事项，办公室领导定期跟踪抽查公文办理情况，确保收发文 - 1 -

高效运转、按时办理。四是健全公文保密机制。建立机要档案室，指定专人负责，严格落实公文归档、保密、管理等一系列措施，实现公文的科学、规范、安全管理。五是实行质量较差公文退办制度。我们制定公文运行质量监控表，对不合格公文进行记录和退办，对于行文虽不规范，但急需办理的下级上报公文，先予办理后认真进行指导、说明，提出今后应注意的事项，保证公文的政治性、严肃性、权威性和科学性。

二、抓好队伍，提高素质

保证机关工作的正常运转，必须有一支高素质的公文处理工作队伍。为此，我们以“同心、敬业、创一流”为愿景，在加强队伍建设上下功夫。一是建立工作网络。各级办公室都抽调有1至2名责任心强、经过业务岗位锻炼、和较强文字写作能力的人员从事公文处理工作，并对公文处理人员进行登记备案，形成上下贯通、协调一致的工作网络。二是强化人员培训。我们在市局在线培训考试系统建立公文处理考试题库，为公文处理人员搭建利用工作间隙学习业务的平台，并针对出现的问题和情况丰富和完善题库；针对各级办公室人员不断调整和办公室“一人多岗，一岗多责”现象，我们每年都举办1次政务公文处理培训班，并且要求每个新进入办公室的人员必须先过公文处理关；凡自治区地税局、市委市政府组织的公文处理培训，我们都召集各单位办公室文秘人员参加，接受更高层次的公文处理业务培训，使他们尽快熟悉业务、提高技能，收到了显著效果。在20xx年第二届自治区地税局公文知识竞赛中，我们参加公文竞赛的8名同志有- 2 -

2人获得一等奖，两人获得二等奖，三人获得三等奖，1名同志获得个人成绩第一名。三是加强业务交流。我们建立基层办公室人员跟班学习制度，每月组织基层办公室人员到市局办公室跟班学习一周，每年基本上各基层办公室人员能在市局公文处理各个岗位跟班学习一遍；同时，我们每年组织各单位公文处理人员开展业务交流活动，挑选业务能手进行经验介绍。在日常工作上，我们通过内网运行类似于QQ软件的AM系统，组建公文处理群，对公文处理业务知识、疑难问题进行在线研讨学习，达到共同学习、共同提高的目的。四是定期进行晾晒。我们在日常公文质量监控中，对出现问题公文进行截图并标注说明及正确做法，每月在公文处理群进行通报，通过晾晒存在的问题，提高公文处理人员的实际操作能力。

三、常抓不懈，讲究传承

在公文处理工作中，一些问题的出现不在于制度是否完善、人员素质高低，而在于公文处理人员责任心的强弱。公文处理人员责任心强，在每一个经手的环节都能认真细致，严格把关，则一些细小的问题都能及时发现并改正，而公文处理人员稍有疏忽，则一些大的问题也可能被漏掉。为此，我们树立“公文处理无小事”的理念，提出了“五不”工作要求，即：不拖，雷厉风行，干脆利落；不粗，一丝不苟，精益求精；不懒，勤于思考，不图省事；不松，始终不懈，紧张有序；不满，时刻反省，闻过则喜。我们从市局办公室开始，从上到下把公文处理质量作为办公室工作的一个品牌，不管人员如何变动，“五不”的要求代代 - 3 -

相传。在这方面，我们一是争取各级领导的支持，在竞争上岗、年度培训考试、劳派人员招聘等方面必须加入公文处理知识的题目，引起各级对公文处理工作的重视。二是实行内部“会诊”。办公室每周由分管副主任和公文处理人员进行碰头，对出现的问题和意见分歧进行共同商讨、综合考虑，时刻保持警醒。三是明确公文处理考核指标并纳入年度绩效考评，增强公文处理人员的责任意识。四是荣誉引导，教育公文处理工作人员把在各次竞赛中取得的成绩既作为荣誉珍惜，又当成标杆鞭策，始终保持良好的精神状态和高昂的工作热情，高标准、严要求，谨慎细致地做好自己的工作。

以上是我们在公文处理工作中的一些主要做法，虽然有了一定的效果，但与上级的要求和兄弟地市局相比还有一定差距。诚恳希望自治区地税局办公室今后多给我们支持和帮助，希望各兄弟单位对我们的工作多提宝贵意见。在今后的工作中，我们将进一步完善工作机制，创新工作思路，努力使办公室的公文处理工作再上一个新台阶。

