学术会议方案设计
一、会前准备
1. 拟定会议计划:
①拟定会议主题、名称、地点、规模等,确定讲者。
主题、名称:较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献,能引起老师的听会兴趣,有利于达到举行会议的目的
地点:老师容易找到,交通便利,有学术交流的氛围,教师的学术会议一般在一个大学之中。
讲者:区域知名教授,有较高学术地位或是有较高的学校行政职务;会前和讲者过沟通,确认需要他重点讲解的内容
②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。
时间:尽量有利于老师参会,如节假日,周末。
③排出会议作息时间及注意事项。
会议吃住行:
餐饮:根据会议预算定制不同的餐标,提前确认好菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置
住宿:
分房单间:VIP单间的预留,标间客户的分配
房间内的安排设置,放置水果、欢迎信等
接送站:
制作接送站表:参会人员信息,具体到达离开时间,航班班次
用车:根据到达离开时间及人数安排车型
④做出会议经费预算和筹资方案。
⑤成立会务组,明确会务分工。
2. 发出会议通知:
①第一轮通知(告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等);②在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。
3. 准备会议材料:投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场
地租用合约、电脑(电源线鼠标等)、排插、数据线、水笔、
4.布置会场:
①排定会议座次;
会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室温度及灯光能调节 参会人数:确认参会区域及人数
②布置环境;
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? 茶休:水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可 仪器:电脑、投影机、光笔、无线话筒 签到表: 桌卡:讲者、大会主席 引导牌:会议张贴海报、带有箭头的引导牌
③检查并配置电化设备;
④展台安排。
? 挂旗/横幅/:和大会主题相关的
? 会议工具:相机及资料、本子、笔、袋子(数量与参会人数一致) ? 奖品:备有会议提问及有奖问答的奖品
二、会议进行中
1. 会议报到:
① 接待;
接送站
接站:和客户确认到达时间,以免错过接车时间
送站:客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具
② 填写报到单;
③ 发会议材料,安排住宿;
住宿
房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人
房间内:放置好水果及欢迎信,退房前放置好特产及欢送信
叫早服务:每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间
④ 通知有关事项。
2. 会场组织:
① 检查会场安排和会议设备;
会场内布置:桌椅摆放方式(课桌、圆桌等),电脑、投影仪的摆放和调试,空调的开放,音响、话筒的调试,投影屏幕的挂置,资料的摆放,挂旗和横幅的张贴,主席台及讲课台的摆放,分发礼品的位置
会场外布置:海报的张贴,引导牌的放置,条幅横幅的悬挂
② 接待嘉宾引导其到正确的位置上;
③ 会场巡视
保证会议主持人、发言人到位;照相、会场灯光、音响的调控,为演讲者及会场照相以提高教师的注意力
④ 调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助;
有奖问答设置:让演讲者得到休息,同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间,重复演讲内容的关键信息,达到学术交流的目的
⑤ 会议记录;
3. 会议生活服务:
① 及时定购代表回程票;
② 印刷并分发会议代表通讯录;
③ 检查住房设施;
④ 征求膳食意见;
膳食
主桌安排:可以放置鲜花等做标识
代表分散入座:最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户
上菜:注意督促服务员的上菜速度
酒水安排:之前和服务员去任好放置的种类和数量
⑤ 保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、会后安排
1. 整理会议文件:①整理会议记录;②形成会议决定(简报、纪要);③写总结向上级汇报情况或发布;④将会议材料分类、立卷、归档;
2. 送别会议代表:①分发回程票;②结清会议费用;③根据返程时间安排车辆;④发放会议照片和通讯录,讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。
3. 会后工作:①结算会议开支费用;②归还会议所借物品。
第二篇:学术会议
学术会议
是各大专院校、科研院所等学术机关就人文、社会、自然等各类专业学科问题共同切磋。探讨、交流经验成果,共同磋商促进的一种会议形式,较其他会种来说,学术会议更具专业性与研究性。
第一,讨论会或者辩论会所讨论或辩论的议题范围非常广泛,涉及了人类社会生活中的方方面面。而学术会议则不同,它仅就学术上某一专门的问题(还必须是存在争议的问题),并且只由工作涉及这一领域的专门的人员参与讨论(因为旁人没有专业知识),所以议题的面非常窄(相对于以上二者而言)。
第二,学术会议的目的与召开讨论会和辩论会的目的差不多,也是要找出解决问题的办法,但它的愿望似乎更为强烈、更为迫切。
第三,从形式上来看,参加学术会议的人员需要准备论文并提交之,然后大家再根据这些材料进行交流,发表意见,互相交换想法。相比较前二者而言,不像辩论会那样唇枪舌剑,又比讨论会更具专业性。也正因此,从而决定了参加学术会需要多准备些东西。比如,学术论文。