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第二篇：公文处理和写作基础

公文处理和写作基础

一、公文的概念

? 什么是公文

公文是党政机关、企业、社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于应用文的一个重要组成部分。狭义的公文是指国家机关(国企)在公务活动过程中所使用的具有一定效力和规定格式的文书。

? 公文的由来

历史上自建立统治机构和社会组织始即已使用公文，有三千多年历史，起源于夏商周时期，至秦汉成制。

如历史上的朝廷和臣属的圣旨、诏敕、表章、奏折、疏议、呈状、禀报、堂谕、照会、告示等。

反对繁冗，改革文风，实现了公文向简明、实用、通俗化的转变。如古人提出的“文以明道、陈言务去、辞约而理精、近代的反八股文

? 公文的规范

《中国共 产 党机关公文处理条例》、《深圳市人民政府公文处理实施细则》

? 公文管理——公文进出一个口

公文处理程序：签收→拆封→登记→分办→传批→办理→草拟→审核→签发→复核→缮印→用印→发文→归档

公文应统一收发、审核、用印、归档和销毁。

保密公文和紧急公文的处理（密级、密期、四级紧急程度）

二、公文分类和行文规则

? 公文分类

按使用范围分：通用公文、专用公文

按内容性质分：规范性公文、指挥性公文、呈请性公文、知照性公文，日常性公文 按行文方向分：上行文、下行文、平行文

按涉密程度分：保密公文、内部公文、公开公文

深圳市政府公文管理规定的规范性公文种类有13种：

（一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级或人民代表大会常务委员会（企业为董事会、监事会等法人机构）提请审议事项。

（八）报告：适用于向上级机关汇报工作。

（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。 （十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

此外，企业公文（通用性公文）还包括：制度、办法、规定、倡议书、计划书、企划书、项目建议书、信息简报、调查报告、述职报告、可行性报告、商业信函、联系函、等等。

? 公文格式

公文文号、版式、字体、字号、盖印、附件、主题词

成文日期、主送、抄送等

公文行文规则

行文应当确有必要，注重效用。 （一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（二）企业之间可相互行文和向本企业下级行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向本企业非隶属的下级单位正式行文；如需行文，应报请上级批转。因特殊情况确需向其他下级正式行文的，应当报经上级机关批准，并在文中注明经上级机关同意。 企业内设机构除办公室外不得对外正式行文。

（三）本企业内设部门不得向企业以外的其他单位发文，不得代替企业审批下达应当由企业审批下达的事项；与外单位联系工作确需行文时，只能以函的形式行文。

企业之间可以联合行文。联合行文会签由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

（四）企业之间对有关问题未协商一致时，不得各自向下行文。

重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

（六）“报告”不得夹带请示事项。

除上级领导人直接交办的事项外，不得以企业名义向上级单位领导人报送“请示”、“意见”和“报告”。

三、公文写作基础

公文是传达政令的工具，公文质量的高低，关键看其内容是否具有科学性。《史记. 楚元王世家》中有这样一句话：“安危在出令”。可见，科学设计文件内容可等重要。

公文写作要注意什么问题呢？

? 公文写作应注意的问题

好的公文写作要求: 庄重、朴实、简洁、精炼、准确、生动，使人一看就懂。

杜绝：交代不明、滥用省略、句法不全、篇幅冗长

? 几种常用文种写作

（一）请示的写作

请示是企业应用较多的上行文，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。 请示的类型

1、请求批准类：下级单位希望或打算做某件事，而批准权在上级单位，就要通过请示，请求批准。（标题也可以写“建议”）

2、请求帮助类：下级单位在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。

3、请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。

（二）请示的写作要点

请示因内容单一，目的较单纯，写法上变化不大，总的说来，要注意几点：

1（1）请示必须在办事之前请示，先干后请示、边干边请示，是违反办事原则的。

（2）请示应当一文一事。不能在一份公文中同时请示两件以上的事情。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

（4）一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

（1）无论请求上级批准还是帮助，都要先写理由。提要求而不说理由，属于“无理要求”，不可能得到上级的认可。

（2）请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。一是要说明理由，理由越充分，越能说明、打动上级；二是要说明有什么请求，请求越明确具体，越便于上级考虑。

3、格式要正确，语言要得体。

（1）一般按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。

（2）因为是请示上级办事，语气既要谦虚、委婉，又要实事求是，不能用夸张吹捧的语言。可以尽量用一些商量口吻的词语，如“拟、打算、准备、建议、是否”等等。切忌使用要挟性语言。

（二）报告的写作

报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性上行文。

1、报告的分类：综合报告专题报告。

综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。 专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告，属不定期的，根据实际需要而撰写。 呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。

呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

2、报告的写作要点

标题多用“事由加文种”,“关于??报告”。

（1）陈述事实要清楚扼要、表达观点要精练清晰、语言要简洁朴实

（2）主要有二部分:事实和意见的陈述是报告的主要内容；汇报者的观点、对所报告的事实提出看法。

汇报者的看法在报告中不占主要地位，但不可缺少。

（三）函的写作

函是平级单位之间办理日常公务的交往性公文。

1、函的类型

（1）商洽函：用于单位之间商洽工作、讨论问题，如商量业务培训、人员调动、信息交流，物质供应等等。

（2）问复函：用于单位之间提出询问和答复询问，如疑难询问、调查询问、统计询问等等。

（3）请准函：用于向没有隶属机关的有关主管部门请求批准，如检验计量衡要向质监计量部门申请，装电话总机要向电信部门申请，出境考察要向公安部门申请，等等。

（4）知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行单位和不相隶属机关可以使用，上下级单位也可以使用。

2、函的写作要点

（1）一封函以谈一件事为宜。

（2）函的写作要点，一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；

事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望。

公函写作语言要平实、亲切、自然。凡未确定的事情，一定要用商量的口吻，凡要求对方做的事情，一定要用“请“的字句。

（四）通知的写作 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。 通知是一种使用面极广、以下行为主，也可以平行的公文文种。

1、通知的类型：

（1）发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。

（2）批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文。

（3）转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。

（4）指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

（5）任免性通知：用于任免和聘用干部。

（6）事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。较常见的有开会通知、放假通知、培训通知等。

2、通知的写作要点

任免性通知：任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务，是否有试用期就行了。

事务性通知：事务性通知写法较简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。

事务性通知工作往往比较琐细，稍有疏忽，就容易出现漏洞，给执行者带来不便，所以写作时要十分仔细。时间、地点、人员、事由都要一一写清楚，简洁、明白、使人一看就懂。 任免性通知：任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。

事务性通知：事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。

事务性通知工作往往比较琐细，稍有疏忽，就容易出现漏洞，给执行者带来不便，所以写作时要十分仔细。

时间、地点、人员、事由一一写清楚，简洁、明白、使人一看就懂。

（五）会议纪要的写作 会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。

1、会议纪要的类型：

（1）决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和议决事项。可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作有指导意义。在所有的会议纪要中，这类会议纪要是最常见的。

写作要点：将会议的主要精神和议定事项，经归纳整理，表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项等。

（3）研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，纪要只要把各方的主要观点、意见或情况记下即可。这类会议纪要多半供交流或发表，让关心会议的人员都能了解情况。

如学术交流会、研讨会、座谈会等

【注】会议纪要一般是在会议结束后起草的，经与会人员会签，主管领导人签字同意才算定稿。

会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称+文种”，或直接写“会议纪要”，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要，可以用正副标题的形式。

2、会议纪要的写作要点

会议纪要分为会议概况、会议内容、结束语三部分。

会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。其详略情况视实际需要决定，一般应尽可能简要。有时也可将部分内容移至正文的最后，如出席者名单等。

会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。

结束语是正文部分的小结，往往提出一些希望和要求。会议内容比较重要、比较复杂的才写结束语，内容简单明了的可不写结束语。

【注】会议纪要由会议主持单位撰写，可以在最后署名和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。

可以写明会议记录人

公文常用词语

标题用语

关于发布印发转发

起首用语

为了根据按照兹因关于遵照鉴于收悉据了解近接

结尾用语

请酌盼复特予送请此复存查复议函告妥否务求以期亦须准予请照办特此函复特再重申 称谓用语

贵司你司本司

表述意见用语

应拟应责成不妥照办拟于核查

期请用语

拟请务请希望希予恳予

询问用语

当否可否是否可行

谦敬用语

承蒙不胜大力支持

目的用语

核示批复下达分发

时限用语

迅即立即火速当即

过渡用语

为此对此鉴此

? 公文写作常见的问题

（一）文种使用不当 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 主要表现在报告和请示的错用

（1）行文目的不同报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

（2）公文内容不同请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，

但报告中不能夹杂请示事项。

（3）规范性用语不同一般报告用“以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。

目前，这两种文种的滥用主要表现在三个方面。

一是请示、报告混用

如《关于请求划拨业务周转金的报告》

二是请示、报告并用

如《关于改造xx仓库装卸月台的请示报告》

三是文种混用

如《关于xx任免决定的通知》

（二）随意请报

“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：

（1）主送个人，如“x董事长”、“x总经理”。

（2）多头主送，如“国资局、发改局：”

（3）越级上报

（三）公文组成要素不全

（1）上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。

（2）缺附件说明。

（3）成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。

（4）缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。

（四）公文标题病误

（1）标题缺少行文单位

公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种

（2）标题无文种

将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如《??关于??的规划》、《??关于??的总结》。

转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如《??关于转发??的方案》。

（3）不伦不类的标题

两个文种并用如请示报告、任免决定的通知等。

混用文种将“请示”错用成“申请”。

（4）标题中事由表达不全

如《xxx公司关于申请划拨项目建设配套经费的报告》

（5）标题中乱用标点符号

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文中乱用标点符号主要表现在：

转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。

不必用其他标点符号而随意使用。

如《关于对20xx年“纪律教育月活动”安排的通知》。

（五）语言结构和文字方面问题

（1）段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、??，1.、2.、??。

（2）不合公文文体，出现描述性语言和客套话。

（3）繁琐冗长，多套话。如根据??精神，在??指导下，在??关怀下等。

（4）主语谓语搭配不当。如：

人民的生活水平普遍增加了。（提高）

上述存在的问题，今后将进一步加强和改进。（解决和纠正）

（5）定语错位造成歧义

如：总经理把我们五个下属公司领导召集到一起专门研究了这个问题。

原省粮食局副局长xxx来公司视察工作。

（6）标点符号错用

逗号和句号错用

为了加强食品市场管理，规范食品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中交易的食品供应体系。根据市政府会议精神，决定??

顿号和逗号的错用

例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，公司号召全体员工??。

各公司总经理、各基层党支部书记、工会主席、参加了会议。

在小标题上用标点符号

（六）其他一些错误

（1）引文文号错放

例：根据国资局x国资〔2010〕3号文件颁布的《xxxxxxx规程》的文件精神，??。

（2）其他常识性错误

公文写作切忌的问题：

? 一忌照抄照转。不是结合实际，不管效果照抄照转，是不负责任的态度。引用原文一定

要尊重原意，不可“截章断义”，以上级文件为依据，也要结合实际，切忌“上下一般粗，内外一样圆”，片面理解，各取所需。

? 二忌师出无名。提出观点必须有根有据，师出有名。观点必须符合大局、全局要求。因

此，要加强学习，增加积累，掌握更多的根据和尺度，根据和尺度把握的越多，写起来就越得心应手。

? 三忌无的放矢。公文时为解决问题而制发的，必须要有针对性。不能无的放矢，不看对

象。针对性和可操作性事公文质量的分量，因此要在动笔之前做好充分的调查研究，经过比较论证，才能行得通，有可操作性。

? 四忌观点不一。对于已确定的方针政策，或者已经提出的观点一定要有连续性，不能前

后矛盾。如果是对原有观点作为补充、完善，一定要表述清楚。如果与原有观点不一致，一定要有修正的研究和论证，不能朝令夕改，前后不一致。

? 五忌用语失准。用语要准确反映客观事实，既不夸大，也不缩小，要恰如其分。重要情

况和数据要细致核实，务求准确。

? 六忌篇幅过长。公文写作繁言简化，提炼精粹，切忌篇幅过长。要删除毫无意义的大话、

套话、废话，压缩篇幅，保留精粹。

? 七忌无物无序。有物就是要有内容，有序就是要有条理，要尽力写实，思路清晰，逻辑

分明，切忌华而不实，不能提出问题而没有解决问题的具体观点，或空空泛泛，要求多一些“干货”。

写好公文应做到 多挖素材、拓宽视野、深刻领会、 勤于思考、掌握逻辑、不懈实践。